Tecnológico Nacional de México

Dirección de Educación Tecnológica del Estado

de Veracruz

Instituto Tecnológico Superior de Zongolica

PROPUESTA DE UN PROCEDIMIENTO PARA EL

ÁREA DE COMPRAS DE LA EMPRESA
DISTRIBUIDORA MONTOSA S.A. DE C.V.

REPORTE DE RESIDENCIA PROFESIONAL COMO

REQUISITO PARCIAL PARA OBTENER EL TITULO
DE:

Presenta:

CLARA MARTÍNEZ HERNÁNDEZ

INGENIERÍA EN GESTIÓN EMPRESARIAL, FINANZAS

Asesor(es)
DRA. MARLENE MUNGUIA MARTINEZ
C.P. CLAUDIA URAGA REYES

Nogales Veracruz, Diciembre 2019

 ÍNDICE

INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 4
CAPÍTULO I. GENERALIDADES .......................................................................................... 5
1.1. OBJETIVOS..................................................................................................................... 5
1.1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ........................................................................................ 5
1.2. JUSTIFICACIÓN............................................................................................................. 6
1.3. CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA EN QUE PARTICIPÓ ............................... 7
1.1.3. DESCRIPCIÓN DEL DEPARTAMENTO O ÁREA DE TRABAJO ......................... 9
1.2. PROBLEMAS A RESOLVER (Priorizándolos) ............................................................... 10
CAPÍTULO II. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA .............................................................. 12
2.1. ¿QUÉ ES UN PROCEDIMIENTO? .................................................................................. 12
2.2. ¿QUÉ SON LAS COMPRAS? .......................................................................................... 12
2.3. ¿QUÉ ES ABASTECIMIENTOS? .................................................................................... 14
2.5. IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS ............................................................................. 16
2.6. GESTIÓN COMPRAS....................................................................................................... 17
2.7. GESTIÓN DEL PROCESO DE COMPRAS .................................................................... 17
2.8. OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN COMPRAS ............................................................ 17
2.9. COMPRAS JIT .................................................................................................................. 19
2.11. OBJETIVOS..................................................................................................................... 20
2.11.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ..................................................................................... 20
2.12. ÉTICA EN LAS COMPRAS ........................................................................................... 21
2.13. LOS SISTEMAS DE COMPRAS ................................................................................... 22
2.14. PRINCIPIOS BÁSICOS DE LAS COMPRAS ............................................................... 23
2.15. CLASIFICACIÓN DE LAS COMPRAS ........................................................................ 24
2.16. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE COMPRA............................................................ 24
2.17. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS .............................................. 26
2.18. OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS................................................ 26
2.19. ACTIVIDADES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS .......................................... 28
2.20. ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES ........................................ 28
2.21. POLÍTICAS DE COMPRA ............................................................................................. 30
2.22. PLANEACIÓN DE TRABAJO ....................................................................................... 31
2.23. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN ................................................ 33
CAPÍTULO III- . PROCEDIMIENTOS Y/O DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

2
REALIZADAS. ......................................................................................................................... 36
3.1. DIAGNÓSTICO INICIAL DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE LA EMPRESA
DISTRIBUIDORA MONTOSA SA DE CV ............................................................................ 36
3.2. PROCESO DE COMPRAS ............................................................................................... 49
RESULTADOS.......................................................................................................................... 55
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ...................................................................... 60
CONCLUSIONES ...................................................................................................................... 60
RECOMENDACIONES ............................................................................................................. 60
ANEXOS .................................................................................................................................... 61
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS .................................................................................... 69

ÍNDICE DE TABLAS Y FIGURAS

1.1. Organigrama Distribuidora Montosa S.A. de C.V…………………………………………12

1.2. Plano del departamento de compras………………………………………………………...13
3.1. Diagrama de flujo del procedimiento de compras, método actual…………………...……..46
3.2. Cuadro del procedimiento de compras……………………………………………………...47
3.3. Cuadro de cotización………………………………………………….………………..……49
3.4. Banco de proveedores………………………………………………………………...……..51
3.5. Formato de Requisiciones de bienes y servicios…….…….………………………………...55
3.6. Formato de Evaluación de proveedores………………….………………………………….57

3
 INTRODUCCIÓN

El presente trabajo se desarrollara en la Distribuidora Montosa SA de CV que es una empresa

regional que se dedica a la distribución de bebidas de marcas reconocidas.
Grupo Montosa fue fundado en 1925 como empresa de Distribución de cerveza y ha
permanecido vigente hasta el presente, durante 4 Generaciones. Es una empresa de Logística –
Distribución, con planes de crecimiento muy extensos.
Actualmente se solicita requerimientos de los insumos y/o suministros para la distribución, los
cuales deben ser pedidos dentro de los períodos establecidos. El departamento de compras se
formó debido a que los requerimientos iban aumentando a la par con la distribución.

 El departamento de compras gestiona los requerimientos de los diferentes departamentos

realizando sin determinar con exactitud la cantidad de insumos que necesitarán en los periodos
determinados para cada labor de la producción, además de realizar compras sin el pertinente
tiempo posible (urgentes) que conlleva a no realizar el procedimiento correcto de una compra
efectiva y a una inoportuna selección de proveedores para obtener una disminución en los costos
dando como consecuencia pérdida de descuentos por volumen de compra y compras a precios
elevados.

Por lo antes mencionado, es necesario que la empresa documente sus procedimientos para la
realización de una compra, con el propósito de lograr una distribución oportuna de los insumos
en cada uno de los trabajos desempeñados, ya que dentro de las especificaciones encomendadas
no se ha mantenido coordinación entre el departamento administrativo y el personal de la
empresa en función de la distribución de insumos. A más de ello, y por medio de un informe se
busca evitar duplicidad de trabajos o demora en los mismos conforme a la distribución de
suministros e insumos para las áreas establecidas.

Por tal razón, la presente investigación tiene como finalidad documentar el proceso para
coordinar los procedimientos del área de compras con los empleados que se encuentran en la
empresa para una mejor ejecución en sus actividades a través de documentar el procedimiento
para un desenvolvimiento óptimo de la empresa.

4
 CAPÍTULO I. GENERALIDADES

1.1. OBJETIVOS

1.1.1 Objetivo General

Documentar el procedimiento de compras para eficientar urgencias y así mejorar las entregas,
calidad y reducir tiempos con una compra efectiva en la empresa Montosa S.A. de C.V.

1.1.2. Objetivos Específicos

 Diagnosticar la situación actual del proceso establecido del departamento de compras de la

empresa Distribuidora Montosa SA de CV.
 Desarrollar una entrevista con el personal del departamento de compras para conocer los
aspectos de una compra efectiva.
 Definir los procedimientos del departamento de compras mediante un diagrama de flujo y una
descripción del procedimiento.
 Documentar la información obtenida de dicho procedimiento y regular las compras para
realizar compras efectivas.

5
 1.2. JUSTIFICACIÓN

En la actualidad se vive en mundo cambiante en el que es necesario que las empresas lo hagan
también, es decir que se mantengan en constante mejoramiento de sus procesos, puesto que lo
que han aplicado antes, es por ellos que la empresas deben tener documentado los procedimiento
donde les ayude a eficientar los tiempos de compra, elegir productos de calidad que cubra la
necesidad.
La empresa Distribuidora Montosa SA de CV, al realizar cambios en su proceso de compras
garantizará que los productos o servicios adquiridos cumplen con las características necesarias.
Así mismo, al proponer un plan de mejora continua, el departamento reducirá sus deficiencias
administrativas, operativas, reducción de costos y reducción de plazos de ejecución, además de
lograr una optimización en los procesos de compra.
Con base a ello, surge el propósito de realizar un análisis sobre el proceso actual que lleva a
cabo el departamento de compras, documentarlo y realizar mejoras para evitar retrasos, buena
selección de la cartera de proveedores para obtener una disminución en los costos dando como
consecuencia pérdida de descuentos por volumen de compra y compras a precios elevados al
adquirir un insumo o un material.

6
 1.3. CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA EN QUE PARTICIPÓ

1.1.2 Datos Generales de la Empresa

• Empresa: Distribuidora Montosa, S.A. de C.V.

• Dirección: Avenida Oriente 6 No. 1221 Col. Centro C.P. 94300

• TELÉFONO: (272) 724 4444

• DIRECCIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO:
facturacionelectronica_orizaba@montosa.com.mx
• GIRO: Logística – Distribución
• MISIÓN: Distribuimos bebidas de calidad con un equipo humano comprometido, anticipando y
satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes, asegurando la rentabilidad de la empresa y
trabajando siempre en armonía con la comunidad y el medio ambiente.

•VISIÓN: En nuestra Visión 2020: Somos líderes regionales en logística y distribución.

Vendemos productos de los que estamos orgullosos. Somos una empresa excepcional para
trabajar. Mantenemos solidez financiera a través de la eficiencia e innovación. Somos el mejor
proveedor de nuestros clientes.

• VALORES:
Servicio al Cliente: Cultivamos con confianza, integridad y respeto cada relación comercial,
logrando clientes satisfechos que perduran en el tiempo.

Pasión: Desempeñamos nuestro trabajo con entusiasmo y entrega logrando nuestras metas.

7
Desarrollo Humano: Promovemos la superación continua de nuestros colaboradores,
desarrollando sus habilidades y competencias.

Trabajo en Equipo: Sumamos esfuerzos, multiplicamos logros.

Honestidad: Nuestro desempeño está basado en la integridad y respeto, actuando con rectitud y
moderación.

• Políticas de calidad:
Política para juntas de trabajo
 Establecer un lugar de reunión sin interrupciones
 Celulares apagados
 Puntualidad al inicio y al término de las reuniones
 Participación activa y proactiva
 Respeto a las opiniones de los demás
 Retroalimentación a positiva
 Confidencialidad
• Estructura organizacional:

1.1 Organigrama Distribuidora Montosa S.A. DE C.V.

Elaboración propia

8
 1.1.3. Descripción del departamento o área de trabajo

• Nombre del departamento: Departamento de compras.

• Estructura departamental: Este departamento está conformado por 4 integrantes y una
practicante. Dos del personal son encargados del área administrativa una de la agencia de
Córdoba y otra de Orizaba quien tiene una practicante, el demás personal se encarga de las
compras de las 2 agencias una de ellas para compras grandes y la otra para compras chicas y
medianas,
• Croquis del departamento (opcional):
El departamento de compras de la agencia de Orizaba cuenta con 3 escritorios, 4 sillas
ejecutivas, 2 computadoras de escritorio, 2 laptops, un mueble de archivos, 2 ventiladores,
espejos alrededor, y 2 buros. Como se muestra a continuación en la imagen 1.2.

1.2 Plano del departamento de compras

Elaboración propia

9
• Descripción del área en que se participó: El departamento de compras como ya se ha
comentado es de suma importancia cuenta con 5 integrantes en total el cual involucra a todos los
departamentos ya que cubren las 2 agencias Orizaba y Córdoba, tienen un procedimiento de
compra no muy bien definido el cual les afecta ya que se dan compras urgentes las cuales toman
tiempo, baja calidad, costos altos, sin descuentos, sin una buena consulta a los proveedores
adecuados, etc...

1.2. PROBLEMAS A RESOLVER (Priorizándolos)

La empresa Distribuidora Montosa SA de CV, como todas las empresas cuenta con un
departamento de compras el cual se encarga de realizar las diferentes adquisiciones de insumos
para el buen funcionamiento de los demás departamentos, también es responsable de controlar el
costo de los bienes adquiridos, los niveles de inventario y debe ser capaz de desarrollar una
selección idónea con proveedores, así mismo es encargado de emitir órdenes de compra para la
operación del negocio.
Actualmente el departamento de compras no cuenta con un procedimiento establecido que le
permita agilizar sus procesos ya que la falta de este, le ocasiona perdida en los tiempos de
ejecución y retrasos en las cotizaciones.
Esto abre lugar a la inconformidad de los clientes internos al no contar con los productos o
servicios solicitados en tiempo y forma originando retraso en la operación de las actividades de
la empresa.
Al solicitar una compra los clientes internos no cuentas con formatos que regulen las
características del producto o servicio, esto ocasiona confusión y pérdida de tiempo en el
departamento de compras al momento de solicitar cotizaciones, puesto que deben de pedir la
información solicitada por los proveedores, ocasionando el retraso de la compra.
Lo que se propone es documentar el procedimiento realizando un informe, además de
formatos que los clientes internos puedan utilizar y hacer sus requerimientos de compra, con esto
se consigue que los clientes internos tengan una guía de cómo hacer una compra y evitar
retrasos.

