Grupo de

Procesos de Inicio

José Gustavo Vivas Martín

jvivas@javeriana.edu.co
Celular: 3002089403

Bogotá D.C., 2020

Programación
No. Fecha Tema

Ciclo de vida de proyectos de energía

1 22-Ene
Fundamentos para la planeación y estructuración de proyectos de energía
Viabilidad económica de proyectos de energía
2 29-Ene Planeación y gestión de proyectos de energía (Planeación sectorial, Niveles de gestión y Visión
nacional e internacional sobre la planeación y gestión de proyectos de energía)
Estudio del mercado
3 05-Feb
Evaluación de la demanda y dimensionamiento de la oferta de proyectos de energía
Estudio técnico
4 12-Feb Estructuración técnica y económica de proyectos de energía (Definición de objetivos y metas,
Requerimientos de información, Evaluación técnica de la infraestructura)
Estudio organizacional administrativo-legal
5 19-Feb Contexto actual de proyectos de energía en Colombia (Marco jurídico, normativo y regulatorio.
Panorama actual de políticas nacionales relacionadas con la planeación y gestión)
Estudio del impacto ambiental
6 26-Feb
Implicaciones ambientales y financieras en los proyectos de energía
Estudio financiero
7 04-Mar Financiación de proyectos de energía. Participación pública y privada. Consideraciones sobre los
procesos licitatorios y de contratación de proyectos
Formulación y
Gestión de
Experiencias y casos de estudio Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía
8 11-Mar
(Taller sobre el Estudio Financiero)
2
2
Programación
No. Fecha Tema

9 01-Abr Examen escrito

Presentación del proyecto de aplicación

10 15-Abr
(Viabilidad económica de proyectos de energía)
Procesos de inicio
11 22-Abr Evaluación económica de proyectos de energía (Impacto de materializar las intervenciones. Costos de
operación y de los usuarios. Evaluación económica de las políticas de conservación)

12 29-Abr Procesos de planificación de proyectos de energía

Gestión del riesgo en proyectos de energía

13 06-May Sistemas de gestión de infraestructura energética (Estructura de sistema de gestión de infraestructura.
Nuevas tecnologías y herramientas de gestión aplicadas a proyectos de infraestructura)

Herramientas de seguimiento y control de proyectos

14 13-May
(Taller de Gestión del Valor Ganado)

Procesos de ejecución y cierre de proyectos de energía

15 20-May
Consideraciones de sostenibilidad y adaptación al cambio
Formulación y
Gestión de
Presentación del proyecto de aplicación Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía
16 27-May
(Gestión de proyectos de energía)
3
3
Agenda

1. Conceptos básicos

2. Acta de Constitución del Proyecto

3. Caso de estudio

4. Proyecto de aplicación

Formulación y
Gestión de
Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

4
4
1. Conceptos básicos

Formulación y
Gestión de
Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

5
5
¿Qué es un proyecto?

Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un

producto, servicio o resultado único. (PMI, 2017)

Sus características comunes:

Hechos por personas

Limitados en recursos

Inicio, planeación,
ejecución, control y cierre
Formulación y
Gestión de
Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

6
6
¿Qué es el PMI?
Organización enfocada en las necesidades de los profesionales de
Gerencia de Proyectos alrededor del mundo; tiene los siguientes
beneficios:

Libros, Manuales y Seminarios

PMBOK Guide
Programas de educación
Servicios de empleo
Concursos
Certificación PMP

www.pmi.org
Formulación y
Gestión de
Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

(PMI, 2020) 7
7
¿Qué es la Guía PMBOK?

El PMI define los fundamentos para la

dirección de proyectos (PMBOK) como un
término que describe los conocimientos de
la profesión de dirección de proyectos.

Los fundamentos para la dirección de

proyectos incluyen prácticas tradicionales
comprobadas y ampliamente utilizadas, así
como prácticas innovadoras emergentes
para la profesión.

Formulación y
Gestión de
Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

(PMI, 2017) 8
8
¿Qué es un proceso?
Serie sistemática de actividades dirigidas a producir un resultado final
de forma tal que se actuará sobre una o más entradas para crear una o
más salidas. PMI (2017)

Formulación y
Gestión de
Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

9
9
¿Cuáles son los grupos de procesos?

