GESTIÓN INTEGRAL DE EVENTOS CORPORATIVOS

11 DE AGOSTO

Falte

18 DE AGOSTO

09:04 (Llegue tarde)

Momento teorico o antes del evento:

1- Prevención ¿Qué puedo hacer?

Investigación previa – Fijar objetivos – determinar curso de acción (Recursos técnicos –

humanos – financieros)

2- Planeación que se va a hacer?

Cronogramas – plan general – presupuesto calendarización

3- 3- Organización ¿Cómo se va a hacer?

MOMENTO PRÁCTICO:
1- Integracion ¿Con qué y con quien? Analizar recursos
2- Direccion y ver que s ehaga ( Coordinación y supervisión)
3- Control ¿Cómo se hizo? (Evaluación)

Uno se plantea indicadores de evaluación. A partir de haber alcanzado los objetivos se

considera un evento “bueno o malo”. Por ej: apertura a las 08:00, 100 personas.

Etapas para la organización

Todo evento implica 3 etapas:

Pre evento o preproducción:

 Toma de decisiones preliminares (Desarrollar ideas y propuestas)

- Elección del tema del evento
- Diseño de comunicación (isologo – señalética – uniformes)
- Definición de metas y objetivos.
- Selección de posible sede, lugares y fechas
- Determinación de participantes e invitados (precedencias)
- Diseño de invitados (precedencias)
- Diseño de invitaciones y envió (Comité de seguimiento)
- Conformación del comité de org.
- Cronograma de trabajo y programa estimativo
- Desarrollo de guiones
- Compra de obsequios
  Tareas de avance
- Elección de contratación de proveedores, personal y servios
- Establecer presupuesto final
- Cobertura de los costos t respaldo del evnto
 Contacto con los participantes ( PRE EVENTO O PREPRODUCCION)
- Promoción del evento
- Definición del programa
- Información para los participantes
- Seguimiento de participantes e invitados
- Comité de seguimiento (Recordación y confirmación)

 PRE – PRODUCCION: definición de metas y objetivos

Los objetivos deben ser concretos y definidos con precisión

¿para qué hago el evento? ¿Qué quiero? ¿Cómo desearía que lo recordaras?

Objetivos generales y específicos (Los específicos deben confluir en los generales)

“La herramienta esencial para la selección del tema del evento es el brief del cliente,
donde se escribe…”

- Nombre y actividad del cliente.

- Servicios o productos que ofrece.
- Público al que apunta la organización y publico especifico al que apunta el evento.
- Parámetro financiero
- Propósito y aspiraciones del evento
- Posibles patrocinadores y auspiciantes

PRE PRODUCCIÓN: conformación del comité organizador:

Coordinación general: trabaja en conjunto con el resto de las coordinaciones

El cronograma ordena el tiempo las actividades previas a el evento …..

(FALTA PAG 20).

FECHAS Y HORARIO:

- No deben coincidir con un tema de celebración religiosa nacional.

- No deben coincidir con fechas patrias, ni víspera de feriado.
- No deben ser durante el viernes o fines de semana
- No sería lógico hacer una fiesta un finde ya que seguramente todos decidan irse y
no asistan.
 - Los horarios mas oportunos se situan a partir de las 17:00
- Pero dependerá del tipo de reepcion: Desayuno, vino de honor, almuerzo, lunch,
etc.

SEDE
Lugar geográfico donde se desarrolla (Ciudad de Mar del Plata, AMBA, Argentina)
LOCACIÓN
Espacio contratado para la realización (Una disco, un muse, centro cultural, etc)
LUGAR
Es el ambiente interio- exterior y mixto. (Un salo de hotel, un parque una estancia
ambos.)

EVENTO O producción

 Ejecuccion del evento:

- Preparacion de las intalaciones y equipos.
- Acreditacion
- .
- .
- .
-

Post – EVENTO O Post producción

 Seguimiento y evaluación.
- Agradecimientos
- Devolución de equipos.
- Recopilación de documentos
- Informes finales.
- Edición de material para envió.
- Prensa.
- Sondeo de medios.

Antes de la devolución de equipos o servicios asegurarse las condiciones.

INSPECCION OCULAR:

¿Que miramos cuando elegimos el venue?