10
 Alcances y Limitaciones

Los alcances

El departamento de compras es el dueño del procedimiento y aplica a toda Distribuidora

Montosa SA de CV
El presente estudio observará solamente los procesos actuales del departamento de compras de la
Empresa Distribuidora Montosa SA de CV.
El desarrollo del proyecto tiene como alcance, agilizar los procesos, tiempos, mejorar el control
del procedimiento de compras y posteriormente establecer el proceso en el departamento.
Generar conciencia y conducta en los empleados de las diferentes áreas de la empresa sobre la
importancia del uso de un proceso metodológico.
Mejoramiento continúo de los procesos propuestos en el departamento de compras

Las limitaciones

 Resistencia al cambio por parte del personal involucrado

 Falta de tiempo para hacer una prueba de los procesos propuestos
 No quieran llevar a cabo el procedimiento

11
 CAPÍTULO II. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA

En el segundo capítulo del presente proyecto Documentar el procedimiento del área de

compras para la empresa DISTRIBUIDORA MONTOSA S.A. DE C.V. se mostraran algunos
conceptos clave para entendimiento claro del tema a presentar, como ya sabemos el éxito de las
empresas depende en gran parte de la forma en que se administra y hagan sus compras, una
empresa decide que materiales comprar en lugar de fabricarlos o integrar verticalmente debe
administrar una función de compras.

Es importante recalcar que cada empresa tiene diferente procedimiento de compra y

para ello es necesario conocer tanto a la empresa como conceptos básicos generales de la
implicación de compras y suministros y los procesos y procedimientos para obtener una compra
con calidad, eficacia y eficiencia, en el momento oportuno, al precio adecuado y con el
proveedor más idóneo. Que te ayuden adentrarte al presente proyecto.

2.1. PROCEDIMIENTO

Procedimiento, de acuerdo con Prieto (1997), es una serie de pasos claramente definidos, que
permiten trabajar correctamente disminuyendo la probabilidad de error, omisión o de accidente.
También lo define como el modo de ejecutar determinadas operaciones que suelen realizarse de
la misma manera.

Segun Koontz: “Los procedimientos son planes por medio de los cuales se establece un
método para el manejo de actividades futuras. Consisten en secuencias cronológicas de las
acciones requeridas. Son guías de acción, no de pensamiento, en las que se detalla la manera
exacta en que deben realizarse ciertas actividades.”

2.2. COMPRAS

Podríamos partir de la forma en que una persona obtiene algo para su beneficio, hay cuatro
formas de obtener el bien deseado:
1a. Haciéndolo, es decir, fabricándolo desde la materia prima, como ejemplo podemos decir que
el que tiene leche y fabrica mantequilla o queso para su consumo.

12
2a. Pidiéndolo en súplica, la persona que da no recibe nada monetario, solo las gracias.
3a. Obteniéndolo por coacción, por la fuerza, es decir, robándolo.
4a. Adquiriéndolo por medio de una transacción, lo compra y paga algo en dinero o en trueque.
Es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio, tiempo y lugar
pactado. Actualmente la palabra compras, se puede relacionar con los siguientes términos:
adquisiciones, aprovisionamiento o materiales, control de inventarios y almacenes.

“Es el proceso de adquisición de insumos, repuestos y materiales en la cantidad necesaria, a la

calidad adecuada y al precio conveniente, puestos a disposición de operaciones en el lugar y
momento requerido (Dra. Benita Vega de Ching)”.

Adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada, en el momento y al precio adecuado y del

proveedor más apropiado.
Adquirir adecuadamente materias primas y auxiliares, materiales, suministros, equipos y
servicios necesarios para que la empresa desarrolle sus funciones satisfactoriamente.

Acción de obtener o adquirir, a cambio de un precio determinado, un producto o un servicio.

Pero también se considera “compra” el objeto adquirido, una vez consumado el acto de
adquisición.

Según Salvador Mercado (2002) es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad

correcta, al precio, tiempo y lugar pactado.
Actualmente la palabra compras, se puede relacionar con los siguientes términos:
adquisiciones, aprovisionamiento de materiales, control de inventarios o almacenes.
Los puntos anteriores son conjugados para lograr el objetivo de elegir en el mercado lo que más
convenga, así como intercambiar un bien por otro, con el fin de satisfacer necesidades
adecuadamente, o adquiriendo artículos, en que se considere: calidad, menor precio y en el tiempo
mínimo de entrega. Por lo tanto, podemos concluir que: “Comprar es adquirir bienes y/o servicios
para satisfacer las necesidades de una entidad y después de ello lograr sus objetivos
eficientemente”.

13
 Según Alberto Sangri Coral, (2014) la importancia de compra: “Es una actividad que radica en
su vitalidad para el éxito de las empresas, ya que determina la efectividad de la administración de
los bienes adquiridos. La empresa necesita de insumos, materia prima, componentes y refacciones
para su funcionamiento, sin los cuales no podría lograr la producción y distribución de sus
productos.

2.3. ABASTECIMIENTOS

De acuerdo a Emilio Martínez Moya (1999), Abastecimientos es obtener del exterior a la

empresa, los materiales, productos y / o servicios que necesite para su funcionamiento, en las
cantidades y plazos establecidos, con los niveles de calidad necesarios y al menor precio que
permita el mercado.

El proceso de compras dentro de una organización consiste en precisar cuáles son sus
necesidades de bienes y servicios, identificando y comparando los proveedores y abastecimientos
que se tienen disponibles, negociar con sus proveedores quiénes constituyen las fuentes de
abastecimiento o de algún modo llegar a convenios en los cuales se estipulan los términos de
compra, celebrar contratos y colocar pedidos, para finalmente recibir los bienes y los servicios,
prosiguiendo con el pago de éstos (Baily, 1982).

Proceso de compras es el término usado en la industria y en la administración para denotar

el acto y la responsabilidad funcional de procurar materiales, insumos, y servicios. En un
sentido estrecho, el término simplemente describe el proceso de comprar; sin embargo, en un
sentido más amplio, el término envuelve muchos otros factores como determinar la necesidad,
seleccionar al proveedor, negociar el precio adecuado, políticas, contratos y seguimiento del
producto desde su entrega hasta su procesamiento.

En términos básicos el proceso de compras es obtener el equipo, material, insumos, y

servicios con una calidad adecuada, en una cantidad apropiada, a un precio justo y de la fuente
correcta (Aljian, 1990).

El proceso de compras es una herramienta gerencial independiente enfocada en siempre

mantener surtido al proceso de producción comprando a los precios más económicos (Cremer

14
 & Warfel, 1990).

Por otro lado, como menciona Robertson (1995) es una herramienta para economizar sin
afectar la calidad del producto ni al consumidor final. Es obtener el mejor valor por el dinero
gastado considerando aspectos como: las necesidades de producción, el mercado en general,
las condiciones económicas, la capacidad de almacenaje, la cercanía del proveedor y la
disponibilidad de capital.

El área de compras es uno de los departamentos que hoy en día está tomando gran
importancia, con esto no se quiere decir que no la tenía en el pasado, solo que las empresas al
estar relacionándose más con mercados nacionales e internacionales tienden a buscar
organizaciones que puedan abastecer de productos que cumplan con un alto nivel de calidad,
precio y entrega. De aquí que el área de compras tome un papel importante, recordemos que
toda organización depende de los bienes y servicios ofrecidos por otras organizaciones y la
mejor manera de obtener estos es a través del departamento de compras.

2.4. LA TIPOLOGÍA DE LAS COMPRAS

Las compras tienen su origen en las necesidades y éstas pueden ser:

 Compras especiales: Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de
uso (ordenador, máquina, mobiliario, vehículos…), es decir, no compramos materiales para
transformar o artículos para la venta. la característica general de estas compras es que la
inversión es grande y la decisión de compra es consultada con los usuarios del bien.
 Compras anticipadas: Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad, que tendrá
lugar a medio o largo plazo. la compra anticipada es una estrategia que se puede aplicar en
artículos básicos o con algunos tipos de mercancía. también podemos anticipar la compra
cuando se anuncia la subida del precio de un producto.
 Compras estacionales: Son compras que se hacen para productos de temporada; su finalidad
es atender la demanda estacional de ciertos artículos. la previsión de estas compras se hace
partiendo de las ventas realizadas en el mismo periodo del año anterior.

15
 Compras rutinarias: Son las compras que se hacen en pequeñas cantidades, con entrega
diaria de mercancía. su característica es atender las necesidades del “día a día” con una
inversión de bajo riesgo.
 Compras oportunidad: La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos la ocasión
de comprar a precios de “ganga”; la inversión supone un riesgo, que si el resultado es positivo
dará un beneficio extra.
 Compras de urgencia: Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se
realizan para cubrir necesidades urgentes. Otras veces, la compra de urgencia es una solución
estratégica para satisfacer la demanda de los clientes, cuando la empresa tiene que mantenerse
al ritmo de los cambios rápidos en la moda. Generalmente, el proceso de estas compras se
hace de forma rápida, no se dispone de tiempo para comparar presupuestos.

2.5. IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS

“Consiste en asegurar el abastecimiento recurrente de los requerimientos de insumos y

materiales de la empresa; además, la colaboración en la eficiente administración de los recursos
materiales y financieros de la empresa, es decir, saber a quién, cómo y cuándo comprar; trayendo
consigo mejoras en la productividad de la empresa (Michele Calimeri)”

Esta actividad radica en su vitalidad para el éxito de las empresas, ya que determina la
efectividad de la administración de los bienes adquiridos. La empresa necesita de insumos,
materia prima, componentes y refacciones para su funcionamiento, sin los cuales no podría
lograr la producción y distribución de sus productos.

Las compras bien planeadas deben de redituar a la empresa ahorros en efectivo, en su

liquidez, y en la fluidez del capital. Bajo un sistema organizado, las compras le representan a la
empresa una buena administración, negociando plazos de pago, descuentos, oportunidad de uso y
otros beneficios.

Es vital para la adquisición de las materias primas y los recursos necesarios, involucrando los
elementos que determinan la coordinación de las áreas de la empresa que requieren de materiales
y/o insumos para su eficiente funcionamiento.

16
2.6. GESTIÓN COMPRAS

“Consiste en suministrar de manera ininterrumpida materiales, bienes y/o servicios, para

incluirlos de manera directa o indirecta a la cadena de comercialización o de producción, los
cuales deben proporcionarse en las en las cantidades adecuadas, en el momento solicitado, con el
precio y en el lugar acordado (Dra. Benita Vega de Ching)”.

2.7. GESTIÓN DEL PROCESO DE COMPRAS

“Partimos que no en todas las cadenas de abastecimiento tienen iguales sus procesos,
estos se diferencian por los giros de sus negocios, para lo cual una parte de la buena gestión es
eliminar los procesos, tareas y actividades que no agreguen valor a la cadena; debido que estos
nos ocasionan sobrecostos y pérdida de tiempo para la empresa (Pérez Villa, P. y Múnera
Vásquez, F. 2000 pág. 19)”.

2.8. OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN COMPRAS

“Debemos indicar que lo más importante en una empresa son los recursos humanos por esta
razón es de suma relevancia que el personal entienda el conocimiento de los procesos de la
cadena de abastecimiento y la importancia de sus actividades que ellos realizan para poder lograr
el cumplimiento de los objetivos (Kirby y Brosa, L. 2011)”.

“El modelo de costos ABC implica saber que costos corresponden a cada actividad,
determinando el costo total de cada proceso de compras, reduciendo elementos que no agregan
valor a la empresa (Mora García, L. 2009)”.

Para lograr la optimización en la cadena de abastecimiento, es importante la reducción de

costos mediante un adecuado manejo de los recursos cuya finalidad es la productividad de las
utilidades de la empresa. Es imperioso saber y poner en marcha los procesos que nos permitan
agregar valor a la empresa y descartar los que nos resta valor, debido que solo nos causa perdida
de recursos para la empresa; por ello es imperioso determinar el modelo de costos a utilizar, ya

17
que esto nos permite determinar la eficacia en su utilización.

Podemos decir que, con la ayuda en llevar una eficaz gestión en los costos realizados a los
procesos de compras, nos permitirá obtener los puntos críticos de la compañía; asimismo si
agregamos indicadores de gestión solucionaremos los problemas hallados, reduciremos tiempos
en las actividades, minimizaremos costos todo ello en beneficio del crecimiento tanto de la
productividad en la empresa.

¿Por qué un buen sistema de gestión de compras es clave para el supply management?
Los gestores de compras juegan un papel decisivo en la optimización del rendimiento de la
cadena de suministro. Si bien, hace unos años su rol era más bien secundario, la tendencia de esta
figura es a la alza, ya que de sus decisiones depende:
 La eficiencia de procesos.
 El ahorro de costes.
 La alineación con la estrategia empresarial.
Su misión está integrada con el negocio en conjunto y sus acciones causan un impacto en
todas las áreas, por eso su misión se basa en la proactividad y exige:
La búsqueda continúa de nuevos materiales y oportunidades.
La comparación de proveedores, ofertas y fuentes de aprovisionamiento.
La coherencia en sus decisiones y la capacidad de hacer pronósticos basados en datos
objetivos y fiables.
El velar por dar el mejor uso a los recursos monetarios de la empresa llevando a cabo una
impecable gestión de stock.

