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PREVENCION Y GESTION DEL RIESGO

Herramientas de identificación y análisis de riesgos frente a amenazas de fraude en

contratación de adquisición de bienes

Presentado por:

Marisol Mejía Quintero

Viviana Andrea González González
Fabian Alonso Espinel Galvis
Angie Paola Rodríguez Rodríguez

Docente:

Sonia Patricia Rojas Álvarez

Fundación Universitaria de Área Andina

Programa Especialización en Alta Gerencia

2023
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Tabla de contenido
Tabla de contenido...............................................................................................................................2
Tabla de ilustraciones........................................................................................................................3
Introducción..........................................................................................................................................5
Datos De La Empresa Objeto De Estudio............................................................................................6
Descripción Y Reseña..........................................................................................................6
Misión................................................................................................................................7
Visión.................................................................................................................................7
Principios y valores..............................................................................................................7
Contexto contratacion de Adquisicion de bienes ................................................................................7
Cuestionario de identificacion y analisis de riesgos area de contratacion ..........................................7
Etapa precontractual.............................................................................................................8
Etapa Contractual ................................................................................................................9
Etapa poscontractual ..........................................................................................................10
Diagrama de flujo precontractual, Contractual y Poscontractual.......................................................11
Diagrama de flujo Poscontractual......................................................................................................12
Situaciones suceptibles de riesgo.......................................................................................................13
Formulacion tratamiento para evitar riesgos......................................................................................13
Conclusiones......................................................................................................................................15
Referencias.........................................................................................................................................16
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Tabla de ilustraciones

Tabla ....................................................................................................................................4
Tabla 1..................................................................................................................................9
Tabla 2................................................................................................................................10
Tabla 3................................................................................................................................11
Tabla 4................................................................................................................................14
Tabla 5................................................................................................................................15
Tabla 6................................................................................................................................15

FIGURAS
FIGURA 1
FIGURA 23
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Tabla 1

ROLES

Angie Rodriguez Responde por la conformación y desempeño del equipo,

Líder manteniendo la buena comunicación y la motivación, cargara
el trabajo a la plataforma

Viviana González Apoyará las labores del líder, se encargará de las

Sublíder comunicaciones y de convocar las reuniones en el campus
virtual, cargará también una copia del trabajo

Fabian A. Espinel Se encargará de compilar los aportes de los compañeros,

Relator revisará las referencias bibliográficas con las normas APA,
estructurará el trabajo y lo enviará al líder

Marisol Mejía Serán los encargados de revisar el trabajo de forma y fondo

Revisor una vez se haya compilado, sugerirán las modificaciones y
verificaran especialmente que no haya plagio, informando al
relator del resultado.

Nota. Tabla con roles de los participantes del grupo

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Introducción

La prevención y gestión del riesgo son pilares fundamentales en el éxito y consecución de

resultados de una organización
En un ámbito lleno de incertidumbre y factores que pueden alterar los objetivos estratégicos
idealizados por la Alta Gerencia, por eso es necesario blindarse con medios que permitan
identificar reconocer y mitigar el impacto de los riesgos, de tal manera que en esta
presentación se verá un enfoque direccionado a las Herramientas que ayudaran a evaluar el
nivel de riesgo y posibles formas de prevención mitigación y Acción de los mismos
buscando anticipar, evaluar y responder de manera efectiva a estas contingencias.

Este proceso implica una evaluación integral de los riesgos relacionados con la contratación
de adquisición de bienes a los que una organización podría estar expuesta.
El objetivo es mediante algunas herramientas es identificar entender los probables riesgos
para así tomar decisiones acertadas en la mitigación y crear procedimientos que permitan
controlar y obtener los resultados esperados.
Las herramientas de gestión del riesgo siguen un enfoque sistemático que involucra la
identificación en diferentes etapas del proceso de la contratación para la adquisición de
bienes, como se podrán observar la etapa precontractual, contractual y pos contractual esto
puede incluir el diseño de políticas internas, la inversión en tecnologías de seguridad, la
diversificación de proveedores o la planificación de contingencia.
Por otra parte, será necesario la socialización de dichas Herramientas con los colaboradores
vinculados en el proceso de contratación de adquisición de bienes para permitir que la
utilización de las mismas sea utilizada en la ejecución de sus funciones y procedimiento
real.
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Datos De La Empresa Objeto De Estudio

