MAPEO Y ADMINISTRACIÓN

DE PROCESOS

Nombre: Jaime OJEDA HERNANDEZ

Fecha: Diciembre 2013
Propósito

• Conocer los elementos que integran un proceso y como estos interactúan

entre si.

• Conocer y aplicar el Enfoque Basado en Procesos y el Enfoque de

Sistemas para la Gestión, requeridos por la norma ISO 9001:2008.

• Conocer y entender la aplicación del enfoque de procesos en el sistema

de gestión de calidad de CIMESA.

• Conocer las etapas necesarias para implantar la administración por

procesos.

Fecha 2
Por que documentar Procesos?

De quién es este trabajo?

Historia de cuatro personas llamadas TODO MUNDO, ALGUIEN, CUALQUIERA y

NADIE.

Se le asignó un trabajo importante a TODO MUNDO, quien estaba seguro que

alguien lo haría. CUALQUIERA podría hacerlo, pero nadie lo hizo, siendo este
trabajo de TODO MUNDO.

TODO MUNDO pensó que CUALQUIERA podría hacerlo, pero NADIE se dio
cuenta que TODO MUNDO lo haría.

La historia terminó en que TODO MUNDO culpó a ALGUIEN cuando NADIE hizo lo
que CUALQUIERA pudo hacer.

Atte. ALGUIEN

Fecha 3
¿Por que documentar procesos?

A continuación se describen brevemente los 8 Principios de Gestión de la

Calidad que debemos de tener en mente siempre para que un Sistema de Gestión
de Calidad funcione de manera óptima.

1. Enfoque al Cliente. Debemos siempre comprender sus necesidades actuales y

futuras, satisfacer sus requisitos y esforzarnos por exceder sus expectativas.
2. Liderazgo. Debemos crear y mantener un ambiente interno, en el cual el personal
pueda llegar a involucrarse totalmente con el logro de los objetivos de la
organización.
3. Participación del Personal. El total compromiso del personal permite que sus
habilidades sean usadas para el beneficio de la organización.
4. Enfoque Basado en Procesos. Un resultado deseado se alcanza eficientemente
cuando las actividades y los recursos relacionados se administran como un proceso.

Fecha 4
¿Por que documentar procesos?

5. Enfoque de Sistemas para la Gestión. Identificar, entender y gestionar los

procesos interrelacionados como un sistema.
6. Mejora Continua. La mejora continua del desempeño global de la organización
debería ser un objetivo permanente de ésta.
7. Enfoque Basado en Hechos para la Toma de Decisiones. Las decisiones
eficaces se basan en hechos y datos para tomar dichas decisiones.
8. Relaciones de Beneficio Mutuo con el Proveedor. Una relación de beneficio
mutuo aumenta la capacidad de ambos para crear valor.

Fecha 5
¿Por que documentar procesos?

Fecha 6
Conceptos y fundamentos

¿Que es un proceso?
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados. ISO 9000:2005

Elementos de un Proceso.

Retroalimentación

Proceso
Cliente Proveedor

Entradas Resultados
Proveedores Clientes
Control Control Control

Fecha 7
Conceptos y fundamentos

Entradas y resultados de un proceso

Entradas de un Proceso Resultados de un Proceso

Materiales Producto

Maquinaria y equipo Software Hardware

Información Subproductos

Materiales procesados Materiales procesados

Servicios Servicios

Fecha 8
Conceptos y fundamentos

ESTRUCTURA ENFOCADA A PROCESOS

Procesos 1er nivel (Procesos)

Procesos 2do nivel (Procedimientos)

Procesos 3er nivel (Instructivos de construcción)

Cada uno de los procesos debe estar basado en

actividades con productos o servicios específicos

como resultado de ello y no por departamentos.

Fecha 9
Conceptos y fundamentos

MAPEO DE UN PROCESO

Un diagrama de flujo es la representación

grafica de un proceso y la forma más
común de mapear o esquematizar el
mismo, sin embargo esta no es la única,
a continuación se muestran algunas de
las formas más comunes.

El diagrama de flujo ofrece una

descripción visual de las actividades de
un proceso, facilita la rápida comprensión
de cada actividad y su relación con las
demás.