Debe tener comodidad física

Funcionalidad protocolar.

Facilidad de evacuación.

Debe ser accesible geográficamente.

Debe tener los servicios incluidos.

Debe contar con categoría y el estilo

Suficiente para el evento que se propone.

CHECK LIST DE LAS INSTALACIONES

 Salas
 Servicios técnico
 Equipos
 Mobiliario
 Aseo
 Ascensores
 Sanidad
 Arreglos florales
 Arboles y plantas
 Cocina
 Ornamentacion
 Equipos.
 Altura
 Tapices u obras de arte.

¿Qué tenemos que mirar?

AFORO: Cantidad de invitados por m2.

Paso me la sala (plano a esca)

Paso 2: Calcular el área total (Long x ancho).

Paso_3: Calcular la relación espacio/ persona de la sala.

Paso 4: Via de escape menos de 10 para 109 invitados

Gestión de eventos:

- Negocio
- Identidad
- Imagen
 - Comunicación
- Diseño a medida
- Estrategia
- Creatividad

El personal requerido

25 de agosto

Motivos para realizar un evento/mega evento

 Confianza en el mercado y la economía.

 Un gran evento puede tener impacto de colocar a una ciudad o país en el panorama
mundial. Mostrando su potencial de mercado.
 Las garantías de los gobiernos les dan a los inversores internacionales la confianza de
que los indicadores económicos, como la inflación y las tasas de cambio, será
controlados a mediano plazo.
 Orgullo y reputación.
 Todo el interés internacional que viene con mega evento le da al pueblo de la ciudad o
pais el orgullo de estar en mira del resto del mundo.

“organizar un evento te puede abrir las puertas, pero un mal evento puede cerrarlas”.

¿Cuáles son los riesgos de una mala planificación?

CRISIS Y DEUDAS

Factores que influyen en la organización de eventos deportivos:

 Deportistas: Son lo más importante en un evento. Para que puedan tener su mejor
performance, necesitamos de un adecuado desarrollo tecnológico, de infraestructura.
  Producción televisiva: es la forma en que generamos impacto, Espectadores vs
audiencias.
 Patrocinadores: aportan recursos económicos.
 Sector público (estado): Aporta servicios o dinero.

FACTORES QUE INFLUYEN EN LA ELECCION:

Fiabilidad (capital humano): es el conocimiento, la disponibilidad, el expertise para llevarlo

adelante. La capacidad de respuesta ante la demanda de un evento.

Entorno (infraestructura y condiciones): que la ciudad o el lugar cuenta con las cualidades
necesarias por instalaciones clima, capacidad operativa.

El comité ejecutivo: presidente, vicepresidente y el secretario general

El comité evaluador: especialistas que analizan las ciudades que se presentaron

Miembros coin: debajo del presidente. (196 MIEMBROS UN REPRESENTANTE DE CADA PAIS).

La ciudad que tiene más votos es donde se hacen los jjoo.

En el mundial se rige la carta fifa, se debe presentar 8 años antes la presentación del país.

EJES A EVALUAR AL TENER QUE ELEGIR UNA CEDE:

 Oportunidades
 Riesgo
 Sustentabilidad
 Legado.
La ciudad electa firma el contrato de la ciudad Sede (Host city contract), que delega al comité
organizador local la responsabilidad de organizar los juegos

A partir de aquí empieza la planificación para resolver los desafíos principales.

Etapa fundacional

 Se establecen los grandes lineamientos que se seguirán durante la etapa de

planificación.
 El equipo de trabajo es reducido grupo de especialistas de eventos y en distintas áreas.
 Confirmacion de las fechas
 .

ETAPA DE PLANEAMIENTO:

 Es la planificación de los detalles de los lineamientos determinados en la etapa

fundacional. La documentación que guiara la ejecución se desarrolla en esta etapa.
 Es una etapa fundamental, el corazón de la organización de unos juegos olímpicos.
 Asi como la planificación se hace detallada, también el equipo se amplia, alcanzando
niveles de especificación.

PREPARACION:

 .
 .
 .

