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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

0.0 Autorización

Procedimiento de Compras

Elabora: Ing. Gerardo Can Poot

Jefe de Compras

Revisa: ___Ing. David Rosas Monreal____

Coordinador de Compras

Autoriza: _Ing. José Felipe Del Orbe García_

Gerente de Recursos Materiales

Este Documento es propiedad de Grupo R Instalaciones y mantenimiento S.A

de C.V. Por lo que queda, prohibida su reproducción total o parcial ya sea por
cualquier medio mecánico, magnético o electrónico, salvo en los casos que
exista previamente la autorización por escrito del director.

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1.0 OBJETIVO.

Adquisición de los productos y servicios, en cantidad y calidad requerida, de manera oportuna, y

al mejor precio, cumpliendo cabalmente con los requisitos de compras especificados del Sistema
de Gestión Integral.

2.0 ALCANCE.

Aplica a la compra y la contratación de materiales, refacciones, herramientas, equipo y servicios

requeridos, para desarrollar las actividades propias de instalación y mantenimiento.

3.0 RESPONSABILIDADES.

3.1 RESPONSABILIDADES.

DIRECTOR
 Autorizar orden de compra/servicio.

GERENTE DE OPERACIONES
 Autorizar orden de compra/servicio.

GERENTE DE ADMINISTRACIÓN
 Otorgar el Vo. Bo a las órdenes de compra/servicio.

GERENTE DE RECURSOS MATERIALES

 Aprobar e implantar este procedimiento

COORDINADOR DE COMPRAS
 Gestionar la evaluación a los subcontratistas y proveedores.
 Verificar que las actividades del departamento cumplan cabalmente con este
procedimiento.

JEFE DE COMPRAS
 Realizar evaluación comercial de proveedores y elaboración de catálogo de
proveedores.
 Revisar la orden de compra/servicio y cuadro comparativo elaborado por el comprador.
 Cotizar y elaborar cuadros comparativos. (Consulta catálogo de proveedores).

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 Elaborar orden de compra/servicio en el sistema CORRESPONDIENTE.

 Enviar Orden de compra/servicio, a firma electrónica a las áreas involucradas.
 Enviar la Orden de compra/servicio al proveedor.
 Dar seguimiento a la orden de compra/servicio.
 Efectuar compras.
 Negociar precios con proveedores, pactar y firmar acuerdos comerciales.
 Dar seguimiento de productos no conformes.

COMPRADOR
 Cotizar y elaborar cuadros comparativos. (Consulta catálogo de proveedores).
 Elaborar orden de compra/servicio en el sistema CORRESPONDIENTE.
 Enviar Orden de compra/servicio, a firma electrónica a las áreas involucradas.
 Enviar Orden de compra/servicio al proveedor.
 Dar seguimiento a la orden de compra/servicio.
 Efectuar compras.
 Negociar precios con proveedores.
 Seguimiento de producto no conforme.

JEFE DE ALMACÉN
 Verificar existencia del material o refacción en almacén, sellando la solicitud de
material en caso de no haber existencia.
 Elaborar y firmar la solicitud de consumibles.
 Enviar requisiciones de consumibles para su gestión al departamento de compras.
 Revisar material adquirido antes de su entrada al almacén.

USUARIO
 Solicitar al almacén materiales y/o productos.
 Elaborar solicitud para materiales y servicio (de fabricación y/o reparación) cuando no
elabore su requisición directamente en el sistema CORRESPONDIENTE.
 La elaboración en el sistema CORRESPONDIENTE de la requisición de materiales
/servicios cuando corresponda. (Aplica para aquellos departamentos en los que el
usuario cuente con acceso a la elaboración de requisiciones en sistema)

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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

 Proporcionar al Departamento de Compras requisición de materiales y/o servicio de

trabajo (fabricación y/o reparación). anexando copia de soportes en caso de requerirse
(ficha técnica, planos, etc.).
 Sugerir proveedor (opcional).
 Realizar evaluación técnica del proveedor (de acuerdo con el procedimiento de
evaluación de proveedores “A” PP-

CAPTURISTA
 Recibir la solicitud de material por parte de los usuarios y en base a esta capturar/
generar la requisición de materiales y/o servicios en el sistema CORRESPONDIENTE.

