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FECHA PROX.
REV. FECHA ELABORÓ REVISÓ APROBÓ DESCRIPCIÓN
REVISIÓN

Jairo Stella
Arturo Serna Se implementa el concepto de disciplina
Zambrano Zamora
operativa.
7 19/06/2014 Se realiza un revisión y actualización 19/06/2017

JZ mejorando aspectos descriptivos y

procedimentales

Stella Stella
Arturo Serna
Zamora Zamora

8 15/01/2016 Actualización de la imagen corporativa 19/06/2017

Stella
Diana Ballén Zamora/ Arturo Serna
Héctor Parra
Modificación de esquema de verificación 15/09/2016
9 27/07/2016
de los requisitos legales y de otra índole.

DB

DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO x TALENTO HUMANO

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - HSEQS x BIENES E INMUEBLES

PROYECTOS INFORMÁTICA

SOLUCIONES x LOGÍSTICA
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ECONÓMICO Y FINANCIERO

DOCUMENTO CONTROLADO DOCUMENTO NO CONTROLADO x

CONTENIDO

Pág.

1. OBJETIVO ..........................................................................................................................................................3
2. ALCANCE ...........................................................................................................................................................3
3. DEFINICIONES ...................................................................................................................................................3
4. RESPONSABLES .................................................................................................................................................4
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIAS ......................................................................................................................6
6. RECURSOS PARA EL DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD .......................................................................................6
6.1 PERSONAL REQUERIDO ............................................................................................................................6
6.2 EQUIPOS Y HERRAMIENTAS......................................................................................................................6
6.3 MATERIALES, INSUMOS Y PRODUCTOS:...................................................................................................7
7. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES..................................................................................................................7
7.1 GENERALIDADES .......................................................................................................................................7
7.2 NIVEL DE RIESGO DE LA ACTIVIDAD: ........................................................................................................8
7.3 DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD................................................................................................................8
8. RESPONSABILIDADES EN EL DILIGENCIAMIENTO DE LOS FORMATOS .......................................................... 11
9. ANEXOS .......................................................................................................................................................... 12

INDICE DE TABLAS

Tabla 1. Personal requerido .....................................................................................................................................6

Tabla 2. Equipos y herramientas ..............................................................................................................................6
Tabla 3. Materiales, insumos y productos................................................................................................................7
Tabla 4. Consideraciones especiales según el nivel de riesgo de la actividad.........................................................8
Tabla 5. Desarrollo de la actividad ...........................................................................................................................8
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Tabla 6. Responsabilidades en el diligenciamiento de los formatos ..................................................................... 11

1. OBJETIVO

El propósito de este procedimiento es describir la forma en que se implementará y mantendrá la identificación,

acceso, comunicación y evaluación de los requisitos legales aplicables y Otros que tengan relación con quienes
trabajan bajo el control de la organización y partes interesadas.
Dentro de los requisitos legales se contempla todos aquellos que sean emitidos por la autoridad Gubernamental
así como a los que voluntariamente o contractualmente se acoja Morelco S.A.S. dentro del marco de los
proyectos ejecutados en el territorio nacional e internacional.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todas las actividades y sedes de Morelco S.A.S a nivel Nacional e Internacional así
como proyectos en que se tenga exposición a factores de riesgo Ocupacional e Impactos al Medio Ambiente
contempladas en el Sistema de Gestión y para asegurar el cumplimiento de los requisitos del cliente.
En el caso que Morelco S.A.S. sea parte de un Consorcio o Unión Temporal y en este se implemente el SGI de la
compañía, este procedimiento aplicará de forma integral.
En el caso de los proyectos en que la autoridad de área sea el cliente y no esté asignada exclusivamente a Morelco
S.A.S, los requisitos legales se identificarán de acuerdo al nivel de autoridad que tenga la empresa con el fin de
prevenir una desviación de la Política de gestión Integral HSEQ.

