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Versión 1
PROCEDIMIENTO DE PROVEEDORES Y COMPRAS 31-AGOSTO-
2023

FECHA DE APROBACIÓN
VERSION RAZÓN DE MODIFICACIÓN
DEL DOCUMENTO

31-03-2023 1 Creación del Documento

OBJETIVO

Determinar el procedimiento para las compras de insumos o solicitud de servicios necesarios para el adecuado desempeño
del y funcionamiento del CEA NORTE DEL VALLE TULUA; garantizando que todo se encuentre dentro de estándares de
calidad y a su vez se establezcan parámetros de seguridad y confianza en los servicios e insumos adquiridos.

ALCANCE

Este procedimiento va dirigido al Gerente y a la persona encargada de compras de CENTRO DE ENSEÑANZA AUTOMO-
VILISTICA NORTE DEL VALLE SAS, quien de acuerdo a las disposiciones de este documento identificara los proveedores
competentes para con los cuales se suplirán las necesidades del CEA NORTE DEL VALLE TULUA.

DEFINICIONES

Buen Servicio: Es aquel servicio que cumple con las expectativas y recomendaciones de la organización, en tiempo, cali -
dad, costo y oportunidad.
Confidencialidad: Es la propiedad de la información, por la que se garantiza que está accesible únicamente a personal auto-
rizado a acceder a dicha información.
Crédito: Servicio que se presta con plazos para su pago.
Compras: En términos generales por compra se llama a la acción de adquirir u obtener algo o un servicio a cambio de un
precio establecido.
Eficaz: Servicio que se presta de acuerdo a las pautas establecidas por el cliente.
Eficiente: Servicio que se presta de manera oportuna y cumpliendo con las características del cliente, según los requisitos y
características del producto.
Oportuno: Servicio que se presta dentro de los parámetros establecido por el cliente; permitiendo su cumplimiento en el ser-
vicio prestado.
Proveedor: Es una persona o entidad que tiene el fin de ofrecer un servicio o productos a otra u otras entidades.

RESPONSABLES:

- Gerente
- Representante de la Dirección

CONSIDERACIONES PREVIAS

- Todos los insumos o servicios solicitados por el CEA deben de ser adquiridos a un proveedor debidamente aproba-
do y seleccionado por el Gerente o la persona encargada del procedimiento de compras de CENTRO DE ENSE-
ÑANZA AUTOMOVILISTICA NORTE DEL VALLE SAS.
- Para poder ser proveedor de CENTRO DE ENSEÑANZA AUTOMOVILISTICA NORTE DEL VALLE SAS y por
ende del CEA NORTE DEL VALLE TULUA se debe de tener la respectiva ficha de presentación del proveedor,
donde se podrán evaluar los datos generales de este y si está o no en capacidad de ofrecer el insumo o del servi -
cio requerido.
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- Dentro del procedimiento de proveedores se tendrán algunos de estos, que de acuerdo al tipo de suministro o de
servicio prestado no requerirán de firmar el contrato para suministro de insumos de servicios.
- En los casos en los que se requiera de la firma de este convenio, este deberá reposar en original en la respectiva
carpeta del proveedor, con sus respectivas firmas.
- El proveedor tecnológico debe garantizar, que el contenido de formatos, documentos, informes de evaluación o
certificados, se ajusten a las necesidades, parámetros y conceptos de evaluación que den cumplimiento a los re-
quisitos de las resoluciones 217 del 2014 y 20355 del 2022, garantizando la suficiencia de la información y la perti-
nencia de la misma, con el fin de no haya datos adicionales que puedan afectar la claridad del informe.

DESARROLLO

SELECCIÓN DE PROVEEDORES

 Se realiza de acuerdo a las necesidades del CEA NORTE DEL VALLE TULUA, con la finalidad de encontrar perso-
nas o entidades serias que nos permitan garantizar la calidad de nuestros servicios; como por ejemplo en manteni-
miento de equipos, suministro de insumos de papelería, etc.

 Para poder ser proveedor del CEA NORTE DEL VALLE TULUA se debe tener una presentación del proveedor,
donde se tengan los datos principales de este, los cual permitirá en su momento por parte de la Gerencia o de la
persona que este designe, hacer el respectivo seguimiento y verificación de la información suministrada.

 El Gerente define qué tipo de proveedores se necesitan; para que el Administrador o el responsable de la realiza-
ción de cada una de las compras o servicios, verifique cuales son los que se encuentran legalmente constituidos y
les puedan brindar constancia en el servicio.

 Para poder definir el tipo de proveedores el Gerente recomendara aquellos proveedores que permitan ofrecer por
parte de la organización un excelente servicio; cumpliendo con lo estipulado en la normatividad, siendo un provee-
dor competente y de óptima calidad.

 Una vez sea determinado que el proveedor cumple con los requisitos establecidos, valorándose dentro de los pará-
metros las características técnico-económicas y se tenga su presentación del proveedor, se podrá iniciar a hacer
uso de ese proveedor.