Fecha 10
Conceptos y fundamentos

Fecha 11
Conceptos y fundamentos

Fecha 12
Conceptos y fundamentos

Fecha 13
Conceptos y fundamentos

Fecha 14
La cadena de valor

Todas las actividades que realizamos en un proceso se pueden dividir en 2 tipos:

1) Actividades que agregan valor al producto
2) Actividades que no agregan valor al producto
¿Qué pasaría si nos enfocamos en reducir o eliminar todas las actividades que no
agregan valor al producto, actividades como esperas, traslados, acomodos,
reacomodos, inspecciones innecesarias, etcétera?

Fecha 15
La cadena de valor

Recordemos lo siguiente.

a) Todas las actividades que realizamos tienen un costo (agreguen o no agreguen

valor)

b) Si dejamos de hacer actividades que no agregan valor podemos concentrarnos

en lo que si agrega valor y así incrementar la atención a la calidad del producto, a
la satisfacción del cliente y la mejora continua.

c) Si el tiempo de procesamiento se reduce eliminando lo que no agrega valor el

costo baja y la calidad sube.

d) Las actividades que agregan valor deben ser identificadas para optimizar el
proceso e implementar la mejora continua.

Fecha 16
Beneficios del enfoque basado en procesos

1. Las incongruencias en los procesos y en la estructura organizacional se hacen

evidentes.
2. Se eleva y asegura la calidad en los productos.
3. Se reducen los tiempos de respuesta y se eliminan procesos burocráticos.
4. Se reducen costos.
5. La información fluye en toda la organización en forma más ágil y eficiente.
6. Se establecen cadenas cliente-proveedor internas.
7. Se derriban barreras interdepartamentales.
8. Se crea un ambiente propio para el trabajo en equipo.
9. Se facilita la toma de decisiones y el establecimiento de prioridades en toda la
empresa.
10. Se reduce la cantidad de tareas urgentes destinando más tiempo a las labores
de prevención y mejoramiento.

Fecha 17
Mapeo de un proceso (CIMESA)

CIMESA ha establecido procesos para su sistema de gestión de calidad, para lo cual

utiliza el enfoque a procesos para representar estos mismos de una forma clara y en
donde se puede observar la interacción que hay entre ellos.

CIMESA
Cliente / Proveedor

Entradas Resultados
Proveedores Clientes

Fecha 18
 VIDEO

MORKRAMIA

12 MINUTOS.

Fecha 19
Etapas para implantar la administración por procesos
Etapa III
Etapa I Etapa II
Documentar e Etapa IV
Definición del Análisis del
implantar el Mejora Continua
Proceso Proceso
Proceso

Paso 6
Paso 2
Paso 1 Elaborar Paso 8
Organizarse Informar a los
procedimientos o Ciclo de mejora
proveedores
instructivos
• Identificar y clasificar los • Informar las • Definir en donde se • Realizar medición de
procesos de la necesidades y requiere procedimiento procesos
organización. requerimientos a los o instructivo • Analizar fuentes para la
• Asignar dueño del Proveedores • Elaborar diagrama de mejora continua
proceso flujo • Ciclo de mejora
• Definir el propósito del Paso 3
• Aplicar 5W+1H
Proceso Escuchar a los clientes • Requisitos para el
control del proceso
• Determinar las
necesidades y Paso 7
requerimientos de los Implantar y mantener
clientes procedimiento

Paso 4 • Difusión del documento

Enfoque de procesos • Evaluar periódicamente
su implantación.

Paso 5
Establecer indicadores
y mediciones
• Indicadores de eficacia
• Indicadores de eficiencia

Fecha 20
Definición del Proceso

• La organización debe identificar y clasificar los procesos fundamentales para

conseguir elaborar productos o prestar servicios de calidad.

• Es necesario identificar el grupo idóneo para trabajar en la definición de los

procesos (Alta Dirección).

• Designar al dueño del Proceso, el cual define el propósito e indicadores de

medición de su propio proceso.

• El dueño del proceso en conjunto con los otros dueños de procesos, deben
establecer exactamente el alcance de cada uno de los proceso a ser
desarrollados.