Aspectos más importantes a considerar en un sistema de gestión de compras

Todo sistema de comparar presupuestos nos puede dar una idea de las condiciones de
mercado imperantes y nos permite hacer una buena selección. No hay que conformarse con el
primero que llega, pero tampoco resulta productivo excederse en esta etapa y aumentar
innecesariamente la lista de presupuestos a evaluar.

Los proveedores: hay que intentar ajustar las condiciones de los que tenemos, pedir mejorar

18
su oferta (más producto por el mismo precio, mejores condiciones de pago, transporte o de
plazos de entrega). Al mismo tiempo, resulta muy interesante buscar otras alternativas que
pueden ofrecernos un producto igual o mejor a un precio más competitivo, o cuyas ofertas nos
sirven para negociar con nuestros proveedores habituales. Fundamental valorar su servicio
posventa entre los factores a considerar a la hora de hacer una selección.

Las necesidades: conocer perfectamente las necesidades de la empresa permite hacer una
mejor planificación de la demanda, que se refleja en unas condiciones óptimas de la función de
aprovisionamiento al poder disfrutar de descuentos por grandes volúmenes, ofertas especiales o
condiciones más beneficiosas atendiendo a la periodicidad de compra.

Las posibilidades: probar nuevos productos, testar proveedores alternativos, distribuir

volúmenes de compra entre distintas empresas puede aportarnos una gran ventaja y evita la
dependencia que sitúa al proveedor en una posición de poder que en nada beneficia a nuestra
empresa.

Las exigencias: la curva de la demanda, el ritmo de la competencia y la tendencia del

mercado plantean desafíos a los que nuestra organización ha de poder responder. La ventaja en
costes es siempre un buen punto de partida y en ello un buen sistema de gestión de
compras tiene mucho que decir.

2.9. COMPRAS JIT

“Las compras justo a tiempo son un importante elemento de los sistemas justo a tiempo.
Consisten en establecer acuerdos con los proveedores para entregar pequeñas cantidades de
materiales. Esto puede ser en la forma de entregas diarias, dos veces al día o incluso semanal de
acuerdo al requerimiento del cliente (Sistema de Producción Toyota)”.

 Los elementos críticos de las compras JIT son los siguientes:

 Tamaño de los lotes reducidos.
 Programas de entrega frecuente y confiable.
 Plazos reducidos y altamente confiables.

19
 Niveles de alta calidad consistente para los materiales comprados

2.11. OBJETIVOS

Como toda actividad de administración, compras tiene un objetivo general y varios

objetivos específicos, podríamos detallar que el objetivo general es adquirir los recursos
materiales que necesita la organización de la mejor calidad y al mejor precio.

2.11.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Reducción de costos: Obtención de utilidades y a la vez mejorar el trinomio costo-beneficio-

utilidad.
 Comprar al mínimo precio: Sin olvidar, la calidad, el volumen y la pronta utilización de lo
adquirido.
 Servicio: Optimizando los tiempos y las coordinaciones con los departamentos a los que les
da servicio, para con ello cumplir con los requerimientos solicitados.
 La responsabilidad del área de compras

Tiene varias actividades:

• Precios, proveedores, pedidos, inspección de lo adquirido, cuando así lo amerite.
• Los que comparte con otros departamentos sobre:
− Informes, inventarios, convenios, contratos, almacenaje, etcétera.
− Actividades que son su obligación y le interesan.
− Recibir, almacenar, dar seguimiento, etcétera.
 Controlar los convenios: En este objetivo al área de compras le interesan todos los convenios
que fueron, son y serán necesarios para el financiamiento que otorgue el proveedor.
• Tiempo de pago.
• Solo las compras de acuerdo a los requerimientos y los parámetros.
• Solo compromisos autorizados por el departamento afectado.
• Mantener inventarios tanto en existencia como en el departamento de contabilidad.
• Seguir el o los procedimientos escritos para pedidos y órdenes de compra.
 Control de los tratados comerciales con los proveedores
En lo referente a:

20
• Buenas relaciones.
• Ética.
•Mantener una política de varios proveedores (tres) para el abastecimiento de las materias primas
básicas.
• Actuar inteligente e íntegramente, en la adquisición por medio de:
− Volumen, precio, plazos de pago, descuentos, fechas de entrega, etcétera.
− Mantener confidencialidad de las cotizaciones u otras informaciones de los proveedores.
• Asegurar el prestigio e imagen de la empresa.
• Solo el área de compras debe adquirir, para evitar entre otras:
− Condiciones desventajosas a los proveedores.
− Obligar a los proveedores a reducir forzosamente sus precios.
 Capacitar al departamento de compras y a las áreas a las que les da servicio, para una eficiente
aplicación de las actividades de adquisición, de acuerdo con los procedimientos de la
empresa.

2.12. ÉTICA EN LAS COMPRAS

Esta es un área de mucha importancia, pues si se violan las buenas costumbres y la ética en las
compras, se pueden ocasionar varios problemas a las empresas, entre los que destacan:

 Sobornos: Esta es una actividad muy utilizada por los compradores o los jefes de compras,
faltos de ética, y consiste en pedir al proveedor que ofrezca dinero u otras dádivas para
asignar la orden de compra o pedido.

 Favoritismos: En algunas ocasiones el comprador o jefe de compras, faltos de ética, sin

tomar en cuenta el cuadro comparativo, base de la decisión de compra, le otorgan la orden
de compra o pedido a cierto proveedor, que en algunas ocasiones es un familiar o amigo o
un proveedor, que siempre agradece la designación, con algún obsequio.

 Aceptar invitaciones: Argumento utilizado por vendedores corruptos y faltos de ética, que
para recibir la orden de compra o pedido, lo basan en invitaciones a comer, cenar o de otra
naturaleza con la pretensión de ser el designado.

21
 Recibir obsequios: Al igual que el anterior comentario, es un argumento muy socorrido por
vendedores, faltos de ética, que para recibir la orden de compra o pedido, puede decirse que
el comprador o jefe de compras, falto de ética, recibe, entre otros obsequios camisas,
calcetines, equipos de sonido, y que, por lo general, va de acuerdo a la magnitud de la orden
de compra, en lo referente al monto económico, también con la finalidad de ser el designado.

 Solicitar al vendedor que mejore sus precios: Esta es una actividad del comprador o del
jefe de compras, faltos de ética, que por lo general busca que se mejore el precio de lo
solicitado, diciéndole a cada proveedor, el precio de otro, logrando un precio bajo; una
muy sucia actividad, a la cual se le conoce como la de “no le sacaste punta a tu lápiz”.
Estas son actividades, fuera de la honradez, y de la ética.

2.13. LOS SISTEMAS DE COMPRAS

Los sistemas de compras surgen como una necesidad para controlar todas las adquisiciones
que realiza una empresa, ya sea para el proceso de producción o para el funcionamiento de las
operaciones de tipo administrativo.

A tal efecto, Leenders, M. et al. (2005) Exponen que las etapas indispensables en el proceso
de compras son el reconocimiento y descripción de una necesidad, la determinación de las
fuentes de abastecimiento, el precio y los términos de compra, la preparación, expedición y
seguimiento de la orden de compra, la recepción e inspección de los artículos, la liquidación de
la factura y el mantenimiento de los registros.

Resulta necesario entonces que toda empresa pueda ser capaz de determinar cuánto, cuándo, a
quién y en qué condiciones se deben efectuar las adquisiciones de bienes y servicios.

Los sistemas de compras se corresponden con todas las actividades realizadas por la
organización, a fin de obtener los suministros necesarios para sus operaciones; el objetivo
principal consiste en obtener los mejores materiales al menor costo y con las mejores

22
condiciones de entrega y financiamiento. Un adecuado sistema de compras garantiza una mayor
eficiencia en la gestión de adquisición de suministros, ajustada a las necesidades de la empresa,
con la finalidad de erradicar todo tipo de obstáculo en la administración.

En dicho sistema, intervienen procesos administrativos (gestión de compra) y contables

(registro), que involucran la recepción de la solicitud de requisición; la emisión, aprobación y
envío al proveedor de la orden de compra; la recepción y registro de los suministros adquiridos;
y la elaboración y registro del pago correspondiente.

Comenta Rosemberg, J. (1999) que el sistema de compras se constituye a su vez en un

auxiliar del sistema contable y posee una estrecha vinculación con los demás sistemas que
integran la funcionalidad de las organizaciones como producción, facturación, finanzas, entre
otros.

Al respecto, Gitman, L. (2003) y Brigham, E., y Houston, J. (2006) opinan que es por ello que
las empresas requieren de un adecuado proceso contable, pues ellas se encuentran constituidas
por diferentes subsistemas auxiliares que influyen en la eficiencia de la gestión, por lo que es
importante tratar de llevar a cabo un adecuado control sobre las operaciones y transacciones
financieras.
2.14. PRINCIPIOS BÁSICOS DE LAS COMPRAS

Como toda actividad que se realice en una empresa tiene que empezar con una razón de ser, es
por esto que esta parte de tres principios básicos, que le dan un carácter operacional y que se
modulan a base de reglas.

 Calidad Base para que los productos que fabrica la empresa o los que revende, sean los que el
consumidor prefiere, bajo las condiciones que él espera; es una de las razones por las que él
decide y que ese satisfactor es el que él necesita, basado en las tres utilidades de un producto,
que son: lugar, tiempo y precio.

 Cantidad Factor muy especial, por las razones siguientes:

23
a. El espacio de almacén.
b. La cantidad que de acuerdo a las fechas de caducidad se puede utilizar.
c. Mientras más es el volumen el precio debe de bajar.

 Precio. Este va de acuerdo a la calidad, la cantidad y las fechas de entrega y cobro.

2.15. CLASIFICACIÓN DE LAS COMPRAS

Existen varios criterios para clasificar las compras, entre ellos:

Por tipo de requerimiento: Se refiere al área que solicita el insumo; ej.: Materia prima,
Material de oficina, Energía, Mantenimiento, Herramientas, etc. ·

Por frecuencia: Tienen esta clasificación en dependencia de la cantidad de órdenes que se

emiten en un período de tiempo; anuales, mensuales, etc.
Naturaleza química o física: En dependencia del material que se compra; Granos, Líquidos,
áridos, productos peligrosos, explosivos, etc.
Tipo de transporte: Marítima, aéreo, ferroviario, cisternas, silos, etc.

Valor en inventario: Se refiere a la cantidad de dinero inmovilizado por concepto de

inventario de los productos comprados. Está muy difundida la clasificación de los productos en
ABC, como una aplicación del análisis de Apretó.

2.16. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE COMPRA

No existe un proceso único y exclusivo en los manuales de compras que se pueda adoptar en
forma universal en todas las empresas. los siguientes pasos son pasos lógicos que deben
pertenecer a un proceso de compras de una compañía, que pueden tener pequeñas variaciones
según el tamaño de la organización, los recursos que ésta dispone y el nivel de profesionalismo
de cada uno de los responsables dentro del proceso.

24
 Para comenzar el comprador debe conocer la empresa para la cual está trabajando, ya que para
realizar una compra será necesario saber el tipo de productos o servicios que se necesitan, el
objetivo y posicionamiento del servicio que se quiere prestar, la imagen que se quiere proyectar,
la calidad que se desea ofrecer y la capacidad de pago que tiene para cumplir conceptos básicos
pero necesarios para que el comprador esté preparado para recibir a los diferentes vendedores
(proveedores) que le ofrece el mercado. Después de tener esto claro vienen los 9 pasos para
realizar el proceso de compras Montoya (2002) que son:

1. Detectar la necesidad: Primero detectan las necesidades de los clientes internos, con esto se
realiza una petición al área de compras de lo que se requiere. El área elige una de las
cotizaciones, con la que se pasa a realizar la solicitud de pedido.

2. Planear negociación con proveedores: Se hacen un estudio de proveedores donde le envían

al área que realizo la solicitud las diferentes posibilidades a escoger.

3. Elección de proveedor: El área elige una de las cotizaciones de los diferentes proveedores,
con la que se pasa a realizar la solicitud de pedido.
4. Realizar pedido

5. Se realiza el pedido al área de compras, después de haber sido aprobada por los directivos del
área.

6. Orden de compra: Se realiza el pedido al proveedor elegido, para que este pueda prestar el
servicio o entregar el bien solicitado.

7. Entrega de pedido: Se realiza la entrega del bien o servicio solicitado al área respectiva.

8. Verificación de pedido: Se realiza la verificación de la entrega del producto o que el servicio

fue entregado de la manera adecuada.