4.0 ACCIONES

4.1 Evaluación y Selección de Proveedores.

Es responsabilidad del departamento de compras, el elaborar y mantener un catálogo de
Proveedores, los cuales estarán clasificados en aprobados, condicionados y rechazados.
La evaluación de proveedores se lleva a cabo, tomando en cuenta el efecto que tenga el
producto comprado o subcontratado sobre el servicio que proporciona Grupo R Instalaciones y
Mantenimiento.
Se podrá colocar Órdenes de Compra/Servicio con proveedores que hayan aprobado la
Preevaluación o que se tenga referencia de trabajos anteriores en Grupo R Instalaciones y
Mantenimiento o en otras empresas del grupo.

PROPUESTA DE PROVEEDORES.
Cualquier departamento o área puede sugerir proveedores, pero el utilizar sus servicios estará
condicionado a una evaluación y calificación de acuerdo con lo indicado en el procedimiento
de evaluación a proveedores “A” PP-

PRE-EVALUACIÓN.
Para aquellos proveedores, aspirantes a ser calificados como “Proveedores Aprobados” de
Grupo R Instalaciones y Mantenimiento, se tomarán en cuenta la condición técnica y
comercial.

a) Técnica.
Será efectuada, cuando así se requiera, por el departamento o área usuaria ya que es la que
más conoce el producto o servicio solicitado y la que está más familiarizada en su aplicación.
Simplemente se estudiarán las posibles ventajas o aplicaciones que representaría el aceptar
un proveedor. Los aspectos que deben tomarse en cuenta son: aplicación, características

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técnicas (dureza, tamaño, flexibilidad), facilidades de operación, recursos técnicos con que
cuenta el proveedor, etc., tomando en cuenta todos los aspectos impactantes que podrían ser
ventajosos para las actividades de Grupo R Instalaciones y Mantenimiento.

b) Comercial.
La realizará el departamento de Compras. Tomando en cuenta aspectos como precio,
condiciones de pago, atención al cliente, tiempos de entrega, etc.

c) Reporte de Preevaluación.
Las conclusiones a las que lleguen el área usuaria y el departamento de compras deberán ser
registradas en el formato Reporte de preevaluación a proveedor FP-. Los datos que debe
contener son: Nombre del proveedor, dirección, teléfono/fax, correo electrónico, fecha de
preevaluación, representante legal, explicación abreviada de los puntos que se consideraron e
indicar si con el resultado de la preevaluación, es viable realizar una evaluación; firma de los
Evaluadores tanto técnico y comercial; y del Gerente de Recursos Materiales. Reportar a la
Dirección y/o Gerencia de Recursos Materiales según el caso, finalmente conservará el
departamento de compras estos reportes.

4.1.1 Clasificación de Proveedores.

De acuerdo con el efecto que tienen los servicios o productos que ofrecen los proveedores
sobre el servicio que proporciona Grupo R Instalaciones y Mantenimiento, se clasificarán en
proveedores “A”, proveedores “B” y proveedores “C”.

PROVEEDORES “A”.
Son los que tienen efecto directo en el servicio que proporciona Grupo R Instalaciones y
Mantenimiento. Puede haber proveedores fabricantes (manufactura los productos que ofrece),
distribuidores y prestadores de servicios. Para este tipo de proveedores es necesario hacerles
una evaluación Los productos y servicios de esta categoría se describen a continuación:

 Servicios de transporte.
 Equipos de servicios de carga y descarga.
 Empresas de servicios de recolección de residuos sólidos urbanos
 Empresas de servicios de recolección de residuos peligrosos
 Proveedores de pruebas de laboratorio de concreto
 Proveedores de concreto
 Proveedores de prueba de compactación
 Renta de maquinaria de construcción
 Suministro de hidrocarburos
 Suministro de agua potable
 Renta de sanitarios y desazolve de fosas sépticas
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PROVEEDORES “B”.
Corresponde a los que proveen refacciones y/o servicios cuyo efecto se traduce en la calidad
del desempeño de los servicios proporcionados por Grupo R Instalaciones y Mantenimiento,
como pueden ser:
 Refaccionamiento para unidades motrices.
 Refacciones para unidades de carga.
 Refacciones para maquinaria de construcción.
 Refacciones para componentes de izaje.
 Refacciones para componentes eléctricos y electrónicos.
 Refaccionamiento para máquinas de soldar.
 Materiales de construcción en general.
 Tuberías, conexiones y accesorios.

