Código: GCC-GEN1-C -1

CONFIPETROL
Versión: 9
Fecha: 09-09-2022
CARACTERIZACIÓN GESTIÓN COMPRAS & CONTRATACIÓN Pág. 1 de 1

Proceso/Subproceso: GCC-Gestión Compras y Contratación Objetivo: El suministro de bienes y servicios de acuerdo a las especificaciones en calidad, tiempo y presupuesto.
Responsable: Gerente de compras y activos fijos Alcance: Aplica a todos los contratos y demás procesos del Sistema Integrado de Gestión.
Fecha de Actualización: 09/09/2022 Responsable de actualización: Gerente de compras y activos fijos

Clientes del
Fuentes de Entrada Entradas Actividades Salidas
Proceso
PLANEAR: HACER:
La revisión y/o actualización y/o creación de los documentos La revisión y/o actualización y/o creación de los documentos.
del proceso. La divulgación de los documentos actualizados y/o creados.
La gestión de riesgos y oportunidades. Las actividades definidas en el análisis de riesgos para mitigar los mismo y/o
Las compras. concretar oportunidades.
Los acuerdos de precios y negociaciones. El uso adecuado de la herramienta CAS para el seguimiento a las acciones
Requerimientos contractuales y de los El tratamiento de las no conformidades reportadas. criticas definidas.
demás procesos de SIG (Solicitudes de La selección e inscripción de nuevos proveedores. Plan de compras anual y/o día a día. Ordenes de compras
pedido). La evaluación y seguimiento a los proveedores. Acuerdos de precios y negociaciones. de bienes y/o servicios.
P H
Términos de referencia y/o La matriz de compras críticas. El tratamiento de las no conformidades reportadas. Soportes para Operación y
Especificaciones Técnicas y/o Los requerimientos para la estructuración de proyectos y/o La selección e inscripción de nuevos proveedores. legalización de mantenimiento
Clientes.
Licitaciones. licitaciones. La evaluación y seguimiento a los proveedores. Reembolsables y/o (O&M).
O&M.
Documentación de proveedores y Las visitas. La matriz de compras críticas. Recobrables. Evaluación y
E&EP
subcontratistas. El análisis de los indicadores. Los requerimientos para la estructuración de proyectos y/o licitaciones. Información Estructuración
Procesos del SIG
Legislación vigente. La estructuración del presupuesto del área. Las visitas. documentada Informes. de Proyectos
Gobierno y
Informe de revisión por la dirección. El análisis de los indicadores y/o respectivas fichas. Informe de Gestion. (E&EP).
Normatividad y otros
Direccionamiento estratégico. El presupuesto del área. Entregables requeridos Otros procesos
Interesados
Solicitud de creación, revisión, para licitaciones. SIG Y otros
modificación o anulación de información ACTUAR: VERIFICAR: Acuerdos comerciales. interesados.
documentada. Tomando acciones para corregir las desviaciones La gestión del riesgo y/o concretar oportunidades. Ficha de indicadores
Reporte de oportunidades de mejoras. encontradas, mitigar riesgos y concretar las oportunidades de El cierre de las acciones. CAS gestionado.
Reporte de no conformidades. mejora. La divulgación y/o aplicación de los cambios realizados y/o documentos.
A V El cumplimiento de los acuerdos de bienes y/o servicios.
El plan de evaluación de proveedores y actualización de información.
Cumplimiento de los requisitos para compras de bienes o servicios.
La desviación de los indicadores.
La desviación del presupuesto del área.

Documentos Indicadores Requisitos

Recursos
Asociados Nombre Meta Fórmula ISO 9001:2015 ISO 14001:2015 ISO 45001:2018 ISO 50001:2018 RUC
4.1. Comprensión de la
organización.
5. 2. Política energética.
6 .1.3. Requisitos
legales y otros
requisitos.
6.1.4. Planificación de
4.1 Contexto de la
acciones.
Organización
4.1 Requisitos generales 6.4. Indicadores de
4.1 Requisitos generales 5. Liderazgo y 3.2.1
7.4 Compras desempeño energético
Ver listado maestro 4.4.5 Control de compromiso de los Administración
Equipo de computo, periféricos y software (Numero total de ordenes 8.2 Seguimiento y (IDEn)
de documentos del documentos trabajadores de Contratistas
SIGI, Papelería, Profesionales, asesores, Efectividad en la de compra aprobadas / medición 7.4 Comunicación
proceso >95% 4.4.6 Control 6. Planificación y Proveedores
vehículos, equipos de comunicaciones y Gestión de Compras Total del Solicitudes 8.3 Control de producto 7.5 Información
Documentos Operacional 7. Apoyo 4.3 Acciones
recursos financieros. Aprobadas)*100 No conforme documentada
externos 4.5.4 Control de 8. Operación Correctivas y
8.4 Análisis de datos 8.3 Adquisición
Registros 9. Evaluación del Preventivas
8.5 Mejora 9.3 Revisión por la
Desempeño
Dirección.
10. Mejora
10. Mejora
10.2 No conformidad y
acción
correctiva/investigación
de incidentes.
10.3 Mejora continua