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Contenido
1. OBJETIVO.......................................................................................................................2
2. ALCANCE........................................................................................................................2
3. RESPONSABLES............................................................................................................2
4. REFERENCIAS................................................................................................................2
5. DEFINICIONES................................................................................................................3
6. GENERALIDADES..........................................................................................................4
6.1 Proceso de Compras.....................................................................................................4
6.1.1 Información de las compras.....................................................................................5
6.1.2 Verificación de los productos...................................................................................5
6.2 CONTROL........................................................................................................................5
6.2.1 Control Interno............................................................................................................5
6.3 LOS RIESGOS.................................................................................................................6
6.3.1 Identificación de los Riesgos....................................................................................6
6.3.2 Evaluación de los Riesgos........................................................................................7
6.4 CONTROL........................................................................................................................7
7. PROCESO INTERNO......................................................................................................8
8. FLUJOGRAMAS............................................................................................................10
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1. OBJETIVO
Definir las actividades y pasos a seguir en el proceso de compras que permitan garantizar
la conformidad y calidad de los productos y servicios con fin de asegurar la optima
prestación del servicio en el marco de obras civiles y de construcción.

2. ALCANCE
Comprende desde la solicitud de compra, la aprobación de encargado del área de compras,
cotización, selección de proveedores, recepción del material y/o producto, seguimiento al
proveedor, entrega al solicitando y revisión de los soportes hasta el pago al proveedor.

3. RESPONSABLES

Gerente General.
Es la responsable de asignar los recursos necesarios para el desarrollo del proceso de
compra de acuerdo a las necesidades de los proyectos a ejecutar.
Asistente de compras.

Recepcionar las requisiciones de materiales o servicios.

Realizar las cotizaciones necesarias, de acuerdo con el monto de la compra.
Realizar las compras y las negociaciones de los pagos con los proveedores, de acuerdo con
la autorización de los responsables y/o la administración.
Elaborar actas de acuerdo a las necesidades del proceso de compras

4. REFERENCIAS

 Norma NTC 9001:2015 Sistema de Gestión de Calidad

5. DEFINICIONES

Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar una No conformidad detectada u otra
situación indeseable.
Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad Potencial u
otra citación potencialmente indeseable.
Autorización: Acto de una autoridad por el cual se permite a alguien una actuación en otro
caso prohibida.
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Compra: Es la adquisición de un producto o servicio a cambio de una retribución monetaria.

Contrato: Acuerdo, generalmente escrito, por el que dos o mas partes se comprometen
recíprocamente a respetar y cumplir una serie de condiciones.
Factura: Documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que
operativamente tiene lugar a través de sistemas.
Formato: Documento o estructura para la prestación o recolección de información.
IVA: Impuestos sobre el Valor añadido
Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de causar daño en la salud de los
trabajadores, en los equipos o en las instalaciones
Producto o Servicio: Cualquier elemento tangible o intangible que puede ofrecerse para su
atención, adquisición, uso o consumo
Proveedor: Organización o persona física que proporciona, una obra, un producto o un
servicio, existiendo todo caso una vinculación contractual.
Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra una o más exposiciones o eventos
peligrosos y la severidad del daño que puede ser causada por éstos.
Registro Único Tributario – RUT: Es el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a
los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la DIAN.
Requisición de Materiales: Es un documento institucional utilizado para solicitar al almacén
la adquisición de materiales que se necesiten para el adecuado funcionamiento de la
empresa.
Servicio: Salida de una organización con al menos una actividad, necesariamente llevada a
cabo entre organización y el cliente.

6. GENERALIDADES

6.1 Proceso de Compras

Construcciones Civiles JFM S.A.S la organización debe asegurarse de que el producto

adquirido cumpla con los requisitos de compra especificados. El tipo y grado del control
aplicado al proveedor y al producto adquirido deben depender del impacto del producto
adquirido en la posterior realización del producto o sobre el producto final, CCiviles JFM S.A.S
debe evaluar y seleccionar los proveedores en función de su capacidad para suministrar
productos de acuerdo con los requisitos de la organización. Deben establecerse los
criterios para la selección, la evaluación y la reevaluación. Deben mantenerse los
registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria que
se derive de las mismas.
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Departamento de Seguridad y Salud en