• Grupo de Procesos de Inicio

• Grupo de Procesos de Planificación

• Grupo de Procesos de Ejecución

• Grupo de Procesos de Monitoreo y Control

• Grupo de Procesos de Cierre

Formulación y
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Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

(PMI, 2017) 10
10
¿Cuáles son las áreas del conocimiento?

• Gestión de la integración • Gestión de los recursos

• Gestión del alcance • Gestión de las comunicaciones

• Gestión del cronograma • Gestión de los riesgos

• Gestión de los costos • Gestión de las adquisiciones

• Gestión de la calidad • Gestión de los interesados

Formulación y
Gestión de
Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

(PMI, 2017) 11
11
 Preparación y
Evaluación de Proyectos
 Preparación y
Evaluación de Proyectos
 Preparación y
Evaluación de Proyectos
 Preparación y
Evaluación de Proyectos
 Preparación y
Evaluación de Proyectos
2. Acta de Constitución del Proyecto

Formulación y
Gestión de
Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

17
17
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
Es el proceso de desarrollar un documento que autoriza de manera
formal la existencia de un proyecto y confiere al director de proyecto la
autoridad para asignar los recursos de la organización a las actividades
del proyecto.

Además, proporciona un vínculo directo entre el proyecto y los

objetivos estratégicos de la organización, crea un registro formal del
proyecto y muestra el compromiso de la organización con el proyecto.

Formulación y
Gestión de
Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

(PMI, 2017) 18
18
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

Entradas:

.1 Documentos de negocio
• Caso de negocio
• Plan de gestión de beneficios
.2 Acuerdos
.3 Factores ambientales de la empresa
.4 Activos de los procesos de la
organización

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Proyectos Proyectos
Energía

(PMI, 2017) 19
19
Caso de negocio
Es un estudio de viabilidad económica utilizado para establecer la
validez de los beneficios de un componente seleccionado que carece de
una definición suficiente y que se usa como base para la autorización
de otras actividades de dirección del proyecto.

Es el documento de negocio más comúnmente utilizado para crear el

acta de constitución del proyecto, ya que proporciona la información
necesaria desde una perspectiva de negocio para determinar si los
resultados esperados del proyecto justifican la inversión requerida.

Formulación y
Gestión de
Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

(PMI, 2017) 20
20
Plan de gestión de beneficios
Es el documento que describe el modo y el momento en que se
entregarán los beneficios del proyecto, y describe los mecanismos que
deben estar a disposición para medir esos beneficios.

Un beneficio del proyecto se define como una consecuencia de las

acciones, comportamientos, productos, servicios o resultados que
proporciona valor a la organización patrocinadora, así como a los
beneficiarios previstos del proyecto.

Formulación y
Gestión de
Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

(PMI, 2017) 21
21
Acuerdos
Se establecen para definir las intenciones iniciales de un proyecto. Los
acuerdos pueden tomar la forma de contratos, memorandos de
entendimiento (MOUs), acuerdos de nivel de servicio (SLA), cartas de
acuerdo, declaraciones de intención, acuerdos verbales, correos
electrónicos u otros acuerdos escritos.

Normalmente se utiliza un contrato cuando el proyecto se lleva a cabo

para un cliente externo.

Formulación y
Gestión de
Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

(PMI, 2017) 22
22
Factores ambientales de la empresa
• Estándares gubernamentales o de la industria (p.ej., estándares
calidad)
• Requisitos y/o restricciones legales y regulatorios
• Condiciones del mercado
• Cultura y el clima político de la organización
• Marco de gobernanza organizacional (una forma estructurada de
proporcionar control, dirección y coordinación a través de personas,
políticas y procesos, para cumplir con las metas estratégicas y
operativas de la organización)
• Expectativas de los interesados y los umbrales de riesgo
Formulación y
Gestión de
Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

(PMI, 2017) 23
23
Activos de los procesos de la organización
• Políticas, procesos y procedimientos estándares de la organización;
• Marco de gobernanza para portafolios, programas y proyectos
(funciones y procesos de gobernanza para proporcionar guía y toma
de decisiones)
• Métodos de monitoreo e información
• Plantillas (p.ej., plantilla del acta de constitución del proyecto)
• Información histórica y repositorio de lecciones aprendidas (p.ej.,
documentos del proyecto, información sobre resultados de las
decisiones de selección de proyectos previos e información sobre el
desempeño de proyectos previos)
Formulación y
Gestión de
Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