 En el momento de requerir la compra de un insumo o servicio se debe diligenciar el formato de SOLICITUD DE

SERVICIOS; para poder establecer dentro del listado potencial de proveedores con el cual se adquirirá el bien o
servicio.

 Para hacer la solicitud de un insumo la persona que observa la necesidad de este, debe diligenciar el formato de
SOLICITUD DE SERVICIOS; el cual será entregado a la persona responsable del realizar las compras; quien a su
vez lo entregará debidamente firmado a la Gerencia, quien será la encargada de determinar a cuál de los provee-
dores le será comprado el insumo o solicitado el servicio.

 Para poder contratar o comprar cualquier servicio debe de firmar el modelo de contrato definido por la organiza-
ción, donde se tienen estipuladas las diferentes políticas de confidencialidad e imparcialidad que deben de tener to-
dos los proveedores para con el OEC y por ende con el CEA NORTE DEL VALLE TULUA.

 Cada 12 meses se hará una evaluación de proveedores, donde los proveedores deben de sacar un porcentaje su-
perior o igual al 70%; si el puntaje obtenido es inferior se debe considerar y evaluar otro proveedor.
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 Una vez aprobado por la Gerencia o la persona encargada de realizar estas compras; se procederá a autorizar el
pedido o la compra, cuando se vaya a hacer la recepción del pedido o servicio, la persona responsable debe de
hacer la verificación de que el producto comprado o el servicio prestado cumple con los requisitos especificados en
el formato de SOLICITUD DE SERVICIOS.

 Si existe alguna diferencia con los requisitos de la solicitud de servicio, se comunica de forma telefónica con el pro-
veedor; para solicitar una acción por parte de este, quien debe estar en capacidad de reemplazar los productos o
servicios; que no cumplen con los requisitos establecidos.

PROVEEDORES DE TECNICOS O DE AUTOPARTES

Son considerados para el CEA NORTE DEL VALLE TULUA insumos técnicos o autopartes, que se necesitan para el mante-
nimiento de los equipos y flota propios para la ejecución de las actividades del CEA, los siguientes:

- 1Filtro de aceite
- 2Filtro de
- combustible
- 3Filtro de aire
- 4Bujías de encendido
- 5Correa de distribución
- 6Pastillas de freno
- 7Zapato de freno
- 8Nivel de refrigerantes
- 9Cambio de llantas
- 10Cambio de pastillas
- 11Cambio de embrague
- 12faros
- 13 direccionales
- 14 focos
- 15 arrancadores,
- 16 alternadores
-

En el CEA NORTE DEL VALLE TULUA se debe de llevar un adecuado control de cada uno de estos y se registra en el for-
mato CONTROL DE REPUESTOS Y AUTOPARTES, el número del lote, registro del INVIMA y su fecha de vencimiento
para el control respectivo.

En el proceso de adquisición de insumos se debe confirmar que el producto presente seriales, identificación y facturas

Estos insumos se adquieren por el CM CENTRO DE ENSEÑANZA AUTOMOVILISTICA NORTE DEL VALLE SAS en un es-
tablecimiento legalmente constituido y que sea comercialmente reconocido para este fin.

PROVEEDORES SERVICIOS DE REPARACIÓN MANTENIMIENTO

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Dentro de los considerados como proveedores de servicios del CEA, se consideran aquellas entidades o proveedores que
posean las técnicas y tecnologías que permitan la adecuada prestación del servicio y que se requieren en el proceso de re-
paración, revisión y mantenimiento como tal de la flota y se consideran dentro de los servicios:
Mantenimientos propios
 Mantenimiento preventivo.
 Mantenimiento predictivo.
 Mantenimiento correctivo.
 Mantenimiento detectable.
Sistemas que necesitan mantenimiento.
- sistema de lubricación, sistema del motor, sistema de transmisión, sistema de dirección, siste-
ma de combustible, sistema de suspensión, sistema de frenos y sistema de seguridad.
- MANTENIMIENTO ESTETICO.

SINCRONIZACIÓN DE LOS AUTOMOTORES, ALINEACION Y BALANCEO, COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES

Para el mantenimiento de los equipos y vehículos del CENTRO DE ENSEÑANZA AUTOMOVILISTICA NORTE DEL VALLE
SAS deberá firmar un contrato con una empresa encargada de prestar este servicio, cuyo dentro de sus requisitos se debe
valorar que esté debidamente constituida y que el mantenimiento de estos sea realizado por un Ingeniero técnico o mecáni-
co debidamente certificado, quien

MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO

Para el mantenimiento de los equipos de cómputo del CEA, se deberá firmar un contrato con una empresa legalmente cons-
tituida y dedicada al adecuado mantenimiento de estos, este se realiza por una persona competente que puede ser un Inge-
niero de Sistemas o un Técnico en Sistemas y para lo cual se tiene establecido por parte del CEA la recopilación de los dife-
rentes certificados que lo acrediten para este fin. El mantenimiento de estos se tiene establecido de forma preventiva cada
seis meses y los mantenimientos correctivos se harán cada que sea necesario según lo establecido en el procedimiento de
Gestión de Equipos en el Sistema de Gestión de Calidad.