3. DEFINICIONES

LIDER DE ÁREA
Es la autoridad máxima de un área específica la cual tiene a su cargo el manejo integral asegurando cumplimiento
de procedimientos y requisitos legales aplicables.
CÓDIGO
Cuerpo de leyes dispuestas según un plan metódico y sistemático.
DECRETO
Disposición emanada de la Rama Ejecutiva del Poder Público, con el objeto de desarrollar y cumplir con los
deberes y obligaciones asignadas a ésta y especialmente para la ejecución y aplicación de la ley.
DECRETO LEY
Norma con rango de ley que emana del poder ejecutivo en virtud de razones de urgencia.
LEGISLACIÓN
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Conjunto de leyes y normas con las que se gobierna un Estado.

LEY
Conjunto de reglas dictadas por el legislador.
NORMA
Regla de conducta.
PRINCIPIO
Enunciado normativo general que a pesar de no haber sido integrado en el ordenamiento jurídico, se entiende
que es parte de él, porque sirve de fundamento a otros enunciados normativos particulares, o bien recoge de
manera abstracta el contenido de un grupo de ellos.
REQUISITOS DE OTRA ÍNDOLE
Son requisitos normativos no necesariamente legales que pueden ser de dos tipos: Obligatorios y no obligatorios.
Los códigos de carácter no obligatorio, son aquellos que la organización ha decidido implementar para la mejora
de su proceso (Normas ISO, OHSAS, entre otras); así mismo existen requisitos obligatorios pues son exigidos por
una parte interesada. Ejemplo los clientes exigen el Registro Único de Contratistas - RUC. Los requisitos del
cliente son generalmente establecidos como un requisito de otra índole.
REQUISITOS LEGALES
Conjunto de leyes, decretos, resoluciones, reglamentos, disposiciones de carácter departamental, nacional o
internacional relacionados con aspectos ambientales y/o riesgos a la salud de los trabajadores correspondientes
con las actividades desarrolladas por Morelco S.A.S
RESOLUCIÓN
Sistema para resolver quejas, disputas, reclamaciones e impugnaciones relacionadas con un proceso.
SENTENCIAS
Es un acto jurisdiccional que emana de un juez y pone fin al proceso o a una etapa del mismo, la cual tiene como
objetivo reconocer, modificar o extinguir una situación jurídica así como formular órdenes y prohibiciones. La
sentencia es proferida con base en normas de derecho público, ya que es un acto emanado de una autoridad
pública en nombre del Estado y que se impone no solo a las partes litigantes sino a todos los demás órganos del
poder público; y por normas de derecho privado en cuanto constituye una decisión respecto de una controversia
de carácter privado, cuyas consecuencias se producen con relación a las partes litigantes.

4. RESPONSABLES y AUTORIDADES

GERENTE
Velar por el cumplimiento de los requisitos legales aplicables y otros así como de los que se adopten.
Verificar que se tomen las acciones requeridas para lograr el cumplimiento de la legislación en cada una de las
actividades desarrolladas por Morelco S.A.S.
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Designar los recursos necesarios para el cumplimiento de los requisitos legales y Otros; y los demás adoptados
por la organización.

GERENCIA LEGAL
Identificar y mantener actualizados los requisitos legales y de otra índole.
Establecer, implementar, revisar y actualizar de ser necesario, la metodología para la identificación y evaluación
del cumplimiento de los requisitos de otra índole a Morelco S.A.S.
Comunicar los requisitos legales y otros aplicables a cada proceso y proyecto de acuerdo con lo que desarrolle
normalmente en sus actividades.
Evaluar el cumplimiento legal para los requisitos legales de otra índole.
Velar por el cumplimiento y desarrollo de este procedimiento.

LÍDER DE CADA PROCESO

Identificar requisitos legales y de otra índole aplicables a la Compañía y a cada proyecto específico.
Mantener actualizadas las matrices de requisitos legales y de otra índole aplicable a cada proyecto.
Diseñar planes de acción para el cumplimiento de los requisitos legales y de otra índole.
Rendir cuentas cada seis meses a la Gerencia Legal, sobre la implementación de los planes de acción y
cumplimiento de los requisitos legales y de otra índole.
Hacer seguimiento a los planes de acción y elaborar informes sobre su cumplimiento.