• Formar un equipo de trabajo, los miembros del equipo deben ser aquellos que
intervienen en el proceso en cuestión: Dueño del Proceso, Clientes y Proveedores
(internos y externos) y departamentos que interactúan en el proceso.

Fecha 21
Definición del proceso
CLIENTE COMERCAILIZACIÓN INGENIERÍA COMPRAS Y PROCURA CONSTRUCCIÓN CLIENTE

Paso 1. Organizarse

DIRECCIÓN COMERCIAL
1

Necesidad del ELABORACIÓN DE

Mapa General cliente

(Requisitos)
OFERTAS
(7.2.1, 7.2.2 y 7.2.3)

de Procesos CIMESA

ADMINISTRACIÓN Y
DIRECCIÓN DE

FINANZAS
Revisión y
modificación de
2 Cierre de Obra Entrega
contratos
(7.2.2) (7.5.1) de la Obra

DIRECCIÓN DE
INGENIERÍA
DESARROLLO DE
Requerimientos INGENIERÍA
(7.3)
DIRECCIÓN OPERACIONAL

COMPRAS ALMACENAMIENTO
(7.4.1 y 7.4.2) (7.4.3 y 7.5.5)

MANTENIMIENTO Y
CONTROL DE
MAQUINARIA Y EQUIPO
(6.3)

1 2
DIRECCIÓN DE CONSTRUCCIÓN

PLANEACIÓN Y
EJECUCIÓN DE OBRA
(7.2.3, 7.4.3, 7.5.1, 7.5.3,
7.5.4, 7.5.5 y 8.2.4)

INSPECCIÓN DE
PRODUCTO
RECURSOS HUMANOS
DIRECCIÓN DE

RECURSOS HUMANOS
(6.2.1 y 6.2.2)

Fecha 22
Definición del Proceso

PLANEACION Y EJECUCIÓN DE OBRA

DEPARTAMENTO

Dirección de Construcción
DUEÑO DE PROCESO

Gerentes de Construcción
PROPOSITO DEL PROCESO

Planear, administrar y realizar la obra en todas sus etapas,

cumpliendo con los requerimientos establecidos y
optimizando los recursos relacionados

Etapas

Fecha 23
Análisis del Proceso

Paso 2. Informar a los proveedores.

Determinar e informar a los proveedores las necesidades y requerimientos del

proceso, así como las características del producto/servicio que proporcionan.
Los proveedores deben tener en cuenta que lo que los clientes desean es poder
confiar en ellos, esto significa:
• Cero defectos
• Entregas a tiempo
• Documentación completa
• Servicio
• Costo
• Garantías

Fecha 24
Interacción del proceso (Proveedores)

ENTRADAS
PROVEDDOR INSUMOS REQUISITOS
Información relacionada con la
oferta presentada y aceptada
por el cliente:
• Cantidades de
materiales
Debe entregarse un día
• Personal
después del fallo.
• Especificaciones
Elaboración de Ofertas • Costos con sus
respectivas cotizaciones
• Rendimientos
• Programa de Obra
Información sobre costeo de
Debe entregarse en el tiempo
obra adicional que no está
acordado.
dentro del presupuesto.
Planeación y
Servicio de gestoría de
Debe entregar copia del
obtención de permisos, fianzas,
contrato firmado con todos sus Ejecución de Obras
seguros, contrato y adendas al
anexos de manera oportuna.
contrato.
Gestión Contractual
Servicio de revisión de términos
Debe entregarse borrador
de los contratos para
proveedores y subcontratistas.
corregido con comentarios El proceso en esta
Debe cumplir las necesidades
interacción es el cliente
Suministro de la actualización
del proyecto.
definidas, así como en la fecha interno de los demás
acordada.
Capacitación de los técnicos y procesos o áreas
Según programación enviada
ejecución de los trabajos en
por correo electrónico.
campo.
Desarrollo de Ingeniería Según procedimientos
Reportes de campo, reportes de
particulares y cumpliendo con
pruebas.
normas aplicables.
Debe cumplir las necesidades
Suministro de proyecto acordadas con el Cliente y
ejecutivo. respetar la fecha de entrega
acordada. Etapas

Fecha 25
Análisis del Proceso

Paso 3. Escuchar a los clientes.

