TEMA 2 EL DEPARTAMENTO DE VENTAS.

La estructura organizativa de la empresa es el modo particular en que una empresa organiza

los recursos materiales y humanos de los que dispone para desempeñar su actividad de una
forma eficaz y eficiente.

Departamento: unidad de la organización empresarial que tiene asignada un capital humano

especializado y unos recursos para la consecución de un objetivo concreto.

FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS

Conseguir un nivel de ventas determinado, alcanzar un posicionamiento concreto o

establecer una relación de confianza con los clientes.

Tienen unas funciones que deben desarrollar con el objetivo de alcanzar el máximo resultado
con el mínimo de recursos utilizados.

Una de sus funciones es captar clientes potenciales estos son personas físicas o jurídicas que
por sus características podrían estar interesadas en los productos de la empresa.

Este tipo de clientes presenta dos características principales:

 Tienen una necesidad determinada y cuentan con la capacidad económica.

Los segmentos de mercado son clientes que comparten una serie de características.

Otra de sus funciones es fidelizar a los clientes reales, estos son personas físicas o jurídicas
que ha adquirido al menos una vez algún producto de nuestra empresa. Y los clientes
fidelizados son aquellos que adquieren con frecuencia uno o varios productos de nuestra
empresa.

Para conseguir la fidelización de los clientes las empresas utilizan herramientas de

fidelización como descuentos, tarjetas de puntos…

Otra de las funciones del departamento de ventas es analizar y seguir/estudiar el mercado.

El mercado es el conjunto de empresas que venden un producto determinado junto a las

personas y demás empresas que compran o consumen o podrían llegar a hacerlo.

Para estudiar el mercado se utilizan fuentes de información internas que son las que se
desarrollan dentro del departamento de ventas como por ejemplo:

 Los datos relativos a los clientes y los volúmenes de ventas de los distintos productos.

Estos datos se consiguen gracias a la informática y las nuevas tecnologías y servirán para
valorar el nivel de éxito y para tomar decisiones para modificar objetivos o no.

 Ficha de seguimiento de clientes, de productos y ficha de reuniones internas.

También hay fuentes de información externas:

 Asociaciones sectoriales y cámaras de comercio.

 Empresas de estudios de mercado.
 Administraciones y medios de comunicación.
 También tienen que desempeñar la función de gestión administrativa de los procesos de
venta:

1. Los vendedores y representantes asumen la gestión administrativa, ocurre en

empresas pequeñas o medianas con un bajo volumen de trabajadores.
2. Personales administrativo del departamento de ventas: se destina personal
administrativo para gestionar un alto volumen de documentos y cartas y así liberar
estas tareas a los vendedores y representantes. Esto ocurre en medianas o grandes
empresas con muchos trabajadores.

FUNCIONES DE LA DIRECCION DE VENTAS

La dirección de ventas es la responsable de todos los procesos y todo el personal del

departamento de ventas.

La dirección de ventas realiza la función de gestión de los procesos de venta:

La dirección de ventas se encarga de definir los objetivos y la temporalización, los objetivos

están correctamente definidos si poseen los siguientes rasgos: Son específicos, medibles,
razonables, temporalizados y si son enunciados de manera precisa y simple.

Quien dirige este departamento debe estimar los gastos resultantes de las acciones destinadas a
cumplir los objetivos.

Supervisión y seguimiento de los procesos de venta: esta función sirve para que la dirección de
ventas sepa en todo momento el grado de eficiencia con el que se están aplicando los recursos
del departamento para conseguir mentalizar los objetivos y si estos se van cumpliendo o si van
por buen camino para llegar a cumplirse.

La función de gestión del personal de ventas: seleccionar al personal, esta función la realizará
la dirección de ventas o el departamento del personal dependiendo del tipo de empresa y su
tamaño.

Supervisión y seguimiento del personal de ventas: la dirección de ventas se encargara de

establecer la política de retribución e incentivos, facilitar necesidades de formación y
favorecer un ambiente motivador y apropiado.

PLANIFICACIÓN DE LAS VENTAS. OBJETIVOS.

Planificar es el conjunto de decisiones destinadas a asignar recursos para cumplir unos

objetivos establecidos en un tiempo determinado.

Recursos son el conjunto de bienes materiales e inmateriales que posibilitan la consecución de

los objetivos.

Temporalizar la acción es asignar un plazo a un proceso.

Tipos de objetivos según el resultado que se quiere obtener:

Cualitativos: aumentan el grado de satisfacción de los clientes y mantiene la imagen de la

empresa.

Cuantitativos: establecer la cuota de mercado y mantener o aumentar el número de clientes.

Tipos de objetivos según la temporalización:

Parciales: están planteados a corto o medio plazo.

Finales: deben alcanzarse al final de la temporalización.

FACTORES QUE CONDICIONAN LA ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE

VENTAS.

Internos: el tamaño de la empresa y el producto de la empresa.

MICROEMPRESA PEQUEÑAS
10 o menos trabajadores. más de 10 trabajadores y menos de 50.

MEDIANAS GRANDES
más de 50 pero menos de 250. más de 250.

Externos: la ubicación geográfica de los clientes y la tipología de clientes (minoristas o

mayoristas).
 Estructura
Ventajas
organizativa
Reducción de costes de
desplazamiento de
vendedores
Menos conflictos entre
Por zonas vendedores.
geográficas Conocimiento de
necesidades de clientes.
Es más sencillo entablar
relaciones a largo plazo
entre cliente y vendedor.
Mejor conocimiento de los
clientes y de sus
necesidades actuales.
Por tipología
de clientes Rápida detección de las
variaciones en las
necesidades de los clientes
Vendedores altamente
especializados y con un
gran conocimiento técnico
de los productos que
comercializan.
Por productos Debido a ese alto
conocimiento, los
vendedores pueden
colaborar activamente con
los clientes para satisfacer
sus necesidades.
Útil cuando los vendedores
deben realizar funciones
Por funciones muy especializadas (por
ejemplo, abrir nuevos
mercados).
Adaptación: recoge las
Mixta ventajas de los métodos
anteriores.
Inconvenientes
Los vendedores deben
tener un alto conocimiento
de toda la cartera de
productos de la empresa.
Los vendedores deben
especializarse y formarse
en los productos que
puede demandar cada uno
de los clientes.
Costes de desplazamiento
por falta de homogeneidad
geográfica.
Los clientes pueden recibir
la visita de varios
vendedores de la empresa
(uno diferente por cada
producto).
Mayores costes para la
empresa.
Atender a varios
vendedores de una misma
empresa puede ocasionar
confusión en los clientes
(percibir una imagen
diferente de la empresa en
cada vendedor,
enfrentarse a distintas
técnicas de ventas, etc.).
Dificultad de organización
cuando aparecen nuevas
funciones no asignadas a
ningún vendedor.
Se incrementa la
complejidad de la
estructura organizativa del
departamento de ventas.