ADRIANA MARCELA

CORTEZ DURANGO
INTRODUCCIÓN
 La razón fundamental de este trabajo es dar a conocer las competencias
para identificar y elaborar toda clase de documentos empresariales dentro
de el proyecto de formación teniendo en cuenta los soportes y los
conocimientos adquiridos en el tecnólogo de Gestión Administrativa y las
normas Técnicas colombiana, en cumplimiento a la ley 594 de 2000.
 Objetivo General
Buscamos que todas las personas que necesiten tener una guía sobre
como hacer un documento empresarial bien sea cartas comerciales,
memorandos, nota interna, etc.
Con este lograran tener una guía clara para su mejor desempeño en su
lugar de trabajo. Espero le sea de mucha ayuda y despeje sus inquietudes.
ORTOGRAFIA
 La ortografía es la parte de la gramática normativa
encargada de establecer las reglas que regulan el correcto
uso de las palabras y de los signos de puntuación en la
escritura.
 SIGNOS DE PUNTACIÓN
son gráficos que hacemos aparecer en los escritos para
marcar las pausas necesarias que le den el sentido y el
significado adecuado.
EL PUNTO (.)
 Es un signo ortográfico circular de pequeñas dimensiones que se utiliza para
señalar una pausa larga, que marca el final de una frase u oración. Después de
punto -salvo en el caso del utilizado en las abreviaturas- se utiliza mayúscula.
 Punto seguido (.)
Separa enunciados dentro del mismo párrafo. Después de él se continúa
escribiendo en la misma línea y, en el caso de que esté al final de renglón, se
continúa en el siguiente sin dejar margen o sangrar el texto.
 Punto aparte (.)
Separa dos párrafos distintos que desarrollan contenidos diferentes dentro de
una misma línea de razonamiento o de la unidad del texto.
 Punto final (.)
Es el que cierra el texto, ya sea al finalizar un apartado, un capítulo o el texto en
su totalidad.
 LA COMA (,)
Es un signo de puntuación que señala una breve pausa que se produce dentro
de la oración o para separar distintas oraciones y frases que se refieran al
mismo tema, pero que engloben diferentes ideas o conceptos.
 Punto y coma (;)
Señala una pausa mayor que la de la coma pero inferior a la marcada por el
punto. El punto y coma se escribe pegado a la palabra o el signo que lo
precede, y separado por un espacio de la palabra o el signo que lo sigue.
 Puntos suspensivos (...)
Suponen una interrupción de la oración o un final impreciso. Se escriben tres
puntos y siempre pegados a la palabra o el signo que los precede, separados
por un espacio de la palabra o el signo que los sigue; pero si lo que sigue a los
puntos suspensivos es otro signo de puntuación, no se deja espacio entre
ambos.
 Dos Puntos (:)
Detienen el discurso para llamar la atención sobre lo que sigue. Como signo de
puntuación, los dos puntos se escriben pegados a la palabra o el signo que los
antecede, y separados por un espacio de la palabra o el signo que los sigue.
REGLAS ORTOGRÁFICAS
 La ortografía es la rama de la gramática que establece las reglas para la forma
correcta de escribir las palabras; a fin de que se facilite la comprensión de su
sentido y la comunicación entre las personas.
 Morfología
 Se ocupa de la constitución de una unidad menor que es la palabra. Se ha
considerado la morfología como el estudio orientado a describir (y caracterizar)
las partes constituyentes de las palabras; otra postura se inclina por establecer
modelos de formación de palabras atendiendo a sus rasgos gramaticales; una
tercera vía pretende describir la estructura de la palabra desde los mecanismos
de formación de la palabra.
  Sintaxis
 Se trata de la parte de la gramática que enseña a coordinar y unir las
palabras para formar las oraciones y expresar conceptos. En la informática,
la sintaxis es el conjunto de reglas que definen las secuencias correctas de
los elementos de un lenguaje de programación.
 Gramática
 Es el estudio de las reglas y principios que regulan el uso de las lenguas y la
organización de las palabras dentro de una oración. También se denomina
así al conjunto de reglas y principios que gobiernan el uso de un lenguaje
muy determinado; así, cada lengua tiene su propia gramática.
REDACCIÓN
 Se entiende a todo aquel elemento escrito que haya
sido redactado y realizado por una persona.
Para tener una buena redacción es importante
tener en cuenta los siguientes pasos:
Identificar el tema
Ordenar las ideas
Redactar en borrador
Corregir el borrador
Redacción final
DIGITACIÓN
 Habilidad que se emplea para un correcto manejo del
teclado.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS:
 Reconocer las diferentes partes del teclado.
 Como tener una correcta postura.
 Técnica para una correcta digitación.
PARTES DEL TECLADO:
El reconocer las partes de un teclado es esencial, ya que esta va hacer la herramienta mas
utilizada, para un persona que desarrolle cualquier trabajo de oficina.
Este se divide en 4 partes generales: zona Alfanumérica, zona numérica, zona de navegación y zona
de funciones.
 Zona alfanumérica:

 Esta es la zona más importante del teclado pues son las

más utilizadas para cualquier tipo de digitación. En esta
zona encontramos las letras, los símbolos, números y los
signos de puntuación que son claves para cualquier texto.
 Zona numérica:

 Estas teclas están organizadas en forma de calculadora para

así facilitarnos las digitaciones de cifras. Además contiene
los signos de las operaciones básicas como suma (+), resta
(-), multiplicación (*) y división (/).
 Zona de navegación:

 En esta zona del teclado podemos encontrar diferentes

funciones tales como: flechas de dirección, insertar,
suprimir, inicio, fin, página anterior, página siguiente,
insertar bloq despl, impr pant pet sis.
 Zona de funciones:

 Son las teclas que nos sirve de “atajo” referente al

programa que estemos trabajando, estas van desde
F1 hasta F12.
 POSICIÓN ERGONÓMICA
 Es la forma adecuada que debemos tener frente a nuestro sitio de trabajo.
TÉCNICAS PARA UNA CORRECTA
DIGITACIÓN
 Para una correcta digitación es importante adquirir un
compromiso del aprendiz, ya que esta técnicas requieren de
mucha perseverancia y así lograra un excelente digitación
acompañada un una buena agilad y destreza para su manejo.
 Primer punto es necesario que la persona memorice la
localización de cada una de las teclas y el dedo y la mano con la
cual debe pulsar, para esto es recomendable que utilice ayudas
de los programas especiales para el desarrollo y habilidad de la
digitación.
 Segundo debe desarrollar la guía con las siguientes
recomendaciones: 1. Acatar las normas básicas de ergonomía.
 2. Al iniciar cada ejercicio, descansar la punta de los dedos índice,
de ambas manos, sobre las teclas guía (F y J).
 3. No mirar el teclado mientras digita.
 4. Repetir 10 veces cada serie (renglón).
 5. Separar con un espacio los grupos de letras dentro de cada
serie.
 TIC
Las tecnologías de la información y la comunicación (TIC)
agrupan los elementos y las técnicas usadas en el tratamiento y la
transmisión de las informaciones, principalmente de
informática, internet y telecomunicaciones.
Aportes de las TIC:
 Fácil acceso a una inmensa fuente de información.
 Proceso rápido y fiable de todo tipo de datos.
 Canales de comunicación inmediata.
 Capacidad de almacenamiento.
 Automatización de trabajos.
 Interactividad.
 Digitalización de toda la información.
 LA INTERNET
Una intranet es una red de computadoras dentro de un área local
(LAN) privada, empresarial o educativa que proporciona herramientas
de Internet.
 FUNCIONES
Tiene como función principal proveer lógica de negocios para
aplicaciones de captura, informes y consultas con el fin de facilitar la
producción de dichos grupos de trabajo, también un importante medio
de difusión de información interna a nivel de grupo de trabajo.
 TIPOS DE INTRANET
 ACTIVAS: son dinámicas, ya que permiten acceso e interacción con los
datos por parte del usuario o cliente.

 PASIVAS: son interactivas pero no dinámicas, esto quiere decir, que no

permiten el acceso a los datos y solo permiten desplegar información
estática en la pantalla.
 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
 Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la
obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos,
independientemente del soporte en que produzcan la información para el
cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que
fueron creadas.
En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las
entidades es desigual y por lo tanto deja claro que los principios y procesos
archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en
que se produce la información. Con este instrumento el Archivo General de
la Nación pretende entonces orientar a las entidades públicas y privadas
que cumplen funciones públicas, para facilitarles la adopción y adaptación
del programa.
 CARTA COMERCIAL
 Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones
comerciales entre empresas y personas naturales;
igualmente, entre las empresas y sus empleados.
Margen:
 Superior entre 3 y 4 cm
 Inferior entre 2 y 3 cm
 Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm
 Lateral derecho entre 2 y 3 cm
 Encabezados de las páginas subsiguientes entre 2 y 3 cm.
Partes de una carta comercial:
 Membrete  Saludo O Vocativo
 Referencia  Texto
 Localidad y fecha:  Despedida
 Destinatario  Remitente
 Cargo  Anexo O Anexos
 Empresa  Copia
 Dirección O Apartado  Identificación
 Asunto Transcriptor
CARTA BLOQUE EXTREMO

