FORMACIÓN DE AUDITORES INTERNOS

Quiénes Somos

• BASC - Business Alliance for Secure Commerce, es una alianza empresarial internacional que
promueve un comercio seguro en cooperación con gobiernos y organismos internacionales.

• Creada en 1996 por la comunidad empresarial y la aduana de los Estados Unidos, como la primera
alianza público-privada dedicada a generar una cultura de seguridad a través de la cadena de
suministro.

• La misión de BASC es facilitar el comercio seguro a través de un proceso de certificación de seguridad

basado en dos pilares: (1) la Confianza entre los miembros, y (2) la Competencia, mediante la
adopción de un sistema de gestión en seguridad BASC.
 BASC – Más que un
Sistema de Gestión

Convenio USCBP –
Reconocimiento CTPAT Representación en la OMA –
Marco SAFE

Convenio Florida’s Customs RELACIONES

INTERNACIONALES Acuerdos con Gobiernos
Brokers & Forwarders
Y CONAUTORIDADES
y Autoridades Locales

Convenios con
Cámaras y Gremios

Representación para sus empresas en las instancias

internacionales más importantes
Cómo Estamos Conformados

´
BASC en el Mundo

Capítulos BASC,
países y empresas
4.102 miembros / empresas
Colombia
certificadas
Costa Rica 16 países
Ecuador 25 capítulos
El Salvador
Estados Unidos de América
Guatemala
México
Panamá
Perú
República Dominicana
Venezuela
Argentina
Honduras
Nicaragua
Paraguay
Uruguay
CONTENIDO
o CICLO PHVA
o Enfoque en Procesos.
o Mapeo, Caracterización de procesos
o Taller práctico Mapeo – Caracterización.
o Objetivos del SGCS BASC – Taller práctico
 CICLO PHVA
El ciclo PHVA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar) es una estrategia
interactiva de resolución de problemas para mejorar procesos e
implementar cambios.

El ciclo PHVA es un método de mejoras continuas. No es un

proceso que se ejecuta una sola vez, sino un espiral continuo que
busca mejorar los procesos e iteraciones. Al seguir el ciclo PHVA,
los equipos desarrollan hipótesis, ponen a prueba las ideas y las
mejoran.

El ciclo PHVA es una técnica muy útil para abordar, analizar y

resolver problemas en empresas.

Dado que el ciclo PHVA se basa en el proceso de mejora continua,

ofrece un alto nivel de flexibilidad y mejora iterativa.
 CUANDO USAR EL CICLO PHVA ?
El ciclo PHVA es útil especialmente cuando se quiere:

✓ Simplificar y mejorar un proceso de trabajo repetitivo.

✓ Desarrollar un proceso de negocios nuevo.
✓ Comenzar a implementar mejoras continuas.
✓ Generar cambios rápidamente y ver resultados inmediatos.
✓ Minimizar errores y maximizar resultados.
✓ Probar soluciones múltiples rápidamente.
✓ Planificar su SGCS.
 1. PLANIFICAR 2. HACER

El primer paso para cualquier mejora de Una vez que se ha afinado los detalles del plan
procesos o planificación de proyectos es de proyecto (planificación), el próximo paso es
determinar qué necesitas hacer. Como en ponerlo a prueba en la organización.
cualquier plan de proyecto, esto incluye
distintos tipos de información, como:
En la fase de “HACER” del ciclo PHVA, se debe
1. Objetivos del proyecto implementar el plan de proyecto en una escala
2. Métricas de éxito pequeña para asegurarte de que funcione
3. Entregables o resultado final del proyecto correctamente.
4. Participantes del proyecto
5. Cronograma del proyecto El HACER constituye el aplicar cada una de las
6. Todos los riesgos o restricciones del actividades que fueron programadas
proyecto que sean relevantes anteriormente.
 3. VERIFICAR 4. ACTUAR

