Estructura

¡Bienvenidas(os) a esta clase!

TRANSCRIPCIÓN DEL AUDIO DE LA PANTALLA:

Bienvenidos a nuestra clase sobre Técnicas de Auditoría: Mapeo de Procesos.
En esta clase le enseñaremos la técnica denominada mapeo de procesos aplicada a la auditoría.
Pero, antes de empezar, veamos cómo está estructurado el contenido de esta unidad.
¿Vamos?
En esta clase, trabajaremos con dos temas principales: el concepto de mapa de procesos y cómo elaborar un mapa de
procesos.
En la primera parte, veremos qué es un mapa de procesos, cómo usarlo, cuáles son los tipos utilizados en la auditoría y qué
información debe contener.
En la segunda parte, veremos cómo elaborar un mapa de procesos.
Daremos ejemplos de notación usada en los mapas de procesos y discutiremos sobre el cuidado que debemos tener al
prepararlos.

Objetivos
¿Qué puede Usted lograr con esta clase?
 1 2 3 4

Definir el proceso. Comprender el propósito de un Identificar los pasos para Aplicar la técnica de mapa de
mapa de procesos. elaborar un mapa de procesos. procesos en una auditoría de
desempeño.

TRANSCRIPCIÓN DEL AUDIO DE LA PANTALLA:

En esta unidad, trabajaremos para lograr los siguientes objetivos de aprendizaje...

Introducción
Identificación del problema
En su opinión, ¿qué podría estar pasando detrás de
esta noticia?

Identificación del problema

Comentario de la especialista
Los titulares mostrados sugieren que pueden existir errores en los documentos remitidos
por los municipios al Ministerio de Salud en relación con la solicitud de medicamentos, lo
que puede estar causando el retraso en la compra y en el envío de medicamentos.

Los fallos en el proceso de trabajo pueden tener consecuencias negativas, como un

tratamiento deficiente a las(los) pacientes y un costo más elevado del mismo, lo que
afecta la imagen del gobierno. Todo esto es motivo para realizar una auditoría de
desempeño y proponer mejoras en los procesos de trabajo.

Entonces, examinaremos, a lo largo de esta clase, cómo se analiza un proceso de trabajo y cómo se pueden identificar las fallas
para su remediación.

1. Acerca del mapa de procesos

Cuando los servicios no se proporcionan con la rapidez

necesaria y las tareas no están claramente definidas dentro de
la organización o no parecen estar funcionando bien, debemos
recurrir a la técnica de mapeo de procesos.

Para entender un mapa de procesos, definamos primero qué es

un proceso.

Proceso es la forma en que se realiza una operación.

La siguiente tabla resume algunas definiciones de proceso.

Concepto de proceso Fuentes

Conjunto de actividades interrelacionadas o interactivas

Asociación Brasileña de Normas Técnicas
que transforma insumos (inputs) en productos (outputs)

Conjunto de actividades, funciones o tareas identificadas,

que ocurre durante un período de tiempo para producir Metodología IDEF Definition for Function Modeling
algún resultado.

Secuencia de pasos, tareas y actividades que convierten los

insumos de proveedores, agregándoles valor, en un
Dianne Galloway, en Mapping Work Process
producto, transformando o usando los insumos para
producir algo.
 Una serie de pasos diseñados para producir un servicio o
producto. Geary A. Rummler e Alan P. Brache, en Mejores Actuaciones
de las Empresas

Fuente: Maranhão e Macieira (2004).

A partir de la definición adoptada en este curso, ¿qué procesos desarrollados en su institución puede Usted identificar
inmediatamente?

Comentario de la especialista
Son ejemplos de proceso:

una secuencia de tareas y acciones necesarias para la aprobación de

una solicitud de financiación;
una secuencia de tareas y acciones para transferir recursos a los
Estados y municipios afectados por desastres naturales; y
una secuencia de tareas y acciones necesarias para la planificación,
adquisición, distribución y suministro de medicamentos estratégicos a
las(los) pacientes de la red pública de salud.

TRANSCRIPCIÓN DEL AUDIO DE LA PANTALLA:

¿Usted sabe qué es un mapa de procesos?
Cuando los servicios no se proporcionan de manera eficiente y no se ha definido previamente la realización de tareas,...
...debemos utilizar la técnica de mapeo de procesos para identificar los problemas y proponer mejoras.
¡Vamos a aprender más sobre esto!