Las cartas comerciales son aquellas cuyo contenido

está relacionado con operaciones comerciales,
negocios, compra, venta, propaganda, movimientos
internos de una empresa. Pueden ser entre otras, de
acuse de recibo, solicitud de empleo, de crédito,
propaganda, de cobro.
 Máximo 14 cm
Entre 3 cm y 4 cm Zona 3

Zona 1
0 a 1 interlinea libre

Código

1 a 2 interlineas libres
Lugar y fecha de elaboración

1 a 3 interlineas libres

Datos del destinatario

2 interlineas libres
Asunto:

2 interlineas libres
Saludo:

1 a 2 interlineas libres Entre

Texto:
2 cm y 3
Entre cm
1 interlinea libre
3 cm y
4 cm

1 a 2 interlineas libres

Despedida:

4 a 5 interlineas libres

Remitente
Cargo

2 interlineas libres

Anexos: (opcional)

Copia: (opcional)
1 interlineas
Transcriptor:

1 a 2 interlineas

Entre
Zona 2
1.5 cm y 2.0 cm
ZONAS:
 ZONA 1: Razón social, sigla o acrónimo, logotipo y NIT.
 ZONA 2: Dirección, apartado, fax, teléfono, ciudad
 ZONA 3: Se deja en blanco para que el destinatario
imprima el sello de registro
ESTILO BLOQUE
Máximo 14 cm
Entre 3 cm y 4 cm Zona 3
Zona 1
0 a 1 interlinea libre

Código

1 a 2 interlineas libres
Lugar y fecha de elaboración

1 a 3 interlineas libres

Datos del destinatario

2 interlineas libres
Asunto:

2 interlineas libres
Saludo:
Entre
1 a 2 interlineas libres 2 cm y 3
Entre Texto: cm
3 cm y
4 cm 1 interlinea libre

1 a 2 interlineas libres

Despedida:

4 a 5 interlineas libres

Remitente
Cargo

2 interlineas libres

Anexos: (opcional)

Copia: (opcional)
1 interlineas
Transcriptor:

1 a 2 interlineas Entre
Zona 2
1.5 cm y 2.0 cm
CIRCULARES
Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el
mismo texto o contenido dirigida a varios destinatarios.

CLASIFICACIÓN
 De acuerdo con el destinatario:
 EXTERNA O CARTA CIRCULAR
 INTERNA O GENERAL

MÁRGENES:
 Superior entre 3 y 4 cm
 Inferior entre 2 y 3 cm
 Lateral izquierdo entre 3 4 cm
 Lateral derecho entre 2 y 3 cm
CARTA CIRCULAR O CIRCULAR EXTERNA
 Se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo
para diferentes destinatarios. Se tiene en cuenta la norma sobre
elaboración de cartas.

CIRCULAR INTERNA O GENERAL

 DENOMINACIÓN: Del margen superior de 2 a 3 interlíneas se ubica la
Palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada y destacada.
PARTES DE LA CIRCULAR:
Número
Fecha
Destinatario
Asunto
Texto
Despedida
Remitente
CIRCULAR INTERNA

CIRCULAR INTERNA
2 a 3 interlineas
----------Numero (referencia)
2 a 3 interlineas
---------------Ciudad y fecha
3 interlineas
-------------------GRUPO DESTINATARIO
3 interlineas
-------------------Asunto
3 a 4 interlineas
Texto
-----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------
2 interlineas
Texto
------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------
2 interlineas
----------Despedida
4 a 6 interlineas
-------------------------NOMBRE DEL FIRMANTE
1 interlinea
---------------------Cargo
2 interlineas
---------------------Anexos(si lo hay)
--------------------Identificación del transcriptor
NOTA INTERNA
 Se utiliza como medio de comunicación interna en una empresa,
institución o dependencia.