ETAPA DE OPERACIÓN
  Es la hora de ejecutar. Es la planificación realizada, con la capacidad y versatilidad
necesarias para resolver situaciones inesperadas.
 Cumpliendo de la visión, entregando el producto y aportando la experiencia deseada.
 Manejo de las expectativas de los clientes.
 Monitoreo activo de las operaciones a través de la implementación del marco C3
(Command, control y communications) Es el sistema que establece los flujos de
comunicación en las operaciones.

ETAPA DE DISOLUCION:

 Ultimo proceso de organización de los jjoo.

 Reducción drástica del personal, quedando el personal principal del proceso de
planificación durante un periodo breve, y apenas un remante finalmente para el cierre.
 Compilación de todos los reportes necesarios y la preparación de estadísticas,
incluyendo el reporte de conocimiento ejecutivo y los reportes de conocimiento de las
Áreas funcional, así como reportes de socios externos (De ser necesarios).

TP EN CLASE: Organiza una cena para el cierre de los JJOO (200 PERSONAS).

 Hotel Alvear Icon, Salon ONYX I.

 Banquete de 20:00hs a 23:00hs.
 Mesas redondas de 10 personas.
 Mesa de alto nivel.

1 de septiembre
“Lo más parecido a un organizador de eventos es un director de la orquesta”.

EL OPE “ORGANIDOR PROFESIONA DE EVENTOS”.

Persona o entidad cuya experiencia

OPE: Se encarga de diseñar, planificar, producir y analizar el proceso completo de cualquier

tipo de evento.

Productor: Tiene la capacidad de de diseñar, coordinar y desarrollar proyectos escénicos en

vivo.

 Enlace entre distintos participantes, ya sean los miembros del comité, organizador,
potenciales asistententes, patrocinadores.
 ..

FUNCIONES DE UN OPE

En los eventos no existe una 2DA oportunidad.

El ope es el encargado de vender, promocionar, organizar, y gestionar eventos. Planifica

eventos. Controla y coordinal el cronograma.
 1. Interpretar
2. Guiar
3. Asesorar
4. Planificar.
5. Organizar

“El evento a medida del cliente”.

¿Cuáles son las habilidades de un ope?

- Liderazgo
- Coordinación
- Creatividad
- Visión para negociar
- Manejo del personal
- Capacidad para comunicar

La base que tenemos q conseguían la materia son la base de esas habilidades.

El perfil

 Previsor
 Planificador
 Equilibrado emocionalmente.
 Confiable
 Razonador con datos.

CAPACIDADES:

 De mando
 De coordinación de los diferentes comités de tareas
Coordinador general:

Es enlace entre los distintos participantes, ya sean los miembros del comité organizador,
potenciales asistentes, patrocinadores.

Apoya al equipo en la ejecuccion del evento.

Recibe del evento.

Apoya al presentador del evento.

Vela por la seguridad y privacidad del participante

Asegura la satisfacción del cliente del evento.

Supervisa que todo salga bien, chequea.

Tareas del coordinador

 Recluta a los miembros del comité.

 Definir el nombre del evento, logotipo, y lema.
 Establecer metas y objetivos.
 Definir políticas, reglamentos y procedimientos.
 Planificar, organizar y dirigir.
 Contratar proveedores.
 Negociar contratos y cerrar precios.
 Supervisar la capacitación del personal.
 Verificar el seguimiento
 Coordinar el cierre del evento.

Comité técnico: Es el responsable de ahorrarme problemas legales.

 Propone el tema general del evento.

 Planifica, elabora y difunde le reglamento.
 Selecciona, invita y confirma a los expositores.
 Coordina e instala equipos.
 Proporciona información técnica a los participantes.
 Coordina e integra la información y documentos técnicos para su difusión.
 Capta, evalúa, aprueba, clasifica, selecciona y distribuye las ponencias por temas y
mesas.
 Organiza mesas de trabajo.
 Coordina la elaboración y recopilación de las conclusiones.
 Evalúa el lugar.

ADMINISTRACIÓN

 Gestiona permisos, licencias y habilitaciones.

 Realiza el programa de actividades y el programa de acompañantes.
  Selecciona la Ciudad sede, Hotel sede y salón para los actos de apertura y cierre.
 Contrata servicio de tarjeta de crédito, viajes, seguros.
 Espectáculos, servicio de fotografía, filmación, etc.
 Selecciona medios de transporte.
 Registro... Elabora base de datos.
 Definir menús y coctel de bienvenido.
 Personal
 Hospedaje.