1. Acerca del mapa de procesos

 ¿Qué es un mapa de procesos?

Entender el mapa de procesos

¿Para qué se usa el mapa de procesos en la auditoría de desempeño?

Tipos de mapas de procesos utilizados en la auditoría

¿Qué información debe incluirse en un mapa de procesos?

¿Qué es un mapa de procesos?

¿Qué es un mapa de procesos?

Es la representación gráfica de un proceso mediante un
diagrama que contiene la secuencia de pasos necesarios para
lograr una operación determinada.

Por medio del mapeo de procesos, podemos identificar

oportunidades de mejora en el desempeño, es decir, puntos que
son mejorables en los procesos de trabajo de una organización.

Entender el mapa de procesos

 Más aún, podemos identificar los puntos fuertes de un proceso
que pueden ser replicados o adaptados a otros procesos en la
misma organización o en otras, como un medio de difusión de
las buenas prácticas.

El mapeo de procesos es una de las técnicas que siguen un

modelo de entrada-salida o insumo-producto. Se refiere a la
prueba a la que se someten las actividades que agregan valor a
los insumos para transformarlos en productos a ser entregados
a otras unidades organizacionales o al público-objetivo.

Hay operaciones simples y complejas, pero todas pueden ser

mapeadas.

Anote en una hoja de papel la secuencia de actividades de

un proceso simple o parte del mismo en el que Usted
participe.

Comentario del experto

Aquí está un ejemplo de una actividad simple:

encienda el ordenador;
inicie sesión;
abra el software de correo electrónico;
acceda al buzón de correo;
abra un mensaje recibido;
conteste dicho mensaje;
abra un nuevo mensaje y
envíe una nueva respuesta.

¿Para qué se usa el mapa de procesos en la auditoría de desempeño?

 Para:

Comprender el funcionamiento general de la

organización o del programa (aprendizaje e
ilustración);
identificar los puntos fuertes del proceso con
enfoque en la difusión de buenas prácticas;
detectar oportunidades de mejora; y
con apoyo del análisis FODA, identificar los
eventos de riesgo.

Tipos de mapas de procesos utilizados en la auditoría

Hay tres tipos de mapa de procesos:

Proceso real. Se llama así porque es el que se está realizando, es el que constituye la rutina actual de
trabajo.
Proceso según las normas. Se refiere al proceso que está estandarizado, es decir, al descrito con
orientaciones sobre cómo debe ser realizado.
Proceso ideal. Es el proceso recomendado, aquel que puede proporcionar mejoras al desempeño.

¿Qué información debe incluirse en un mapa de procesos?

La respuesta a esta pregunta depende del propósito de la
auditoría. En general, el mapa de procesos contendrá la
siguiente información:

descripción de las actividades;

puntos de toma decisión;
relación entre las etapas del proceso;
flujos de información y documentos;
puntos de control; y
plazos.

Antes de dibujar un mapa, vamos a aprender cómo hacerlo.

Dependiendo del tipo de trabajo, otra información puede figurar

en el mapa de procesos: costo, tiempo de ejecución entre una
actividad y otra, la fuerza de trabajo necesaria (hombre/hora),
limitaciones externas (limitaciones de presupuesto, por
ejemplo).
 TRANSCRIPCIÓN DEL AUDIO DE LA PANTALLA:
A continuación, cada uno de estos temas se abordará en profundidad.

Síntesis

TRANSCRIPCIÓN DEL AUDIO DE LA PANTALLA:

Ha finalizado la primera parte de nuestra clase, en la que aprendimos qué es un mapa de procesos y cómo usarlo.
Recuerde que un mapa de procesos es la representación gráfica a partir de un diagrama...
...que contiene la secuencia de los pasos necesarios para la consecución de determinada operación.
Este mapa nos permite identificar oportunidades de mejora en el desempeño,...
...es decir, puntos que son mejorables en los procesos de trabajo de una organización.
En la segunda parte de esta clase,...
...veremos cómo elaborar un mapa de procesos y presentaremos algunos ejemplos de cómo aplicarlo en una auditoría.

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