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Presenta:
ALDO JAZIEL ZACARIAS SERRANO
Asesor interno
DRA. MARLENE MUNGUIA MARTINEZ
Los manuales son un conjunto de técnicas y procesos que nos ayudan a realizar una actividad
de forma clara y con un resultado positivo, los manuales son una serie de conceptos que nos
llevan a el éxito en una empresa.
Por lo mencionado anteriormente es importante a que las empresas cuenten con un manual que
contenga información y procedimientos para aplicar y mejorar las prácticas que hagan, así se
logrará alcanzar más fácil los objetivos y obtener los resultados deseados.
El coaching es el arte de lograr que las personas descubran sus potencialidades trasciendan sus
esquemas limitantes y aprendan a enfocar toda su energía en el cumplimiento de sus metas.
Resulta difícil tener una definición cerrada de lo que es coaching ya que por su propia naturaleza
es un concepto en permanente evolución, como ciencia el coaching es un sistema que incluye
conceptos, estructuras, procesos, herramientas de trabajo e instrumentos de medición y grupos
de personas; comprende también un estilo de liderazgo.
A partir de las potencialidades de los animadores y del programa que se implemente a favorecer
sus habilidades de coaching traerá consigo buenos resultados para mejorar las habilidades y
virtudes y favorecer la inteligencia emocional de las personas que reciban la capacitación.
CAPÍTULO I. GENERALIDADES
1.1 OBJETIVOS
Actualmente se vive en un mundo cambiante, por lo que es necesario que las instituciones
también hagan lo mismo, es decir, que constantemente se mantengan mejorando sus procesos,
por esta razón, se deben documentar sus procedimientos para asegurar que todos los miembros
puedan acceder a información que les será de utilidad para llevar de forma correcta su trabajo.
La Asociación Personal Pro Superación Personal A.C. , al proponer un manual basado en mejorar
las prácticas de coaching garantizará que los animadores estén capacitados previamente a la
hora de impartir el coaching y se cumpla con las expectativas de la asociación.
Con base a lo anterior, surge el propósito de realizar un manual de control interno basado en
mejorar las prácticas de coaching, con el fin de mejorar y perfeccionar las prácticas y técnicas
aplicadas por las personas encargadas en impartir el coach y por ende obtener mejores
resultados.
1.3 CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA EN QUE PARTICIPÓ
Estructura organizacional:
Anspac cuenta con un departamento en el que se realizan platicas para abordar temas que se
impartirán en las sesiones que se darán a los lugares donde va dirigido el coaching, así mismo
se les asesora y capacita para las siguientes sesiones que tengan programados el personal de
Anspac.
La importancia de dirigir el personal con un manual es que cumplan sus funciones de manera
objetiva, clara y precisa, coherente con la misión y visión de la empresa, el cual garantizar su
eficiencia, para alcanza los objetivos.
Los manuales representan una guía práctica muy útil para lograr una eficiente administración ya
que sirve como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene
información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas,
políticas.
Alcances y Limitaciones
Los alcances
Las limitaciones
● Personal ocupado.
● Pandemia de COVID 19 .
● Resistencia al cambio.
● Agendas saturadas.
● El tiempo de aplicación del programa, el cual tendrá que ser congruente con la
Tipos de manuales
Los manuales son una guía de instrucciones de todos los procedimientos de las
actividades que las personas realizan en un área específica de una empresa. Como
objetivos y beneficios es de fijar políticas, definir funciones, determinar y delimitar
responsabilidades, permitir ahorro de tiempo, evitar desperdicios, reducir los costos,
facilitar la selección de personal, construir una base, servir base de adiestramiento,
comprender el plan de la empresa.
Los manuales tienen normas y procedimientos que se utilizan dentro de la organización
para realizar por secuencia lógica cada una de las actividades, unificar y controlar las
rutinas de trabajo y evitar duplicaciones.
Todo manual debe contener información detallando cada una de las actividades que
realiza cada responsable que trabaja en un departamento; es decir, paso a paso lo que
debe realizar y quien es el responsable de cada tarea. Todo proceso exige llevar el
seguimiento de las acciones a través de serie de formatos, documentos, mensajes,
comunicados entre otros.