(PMI, 2017) 24
24
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

Herramientas y Técnicas:
.1 Juicio de expertos
.2 Recopilación de datos
• Tormenta de ideas
• Grupos focales
• Entrevistas
.3 Habilidades interpersonales y de equipo
• Gestión de conflictos
• Facilitación
• Gestión de reuniones
.4 Reuniones
Formulación y
Gestión de
Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

(PMI, 2017) 25
25
Juicio de expertos

Juicio que se brinda con base en la

experiencia en un área de aplicación,
disciplina, área de conocimiento,
industria, etc., según resulte apropiado
para la actividad a ejecutar.

Dicha pericia puede ser proporcionada

por un grupo o persona con educación,
conocimiento, habilidad, experiencia o
capacitación especializada.
Formulación y
Gestión de
Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

(PMI, 2017) 26
26
Recopilación de datos
• Tormenta de ideas. Esta técnica se utiliza para identificar una lista de
ideas en un corto periodo. Se lleva a cabo en un entorno de grupo y
es liderada por un facilitador. Comprende dos partes: generación de
ideas y análisis.

• Grupos focales. Reúnen a interesados y expertos en la materia para

conocer sobre el riesgo percibido del proyecto, los criterios de éxito
y otros temas de un modo más coloquial que una entrevista
individual.

Formulación y
Gestión de
Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

(PMI, 2017) 27
27
 Recopilación de datos

• Entrevistas. Se utilizan para obtener

información sobre requisitos de alto
nivel, supuestos o restricciones, criterios
de aprobación y demás información a
partir de los interesados mediante el
diálogo directo con ellos.

Formulación y
Gestión de
Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

(PMI, 2017) 28
28
Habilidades interpersonales y de equipo
• Gestión de conflictos. Ayuda a alinear a los interesados con respecto
a los objetivos, criterios de éxito, requisitos de alto nivel, descripción
del proyecto, resumen de hitos, etc.

• Facilitación. Es la capacidad de guiar eficazmente un evento grupal

hacia una decisión, solución o conclusión exitosa.

• Gestión de reuniones. Incluye preparar la agenda, asegurarse de

invitar a un representante de cada grupo clave de interesados y
preparar y enviar el acta y las acciones de seguimiento.

Formulación y
Gestión de
Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

(PMI, 2017) 29
29
Reuniones

Se hacen con interesados clave para

identificar los objetivos, criterios de
éxito, entregables clave, requisitos de
alto nivel, resumen de hitos y otra
información resumida del proyecto.

Formulación y
Gestión de
Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

(PMI, 2017) 30
30
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

Salidas:

.1 Acta de constitución del proyecto

.2 Registro de supuestos

Formulación y
Gestión de
Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

(PMI, 2017) 31
31
Acta de Constitución del Proyecto
Es un documento emitido por el iniciador del proyecto o patrocinador,
que autoriza la existencia de un proyecto y confiere al director del
proyecto la autoridad para aplicar los recursos a las actividades del
proyecto. Incluye:

• El propósito del proyecto

• Los objetivos medibles del proyecto y los criterios de éxito asociados
• Los requisitos de alto nivel
• La descripción de alto nivel del proyecto, límites y entregables clave
• El riesgo general del proyecto
• El resumen del cronograma de hitos Formulación y
Gestión de
Evaluación de de
Proyectos
Proyectos Energía

(PMI, 2017) 32
32
Acta de Constitución del Proyecto
• Los recursos financieros preaprobados; la lista de interesados clave

• Los requisitos de aprobación del proyecto (en qué radica el éxito del
proyecto, quién decide si el proyecto tiene éxito y quién firma la
aprobación)

• Los criterios de salida del proyecto (es decir, qué condiciones deben
cumplirse a fin de cerrar o cancelar el proyecto o fase)

• El director del proyecto asignado, su responsabilidad y su nivel de

autoridad

• El nombre y el nivel de autoridad del patrocinador o de quienes

autorizan el acta de constitución del proyecto
Formulación y
Gestión de
Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

(PMI, 2017) 33
33
Registro de supuestos
Las restricciones y los supuestos estratégicos y operativos de alto nivel
normalmente se identifican en el caso de negocio antes de que el
proyecto se inicie y se reflejan luego en el acta de constitución del
proyecto.

