Identificación y análisis de

problemas

Open class
Semana 2
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Contenido de la open class
01 Contexto sobre el problema en proyectos

02 Identificación y selección del problema

03 Técnicas para la identificación y análisis de problemas

1. Contexto sobre el problema en proyectos
Generación de ideas en proyectos
El punto de partida de un proyecto es la existencia de
un problema o necesidad real que se quiere resolver
o cubrir. Por ello, el primer paso para la elaboración
de un proyecto será la identificación del problema o la
necesidad.

El proceso de identificación y análisis de problemas

debe generar “insight”, el cual solo se logra una vez
se da una respuesta a una situación problemática sin
atenerse a lo que siempre se ha hecho, a partir de
una nueva comprensión del problema.
¿Qué es una necesidad?

Puede definirse una necesidad como la “discrepancia entre lo que

es y lo que debería ser, es decir, la diferencia entre la situación
actual y la situación deseada”.
También podemos considerar una necesidad aquello que es
conveniente, práctico, imprescindible, como una instalación, un
producto o un servicio concretos.
Una necesidad también se puede definir como la carencia de un
servicio o un producto en general. Pueden ser la necesidad de
alimentarse, de divertirse o de transportarse, por citar algunos
ejemplos.
Tipología de necesidades de Bradshaw (1972)

Necesidad sentida
Necesidad expresada
Percepción que tiene la gente sobre
Se produce cuando los individuos 2
3 su estado de salud y de los servicios
manifiestan su necesidad
existentes
demandando servicios

Necesidad comparativa
Comparación de los recursos y
Necesidad normativa
necesidades de ingresos, educación, Definida por los profesionales en
4 1
etc. existentes entre diferentes función del estado actual de
grupos de población o comunidades conocimientos, leyes y entorno
Jerarquía de necesidades de Maslow
Definición del problema
Un problema por su parte, es una “situación inesperada que ocurre en
un momento dado y que produce cambios en los objetivos previstos o
distorsiona la realidad”.

Técnicos Sociales Económicos Salud Educativos

Los problemas ocurren generalmente por errores o omisiones;

humanos, errores técnicos, errores de planificación, errores gerenciales,
globalización, nuevas tecnologías, etc.

La situación problemática no tiene que ser necesariamente una situación

nueva, sino que puede tratarse de una situación ya existente que
comienza a crear conflictos o malestar.
Fuentes de detección de problemas o necesidades

Identificar la ausencia de Comparaciones con los Realizar un análisis

algo (productos, niveles deseables de crítico de la realidad para
servicios...) que se bienestar y servicios. la búsqueda de mejoras.
considere necesario. Establecer previsiones Detectar diferencias, es
Contrastar distancias, sobre situaciones futuras: decir, actuaciones,
discrepancias con niveles fenómenos sociales planes, programas, etc.
habituales o normales de nuevos, cambios que no se ajusten a las
bienestar, de servicios económicos, cambios previsiones iniciales.
tecnológicos
Oportunidad empresarial
● Aquellos factores externos a la organización que representan un
panorama positivo para que la compañía genere una acción que
impulse su negocio.

● Tendencias y situaciones del ambiente externo que una empresa

puede utilizar para sacar provecho, obtener ventaja frente a sus
competidores y mejorar sus márgenes de utilidad.

● Una oportunidad empresarial puede ser de distintos tipos y

magnitudes, desde un pequeño cambio en el mercado hasta una
tecnología totalmente disruptiva que favorezca a tu negocio.