Un manual de procedimientos es un documento que se realiza dentro de las empresas
con el fin de plasmar toda la información correspondiente a la forma en la que se realiza
una o más operaciones, es decir, que muestra desde el material y herramientas que el
operador necesita para realizar el manual hasta las acciones que lleva a cabo y en qué
tiempos para llegar al objetivo final de la producción de esa área o departamento. Estos
manuales tienen la particularidad de que son muy explícitos conforme a todo lo que se
requiere para la elaboración de la o las actividades, pues la idea es que se pueda
consultar ante cualquier duda del operador responsable del procedimiento, por lo cual, es
Los manuales son herramientas muy útiles que brindan una gran cantidad de beneficios a
los usuarios. A continuación, se presentan algunas de las ventajas más destacadas de
utilizar manuales:
Estructura clara: Los manuales suelen tener una estructura organizada y fácil de seguir,
lo que facilita la comprensión de la información que se presenta.
Fácil acceso a la información: Al estar en formato impreso o digital, los manuales son
fáciles de consultar en cualquier momento y lugar, lo que los hace muy accesibles para
los usuarios.
Detalles técnicos: Los manuales suelen incluir detalles técnicos y específicos sobre un
producto o sistema, lo que brinda información muy útil para los usuarios.
Solución de problemas: Los manuales suelen incluir secciones de solución de problemas
que brindan instrucciones paso a paso para resolver cualquier inconveniente que pueda
surgir.
Actualización y revisiones: Los manuales suelen ser actualizados y revisados
regularmente para incorporar nuevas mejoras, corregir errores y mantener la información
actualizada.
Para elaborar un manual administrativo, cualquiera que sea, se deben desarrollar una
serie de fases. De acuerdo con Ortega (2013, 7 septiembre), estas fases o etapas se
explican brevemente a continuación:
a) Planificación del Trabajo.
En esta etapa se conforma un grupo de trabajo encargado de la elaboración de los
manuales, éste puede estar integrado por un representante de cada una de las
unidades administrativas de la institución o por un grupo de funcionarios determinado
por el jerarca. Se deberá nombrar un coordinador o responsable quién conducirá el
trabajo del grupo con el fin de mantener homogeneidad en el contenido y la
presentación de la información. También en esta fase se establece cuáles serán las
Está enfocado principalmente en las directrices y pautas que debe tener una empresa,
indicando su estructura organizacional. Lo anterior busca principalmente dar a conocer
cómo funciona la empresa, cuáles son sus áreas y el papel que juegan sus empleados.
Los manuales organizacionales tienen una forma muy general y resumida sobre el
comportamiento de la empresa. Sin embargo, debe ser conocida por todos los empleados
que la componen.
Como ejemplo para este tipo de manuales, se puede tener en su registro
como es el proceso de selección de los empleados, las áreas de la
organización, su estructura, su misión y visión, objetivos, entre otros
conceptos.
Manual departamental:
Es un manual más específico que el organizacional, pues detalla aún más el
funcionamiento de cada área dentro de una organización. En este, se observa el rol de
cada área, su composición y sus objetivos.
Igualmente, en dicho manual se registran los procedimientos y normas que deben seguir
quienes hacen parte de cada departamento, garantizando así el correcto funcionamiento
del mismo.
En este tipo de manuales, se encuentra por ejemplo descripción de cada puesto de trabajo
del departamento, sus objetivos, relaciones con otras áreas, presupuestos, recursos
humanos y materiales, etc.
Manual de políticas:
Este manual se enfoca principalmente en cómo deben desempeñarse los ejecutivos de una
organización en particular. Es decir, registra las instrucciones para que los altos cargos de
la compañía puedan llevar a cabo los objetivos de la misma.
Cabe aclarar que este tipo de manuales no se refiere al campo gubernamental o de
partidos políticos, sino al control de los altos ejecutivos dentro de una empresa.
Dicho manual debe contener información tal como organigrama, puestos y tareas de
ejecutivos, presupuestos, objetivos, normas y procedimientos de estos, entre otros.
Manual de procedimientos:
Es un manual mucho más específico que los anteriores, pues expone puntualmente los
pasos y formas para que las diferentes áreas de la organización puedan llevar a cabo sus
tareas de la mejor manera.
En dicho manual, se pueden ver por ejemplo diagramas de procesos, objetivos generales y
particulares, canales de comunicación y diagramas de flujos.
Manual de técnicas:
Puede decirse que este es el manual más detallado y específico de todos los mencionados
antes, pues detalla aún más los procedimientos y procesos de la organización.
Este manual es un complemento del manual de procedimientos, pues toma estos
elementos y los explica con mucha más claridad y precisión.