Los supuestos sobre actividades y tareas de menor nivel se generan a lo

largo del proyecto, tal como definir las especificaciones técnicas, las
estimaciones, el cronograma, los riesgos, etc.

El registro de supuestos se utiliza para registrar todos los supuestos y

restricciones a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Formulación y
Gestión de
Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

(PMI, 2017) 34
34
3. Caso de estudio

Formulación y
Gestión de
Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

35
35
Casa Bosques de la Providencia

Formulación y
Gestión de
Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

(Alvarado, 2018) 36
36
Casa Bosques de la Providencia
Identificación del Proyecto:

QUIJANO INGENIERIA S.A.S.

Nombre del Proyecto Casa Bosques de la Providencia

Número de Proyecto 2018 – 03

Nombre del cliente Edgard Paternina Blanco

Gerente del Proyecto Edna Marlene Alvarado Jaramillo

Formulación y
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Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

(Alvarado, 2018) 37
37
Casa Bosques de la Providencia
Propósito:
Diseño y construcción de una vivienda de 230 metros cuadrados bajo
estándares de calidad establecidos con una arquitectura funcional que
brinde confort, seguridad y bienestar a sus habitantes en la ciudad de
Villavicencio – Meta, con una duración de obra estimada en diez meses
a partir de la firma del acta de inicio y un presupuesto de obra
estimado en COP 368.000.000.

Formulación y
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Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

(Alvarado, 2018) 38
38
Casa Bosques de la Providencia
Objetivos:
• Construir una vivienda familiar bajo estándares de calidad
establecidos por el cliente. Criterio de éxito: Aceptación de la
vivienda por parte del cliente.
• Concluir dentro del cronograma planificado y aprobado por Quijano
Ingeniería S.A.S. Criterio de éxito: Concluir el proyecto en un
periodo de diez meses.
• Cumplir con el presupuesto aprobado de COP 368.000.000. Criterio
de éxito: no exceder el presupuesto del proyecto.

Formulación y
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Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

(Alvarado, 2018) 39
39
Casa Bosques de la Providencia
Requisitos de alto nivel:
• Entrega del informe mensual de avance de obra
• Entrega de las memorias de planos, diseño y cálculos estructurales
• Entrega de informe final financiero
• Informe de cumplimiento de las normas de seguridad del
reglamento nacional de edificaciones.
• Informe de cumplimiento de las especificaciones técnicas

Formulación y
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Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

(Alvarado, 2018) 40
40
Casa Bosques de la Providencia
Descripción:
• El proyecto trata de la construcción de una vivienda denominada
Casa Bosques de la Providencia de un nivel, con un área construida
total de 230 metros cuadrados, con 3 dormitorios, 4 baños, un
estudio, sala, comedor, cocina y patios de ropas.
• Se cuenta con un ingreso vehicular para dos estacionamientos, al
igual que el ingreso peatonal principal.
• Ubicada en la vereda Barcelona del municipio de Villavicencio –
Meta, casco rural.

Formulación y
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Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

(Alvarado, 2018) 41
41
Casa Bosques de la Providencia
Riesgos:
• Retrasos en el trámite de la licencia de construcción por parte de la
curaduría única de Villavicencio
• Retraso en el cronograma asociado a la variabilidad climática
• Incumplimiento en entrega y calidad de los materiales de
construcción por parte de los proveedores
• Negación y/o retraso de créditos con entidades bancarias

Formulación y
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Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

(Alvarado, 2018) 42
42
Casa Bosques de la Providencia
Cronograma de hitos:

Hito Principal Fecha Entrega

Lote adquirido 28/02/2017
Aprobación de Diseños 30/10/2017
Entrega Licencia de Construcción 30/03/2018
Inicio de construcción 30/04/2018
Entrega de Obra física 28/02/2019
Cierre Proyecto 30/03/2019

Formulación y
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Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

(Alvarado, 2018) 43
43
Casa Bosques de la Providencia
Presupuesto general:

Presupuesto General

Lote $200.000.000

Licencia de construcción $14.000.000

Obra $368.000.000

TOTAL $582.000.000

Formulación y
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Proyectos Proyectos
Energía

