PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES Fecha de emisión:

EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL 15/02/2023

SOCICON S.A.S. TRABAJO Versión: 01
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PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES EN SEGURIDAD Y

SALUD EN EL TRABAJO
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1. OBJETIVO

Establecer los mecanismos de comunicación de los aspectos del SG SST de

SOCICON S.A.S., a sus trabajadores, contratistas, clientes y partes interesadas.

2. ALCANCE

Aplica a todos los trabajadores que laboren para SOCICON S.A.S. o en su nombre,
independientemente de su forma de contratación.

3. RESPONSABLE

Representante Legal:

o Aprobar el presente documento

Representante de SST:

o Implementar y asegurar el cumplimiento de los mecanismos establecidos

en el presente documento.
o Actualizar o mejorar el procedimiento de acuerdo con las necesidades del
SG SST.

4. GLOSARIO

o Comunicación: Proceso de transferencia de información interactiva a

través de diferentes canales.

o Emisor: Persona que emite o produce el mensaje en el acto de la

comunicación.

o Receptor: Es la persona que recibe el mensaje, señal o código

(comunicación) emitido por un emisor, transmisor o enunciante; es el
destinatario que recibe la información suficiente.

o Canales o mecanismos de comunicación: Un canal de comunicación es

el medio de transmisión por el que viajan las señales portadoras de
información entre emisor y receptor. Es frecuente referenciarlo también
como canal de datos. Los canales pueden ser personales o masivos: los
canales personales son aquellos en donde la comunicación es directa.

o SG-SST: Sistema de Gestión, Seguridad y Salud en el Trabajo.

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5. DESARROLLO

A continuación, se describe el procedimiento para establecer los mecanismos de

comunicación de los aspectos del SG SST.

Para esta actividad se usa el formato F-SST-050 Matriz de comunicaciones SST.

5.1. Identificar información a comunicar

Con el fin de garantizar que se da a conocer el Sistema de Gestión de la

Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST a los trabajadores y contratistas, se lista
en la columna QUE SE COMUNICA, la información del SG SST que se quiere dar
a conocer, como, por ejemplo:

• Peligros y riesgos a los que se encuentra expuesto el Colaborador en el

lugar de trabajo.
• Las responsabilidades específicas frente al SG SST.
• Inquietudes, ideas y aportes de los trabajadores en materia de seguridad y
salud en el trabajo.
• Cronograma anual de trabajo del SG SST.
• Cronograma de capacitaciones en temas de SST.
• Procedimientos operativos, campañas e información SST.
• Actualizaciones en Requisitos legales en SST.
• Lecciones aprendidas de Accidentes, Incidentes o Enfermedades laborales.
• Cambios que afecten el SG SST.
• Hojas de seguridad de productos químicos.
• Informe de accidentalidad y estadísticas.
• Resultados de revisión por la alta dirección.
• Resultados auditoría interna.

5.2. Definir el emisor y receptor de la información

Cuando se ha definido la información que se quiere comunicar, se establece el

emisor y receptor en las columnas QUIEN COMUNICA y A QUIEN SE
COMUNICA, para cada ítem.

5.3. Establecer el mecanismo de comunicación de la información

De acuerdo con la información a comunicar se pueden utilizar uno o varios de los

siguientes mecanismos, para recibir, documentar y responder adecuadamente a
las comunicaciones internas y externas relativas a la seguridad y salud en el
trabajo, en la columna COMO SE COMUNICA, en la Matriz de Comunicaciones F-
SST-050.
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PARA RECIBIR DOCUMENTAR RESPONDER

o Folletos
o Comunicación escrita
o Presentaciones
o Correos electrónicos con un consecutivo de
o Comunicaciones o Documentos
comunicaciones
físicas o Correos electrónicos
enviadas así: SG
o Publicación en
cartelera. SST-001 o código
o Acta de reunión interno de la empresa.

5.4. Definir cuándo se realiza la comunicación de la información

En la columna CUANDO SE COMUNICA, se establece la periodicidad con la que

se comunica la información, como, por ejemplo:

o Mensual
o Anual
o Trimestral
o En el proceso de inducción

5.5. Describir el propósito de la comunicación de la información

Con el fin de empoderar a los Trabajadores del SG SST, se describe en la

columna PARA QUE SE COMUNICA, el propósito por el cual se da a conocer la
información.

5.6. Actualizar la matriz de comunicaciones internas y externas en

seguridad y salud en el trabajo

De acuerdo con las necesidades del sistema, el Representante de SST, actualiza

la Matriz de Comunicaciones, de acuerdo con los parámetros establecidos.

6. REGISTROS

o F-SST-050 Matriz de comunicaciones internas y externas en seguridad y

salud en el trabajo.
o F-SST-051 Divulgación Responsable con el SGSST

7. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Versión Descripción del cambio

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