La entrevista directa con los clientes (internos/externos) es la oportunidad para
descubrir las necesidades no explicitas. Permite crear una comprensión mutua
de las necesidades esenciales y prioridades de los clientes, así como conocer sus
expectativas.

Fecha 26
Interacción del proceso (Clientes)

SALIDAS
PRODUCTO REQUISTOS CLIENTE

Información sobre el resultado del

Debe entregarse a través de la
ejercicio de la obra, así como
ficha de fin de obra.
retroalimentación de precios
Elaboración de Ofertas

Información sobre necesidad de

cotización de trabajos extraordinarios Debe solicitarse por e-mail
no presupuestados.

Debe informarse vía correo

Solicitud del servicio de gestión de
Planeación y trámite de permisos.
electrónico
necesidad.
describiendo la

Ejecución de Obras Gestión Contractual

Información relacionada con las Debe entregarse borrador

cláusulas de contratos con completo de contrato junto con
El proceso en esta subcontratistas o proveedores formatos y anexos.

interacción es el Debe informarse vía correo

Información correspondiente a una
electrónico describiendo la
proveedor interno de solicitud de cambios en el diseño.
necesidad.
los demás procesos o Información sobre la necesidad de
áreas realización de tensado de anclas,
pruebas de carga, pruebas de
Debe informarse vía correo
electrónico describiendo la
integridad e instrumentación Desarrollo de Ingeniería
necesidad.
(inclinómetros, piezómetros,
extensómetros

Debe informarse vía correo

Solicitud de desarrollo de proyecto electrónico describiendo la
ejecutivo. necesidad o según reunión interna
o con el Cliente.

Fecha 27
Análisis del Proceso

Evaluación Cliente-Proveedor
La evaluación significa que el cliente tenga la certeza de que el producto o servicio
que le sea entregado o brindado sea de excelente calidad. Para ello se debe
analizar:
1. Cliente y proveedor son totalmente responsables por la aplicación del Control de
Calidad.
2. Cliente y proveedor deben ser independientes y respetar esa independencia.
3. El cliente debe suministrar información clara y adecuada sobre lo que requiere.
4. El contrato entre las partes debe contemplar: Calidad, Cantidad, Precio,
Condiciones de entrega y Forma de pago. (Relación externa)
5. El proveedor debe certificar y garantizar una Calidad satisfactoria, respaldada
con datos.

Fecha 28
Análisis del Proceso

Evaluación Cliente-Proveedor
6. Las partes deben previamente acordar los métodos de evaluación y ensayo.
7. El contrato debe incluir métodos y procedimientos para la solución de
discrepancias.
8. Las partes deben intercambiar la información necesaria para ejecutar un mejor
Control de Calidad.
9. Las partes deben controlar eficientemente las actividades comerciales tales
como pedidos, planeación de la producción y de los inventarios, trabajos de
oficina, y sistemas, de manera que sus relaciones se mantengan sobre una base
amistosa y satisfactoria.
10.Cliente y proveedor deben prestar siempre la debida atención a los intereses del
cliente final (consumidor). Etapas

Fecha 29
Análisis del Proceso

Paso 4. Enfoque a Proceso

El dueño del proceso debe establecer exactamente:
1. Donde inicia su proceso, identificando a sus proveedores internos y externos y
los insumos que necesita, incluida la información.
2. Donde termina su proceso, identificando a sus clientes internos y externos y los
producto(s) /servicio(s) que ofrece.

Planeación y Ejecución de Obras

Planeación y Control de Control Administrativo
arranque de obra Producción de Obra de Obra

Etapas

Fecha 30
Análisis del Proceso

Paso 5. Establecer indicadores y mediciones.