● Las oportunidades para una empresa representan posibilidades

abiertas para cambiar, crecer, mejorar o evolucionar. Cuantas más
posibilidades tenga una organización, más campo de acción tendrá
en muchas de sus áreas.
La innovación como motor de las ideas en los proyectos

CREATIVIDAD INNOVACIÓN

Generar ideas Aplicar ideas

Crear nuevas soluciones Darle sentido y valor

¿Cómo innovar? Investigar las tendencias Mejorar los productos
actuales
Reconocer una necesidad

Intercambiar y escuchar
ideas

Estando informado
 “Innovar es la base de la competitividad, que a través de la
creatividad permite generar y concretar ideas de proyecto”

“Encontrar ideas es sencillo, pero

encontrar una lo suficientemente
buena para dar respuesta al problema,
ese es el reto”
¿Consideran ustedes que innovar es relevante para la
formulación de proyectos? ¿Qué barreras
encontramos para innovar en los proyectos?

¡Enciende tu micrófono!
2. Proceso de identificación y selección del problema
 Paso 4 Paso 1

Selección y priorización Identificar el problema

de la mejor solución

Proceso de
Identificación de
solución de
problemas

Paso 3 Paso 2

Generar alternativas de Analizar el problema en

solución su contexto
Paso 1. identificar el problema

La identificación y selección del problema tiene dos objetivos fundamentales:

● Presentar una definición del problema claramente comprensible

● Definir la “condición deseada” a alcanzar mediante su solución propuesta.

Esta etapa incluye todo lo que se hace para percibir el problema y microlicalizar el área del
mismo. A veces la única indicación de que hay problemas son pequeñas señales difíciles
de captar. Lo primero que se percibe es un síntoma: las personas no parecen satisfechas,
nadie está comprando, hemos decrecido.

Es por esta razón que hay que averiguar cuál es el problema para no confundir síntomas
con las causas reales que los generan.
Objetivos identificación del problema

● Lograr el conocimiento y caracterización de la realidad del

medio

● Caracterizar cuál es el problema o la necesidad expresada

● Identificar a quienes afecta o impacta el problema

● Identificar la nueva situación a alcanzar, teniendo en cuenta los

medios disponibles para lograrlo;

● Analizar la viabilidad de llevar a la práctica las posibles

estrategias de acción.
Diagnóstico de la realidad
Caja de herramientas

● Tormenta de ideas

● Técnica de los 5 por qué´s

Paso 2. Análisis de problemas
En esta fase el objetivo es analizar el problema y dividirlo en sus partes componentes, examinando cómo es que van
juntas. Es necesario comprender el contexto del problema y como unas partes afectan a otras.

Esta es una etapa preparatoria para la generación de soluciones potenciales y elaboración de planes de acción.

El análisis implica buscar todas las posibles

ubicaciones al problema, determinar todas las aristas
que conforman el problema a fin de entenderlo en
toda su dimensión y no sólo centrarse en el análisis de
sus síntomas.
Análisis causa - efecto
Jugar con la ubicación del problema constituye una importante área de las habilidades requeridas para
resolver problemas. Los problemas pueden ubicarse en:

La situación Los individuos En el contexto

a) Análisis de causas
Consiste en extraer y sistematizar todas las posibles razones por las cuales se está produciendo el problema
central identificado en la etapa anterior, y descomponerlo hasta las raíces principales:

Causas directas: Causas indirectas:

Explican directamente el problema central. Permiten explicar el origen de las causas directas.
Análisis de causas

Causas directas

Causas indirectas
b) Análisis de efectos
Busca realizar una correcta identificación de los efectos del problema porque permite conocer cuáles serán los
resultados y los beneficios que se obtendrán con la solución del problema central.

Se debe realizar una selección de los efectos que se consideran más relevantes y que reflejan la situación
actual, así como los efectos que se podrían presentar en el futuro si no se resuelve el problema.

Efectos directos: se manifiestan directamente en la población

impactada o afectada.

Efectos indirectos: no tienen relación directa con el impacto del

problema pero también hacen parte de los síntomas y
manifestaciones de la situación.
Análisis de los efectos

Efectos indirectos

Efectos directos
Caja de herramientas

● Árbol de problemas

● Espina de pescado

● Matriz DOFA
Paso 3 y 4. Generar y seleccionar alternativas de solución
Esta es la fase de meditación. El objetivo fundamental de este paso es generar las posibles vías de solución al
problema central. Es el puente entre la percepción, la definición y el análisis del problema, así como la evaluación
de las posibles soluciones finales.