Área responsable Alta Dirección
Compras el Trabajo

No
Visto
Si bueno
Solicitud
compra o
Establecer
alquiler Elaboración del
requisitos de Fin
pedido compra en SST

Envío pedido al
proveedor

Control documentación
y requisitos de compra

Visto
Si Visto Si
bueno bueno

No
No
Comunicación con
proveedor y propuesta
de corrección

Acepta producto
solicitado

Registro de
productos
adquiridos

Revisión No
de Fin
Riesgos

Si

Procedimiento de
identificación de
peligros y
valoración de
riesgos
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6.1.1 Información de las compras

La información de las compras debe describir el producto a comprar, incluyendo, cuando sea
apropiado.
1. Los requisitos para la aprobación del producto, procedimientos, procesos y equipos.
2. Los requisitos para la calificación de personal.
3. Los requisitos del sistema de Gestión de Calidad
La institución debe asegurarse de la adecuación de los requisitos de compra especificados
antes de comunicárselos al proveedor.

6.1.2 Verificación de los productos.

Se debe establecer e implementar la inspección u otras actividades necesarias para

asegurarse de que el producto comprado cumpla con los requisitos de compra especificados,
cuando la CCiviles JFMS S.A.S quieran llevar a cabo la verificación en las instalaciones del
proveedor, la organización debe establecer en la información de compras las disposiciones
para la verificación pretendida y el método para la liberación del producto.

6.2 CONTROL
Los controles se establecen en la organización y tienen como objetivo primario para
minimizar los riesgos, correspondientes para identificar a cada una de las actividades en
procesos con el objetivo de lograr los resultados deseados y los efectos de sus decisiones.

6.2.1 Control Interno

Era actividad se realiza como una de las actividades para la evaluación del control interno de
la empresa, por lo tanto, CCIVILES JFMS S.A.S realiza cuestionarios estándar de control para
validar el estado del producto y el cumplimiento con las normas, procedimientos y objetivos
del control uno de los ciclos o áreas adaptadas a cada tipo de obra y/o actividad a realizar.

6.3 LOS RIESGOS.

Considerando as contingencias y la normatividad se debe conocer los posibles eventos que

conlleven al riesgo, estos pueden ser:

 Inherentes en las cuales la organización se desarrolla.

 Control: Se genera cuando el procedimiento o control Interno no funciona y de
detección cuando los procedimientos de la auditoria no detectan un problema o error.

6.3.1 Identificación de los Riesgos.

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El responsable de compras reconoce que existe posibilidad de reconocer un evento, como

parte de la identificación de los riesgos, se debe conocer los efectos internos y externos que
afectan la ocurrencia del evento, los factores externos pueden ser económicos, de negocio,
de ambiente natural, político, social y tecnológico. Los factores interés reflejan las decisiones
de la parte administrativa e incluyen procesos como infraestructura, personal, procesos,
tecnología, etc. La metodología de identificación de eventos en una entidad puede
comprender una combinación de técnica y puede estar soportada por herramientas. Las
técnicas para identificación de riesgos miran el pasado y futuro, los eventos pueden tener
unos impactos positivos, negativos o ambos; los que tiene un impacto negativo representan
riesgos y requieren evaluación administrativa y respuesta o tratamiento. Riesgo se define
como la posibilidad de que un evento ocurra y afecte de forma adversa el logro de los
objetivos. Los eventos con posibilidad de impactar de forma positiva representan
oportunidades que se tienen en cuenta en el proceso de establecer las estrategias y los
objetivos de la administración; estos últimos pueden formularse para aprovechar
oportunidades. Los eventos potencialmente negativos los estudia la administración de
riesgos.
La identificación de riesgos posibilita conocer los potenciales que están o no bajo el control de
la entidad y ponen en riesgo el logro de su misión; establece los agentes generadores, las
cusas y los efectos de su ocurrencia.
Los agentes generadores constituyen los sujetos u objetos que tiene la capacidad de originar
un riesgo; se podría clasificar en cinco categorías: personas, materiales, equipos,
instalaciones y entorno. Las causas se establecen como las razones o motivos por los cuales
se genera un riesgo; su determinación es necesaria, pues influyen de forma directa en la
probabilidad de ocurrencia de los eventos y tienen incidencia en el establecimiento de
políticas para su disminución o eliminación. Los efectos constituyen las consecuencias de la
ocurrencia del riesgo sobre los objetivos de la entidad; por lo general se dan sobre las
personas o bienes materiales o inmateriales con efectos muy importantes. Estos efectos
pueden ser lesiones o fallecimientos, sanciones, pérdidas económicas, daño de la
información, de bienes, interrupción del servicio, daño ambiental, pérdida de imagen, de
mercado, de credibilidad y de confianza.

