¿Qué es un software ERP?
No tiene sentido invertir dinero en un software
E
n una compañía, el que un cliente haga
un pedido representa que se cree una orden
de venta la cual desencadena el proceso
de producción, de control de inventarios, la
planificación de distribución del producto,
la cobranza, y por supuesto sus respectivos
Movimientos contables.
En la era de la información tecnológica
uno debe creer que existe una forma mejor
de relacionar ordenadamente todas estas
áreas entre sí para contribuir a un objetivo
común: agilizar, desburocratizar y contar con
información al día sobre clientes, ventas,
proveedores, producción, etc.
Exactamente para esto existe un software
de Planeamiento de Recursos Empresarios
o ERP (Enterprise Resource Planning).
Es habitual que cada departamento posea
hoy su propio sistema informático, aislado
de los demás sectores, la gran ventaja de un
sistema ERP es la de combinar todos ellos
juntos en un sólo programa de software
integrado que trabaja con una base de datos
común; de modo que todas las transacciones
quedan registradas desde su origen,
permitiendo consultar en línea cualquier
información relevante. De esta forma, todos
los departamentos pueden más fácilmente
compartir información y comunicarse entre
sí. Esto ahorra tiempo, evita el procesamiento
sobre papel así como el reingreso de datos
en varias computadoras disminuyendo el
margen de error.
Es un gran desafío construir un único
programa de software que supla las necesidades
del departamento financiero, así
como las de los trabajadores de recursos
humanos, aunadas a las del depósito y las
del área productiva, y es exactamente eso
lo que un ERP hace.
Este concepto integrador puede generar
un gran retorno financiero si las empresas
implementan el software adecuadamente,
brindando como beneficio control y visualización
de las operaciones, eficiencia administrativa,
productividad, servicio a clientes,
ahorro en costos operativos y soporte para
la toma de decisiones.
ELECCIÓN DEL ERP
El primer paso es escoger qué es lo que se
debe usar, basado en las necesidades de la
empresa. Una vez estudiado que es lo que
queremos cambiar se debe seleccionar entre
todo los sistemas existentes en el mercado
el que mejor se adapte a la situación real de
esta y a su capacidad económica.
sofisticado con múltiples herramientas
que la empresa no utilizara, ni tampoco adquirir
sistemas a bajo costo enlatados listos y
empaquetados que no se puedan reformar
de acuerdo a las características propias. El
objetivo es buscar aquel que más se adapte
a las necesidades de la organización.
IMPLEMENTACION
Siempre debe llevarse a cabo en forma gradual;
ya que durante la implementación se
reorganizan los esquemas de trabajo internos
de la empresa, por esto es fundamental
que exista un acoplamiento mutuo entre el
sistema y la empresa. Es importante definir
alcances y limites del sistema, el ERP da aplicaciones
que brindan servicios a diferentes
procesos y cada uno es diferente a otro.
Lo mejor en estos casos es concientizar
a todos los usuarios sobre los beneficios,
escuchar sus requerimientos, organizar una
adecuada capacitación, y entender que son
simples de utilizar. Esto debe ser un trabajo
en conjunto ya que incluye todas las áreas
de una compañía siendo vital que desde el
primer momento la alta dirección se encuentre
involucrada en el proyecto.
Dentro de los ítems a tener en cuenta esta
la infraestructura tecnológica que posea la
empresa, es importante consultar al momento
de adquirir una herramienta informática
con que equipos se debe contar para
poder aplicarla, ya que estos serán costos a
enfrentar. Otro factor para asegurar el éxito
del proyecto es fortalecer la relación con el
proveedor del sistema y tener en cuenta el
grado de experiencia de éste con empresas
similares.
COSTO-BENEFICIO
Para obtener un beneficio completo la
empresa debe ver más allá de un sistema
y su utilización, debe comprender que se
trata de mejorar el desempeño mediante
información propia, confiable y actualizada.
Esto les permitirá anticiparse y actuar
competitivamente
de acuerdo a su realidad. El
lema es: “DISPONIBILIDAD DE TODA LA
INFORMACIÓN PARA TODO EL MUNDO
DURANTE TODO EL TIEMPO”.
 Enterprise Resource Planning (ERP)
Que es ERP? Es un sistema de gestión de la información estructurado para
satisfacer la demanda de soluciones de gestión empresarial, basado en el
ofrecimiento de una solución completa que permite a las empresas evaluar,
implementar y gestionar más facilmente su negocio. Las soluciones ERP se
caracterizan por su modularidad, integración de la información (dato único),
universalidad, estandarización e interfaces con otras aplicaciones. Son
sistemas abiertos y en la mayoría de los casos multiplataforma.