COMUNICACIÓN

 Define la estrategia de marketing, promoción, publicidad y difusión para el evento.

 Coordina la integración de la fuerza de ventas.
 Define la cuota de inscripción del evento.
 Elabora el folleto promocional.
 Organiza la conferencia de prensa.
 Supervisa la elaboración de spots, avisos y videos.
 Programa entrevistas de radio, y TV.
 Clasifica las notas en los diferentes diarios.
 Hace la memoria y balance. (El informe final, el post evento, recuento de todo,
evaluación de todo lo que paso, junto a la factura)

OPERACIONES

 Coordina RRHH y técnicos.

 Medios de transporte.
 Distribución y colocación de materiales y señalética.
 Planifica e instala acreditaciones
 Rotula y distribuye documentos.
 Diseña y adquiere la escenografía.
 Organiza simulacros
 Coordina servicio médico y de seguridad
 De él depende gran parte del evento, es el que está “En la cancha”

CEREMONIAL Y PROTOCOLO

 Coordina invitaciones
 Atiende a los invitados
 Coordina el sistema de información
 Atiende a los expositores,
 Coordina a los edecanes.
 Capacita al personal
 Coordina la ubicación física de los edecanes y sus funciones.
 Invita diferentes medios de comunicación
 Distribuye los comunicados de prensa.
 Supervisa la prensa.
FINANZAS.

 Cuota de inscripción del evento

 Presupuesto general.
 Contabilidad, tesorería y finanzas.
 Flujo de dinero.
 Pagos.
 Controlar los recursos financieros.
 Solicitar apoyo financiero.
 Plan de cuentas
 Informe financiero.

TEORIA DEL CAOS

La teoría del caos dice que los pequeños cambios en las condiciones iniciales son las que crean
enormes diferencias respecto al resultado final, por lo que una mayoría de los sucesos y
sistemas que ocurren no son predecibles en su totalidad.

“No existe un manual de procedimiento a seguir, porque es imposible encontrar un orden

preciso cuando hay que organizar muchas cosas al mismo tiempo”

¿POR DONDE EMPIEZO COMO ESTRUCTURO?

¿Qué hacer con el personal?

 Mantener abierto todos los canales de COMUNICACIÓN.

 Realizar reuniones con quienes sea los responsables de la toma de decisión.
 Distribuir tareas para generar responsabilidades.
 Armar equipos en base a CAPACIDADES.
 Generar compromiso dándoles participación en la solución, problemas y toma de
decisiones.
 FORTALECER la integración del equipo.
 Antes los desafíos, buscar nuevas OPCIONES.
 Desarrollar clima de AUTOEVALUACION.

Funciones de coordinación

Evitar:

 Centralizar las tareas.

 Sentir al empleado como un costo.
 Ser propietario de toda la información
 Considerarse el dueño del poder.
 Sentir los logros desde lo individual.

Que se debe lograr:

 Delegar, dirigir y generar participación.

 Sentir el empleado como activo.
 Considerar la información una propiedad compartida.
 Tener confianza en el equipo de trabajo
 Administrar el riesgo.
 Atribuir el éxito al equipo.

ROLES EN EL EQUIPO INTERNO.

Son positivos, favorecen el desarrollo y la cohesión de todos los integrantes, facilitan las
actividades grupales.

 ROL IMPRODUCTIVO <

- El saboteador
- El obstructor
- El agresor
- El buscador de racionamiento
- El dominador
 ROL PRODUCITOV O FUNCIONAL.
- El iniciador
- El portavoz
- El pensador teórico
- El organizador.
- El legislador
- El aglutinador.
- El dinamizador
- El orientador
- El conciliador.
- El opinante

COSAS A TENER EN CUENTA AL COMENZAR UN EVENTO:

Cuál es la concepción e idea principal del evento.

Qué tipo de evento se pretende hacer.

Finalidad. Objetivos del organizador.

Declaración de la reunión

Alcance del evento

Coordinación de actividades y responsabilidades.

