HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS EN EL ÁREA DE CORRESPONDENCIA

HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS:
DEFINICIÓN.
Según una definición global, una herramienta tecnológica es cualquier “software” o
“hardware” que ayuda a realizar bien una tarea, entendiéndose por “realizar bien” que se
obtengan los resultados esperados, con ahorro de tiempo y ahorro en recursos personales
y económicos. Una herramienta tecnológica puede tener distinto alcance. Así, Internet, es
una herramienta tecnológica de alcance masivo, que podemos definir como un gran
entorno de comunicación digital. Las herramientas tecnológicas se definen como el
mecanismo sistematizado para obtener información válida y certera sobre tópicos en
específico.

TIPOS Y TÉCNICAS DE MANEJO:

1. SISTEMA ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING)
Un sistema ERP es un software de gestión empresarial que permite planificar y controlar los
procesos y recursos de negocio de una empresa de forma integral. La premisa básica y
esencial de un ERP es centralizar y unificar los datos procedentes de las distintas áreas de
nuestra empresa, evitando su duplicidad y facilitando la fluidez de la información: política
de dato único. Un sistema ERP combina la funcionalidad de los distintos programas de
gestión en uno solo, basándose en una única base de datos centralizada. Esto
permite garantizar la integridad y unicidad de los datos a los que accede cada
departamento, evitando que éstos tengan que volver a ser introducidos en cada aplicación
o módulo funcional que los requiera. Los sistemas ERP permiten integrar los flujos de
información de los distintos departamentos de la empresa y facilitan el seguimiento de las
actividades que constituyen la cadena de valor. Si unimos ERP + Internet, obtenemos el
doble de ventajas, ya que conseguimos un sistema de gestión integral en la nube, un ERP
Cloud, que cuenta con las ventajas de un ERP pero que, en vez de comprar infraestructura
y licencias, adquirimos capacidad de gestión, pagando habitualmente sólo por lo que se
necesita y durante el tiempo que se necesita.
A partir de la implantación de un ERP, puede surgir la necesidad de complementarlo
funcionalmente con diversas herramientas tecnológicas que se tienen que integrar con el
ERP, ya que esta última es la herramienta tecnológica base para cualquier empresa. La
capacidad de integración que tenga un programa ERP, o en su defecto, la capacidad de un
proveedor de ofrecer distintas soluciones integradas, es un factor crítico a la hora de
seleccionar un buen sistema de gestión empresarial.
Cuando hablamos de otras herramientas tecnológicas, nos referimos a sistemas CRM, a
soluciones de Business Intelligence, a gestores de documentación, a aplicaciones móviles,
etc. En el siguiente link podrán ver más amplio el proceso que realiza un ERP en una
empresa. https://www.youtube.com/watch?v=ryGYYYzlykY

2. CRM (CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT)

La tecnología CRM ayuda a optimizar las ventas de las organizaciones comerciales que
hacen uso de él. Un sistema CRM proporciona las herramientas necesarias para que la
información de los clientes esté unificada, proporcionando una visión global de cada uno
de ellos, con el fin de ofrecerles un servicio altamente personalizado.
Con los sistemas CRM, las funciones de ventas y marketing pueden integrarse sin
problemas. Al almacenar los datos clave para el negocio, los usuarios pueden acceder
rápidamente desde cualquier sitio o dispositivo y compartir la información, ayudándolos
a aumentar la productividad comercial de la empresa. Con relación al ERP, el CRM aporta
una operativa diferente, donde el foco principal es el cliente a título individual y no el
proceso comercial en su conjunto. En el siguiente link podrán ver más amplio el proceso
que realiza un ERP en una empresa. https://www.youtube.com/watch?v=H45iYhnY0Xc
https://www.youtube.com/watch?v=qEunUSOPZv0
 3. HERRAMIENTAS DE BI - BUSINESS INTELLIGENCE

La toma de decisiones es un proceso vital en todas las empresas y de ella depende cómo
actuamos en situaciones imprevistas, qué estrategias seguimos o cómo delimitamos las
tareas. Para tomar buenas decisiones necesitamos cumplir dos requerimientos: tener
capacidad de análisis y disponer de buena información.
Con relación al primer requerimiento, la tecnología no puede hacer mucho ya que es una
capacidad personal del analista, pero en el segundo requisito, existe un buen apoyo
tecnológico capaz de convertir los datos disponibles en información de valor para tomar
decisiones. Nos referimos en este caso al uso de herramientas denominadas de Business
Intelligence (BI). La diferencia entre la información que contiene un ERP y la que se puede
obtener de un BI, es que la primera se orienta principalmente a cubrir las necesidades
operativas de gestión, mientras que, en la segunda, se orienta a la comprensión de los
problemas para tomar decisiones de control operativo y de tipo estratégico. En este
sentido, hay que destacar que lo verdaderamente importante de las herramientas de BI no
sólo es su capacidad de convertir datos en información relevante, sino también en
la potencia de presentación, que facilita la comprensión dinámica de la información de una
forma cómoda y ágil. En el siguiente link podrán ver más amplio el proceso que realiza un
ERP en una empresa. https://www.youtube.com/watch?v=W5c8GYAl6es