9. Pago a proveedores: Si todo está bien con la entrega del bien o servicio la organización debe

25
proceder a realizar el pago respectivo.

2.17. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

La función del departamento de compras es ayudar a producir más utilidades a la empresa

(Mercadeo, 2004). Es de vital importancia dentro de una organización, casi estratégica, y su
ejecución eficaz constituye una parte vital para el éxito de una organización.
Como todo departamento, el área de compras tiene funciones principales y funciones
secundarias, entre las que destacan:
•Organizarse
Para crear planes, procedimientos, establecer relaciones con los departamentos a los que les dará
servicio.
•Comunicarse
Con proveedores, con los departamentos a los que les da servicio y/o con los departamentos que
solicitaron un requerimiento.
•Relacionarse
Con los proveedores y con los departamentos que hacen las requisiciones.
•Respetar
Las líneas de autoridad, de acuerdo al organigrama del área, y al manual de políticas y
procedimiento de la empresa si lo hay, y si no las buenas costumbres.
•Cooperar
Con todos los departamentos de la empresa, principalmente a los que les da servicio.
•Actuar
Con responsabilidad, con profesionalismo y/o ética.

2.18. OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Como todo departamento de una empresa, el área de compras debe tener sus objetivos, los
cuales van de acuerdo con los objetivos y metas de la empresa, estos se agrupan en grandes
grupos:

Que los artículos adquiridos cumplan con las especificaciones y condiciones de calidad que

26
se requieren
El área de compras debe de cerciorarse que lo que se pidió en la orden de compra cumpla con las
especificaciones solicitadas, esto con el objeto de que la calidad de lo que produce la empresa
sea lo que espera el consumidor.

Evitar riesgos y/o pérdidas al realizar el pedido

Cuando llega lo solicitado en la orden de compra o pedido, además de cumplir con la calidad
esperada, debe de cuidarse que sea en la cantidad solicitada.

Valuar el servicio
Dependiendo el tiempo que se le dedique al servicio de solicitar lo que sea requerido, se basará
en algunas cifras o porcentajes que le da la experiencia en órdenes anteriores.

Mantener buenas relaciones con los proveedores

De acuerdo con las políticas citadas en el manual de políticas y procedimientos de la empresa, es
necesario que el área de compras cumpla con una buena relación con los proveedores, so pena de
tener fallas en la pronta respuesta del proveedor, en entregar la cotización solicitada, en la
limpieza, y oportunidad de entrega y uso de lo solicitado.

Coordinar las relaciones con los departamentos a los que les da servicio
Tener una buena relación con los departamentos a los que les da servicio y a los que necesita de
su apoyo, generar una buena comunicación y/o un buen apoyo, tanto del área de compras como
de las áreas de servicio a compras.

Ser eficiente, eficaz y oportuno

En ocasiones el área de compras debe anticiparse a los requerimientos de las áreas de
manufactura y otras áreas a las que les da servicio, debe de ir con los departamentos para pedir
sus futuras necesidades, para que ellos detallen lo que requieren.

Anticiparse a los sucesos

Debe siempre adelantarse a los sucesos del área de manufactura, para evitar retardos en la

27
producción y así cumplir con los pronósticos de la empresa.

2.19. ACTIVIDADES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Entre otras actividades que desarrolla el departamento de compras de la empresa destacan los
siguientes:

Prever los requerimientos de las áreas a los que les da servicio y/o abastecer y conseguir
oportunamente los requerimientos solicitados
Es necesario que el área de compras desarrolle un programa de trabajo con las áreas que
necesitan constantemente las materias primas, para un buen funcionamiento del área de
manufactura y así poder cumplir con los pronósticos de ventas.

Revisar los artículos o servicios solicitados que recibe de los proveedores

Estar en constante comunicación con las áreas de almacén y control de calidad, para que lo que
se reciba, cumpla con las especificaciones y la calidad requerida por las áreas de servicio que han
solicitado los requerimientos.

Controlar y salvaguardar lo adquirido

Aunque esta es una responsabilidad del almacén, compras debe de estar consciente de lo que está
en el almacén, para su custodia.

2.20. ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES

¿Qué son los recursos materiales?

Los recursos materiales son aquellos medios físicos y tangibles que permiten lograr
determinado objetivo planteado por una persona, empresa u organización.
Estos no solo se refieren a la materia prima para elaborar los productos, sino que también incluye
todo aquello que contribuye a que la producción se lleve a cabo, como la maquinaria,
instrumentos y herramientas, infraestructuras, insumos entre otros.

Características de los recursos materiales

28
 Entre las principales características que poseen los recursos materiales podemos encontrar:
 Son bienes físicos y tangibles.
 Permiten que se lleven a cabo el proceso productivo de una empresa.
 Contribuyen de forma directa con la elaboración de los productos que pretenden realizarse.
 No solo lo componen la materia prima utilizada, sino también las maquinarias, herramientas y
todo aquellos que sea físico que aporte algo a favor de la empresa.

Clasificación de los recursos materiales

Los recursos materiales están clasificados para que de esta manera se pueda comprender cuál
es el uso y funcionamiento de cada uno. Logrando de esta manera el desenvolvimiento de la
empresa de la mejor manera y obteniendo los mejores beneficios. Veamos cómo se clasifican.

 Recursos materiales renovables: Son todos aquellos elementos que se obtienen a través de
procesos que evitan que desaparezcan, y siempre son inagotables si se usan adecuadamente.
Como por ejemplo las pieles, madera, papel entre otros.

 Recursos materiales no renovables: Estos elementos se caracterizan por ser aquellos

que pueden dejar de existir o agotarse en un período de tiempo, es decir que, desaparecen.
Entre ellos tenemos el agua, el carbón, entre otros.

 Recursos de transformación: Estos son utilizados para ser transformados y así de esta manera
elaborar otros recursos. Entre ellos se encuentran las máquinas, los terrenos, las herramientas,
entre otros.

 Recursos de utilización: Son aquellos recursos tratados por los recursos de transformación y
que permiten que las labores de la empresa se lleven a cabo. Entre ellos están el combustible,
papelería y otros.
Importancia de los recursos materiales

Los recursos materiales son de mucha importancia para la economía ya que gracias a ellos se

29
puede construir todo lo necesario para poner en marcha un proceso productivo de una empresa u
organización.
Estos logran que sea más fácil llevar a cabo cada uno de los proyectos que una compañía
desea realizar para lograr los objetivos que se proponen. En conclusión, sin los recursos naturales
el funcionamiento de una organización o empresa de producción sería imposible, por lo que
afectaría directamente a la economía.

2.21. POLÍTICAS DE COMPRA

Las políticas de compras son pautas que generan las empresas para determinar cuáles serán
las condiciones, los plazos de pago, y los proveedores que tendrá la empresa, entre otros
criterios, que serán aplicados al momento en que la organización proceda a la adquisición de
productos para sus operaciones habituales.

Las pautas que deben seguir las políticas de compras son las siguientes:
 Tener continuidad en el abastecimiento de la empresa
 Evitar la duplicación de pedidos, reducir o eliminar los desperdicios, evitar tener productos
obsoletos para malas gestiones de compras
 Mantener los niveles de calidad de los productos
 Seleccionar adecuadamente a los proveedores de la empresa
 Solicitar el envío de muestras antes de realizar la orden de pedido
 Analizar si se acepta o no una nueva lista de precios
 Realizar visitas periódicas a la competencia
 Negociar descuentos y condiciones de pago
 Visitar de manera frecuente los depósitos de la empresa
 Realizar previsiones en la demanda para parametrizar cuando se compra
 Verificar que se cumplan las órdenes de compra emitidas
 Renegociar los servicios que prestan los proveedores
 Aplicar estrategias que sean de utilidad en la gestión de lo que compra la empresa

Las políticas de compras de una empresa en una actividad muy importante dentro de la vida
organizacional en donde se debe gestionar de la mejor manera para la obtención del mejor

30
producto o servicio, que la calidad sea la establecida en la negociación, que el precio sea el
correcto, que la entrega sea realizada en tiempo y forma, entre otras consideraciones. Son las que
determinan la correcta relación que tendrá la empresa con sus proveedores de cara a conseguir
los mejores resultados.

La actividad de comprar está relacionada con el proceso la localización y la selección de los

proveedores, la adquisición de los productos, las negociaciones sobre el precio, el seguimiento de
todo el proceso y las condiciones de pago, entre otros factores.

Se deben llevar a cabo considerando las necesidades de las empresas. Por ello, deben buscar
la adquisición del precio justo y de la cantidad necesaria con la mejor calidad en los productos,
en donde la entrega de los mismos sea realizada en el menor tiempo posible.

También se deben establecer los proveedores adecuados, estar bien informados sobre los
cambios tecnológicos que se produzcan en la utilización de los materiales que emplea la
empresa, entre otras consideraciones. Son especialmente importantes porque en ellas también se
basan los beneficios de la empresa.

2.22. PLANEACIÓN DE TRABAJO

Un plan de trabajo es una herramienta con la que organizar y simplificar las actividades
necesarias para concretar una acción. Con este instrumento podemos planificar y gestionar todos
los recursos necesarios para poder ejecutar dicho trabajo. Asimismo, un plan de trabajo nos
ayuda a sistematizar toda la información generada, actuando de un excelente instrumento de
comunicación.
Todas las empresas necesitan un plan de control que les permita llegar a los resultados
estimados a través del diseño de una estrategia. Para ello necesitan un plan, una guía con la que
conseguir lo esperado. Este tipo de herramienta se usa del mismo modo para toda clase de
proyectos.
Un negocio es un proyecto, así como el lanzamiento de un determinado producto dentro de
una gran compañía. Por ello, es de vital importancia conocer los pasos para hacer un plan de
trabajo que realmente sea efectivo y usando toda la tecnología más innovadora y accesible para
cualquier tipo de empresa.

31
 En este artículo explicaremos cómo hacer un plan de trabajo para un proyecto, qué es
realmente un plan de trabajo, sus ventajas y limitaciones. Y todo ello aplicado al plan de trabajo
empresarial. Con el propósito de identificar las claves para aprovechar todos los recursos
disponibles y optimizar al máximo el trabajo de nuestros equipos.

¿Cómo hacer un plan de trabajo?

Un plan de trabajo diseña un cronograma, designa a los responsables y establece metas y
objetivos. De modo que antes de saber cómo hacer un proyecto de plan de trabajo, es importante
tener clara la información de partida. ¿Qué queremos? ¿Cómo nos vemos en un tiempo
estimado? ¿Qué necesitamos? A partir de aquí podremos empezar con diseño de un plan de
trabajo adecuado realmente a nuestros objetivos principales.

Pasos para la elaboración de un plan de trabajo para un proyecto

A continuación, veremos cómo realizar un plan de trabajo para un proyecto.

Define metas concretas e identifica el objetivo principal. ¿Por qué y para qué hacemos este
plan de trabajo?

Identifica las actividades principales. Existen apps especializadas en diseñar un plan de trabajo
con software. Es el caso de Sinnaps que te ayudan a conocer cuáles son tus tareas críticas, con el
fin de centrarse en ellas y evitar que los cuellos de botella de la ruta de trabajo hagan fracasar el
proyecto.

Define y asigna responsabilidades. Involucra a tu equipo de trabajo, una vez tengas

planificadas las actividades en tu calendario. Así, todas las personas que participen en una
actividad podrán saber qué ocurre en ella, si se asignan nuevos recursos, si un compañero
comenta o adjunta información de apoyo, etc. Todo ello a tiempo real.

Convoca la primera reunión con el fin de empezar el proyecto cuanto antes. A este tipo de
reuniones de arranque se les denomina Kick-off, y en ellas ya hay un boceto de la planificación.
El propósito será comunicarlo a todo el equipo, anotar dudas para investigar y trata de resolver

32
en las siguientes reuniones, establecer una estrategia de comunicación y seguimiento del
funcionamiento del proyecto, entre otras cosas.

¿Con qué parámetros mediremos el éxito del proyecto? Es importante saber cómo vamos a
evaluar el funcionamiento del trabajo de todos. Para ello, Sinnaps por ejemplo, ofrece la
posibilidad de una evaluación continua del desarrollo del proyecto basándose en las métricas del
Valor Ganado, una técnica muy popular dentro de la Dirección de proyectos profesional. En este
caso, se hace accesible y fácil de entender para todos. Además, estos parámetros servirán para
informar de cómo va el proyecto también en las reuniones de hito, donde se tomarán decisiones
tan importantes como si debemos seguir con el proyecto o no.

Analiza los riesgos y dibuja los posibles escenarios de tu plan de trabajo. Con Sinnaps, los
podrás guardar como simulaciones de planificación y ver cómo afectan a todo el proyecto antes
de que lleguen los contratiempos. Sólo tendrás que implementarlo, si fuese necesario. Este será
tu mejor plan de contingencia.