EL PLAN DEL OPE:

1- Cuál es el área temática del evento (social, empresarial, deportiva)

2- Capacidad real operativa (Infraestructura, asistencia técnica, personal).
3- Servicios que va a ver para tercerizar.
4- Capacidad creativa para desarrollar.
5- Definición de mercado
6- Diferenciación / especialización.
7- Estilo – Sello o marca – posicionamiento

El cliente contacto inicial:

 En el 1er acercamiento, el gte de ventas, MKT, o RRHHH, es la cara de la empresa.

  En los hoteles el Gte de Banquetes, tiene a su cargo el área de alimento y bebidas,
tiene a su cargo el área de Alimentos y Bebidas y puede contar con un gerente de
venta de banquetes.

¿Qué me han pedido? ¿Qué s pretende transmitir? ¿cuáles son los objetivos cuales son los
targets?¿Cómo lo decoro?¿Dónde situó a los invitados?.....
3) servicio

 La supervisión del evento

 Puesta en marcha y desarrollo del evento
 Evaluación del evento

Imprevisto o improvisado:
Qué diferencia hay entre un OPE y un “improvisado”.
 - Tiene en cuenta, planifica y evalúa los recursos humanos, financieros y técnicos.
- Asigna funciones con responsabilidades y realiza pronóstico de tiempo.
- Sabe resolver problemas, minimizando su efecto, por ej si un stand queda vacío
sabe cómo disimular la situación.
- Sabe y conoce sus capacidades y recurre a profesionales de otras áreas para
interconsulta. NO INVENTA.
- Genera actividades de coaching previo a un evento, sea una conferencia, manejo
de crisis o dirigir a un equipo.
- Se anticipa los problemas previendo soluciones.

TIPOS DE IMPROVISO:

 PROPIOS: Surgen por un error interno, son más difíciles de solventar porque sabe lo
que pasa y como solucionarlo.
 AJENOS: Lidiarlos con la mayor profesionalidad posible porque, aunque no sean por
culpa de la organización, como responsable de un evento hay que darle una solución,
siempre que se pueda.

Tenemos que RECORDAR LA LEY de MURPHY cuando planificamos cualquier acto. Hay
prever todo lo que pueda salir mal y tener un plan B.

TAREA EN TEAMS DE UN EVENTO

Viernes 15 /VIAJE

VER CLASE.

Viernes 22 (ingrese 09:00)

PLAZOS

Camino critico: es de mayor duración de la red.

Es importante porque determina el minimo periodo del tiempo en que se puede completar el
proyecto

HOLGURAS:

Son las demoras que puedo tener sin afectar la fecha de finalización

Dummy

RED DE PLAZOS:
Relaciones mandatarias, discrecionales, externas.

1. No pueden cambiarse.
2. Son las que pueden ser modifcadas, por conveniencia o para disminuir los riesgos.
3. Son las que están fuera del control del proyecto (eje registro de la marca)

COMPRESION DE REDES

Una vez que terminaste el proyecto y definido los tiempos, es probable que la duración del
proyecto sea aceptable.

Entonces se reduce en basa a 2 recursos:

 Crashing (acortar el plazo o la duración de actividades).

 Fast tracking (superponer actividades).

Riesgo de comprensión de redes:

- Aumenta los riesgos

- Mayor coordinación
- Mayor supervion

Pert : (Ver pw, igual lo paso de largo).

GANT: (Cronograma, diagrama de tiempo)

Grafico de barras que permite visualizar el proyecto.

Ventajas: Muestra actividades de una escala de tiempo horizontal.

Cada tarea tiene su barra de inicio y final.

Sirve para seguimiento y control.

Facil de usar.

Desventajas:

No muestra si el retraso de una tarea no afecta la otra.

Tampoco demuestra como me afecta en los costos.

La ruta de trabajo:

Que se hace y como. La ruta se adecuará a la magnitud del evento.

El día D (Día del evento)

Las herramientas que se necesitan para el dia del evento son, timing y el programa.

Si se pudo o no cumplir el programa en el tiempo adecuado y pensado.

El programa se lo das al que contrata el servicio.

Timing (Qué haces cada hora del evento, con que proveedor)

En el timing se suele aclarar al fotógrafo en que parte tiene q sacar fotos.

Cuadro de priorización de objetivos:

ALCANCE-TIEMPO-COSTO

(Debe lograre, conviene lograrlo, se aceptan los resultados).