Razón social: SOLIMET SAS

Identificación: 900.641.034-5
Actividad económica: 2511-4390-4923-4665
Ciudad: Chinchiná Caldas
Dirección: Km 2 vía palestina sector el lago las delicias Bodega 9
Teléfono: 8509482 - 8503086
Página web: www.solimet.co
Número de empleados: Directos 28 personas. Temporales 32 personas
Tipo de empresa: Pymes (Pequeña empresa)

Descripción Y Reseña

Desde hace 10 años somos promotores del desarrollo de la infraestructura del país,
aportando a la fabricación, suministro e instalación de estructuras y cubiertas metálicas para
grandes, medianos y pequeños proyectos, contribuyendo a la construcción del país y la
región.

Nuestra planta de producción está ubicada en Chinchiná, Caldas, centro del eje cafetero,
cercana a los principales centros portuarios. Tiene una capacidad de fabricación de 1.200
toneladas al año y su cercanía a las principales ciudades del país nos permite cubrir la zona
del Eje Cafetero y áreas aledañas.

En Solimet estamos comprometidos con la calidad en todas las áreas de la compañía y en la

satisfacción de las necesidades de los clientes. Cumplimos las especificaciones técnicas,
controlamos nuestros procesos productivos y realizamos acompañamiento y asesoría
oportuna con personal calificado para cada necesidad.

Somos una empresa responsable, que respeta las políticas fiscales, sociales y ambientales.
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Misión

Somos una empresa manufacturera que agrega valor entregando soluciones adecuadas a las
necesidades de nuestros clientes del sector metalmecánico y de la construcción, gracias a la
constante innovación, elevada diferenciación, adaptabilidad, seguridad, con un equipo
humano apasionado y calificado, para generar rentabilidad sostenible, desarrollo de nuestro
talento humano y entorno, agregando así, alto valor a las partes interesadas.

Visión

En el año 2025 seremos una empresa con procesos seguros que cumplan estándares
globales, rentables, sostenible, confiable, logrando ser referentes en la industria, con
elevado prestigio, innovadores, altamente adaptables y socialmente responsables.

Principios y valores

Somos una empresa socialmente responsable, enmarcamos nuestros actos bajo los siguientes
principios:

• Respetamos la persona, la libertad y sus derechos.

• Buscamos maximizar la rentabilidad, sólo en el marco de la libre competencia.
• No toleramos actos ilegales o de corrupción.
• Nuestros actos se enmarcan el bien común sobre el beneficio individual.

(SOLIMET SAS, 2022)

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Contexto Contratación y Adquisición de Bienes

En base a la operación de la compañía SOLIMET SAS, se cuenta con una contratación de terceros
como contratistas para realizar sus trabajos que son las obras de construcción, la compañía cuenta
con colaboradores propias que realizan ciertas actividades, pero cuando se trata de trabajos
específicos en los cuales no se cuenta con el conocimiento o el personal disponible se debe acudir a
los contratistas, también se cuenta con proveedores para vienes y servicios para el suministro de
materiales e insumos para las actividades que realiza la empresa.
Se mostrará a continuación un proceso el cual contiene tres distintos procedimientos para la
contratación de adquisición de bienes, con el fin de identificar, controlar prevenir y actuar en
diferentes riesgos existentes.