Este manual plasma por ejemplo las tareas específicas para cada funcionario de un área
específica, sus objetivos, diagramas de tareas, bibliográficas o referencias como
herramienta a dichas tareas, glosario de términos, entre otras ayudas.
Manual de bienvenida:
Este es un manual de tipo sencillo y general que tiene como objetivo principal dar a
conocer de manera resumida el funcionamiento de la organización a empleados nuevos.
Dicho manual no solo da la bienvenida a nuevos empleados, sino que hace mención a la
historia de la empresa, su misión, visión y objetivos.
Acá se tienen por ejemplo una carta de bienvenida redactada y firmada por el presidente o
gerente de la compañía, una descripción de la empresa, datos sobre su historia, objetivos,
beneficios con los que cuentan los empleados y sus obligaciones.
Manual múltiple:
Podría decirse que este es un tipo de manual anexo a los anteriores, pues se da como
resultado de decisiones que se tomen en asambleas de socios. Pueden exponer
información que no se tiene en otros manuales y que es importante registrar.
Por ejemplo, en estos manuales, pueden verse cambios a procesos, funciones o tareas de
algún ejecutivo, las cuales se aprueban por la asamblea y se registran en sus actas.
Manual de finanzas:
Manual de sistema:
Este es uno de los manuales más importantes dentro de una organización, pues es el que
registra los procesos de calidad de la organización. Esto es, toda la información necesaria
para determinar la productividad de la empresa, su servicio y calidad.
En dicho manual, se encuentran por ejemplo indicadores de calidad, gráficos de
seguimiento a indicadores, diagramas de flujo, versión de indicadores, glosario de términos
y mediciones de productividad.
implica la empresa, para alcanzar un mejor desempeño. Sin embargo, ¿Cuáles son estas
herramientas de comunicación administrativas? ¿Cuál es el objetivo de estas
herramientas de comunicación? ¿Cómo se clasifican las herramientas de comunicación?
Y ¿Cuál es la función da cada una de ellas? Estas son algunas preguntas que permitirán
a las empresas conocer e identificar cuáles son los medios de comunicación que pueden
implementar y cuál es el objetivo de cada uno de ellos para alcanzar mejores resultados.
Los manuales son un instrumento importante en la administración, pues persiguen la
mayor eficiencia y eficacia en la ejecución del trabajo asignado al personal para alcanzar
los objetivos de cualquier empresa, así como la de las unidades administrativas que lo
constituyen. En esencia, los manuales representan un medio de comunicación de las
decisiones de la administración concernientes a políticas, organización y procedimientos.
En la moderna administración, el volumen y la frecuencia de dichas decisiones continúan
en aumento.
El autor Duhalt K. M. define al manual, como “un documento que contiene en forma
ordenada y sistemática información y/o instrucciones sobre historia, políticas,
procedimientos, organización de un organismo social, que se consideran necesarios para
la mejor ejecución del trabajo”.
Para Enrique B. Franklin los manuales administrativos son “documentos que sirven como
medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma
ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación,
estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.), así como las instrucciones
y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas”.
b) Por su función específica. Estas van a depender del área donde se vayan aplicar, por
ejemplo: de ventas, de compras, de finanzas, de personal, de créditos y cobranzas, otras
funciones.
perfil para cada uno de los cargos, para poder realizar una adecuada selección de
personal tomando en cuenta los estudios, experiencia y conocimientos. Con respecto, al
Manual de Procedimientos, se puede señalar que es un instrumento administrativo que
apoya el trabajo diario de las diferentes áreas de una empresa.
Estos manuales describen en forma sistemática, tanto las acciones como las operaciones
que deben seguirse para el adecuado funcionamiento de la empresa. Además, con los
manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades ya
establecidas en orden lógico y en un tiempo definido. Las ventajas de contar con
manuales de procedimientos, son de proporcionar apoyo a las diferentes actividades que
realizan de manera cotidiana en una empresa y también permite que se haga un
seguimiento secuencial de las tareas, además, es muy útil porque es un instrumento de
comunicación efectivo porque detalla de manera específica los pasos a seguir en el
cumplimiento de las funciones asignadas.
Contar con un Manual de Procedimientos es necesaria para la implementación de un
Sistema de Control Interno, pues este manual es uno de los elementos más eficaces
para la toma de decisiones en la administración, ya que facilitan el aprendizaje al
personal respecto a sus funciones, permiten la orientación precisa que requiere la acción
humana en las unidades administrativas y en el ámbito operativo o de ejecución de una
manera clara y sencilla, de esta manera, permita lograr las tareas que se le han asignado
y también mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado.