El parcial es el 1er viernes de octubre. (6 de octubre).

Caso de la cita:
Cosas para hacer afuera:
Caminar hasta la casa
Pedir a su amigo el álbum de los Beatles
Ir por el vino, ir por el helado.
Cosas para adentro:
Lavar la ropa

Limpiar el piso del comedor

Hacer la cama

Descongelar el pastel de queso

Hornear las papas

Preparar y cocinar el salmón

Preparar y calentar los panes

Hacer la ensalada

Poner la mesa

29 de septiembre.

Vimos y hablamos sobre Fyre. “La fiesta que jamás sucedió”.

Hacer tp y responder preguntas q nos hace en el momento.

Organización de eventos 7ma clase.

“Un proyecto es un co njunto de actividades coordinadas, con puntos definidos de cominezo y

fin…….”
Los 3 forman la base de un proyecto o línea de base de perfomance.

Herramienta para el seguimiento y control del avance del proyecto.

COSTOS

Con relación a costos que tenemos que mirar?

1) La relación del costo del proyecto con el ciclo de vida del producto del proyecto.
2) Las diferentes técnicas estimacioon.
3) Criteris para reservas, beneficios y costos adicionales.

¿Por qué es importante estimar bien los costos?

POR LA COMPETITIVIDAD.

SI CALCULAMOS DE -.

Perdemos $$$$, si calculamos de + perdemos clientes.

Es importante la experiencia.

El objetivo de un OPE. Es cumplir metas de alcance, costos y tiempo.

COSTOS DEL CICLO DE VIDA:

Costo de Investigación y desarrollo. (Donde alquilar, averiguar proveedores)

Costo de producción. (Comprar asegurarse que llegue todo en condiciones).

Costo de operaciones y puesta en escena. (Ver si funcionan los equipos, como fue el evento)

Costo de retiro de servicio.

ESTIMACION DE COSTOS:

La finalidad:

 Preliminar:

Inicial y grandes y rasgos. Se usa para hacer previsiones de CAPITAL. Filtrar ideas que se van a
las posibilidades del proyeto.

 Factibilidad:

Estimado comparables con esquema alternativos se usa para: fase de evaluación.

 Propuesta:

Estimado preliminar sobre los resultados o estimación preliminar para la propuesta

selecionada (wbs). Uso como base de los costos.

 Aprobada:

Sobre la estimación propuesta se definen pautas. Es la modificación de la propuesta en base a

los requerimientos finales.

ES LA BASE DEL CONTROL DE UN PROYECTO.

 Pre-licitida/postcontructural.

Son cambios que pueden hacer sobre la marcha (alternativas de costos).

LA TECNICA: ANALOGIA

En base a costo real de proyectos previos y similares.

CUANDO SE USA:

Informacion escasa, poco tiempo para hacer costos. Primera etapa para tener una magnitud
de la inversión

CUANDO SIRVE: Si se compara con proyectos análogos si la base de datos de proyectos

similares sea grande. Si tiene experiencia de quien compara.
PLAN DE PERFOMANCE O COSTOS:

Integra los 3 elementos del proyecto.

Con la valoración del costo de cada recurso, se determina la “línea de base de medición de
performance”.
Relaciona los costos en función del tiempo. ES LA ESTIMACION TOTAL DE COSTOS AL
FINALIZAR EL PROYECTO.

CRITERIOS PARA LA ASIGNACION DE COSOTS.

 Prorrateo (cuotas)
 Hitos pesados. (Algo que tengas que facturar ya)
 Formula fija (50/50) (20/80) anticipo y se reserva.
 Porcentaje de avance. (Cada semana, mes vas pagando un porcentaje)
 Unidades. (Evitar)

La profe recomienda formula fija, saldo.

RESERVAS:

De contingencias: para problemas que puede suceder.

De la gerencia: para problemas inesperados.

MECANISMOS DE CONTROL:
Fuentes de posibles ingresos:

Venta de entradas, inscripciones, alquiler de espacio, venta de publicidad, auspicios,

patrocinios, canjes, merchandising, actividades simultaneas, porcentaje de venta de servicios,
derechos de licencia y transmisión, fondos públicos (el evento es declarado de interés, los
medios lo difunden y se puede pedir un fondo) y fideicomisos y fundaciones de caridad.
Hacer check list con las cosas que voy haciendo. Para presupuestar:
PROBABLEMENTE PARA FYRE NOS PIDA CUADRO DE OBJETIVOS:

Debe pasr, conviene que pase, …..