Porque ERP? Las tendencias comerciales actuales y futuras obligan a las

empresas a ser cada vez más competitivas. Para ser competitiva es necesario
que una compañía tenga optimizado e integrado sus flujos internos de
información y sus relaciones comerciales externas, y así conseguir objetivos
básicos como son las mejoras de la productividad, la calidad, el servicio al
cliente y la reducción de costes. Las tecnologías de la información han
permitido, en gran medida, la consecución de dichos objetivos. En esta área,
podemos reseñar la aportación de los ERP y las ventajas del comercio
electrónico o intercambio electrónico de información con asociados
comerciales y clientes finales a través de proyectos EDI, proyectos basados en
aplicaciones WEB y de la mensajería

Beneficios de un ERP? Disponer de una solución integrada para muchas de

las funciones de la compañía u Garantía de una actualización continua y más
inmediata de la aplicación a las necesidades del negocio y la reducción de los
costes fijos Y el máximo beneficio de la implantación de un ERP solamente se
obtiene cuando todas las aplicaciones de la compañía están totalmente
integradas, incluido sus proyectos de comercio electrónico, y cuando esta
integración se realiza en el menor plazo de tiempo posible

Implantación de un ERP La implantación de un sistema para la planeación de

los recursos empresariales (ERP), es un proyecto muy complejo debido a su
profundo impacto en los procesos de la empresa La implantación de un ERP
significa: *Un cambio cultural en la empresa *Un cambio en los procesos de
negocio *Un cambio en la disciplina de trabajo *Un cambio en la
organización

Factores Criticos de Éxito Líder comprometido con el proyecto

Disponibilidad a uniformizar los procesos de negocio Usuarios involucrados y
que se adueñen del nuevo sistema Definir objetivos del Proyecto Solución
inmediata de problemas Recursos dedicados de tiempo completo al proyecto
Capacitación oportuna y apropiada Asesoría externa experta y especializada
Conscientización de los cambios en las responsabilidades y perfiles de los
puestos Alineación con otras iniciativas de negocio

Factores en el entorno de negocio que pueden impactar el éxito en la

implantación de un ERP Bajo nivel de patrocinio por parte de la alta
dirección. Falta de conocimiento de los procesos actuales. Información de
mala calidad (no depurada). Cultura Organizacional. Rotación de Personal, la
retención es una necesidad. Especialmente cuando no hay una clara alineación
hacia la visión del negocio, deficiente asignación de prioridades, y una
comunicación deficiente.

Amenazas de un Proyecto ERP Caos en la empresa por mal manejo del

proyecto Sub o Sobre estimar los alcances del ERP Vulnerabilidad al tener
datos valiosos con muy fácil acceso Perder flexibilidad para asimilar nuevas
olas tecnológicas Interdependencia de las áreas de una empresa No generar
una ventaja competitiva Criterios de selección de una solución ERP Una
ERP se compone por un determinado número de módulos funcionales
(Básicos, Opcionales y Verticales) La mayoría de ERP que existen en el
mercado, se trata de aplicaciones para ser utilizadas en entornos
cliente/servidor En una ERP existe compartición de base de datos. Todas las
aplicaciones ofrecen una misma interfaz de usuario Ofrecer alta adaptabilidad
a la situación particular de cada empresa Deben contar con groupware,
Internet, comercio electrónico

Proveedores y Productos Baan Company (BaanERP) Aqua e-solutions (Aqua

ERP) J.D. Edwards (One Wold) uIBM (PG400) uIntentia (Movex) uOracle
(Oracla Applications II) PeopleSoft (Peoplesoft 7.5) Ross Systems Ibérica
(iRenaissance) SAP AG (SAP R/3)

Conclusiones La implantación de un ERP no es una cuestión de tecnología,

sino de GENTE!!!" , quienes en pro, quienes en contra, viene dominando en la
arena de soluciones empresariales integrales. uLlegará el dia en que existirán
soluciones integrales al alcance de los presupuestos de todos los tipo de
empresas que les permitirán incrementar su productividad, reducir sus costos
de operación, y llegar a sus clientes con agilidad y eficiencia, haciéndose más
competitivos en el mercado. De hecho lo ideal sería que las mismas empresas
pudieren desarrollar un sistema hecho a su medida, pero es aquí donde
deberán evaluar si esto es más costeable que adquirir un paquete ya
desarrollado quizá para luego modificarlo adecuándolo a sus necesidades Y
aunque los avances tecnológicos cada vez más permitan mejoras en los
sistemas, nunca podrán cubrir la gama total de las necesidades universales de
los usuarios cada vez más urgidos de soluciones para sobrevivir en el
monstruoso mercado globalizado moderno. uLa integración de un ERP con
otras aplicaciones es una fase crítica en la implantación del sistema de gestión
empresarial.
¿Qué es un ERP?

