DIPLOMADO

DIRECCIÓN Y
GESTIÓN DE VENTAS
Ene-Mar 2023

Clase II
Unidad II
¿Cuál temas
trataremos hoy?

Estructura de Ventas
Comunicación Interna
Reuniones con el Equipo
Cartas y Comunicados
¿COMPRAMOS
O VENDEMOS?
REFLEXIONEMOS.

Las ventas y los vendedores han sido poco reconocidos por

la sociedad, la empresa y la docencia. La empresa ya se ha
dado cuenta de la importancia de los vendedores (de los
mejores vendedores, un 25% del total), la sociedad empieza
a darse cuenta y la docencia parece que algo también y van
saliendo libros sobre ventas y su dirección, de primera fila,
escritos por profesores universitarios
 ESTRUCTURA Y
ORGANIZACIÓN
Estructura es esencialmente una
determinada disposición de actividades
DE VENTAS
que afectan a un grupo de personas,
conducente a optimizar la consecución
de los objetivos previstos.

Organizar, descriptivamente hablando,

es la suma de definir funciones y
comunicaciones.
 ESTRUCTURA Y
Funciones:
Órganos y personas formando unidades
ORGANIZACIÓN
estratégicas de negocio (UEN). Una UEN es
una parte de la empresa capaz de generar
DE VENTAS
una fracción de negocio con objetivos, medios
disponibles presupuestos, tareas y control
específicos.

Comunicaciones:
Niveles jerárquicos, trayectos de las órdenes y
de las informaciones ascendentes,
coordinación horizontal, integración de
acciones
 Sustenta en una división del trabajo en funciones,
ESTRUCTURA departamentos y manuales de tareas formalizadas
Se asienta y fortalece con la jerarquía, la cadena de
VERTICAL mando sin fisuras y en la comunicación lineal: de
arriba abajo, de bajo arriba
El Jefe prepara la estructura, organiza personas y
cosas y hace que todo ello funcione
ESTRUCTURA
VERTICAL
ESTRUCTURA Se diferencia en que añade dinamismo y flexibilidad a la
estructura vertical, por entender que la organización es
HORIZONTAL más compleja que un organigrama de funciones
Más asignación de responsabilidades para dinamizar la
rigidez jerárquica, importancia de los procesos, además
de las tareas, formación de equipos y señalamiento de
objetivos grupales.
ESTRUCTURA EN Añade a la horizontal una insistencia en la implantación
de equipos, permanentes o no, con la formalización

RED mínima necesaria para su funcionamiento, con relaciones

personales no jerarquizadas, alto grado de participación,
fijación de objetivos y mecanismos para alcanzarlos,
constante desafío a la creatividad y autorregulación
interna.
ORGANIZACIÓN POR ZONAS
GEOGRÁFICAS
En este sistema se divide la zona en donde opera la empresa
en diferentes regiones geográficas, por ejemplo sectores,
ciudades y se designa un grupo de vendedores para cada una
de ellas independientemente del producto o del tipo de
clientes.
La ventaja de organizarse de esta manera es que se reduce el
tiempo y los gastos para que los vendedores se puedan
desplazar
El principal inconveniente que presenta es que los vendedores
no están especializados en los productos, por lo que cuando la
empresa maneja muchos productos o los clientes son muy
distintos, el vendedor no está lo suficientemente preparado.
ORGANIZACIÓN POR
PRODUCTO
Se basa en los productos y sus diferentes características
técnicas, de mercado o una combinación de ambas.
En este caso a cada línea de productos se le asignará un
grupo de vendedores especializados en el producto
designado que opera en el territorio que le
corresponda.
La ventaja que presenta es el conocimiento
especializado que puede tener el vendedor
La desventaja los altos costos que puede representar el
desplazamiento de los vendedores.
Una gran aproximación al consumidor y sus
necesidades, gran capacidad creativa y una especial
atención a la rentabilidad.
ORGANIZACIÓN POR
MERCADO/CLIENTES

Este sistema divide el mercado en diferentes tipos de clientes

con características comunes entre ellos.
A cada grupo de clientes se le asigna un equipo de ventas.
La ventaja de esta organización es que los vendedores
adquieren más conocimientos sobre el segmento de clientes
que atienden y pueden lograr una buena relación con ellos, lo
que los acerca al potencial cierre de la venta.
En este tipo de organización la relación ente vendedor y
comprador se vuelve más estrecha, por lo que es un modelo
efectivo cuando la relación y la amistad son importantes para
ganar la venta.
ORGANIZACIÓN POR FUNCIONES
COMPLEMENTARIAS

Se da cuando los vendedores se especializan en ciertos

aspectos de la venta como la promoción, el contacto con
prescriptores, el asesoramiento, la toma de pedidos, la venta
telefónica, la venta directa u otras variantes.
El crecimiento de la venta directa ha producido en algunas
empresas la coexistencia de vendedores que preparan las
ventas por teléfono o por carta; luego actúan los vendedores
visitadores; otras veces, la venta directa se encarga de los
clientes pequeños y la venta personal de las cuentas
importantes.
ORGANIZACIÓN COMBINADA