Asegura que cada actividad tiene planificados los recursos necesarios. Para ello, puedes
realizar pequeñas reuniones de seguimiento con cada departamento.

Aprende de las lecciones. Puede sonar redundante, pero debemos extraer lecciones aprendidas
de cada plan de trabajo una vez finalice el proyecto. De esta manera, haremos un plan mucho
mejor la próxima vez.

2.23. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN

La observación
La técnica de observación consiste en observar atentamente el fenómeno, hecho o caso, tomar
evidencias claras de la información del problema y registrarla, esta técnica de recolección de
información consistente en la inspección como en el estudio de las cosas y de los hechos tal y
como ocurren en la realidad (natural o social) mediante el empleo de los sentidos (con o sin
ayuda de soportes tecnológicos) afirma (José Alberto Yuni, 2006). El observador se debe
acompañar de un cuaderno de notas como aquel instrumento donde va registrando las

33
anotaciones importantes que durante un periodo de tiempo fueron encontradas, estas anotaciones
se hacen día a día teniendo en cuenta el más mínimo detalle presentado en 38 dicha situación
afirma (Martínez, 2007),. Es por ello que al usar la observación se debe identificar y delimitar el
problema motivo de estudio.
La observación es la gestión de observar; en el sentido del investigador es la experiencia, es el
proceso de mirar detenidamente, o sea, en sentido amplio, el experimento, el proceso de someter
conductas de algunas cosas o condiciones manipuladas de acuerdo a ciertos principios para llevar
a cabo la observación. (Rodríguez, 2014).
La observación es una técnica muy antigua, y permite al investigador obtener información de
fuente primaria y confiable. Esta técnica admitió recabar información relacionada a los procesos
y manejo en la empresa, especialmente todas aquellas actividades relacionadas con el
abastecimiento de las compras y el control de las mismas.

La entrevista
Es una de las técnicas más utilizadas en la investigación. Mediante esta una persona
(entrevistador), solicita información a otra (entrevistado).
La entrevista puede ser uno de los instrumentos más valiosos para obtener información, se
puede definir como “el arte de escuchar y captar información”, Munch Lourdes (1988), esta
habilidad requiere de capacitación, pues n cualquiera persona puede ser un buen entrevistador.

Esta herramienta consiste en el proceso de comunicación que por lo general se realiza entre
dos personas; durante este proceso se obtiene datos e información del entrevistado de forma
directa. Si se generalizara una entrevista sería una conversación entre dos personas por el mero
hecho de comunicarse, en cuya acción la una obtendría información de la otra y viceversa.
(González, 2012, pág. 12)

Tipo de estudio
La investigación a realizar es de carácter no experimental y aplicado, de acuerdo a (Ortiz Uribe,
2004) afirma que en la investigación no experimental “no se hacen variar intencionalmente las
variables independientes. Se observan los fenómenos tal y como se presentan en su contexto
natural, se obtienen datos y después se analizan”.

34
Inicialmente se realizó la técnica de la observación en el área de compras, esto permitió obtener
un reconocimiento sistémico del proceso e identificar las causas que originan el problema
central, posteriormente cuando se detectó el problema se confirmó mediante una entrevista
cerrada con la auxiliar de compras la cual arrojo los resultados ya identificados, después se
establecen los mecanismos de acción que ayuden a disminuir los efectos actuales en el proceso y
que además faciliten el mejoramiento de los procesos del departamento de compras de la
empresa Distribuidora Montosa SA de CV, a través del estudio; para lo cual se utilizan
herramientas y metodologías existentes. Cabe señalar que el alcance de la propuesta se extiende
solo al departamento de compras de la empresa.

Fuentes para la obtención de la información

La información requerida para el desarrollo del presente informe se obtiene del personal
encargado del departamento de compras: Jefe de compras, auxiliar de compras y auxiliar
administrativo de compras, a través de entrevista y observación de sus procesos. Además de
utilizar fuentes de información con base teórica, libros, revistas y páginas web reconocidas, que
permitan sustentar tanto el estudio como la propuesta.

35
 CAPÍTULO III- . PROCEDIMIENTOS Y/O DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
REALIZADAS.

Se realizó un diagnóstico inicial del departamento de compras de la empresa Distribuidora

Montosa SA de CV., para conocer cómo se realiza el proceso actual de compra, como es el flujo
de compras (conocer el procedimiento de cada una de las actividades), cuales son las actividades
críticas dentro del mismo, identificar el personal involucrado en el proceso de compras.
Resultados esperados: Generar un diagrama de flujo del proceso actual de compras y elaborar
formatos que ayuden a llevar un buen flujo de trabajo.

3.1. DIAGNÓSTICO INICIAL DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE LA

EMPRESA DISTRIBUIDORA MONTOSA SA DE CV

Las empresas hoy en día no son autosuficientes, estas siempre dependen de terceros o
elementos externos para poder abastecer sus operaciones y actividades, las empresas necesitan
materia prima, maquinaria, equipos, servicios y un sin número de insumo que provienen del
ambiente externo. Es por ello que toda empresa cuenta con un departamento de compras para la
realización de estas responsabilidades. Distribuidora Montosa SA de CV no es la excepción, la
empresa cuenta con un departamento de compras en el cual recaen las responsabilidades de
adquirir los insumos, (insumos, partes, herramientas, artículos de oficina, equipos y servicios)
estos son indispensables para la realización de las actividades operativas de producción de bienes
y servicios, por ello pone mucha atención para conseguir todos los requerimientos de la calidad
requerida y a precios bajos. Con esto el departamento de compras también hace su aportación a
la productividad de la empresa mediante prácticas de ahorro en el costo de los recursos
materiales y servicios adquiridos.

Una vez que empieza la observación en el departamento de compras se fue conociendo sobre
las responsabilidades que tiene a su cargo, actualmente el departamento de compras está
conformado por: 1 Jefe de compras, 1 auxiliar de compras y 2 auxiliares administrativos de
compras, en este departamento se desempeñan las actividades de cotizaciones para
posteriormente realizar una orden de compra de materiales para los diferentes departamentos de

36
la empresa, gestión de proveedores de maquinaria, materiales, equipos, servicios e insumos, etc.
Se observa que el departamento de compras juega un papel vital en la cadena de la empresa
Distribuidora Montosa SA de CV, ya que este departamento tiene a cargo realizar las compras de
las diferentes sucursales, entre estas; la sucursal de Orizaba, es la sucursal más grande de la
empresa y por tanto su nivel de requerimientos es igual muy extenso, la sucursal de Córdoba
aunque esta es más pequeña, no deja de ser importante, además tiene a cargo las compras de la
nueva sucursal de Veracruz, estas compras se hacen con proveedores tanto de la ciudad como
externos ya que varias empresas cuentas igual con varias sucursales y por tanto se debe buscar
que cuenten con lo requerido en el tiempo necesario ya que lo que se compra , posteriormente, es
trasladado a la diferentes sucursales. Otras compras a cargo son materiales requeridos para la
construcción de una nueva empresa Mega, de la cual las compras son continuas y siempre se
busca proveedores que tengan lo requerido de entrega inmediata, ya que ocasionalmente tienen
libranzas las cuales son de forma inmediata, asimismo la compra de los insumos de la planta de
Novo Hielo y algunas compras del establecimientos 7/24.

Después de la observación se llegó a la conclusión que su procedimiento de compras es

competente pero no está documentado y esto ocasiona que toda la empresa no tenga
conocimiento específico del procedimiento que se debe llevar a cabo al solicitar una compra,
además de que se observó que el departamento que tiene el mayor número de urgencias es el de
Taller es por ello que se realizó una pequeña entrevista al auxiliar de compras ya que ella lleva
las compras de este departamento y podríamos definir por qué las compras urgentes.

De acuerdo a la entrevista el auxiliar de compra nos indicó que:

La gestión de compra es un factor decisivo para las empresas en las que la innovación y la
estrecha colaboración con los proveedores son clave para la competitividad.
Con respecto a la frecuencia con las que se requieren las compras nos indicó que son diariamente
ya que siempre aparecen urgencias, por lo tanto, el departamento que menciono que hace más
compras urgentes es el de Taller, y la razón por la cual indica que es fue por una falta de
comunicación y el no tener en cuenta que el comprar es un proceso.
Sé consideró conveniente determinar las razones para una gestión eficiente de compras, puesto
que se debe tener claro si es elemental llevar a cabo un documento que sirva de guía para el

37
procedimiento de compra. En este sentido se detectó que como tal no cuentan con un documento
del procedimiento de compra que regule dichas compras pero indica que es muy importante que
exista para que controle y eficiente la función de compras.
Con respecto a que, si la empresa lleva un stock en los materiales nos afirmó que si, además
que cuenta con una cartera de proveedores y que el criterio muy importante que evalúa es la
calidad y después el precio, tiempo de entrega, condiciones de entrega, atención del proveedor,
que sea un proveedor reconocido y que moderamente importante tenga condiciones de pago.
Fue de esta manera que la entrevistada considera que el documentar el procedimiento de compra
será una herramienta que contendrá sistemáticamente instrucciones y que deben seguirse para
realizar las funciones del departamento de compras.

Factores que influyen en la decisión de compra

Se observa que el departamento de compras toma en cuenta algunos factores que son de gran
importancia para la decisión de compra, entre estos están:

Calidad del producto o servicio: La calidad es uno de los factores más importantes a la hora
de realizar una compra, si hay calidad en el producto o servicio, se garantiza satisfacción de los
clientes, además de que la empresa gana un proveedor confiable, por ello, se asegura de crear y
mantener una buena relación con el proveedor, realizando los pagos a tiempo para que así el
proveedor quiera pertenecer al banco de la empresa. Al pertenecer al banco de proveedores de
línea, hay beneficios para ambas partes, ya que cuando se requiera de una compra se les toma en
cuenta, antes que a los demás. También se tiene en cuenta que la calidad, no se mide por el
precio, ya que hay proveedores que ofrecen el mismo producto, de la misma marca y los precios
siempre varían hasta en un 30% y esto se deja ver a la hora de realizar las cotizaciones.

Funcionalidad: Que el proveedor tenga en cuentas para qué es y cómo se utiliza el material o
servicio. El primer paso es analizar las partes o materiales y determinar que función van a
desarrollar en beneficio del producto servicio final, esta función debe ser descrita correcta y
claramente para asegurar que el proveedor trate de igualar la calidad de su producto o servicio.
En algunas ocasiones, al pedir la cotización, los proveedores ofrecen sus productos, que aunque
no son la misma marca, tienen la misma funcionalidad y mandan muestras de cortesía al

38
departamento de compras para dar a conocer su producto y así una vez que se prueba y se ven los
resultados, el proveedor asegura la venta de su producto o servicio.

Precio: El departamento de compras no basa solamente su elección de compra en el precio, es

decir aunque el precio es importante, no es imperativo para decidir hacer o no una compra. Se ha
notado que en la medida que un producto de calidad es requerido por el cliente, el proveedor se
vuelve parte importante de esa calidad, por lo tanto, el departamento de compras, no puede basar
solamente su elección en el precio, más bien analiza directamente el impacto total del costo, ya
que al pedir calidad, los proveedores se vuelven parte de ella, ocasionando que se elija hacer la
compra, basada en calidad. Hay que mencionar que dentro de la cadena de suministro de la
empresa Distribuidora Montosa SA de CV, los proveedores juegan un papel muy importante ya
que dependerá de la calidad de sus productos y/o servicios, el buen funcionamiento de la
empresa y por tanto que su operación sea exitosa y por supuesto sus productos y servicios
también lo sean. Es por ello que la evaluación y selección de proveedores es un tema de gran
importancia para el departamento de compras de la empresa, esta evaluación se realiza
cuidadosamente, tomando en cuenta algunos parámetros que se adecuan a las necesidades. En
este proceso se deja ver los elementos que se toman en cuenta, entre ellos, la información
adecuada entre las partes involucradas, la selección adecuada de la propuesta y algo que el
departamento toma en cuenta a la hora de seleccionar es la forma de pago, es decir, siempre se
busca que el proveedor de mínimo una semana de plazo para realizar el pago porque la empresa
tiene un proceso para realizar dicho pago por lo que la mayoría de las veces la compra es
realizada con proveedores del banco de la empresa que conocen el proceso y aceptan el plazo.