(Alvarado, 2018) 44
44
Casa Bosques de la Providencia
Interesados Activos:
• Inversionista: Edgard Paternina Blanco.
• Constructor: QUIJANO INGENIERIA S.A.S.
• Gerente del proyecto: Edna Alvarado.
• Equipo de apoyo: Andrea Rodríguez Velásquez
Juan David Pérez Vega
Daniel Mauricio Pineda Chaparro
• Banco: BANCOLOMBIA
• Alcaldía
• Curaduría única de Villavicencio
• Presidente de asamblea de copropietarios: Martha Riaño

Formulación y
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Proyectos Proyectos
Energía

(Alvarado, 2018) 45
45
Casa Bosques de la Providencia
Requisitos de aprobación:
• Acta de recibo a satisfacción
• Acta de liquidación y cierre del contrato y proyecto.

Formulación y
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Proyectos Proyectos
Energía

(Alvarado, 2018) 46
46
Casa Bosques de la Providencia
Criterios de salida del proyecto:

• Ejecución completa de las obligaciones de cada una de las partes.

• Disolución del contratista.
• Incumplimiento de obligaciones por parte del contratista, planos,
instrucciones o estipulaciones acordadas.
• Incumplimiento de la calidad de la mano de obra requerida o que la
misma no cumpla con los parámetros señalados en el contrato.
• Incumplimiento del cronograma.
• Suspensión de la obra.

Formulación y
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Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

(Alvarado, 2018) 47
47
Casa Bosques de la Providencia
Responsable del proyecto:
El gerente del proyecto tiene la autoridad de planear, programar,
gestionar, controlar y liderar el proyecto durante todo su ciclo de vida:
1. Poner en marcha las acciones pro del logro de los objetivos
2. Administrar el presupuesto; el cliente aprueba los cambios
3. Administrar los recursos destinados y requeridos para el proyecto

Formulación y
Gestión de
Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

(Alvarado, 2018) 48
48
Casa Bosques de la Providencia
Nombre y nivel de autoridad:
Edgard Paternina: Inversionista
Edna Alvarado: Gerente del proyecto
Felipe Quijano: Presidente de Quijano Ingeniería S.A.S.

Formulación y
Gestión de
Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

(Alvarado, 2018) 49
49
Casa Bosques de la Providencia
Entregables:
• Licencias de construcción.
• Planos estructurales y arquitectónicos
• Obra civil.
• Contrato de garantía por seis meses.

Aceptado por:

Edna Alvarado E. Paternina

EDNA ALVARADO JARAMILLO EDGARD PATERNINA BLANCO
Gerente de Proyecto Inversionista

Formulación y
Gestión de
Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

(Alvarado, 2018) 50
50
4. Proyecto de aplicación

Formulación y
Gestión de
Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

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51
Gestión de proyectos de energía
1. Procesos de inicio
2. Procesos de planificación
3. Procesos de ejecución
4. Procesos de monitoreo y control
5. Procesos de cierre
6. Conclusiones y recomendaciones
Referencias
• Acta de Constitución del Proyecto
• Registro de interesados
• Matriz poder/interés
• Matriz de trazabilidad de requisitos
• Línea base del alcance
• Cronograma
• Presupuesto
• Registro de riesgos
• Matriz de probabilidad/impacto
• Pruebas de calidad de los componentes
• Estructura de desglose de los recursos
• Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto
• Informes ejecutivos Gestión de Valor Ganado
• Informe de cierre del proyecto
Formulación y
Gestión de
Evaluación de de
Proyectos
Proyectos Energía
52
52
Referencias
Alvarado, E.; Pérez, J.; Pineda, D. y Rodríguez, A. Proyecto Casa Bosques
de la Providencia. Bogotá. Universidad EAN. 2018.
Project Management Institute (PMI). About Us. Pennsylvania. Web. 06
de Febrero de 2020.
Project Management Institute (PMI). Guía de los Fundamentos para la
Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK). 6a Edición. Pennsylvania,
EUA. 2017.

Formulación y
Gestión de
Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

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53
¡Muchas gracias!

Formulación y
Gestión de
Evaluación de de
Proyectos Proyectos
Energía

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