Definición del problema Condición deseada Causas claves

1. Aportar de todas las alternativas posibles al problema

2. Seleccionar las ideas estableciendo criterios, valorando, juntando, descomponiendo, maximizando.
3. Seleccionar las mejores soluciones para posteriormente priorizar
Caja de herramientas completa

● Árbol de objetivos

● Matriz DOFA

● Matriz de análisis de alternativas

Etapas de la identificación de problemas

Video clip
3. Técnicas para la identificación y análisis de problemas
Caja de herramientas completa
Identificación del problema
● Lluvia de ideas
● Técnica de los 5 por qué´s

Análisis del problema

● Árbol de problemas
● Espina de pescado

Generación de alternativas de solución

● Árbol de objetivos
● Matriz DOFA

Selección de la alternativa de solución

● Matriz de análisis de alternativas
 lluvia de ideas (brainstorming)

Esta técnica constituye una herramienta muy potente en la solución de problemas poco
estructurados

Consiste en generar un banco de ideas a partir de la participación de los integrantes de un grupo de trabajo, permitiendo
encontrar problemas, anomalías, situaciones que afecten a una comunidad, empresa o proyecto.

● Herramienta de colaboración
● No hay límite en la cantidad de ideas
● Destierro de la crítica
● Igualdad de oportunidades de participación
 Técnica de los 5 por qué

Técnica muy útil para la gestión de problemas empresariales pues

tiene por objetivo resolver una situación o problema a través del
planteamiento de cuestionamientos en cadena: al plantear el primer
“por qué”, otros se van desencadenando hasta llegar a la solución,
respuesta o razón.

Propuesta por Totoya en su modelo Lean de gestión de calidad

total para identificar no conformidades en su modelo de negocio.
Árbol de problemas
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● Este se inicia escribiendo el problema en un
recuadro central.

● Debajo, se procede con la identificación de las

causas que ocasionan el problema.

● Encima se anotan las consecuencias directas

que la existencia del problema está causando y
se revisa si éstos a su vez provocan otros
efectos sobre el medio, las personas o la
economía.
Árbol de problemas
comunidades agrícolas
productoras de cebolla de
Berlín, Santander.
 Espina de pescado

El Diagrama de Ishikawa, también conocido como Diagrama de Espina de Pescado, es una herramienta de la
calidad que ayuda a levantar las causas-raíces de un problema, analizando todos los factores que involucran la
ejecución del proceso.

En la metodología, todo problema

tiene causas específicas, y esas
causas deben ser analizadas y
probadas, una a una, a fin de
comprobar cuál de ellas está
realmente causando el problema
que se quiere eliminar.

Eliminadas las causas, se elimina

el problema.
Espina de pescado
Árbol de objetivos

Para construir el árbol de la solución o árbol de objetivos se

parte del árbol del problema, buscando para cada uno de
los recuadros de dicho árbol la manifestación contraria a
las allí indicadas.

algo faltaba - ahora existirá

estaba deteriorado, ahora estará en buenas condiciones
la población sufría - ya no lo hará más

¡Todo lo negativo se volverá positivo, como tocado por una

varita mágica!
Alternativas de solución árbol
Matriz DOFA
FO DO

FA DA
Matriz de criterios de alternativas

1. Establecer una serie de criterios a comparar en las estrategias seleccionadas (económicos, financieros,
de mercado, sociales, ambiental, etc.)
2. Asignar una calificación a cada estrategia en cada uno de los criterios de 1 a 5 (donde 1 es poco viable
y 5 muy viable)
3. Cuantificar los totales y seleccionar la estrategias con mayor viabilidad de llevar a cabo.
Matriz de criterios para seleccionar
soluciones

Video clip
¡Muchas gracias por la atención!