En ocasiones cuando la compra es urgente y cumple con las especificaciones, se realiza la

compra de contado, no importando el precio, que el proveedor no sea del banco de proveedores
de la empresa ni la forma de pago. Estos parámetros son analizados por el jefe de compras y la
gerente de contabilidad y finanzas que toman las decisiones de selección. A pesar de que el
departamento de compras hace la evaluación y selección de proveedores, esta no es constante, es
decir, una vez que ya tiene a sus proveedores de línea, no los vuelve a evaluar, lo que ocasiona
que los proveedores vayan dejando a un lado los aspectos con los que fue evaluado en su
momento, entre los más frecuentes se encuentran:

39
 Baja calidad en productos o servicios, esto se deja notar más a la hora de adquisición de
uniformes para los empleados, adquisición de formatos únicos para la empresa, tóner y algunos
artículos y servicios para las unidades que son de los que se requieren con más frecuencia.

Retraso en tiempos de entrega, se observa que cada día, los tiempos de entrega son más
impuntuales en cuanto a materiales tanto de artículos como de insumos, en el caso de artículos al
no cumplir el proveedor con la entrega en la fecha pactada, ocasiona retraso en la operación de
las actividades de la empresa.

En caso de los insumos, un retraso en la entrega ocasiona que se tenga que buscar nuevos
proveedores que cuenten con el insumo que se necesita, también se debe hacer nuevas
cotizaciones para conocer el precio, la calidad, el tiempo de entrega, y si hay en existencia.

Puede que sea difícil encontrar las características necesarias o en su defecto las cantidades
requeridas, esto ocasiona que el precio se eleve de manera considerable generando un alto costo,
no solo eso, el desabasto ha ocasionado que alguna vez se detenga la producción, generando
grandes pérdidas monetarias para la empresa. Una observación importante es que los retrasos en
la entrega no solo pasa con compras de artículos o insumos, también pasa con la adquisición de
unidades de reparto y acomodo, como son: motos, vehículos y montacargas, esto ocasiona que la
operación de reparto y supervisión no cubra las áreas que debe y por lo tanto no cubran con la
meta de ventas.

El departamento de Taller el cual se encarga de las reparaciones de las unidades es quien tiene
diariamente compras urgentes y en ocasiones estas refacciones son retrasadas para las unidades
de estas, las más compradas son las llantas, las cuales son de constante cambio en las unidades
ya que por el uso constante se van deteriorando y si no son sustituidas pueden ocasionar
accidentes.

Actualmente el proveedor de llantas de la empresa es Diez motociclismo, ya que es el

proveedor que maneja la línea de llantas que se requieren de manera periódica para las unidades

40
de reparto de la empresa, además por los beneficios que ofrece, como método de pago, tiempo de
entrega, precio y calidad.
Los cobros exagerados de algunos de los proveedores de línea han concurrido a excederse en
cobro de servicios de rotulación tanto de unidades como de establecimientos, esto debido a la
falta de supervisión por parte de la empresa, no se verifican medidas de manera constante y en el
caso de rotulación de unidades, no hay soportes que sostengan dichos costes, pero como no se
hizo la verificación en su momento, se tiene que pagar, quedando como soporte lo que dice en la
factura. A pesar de que el departamento de compras hace su evaluación y selección de
proveedores, no cuenta con un formato de evaluación, que le permita calificar a sus proveedores
de manera periódica e ir actualizando los beneficios que este ofrece, con el fin de crear y
mantener convenios que permitan a ambas partes obtener beneficios, además, no cuenta con
acuerdos y penalizaciones especificados, como plazo de entrega, en los que se estipule
penalizaciones por incumplimiento en fechas de entrega, esto contribuye a que la mayoría de sus
proveedores de línea retrasen la entrega de la compra, puesto que no hay penalizaciones
especificadas que pueda afectarlos.

Diagrama de flujo actual del proceso de compras

Durante varios meses de observación del procedimiento del departamento de compras, se
realizó un diagrama de flujo para ver de manera rápida cuál es su proceso actual, que aunque no
está establecido, lo hacen siempre de esta forma para la mayoría de las compras. En el diagrama
de flujo se deja ver algo que sin duda llamo mucho la atención durante el proceso de
observación, el inicio de este proceso no tiene una requisición como tal, en este caso basta con
que los clientes internos envíen un correo electrónico al departamento de compras o en su
defecto simplemente realicen una llamada telefónica para hacer el requerimiento de la compra, se
observa que al leer el correo electrónico sobre la compra o cotización que se requiere o escuchar
la llamada de solicitud de compra, solo proporcionan el nombre del material, insumo o de lo que
se requiera, sin dar descripción o especificación de lo que se solicita, esto genera confusión a la
hora de que el jefe de compras o auxiliar de compras realiza las cotizaciones porque carece de
información necesaria que solicitan los proveedores a la hora de cotizar, que por ello se hace un
re trabajo ya que el que solicita el requerimiento no otorga las características de los materiales o
servicios.

41
3.1. Diagrama de flujo del proceso de compras, método actual.

42
 Elaboración propia

Procedimiento de compra Distribuidora Montosa S.A. de C.V.

Actividad Descripción
Solicitud de El departamento de compras detecta las necesidades de compras de los
requisición del diferentes departamentos de la empresa quienes envían por correo
producto o servicio electrónico la requisición del producto o servicio con sus especificaciones
necesarias para la compra.
Cotizaciones Posteriormente el auxiliar del departamento de compras envía por correo
electrónico las requisiciones que tiene la empresa a su banco de
proveedores quienes contestan a la requisición del producto o servicio.
Cuadro El auxiliar del departamento de compras hace un cuadro comparativo de
comparativo de las diferentes cotizaciones de sus proveedores y se las envía al usuario que
cotizaciones necesita la requisición como al jefe del departamento de compras.
Aprobación de El usuario y el jefe del departamento de compras evalúan la mejor opción
compra para la compra del producto o servicio, dando así la aprobación de compra
con el proveedor.
Negociación con el El auxiliar del departamento de compra hace la negociación con el
proveedor proveedor en cuanto al tiempo de entrega, precio, especificación de
compra, etc.
Orden de compra El auxiliar del departamento de compra genera en el sistema Oracle una
orden de compra y se la envía al proveedor para surtir el producto o
servicio.
Recepción de El encargado de almacén recibe el producto o servicio junto con la factura
material y factura para darle recepción.
Capturación y Al llegar la factura se captura y se valida en el sistema Oracle para tener un
validación de historial y se procese a pago.
compra
Aprovisionamiento Se envía la factura a tesorería para provisionar el pago para el proveedor.
de pago a proveedor

3.2. Cuadro de procedimiento de compra

43
 Elaboración propia

En el diagrama de flujo se puede ver que si el departamento de compras no cuenta con la

información necesaria requerida por los proveedores, el proceso no puede continuar, se regresa al
departamento de compras y una vez que tiene la información completa puede seguir con el
proceso. Al continuar con el proceso, durante este, nuevamente se llega a la parte de la toma de
decisiones en cuanto a aprobación de la compra, si no se aprueba para firma se regresa el proceso
al departamento de compras para que nuevamente sea evaluada la cotización ahora tomando en
cuenta las nuevas condiciones a las que está sujeta para firma de aprobación.

Las partes involucradas en el proceso de compras actual de la empresa son:

 Departamento de compras: Es el que encargar de contactar los proveedores, realizar las
cotizaciones pertinentes de acuerdo con precios, calidad del producto y tiempo de entrega
 Departamentos (clientes internos): Está conformado por el personal interno con la necesidad de
adquirir un producto o servicio para el funcionamiento de la empresa
 Proveedores: Son los encargados de abastecer los diferentes requerimientos de la empresa
 Gerente de administración y finanzas: Es el encargado de validar las compras para la
adquisición de un insumo.
 Gerente general: Es el encargado de verificar el buen funcionamiento de la empresa además de
autorizar todas las compras.
 Tesorería: Es la que se encarga de efectuar los pagos a los proveedores en tiempo y forma.

Cada una de las partes involucradas en este proceso es de gran importancia para que se lleve a
cabo una compra exitosa para el buen funcionamiento de la empresa. Al mismo tiempo cuando
algún departamento de la empresa solicita una solicitud de compra por correo o por teléfono para
el abastecimiento de partes o servicios el departamento de compras inicia su proceso de cotizar
con el banco de proveedores que tiene a su disposición.

Una vez que empiezan las cotizaciones y los proveedores piden características de lo que se
desea comprar, el departamento de compras debe establecer comunicación con los clientes
internos para pedir información sobre la descripción de lo que se desea comprar, las

44
características que buscan y una fecha de entrega, generando esta actividad pérdida de tiempo
para el departamento por falta de información.

Después que el departamento de compras obtiene la información exacta de lo que se quiere

comprar, realiza en Excel una tabla del requerimiento para poner las especificaciones
investigadas, pone la descripción, tiempo de entrega, garantía, modelo, en ocasiones el cliente
interno pide genérico, por nombrar algunas, nuevamente contacta a los proveedores, ahora con
descripciones más precisas y procede a realizar el llenado de los campos.

La siguiente tabla se realiza, partiendo del proceso de cotización que actualmente se lleva a
cabo en el departamento de compras, esta tabla se llena mínimo tres veces por cotización, es
decir, se ponen los datos de tres proveedores diferentes, entre estos: nombre, producto,
descripción, precio unitario y tiempo de entrega. Si los proveedores tienen sugerencias en cuanto
al producto o servicio que se solicita, estas se anotan a un lado del formato, como observaciones
adicionales, las cuales se toman en cuenta a la hora realizar la evaluación de proveedores.

3.3. Cuadro de cotización.

Elaboración propia

Las cotizaciones se eligen y evalúan de acuerdo a algunas características, como son:

45
 Precio: ya que es una variable para la toma de decisión para beneficio interno de la empresa
 Características: son funciones que tienen los equipos que los hacen únicos para el buen
funcionamiento
 Tiempo de entrega: plazo de días que se acuerdan para entregar la mercancía o producto
 Calidad: variable que define la toma de decisión de compra por ofrecer características y
funciones que aseguran el correcto funcionamiento
 Garantías: son políticas de los proveedores para asegurar el correcto funcionamiento de los
equipo durante un tiempo estipulado por contrato.

Una vez que se autoriza la compra por parte del usuario y el gerente de administración y
finanzas se realiza la compra. El jefe de compras solo tiene autorización de realizar compras
menores a $20,000.00 dado que en ocasiones se presentan requerimientos que son necesarios de
manera urgente para la operación. Sin embargo si son mayores a esa cantidad se requiere
autorización de Dirección general.

Se observó que un factor importante ha contribuido a la falta del cumplimiento de entrega

puntual de los proveedores, es la falta de pago por parte de la empresa. Esto sin duda es causa de
falta de credibilidad hacia la misma, puesto que a pesar de ser una empresa con gran magnitud
adquisitiva, deja mucho que decir para los proveedores, los cuales deben estar llamando por
teléfono para gestionar el pago de las facturas adeudadas, estas llamadas siempre caen al
departamento de compras ocasionando que los empleados tengan que dejar de realizar sus
actividades para atender a los proveedores y dar seguimiento a los pagos que no se han realizado
y ofrecer una solución, puesto que a la hora de que los clientes internos tienen peticiones de
compra se contacta nuevamente a estos proveedores y se debe gestionar nuevamente la venta de
los productos y/o servicios que se están requiriendo y proponer negociaciones atractivas para que
nuevamente suministren a la empresa, aunque en ocasiones los proveedores dan un no definitivo.

46
 3.4. Banco de proveedores
Elaboración propia.

Solo se hace mención de algunos proveedores de línea, debido a que la lista es inmensa, por
falta de modificaciones en el sistema. Algunos tienen registradas compras de años muy atrás, los
que se muestran, son a los que se les compra actualmente de manera continua.
En la empresa Distribuidora Montosa SA de CV, el departamento de compras constituye el
elemento de unión entre la empresa y su ambiente externo, es decir funge como intermediario
entre la empresa y los proveedores, por ser el responsable del abastecimiento de los insumos y
materiales necesarios para el funcionamiento del sistema empresarial. En este sentido, este
departamento es la puerta de entrada de la empresa para el ingreso de los materiales e insumos,
maquinaria, unidades, artículos y servicios necesarios para su funcionamiento operativo del día a
día.

47
 La empresa Distribuidora Montosa cuenta con un software administrativo Oracle que es
un sistema de gestión de base de datos, este es usado por los jefes y personal administrativos de
los diferentes departamentos, en este se administra a los proveedores, los cuales una vez que se
les da de alta, se les asigna un número de proveedor y facilita la ubicación de los mismos,
siempre y cuando sean proveedores del banco de la empresa y en el caso de que estos no estén
registrados, se puede realizar la OC (orden de Compra) con nombre de proveedor genérico.

Otra función que realiza es Administra las cuentas contables, esto con el fin de que al realizar
una orden de compra, se puede elegir la cuenta a la que se deberá cargar el gasto de acuerdo a la
categoría, en este software se puede realizar las órdenes de compra de todas las sucursales y
validación de facturas que le permite ir creando un histórico de las compras, esto le permite
automatizar la gestión de las compras, evitar errores humanos que pueden costar tiempo y dinero.