Cuestionario de Identificación y análisis de riesgos en el área de contratación de

adquisición de bienes.
A continuación, observaremos en diferentes etapas que se deberán considerar al momento de prever
los riesgos relacionados con la contratación de adquisición de bienes.
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Etapa Precontractual

CUESTIONARIO DE IDENTIFICACION Y ANANLISIS DE RIESGOS ETAPA PRECONTRACUAL

NO NECESITA MAS
No. Preguntas SI NO
SABE INFORMACION
Riesgos Internos
Administrativos
1 SE HACE ESTUDIO PREVIO DE PROVEEDORES? X
X
2 SE EXAMINA LA CALIDAD OFERTADA POR PARTE DEL PROVEEDOR?
X
3 SE PLANTEAN PRESUPUESTO PARA COMPRA DE BIENES?
X
4 SE EXAMINA LA LOGISTICA PREVIAMENTE Y TIEMPO DE ENTREGA?
Relacionamiento con grupos de interes
1 SE VERIFICA SI LA COMPRA ES REALMENTE NECESARIA? X
2 EL PRODUCTO ES SUCEPTIBLE DE EXTRABIARSE? X
X
3 DESARROLLA LA OPERACIÓN EN UN AMBIENTE SEGURO?
De gestion interna
X
1 HA SIDO VICTIMA DE PERDIADAS U/O ROBOS DE LOS PRODUCTOS?
X
2 HA SIDO VICTIMA DE DAÑOS DE LOS PRODUCTOS?
X
3 PROSEE VEHICULOS PARA EL TRASPORTE DE LOS PRODUCTOS?
POSEE ESPACIOS ADECUADOS PARA EL ALMACENAMIENTO DE LOS
X
4 PRODUCTOS?
X
5 SU OPERACIÓN PUEDE CONTAMINAR EL MEDIO AMBIENTE ?
Gestion directiva
SE REALIZAN NEGOCIACIONES PERSONALES PARA COMPRAS
X
1 SIGNIFICATIVAS?
Riegos Externos
Fenomeno de Origen Natural
X
1 EL CLIMA AFECTA LA COMPRA DE LOS PRODUCTOS?
X
2 ESTA HUBICADO EN UNA ZONA CON VIAS ACCESIBLES?
Politico
X
1 ESTA OPERANDO EN UN PAIS EN GUERRA?
ESTA HUBICADO EN UN PAIS POLITICA, ECONOMICA ,Y
X
2 SOCIALMENTE ESTABLE?
Social
ESTA SITUADO EN ZONAS CON PRESENCIA DE ORGANIZACIONES
X
1 DELICTIVAS?

Tabla 1
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Etapa Contractual
CUESTIONARIO DE IDENTIFICACION Y ANANLISIS DE RIESGOS ETAPA CONTRACUAL
NO NECESITA MAS
No. Preguntas SI NO
SABE INFORMACION
Riesgos Internos
Administrativos
1 SE ELIGE PROVEEDOR IDONEO? X

X
2 SE ELIGE LA CALIDAD DEL PRODUCTO A COMPRAR
SE PROCEDE A NEGOCIAR Y EJECUTAR EL PRESUPUESTO
X
3 DESIGNADO

X
4 SE COORDINA LA LOGISATICA DE ENTREGA DEL PRODUCTO
Relacionamiento con grupos de interes
1 SE APRUEBA LA NECESIDAD DE REALIZAR LA COMPRA X
2 SE CUENTA O MIDE LOS PRODUCTOS COMPRADOS X
OPERA Y UTILIZAN LOS ESPACIOS ESTABLECIDOS PARA LA Tabla
X
3 COMPRA 2
De gestion interna

X
1 CONTROLA LAS UNIDADES COMPRADAS
CONTROLA EL ESTADO DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS
X
2 ANTES?
TRASPORTA LOS PRODUCTOS EN LOS VEHICULOS DE LA
X
3 ORGANIZACIÓN?
REALIZA MANTENIMIENTO Y BUEN USO DE LOS ESPACION
X
4 PARA EL ALMACENAMIENTO?
CONTROLA LA OPERACIÓN Y SU IMPACTO EN EL MEDIO
X
5 AMBIENTE?
Gestion directiva
ASISTEN A REUNIONES DE NEGOCIACION DE COMPRAS
X
1 SIGNIFICATIVAS?
Riegos Externos
Fenomeno de Origen Natural
UTILIZA RECURSOS PARA CUIDAR LOS PRODUCTOS DEL
X
1 CLIMA?

X
2 UTILIZA DIFERENTES MEDIOS DE TRASPORTE?
Politico
ES PERMITIDO LA COMERCIALIZACION DE ESTE PRODUCTO
X
1 EN EL PAIS?