Verifique que durante la fase de ‘Hacer’ del

ciclo PHVA todo haya ido acorde al plan.
Es muy probable que se puedan identificar
cuestiones que deben mejorar en la fase de
‘Hacer’. Después de la etapa de ‘Verificar’, sigue con la
Después de todo, no se llama mejora continua fase de “ACTUAR”, que consiste en implementar
en vano. La fase ‘Verificar’ es clave para todas las mejoras del proyecto y los procesos.
detectar pequeños problemas antes de que se
vuelvan demasiado grandes. No olvides que PHVA es un ciclo y, si lo
necesitas, puedes volver a la etapa de
De ser necesario, vuelve a revisar tu plan de ‘Planificar’ para mejorar constantemente tu
proyecto para asegurarte de que tu proyecto proyecto o proceso.
siga avanzando en la consecución de sus
objetivos. Si no es así y te das cuenta de que
necesitas realizar algún cambio en el plan de
proyecto, pues este es el momento indicado
para hacerlo.
ENFOQUE EN PROCESOS
NORMA 4.4
La empresa debe establecer un procedimiento documentado para identificar todos los procesos y elementos declarados
en el alcance (ver 4.3), que incluya:

a) Las entradas y las salidas de sus procesos.

b) La secuencia e interacción de sus procesos (por ejemplo, mapa de procesos).
c) El objetivo y alcance del proceso.
d) Indicadores de desempeño necesarios para evidenciar la eficacia y el control de sus procesos (ver 8.1).
e) Los recursos necesarios para estos procesos y asegurarse de su disponibilidad (ver 7.1.1).
f) La responsabilidad y autoridad para sus procesos (ver 5.4).
g) Los riesgos relacionados con sus procesos (ver 6.1).
h) Determinar la eficacia de la mejora continua de los procesos con relación al SGCS BASC, cambios en el contexto o
cuando considere necesario.
 ¿Qué es un
proceso?
“Es un conjunto de actividades
mutuamente relacionadas cuyo fin
es obtener un mismo resultado”
Mapa de procesos

“Es una representación PROCESOS PROCESOS

gráfica de los procesos que GLOBALES O LOCALES O
forman parte de una MACROPROCESOS SUBPROCESOS
empresa”

Identificados por la alta

dirección de la organización.
Son desarrollados por varias
personas, una sola persona
no puede asumir ningún
macroproceso
Identifican por el personal
que los ejecuta. Pueden ser
desarrollados por una única
persona.

En el mapa de procesos se representan los macroprocesos

 • Conocer la actividad de la empresa
¿Cómo hacer un • Identificar y clasificar los procesos de la
empresa
mapa de procesos? • Graficar y representar en los niveles
 ¿Cuántos niveles tiene un mapa de
procesos?

PROCESOS PROCESOS DE
PROCESOS APOYO
ESTRATÉGICOS OPERATIVOS

Están destinados a Son los que justifican la Sirven de apoyo a los

definir y controlar las existencia de la procesos clave y a los
metas, políticas y organización y están procesos estratégicos.
estrategias de la directamente relacionados
organización. con el producto fabricado
o con el servicio prestado
 Caracterización de Procesos

Es una herramienta que describe la manera cómo funciona un

proceso, y la asignación de actividades que se ejecutan dentro de
cada proceso

OBJETIVOS DEL PROCESO RESPONSABLE ALCANCE ACTIVIDADES

INDICADORES DE DESEMPEÑO DOCUMENTOS O REGISTROS ELEMENTOS DE ENTRADA Y

RELACIONADOS SALIDA DE LAS ACTIVIDADES

RIESGOS
RECURSOS
 ¿Para qué sirve la caracterización de
procesos ?

✓ Analizar si es posible hacerlo más ágil, revisando como comienza, cómo termina, quién/qué da la
orden para que comience o termine, que documentos existen para controlar y analizar ese proceso,
etc.
✓ Cuestionarnos ¿Qué se hace? ¿Cómo se hace? Y ¿Quién lo hace?

✓ Plantear alguna posibilidad de automatizar algún paso.

✓ Detectar posibles riesgos que fallen en el proceso.

✓ Incluir nuevos controles, registros de control o indicadores del proceso.

✓ Cuando se caracteriza un proceso tiene una visión 360º de lo que pasa alrededor de ese proceso.
 EJEMPLO CARACTERIZACION DE
PROCESO COMPRAS

OBJETIVO DEL PROCESO ALCANCE DEL PROCESO INDICADORES RECURSOS

Definir cuál es el objetivo del
proceso.
Determine la función del proceso
que quiere caracterizar.
Corresponde a la delimitación del Delimite los indicadores que va a Identifique cuales son los
procedimiento, la actividad manejar su proceso con el fin de recursos requeridos por el
donde comienza y termina. medir se evolución / gestión. proceso.