Dentro de las actividades del departamento de compras también tiene la revisión de facturas,
es decir, todos los proveedores envían por correo electrónico los archivos de facturas al
departamento, estos archivos son dos por factura, uno en PDF y el otro XML, con el fin de
cotejar y de que en ambos coincidan los datos y haya un respaldo de las compras. Esta actividad
es administrada en diferentes carpetas de manera unificada para llevar un control semanal de las
facturas y posteriormente se realiza cotejo de cierre de mes para cuadrar los gastos.

Cabe mencionar que el archivo XML solo se puede ver en línea y es el más confiable a la hora
de realizar la verificación en el SAT. Hace tiempo el SAT emitió un comunicado donde aclara
que si un contribuyente emite o utiliza facturas que no reúnan los requisitos será sancionado con
las mismas penas que se aplican al delito de defraudación fiscal, siendo prisión, una de ellas y
penas de hasta casi dos millones de pesos. Por ello la empresa al igual que todas, está obligada a
validar todas las facturas que recibe para que estas tengan validez oficial, no sólo eso, otro
beneficio de la validación, es que al ser un programa y esquema fiscal nuevo, es posible que se
generen errores de dedo, que al validar son detectados por el programa al igual que la
verificación de que el archivo XML cumpla con los estándares del SAT, ya que el PDF por sí
sólo no refleja los errores. En el archivo XML se revisa que la factura sea emitida con la nueva

48
versión, la cual entro en vigencia a partir del primero de enero del 2019, además, se verifica que
los datos de la factura sean los correctos, en este caso los más importantes a revisar son: serie y
folio, forma de pago, condiciones de pago, nombre del emisor, nombre del receptor, razón social
de ambos, cabe mencionar que al revisar este archivo, se pone atención en el uso que se le da al
CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) que se le da en la factura y al folio fiscal, el cual
al ser ingresado al sistema de verificación debe coincidir con lo que se especifica en la factura y
de no ser así, se pide la re facturación al proveedor, especificando las descripciones que debe
contener la factura, esto de acuerdo al tipo de compra que se está realizando.

3.2. PROCESO DE COMPRAS

Para que el proceso de compras que se lleva a cabo, se propone al departamento de compras el
uso de la requisición, con el fin de incluir a los empleados de las diferentes áreas en el proceso ya
que serán ellos quienes hagan el llenado respecto a lo que piden y las cuales deben incluir
información respecto a cuales y cuantos artículos se desean, cuántos de estos deben estar
dispuestos y algo muy importante, quien hace el pedido.

Con el uso de la requisición se pretende además, que los clientes internos pueden dar
sugerencias sobre los proveedores que han surtido anteriormente con el fin de que si la compra es
urgente, se les pueda contactar para solicitar la cotización, además de evitar re trabajos en las
características específicas del bien o servicio.

Al incluir una requisición en el proceso, el departamento de compras puede llevar un histórico

de las compras realizadas, también pueden servirle como respaldo, en dado caso que se haga mal
uso de los materiales por parte de los empleados de las diferentes áreas comerciales, ya que al
tener su archivo puede comprobar en caso de auditoria al departamento.

A continuación se muestra la requisición y los campos que se deben llenar para la solicitud, se
le agrega una columna para que se anoten la existencia actual con el objetivo de que la persona
que lo solicita compruebe que tan necesaria o urgente es la compra.

49
 Requisición de compra

3.5. Formato requisiciones de bienes y servicios.

Elaboración propia

Evaluación y selección de proveedores

Dentro de las funciones más importantes del departamento de compras de la empresa
Distribuidora montosa SA de CV, está la selección de proveedores. La selección y evaluación de
proveedores constituye un área un área de decisión básica dentro del proceso de compras. El
personal del departamento de compras deberá ser capaz de localizar las fuentes de
abastecimiento confiables y que están en constante renovación para ofrecer mejores servicio y/o
productos a sus clientes e intentará que los proveedores mantengan un interés activo en las
negociaciones, así como una apropiada colaboración.

50
 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL PROVEEDOR:

LUGAR Y FECHA DE LA EVALUACIÓN:
CONTRATO No.

Verificado el cumplimiento o no de los factores de evaluación establecidos en la siguiente tabla, se calificará al

Proveedor con un Puntaje entre 0.0 a 5.0 puntos, conforme a los siguientes criterios:

CARACTERÍSTICAS PUNTAJE CRITERIOS CALIFICACIÓN

Entre 4,5 y 5,0 EXCELENTE.- El contrato se terminó antes de lo estipulado.
Entre 3,9 y 4,4 BUENO.- El contrato se terminó en la fecha estipulada.

CUMPLIMIENTO Y REGULAR.- El contrato se entregó posterior a la fecha

ENTREGA estipulada, pero no superior al 20% de la duración del
Entre 3,0 y 3,8 mismo.
NO CUMPLE.- El contrato se entregó en fecha posterior a la
Entre 0,0 y 2,9 estipulada, superior al 20% de la duración del mismo.

EXCELENTE.- El proveedor supera las expectativas y mejora

las especificaciones técnicas establecidas para el bien y/o
Entre 4,5 y 5,0 servicio adquirido.

BUENO.- El proveedor cumplió con los requisitos y

especificaciones técnicas establecidas para el bien y/o
CALIDAD Y Entre 3,9 y 4,4 servicio adquirido.
CUMPLIMIENTO DE
ESPECIFICACIONES
TÉCNICAS REGULAR.- El proveedor faltó a uno o más requisitos y/o
especificaciones técnicas, que previo requerimiento fueron
Entre 3,0 y 3,8 subsanadas sin incurrir en perjuicios para la empresa.

NO CUMPLE.- El proveedor presentó inconformidades graves

en la calidad y cumplimiento de especificaciones técnicas
exigidas, ocasionando incumplimiento del contrato y dando
Entre 0,0 y 2,9 lugar a la aplicación de garantías.

EXCELENTE.- El proveedor mantiene actualizado su

DOCUMENTACIÓN
documentación en el Banco de Proveedores de la empresa y
Y GARANTIAS
constituye las garantías para el perfeccionamiento del
Entre 4,5 y 5,0 contrato en tiempo oportuno.

51
 BUENO.- El proveedor presenta su documentación y/o
actualiza su registro antes de la suscripción del contrato y
Entre 3,9 y 4,4 constituye las garantías dentro del término pactado.

REGULAR.- El proveedor no actualiza los documentos de su

inscripción en el Banco de Proveedores y/o constituye las
Entre 3,0 y 3,8 garantías en fecha posterior al término pactado.

NO CUMPLE.- El proveedor no actualiza los documentos de

su inscripción en el Banco de Proveedores y/o se rehúsa a
Entre 0,0 y 2,9 constituir la garantías requeridas.

EXCELENTE.- El proveedor lleva control postventa sobre la

calidad y/o correcto funcionamiento del bien y/o servicio
Entre 4,5 y 5,0 contratado, sin petición y/o requerimiento de la empresa.

BUENO.- El proveedor atiende las peticiones y/o

requerimientos de la empresa y se preocupa por garantizar
la calidad y/o funcionamiento del bien y/o servicio
Entre 3,9 y 4,4 contratado.
SERVICIO
POSTVENTA REGULAR.- El proveedor atiende en forma desobligada a las
peticiones y/o requerimientos de la empresa frente a la
calidad y correcto funcionamiento del bien y/o servicio
Entre 3,0 y 3,8 contratado.

NO CUMPLE.- El proveedor desatiende o atiende

tardíamente las peticiones y/o requerimientos de la empresa
frente a la calidad y correcto funcionamiento del bien y/o
Entre 0,0 y 2,9 servicio contratado.
Entre 3.0 y 5,0 EXCELENTE: El precio es competitivo
PRECIO
Entre 0,0 y 2,9 NO CUMPLE: el precio no es competitivo
EXCELENTE: las instalaciones y tecnología para atender las
Entre 4,5 y 5,0 solicitudes de la empresa superan las expectativas.
BUENO: las instalaciones y tecnología para atender las
CAPACIDAD Entre 3,9 y 4,4 solicitudes son suficientes.
INSTALADA
REGULAR: las instalaciones y tecnología para atender las
Entre 3,0 y 3,8 solicitudes no son suficientes.
NO CUMPLE: No tiene las instalaciones y tecnología para
Entre 0,0 y 2,9 atender las necesidades de la empresa SOPORTE TÉCNICO
Entre 4,5 y 5,0 EXCELENTE: La asesoría es oportuna y acertada.

SOPORTE TÉCNICO
Entre 3,9 y 4,4 BUENO: Realizará asesoría cuando se requiere.
Entre 3,0 y 3,8 REGULAR: La asesoría es ocasional.

52
 NO CUMPLE: No realiza el servicio de asesorías pactado en el
Entre 0,0 y 2,9 contrato.
PROMEDIO
PUNTAJE RESULTADO

CRITERIOS DE 4,5 - 5,0 Excelente - Proveedor confiable y recomendado.

CALIFICACIÓN
DEFINIDA 3,0-3,8 Regular - Proveedor poco confiable. Condicionado y/o
(5)
Sancionado
0,0 - 2,9 No Confiable - Proveedor NO confiable. Restringido.
OBSERVACIONES:
RESPONSABLES:
___________________________
Gerente de Administración y Finanzas Jefe de Compras

3.6. Evaluación de proveedores.

Elaboración propia

Por ello es importante que una vez que se tiene conocimiento sobre la necesidad, se contacte de
manera inmediata a los posibles proveedores con el fin de solicitar cotización en la cual se
especifique lo siguiente:
 Precio unitario
 Condiciones de pago
 Tiempo de entrega
 Lugar de entrega
 Costo de envío
 Descuentos
Se propone un formato para evaluación de proveedores, se recomienda que antes de realizar la
evaluación se le informe a los proveedores que serán objetos de la misma, ya que al saberlo ellos
podrían aportar algunos aspectos positivos para la empresa, como:

 Coste: Ya que es uno de los aspectos principales que se toman en cuenta a la hora de realizar
una evaluación a cualquier elemento que forme parte de la cadena de suministros, uno de ellos
son los proveedores. Así el proveedor al estar enterado de que está siendo evaluado tenderá a

53
mejorar sus precios, con el fin de quedarse en el banco de proveedores. Si ya existe como tal,
evitar que sea dado de baja.

 Cumplimiento: En caso de que el proveedor no cumpla con los requerimientos una vez que se
ha evaluado, se esforzará por lograr una compatibilidad y poder pertenecer al banco de
proveedores de la empresa (proveedores de línea), obteniendo así la empresa un mejor servicio.
 Calidad y tiempo de entrega: Estos aspectos también tienden a mejorar cuando saben que serán
evaluados.
 Garantías: Cuando los proveedores tienen conocimiento de la evaluación constante, se
mantienen actualizados en cuanto a información necesaria, es decir actualizan la documentación
que se les solicita para dicho fin.
 Capacidad de abastecimiento: Se evalúa a los proveedores, si no tienen la capacidad de
abastecer las necesidades de la empresa de manera periódica según lo requiera, se buscará una
negociación con nuevos proveedores. Una vez que se conocen los criterios a evaluar, se diseña el
formato de evaluación de proveedores que a continuación se muestra.

Esta evaluación solo será válida si lleva las firmas de los responsables de la aplicación de la
evaluación y la selección de los proveedores. Una vez evaluados, los proveedores que hayan
aprobado si ya están dados de alta en el banco de proveedores, solo se actualizarán sus datos.
Si ya están en el banco de proveedores y no pasaron la evaluación se regresan a ser proveedores
genéricos y podrán seguir formando parte de los proveedores, solo que con menores
posibilidades de compra.
Si hay nuevos proveedores que pasaron la evaluación, se les dará de alta después de la segunda
compra realizada con ellos, puesto que ahí se verá realmente si cumple con los puntos evaluados.
Para la empresa también es importante tener proveedores certificados o en su caso que cuenten
con la certificación necesaria de calidad requerida para la empresa ya que si no es así, la empresa
no acepta que sean del banco de proveedores directos.

54
 RESULTADOS

Documentar el procedimiento de compras en el departamento, se espera la reducción en

tiempos de ejecución, obtener garantías al implementar la evaluación periódica de proveedores,
además del nivel que se alcanzará en cuanto aprendizaje organizacional, al incluir a los
empleados en el proceso de mejora.