4. TECNOLOGÍA WORKFLOW O BPM

La Gestión de Procesos de Negocio (en inglés: Business Process Management o B.P.M.) es
una disciplina de gestión compuesta de metodologías y tecnologías, cuyo objetivo
es mejorar el desempeño (eficiencia y eficacia) y la optimización de los procesos de negocio
de una organización, a través del diseño de los flujos de trabajo (En inglés: Workflow) . Esta
herramienta tiene gran importancia cuando una empresa se enfrenta a procesos de
rediseño operacional del negocio, lo que la convierte en una herramienta básica para
agilizar y facilitar resultados positivos acortando plazos y automatizando sus procesos.
Los sistemas BPM son complementarios a los sistemas ERP, ya que si bien este segundo,
contempla los procesos básicos de la cadena de valor, el primero permite el diseño abierto
de cualquier procedimiento específico, de forma que no sólo asegura su correcta ejecución,
sino que permite la comunicación con otros sistemas o elementos tecnológicos (correo
electrónico, envío de SMS, etc…). Gracias a la plena integración de un sistema ERP con un
sistema de Workflow se pueden llevar a cabo los más complejos procesos y procedimientos
empresariales de manera eficiente y controlada. En el siguiente link podrán ver más
amplio el proceso que realiza un ERP en una empresa.
https://www.youtube.com/watch?v=6WzvO5nUcAs

5. SISTEMA DE GESTIÓN DE ALMACENES - SGA

Aunque todos los ERP contemplan la funcionalidad de un almacén, existen la posibilidad de

incrementar su funcionalidad en lo que solemos llamar “gestión de almacenes de forma
inteligente” y que representamos por sus siglas SGA (Sistema de Gestión de Almacenes). En
este sentido, un SGA es una herramienta que se utiliza para controlar, coordinar y optimizar
los movimientos, procesos y operativas propios de un almacén. Las principales funciones
básicas que es imprescindible que realice cualquier SGA son:

 Gestión de entradas
 Gestión de la ubicación de las unidades de carga
 Gestión de control de stock
 Gestión del control de las salidas

Con una solución SGA, es el sistema informático el que dirige el flujo físico de materiales de
acuerdo a un amplio rango de criterios, lo que posibilita optimizar los espacios de
almacenamiento, la reducción de tiempos de trabajo, etc... Lógicamente, no es posible
trabajar con un sistema SGA que no esté integrado con un ERP. En el siguiente link podrán
ver más amplio el proceso que realiza un ERP en una empresa.
https://www.youtube.com/watch?v=1Jrog-RmbkQ
 6. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

La factura electrónica se caracteriza por facilitar el envío de las facturas a sus destinatarios
por medios telemáticos en formato electrónico, reemplazando al documento físico en papel
y con la misma validez fiscal y jurídica. Esto es así porque se valida con una firma electrónica
avanzada, emitida por una autoridad de certificación reconocida por la agencia tributaria
correspondiente. Gracias a la factura electrónica se reducen los costes administrativos y se
acortan los plazos de envío, lo que al final repercute positivamente en los plazos de cobro.

7. GESTIÓN DOCUMENTAL
Hoy en día, es vital acceder a los documentos de forma ágil y eficaz. Normalmente los
documentos se encuentran en diferentes formatos (papel, imágenes, archivos informáticos
etc.) por lo que su accesibilidad no es tan rápida ni fiable como sería deseable. Es importante
la cantidad de tiempo que se emplea localizando documentos en una empresa, sin que
estos recursos aporten valor para el negocio. Gracias a los sistemas de gestión documental,
este tiempo se puede reducir significativamente. Lógicamente, el ahorro de tiempo se
traduce en una reducción de costes y en la posibilidad de emplearlo en otras tareas de
mayor valor. Un sistema de gestión documental gana interés cuando se implementa junto
a un sistema ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING), ya que permite vincular los datos y
registros a documentos, mejorando la seguridad de acceso, y por supuesto, con la
posibilidad de acceso remoto sobre toda su información en cualquier momento.