PERSONAL: Coordinador Compras

Adquirir bienes o servicios que
satisfagan las necesidades
operativas de la organización,
mientras aportan el mayor valor
posible.
Aplica desde el envío de la % Asociados de Negocio
requisición de compra hasta a la Calificados EQUIPOS:
verificación del producto y/o Computador/Impresora/ Celular
ASOCIADOS DE NEGOCIO CALIFICADOS/
servicio. ASOCIADOS DE NEGOCIO TOTALES TECNOLOGICOS: Software xx /
Internet
 EJEMPLO CARACTERIZACION DE
PROCESO COMPRAS

RESPONSABILIDAD Y
ENTRADAS DEL PROCESO FLUJO DEL PROCESO SALIDAS DEL PROCESO AUTORIDAD

Definir cuáles son las entradas
para su proceso, tomando en
consideración la función del
mismo. Definir quienes son los
proveedores de éstas entradas.
Es una manera de visualizar cada
uno de los pasos que el equipo
debe atravesar cuando trabaja
orientado a un objetivo.
Es el resultado del proceso, que Definir la responsabilidad y
generalmente es información / autoridad de cada uno de los que
producto procesado y participan en el proceso.
transformada a partir de los datos
de entrada. Definir quienes son
los clientes de éstas salidas.

Perfil de Cargo
Items / Requerimientos de compra / Materiales / Muestras / Servicios /
Inventarios / Bienes / Proveedores Perfil por competencias
Planificación / Documentos / Contratos Aprobados / Cumplimiento de
/Matriz de Riesgos / Requisitos legales Acuerdos / Manuales de Funciones y Perfiles.
/Acuerdos de Seguridad / Desarrollo de
Proveedores
 EJEMPLO CARACTERIZACION DE
PROCESO COMPRAS

RIESGOS DEL PROCESO

Definir cuáles son los riegos

identificados en el proceso,
dichos riesgos pueden hacer
referencia a la Matriz de Riesgos
de la Organización.

LAVADO DE ACTIVOS
ROBO INFORMACION
CORRUPCION / SOBORNO
 TALLER PRACTICO MAPEO -
CARACTERIZACION DE PROCESOS

Antecedentes:

En la empresa de Exportaciones EXPOALIMENTOS, se identifica que la organización establece los siguientes

procesos:

a) Dirección General, Comercial (Nacional y exportación), Producción, Recursos Humanos, Seguridad Informática,
SGCS BASC, Administración, Operaciones (Compras /Logística).

b) En función a lo indicado anteriormente establezca una gráfica del Mapa de Procesos, indicando cuales serían los
procesos estratégicos, operativos /misionales y de Apoyo. (Adjunto Formato).
EXPOALIMENTOS

XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX

XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX

XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX

 TALLER PRACTICO MAPEO -
CARACTERIZACION DE PROCESOS

a) Realizar la caracterización del Proceso Comercial de acuerdo al siguiente formato.

CARACTERIZACION DEL PROCESO COMERCIAL
OBJETIVO:

ALCANCE:

INDICADOR:

FLUJO DEL PROCESO

Entradas / Proveedor: Salidas / Cliente:

RESPONSABILIDAD / AUTORIDAD:
RECURSOS:

RIESGOS:
OBJETIVOS SGCS
NORMA 5.3
 Resultados deseados que se
esperan alcanzar de acuerdo a
metas establecidas.

OBJETIVOS

• Qué se va a hacer
• Qué recursos se
requerirán.
• Quién será responsable.
• Cuándo se finalizará.
• Cómo se evaluarán los
resultados.
 OBJETIVOS DE SEGURIDAD

e) Ser comunicados
en los niveles
d) Establecer metas pertinentes en la
e indicador(es) que empresa.
c) Estar evidencie(n) su
enmarcados en un avance o
período definido cumplimiento
b) Ser medibles,
concretos, claros,
a) Estar alineados realizables y
con los alineados a la
compromisos de la mejora continua del
política SGCS BASC
 COMO DEFINIR UN OBJETIVO
OBJETIVO SMART

SMART es una metodología para

definir objetivos. Se trata de un
acrónimo del inglés a través del cuál
se explican las características
básicas de los objetivos SMART.
 OBJETIVOS SMART
1. Tienen que ser ESPECIFICOS, deben ser lo más delimitados posible y acordes con el giro del negocio. Es
importante se respondan a la pregunta ¿Qué queremos conseguir?