MANTENIMIENTO DE EQUIPOS PSICOSENSOMETRICOS Y SOFTWARE DE INFORMACION

Para CENTRO DE ENSEÑANZA AUTOMOVILISTICA NORTE DEL VALLE SAS es requisito indispensable dentro de su
proceso de acreditación y en la adecuada prestación de un servicio confiable, veraz y valido la adecuada calibración de los
equipos utilizados para el desarrollo de las diferentes pruebas de evaluación del CEA NORTE DEL VALLE TULUA, según el
esquema de certificación. Para tal fin tiene un contrato firmado en el cual se establece un mantenimiento permanente de es-
tos con el proveedor de que realizo su suministro.
El o los proveedores tecnológicos de SOFTWARE DE INFORMACION Y EVALUACION, deben estar acreditados y autoriza-
dos por el ministerio de educacion, y el ministerio de transporte, garantizando el cumplimiento de todos los requisitos del
servicio que presta, y la identificación como proveedores autorizados de dicho servicio.

EVALUACION DE PROVEEDORES

Esta evaluación se hace cada 12 meses normalmente, en caso de que al realizar la respectiva evaluación de un determina-
do proveedor este no supere el puntaje del 70%, se procederá a realizar una nueva evaluación a los seis meses, si en esta
no supera este valor se procederá a no volver a contar con sus servicios y se conseguirá otro proveedor para dicho tema.
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Dentro de los aspectos que considera la organización para realizar la respectiva evaluación de los proveedores se tiene:

1. El tiempo de experiencia en el Mercado, esta se mide de acuerdo a su existencia y representación legal, validándo-
se periodos de cuatro o más años, periodo de dos años o menor a dos años.
2. Las facilidades de pago que ofrece el proveedor, la cual se mide por los tiempos recomendados para el respectivo
pago.
3. Tiempo de entrega y facilidades en la entrega del producto.
4. Garantía y Soporte Técnico del Servicio o producto comprado.
5. Documentación de Apoyo

FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

# Actividad Responsable Registro

1 Solicitud de Servicio: De acuerdo a la REPRESENTANTE DE Solicitud de Servicio
necesidad que se presente dentro del LA DIRECCION
CEA, se establece cual es el Servicio
Requerido
2 Listado de Proveedores: De la respecti- REPRESENTANTE DE Listado de Provee-
va Lista de Proveedores que tiene el LA DIRECCION dores
CEA , se escoge el proveedor que pue-
da prestar el servicio solicitado; si no
existe ningún proveedor para esto, se
empezar a buscar por parte del Admi-
nistrador el respectivo contacto con un
proveedor autorizado para este fin.
3. Selección del Proveedor: Se hace de Representante de la Di- Presentación del
acuerdo a las necesidades planteadas rección Proveedor
la adecuada selección del proveedor.
4 Firma de Contrato: Se firma un respecti- Gerente Contrato
vo contrato donde se tenga estipulado
la política de confidencialidad
5 Evaluación del Proveedor: Cada año la Gerente / Representan- Evaluación de Pro-
persona responsable del proceso de re- te de la Dirección veedores
visión por la dirección realiza la respec-
tiva evaluación del proveedor, si en su
puntaje es inferior a 70% se debe de
cambiar de proveedor.

REGISTROS
LISTADO DE PROVEEDORES
PRESENTACION DEL PROVEEDOR
SELECCIÓN Y EVALUACION DE PROVEEDORES
SOLICITUD DE SERVICIOS

ESQUEMA DEL PROCEDIMIENTO

SOLICITUD
SOLICITUD DE
DE SERVIO
SERVIO O
O INSUMO
INSUMO SELLECCION
SELLECCION DEL
DEL PROVEEDOR/
PROVEEDOR/
LISTADO
LISTADO DE
DE PROVEEDORES
PROVEEDORES
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EVALUACION
EVALUACION DEL
DEL PROVEEDOR
PROVEEDOR PRESENTACION
PRESENTACION DEL
DEL PROVEEDOR
PROVEEDOR

PROVEEDOR
PROVEEDOR ÓPTIMO;
ÓPTIMO; CAMBIO
CAMBIO DE
DE PROVEEDOR
PROVEEDOR ––
EVALUACION
EVALUACION PROVEEDOR
PROVEEDOR NONO CUMPLA
CUMPLA
SUPERIOR
SUPERIOR AL
AL 70%
70% EXPECTATIVAS.
EXPECTATIVAS. EVALUACION
EVALUACION
MENOR
MENOR DEL
DEL 70%
70%

Seguimiento: Anual mediante el proceso de revisión por la dirección