PARTES:
 FECHA: Registrar fecha de envío así: día, mes y año.
 PARA: Nombre del funcionario a quien va dirigida la nota.
 DE: Nombre de la dependencia que remite la nota.
 CUADRO DE OPCIONES: Seleccionar y marcar con (X) donde
corresponda.
 OBSERVACIONES: Describa brevemente las observaciones que
considere pertinente.
 FIRMA: Sólo podrá ser firmada, por el funcionario autorizado para tal
fin, según lo regulado en manual de procedimientos de la respectiva
entidad.
 DATOS DE RECIBO: Consignar los datos del funcionario que recibe la
misma.
 NOTA INTERNA
No. 001

FECHA: ________________________________________________________________

PARA: ________________________________________________________________

DE: ________________________________________________________________

URGENTE ______ ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA _________

PARA SU INFORMACIÓN ______ DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA _________

FAVOR DAR CONCEPTO ______ FAVOR TRAMITAR _________

INFORMAR POR ESCRITO ______ ARCHIVAR ________

ENCARGARSE DEL ASUNTO ______ ENTERARSE Y DEVOLVER ________

OTRO: ___________________________ DILIGENCIAR Y DEVOLVER _________

OBSERVACIONES: _______________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

FIRMA: _______________________ RECIBIDO: ______________

FECHA: ______________

HORA: ______________
MEMORANDO

 Un comunicado de carácter interno sirve para trasmitir una

información, orientación, felicitación o llamado de
atención.
PARTES DEL MEMORANDO:
 ENCABEZADO
 MEMORANDO:
 CÓDIGO
 CIUDAD Y FECHA:
 DATOS DEL DESTINATARIO:
 DE
 ASUNTO
 TEXTO
 DESPEDIDA:
 DATOS DEL REMITENTE
 ANEXOS:
 DATOS DEL TRANSCRIPTOR
------------------------------ MEMORANDO
2 a 3 interlineas
-------Numero (referencia)
2 a 3 interlineas
----------------------ciudad de origen y fecha
3 interlineas
PARA:---------------
2 interlineas
DE:------------------
2 interlineas
ASUNTO:-----------
3 a 4 interlineas
Texto:----------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------
2 interlineas
------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------
2 interlineas
Despedida ---------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------
4 a 6 interlineas
Firmante---------------------------------------
2 interlineas
Anexos: (si lo hay)
2 interlineas
Copia: (si la hay)
2 interlineas
Identificación del transcriptor
ACTA
Documento en el que consta lo sucedido, tratado y
acordado en una reunión.
MÁRGENES: Igual a la carta.
 TÍTULO
 PRESENTACIÓN
Requisitos específicos

 RAZÓN SOCIAL  INVITADOS

 TÍTULO  AUSENTES:
 DENOMINACIÓN  ORDEN DEL DÍA
DOCUMENT  DESARROLLO
 FECHA:  CONVOCATORIA:
 HORA  FIRMAS DE LOS
 LUGAR ASISTENTES
 ASISTENTES  ANEXOS:
 IDENTIFICACIÓN
TRANSCRIPTOR
------------ (1 interlínea) ACTA No. VI
------------ (3 interlíneas)
FECHA: (Ciudad, día mes año)
------------(1 interlínea)
HORA:
------------(1 interlínea)
LUGAR: (Sitio donde se realizó la reunión)
--------------(2 interlíneas)
ASISTENTES: NOMBRES APELLIDOS, Cargo – calidad de- miembro dentro del comité.
--------------(2 interlíneas)
INVITADOS: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo
--------------(2 interlíneas)
AUSENTES: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo – calidad- de miembro dentro del comité.
--------------(2 interlíneas)
ORDEN DEL DIA:
----------------(1 interlínea)
Verificación de quórum, Lectura, discusión y aprobación del –Acta anterior.
Discusión y aprobación Tabla de Retención Documental de---
---------------(2 interlíneas)
DESARROLLO:
----------------(1 interlinea)
Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la reunión.
----------------(1 interlínea)
Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por- unanimidad.
----------------(1 interlínea)
Fue presentada la Tabla de Retención Documental y al
respecto………………………………………………….........
.......................................................................................

Superior e izquierda 3 a cm Derecho e inferior 2 a 3 cm

CERTIFICADO Y CONSTATACIÓN
 CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado
que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.

 CONSTANCIA: Documento de carácter probatorio en el que se

describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.

 CLASIFICACIÓN: De acuerdo con el hecho o acto que se prueba

pueden ser:

 Constancias para tiempo de servicio, experiencia, salarios, clase de

trabajo, jornada laboral, comportamiento, etc.