Hoy en día nos encontramos en una época en la que la información se genera

cada segundo de forma instantánea en todas las organizaciones y en cada uno de
sus niveles, en el ámbito empresarial, tener a la mano la información necesaria
pude significar una ganancia o una pérdida monetaria, a través de las últimas
décadas, han aparecido y evolucionado los sistemas de planeación de los recursos
empresariales para ayudar en este sector, mejor conocidos como ERP, son un tipo
de software que permite a las empresas controlar la información que se genera en
cada departamento y cada nivel de la misma.

El fin de los ERP es el de INTEGRAR los departamentos, donde antes había un

sistema de información especializado para cada órgano de la empresa, los ERP
son capaces de generar una base de datos limpia, donde se gestione la
información en tiempo real y se pueda obtener los datos requeridos en el momento
que se desee.

¿Cómo Funciona un ERP?

Como cualquier software, funciona en base a una plataforma de programación,

seguida por la gestión de un sin fin de bases de datos correspondientes a los
distintos departamentos que se deseen integrar. Los sistemas ERP se organizan
por medio de MÓDULOS, los cuales se conectan a distintas bases de datos,
según lo que se requiera para cada departamento, existen 2 tipos de ERP, los de
propietario y los de código abierto, los de propietario son hechos por empresas con
fines de lucro que venden sus software y los implementan a las empresas que lo
soliciten a un elevado costo, para poder utilizarlos se necesita obtener una licencia
mas el costo de la implementación del software en la empresa. Al contrario de los
ERP de código abierto, estos son hechos por comunidades de programadores que
sin fin de lucro, distribuyen sus ERP sin costo alguno, aunque esto no signifique
que sea del todo gratuito, ya que la implementación genera un costo en la empresa
y es necesario de una persona capacitada que lo realice (conocidos como
“partners”).

El trabajo más duro de un ERP es el desarrollo del mismo, aunque existan los
mismos ERP’s para diferentes empresas, no signifique que estos realicen las
mismas funciones, esto ocurre porque cada empresa es diferente y por lo tanto
necesita de un desarrollo personalizado de los distintos módulos que mas utilice la
empresa. El segundo paso del ERP es la integración del mismo dentro de la
empresa, son realmente muy pocas las empresas que logran integrar estos
sistemas desde el inicio de la misma, es por esto que la implementación dura más
tiempo del esperado, pero el verdadero éxito del ERP radica en lo siguiente, una
vez que el sistema ha sido correctamente implementado, es mucho más fácil el
desarrollo de nuevos módulos, departamentos y sistemas como lo es el caso de
empresas donde cambien constantemente sus productos, zonas de venta,
insumos etc..

Ventajas de los ERP

Como se ha mencionado anteriormente, la principal ventaja de los ERP es la

gestión en tiempo real de la información, una ventaja que las empresas agradecen
mucho por su fuerte interacción con la logística de información y productos, la
cadena de abastecimiento, estadísticas financieras, y otras áreas que utilizan
información que cambia constantemente.

La correcta implementación de los ERP repercute en el aumento de productividad

de todos los departamentos, así como el mejor aprovechamiento del tiempo, donde
antes se necesitaba tiempo para llevar un informe de un departamento a otro,
ahora ese tiempo es utilizado en otras funciones.

Desventajas de los ERP

Aunque los sistemas ERP puedan generar un incremento de productividad, para

muchas empresas es casi imposible pagar el costo de las licencias,
implementación y sobre todo del mantenimiento del mismo, ya que son sistemas
dinámicos, de nada sirve tener el mismo sistema en una empresa que crece y
cambia día a día.

Además del costo, el tiempo que sugiere la implementación es un problema para

las empresas, este problema empieza por la rigidez que tienen los ERP, es difícil
que una empresa en particular desarrolle su propio sistema, los ERP que son
sistemas genéricos, tienen que ser adaptados a las empresas desde su estructura
principal.

El manejo del ERP tiene sus desventajas, se necesita instruir a los trabajadores de
cada modulo que se vaya a asignar, la especialización de los trabajadores genera
un costo y tiempo que tiene que emplear la persona para hacer un cambio en su
estructura operativa, lamentablemente la resistencia al cambio presenta un
problema muy grande en este punto.
Relación con la Planeación en Proceso

El flujo de información dentro de los ERP puede influir en las decisiones de

producción dentro de un día, semana o año, ya que la información y estadísticas
están siempre a la mano, además la producción se basa en la cantidad de insumos
con la que se cuenta, los ERP manejan eficientemente los insumos, a través de la
logística de información se puede tener lo que se quiera cuando se necesite y
producir lo que se quiera.

Dentro de la planeación de procesos, los ERP tienen su mayor influencia en la

gestión de las bases de datos de manufactura y de producción, según la empresa
y los módulos, son suficientemente capaces de crear entornos de estimación de
datos y guardar la información que se necesite en estos departamentos.