8. APLICACIONES MÓVILES
Los smartphones no son solo un nuevo hardware en el que instalar un software que hasta
hace unos años solo se ejecutaba en un PC, sino que se han convertido en mecanismos que
transforman los negocios y crean por sí mismos nuevos procesos, nuevos servicios para
clientes y hasta nuevos mercados. Es por ello que hoy en día se desarrollan aplicaciones
para móviles ahorrando costes en infraestructura física. El sector retail (comercio minorista,
es un sector económico que forma parte de la economía de una zona. Este sector se
encarga de proveer los bienes y servicios al consumidor final, pues integra al conjunto de
comerciantes de un determinado territorio.), es uno de los principales sectores usuarios de
estas aplicaciones.
9. SISTEMAS DE GEOLOCALIZACIÓN
La geolocalización es la capacidad de conocer la posición geográfica (coordenadas) o
ubicación de un objeto. Las soluciones de geolocalización ofrecen servicios de optimización
de rutas y control de visitas realizadas por la flota de vehículos o el equipo de ventas de una
organización. Estos sistemas están interconectados con la misma Base de Datos que utiliza
el sistema ERP de gestión, por lo que complementan los datos presentes en el ERP y que
permitirán tomar mejores decisiones basadas en información más completa. Por último, no
podemos dejar de nombrar herramientas tecnológicas directamente vinculadas al sistema
de gestión ERP como pueden ser aplicaciones de gestión de proyectos o el intercambio
electrónico de datos (EDI), etc.... Y por supuesto, también otras herramientas tecnológicas
de servicio general como son las páginas web, los portales de e-commerce, el correo
electrónico, las aplicaciones de comunicación por videoconferencia, y cómo no, las Redes
Sociales. El objetivo principal de implantar herramientas tecnológicas en nuestra empresa
es el de ahorrar tiempo y dinero, y, además, que nos permita mejorar los procesos de
gestión y el conocimiento de cambios en nuestro negocio.

METADATOS: CONCEPTO, USO, APLICACIÓN Y CLASIFICACIÓN

El prefijo “meta” viene del griego, idioma en el que significa “después” o “más allá”. De
manera abstracta, se usa para indicar que un concepto se aplica sobre sí mismo. La palabra
“metadatos”, por tanto, vendría a significar “datos sobre los datos”. Precisamente, los
metadatos son “datos que hablan acerca de los datos”, en el sentido de que describen el
contenido de los archivos o la información que estos traen en su interior. Aunque puedas
pensar que es un invento reciente, el concepto tiene en realidad orígenes más antiguos: se
acuñó por primera vez en los años ’60 del siglo pasado por parte de David Griffel y Stuart
McIntosh, dos investigadores del MIT. Además, aunque ahora lo asociemos a archivos
digitales, el mundo analógico también puede usarlos; eran metadatos, por ejemplo, las
fichas informativas que tenía cada libro en una biblioteca antes de que el sistema se
digitalizara.