GERENCIA DE GESTIÓN INTEGRAL

Asesorar a Dirección Jurídica sobre la aplicabilidad de los requisitos legales de otra índole y legales aplicables, en
las especialidades de HSEQ.
Evaluar el cumplimiento legal para los requisitos aplicables.
Hacer seguimiento a la implementación de las medidas y/o acciones tomadas para garantizar el cumplimiento
de requisitos legales y otros aplicables.

DIRECTOR DE PROYECTO
Implementar las medidas necesarias para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales y de otra índole,
identificados dentro del proyecto.

Este procedimiento solo podrá ser modificado con la aprobación conjunta del Gerente General, el Gerente legal
y el Gerente de Gestión Integral HSEQ. Ningún funcionario de la Compañía está autorizado para hacer caso omiso
a la normatividad aplicable a la Compañía, a menos que por orden de la Gerencia General se le hubiera autorizado
expresamente.
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5. DOCUMENTOS DE REFERENCIAS

Norma ISO 14001 versión vigente

Norma OHSAS 18001 versión vigente
Norma ISO 9001 versión vigente

6. RECURSOS PARA EL DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

6.1 PERSONAL REQUERIDO

El personal requerido para la ejecución de este procedimiento se describe a continuación en la Tabla 1.
Tabla 1. Personal requerido

CARGO CERTIFICACIONES ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL

No aplican EPP para el desarrollo administrativo. Para

ingreso a campo debe llevar casco, gafas, botas de seguridad
Asesor Legal Título de Abogado
y cuando sea necesario protector respiratorio y protectores
auditivos.

Coordinador de gestión en SYSO, No aplican EPP para el desarrollo administrativo. Para

Ambiente, Salud y Gestión Social o ingreso a campo debe llevar casco, gafas, botas de seguridad
Título Profesional
calidad, o en general una persona y cuando sea necesario protector respiratorio y protectores
capacitada del área de HSEQ auditivos.

Gerente Legal Título Profesional No aplican EPP para el desarrollo administrativo.

6.2 EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

Los equipos requeridos para la ejecución de este procedimiento se describen a continuación en la Tabla 2.

Tabla 2. Equipos y herramientas

EQUIPOS / HERRAMIENTAS CERTIFICACIONES RIESGO DE USO CONTROLES

(si aplica)

Computadores No aplica Daño del equipo Copias en servidor

Cámara fotográfica No aplica Daño del equipo Selección adecuada

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No aplica Demoras en su publicación Revisión de

o no publicación por el información por
tercero diferentes medios
Aplicativo de internet con
requisitos legales Funcionamiento
incorrecto de la web
Consulta por medios
escritos.

Revisión técnico mecánica (si aplica). Daños del equipo Mantenimientos

preventivos según lo
SOAT al día
definido por el
Vehículos para las evaluaciones Inspección Pre Operacional OK. proyecto.
en campo
Equipo no disponible para Planificación y
su uso comunicación con al
menos 8 días antes.

6.3 MATERIALES, INSUMOS Y PRODUCTOS:

Los materiales, insumos y productos requeridos para la ejecución de este procedimiento se describen a
continuación en la Tabla 3.
Tabla 3. Materiales, insumos y productos

MATERIALES/ INSUMOS / RIESGO DE USO CONTROLES CONTINGENCIA

PRODUCTOS

Divulgación de información Acuerdo de confidencialidad Aplicación de sanciones

confidencial con todos los colaboradores
Documentos y registros físicos
y magnéticos suministrados
Pequeñas laceraciones en Precaución en la manipulación,
por el evaluado Primeros auxilios In Situ
dedos de la mano por mantenerse atento.
manipulación de hojas Revisión de Medico
causando infecciones. Corporativo

7. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

7.1 GENERALIDADES
Aspectos generales que se deben tener en cuenta para desarrollar la actividad:
 Es ideal que para la visita al momento de realizar la evaluación del grado de cumplimiento del proyecto
con los requisitos legales aplicables y de otra índole no haya en simultaneo otras visitas con el fin de
tener el tiempo y la atención de los auditados.
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El Administrador, Coordinador HS, Coordinador ambiental y Gestor social del proyecto deben atender la
evaluación del cumplimiento de los requisitos legales aplicables y de otra índole, manteniendo los registros
organizados y accesibles. De planificarse visita a frente de obra, se requerirá tener disponibles los equipos
de protección personal para ejecutar tal actividad.

