La realización de inventarios o recuentos en el

almacén es una práctica habitual para verificar con

exactitud los niveles de existencias y sus ubicaciones.
Esto es fundamental para planificar las áreas de
aprovisionamiento y distribución logística.
En nuestro artículo, repasamos las distintas opciones
que existen para hacer inventarios físicos en el
almacén y abordamos las herramientas y buenas
prácticas que facilitarán esta tarea.

¿Qué es un inventario físico y qué

objetivos tiene?
Un inventario es el listado ordenado, detallado y
valorado de las mercancías que almacena una
empresa. Estos materiales están clasificados y
valorados en función de sus características para que
formen parte del patrimonio de la misma. Hacer un
inventario físico en el almacén consiste en contrastar
las existencias, sus cantidades y características con lo
que figura en el registro o sistema informático de la
empresa en un momento dado.
Los principales objetivos de realizar un
inventario son detectar:
 Productos deteriorados o caducados.
 Stock obsoleto: ya sea por modificaciones en el
propio producto o porque se ha sustituido por otro.
Este tipo de stock tiene que estar muy controlado,
ya que tiene un impacto directo en los costos de
 almacenamiento y ocupa un valioso espacio en la
instalación.
 Desviaciones debidas a errores humanos y del
sistema: son más habituales los primeros que los
segundos. Cuanto más organizada sea la
operativa diaria, menos descuadres habrá.
 Productos que desaparecen: son pérdidas
desconocidas, generalmente producidas por
hurtos u otras incidencias.
En cualquier caso, al terminar de hacer el inventario, el
responsable del almacén deberá emitir un informe en
el que se resalten:
 Los porcentajes de variación por valor y por
unidades entre los registros iniciales y el
inventario final.
 Las diferencias halladas más importantes y las
posibles causas que se encuentran tras estos
descuadres.
 Las acciones propuestas para mejorar la gestión
de stock.

Principales tipos de inventario

Si tomamos como base la periodicidad con que se
lleva a cabo el conteo de mercancías, destacan los
siguientes tipos de inventarios:
- Inventario anual:
La legislación española determina la obligatoriedad de
cada empresa de presentar un inventario anual, es
decir, un recuento global, que suele coincidir con el
cierre de ejercicio.
Este procedimiento constituye el tipo de inventario más
usual en compañías que no disponen de grandes
volúmenes de referencias. Sin embargo, con solo un
inventario al año resulta difícil acometer el análisis de
las desviaciones y tomar medidas al respecto para
corregirlas a tiempo.
- Inventario periódico o rotativo:
El conteo de referencias y unidades se realiza cada
cierto periodo de tiempo (mensual, trimestral…) y es
la empresa quien lo determina. Generalmente, estos
conteos se planifican en las horas o épocas con menor
movimiento de mercancías, ya que así se evitan
interferencias con el desarrollo de la actividad habitual
en el almacén.
- Inventario permanente o perpetuo:
El control de stock se lleva a cabo con un software de
gestión del almacén. Los datos de stock se
actualizan en tiempo real y el sistema muestra todos
los movimientos sin necesidad de efectuar paradas en
la actividad. Implementar un programa tiene ventajas
también para la gestión del aprovisionamiento, puesto
que el departamento de compras ve facilitada su tarea
a la hora de reponer las referencias.
Asimismo, es posible alternar ambos tipos de
inventario con otros recuentos excepcionales, cuando
se necesite verificar el stock disponible en una zona o
grupo de ubicaciones concreto.

Cómo hacer un inventario físico paso a

paso
Existen unos pasos ineludibles que puedes seguir para
hacer un inventario físico en el almacén, sea cual sea
la tecnología que se emplee:
1. Determina la metodología: dependerá del tipo de
stock almacenado. Hay que decidir qué mercancías se
van a someter al inventario y cómo se van a cuantificar
(por unidades, por volumen, por peso, por valor
económico…). A la hora de priorizar las referencias
que inventariar, una opción es usar el método
ABC para clasificarlas según rotación, aunque también
se pueden organizar por zonas o por familias de
productos.
2. Prepara al equipo de operarios: el equipo debe
conocer con exactitud qué pasos seguir, el sector del
almacén que se ha de inventariar y cómo utilizar las
herramientas, así como otras instrucciones (por
ejemplo, recoger el stock obsoleto o el defectuoso
según se vaya identificando).
3. Aprovecha los momentos valle: hay que tener en
cuenta el efecto de la estacionalidad e intentar
organizar los inventarios durante los períodos de
menor actividad, para así limitar su impacto en el
almacén.
4. Avisa a proveedores: el inventario paraliza la
actividad de entradas y salidas del stock, por lo que
es necesario planificarlo con antelación e informar a
proveedores y clientes.
5. Comprueba las herramientas y recursos
documentales: puede parecer un asunto de menor
importancia, pero el tiempo dedicado a hacer el
inventario tiene que ser el mínimo posible, por lo que
los dispositivos y la documentación necesaria deben
estar preparados de antemano para prevenir
problemas de última hora.

Del inventario en Excel a sistemas de

gestión del almacén
El resultado del recuento de stock tiene que reflejarse
en un soporte en papel o informatizado, dependiendo
del tamaño de la empresa. Repasamos las opciones
más extendidas:
1. Inventario con Excel o en papel
La realización de inventarios con papel es la versión
más básica del proceso y solo es viable en aquellas
empresas que cuenten con unos niveles de stock
mínimos. Pero, incluso en estos casos, inventariar sin
un software de gestión de stock expone a la compañía
a problemas que pueden salir caros.
El funcionamiento es el siguiente: los operarios van
comprobando las existencias con un listado de
productos en papel, por lo que se sigue
un procedimiento muy manual y tendente a errores
humanos.
Una evolución de este método es la a utilización
de plantillas de Excel para hacer inventarios, ya
que comporta algo más de automatización al poder
realizar cálculos de manera informatizada. Con Excel,
existe además la posibilidad de instalar extensiones
que recogen datos directamente desde lectores de
códigos de barras, lo que agiliza el volcado de datos.
Sin embargo, aunque mejor que el papel, esta solución
también es proclive a errores y, a largo plazo, tampoco
garantiza ni la eficacia ni la seguridad en el control de
existencias.
La importancia de realizar un buen
recuento de stock
El objetivo de un control adecuado de inventario es
maximizar las ganancias minimizando los costos de
almacenamiento, sin que ello afecte a los niveles de
servicio de la instalación y mejorando el grado de
satisfacción del cliente.
Tecnologías como el software de control de almacén y
la identificación con RFID están contribuyendo a
una mayor precisión de todo el proceso. Sin
embargo, aún hay camino por recorrer, puesto que
todavía son muchas las empresas que siguen
confiando en métodos más manuales para hacer
inventarios en el almacén.