Este es unos de los sistemas que más se emplean, ya que en él

se combinan todas las formas de organización anteriores, lo
importante es aprovechar todos los beneficios que se pueden
obtener de cada una y tratar de reducir las desventajas que
presentan.
Por ejemplo una empresa mayorista en productos de cocina
su red de ventas la basara en una organización mixta, que le
permita combinar las características de sus productos, con los
diferentes perfiles de clientes en sus diferentes sucursales.
 Número 1:
Averiguar nuestro mercado, lo cual será posible
merced al conocimiento del entorno y la
competencia; probablemente será el
departamento de investigación marketing quien
nos lo facilite. Dentro del mercado será
conveniente una segmentación de clientela, con lo
¿Cómo saber cuál es cual se irá concretando una demanda potencial
realista.
la red que necesita mi Número 2:
empresa? Necesitaremos saber cuántos vendedores
requerimos. Si conocemos aproximadamente
cuántos y dónde están nuestros futuros clientes,
el número de visitas que puede hacer un
vendedor y la duración media de cada visita, ya
podemos calcular, el número de vendedores en
función del tiempo disponible por cada uno de
ellos.
 Número 3:
Como consecuencia de lo anterior, ¿qué nos
convendrá más, menos vendedores pero
exclusivos (a los que podremos formar, controlar
y gobernar muy bien), o más vendedores pero
compartidos con otras empresas, pagados a
comisión pura y dura, más difíciles de formar,
¿Cómo saber cuál es motivar y conducir

la red que necesita mi Número 4:

empresa? Tendremos que decidir si nuestros vendedores
van a formar una única categoría profesional,
vendiendo a cualquier clase de cliente cualquiera
de nuestros productos, en cualquier parte o en
zonas predeterminadas o a ciertos clientes nada
más o algunos de nuestros productos solamente
¿Cuál consideras que
es el sistema utilizado
en tu giro de negocio?
¿Cómo lo controlas?
 Sistema de Ventas
Venta personal es aquella en la que
Venta a distancia forma un conjunto
existe un contacto directo entre
de sistemas que van apareciendo a
vendedor y comprador. Tiene dos
medida que se desarrollan nuevas
modalidades: dentro y fuera del
técnicas de comunicación.
establecimiento.

Venta multinivel es la heredera de la

venta piramidal, aunque legalmente
es aceptada, lo que no ocurre con la
piramidal.
SISTEMA DE VENTAS
COMUNICACIÓN
INTERNA
Una característica fundamental
de la comunicación interna es
su carácter activo; por tanto,
ha de ser relevante, útil,
práctica y perfeccionadora de
la actuación. El principal
destinatario es el propio
empleado, lo que ya marca
algunas diferencias
estratégicas y tácticas.
 La comunicación interna constituye una buena ayuda a la
gestión. Algunas empresas, desgraciadamente para ellas, tienen
una buena comunicación hacia el exterior y defectuosa hacia
dentro, donde abundan la desinformación, bulos, rencillas y
zancadillas. Una buena información atenúa notablemente estas
lacras empresariales.

 Ascendente
Descendente
Horizontal

COMUNICACIÓN INTERNA
ESCUCHA ACTIVA

La escucha activa es otro aspecto interesante

de la comunicación. Es la «escucha con
esfuerzo», con atención constante. La
necesidad de la escucha activa reside, al
parecer, en la configuración del cerebro, al
unir habilidad cognitiva y memoria.
FEED BACK

Es la forma básica de control de la comunicación y

permite la corrección y readaptación de los mensajes.
Primer inconveniente: necesita emplear más tiempo.
Segundo, no tan patente: con el vaivén de
comunicaciones en dos sentidos se pierde precisión y
agilidad. Ventajas: mejoría del talante entre los
comunicadores, conocimiento de la realidad,
enriquecimiento de las decisiones, mejora de la
motivación, aumento de la responsabilidad, creación
de equipo
OBJETIVOS DE LA
COMUNICACIÓN INTERNA
Los objetivos esenciales de la
comunicación interna se deben
basar en las necesidades
específicas que tenga el equipo
comercial, y además de lo aquí
escrito, debería
complementarse con aspectos
particulares que pueda tener
cada sector o empresa
concreta. Estos son los
objetivos irrenunciables
Eficiencia
Comercial
La comunicación interna es imprescindible para la
eficacia y eficiencia de la red comercial como vía de
información, ayuda, motivación y control, y recibir
regularmente información de campo por parte de los
vendedores. Igualmente se usan estos canales para
informar sobre procesos administrativos, campañas,
procedimientos, legislación relevante.
 Conocimiento
de la empresa
Se debe trasladar a la plantilla comercial toda la
información importante de la propia empresa referente a
organización, programas, políticas, presupuestos y muy
especialmente costes que afecten a la venta.