6.3.2 Evaluación de los Riesgos.

Es la identificación y análisis de los riesgos relevantes para el logro de los objetivos y la base
para determinar la forma en que tales riesgos deben ser manejados. Así mismo se refiere a
los mecanismos necesarios para identificar y manejar riesgos específicos asociados con los
cambios, tanto que influyen en el entorno de la organización como en el interior de la misma.
La evaluación de riesgos debe ser responsabilidad ineludible para todos los niveles que están
involucrados en el logro de los objetivos. Esta actividad de autoevaluación debe ser revisada
por los auditores internos para asegurar que tanto el objetivo, enfoque, alcance y
procedimiento han sido apropiadamente llevado a cabo
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6.4 CONTROL

La empresa CCIVILES JFM S.A.S cuenta con una estructura organizacional establecida,
que la gran parte las actividades son ejecutadas por la parte administrativa de la empresa.
El ambiente en el entorno es un trabajo en equipo lo cual contribuye a que las actividades se
realicen de manera eficaz y efectiva.

7. PROCESO INTERNO
El objetivo de este documento es proveer una herramienta que contribuya de manera
oportuna, eficiente y eficaz, los requerimientos, para la solicitud de equipos, materiales,
insumos y/o servicios necesarios, para la ejecución del proyecto de obra.

1. Del área encargada debe realizar la solicitud de materiales, equipos y personal

requerido para la actividad a ejecutar con 8 días de anticipación, el documento debe
estar aprobado por el DO director de Obra. Pedidos de lunes a viernes de 8 a 5 pm.
2. La requisición aprobada la recibe el Área de Compras en la Oficina, para proceder
con la selección de proveedor, cotización y cuadro comparativo para ser aprobado
por el DO, de superar el valor de la compra el monto de un millón de pesos
($1.000.000), el cuadro comparativo debe ser aprobado por la Gerencia o Dirección
del Proyecto.
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3. Una vez aprobada la Orden de Compra OC firmada por DO, Residente Técnica RT y
Compras COM se hace el pedido al proveedor seleccionado. Por parte de ALMACÉN
se debe iniciar el seguimiento hasta que el pedido llegue a obra.
4. A obra debe llegar el pedido con la REMISIÓN de entrega del material, la cual debe
estar acorde con la OC. Se hace el ingreso al ALMACÉN y se controlaran las salidas
mediante los vales firmados por el RO Residente de Obra encargado del área.
5. Cuando se realiza la OC se debe enviar a Contabilidad para generar la causación e
ingresar los datos del proveedor al sistema.
6. Para que el proveedor envíe la factura es porque el DO autorizo, y se recibió el
material en la obra, se debe armar el paquete con: REMISIÓN CON VoBo, ORDÉN
DE COMPRA, RUT, CÉDULA DEL REPRESENTANTE LEGAL Y CERTIFICACIÓN
BANCARIA.
7. Este paquete completo se debe enviar en PDF a la oficina al correo de facturación y
del director Administrativo para proceder con la autorización de pago y se programará
para los 30 días siguientes a la recepción de la factura.
8. Dentro de las OC se debe ser claro en el plazo de pago y se debe especificar que
hasta los 25 días de cada mes se reciben las facturas del mes por cierre contable de
la empresa. Pasado el día 25 del mes solamente se recibirá factura con le fecha del
siguiente mes, de no ser así se rechazará la factura al proveedor.
9. Los viernes de cada semana ALM deberá enviar reporte de almacén para
verificación del estado actualizado del almacén.
En el informe se deben dar las alarmas de los insumos que están por terminar, para
que los residentes generen las respectivas requisiciones.
10. Para cada proyecto se debe realizar un comité de compras, donde se levante el acta
correspondiente en donde indique de acuerdo a la programación de la obra que
herramientas, insumos para construcción y mano de obra se requieren para realizar
las actividades a desarrollar.
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8. FLUJOGRAMAS