X
2 EL PAIS REGULA LOS PRECIOS DEL PRODUCTO?
Social
CUENTAN CON SEGURIDAD AL MOMENTO DE REALIZAR LA
X
1 OPERACIÓN?
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Etapa Poscontractual

CUESTIONARIO DE IDENTIFICACION Y ANANLISIS DE RIESGOS ETAPA POSCONTRACUAL

NO NECESITA MAS
No. Preguntas SI NO
SABE INFORMACION
Riesgos Internos
Administrativos
1 UTILIZA LA GARANTIA QUE BRINDA EL PROVEEDOR DEL PRODUCTO? X
CUMPLE CON LO ESTABLECIDO EN LOS CONTRATOS Y FORMAS DE
X
2 PAGO?
BUSCA ESTRATEGIAS DE REDUCCION DEL COSTO Y GASTO PARA
X
3 AHORRAR EN EL PRESUPUESTO?
X
4 BUSCAN OPTIMIZAR TIEMPOS Y LOGISTICA DE PROXIMAS COMPRAS?
Relacionamiento con grupos de interes
1 SE CONTROLA EL BUEN USO DE LOS PRODUCTOS ADQUIRIDOS? X
2 USA CONTROLES PARA MOVER LOS INVENTARIOS? X
REALIZA MANTENIMIENTO CONTINUO Y BUSCA MEJORES ZONAS DE
3 ALMACENAMIENTO ? X
De gestion interna
X
1 CONTROLA LAS CANTIDADES DE LOS PRODUCTOS
CONTROLA EL ESTADO DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS Y SU
X
2 CONSERVACION?
REALIZA MANTENIMIENTO EN LOS VEHICULOS DE LA ORGANIZACIÓN
X
3 PARA EL TRASPORTE DE MERCANCIAS?
BUSCA CONSTANTEMENTE MEJORAS EN LOS ESPACIOS DE
X
4 ALMACENAMIENTO?
X
5 BUSCA ESTRATEGIAS PARA MITIGAR EL IMPACTO AMBIENTAL?
Gestion directiva
X
1 BUSCA CONCRETAR NEGOCIACIONES FUTURAS?
Riegos Externos
Fenomeno de Origen Natural
BUSCA HERRAMIENTAS MAS EFECTIVAS EN EL CUIDADO DE LOS
X
1 PRODUCTOS EN LOS DIFERENTES CLIMA?
IDENTIFICA EL MEDIO DE TRASPORTE MAS NECESARIO PARA SU
X
2 OPERACION?
Politico
X
1 REALIZA PLANEACION FISCAL?
CUMPLE CON LAS REGLAMENTACIONES NACIONALES PARA LA
X
2 COMERCIALIZACION DE LOS PRODUCTOS?
Social
LOS COLABORADORES ESTAN ASEGURADOS POR INCIDENTES DE
X
1 DELINCUENCIA COMUN?
Tabla 3
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Diagrama de flujo Precontractual, Contractual

 P á g i n a | 13

Figura 1

Diagrama de flujo Poscontractual.

Figura 2
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SITUACIONES SUCEPTIBES DE RIESGO

A continuación, encontraremos algunos de los riesgos identificados en la utilización de las

Herramientas presentadas en los puntos anteriores. De eta manera podremos conocer y buscar
estrategias control y nuevas aplicaciones o creación de elementos o procedimientos que ayuden a
mitigar los riesgos, de la misma manera se podrá identificar oportunidades de mejora en algunos
procedimientos de control, con el fin de hacerlos más fuertes y eficientes en la reducción y
mitigación de riesgos.

En los cuestionarios se pudieron identificar los siguientes riesgos.