29 a 43

RESUMEN DE UNIDAD 3 Y 4
GESTION DE EVENTOS CORPORATIVOS.

Clase 3 – El ope

“Lo más parecido a un organizador de eventos es un director de la orquesta”.

EL OPE “ORGANIDOR PROFESIONA DE EVENTOS”.

Persona o entidad cuya experiencia

OPE: Se encarga de diseñar, planificar, producir y analizar el proceso completo de cualquier
tipo de evento.

Productor: Tiene la capacidad de de diseñar, coordinar y desarrollar proyectos escénicos en

vivo.

 Enlace entre distintos participantes, ya sean los miembros del comité, organizador,
potenciales asistententes, patrocinadores.
 ..

FUNCIONES DE UN OPE

En los eventos no existe una 2DA oportunidad.

El ope es el encargado de vender, promocionar, organizar, y gestionar eventos. Planifica

eventos. Controla y coordinal el cronograma.

6. Interpretar
7. Guiar
8. Asesorar
9. Planificar.
10. Organizar

“El evento a medida del cliente”.

¿Cuáles son las habilidades de un ope?

- Liderazgo
- Coordinación
- Creatividad
- Visión para negociar
- Manejo del personal
- Capacidad para comunicar

La base que tenemos q conseguían la materia son la base de esas habilidades.

El perfil

 Previsor
 Planificador
 Equilibrado emocionalmente.
 Confiable
 Razonador con datos.

CAPACIDADES:

 De mando
 De coordinación de los diferentes comités de tareas

Coordinador general:

Es enlace entre los distintos participantes, ya sean los miembros del comité organizador,
potenciales asistentes, patrocinadores.

Apoya al equipo en la ejecuccion del evento.

Recibe del evento.

Apoya al presentador del evento.

Vela por la seguridad y privacidad del participante

Asegura la satisfacción del cliente del evento.

Supervisa que todo salga bien, chequea.

Tareas del coordinador

 Recluta a los miembros del comité.

 Definir el nombre del evento, logotipo, y lema.
 Establecer metas y objetivos.
 Definir políticas, reglamentos y procedimientos.
 Planificar, organizar y dirigir.
 Contratar proveedores.
 Negociar contratos y cerrar precios.
 Supervisar la capacitación del personal.
 Verificar el seguimiento
 Coordinar el cierre del evento.

Comité técnico: Es el responsable de ahorrarme problemas legales.

 Propone el tema general del evento.

 Planifica, elabora y difunde le reglamento.
 Selecciona, invita y confirma a los expositores.
 Coordina e instala equipos.
 Proporciona información técnica a los participantes.
 Coordina e integra la información y documentos técnicos para su difusión.
 Capta, evalúa, aprueba, clasifica, selecciona y distribuye las ponencias por temas y
mesas.
 Organiza mesas de trabajo.
 Coordina la elaboración y recopilación de las conclusiones.
 Evalúa el lugar.

ADMINISTRACIÓN

 Gestiona permisos, licencias y habilitaciones.

 Realiza el programa de actividades y el programa de acompañantes.
 Selecciona la Ciudad sede, Hotel sede y salón para los actos de apertura y cierre.
 Contrata servicio de tarjeta de crédito, viajes, seguros.
 Espectáculos, servicio de fotografía, filmación, etc.
 Selecciona medios de transporte.
 Registro... Elabora base de datos.
 Definir menús y coctel de bienvenido.
 Personal
 Hospedaje.
COMUNICACIÓN

 Define la estrategia de marketing, promoción, publicidad y difusión para el evento.

 Coordina la integración de la fuerza de ventas.
 Define la cuota de inscripción del evento.
 Elabora el folleto promocional.
 Organiza la conferencia de prensa.
 Supervisa la elaboración de spots, avisos y videos.
 Programa entrevistas de radio, y TV.
 Clasifica las notas en los diferentes diarios.
 Hace la memoria y balance. (El informe final, el post evento, recuento de todo,
evaluación de todo lo que paso, junto a la factura)

OPERACIONES

 Coordina RRHH y técnicos.