 El Administrador de Obra debe haber tramitado con tiempo las autorizaciones para ingreso a
instalaciones del cliente o frentes de obra con el fin de desarrollar las actividades de campo cuando estas
se requieran.

 No se desarrollarán actividades en campo cuando se presenten paros de las comunidades o de un

tercero, ni en lugares en donde la seguridad física no esté garantizada para el personal que la visita, ni
cuando exista un hecho constitutivo de caso fortuito o fuerza mayor que impida realizar en condiciones
normales y seguras la verificación del cumplimiento de los requisitos legales y aplicables.

7.2 NIVEL DE RIESGO DE LA ACTIVIDAD:

Tabla 4. Consideraciones especiales según el nivel de riesgo de la actividad

NIVEL DEL APROBACION DE LA CONSIDERACIONES

RIESGO EJECUCION ESPECIALES

Jefe de mayor nivel jerárquico de

Se requiere seguimiento del Gerente
MEDIO la Gerencia Legal o quien haga
Legal
sus veces

7.3 DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

Tabla 5. Desarrollo de la actividad
TAREA DESCRIPCIÓN DE LA TAREA CARGO (S) PELIGRO/ IMPACTO NIVEL CONTROLES
No EJECUTOR DE
RIESGO
1 Verificar a través de los motores de búsqueda Gerente Peligros para las personas: Medio Pausas Activas
de normas con los que cuenta la Compañía, los Legal Ergonómicos y Psicosociales
requisitos legales aplicables, entre los que se Asesor Legal Impactos en el ambiente: Uso Apagar el equipo
destacan: excesivo de Energía. cuando no se use
- páginas de internet (diario oficial, ANDI, Impactos en calidad: Revisión de
CCS, ARL, entre otros) Verificación incompleta de los motores de
- software con información legal requisitos legales en las búsqueda
- medios impresos con requisitos legales pag.web. frecuentemente.
- Plataforma en línea para consulta de Impacto Económico: Control:
legislación vigente. Implementar la
búsqueda de
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Cualquier empleado de la Compañía puede Sanción por un nuevas normas en

realizar este tipo de búsquedas y en caso de incumplimiento de un todos los motores
tener conocimiento de la posible aplicación de requisito legal desconocido de búsqueda
una norma a la Compañía, lo comunicará existentes.
mediante correo electrónico a la Gerencia
Legal.

2 La Gerencia Legal deberá remitir por correo Gerente Peligros para las personas: Bajo Pausas Activas
electrónico las normas al líder de cada proceso, Legal Ergonómicos y Psicosociales
para que en un plazo de quince (15) días Impactos en el ambiente: Uso Apagar el equipo
calendario, emita y envíe a la Gerencia Legal, Asesor excesivo de Energía. cuando no se use
una respuesta indicando si aplica o no. En caso Legal. Revisión y
de aplicar, deberá definir el plan de acción Impactos en calidad: Remitir
confirmación de
información incompleta o
donde se indique la forma en la que se dará Líderes de vigencia de
cumplimiento a la norma y los proyectos a los proceso. desactualizada
documentos
que aplica. Los planes de acción deberán ser Impacto Económico: no aplica No aplica
avalados por la Gerencia Legal.
En caso que la norma lo requiera podrá
reducirse el plazo acá indicado o podrá
ampliarse de acuerdo a las necesidades y
extensión de las norma, según instrucciones de
la Gerencia Legal.
3 La Gerencia Legal diligenciará el formato FI-GN- Gerente Peligros para las personas: Bajo Pausas Activas
028 Matriz de Requisitos Legales Aplicables y Legal Ergonómicos y Psicosociales
Otros, con la identificación de la norma, y la Impactos en el ambiente: Apagar el equipo
parte que es aplicable a cada proyecto. Así Asesor Legal Exceso de Uso de Energía. cuando no se use
mismo, la Gerencia Legal diligenciará el formato Impactos en calidad: no aplica No aplica
FI-GN-030 Reporte de Actualización de Impacto Económico: No No aplica
Requisitos Legales Aplicables, y socializará por Líderes de aplica
correo electrónico o por cualquier otro medio procesos
las normas a implementar según a quien
interese y actualizará la matriz de requisitos
legales incluyendo las nuevas normas y
eliminando las derogadas.