Esto implica el refuerzo de una preparación específica de

los vendedores en temas que no siempre son los
tradicionalmente asignados a este colectivo. Temas sobre
la historia de la empresa, evolución, estrategias y éxitos
son buenos para las incorporaciones recientes de
plantilla y un sano recordatorio para los veteranos.

 Conocimiento
del Producto
El equipo comercial debe tener información actualizada
de los productos de la empresa, la gama, sus usos,
características, plazos, precios…; por tanto, cualquier
novedad debe ser trasladada inmediatamente a los
vendedores. Igualmente debe existir una comunicación
rápida de todas las novedades en estrategias concretas y
tácticas sobre ventas y negociación.
Motivación y
Desarrollo Personal

La comunicación interna debe permitir a la red de

vendedores motivarse, conocer sus posibilidades de
desarrollo personal y carrera, sus oportunidades de
formación y en general de futuro. Todo ello mejora el
desempeño y la sensación de seguridad, la dirección por
objetivos, la responsabilidad y la autorrealización. Por
supuesto se necesita desarrollar en los comerciales la
capacidad de autocrítica constructiva y operacional. Para
ello se pueden utilizar rankings de ventas, gráficos de
consecución, análisis de márgenes y beneficios por
vendedor o zona
HERRAMIENTAS DE LA
COMUNICACIÓN INTERNA La característica esencial de un
sistema informativo
bidireccional entre jefatura y
ejecución de la venta debe
tener en cuenta algunas
características específicas de
los vendedores. Se trata de un
colectivo especialmente volátil,
no tan disponible como el
personal interno, y esto le
confiere ciertas peculiaridades:
menos facilidad de
comunicación, menos agilidad
en su dirección, más
posibilidades de escaqueo.
HERRAMIENTAS DE LA
COMUNICACIÓN INTERNA

El manual de ventas, en el que figuran, El argumentario de ventas, un documento

adecuadamente sistematizados y tipo dossier que forma parte de las
resumidos, los conocimientos necesarios técnicas de venta y que contiene las
a los vendedores de una empresa ventajas de nuestros productos que los
concreta. hacen competitivos.

La revista interna, el instrumento de Las Intranets, redes de ordenadores

comunicación de una empresa, que dentro de una red privada empresarial
genera entre el personal propio los que proporciona herramientas de
valores, la filosofía, los éxitos, las Internet.
novedades empresariales.
HERRAMIENTAS DE LA
COMUNICACIÓN INTERNA
Las convenciones de vendedores,
reuniones más largas de lo habitual, ya
que suelen durar dos o tres días
completos, cuidadosamente preparadas
y con temarios que exceden los temas de
las reuniones ordinarias.
Las cartas y otras comunicaciones
personalizadas que mantienen una
comunicación fluida desde la dirección
de ventas con los distintos profesionales
que integran la Fuerza de Ventas entre sí
y con el resto de la empresa
Las reuniones ordinarias de venta, que
constituyen el medio habitual de
comunicación directa física o virtual entre
los distintos componentes de la Fuerza de
Ventas
Las encuestas y estudios internos, una de
las herramientas más interesantes para
el director de ventas e incluso para el
departamento de recursos humanos y la
dirección general.
MANUAL DE VENTAS

Sobre este instrumento de información, formación y

consulta, considerado fundamental en cualquier
empresa moderna a partir de un tamaño mediano,
constituye a una recopilación de datos, referencias y
normativas sobre la empresa, sus productos,
canales, gestión de ventas, etc., realizada de forma
sistemática con una clara orientación comercial que
suele incluir, al menos, los siguientes contenidos:

Aspectos de Productos, Aspectos Económicos y

Aspectos de Administración y Organización

ARGUMENTARIO DE
VENTAS

La utilización del argumentario se inicia en la etapa

de preparación de la venta adaptándolo al cliente
concreto y se completa entre la presentación y la
neutralización de objeciones.

Un argumentario proporciona una respuesta

personalizada a las expectativas del cliente. Para ser
eficaz debe estar diseñado teniendo en cuenta una
respuesta emocional y racional, por lo que exige un
conocimiento genérico de la clientela, específico del
cliente interlocutor y una comparación previa con
los productos competidores.

REVISTA INTERNA

Tiene como principal objetivo difundir la cultura

corporativa entre todos los miembros de la
compañía. Entre su contenido están las novedades
que afectan a la empresa, sus consecuciones y
planes futuros, noticias del sector, incorporaciones
y otras informaciones que conciernen a los
empleados profesional y personalmente.

CONVENCIONES

A diferencia de las reuniones habituales con los

vendedores, las convenciones suelen ser anuales,
más largas y formalizadas y con un esfuerzo de
comunicación y participación profundo

REUNIONES ORDINARIAS
CON LA FUERZA DE
VENTAS
MIRO/ JAMBOARD
KANVAN
KUDO CARDS