“Lo que no se puede medir, no se puede controlar”
“Lo que no se puede controlar, no se puede administrar”
“Lo que no se puede administrar, no se puede mejorar”

Fecha 31
Análisis del Proceso

Paso 5. Establecer indicadores y mediciones

Una organización se debe plantear la necesidad de definir indicadores para los
procesos dando respuesta a las siguientes preguntas:
¿Que debemos medir?
¿Donde es conveniente medir?
¿Cuando hay que medir?
¿En que momento o con que frecuencia?
¿Quien debe medir?
¿Como se debe medir?
¿Como se van ha difundir los resultados?
¿Quien y con que frecuencia se va a revisar y/o auditar el sistema de obtención de
datos?

Fecha 32
Análisis del Proceso

Paso 5. Establecer indicadores

Indicadores de Eficacia Indicadores de Eficiencia

Los indicadores de eficacia están relacionados con las Los indicadores de eficiencia están relacionados con las
razones que indican capacidad o acierto en la consecución de razones que indican los recursos invertidos en la
tareas y/o trabajos. consecución de tareas y/o trabajos.

Devolución de ollas de concreto Retraso en la colocación del concreto

Cumplimiento de especificaciones % de producto fuera de especificación

Reclamaciones de clientes Perdida del mercado

Cantidad de producto no conforme % de rechazo interno

Tiempo de entrega Grado de cumplimiento del programa

Fecha 33
Análisis del Proceso

Paso 5. Establecer indicadores

INDICADOR DEL PROCESO

Nombre: Cumplimiento al programa de obra general

Fórmula: (Días trabajados + Días pendientes de ejecución)/Días del programa contractual
Unidad: Índice
Frecuencia: Mensual
Responsable de generación: Responsables de Obra

Etapas

Fecha 34
Documentar e implantar el Proceso

Paso 6. Elaborar procedimientos o instructivos

Como parte del análisis del proceso, se debe definir en donde se requerirá de un
procedimiento o instructivo. El dueño de proceso es el responsable de definir estos,
ya que es quien dará seguimiento a la implantación de los mismos.

Para elaborar un procedimiento o instructivo es necesario seguir los siguientes

pasos:
• Elaborar un diagrama de flujo
• Aplicar la técnica 5W+1H
• Realizar una revisión cruzada

Nota: En el caso del sistema de gestión de calidad de CIMESA estos pasos están mas ampliamente definidos en el Procedimiento
Elaboración de Procedimientos e Instructivos.

Fecha 35
Documentar e implantar el Proceso

Paso 6. Elaborar procedimientos o instructivos

Diagrama de flujo.
Un diagrama de flujo es la representación
gráfica de las actividades o etapas de un
proceso y en donde implícitamente se
observan el flujo de las mismas.

La simbología utilizada puede ser diversa e

incluso pueden utilizarse figuras en segundo
plano para realizar el diagrama, pero es
decisión de la organización una o varias de las
formas aquí mencionadas.

Fecha 36
Documentar e implantar el Proceso

Paso 6. Elaborar procedimientos o instructivos

Inicio / fin. Símbolo que representa el inicio y fin del Diagrama de Flujo, esto es donde comienza y
donde termina.

Operación. Símbolo que representa cada una de las actividades que se desarrollan en el diagrama
de flujo. En él se escribirá solo la idea esencial de la actividad, como en el diagrama de flujo de
este procedimiento.

Decisión. Símbolo utilizado para representar alternativas de elección durante el desarrollo del
diagrama de flujo, debe anotarse en su interior la cuestión a decidir.

Dirección de Flujo. Símbolo utilizado para orientar el flujo, ruta o camino a seguir dentro del
diagrama de flujo, representa la transferencia del resultado de una actividad a la siguiente.

Conector. Símbolo que se utiliza para enlazar actividades, proporcionando una secuencia lógica al
diagrama de flujo. Este símbolo se utiliza en la misma hoja en la que se elabora el diagrama de
flujo, se anota una letra mayúscula en su interior y se asocia una flecha para denotar la entrada o
salida de la actividad.

Conector de Hoja. Símbolo que se utiliza para enlazar actividades de una hoja a otra o de una
página a otra.

Proceso predeterminado. Símbolo que se utiliza para identificar la conexión existente del
procedimiento con otros procedimientos (procesos) específicos.