4 Los líderes de cada proceso a nivel Corporativo, Líder de Peligros para las personas: Bajo Pausas Activas
se encargarán de implementar y de hacer el cada Ergonómicos y Psicosociales
seguimiento correspondiente a los planes de proceso Impactos en el ambiente: Uso Apagar el equipo
acción, dejando constancia en cualquier tipo de excesivo de Energía. cuando no se use
documentos. Impactos en calidad: no aplica No aplica
Todas las Impacto Económico: Auditorías internas
gerencias Incumplimiento de contrato o con revisión de
sanción por Autoridad este
Gubernamental procedimiento
Perdida entre 100 y 500
millones de pesos
5 Los líderes de cada proceso a nivel Corporativo, Líder de Peligros para las personas: Bajo Pausas Activas
deberán efectuar una rendición de cuentas a la cada Ergonómicos y Psicosociales
Gerencia Legal cada seis meses, en donde proceso Impactos en el ambiente: Uso Apagar el equipo
indiquen como se está dando cumplimiento a de Energía. cuando no se use
los requisitos legales y diligenciando la casilla de Impactos en calidad: Seguimiento al
Seguimiento al Plan de acción indicada en la Incumplimiento de la cronograma de
matriz de requisitos legales. La verificación se rendición de cuentas rendición de
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hará por muestreo aleatorio en los proyectos cuentas por parte

vigentes. del área legal
Impacto Económico: Auditorías internas
Incumplimiento de contrato o con revisión de
sanción por Autoridad este
Gubernamental procedimiento
Perdida entre 100 y 500
millones de pesos
6 Del informe presentado por el líder de cada Responsables Peligros para las personas: Bajo Pausas Activas
proceso a nivel Corporativo, la Gerencia Legal HSE, personal Ergonómicos y Psicosociales
seleccionará aleatoriamente algunos requisitos de Salud y Impactos en el ambiente: Uso Apagar el equipo
Gestora
legales, para verificar lo informado por el Líder excesivo de Energía y Papel cuando no se use
Social de la
correspondiente. Compañía en Impactos en calidad: Revisión de
Proyectos Incumplimiento puntal a un documentos
La Gerencia Legal cada seis meses rendirá un requisito del cliente.
informe escrito a la Gerencia General indicando Director de Impacto Económico: Auditorías internas
los resultados obtenidos con la aplicación de Proyecto Incumplimiento de contrato o con revisión de
éste procedimiento. sanción por Autoridad este
Gubernamental procedimiento
Perdida entre 100 y 500
millones de pesos

VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS DE OTRA ÍNDOLE

TAREA CARGO (S) NIVEL

No DESCRIPCIÓN DE LA TAREA EJECUTOR PELIGRO/ IMPACTO DE CONTROLES
RIESGO
1 El Director de obra con el apoyo del personal de Peligros para las personas: Medio Pausas Activas
Coordinación, dentro del primer mes de vigencia Líder de Ergonómicos y Psicosociales
de cada proyecto, deberá identificar los requisitos cada Impactos en el ambiente: Apagar el equipo
aplicables de otra índole, e incluirlos en la matriz proceso. Uso excesivo de Energía. cuando no se use
del formato FI-GN- 029. Revisión
Los requisitos de otra índole se extraerán de los Impactos en calidad: completa de los
siguientes documentos: Verificación incompleta de documentos
- Pliegos de licitaciones los requisitos de otra índole contractuales
- Contratos suscritos con los clientes que apliquen.
- Ordenes de Servicio Impacto Económico: Control: Revisión
- Documentos y estándares del cliente HSE y Insatisfacción del cliente por el personal
calidad para contratistas por un incumplimiento de técnico
- En el caso, que se genere una modificación o un requisito contractual especializado al
ampliación del contrato, se deberá revisar si desconocido inicio del
existen nuevos requisitos. Esta información contrato o
debe ser registrada en el FI-GN-029 cuando cambien
las
especificaciones.
2 Los líderes de cada proceso en cada proyecto, Director de Peligros para las personas: Bajo Pausas Activas
deberán determinar e incluir en la matriz de Obra Ergonómicos y Psicosociales
requisitos de otra índole, los planes de acción que Impactos en el ambiente: Apagar el equipo
sean necesarios para cumplir con los requisitos de Uso excesivo de Energía. cuando no se use
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otra índole, a través del formato FI-GN-029 y Impactos en calidad: Revisión y

deberán implementarlos y diligenciar la casilla de Remitir información confirmación de
seguimiento al plan de acción para garantizar su incompleta o vigencia de
cumplimiento. desactualizada documentos
Impacto Económico: no No aplica
El Director de Proyecto garantizará la aplicación aplica
de dicho plan.

3 La Gerencia Legal por lo menos una vez durante Gerencia Peligros para las personas: Medio Pausas Activas
la vigencia de cada proyecto, siempre que éste Legal Ergonómicos y Psicosociales
dure más de seis meses, visitará la sede de cada Asesor Legal Apagar el equipo
Impactos en el ambiente:
proyecto y seleccionará un número determinado cuando no se
Uso excesivo de Energía.
de requisitos legales aplicables y tomará una use.
muestra para verificar si la información indicada Impactos en calidad: Generación de
en la casilla de seguimiento al plan de acción, por Seguimiento inoportuno del cronograma de
parte del líder de proyecto, corresponde a la cumplimiento de requisitos visitas.
realidad. Para esta verificación la Gerencia Legal legales aplicables.
solicitará apoyo de los líderes a nivel Impacto Económico: Auditorías
Corporativo, en caso de ser necesario. La Incumplimiento de contrato internas con
Gerencia Legal emitirá un informe sobre la Perdida entre 100 y 500 revisión de este
verificación y lo socializará con la Dirección del millones de pesos. procedimiento.
Proyecto.

La Gerencia Legal cada seis meses rendirá un

informe escrito a la Gerencia General indicando
los resultados obtenidos con la aplicación de éste
procedimiento.

8. RESPONSABILIDADES EN EL DILIGENCIAMIENTO DE LOS FORMATOS

Tabla 6. Responsabilidades en el diligenciamiento de los formatos

FORMATO ASOCIADO A LA RESPONSABLE DE RESPONSABLE DE

RESPONSABLE DE REVISIÓN
ACTIVIDAD ELABORACIÓN APROBACIÓN

Gerencia Legal diligenciará solo

una matriz general con la
información de las normas, y
FI-GN-028 los líderes de cada proceso
diligenciarán un formato igual
Matriz de Requisitos Legales Gerente Legal Gerente Legal
con las normas y demás casillas
Aplicables y Otros que evidencien el
cumplimiento de los requisitos
legales aplicables en cada
proyecto.
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FI-GN-029 Director de proyecto y

Matriz de Requisitos Legales coordinador de cada proceso Gerente Legal Gerente Legal
de Otra Índole en cada proyecto.

FI-GN-030
Reporte de Actualización de Gerente Legal y Asesor Legal. Gerente Legal Gerente Legal
Requisitos Legales Aplicables

9. ANEXOS

No aplica.