Procedimiento de Comunicaciones Internas y Externas

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO
PROC-SST -001
CARNICERÍA CERDOS Y MAS
Fecha: 24/11/2021
PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES INTERNAS Y
Versión: 001
EXTERNAS Página 1 de 9
GRUPO COLABORATIVO # 4
ELIZABETH RAMOS AYAZO
GUSTAVO ADOLFO URIBE OQUENDO
ISAURA ISABEL RICARDO NIETO
INSTRUCTOR:
MARY LUZ NEGRETE RAMOS
FICHA: 2142193-3
CENTRO TECNOLOGICO DEL MOBILIARIO - SENA

TECNOLOGIA EN GESTION DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Noviembre 2021
APROBADO
PREPARADO POR: REVISADO POR: POR: Código: PROC-SST-001
Isaura Ricardo Elizabeth Ramos Gustavo Uribe

Fecha Modificación:
Líder SG-ST Profesional SST Gerente General
Lic. 7309
05/03/2015
TRABAJO
PROC-SST -001
Fecha: 24/11/2021
Versión: 001
PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS CARNICERÍA

CERDOS Y MÁS
INTRODUCCION:
En cualquier empresa, independientemente de su tamaño y del sector al que se dedique,

la comunicación tiene un papel fundamental. Se trata de uno de los pilares básicos para el
buen funcionamiento de la organización. Sin embargo, a menudo se presta más atención a
la comunicación externa, mientras que la comunicación interna queda en un segundo
plano. Otras veces, los responsables de la organización no dan a la comunicación la
importancia que realmente tiene.
Para la carnicería cerdo y más la comunicación al interior de la carnicería es uno de los
principales motores para motivar a los empleados y colaboradores a alcanzar los objetivos
de la organización, puesto si se manejan buenos canales de comunicación se fomenta un
buen clima laboral, aumenta la participación de los empleados, promueve una mayor y
mejor integración, motivación y liderazgo de los equipos. A través de los diferentes
mecanismos de comunicación, participación y consulta entre los diferentes niveles y partes
interesadas, internas y externas, se difunden las acciones, resultados, e información
enfocadas en seguridad y salud en el trabajo.
Con el fin de dar cumplimiento al programa de seguridad y salud en el trabajo, se diseña el
procedimiento comunicacional con el cual se espera que la información corresponda con
el SG-SST y sea notificada a las partes interesadas.
1. OBJETIVO
GENERAL:
Definir los diferentes mecanismos de comunicación internos y externos relacionados con

el SG-SST (Sistema de Gestión, Seguridad y Salud en el Trabajo) de la carnicería Cerdo y
más que le permita cumplir con el objetivo del SG-SST.
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ESPECÍFICOS
 Dar a conocer por medio de los diferentes medios de comunicación (correos,

carteleras, canales digitales, oficios), el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud
en el Trabajo a los trabajadores y contratistas, con el fin de lograr así la
participación e interés del personal.
 Asegurar que los medios de comunicación empleados sean los pertinentes y que
estos tengan la cobertura necesaria para la información emitida a las partes
interesadas internas y externas, sea recibida de manera clara, oportuna, concisa
con el fin de obtener los resultados esperados con la difusión de la información con
respecto al SG-SST
 Adquirir por los mismos medios inquietudes, ideas y aportes de los trabajadores en
materia de seguridad y salud en el trabajo; apoyando la cultura de prevención y
reporte de condiciones inseguras.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los trabajadores, contratistas, visitantes y partes
interesadas y está a cargo del líder de seguridad y salud en el trabajo de la Carnicería
Cerdo y más. En sus fases de emisión, recepción y respuesta. Sobre la política de
seguridad y salud en el trabajo, su actuación, los requisitos de seguridad, Salud en el
Trabajo, efectos medioambientales derivados del desarrollo de su actividad y la forma de
comunicarla a los demás.
3. DEFINICIONES.
Comunicación interna: Aquella que se establece cuando tanto emisor como receptor
pertenecen a los Encargados, áreas o servicios de la Carnicería Cerdo y más.
Comunicación externa: Por exclusión, aquella que no es interna. Estas comunicaciones

incluyen cartas, documentos, comunicados, quejas, reclamaciones, denuncias, etc.
Parte interesada: Individuo o grupo relacionado o afectado por actuaciones en el Sistema

de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) del Encargado, tanto externo
como interno a la organización y que tienen un interés en el desempeño de éste.
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4. DESCRIPCIÓN
Gerente es responsable de la transmisión general de la información referente al Sistema

de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) que se genera en Carnicería
cerdo y más, tanto en sentido ascendente como descendente. Así mismo, es su
responsabilidad la información que facilite externamente y el archivo y custodia de los
registros del sistema que se derivan del presente procedimiento durante un plazo mínimo
de cinco años.
4.1 Canales de Comunicación
Los canales de comunicación existentes en Carnicería Cerdo y más son los siguientes:
 Carteleras
 Cartas impresas.
 Correo medio electrónico.
 Oral (Charlas, reuniones)
 Buzón de sugerencias.
 Folletos.
 Cualquier formato o registro del SG- SST que aplique.
Carteleras o muro informativo:

Este efectivo medio de comunicación se debe colocar en un lugar visible y que se
encuentre al alcance de las personas que requieren conocer la información. Puede
contener información general, temas actuales en seguridad y salud en el trabajo,
indicador de accidentalidad, invitación a participar en actividades de promoción de la
salud y prevención del riesgo, presentación de lecciones aprendidas entre otros temas
de interés relacionados con la seguridad y salud en el trabajo. Es necesario que su
contenido esté ordenado visualmente, para su rápida lectura y notoriedad al cambio
periódico de su información, evitando malos entendidos con la información emitida, se
requiere consignar en cada mensaje los remitentes y su fecha.
Comunicado, memorando o carta al personal: Estas comunicaciones deben ser

breves y legibles. Se utilizan para difundir información importante, tales como
resultados, cambios en la organización. Su ventaja radica en la rapidez de su llegada y
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el impacto que provoca al remitente, por ello se aconseja no realizarlas en forma

múltiple, con un destinatario común sino personalizado.
Medio electrónico (control doc.): Se emplea esta nueva herramienta debido a su

facilidad de acceso, rapidez y seguridad en su entrega, confirmación de lectura y
respuesta.
Reuniones mensuales: Son un espacio de comunicación para informar, capacitar,
reflexionar y tomar decisiones. Lo importante es contar con momentos y lugares afines
y convocar a los participantes con la debida antelación.
Folletos: Sobre temas particulares como coberturas de las ARL, información general de
la organización (política, acciones frente a una emergencia), básicas de seguridad y
salud en el trabajo; los folletos se deben diseñar sencillos y prácticos relacionados con
campañas de sensibilización.
Buzón de sugerencias: es un recurso de comunicación utilizado por las empresas
para dar voz a las distintas ideas de mejora, propuestas de soluciones, quejas e
iniciativas que los trabajadores de una empresa o clientes puedan aportar a la
organización a través de esta sencilla forma de diálogo.
4.2 Comunicaciones internas (C.I.)
Descendentes: Incluye las comunicaciones dirigidas por el Gerente y Jefes de Procesos

hacia asistentes, auxiliares o personal de la Empresa. Los canales de comunicación serán
tales que aseguren que el destinatario recibe la comunicación emitida por el remitente.
Ascendentes: El personal, auxiliares y asistentes que deseen comunicarse con un

estamento superior de la Empresa, dispondrá de los medios y canales incluidos en el
punto anterior. Cuando la comunicación sea dirigida a una persona en concreto, se seguirá
obligatoriamente la cadena jerárquica de acuerdo a la siguiente figura. Todas las
comunicaciones internas relevantes (desde el punto de vista del receptor) serán
obligatoriamente contestadas.
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Las comunicaciones internas y externas se archivarán por división en una carpeta

específica en archivo magnético y copia en físico de la original. De igual forma se hará
para la correspondencia enviada y recibida.
Las Comunicaciones internas enviadas o recibidas por correo electrónico no se registrarán

en medio físicas si no es absolutamente necesario, quedando archivadas en formato
digital.
El Gerente, con el fin de hacer público su compromiso con el sistema, difundirá las
políticas del SG-SST corporativas, poniéndolas a disposición del personal y público
general mediante cualquier medio.
Por su parte, El Coordinador del SG SST en Oficinas difundirán cualquier cuestión que
consideren relevante y pueda impulsar la gestión en Calidad, Seguridad y Salud en el
Trabajo en su ámbito de influencia. Para ello podrá utilizar los siguientes canales:
comunicaciones directas, participación en charlas, publicación en tableros o medios de
comunicación en general. Estas mismas vías podrán ser utilizadas para responder a
cualquier cuestión de carácter de SG SST planteadas por otros Encargados, contratistas,
proveedores, etc.
4.3 Comunicaciones externas (C.E.).
Los aspectos derivados de comunicaciones externas informales serán controlados por los
coordinadores SST. Cuando merezcan respuesta, los coordinadores correspondientes
emitirán comunicados de respuesta con base a este procedimiento interno.
El coordinador que recibe comunicación externa llevará un registro de éstas, donde

dejarán constancia de la respuesta en caso que se estime necesario.
4.4 Comunicaciones SG SST
La información SG-SST que es comunicada a las partes interesadas tanto internas como
externas se encuentra descrita a continuación
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ASPECTO A RESPONSABLE DE LA ¿A QUIEN LE ¿CUÁNDO