Beneficios para la empresa

 Mantener relaciones de colaboración con proveedores
 Mantener niveles de servicio con clientes internos
 Conseguir valor agregado sin aumentar los costos

Documentar el procedimiento de compra fue con la finalidad de mejorar la gestión del

departamento de compras y del personal de Distribuidora Montosa SA de CV. Donde se espera
que la empresa se asegurará de que el producto comprado cumpla con los requisitos de
adquisición especificados. Adicionalmente, se diseñó formatos que indican cómo se debe evaluar
y seleccionar proveedores en función de la capacidad de proporcionar productos según lo
requiera la empresa

La información de la gestión de compras que se recopiló contribuyó a identificar las

necesidades y se estableció repuestas oportunas, con el fin de que sirva de guía a los
colaboradores y así mantener un control en la gestión administrativa del área de compras y de
damas departamentos.

De acuerdo al estudio cualitativo realizado, se extrajo información que detectó falencias

debido a la complejidad de la negociación y sé consideró conveniente determinar las razones
para una gestión eficiente de compras, puesto que se debía tener claro si era fundamental llevar a
cabo manuales de procedimientos.

Se realizó una encuesta final con la finalidad de saber si tuvo un impacto el documentar el
procedimiento de compras y estos fueron los resultados obtenidos.

55
1.- ¿Existe un procedimiento de compras
debidamente documentados en su
empresa?
Análisis e interpretación: De
acuerdo a lo datos obtenidos, el
25% departamento de compras afirma
que cuenta con el procedimiento
SI NO de compras ya documentado.

75%

2.- ¿El procedimiento de compras

documentado se está llevando a cabo
Análisis e interpretación: Los datos
obtenidos nos indican que solo el
50% del personal administrativo
está llevando a cabo el
50% 50% procedimiento de compras
SI NO
correctamente.

3.- ¿El documento de procedimiento de

compras aplicado a Distribuidora
Montosa es conocido en su totalidad?
Análisis e interpretación: El
procedimiento de compras es
aplicado en Distribuidora Montosa
S.A. de C.V. solo un 50%.
50% 50% SI NO

56
 4.- ¿Cuál de las siguientes alternativas,
según su criterio, han sido mejoradas a
través de la documentación del Análisis e interpretación: Los datos
procedimiento de compras? obtenidos nos indican que el 50% opina
que el procedimiento de compras
REDUCCION DE COMPRAS URGENTES documentado es útil para la reducción de
compras urgente, eficiencia en el proceso
25%
EFICIENCIA EN EL PROCESO DE COMPRAS de compras, disminución de re trabajos y
50%
la adaptación de un nuevo empleado,
DISMINUCION DE RETRABAJOS pero un 25 % que fue más útil para la
25% reducción de compras urgentes y el otro
25 % para la disminución de re trabajos.
0%

5.- ¿Según su criterio, de las siguientes

alternativas cual fue la mayor relevancia
al aplicar el procedimiento de compra
documentado?
Análisis e interpretación: Los
datos obtenidos arrojaron que el
25% 75% indican que el
AGILIZAR PROCESOS
DISMINUCION DE ERRORES
procedimiento de compras sirvió
PARA UN MEJOR CONTROL
para agilizar procesos, la
0%
TODAS LAS ANTERIORES disminución de errores, y para
0% un mejor control.

75%

57
 0% 6.- ¿Considera usted que la
implementación de documentar el
procedimiento de compras contribuyo a
mejorar el control del departamento? Análisis e interpretación: El haber
documentado el procedimiento de
compras mejoro el control del
SI NO departamento.

100%

7.- ¿Cree usted que el documento de

procedimiento de compras aplicado en
el departamento de compras ha sido de
buen provecho para el funcionamiento
de la empresa?
0% Análisis e interpretación: Documentar
el procedimiento de compras es
exitoso ya que es de buen provecho
para el funcionamiento de
Distribuidora Montosa S.A. de C.V.
SI NO

100%

8.- ¿Cree usted que el documento de

procedimiento de compras ha
0% mejorado el funcionamiento de las Análisis e interpretación: El personal
actividades que se realizan en el de compras nos indica que las
departamento? actividades del departamento han
mejorado gracias al hacer
documentado el procedimiento de
SI NO compras.

100%

58
9.- ¿El documento de procedimiento de
compras ha logrado satisfacción en el
ambiente de trabajo?
SI NO
0%
Análisis e interpretación: El personal del
departamento de compras quedo
satisfecho con el haber documentado el
procedimiento de compras.

100%

10.- ¿Cree usted que se requiera de una

capacitación en la aplicación del
procedimiento de compra?

Análisis e interpretación: El personal

SI NO del departamento de compras requiere
50% 50% en un 50% la capacitación de los
demás departamentos para hacer
cumplir el procedimiento de compras
correctamente.

59
 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones

Mediante el análisis sistemático del departamento de compras de la empresa Distribuidora

Montosa SA de CV, se logró detectar la falta de procesos establecidos para realizar las
actividades del departamento. Esto permitió detectar las partes del proceso que requerían
cambios para ser ejecutados de manera establecida, logrando rapidez en su realización. Dentro de
los procesos que se han venido desarrollando en el departamento de compras, no se le ha dado la
importancia algunas partes involucradas en proceso como áreas comerciales y proveedores. Por
lo cual se les involucrara en los nuevos procesos tomando en cuenta la función que cada uno
tiene en el desarrollo de los procesos propuestos.

Recomendaciones

Se recomienda seguir el procedimiento de compra documentado ya que facilitará la revisión y

supervisión de cada actividad relacionada a las compras de Distribuidora Montosa S.A. de CV
con el fin de que no vuelva a realizar dichas labores de forma asistemática y de esta manera
evitar problemas de duplicación de procesos.

Se sugiere realizar medidas de control que ayuden a analizar y evaluar el desempeño de cada
miembro del resto del equipo de trabajo más adelante. Estas medidas permitirá que la empresa no
subutilice a sus empleados y que también se podrá determinar que trabajador desarrolla de mejor
manera sus actividades diarias, para que sea replicada en las demás áreas.

Se propone que el documento sirva como una guía de trabajo, de tal manera que los
empleados no realicen un doble trabajo, no cometan errores al momento de seleccionar
proveedores y no pierdan el tiempo.

Se espera que con el uso del procedimiento de compras documentado se optimicen recursos es
decir, no se desperdicien insumos por una mala compra realizada con el proveedor ya que los
nuevos procesos planteados en el presente trabajo de investigación conducirán a la eficacia y la

60
eficiencia en cada una de las funciones de los empleados de la empresa Distribuidora Montosa
S.A. de CV

Se sugiere realizar un proyecto que sea enfocado a:

El uso de metodologías en procesos

 Innovación empresarial

ANEXOS

ENTREVISTA DEL ENCARGADO DE COMPRAS DIAGNOSTICO INICIAL

61
 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DOCUMENTADO

1. OBJETIVO

Establecer lineamientos para la adquisición de bienes y/o servicios requeridos por Distribuidora
Montosa S.A de C.V.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todas las compras de bienes y/o servicios de todos los procesos
de la empresa efectuados por Distribuidora Montosa S.A de C.V.

3. RESPONSABLE

El Jefe de Compras es el responsable directo de cumplir y hacer cumplir este procedimiento.

4. POLITICAS:

4.1 Todas las compras deben esta respaldadas por una orden de compra emitida por la oficina de
Compras. Ninguna otra persona o dependencia está autorizada para realizar compras.

4.2 Toda Requisición de Compras debe estar debidamente autorizada.

4.3 La adquisición de bienes y servicios se realizará a fabricantes, productores, distribuidores y

personas naturales o jurídicas prestadoras de servicios profesionales, no académicos, legalmente
constituidos y reconocidos.

4.4 Los pedidos de papelería y útiles de oficina se realizarán semestralmente.

4.5 Los pedidos de elementos de aseo y cafetería se realizarán semanalmente

4.6 Los directos responsables para autorizar compras teniendo en cuenta su monto son: VALOR
Y/O CUANTIA AUTORIZA HASTA 20 SMLMV Ordenador del Gasto MAS DE 20 SMLMV
Junta Directiva

4.7 Según el tipo de compras, la solicitud de pedido debe estar firmada por Dirección o Gerencia
que tenga la autoridad para avalar características específicas de la compra así:

 Todas las compras relacionadas con sistemas y tecnología deben estar avaladas por el Jefe de
Sistemas, quién dará concepto y especificaciones técnicas.

 Todas las compras relacionadas con obras civiles, adecuaciones y espacios físicos deben estar
avaladas por el contador, quién dará las indicaciones, medidas, planos, etc.

62
 Todas las compras relacionadas con mercadeo y/o publicidad deben estar avaladas por la Jefa
de recursos humanos. (Cuando la compra implique el diseño de una pieza publicitaria, ésta debe
anexarse a la solicitud de pedido).

 Todas las compras relacionadas con elementos y materiales de consumo frecuente para el
normal desempeño de las actividades de mantenimiento y servicios generales deben estar
avaladas por el Jefe recursos humanos.

4.8 Cuando se requieran servicios de mantenimiento externo, Jefe recursos humanos y logística
hará la solicitud pedido, por este concepto, al Jefe de Compras. Ninguna otra persona o
dependencia está autorizada para hacer estos pedidos.

4.9 Las compras de bienes y servicios por cuantías de 20 SMLMV en adelante, se perfeccionarán
mediante una orden de compra con autorización de dirección general

4.10 Para las obras civiles y adecuaciones por cuantías hasta 20 SMLMV, el interventor será el
Jefe de Planta física y logística.

4.11 Toda compra de bienes o servicios superior a 500 SMMLV estará sujeta a licitación o
concurso público y la selección del proveedor se hará de acuerdo a lo establecido en este
procedimiento. El tipo de licitación o concurso público, será determinado por la Junta Directiva.

4.12 Sólo el Jefe de compras está autorizado para hacer anticipos para la adquisición de bienes y
servicios de uso institucional, para inversión en proyección social o para la venta de servicios.

5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

63
1.1. Diagrama de flujo del departamento de compras, método actual.
Elaboración propia

64
 Procedimiento de compra Distribuidora Montosa S.A. de C.V.
Actividad Descripción
Solicitud de El departamento de compras recibe por correo electrónico la requisición
requisición del del producto o servicio con sus especificaciones necesarias para la
producto o servicio compra. La “Solicitud de Requisición”, debe estar firmada por el
solicitante, el jefe de la dependencia y la persona que avala la compra, de
acuerdo a lo estipulado en la política 5.7 del presente procedimiento.
Cotizaciones Con la “Solicitud de requisición”, el Jefe de Compras procede a solicitar
vía correo, las cotizaciones correspondientes, entre los proveedores del
“Banco de proveedores”.
Cuadro El auxiliar del departamento de compras hace un cuadro comparativo para
comparativo de analizar las cotizaciones y seleccionar al proveedor y se las envía al
cotizaciones usuario que necesita la requisición como al jefe del departamento de
compras.
Nota 1: Los criterios de selección del proveedor, están establecidos en el
"Procedimiento de Evaluación, Selección y reevaluación de proveedores".

Nota 2: En todo caso, si el proveedor seleccionado en la licitación pública

no hace parte del banco de proveedores, será sometido a registro y
evaluación inicial, para luego ser incluidos en el “Banco de proveedores

Aprobación de El usuario y el jefe del departamento de compras evalúan la mejor opción

compra para la compra del producto o servicio, dando así la aprobación de compra
con el proveedor.
Negociación con el El auxiliar del departamento de compra hace la negociación con el
proveedor proveedor en cuanto al tiempo de entrega, precio, especificación de
compra, etc.
Orden de compra Trámite de la orden de compra: Una vez seleccionado el proveedor, el Jefe
de Compra elabora la "Orden de compra" en el sistema Oracle y obtiene la
autorización del ordenador del gasto. La "Orden de compra" es enviada al
proveedor correo para que realice el respectivo despacho, y al Jefe de
Almacén, para que la utilice como soporte para la recepción del bien.
Recepción de El Jefe de compras mantiene un contacto con el proveedor para realizar
material y factura seguimiento a la compra y cualquier necesidad de cambio que se requiera,
ajustando la "Orden de compra" si es necesario.
El Jefe de almacén recibe el producto o servicio junto con la factura para
darle recepción.
Capturacion y Al llegar la factura se captura y se valida en el sistema Oracle para tener
validación de un historial y se procese a pago.
compra
Aprovisionamient Se envía la factura a tesorería para provisionar el pago para el proveedor.
o de pago a
proveedor

Nota: De acuerdo a lo establecido en el "Procedimiento de evaluación, selección y reevaluación

65
de proveedores", semestralmente se realiza la reevaluación a los proveedores, con el fin de
determinar si continúan o no en el Listado de proveedores, para futuras adquisiciones.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 Solicitud de compra
 Procedimiento de Evaluación, Selección y Reevaluación de proveedores.
 Orden de compra

FORMATO DE REQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS

66
ORDEN DE COMPRA

67
 BANCO DE PROVEEDORES

ENCUESTA DE RESULTADOS DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

68
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