PARA QUÉ SE UTILIZAN LOS METADATOS

Los metadatos tienen una serie de aplicaciones que resultan muy útiles en el trabajo
cotidiano. Algunas de ellas son:
 BÚSQUEDA Y ANÁLISIS. Los metadatos, al aportar información sobre el contenido
de los datos, ayudan a la hora de clasificarlos y de encontrar el tipo de información
que nos haga falta en cada momento, permitiéndonos ahorrar tiempo al no
necesitar consultar el dato en sí. Precisamente este es su uso más común: agilizar la
consulta en buscadores.
 ESTANDARIZACIÓN. Mediante los metadatos pueden definirse criterios fijos y
comunes para identificar los documentos, eliminando errores e inconsistencias, de
manera que se facilita su manejo cotidiano y la compatibilidad si necesitas sacarlos
de tu empresa y enviarlos a clientes, proveedores u otros agentes externos.
 LOS METADATOS permiten detectar de manera sencilla la información crítica que
no quieres que salga de tu empresa, evitando cualquier riesgo potencial.
 GESTIÓN DE CAMBIOS. Gracias a los metadatos es fácil localizar alteraciones que se
hagan en los datos originales, por lo que te resultará sencillo controlar el progreso
de un proyecto y las distintas versiones que se vayan haciendo de él.
 RAPIDEZ DE DESARROLLOS. Al poder acceder de forma más inteligente a los datos,
los metadatos permiten a los creadores trabajar con más agilidad reduciendo el
tiempo invertido en el abastecimiento de material, y por tanto incrementar su
producción y la rentabilidad para tu empresa.
 MEJORA DE INFORMES. Los metadatos permitirán gestionar informes de más
calidad, lo que repercutirá en un análisis más fiable de los procesos y, por tanto,
contribuirá a aplicar correctamente las medidas de corrección que se necesiten.
  EVALUACIÓN. En forma de metadato se puede incluir una valoración sobre la
calidad del contenido de un documento, que resulta de gran utilidad a la hora de
decidir si merece la pena utilizarlo o no para el proyecto que tengas en marcha.
Puedes ver que los metadatos son una herramienta muy eficaz para la gestión cotidiana de
la información que manejas en tu empresa. No obstante, para hacer un uso adecuado
conviene diferenciar entre los distintos tipos de metadatos que te puedes encontrar.
TIPOS DE METADATOS
Existen numerosas maneras de clasificar los metadatos. La más habitual, por su sencillez, es
la que propone la Oficina Nacional de Estándares de Información estadounidense (NISO,
por sus siglas en inglés). Según esta entidad, los metadatos se pueden diferenciar en tres
categorías:
 Son los metadatos que sirven para descubrir e identificar el contenido de un dato,
con información útil de cara a la búsqueda e identificación de los archivos. Incluye
conceptos como el título, el autor, los temas tratados, las palabras clave o la entidad
que lo ha publicado.
 Son los metadatos que explican cómo se organizan los distintos componentes de un
dato. Se refiere, por ejemplo, al orden de las páginas de un libro para formar
capítulos y secciones.
 Son los metadatos que aluden a la fuente de la información. Dentro de estos, cabe
distinguir otros dos subtipos: los de gestión de derechos, que se refieren a todo lo
relativo a la protección de la propiedad intelectual, y los de conservación, que
indican la manera adecuada de mantener y almacenar un recurso (por ejemplo, los
metadatos de conservación de un libro pueden indicar en qué sección de la
biblioteca debería guardarse).
Aparte, hay teóricos de la materia que incluyen algún tipo más. Entre los más comunes se
pueden destacar:
 TÉCNICOS. Son los metadatos que se refieren a las propiedades del archivo que
contiene los datos, con aspectos como su fecha de creación y de modificación, su
 tamaño, su formato, su sistema de compresión (si la tiene), etcétera. Son
especialmente importantes para la interoperabilidad de sistemas digitales.
 DE ACCESIBILIDAD. Son los metadatos diseñados expresamente para facilitar que
personas con alguna discapacidad, o que se encuentren en alguna situación en la
que se presenten dificultades, puedan acceder a determinados tipos de datos que
de otra manera quedarían fuera de su alcance. Por ejemplo, descripciones en texto
del contenido de una fotografía para usuarios con problemas de visión.
EJEMPLOS DE METADATOS
Hay muchos ámbitos de la información donde encontrarás metadatos. Estos son algunos de
los más comunes:
 FOTOGRAFÍAS E IMÁGENES. Al tomar una foto, muchas cámaras digitales incluyen
una serie de metadatos útiles para su procesamiento posterior: velocidad de
obturación, apertura del diafragma, distancia focal, modo escogido (automático o
manual), velocidad ISO, coordenadas del lugar donde se hizo el disparo (si la cámara
está equipada con GPS), el modelo de cámara utilizado, etcétera. Posteriormente,
el fotógrafo puede añadir otras como la identidad del autor, descripción de la escena
o las palabras clave correspondientes, que harán más fácil su búsqueda en una base
de datos.
 MATERIALES ESCRITOS. En forma de metadatos puede aparecer la extensión
(número de páginas, de palabras o de caracteres), el contenido (un resumen, un
índice de capítulos, las palabras clave, los temas tratados), el autor, la fecha de
creación, el tipo de contenido (si es una obra literaria, y en su caso el género al que
pertenece, o un manual técnico, o un texto legal), etcétera.
 VÍDEOS. Algunos metadatos útiles en una grabación, que pueden añadirse a los que
se usan en fotografía estática, aluden al formato en el que están grabados, su
duración, su bitrate (tasa de bits: cantidad de información por cada unidad de
tiempo, lo que te dará una idea tanto de su calidad como del tamaño del archivo),
la fecha de grabación y de edición, el software utilizado, el códec necesario para
 reproducirlo, etcétera. Muchos de estos metadatos se utilizan también para
grabaciones únicamente de sonido.
Muchos de estos metadatos se guardan en formatos estandarizados (por ejemplo, Exif
“EXchangeable Image File Format"), de manera que se asegura la compatibilidad entre
distintos equipos: los que tú generes serán visibles para cualquier otra persona que necesite
utilizarlos, y viceversa.

LOS METADATOS EN TUS DOCUMENTOS

Ya habrás podido deducir que los metadatos son una herramienta no ya muy útil, sino
directamente fundamental para la gestión y clasificación de documentos. Gracias a ellos se
simplifica enormemente la tarea de ordenarlos y establecer una base de datos con la
que acceder de forma rápida y sencilla a lo que te haga falta en cada momento.
Por eso, los sistemas de gestión documental como Docunecta entre otros, tienen muy en
cuenta los metadatos a la hora de estructurar los documentos de tu empresa. El software
es capaz tanto de crearlos automáticamente cuando es preciso, como de leerlos e
interpretarlos en función de tus necesidades en cada momento.