La elaboración, aplicación e implementación del Manual de Funciones y Procedimientos,
es fundamental en la estructura organizacional, ya que, con esta herramienta se
identifican los propósitos y necesidades de la empresa, además, permita precisar las
tareas, líneas de autoridad, determinar las responsabilidades, evitar duplicidad de
funciones, con el fin
de lograr los objetivos trazados por la organización de manera eficaz y eficiente. En
conclusión, un Manual de Funciones y Procedimientos, para su respectiva
implementación debe estar debidamente elaborado, pues este documento permite al
empleado de la institución o empresa, conocer de manera clara con respecto al
cumplimiento de sus funciones, qué debe hacer, cómo, cuándo y dónde debe hacerlo,
conociendo también los recursos y requisitos necesarios para cumplir una determinada
tarea.
2.7 Características de los manuales
Estos manuales deben de estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y lógico que permita
garantizar aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador.
Deben de estar elaborados mediante una metodología conocida que permita
flexibilidad para su modificación y/o actualización mediante hojas intercambiables,
de acuerdo con las políticas que emita la organización
Los manuales de funciones, procesos, y procedimientos deben contar una
metodología para su fácil actualización y aplicación.
El esquema de hojas intercambiables permite acondicionar las modificaciones sin
alterar la totalidad del documento.
Cuando el proceso de actualización se hace en forma automatizada, se debe
dejar registrada la fecha, tipo de novedad, contenido y descripción del cambio,
versión, el funcionamiento que lo aprobó, y el del que lo administra, entre otros
aspectos.
Los manuales deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados
con el proceso, para su apropiación, uso y operación.
Las dependencias de la organización deben contar con mecanismos que
garanticen su adecuada difusión.
Los manuales deben cumplir con la función para la cual fueron creados; y se
debe evaluar su aplicación, permitiendo así posibles cambios o ajustes.
Cuando se evalúe su aplicabilidad se debe establecer el grado de efectividad de
los manuales en las dependencias de la organización.
Las guías de usuario también es conocida como manual de usuario y es un
documento de comunicación técnica destinado a dar asistencia a las personas
que utilizan un sistema en particular.
La mayoría de las guías de usuario contiene tanto una guía escrita como
imágenes asociadas
No obstante, según la fuente o la persona a la que preguntemos, es común que nos den
una definición distinta de coaching, dado que los límites y metodologías de este no están
del todo delimitados.
Por ejemplo, según la Wikipedia, coaching “es un método que consiste en acompañar,
instruir y entrenar a una persona o a un grupo de ellas, con el objetivo de conseguir
alguna meta o desarrollar habilidades específicas”.
Coaching ontológico
En este caso, se trata de uno de los métodos más rigurosos. Su principal propósito
es optimizar el lenguaje de la persona, ya que este se constituye como una herramienta
fundamental para navegar las relaciones sociales y el desenvolverse profesionalmente.
En este sentido, existen ciertos procesos de recambio lingüístico que se orientan a
expresar de manera eficaz la voluntad y las emociones.
Coaching sistémico
Como su nombre lo indica, este tipo de coaching utiliza un método que se enfoca en
las relaciones sociales de la persona, a la cual considera como parte de distintos
sistemas de organización social: familia, trabajo, etc. Por lo tanto, trabaja con sistemas y
subsistemas en los que la persona participa activamente. La naturaleza relacional de los
distintos subconjuntos se verá afectada en menor o mayor medida por las acciones de la
persona.
Coaching coercitivo
Este tipo de coaching resulta controversial por implementar un método coercitivo en el
que se influye en la persona a través del estrés emocional y mental. Este busca cambiar
los hábitos y deshacerse de las debilidades mediante la manipulación del carácter de la
persona, apelando a sus ambiciones y miedos. Se trata de un procedimiento
cuestionable, pero efectivo.
El Coaching se realiza por medio de sesiones. La duración de las sesiones suele estar entre
media y una hora. Se pueden hacer de forma presencial, aunque la mayoría de la veces por
comodidad de los Coachees se hace por teléfono o por skype, tiene la misma efectividad en
cualquiera de sus formatos. A veces, algunos Coachees alternan sesiones en directo con
sesiones por skype.