 Certificados sobre calificaciones, diploma obtenido, asistencia a

eventos, documento identidad, paz y salvos, exámenes médicos, etc..
PARTES:

FECHA
CARGO DE QUIEN EXPIDE LA CONSTANCIA
IDENTIFICACIÓN
TEXTO
FIRMANTE
TRANSCRIPTOR
CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS EXPEDIDOS
POR CENTROS EDUCATIVOS
TIPOS DE CERTIFICADOS:
 Calificaciones obtenidas dentro del periodo académico.
 Asistencia a congresos, cursos y seminarios.
 Registro civil o parroquial, de nacimiento, de matrimonio o
de función
 Documento de identidad
 Certificado de Aseguramiento de Calidad
 Certificado de Sistema de Administración Ambiental
 Becas, donaciones y exenciones
 Créditos, préstamos, u otras transcripciones comerciales.
 Relación de retención de impuestos.
 Paz y salvo
 Resultados de examen médicos
Tipo de Constancias:
 Tiempo de servicio

 Experiencia

 Salario u honorarios

 Clase de trabajo

 Jornada laboral

 Cumplimiento de comisiones

 Comportamiento del trabajador

 Partes de los Certificados y Constancia
Se elabora en papel con membrete y sus elementos se
distribuyen en la siguiente manera:
 Numero (REFERENCIA)
 Fecha
HOJA DE VIDA
NOMBRE EXPERIENCIA
IDENTIFICACIÓN  Nombre de las
FECHA DE empresas
NACIMIENTO  Cargo desempeñado.
DOMICILIO  Tiempo de servicio.
TELÉFONO NOMBRE Y FIRMA
OTROS. FECHA DE
PRIMARIOS Y PRESENTACIÓN
SECUNDARIOS
ACUERO
 Los acuerdos son documentos que establecen normas
y políticas de carácter general, expedidos por la Sala
General o el Consejo Superior.
Se elaboran en original y una copia, en papel bond,
color blanco, tamaño oficio con recuadro y logotipo
contra el margen izquierdo, con la identificación de la
Universidad. (Se puede diseñar en computador si no se
cuenta con papelería impresa).
RESOLUCION

 Las Resoluciones son disposiciones que establecen normas

y procedimientos que facilitan el cumplimiento de los
Acuerdos expedidos por la Sala General y el Consejo
Superior o definen asuntos de carácter administrativo y
académico relativos con la marcha de la entidad; son
expedidos por la Rectoría.

Se elaboran en original y una copia, en papel bond, color

blanco, tamaño oficio con recuadro, y logotipo contra el
margen izquierdo, con la identificación de la Fundación.
(Este formato se puede diseñar en computador, si no se
cuenta con papelería impresa).
CONVENIO
 Los contratos son acuerdos entre dos o más partes, en
donde se establecen obligaciones recíprocas.
Se elaboran en original y una copia, en papel bond,
color blanco, tamaño oficio con recuadro, y logotipo
contra el margen izquierdo, con la identificación de la
Universidad. (Este formato se puede diseñar en
computador, si no se cuenta con papelería impresa).
SOBRES
 Cubierta que guarda y protege un documento para su entrega o
envío.

ASPECTOS GENERALES SOBRES

•El sobre debe coincidir en color, calidad y diseño de la papelería.
•Se recomienda que los sobres de manila lleven impresos el
membrete.
•En sobres grandes se deben respetar las zonas guardando
armonía con el tamaño.
•El tamaño debe ser el adecuado según anexos.
•Para sobres de manila a partir del tamaño carta se
recomienda escribir los datos del destinatario en
mayúscula sostenida a interlineación de 1 y medio
•La impresión de los datos del destinatario y remitente en
sobres de manila puede hacerse en sentido vertical u
horizontal, en el último caso se deja la solapa al lado
derecho.
•Cuando se utilicen servicios especiales de correo se
recomienda incluir número telefónico antes de la ciudad.
•Al utilizar etiqueta, se debe adherir centrada en el segundo
tercio del sobre y se recomienda un tamaño apropiado.
•Cerrar adecuadamente el sobre, cuidando que el pegante no
se adhiera al documento.
FAX
Sistema que permite transmitir a distancia por la línea
telefónica escritos o gráficos (tele copia).
Los datos de transición q se deben imprimir son los
siguientes:
 rosón social y logotipo, o uno de los dos.
 ciudad y país del remitente.
 numero del teléfono del remitente número de telefax
del remitente.
 identificación del documento.
 fecha.
numero de control de fax.
datos del destinatario. nombre, cargo y empresa.
numero del telefax del destinatario
ciudad y país del destinatario.
datos del remitente. Nombre, cargo y empresa.
asunto o mensaje cortó.
numero de hojas transmitidas incluidas.
firma del funcionario q" solicita la transmisión.
 CONCLUSIÓN
Se realizo este trabajo con el fin de aprender las
diferentes clases documentos empresariales, así dando
a conocer sus conceptos y funciones. Cada documento
fue creado con mucha dedicación para lograr una
explicación concreta para un mayor aprendizaje del
lector.
Con este aprendí más claramente la forma correcta de
realizar un documento empresarial. También fue de
mucho ayuda el poder aprender un forma fácil de
aprender a digitar correctamente.