Fecha 37
Documentar e implantar el Proceso

Planeación y Ejecución de Obras

Planeación y Control de Control Administrativo
arranque de obra Producción de Obra de Obra
Inicio Inicio Inicio

1. Apertura del Centro

1. Notificar la 1. Abrir bitácora de de Costos
adjudicación de un obra
proyecto

2. Elaborar PFO inicial

2. Planear las y PREVI 1
2. Definir Gerente de actividades de la
semana
Obra y Responsable
de Obra
3. Elaborar y entregar
PREVI semanal
3. Informar el plan de
la semana
3. Realizar junta de
transferencia 4. Elaborar y entregar
la PFO
4. Ejecutar el plan de
la semana
4. Gestionar 5. Entregar
documentos del confirmación de la
proyecto PFO

5. Elaborar reportes
diarios de producción
6. Entregar analítico a
cada obra
5. Gestionar recursos
para la obra
6. Integrar reporte
semanal de 7. Entregar y recibir
actividades PREVI provisionada
para el cierre
trimestral
6. Realizar junta de
arranque 7. Asistir a la junta de
obra semanal 8. Presentar
estimaciones
correspondientes

7. Determinar objetivo
económico de la obra 8. Cierre de obra 9. Elaborar formato
factura

Fin Fin Fin

Fecha 38
Documentar e implantar el Proceso

Paso 6. Elaborar procedimientos o instructivos

Las 5W+1H son conocidas por ayudarnos a generar contenidos con información
completa. Es una regla mnemotécnica que originalmente se utilizó en el periodismo
y luego se expandió a otros ámbitos de la comunicación.

Las 5W+1H son tomadas del inglés y para cada una de ellas podemos hacernos
todas las preguntas que vengan a nuestra mente:
What = Qué
¿Qué productos o servicios te resultarían útiles?
¿Qué gama de colores te gustan?
¿Qué cantidad necesitarías?

Fecha 39
Documentar e implantar el Proceso

Paso 6. Elaborar procedimientos o instructivos

Who = Quién
¿Quién es el responsable de esa tarea?
¿Quién toma la decisión de compra?
¿Quién firmaría el contrato?
When = Cuándo
¿Cuándo necesitás este trabajo terminado?
¿Cuándo podríamos reunirnos?
¿Cuándo estaría listo el pago?
Where = Dónde
¿Dónde nos encontraremos?
¿Dónde alojaremos los archivos?
¿Dónde se distribuyen tus productos?

Fecha 40
Documentar e implantar el Proceso

Paso 6. Elaborar procedimientos o instructivos

Why = Por qué o para qué
¿Por qué quisieras esta opción y no esta otra?
¿Para qué situación utilizarías mis servicios?
¿Por qué te parece importante esta decisión?

How = Cómo
¿Cómo son las formas de pago?
¿Cómo es la modalidad de trabajo?
¿Cómo te sentiste al utilizar nuestros servicios / comprar nuestros productos?

Fecha 41
Documentar e implantar el Proceso

Paso 6. Elaborar procedimientos o instructivos

3. Definidos el Gerente de Obra y el Responsable de

Obra, el Director de Construcción convoca a una
junta de transferencia, a esta junta deben asistir
representantes de la Dirección Comercial, Dirección
de Ingeniería, Dirección Operacional, Gerencia
Contractual, Dirección de Recursos Humanos,
Gerencia de Calidad y Gerencia de Seguridad y
3. Realizar la junta
de transferencia Medio Ambiente, siendo el propósito de la misma, el
traspaso de información de la Dirección Comercial a
las distintas áreas y en específico a la de
Construcción, para poder dar inicio a los trabajos
necesarios para el inicio de la obra.

El Responsable de Obra debe elaborar una minuta

de la reunión.

Fecha 42
Documentar e implantar el Proceso

Paso 6. Elaborar procedimientos o instructivos

Fecha 43
Documentar e implantar el Proceso

Paso 6. Elaborar procedimientos o instructivos

EJERCICIO.