2. Tienen que ser MEDIBLES, si no se puede medir no nos ayuda a evaluar posteriormente.

3. Tienen que ser ALCANZABLES, realizables, es decir tienen que ser ambiciosos pero posibles, considerando la
situación interna y externa de la organización.

4. Tienen que ser REALES, Una meta relevante tiene que estar en línea con los objetivos generales del negocio
y generar un efecto significativo.

5. Tienen que estar establecido en un período de tiempo.

 EJEMPLO
OBJETIVOS
OBJETIVO: Incrementar en un 10% la cultura de Seguridad BASC en la organización hasta el 2024.

OBJETIVO: Asegurar al 100% la integridad de la cadena de custodia del contenedor, la carga y la información
dentro del alcance operativo de la organización en el período 2023.

OBJETIVO: Mantener el nivel de riesgo de la organización máximo al 5% en el periodo 2023.

 INDICADORES DE GESTIÓN
Es la expresión cuantitativa del desempeño de un
proceso, al ser comparada con algún nivel de
referencia, puede estar señalando una desviación
sobre la cual se toman acciones.

Fórmula Indicador de
Meta propuesta
Ejecutado / Planificado gestión
(#Simulacros
ejecutados / % Cumplimiento
100% Simulacros
# Simulacros
planificados)
x 100
INDICADORES DE GESTION
QUE SE ESPERA DE UN INDICADOR DE
GESTION?
 PAUTAS PARA DISEÑAR
INDICADORES

1.Conocimiento de la organización y del proceso.

2.Información de Soporte
3.Identificación de las necesidades de la
organización
4.Claridad en conceptos.
 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE
OBJETIVOS – INDICADORES .Ejemplos

OBJETIVO PROCESO INDICADOR FORMULA DEL INDICADOR META PARAMETRO

Asegurar la
(# de registros de monitoreo Aceptable= 100%
integridad de 100% de
% de registros de satelital / # total de unidades
las actividades de exportación registros de
GESTIÓN monitoreo
de transporte transportadas) x 100 monitoreo No aceptable=
OPERATIVA satelital
terrestre por satelital. menor a 100%
carretera.
(# de verificaciones de
seguridad a los sistemas
Asegurar los % de informáticos ejecutadas / # Aceptable=100%
verificaciones de de verificaciones de
sistemas GESTIÓN
seguridad a los seguridad a los sistemas 100%
informáticos de TECNOLÓGICA No aceptable=
sistemas informáticos programadas) x
la empresa menor a 100%
informáticos. 100
 TALLER OBJETIVOS - INDICADORES
1. En la empresa EXPORTACIONES BANANERAS es necesario identificar un Objetivo para el SGCS e
indicadores que aporten a dicho objetivo, para lo cual se necesita analizar el proceso de
exportaciones, la empresa realiza exportaciones de banano en contenedores reefer, un volumen
aproximado de 40 contenedores por mes, disponen de un asociado de negocio “Transportes
Globales” los cuales retiran los contenedores del patio de contenedores, posteriormente dichos
contenedores pasan a una inspección en el asociado “INSPVAC”, dicho asociado ejecuta la
inspección del contenedor vacío antes del despacho a planta.
2. Una vez inspeccionado el transportista lleva el contenedor a planta a ser cargado, al llegar a la
planta el contenedor y su transporte son inspeccionados a través de la empresa de seguridad de
la organización (SEGURIDAD TOTAL), una vez terminada la inspección se procede a la carga del
dicho contenedor generando los registros correspondientes por parte de la empresa.
3. Terminado la carga se sellan los contenedores y el transportista lleva dicha mercancía a puerto.
 TALLER OBJETIVOS - INDICADORES
✓ Con base en el caso expuesto anteriormente se debe establecer un Objetivo para su SGCS
✓ Determine 1 o más indicadores que pueden aportar a dicho objetivo.
✓ Establezca el nombre del indicador, el proceso responsable, la fórmula del indicador, la frecuencia
de medición, la meta esperada.
✓ Puede usar de referencia el formato adjunto.
OBJETIVO DEL SGCS BASC:

NOMBRE DEL INDICADOR:

FORMULA DE CALCULO DEL INDICADOR:

FRECUENCIA DE MEDICION DEL INDICADOR:

META DEL INDICADOR:

RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO DEL INDICADOR:

PREGUNTAS ?????