ESTRATEGIAS Y MEDIOS
COMUNICAR COMUNICACIÓN COMUNICA? COMUNICA?
 Reuniones de
 Permanente divulgación Inducción /
 Cuando se re inducción
modifique  Reunión Gerencial
Política, Objetivos, Todos los
Alta Gerencia y  Cuando Ingrese  Comunicados
Mapa de Procesos del funcionarios de la
Encargado SG-SST un empleado  Carteleras
Sistema de Gestión Organización
nuevo  Manual del sistema de
 Cuando surja la gestión.
necesidad  E-mail
 Charlas de 30 minutos
 Capacitaciones
Entidades externas (ARL),
Requisitos legales de A todos los que Cuando se presente  Comunicados
Alta gerencia, Asesor
Calidad y del SG-SST y afecten los un cambio o nueva  Medios de comunicación
jurídico, coordinador de
de otra índole requisitos legales. legislación  Email
SST
Nombramiento,
funciones y  Reuniones de
responsabilidades Toda la población Cuando se presente divulgación
Alta Gerencia
representante de la alta trabajadora de la un cambio o ingrese  Inducción
Encargado SG-SST
Gerencia para el Organización. personal nuevo.  Re inducción
Sistema de Gestión de  Charlas de 30minutos
Calidad y del SG-SST
 Contacto directo
 Comunicados
Inducción, Re  Perfiles de Cargo
Funciones,
inducción  Difusión de documentos
Responsabilidades y Toda la población
Alta Gerencia y Modificación de del Sistema de Gestión
autoridades en el trabajadora de la
Encargado SG-SST contenido. de seguridad y salud en
Sistema de Gestión de Organización.
Cambio de oficio. el trabajo.
calidad y del SG-SST
 Inducción y/o re
inducción
 Manual del Sistema de
Gestión
 Reuniones
 Integraciones
Toda la población
Compromiso frente al  Llamados de atención
Alta Gerencia trabajadora de la Permanente
del SG-SST  Comunicados
Organización.
 Inducción y / o re
inducción
 Capacitaciones
No conformidades Entidades Externas Alta Gerencia, Cuando se  Programa de
Auditores Internos Responsables de presenten inspecciones
Todo el personal los procesos,  quejas/reclamos
Auditados  simulacros
Encargado SG-  solicitud gerencia
SST  Solicitud de SST.
 Comunicación Directa
 Incumplimiento legal
 Incumplimiento a
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indicadores
 Charlas de 30 Minutos
 Escrito
Acciones correctivas y  Email
preventivas, Entidades externas
Cuando se presente  Comunicación directa
Resultado de acciones Auditores
Encargado SG-SST una no conformidad  Reunión Informativa
correctivas y Alta Gerencia
potencial o real.  Informe de revisión
preventivas Todo el personal
implementadas Gerencial
 E-mail
Resultados de revisión Alta Gerencia.
Encargado SG-SST Anual  Cartelera
por la gerencia
 Divulgación por video.
 Reuniones de
Documentos del Toda la población Cuando se
Divulgaciones
Sistema de Gestión Encargado SG-SST trabajadora e modifique o surja la
Integral SG-SST involucrada. necesidad
 Email
 Reunión Informativa
Integrantes del equipo Representante de la Alta Cuando surja la
Equipo auditor  Comunicado
auditor Gerencia necesidad
 E-mail
Representante de la Alta Responsables del  Reunión informativa
Programación de Cuando surja la
Gerencia y Grupo de Proceso a auditar y  Comunicado
auditorias necesidad
Gestión SG-SST Equipo auditor  E-mail
Responsables del
Proceso a auditar, Con 2 días de
Equipo auditor, anticipación como  E-mail
Plan de auditorías Auditor Principal Encargado SG- mínimo a la  Comunicación Escrita
SST y realización de la  Plan de Auditorías
Representante de auditoria
la Alta Gerencia
Responsables del
Proceso a auditar,
Equipo auditor, De acuerdo al  Informe de auditorias
Informe de Auditoria Auditor Principal Encargado SG- procedimiento de  Reunión Informativa
SST y auditorias  E-mail
Representante de
la Alta Gerencia
Personal Nuevo y  Inducción o Reinducción
Inducción y Re Cuando surja la
Encargado SG-SST antiguo, Visitantes  Video
inducción necesidad
y Contratistas  Ficha para visitantes
Plan de Emergencias Encargado SG-SST Todos los Cuando surja la  Inducción o Reinducción
funcionarios de la necesidad  Capacitación.
Organización /
Contratistas /
Proveedores /
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Visitantes
 Contacto directo
Sugerencias de los Cuando surge la  Informe escrito
Todo el Personal Área interesada
Empleados necesidad  Buzón de sugerencias
 E-mail
Gustavo Uribe
Gerente
Elizabeth Ramos
Profesional de Salud Ocupacional.
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