Es importante que entre el Coach y el Coachee exista confianza y que el Coachee se encuentre
bien y a gusto con el. Si no es así no funcionará, te recomendaría probar o buscar a otro Coach
con el que te sientas más cómodo.
Para terminar, solo comentar que aunque hoy en día muchos se ponen el nombre de Coach, no
todos lo son. Pregunta por las credenciales, experiencia, estudios… del Coach para asegurarte
que es el que buscas y que sabe lo que hace.
Habilidades directivas
Antes de continuar, conviene hacer un inciso en qué son realmente las habilidades
directivas.
Pues bien, se trata de una serie de conocimientos, destrezas y capacidades con las que
deben contar los líderes de una organización para alcanzar el alto desempeño de ellos
mismos, de sus equipos y, por consiguiente, de la organización.
Estas habilidades podemos diferenciarlas en dos grandes grupos:
Habilidades técnicas
Aquí hablamos de conocimiento y experiencia ante determinadas funciones o
procedimientos que lleva a cabo la organización.
Habilidades de liderazgo o directivas
Y estas, a su vez, las podemos dividir en cuarteases para diferenciarlas mejor:
Liderazgo de Visión
Hablamos en este caso de todo lo que se pueda encontrar relacionado al desarrollo de
un pensamiento estratégico, de la gestión de la incertidumbre, la capacidad para innovar
y para gestionar los cambios.
Liderazgo Ejecutivo
El liderazgo ejecutivo hace referencia a habilidades más operativas (la toma de
decisiones, la organización, planificación, gestión del tiempo, orientación a resultados…).
Liderazgo Intrapersonal
Es fundamental ser primero líder de uno mismo para poder liderar a otros. Y aquí, la
inteligencia emocional, la adaptabilidad, el autoconocimiento y el autodesarrollo juegan
un papel esencial.
Liderazgo Interpersonal
La capacidad de relacionarse, la comunicación e la capacidad de influencia, la
orientación al trabajo en equipo y al desarrollo de los colaboradores… Son, al fin y al
cabo, destrezas clave para gestionar a las personas y lograr crear equipos de alto
rendimiento.
El Coaching es una solución profesional que refuerza el logro de los objetivos fijados por
la persona, grupos u organización en un espacio seguro en cuanto a contexto y manejo
de información se refiere, facilita el aprendizaje y reconocimiento de habilidades para ser
usadas en función de:
Ventajas
continuamente mejorado para el jefe y sus empleados. De hecho, otra de las principales
metas del coaching efectivo es crear un ambiente en el cual los empleados estén
dispuestos y puedan compartir sus ideas con su superior.
Desventajas
Coaching empresarial
Para continuar, bajo este mismo orden de ideas, veremos los beneficios que un
proceso de coaching bien ejecutado puede acarrear a la empresa y, por ende,
al trabajador.
6. Estimula el autocoaching.
es posible que cada una tenga planes diferentes; a su vez, esto genera un conflicto entre
lo que desean para su futuro y lo que la empresa espera de ellas.
El coaching se encarga, tal y como ya mencionamos, de encontrar motivación y
habilidades inexploradas en los trabajadores que demuestran que existen formas de
empatar la vida profesional con la satisfacción personal. Sin embargo, en algún momento
hará descubrimientos que señalarán que algunos elementos del personal no son
adecuados para la salud de la organización. Y representa un beneficio, porque así se
libera una vacante que podrá ocuparse por talento más adecuado, y quien se va tendrá
oportunidad de buscar otras opciones que vayan más acorde con su plan de vida.
Prácticamente cualquier empresa puede beneficiarse del coaching, sin embargo, tiene
que tener en cuenta las diferencias de enfoque y los estilos personales de cada coach.
Por lo que siempre es recomendable conocer de antemano en qué empresas ha
trabajado un coach y qué éxitos ha alcanzado con sus metodologías y herramientas.
REFERENCIAS
2,1Los manuales son una guía de instrucciones de todos los procedimientos (eumed.net)
https://yoadministrador.com/estructura-basica-de-un-manual-de-procedimientos/
Herrera Monterroso Haroldo Eduardo. (2007, febrero 20). Manuales administrativos. Recuperado
de https://www.gestiopolis.com/manuales-administrativos/
Helmut Sy Corvo (2020, mayo 15) Manual de organización de una empresa: objetivo, estructura,
ejemplo. Recuperado de: https://www.lifeder.com/manual-organizacion-empresa/