EVENTO
CONTAMINA EL MEDIO AMBIENTE
DIFERENTES MEDIOS DE TRASPORTE
SEGURIDAD PRIVADA
ESPACIOS APROPIADA PARA EL
ALAMCENAMIENTO
NEGOCIACIONES FUTURAS
CONTROL DEL CLIMA
PLANEACION FISCAL

Formulación tratamiento para evitar riesgos

PROBABILIDA NIVEL DE
EVENTO D IMPACTO RIESGO
CONTAMINA EL MEDIO AMBIENTE POSIBLE ELEVADO ACEPTABLE
DIFERENTES MEDIOS DE TRASPORTE INUSUAL MINIMO RECURENTE
SEGURIDAD PRIVADA FRECUENTE SERIO MINIMO
ESPACIOS APROPIADA PARA EL
ALAMCENAMIENTO REMOTA MINIMO POSIBLE
NEGOCIACIONES FUTURAS FRECUENTE GRAVE SERIO
CONTROL DEL CLIMA POSIBLE ELEVADO ACEPTABLE
PLANEACION FISCAL REMOTA MINIMO POSIBLE

Tabla 4

IMPACTO
MINIMO MODERADO SERIO ELEVADO GRAVE
PROBABILIDA
D 1 2 3 4 5
 P á g i n a | 15

FRECUENTE 5 5 10 15 20 25
RECURENTE 4 4 8 12 16 20
POSIBLE 3 3 6 9 12 15
INUSUAL 2 2 4 6 8 10
REMOTA 1 1 2 3 4 5

Tabla 5

IMPACTO
MODERAD
MINIMO O SERIO ELEVADO GRAVE
PROBABILID
AD 1 2 3 4 5
ACEPTAB ACEPTAB TOLERAN
FRECUENTE 5 LE LE TE ALTO ALTO
ACEPTAB TOLERAN
RECURENTE 4 BAJO LE TE ALTO ALTO
ACEPTAB ACEPTABL TOLERAN
POSIBLE 3 BAJO LE E TE ALTO
ACEPTABL TOLERAN
INUSUAL 2 BAJO BAJO E TE ALTO
ACEPTABL TOLERAN
REMOTA 1 BAJO BAJO BAJO E TE

Tabla 6
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Conclusiones

A partir de lo expuesto anteriormente, se puede concluir que existen una serie de riesgos los
cuales pueden ser previstos con antelación a que ocurran, esto con el fin de minimizar un
impacto desfavorable en la organización.
Es recomendable utilizar diferentes herramientas de identificación y tratamiento de riesgos,
para cubrir desde diversas perspectivas la existencia y vulnerabilidad que nacen a partir de
la ejecución de la operación relacionada con la contratación de adquisición de bienes.
Es importante resaltar que en el uso de estas herramientas se tomó un contexto operacional
de la vida real y las probabilidades de algunas situaciones que pueden conllevar a tomar
decisiones que afectara las diferentes formas de adquirir bienes.

En conclusión, la gestión de riesgos frente a amenazas de fraude en la contratación y

adquisición de bienes requiere un enfoque integral que abarque desde la mejora de los
procesos internos hasta la implementación de tecnologías avanzadas y la promoción de una
cultura organizacional ética y consciente del riesgo. La colaboración y la comunicación
efectiva entre los diferentes departamentos y niveles organizativos son esenciales para
mitigar eficazmente estos riesgos.
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Referencias
SAS, S. (2023). solimet.co. Obtenido de solimet.co: https://solimet.co/

SOLIMET SAS. (2022). Politica gestion del riesgo. Chinchina - Caldas.

Lizarzaburu, E. R., Barriga Ampuero, G., Noriega Febres, L. E., Lopez, L., & Mejía, P. Y. (2017). Gestión de
riesgos empresariales: marco de revisión ISO 31000.

Castro, M. (2010). El Nuevo Estándar ISO para la Gestión del riesgo. Surlatina Consultores

Obando, R. (2023, 10 octubre). Qué es una matriz de riesgos y cómo elaborarla en Excel.

BLOG UP. Recuperado 2 de febrero de 2023, de

https://blog.hubspot.es/sales/matriz-riesgos

Central Hidroeléctrica Lorena, (2010).

Castañeda, (2016)

Asana, T. (2022, 9 octubre). Matriz de riesgos: Cómo evaluar los riesgos para lograr el

éxito del proyecto [2022] • Asana. Asana. https://asana.com/es/resources/risk-

matrix-template