ANALIZAR AL MENOS UNA DE LAS ACTIVIDADES DE

ALGUNO DE LOS PROCEDIMIENTOS O INSTRUCTIVOS
DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y VERIFICAR LA
APLICACIÓN DE LAS 5W+1H

Fecha 44
Documentar e implantar el Proceso

Paso 6. Elaborar procedimientos o instructivos

Contenido mínimo de un procedimiento del sistema de gestión de calidad de

CIMESA:

1. Propósito.
2. Alcance.
3. Referencias.
4. Definiciones.
5. Responsabilidades.
6. Desarrollo.
7. Diagrama de Flujo
8. Anexos.
9. Control de cambios.
Etapas

Fecha 45
Documentar e implantar el Proceso

Paso 7. Implantar y mantener el procedimiento

Para implantar y mantener un procedimiento o instructivo, es simplemente “ponerlo
en práctica”. Esto parece muy sencillo, pero es lo más difícil de hacer.
Existen diferentes causas que lo hacen difícil, estas pueden ser algunas de ellas:
• Exceso de confianza de las personas ya que se piensa que dominan sus
actividades.
• El procedimiento o instructivo no fue elaborado y revisado a conciencia o con
empeño, por lo que las actividades descritas no son del todo reales.
• El procedimiento o instructivo no fue elaborado por las actores del
procedimiento, sino que fue elaborado por una tercera persona.
• Se definieron más controles de los necesarios.
• Se definieron y elaboraron procedimientos o instructivos para actividades
especificas.

Fecha 46
Documentar e implantar el Proceso

Paso 7. Implantar y mantener el procedimiento

Existen diferentes formas de difundir los procedimientos e instructivos, desde
realizar una reunión de trabajo hasta utilizar el correo electrónico, la decisión de
utilizar una forma u otra depende de cada organización.

CIMESA ha establecido en la actividad 9 del procedimiento “Elaboración de

procedimientos e instructivos lo siguiente:

“La implantación se realiza en dos etapas: la primera consiste en capacitar y

difundir el documento al personal involucrado en el mismo, esta capacitación
se realiza mediante una reunión con los involucrados y el dueño del proceso;
la segunda etapa es la de emitir y distribuir las copias necesarias del
documento utilizando el Procedimiento Control de Documentos”

Fecha 47
Documentar e implantar el Proceso

Paso 7. Implantar y mantener el procedimiento

La mejor forma de evaluar la implantación y mantención de un procedimiento o
instructivo es a través de las auditorias.

Sin embargo, también se pueden realizar revisiones individuales o particulares de

los procedimientos o instructivos durante periodos de tiempo mas cortos, esto con
la finalidad de verificar su eficacia.

Etapas

Fecha 48
Mejora Continua

Paso 8. Ciclo de mejora.

El ciclo de mejora continua (también conocido como “ciclo de Deming”) es una
metodología para la mejora continua de la calidad en cuatro pasos, basada en un
concepto ideado por Walter A. Shewhart.

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Fecha 49
Mejora Continua

Paso 8. Ciclo de mejora.

Planear
Identificar el proceso que se quiere mejorar
Recopilar datos para profundizar en el conocimiento del proceso
Análisis e interpretación de los datos
Establecer los objetivos de mejora
Detallar las especificaciones de los resultados esperados
Definir los procesos necesarios para conseguir estos objetivos, verificando las
especificaciones

Hacer
Ejecutar los procesos definidos en el paso anterior
Documentar las acciones realizadas.

Fecha 50
Mejora Continua

Paso 8. Ciclo de mejora.

Verificar
Pasado un periodo de tiempo previsto, volver a recopilar datos de control y
analizarlos, comparándolos con los objetivos y especificaciones iniciales, para
evaluar si se ha producido la mejora esperada
Documentar las conclusiones

Actuar
Modificar los procesos según las conclusiones del paso anterior para alcanzar los
objetivos con las especificaciones iniciales, si fuese necesario.
Aplicar nuevas mejoras, si se han detectado errores en el paso anterior
Documentar el proceso
Etapas

Fecha 51
Conclusión

Para que las organizaciones operen de manera eficaz, tienen que identificar y

gestionar numerosos procesos interrelacionados y que interactúan, a

menudo el resultado de un proceso constituye directamente el elemento de

entrada del siguiente proceso, la identificación y gestión sistemática de los

procesos empleados en la organización y en particular las interacciones entre

tales procesos se conoce como enfoque basado en procesos.

Fecha 52