Proveedores “C”.
Son aquellos que proveen materiales, refacciones y servicios complementarios a las
abastecidas por los proveedores A y B que no tienen un efecto directo en la calidad del
servicio que proporciona Grupo R Instalaciones y Mantenimiento, ejemplo de estos materiales
son:
 Papelería.
 Artículos de limpieza.
 Materiales (uso común o diverso)

4.1.2 Visitas de Inspección y Evaluación.

Aplica únicamente para proveedores tipo “A”, se pedirá al Proveedor que demuestre que
cuenta con un Sistema de Gestión de la Calidad o que aplica algún procedimiento de
administración de calidad.
La evaluación se llevará a cabo a través de un Comité integrado por el Jefe de Compras, un
Técnico especialista, personal de SIPA y un Representante de Calidad.
Para poder evaluar a cualquier empresa que tenga interés en quedar incluida en el Catálogo
de Proveedores, ya sea a solicitud de la misma empresa o a indicación o sugerencia del
cliente o del Comité de evaluación (previa preevaluación), es indispensable practicarle una
visita de inspección para verificar su organización. Dicha visita será realizada por un técnico de
la especialidad apoyado por personal de Calidad.

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Como resultado de la misma, se deberá llenar un cuestionario cuyo contenido sirva de base
para la evaluación del proveedor. La evaluación y aprobación de los proveedores, así como los
cuestionarios a llenar se incluyen en el procedimiento PP-.

4.1.3 Catálogo de Proveedores.

Es responsabilidad de la Jefatura de Compras, crear y mantener actualizado un catálogo de
proveedores.
En este catálogo deberá identificar a:
a) Proveedores aprobados,
b) Proveedores condicionados y
c) Proveedores rechazados.
En su correspondiente archivo se mantendrán los registros sobre la evaluación de los
proveedores y su resultado.
Es responsabilidad de la Jefatura de Compras mantener permanentemente una lista
actualizada de proveedores (formato FP- Lista de proveedores), a disposición de las instancias
competentes.

4.1.4 Control del Cumplimiento.

En base a las especificaciones, características y condiciones del producto ó servicio,
detalladas en las órdenes de compra y servicio, el departamento de compras analiza el
cumplimiento de los proveedores. El tipo y alcance del control ejercido depende del producto y
del origen (empresa) del mismo. Cualquier No Conformidad importante en calidad, costo,
embarque, etc. debe quedar debidamente registrada en el formato FP- Reporte de
cumplimiento de proveedor.
En base a la información acumulada, el Comité de evaluación decide si el proveedor
correspondiente deja de estar “Aprobado” y pasa a un nuevo estatus: “Condicionado” o
“Rechazado”. En cualquiera de los dos casos, se deberá informar por escrito (Fax o Correo
Electrónico) al Proveedor la decisión tomada.

4.1.5 Elaboración de Requisiciones de material/servicio.

El departamento de compras recibe la requisición de materiales y servicios previamente
autorizadas (formato FW-), subidas en el sistema CORRESPONDIENTE por el área de
almacenes y/o por las áreas operativas según corresponda.

Los criterios para la selección y uso de los incisos anteriores se describen en el procedimiento
PW- “Elaboración de solicitudes y requisiciones de materiales y servicios”.

4.1.6 Solicitud de Cotizaciones.

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Tanto para las requisiciones de materiales como para las requisiciones de servicios, la Jefatura
de compras o el comprador, solicita cotización por escrito al proveedor.

4.1.7 Elección de Proveedores.

La Jefatura de compras o el comprador, debe elaborar la tabla comparativa de las cotizaciones
(formato “Reporte de cuadro comparativo” FP-) y en base al análisis de la calidad, precio,
tiempo de entrega, según las necesidades de la operación y/o situación financiera de la
empresa proponer al candidato idóneo.

La tabla deberá estar integrada por dos o más cotizaciones de proveedores registrados en el
catálogo de proveedores, solo considerando a proveedores clasificados cómo aprobados o
condicionados. En caso de estar tratando directamente con el fabricante o de productos o
servicios en los que sean atendidos por proveedores exclusivos, es válido, una sola cotización
en el cuadro comparativo.

La Gerencia, Coordinación o Jefatura del área usuaria, cuando proceda analiza las ventajas
técnicas del proveedor propuesto. Una vez elaborada la orden de compra firma como
solicitante.

4.1.8 Elaboración de Orden de Compra/Servicio.

ORDEN DE COMPRA / SERVICIO.
Por medio de la orden de compra (formato FP-) se gestiona la adquisición de materiales,
refacciones, equipos y herramientas. Cuando se emite como orden de servicio se gestiona la
adquisición de partes maquinadas (fabricación) y la reparación de partes, equipos o
componentes propiedad de Grupo R Instalaciones y Mantenimiento.

4.1.9 Contenido de la Orden de Compra / Servicio.

En función del producto, la orden de compra/servicio, deberán contener, según aplique los
siguientes datos:
 Nombre del proveedor, fecha.
 Número de parte, descripción, unidad de medida, precios y cuadro de autorización.
Y de ser necesario o solicitado por el usuario se aplican los siguientes requisitos:
 Requisito para la aprobación del producto, procedimientos, procesos y equipos.
 Requisitos para la calificación del personal.
 Requisitos del sistema de gestión de la calidad.
 Cuando aplique se deberá indicar al proveedor el tipo de documentación que deberá
entregar junto con el producto solicitado, para comprobar las características del mismo
y demostrar su calidad.

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4.1.10 Aprobación de Órdenes de Compra/Servicio.

ÓRDENES DE COMPRA / SERVICIO.

La firma del solicitante en la orden de compra/servicio será la de la jefatura o coordinación del
área que lo requiere, la firma de Vo.Bo. es responsabilidad del Coordinador Administrativo y la
firma de autorización es responsabilidad de la Dirección.

4.1.11 Colocación del Pedido.

Una vez que la orden de compra/servicio, han sido debidamente autorizada, se entregan al
proveedor elegido para fincar pedido.

El departamento de compras es responsable de mantener su propio archivo actualizado y en

orden, con toda la documentación correspondiente.

Verificación de los Productos / Servicios Comprados.

ENTRADA AL ALMACÉN.
Al momento de recepcionarse el pedido, el Almacén general deberá verificar la cantidad,
las características y el estado en que se encuentra la mercancía cotejando con la orden de
compra. La aceptación o rechazo del pedido se hará conforme a los lineamientos del
punto 4.1.1 del procedimiento de Almacén PW-, así como por el cumplimiento de los
requisitos o condiciones descritas en la orden de compra, incluyendo inclusive las
inspecciones en los locales del proveedor, desde las propias hasta las del cliente.
En el caso de servicios, el almacenista recibe la factura con el documento de recepción de
servicio firmado de conformidad por el usuario.

ACEPTACIÓN DE TRABAJO.
El almacenista recibe la pieza fabricada o reparada, según el caso y avisa al usuario. El
usuario dentro de lo aplicable revisa y verifica que se cumplen los requisitos
especificados. De no cumplirse tales requisitos se elabora reporte de incumplimiento
formato FQ- y se envía al departamento de compras para que se corrija la falla en
congruencia con el Sistema de Gestión Integral.
4.1.12 Control de Compras e Informes.
Aunque el estado de las requisiciones y las compras se debe mantener permanentemente
actualizado, cargando al “Sistema de Compras” toda la información correspondiente a partir de
la propia requisición, es responsabilidad de la Jefatura de compras, verificar que toda la
información sea veraz, esté completa y a disposición de los interesados.

La información respecto a las órdenes de compra/servicio se conservará según lineamientos

del Procedimiento PQ “Control de documentos y registros”.
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5.0 ANEXOS:

N/A

6.0 DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

PQ- Control de Documentos y Registros.

PW- Procedimiento de Almacén

PP- Evaluación a proveedores “A”.

PW- Elaboración de solicitudes y requisiciones de materiales y servicios.

7.0 REGISTROS:

Nombre Código Retención Responsable de

Almacenar
Reporte de preevaluación a proveedor FP- 2 años Jefe de Compras
Reporte de cumplimiento de proveedor FP- 2 años Jefe de Compras
Reporte de cuadro comparativo FP- 2 años Jefe de Compras
Lista de proveedores FP- 2 años Jefe de Compras
Orden de compra FP- 2 años Jefe de Compras
Requisición de materiales y servicios FW- 2 años Jefe de Compras
Reporte de incumplimiento FQ- 2 años Jefe de Compras

Se tiene respaldado electrónicamente.

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