 Medios de transporte.
 Distribución y colocación de materiales y señalética.
 Planifica e instala acreditaciones
 Rotula y distribuye documentos.
 Diseña y adquiere la escenografía.
 Organiza simulacros
 Coordina servicio médico y de seguridad
 De él depende gran parte del evento, es el que está “En la cancha”

CEREMONIAL Y PROTOCOLO

 Coordina invitaciones
 Atiende a los invitados
 Coordina el sistema de información
 Atiende a los expositores,
 Coordina a los edecanes.
 Capacita al personal
 Coordina la ubicación física de los edecanes y sus funciones.
 Invita diferentes medios de comunicación
 Distribuye los comunicados de prensa.
 Supervisa la prensa.

FINANZAS.

 Cuota de inscripción del evento

 Presupuesto general.
 Contabilidad, tesorería y finanzas.
 Flujo de dinero.
 Pagos.
 Controlar los recursos financieros.
 Solicitar apoyo financiero.
  Plan de cuentas
 Informe financiero.

TEORIA DEL CAOS

La teoría del caos dice que los pequeños cambios en las condiciones iniciales son las que crean
enormes diferencias respecto al resultado final, por lo que una mayoría de los sucesos y
sistemas que ocurren no son predecibles en su totalidad.

“No existe un manual de procedimiento a seguir, porque es imposible encontrar un orden

preciso cuando hay que organizar muchas cosas al mismo tiempo”

¿POR DONDE EMPIEZO COMO ESTRUCTURO?

¿Qué hacer con el personal?

 Mantener abierto todos los canales de COMUNICACIÓN.

 Realizar reuniones con quienes sea los responsables de la toma de decisión.
 Distribuir tareas para generar responsabilidades.
 Armar equipos en base a CAPACIDADES.
  Generar compromiso dándoles participación en la solución, problemas y toma de
decisiones.
 FORTALECER la integración del equipo.
 Antes los desafíos, buscar nuevas OPCIONES.
 Desarrollar clima de AUTOEVALUACION.

Funciones de coordinación

Evitar:

 Centralizar las tareas.

 Sentir al empleado como un costo.
 Ser propietario de toda la información
 Considerarse el dueño del poder.
 Sentir los logros desde lo individual.

Que se debe lograr:

 Delegar, dirigir y generar participación.

 Sentir el empleado como activo.
 Considerar la información una propiedad compartida.
 Tener confianza en el equipo de trabajo
 Administrar el riesgo.
 Atribuir el éxito al equipo.

ROLES EN EL EQUIPO INTERNO.

Son positivos, favorecen el desarrollo y la cohesión de todos los integrantes, facilitan las
actividades grupales.

 ROL IMPRODUCTIVO <

- El saboteador
- El obstructor
- El agresor
- El buscador de racionamiento
- El dominador
 ROL PRODUCITOV O FUNCIONAL.
- El iniciador
- El portavoz
- El pensador teórico
- El organizador.
- El legislador
- El aglutinador.
- El dinamizador
- El orientador
- El conciliador.
- El opinante

COSAS A TENER EN CUENTA AL COMENZAR UN EVENTO:

Cuál es la concepción e idea principal del evento.

Qué tipo de evento se pretende hacer.

Finalidad. Objetivos del organizador.

Declaración de la reunión

Alcance del evento

Coordinación de actividades y responsabilidades.

EL PLAN DEL OPE:

8- Cuál es el área temática del evento (social, empresarial, deportiva)

9- Capacidad real operativa (Infraestructura, asistencia técnica, personal).
10- Servicios que va a ver para tercerizar.
11- Capacidad creativa para desarrollar.
12- Definición de mercado
13- Diferenciación / especialización.
14- Estilo – Sello o marca – posicionamiento

El cliente contacto inicial:

 En el 1er acercamiento, el gte de ventas, MKT, o RRHHH, es la cara de la empresa.

 En los hoteles el Gte de Banquetes, tiene a su cargo el área de alimento y bebidas,
tiene a su cargo el área de Alimentos y Bebidas y puede contar con un gerente de
venta de banquetes.
¿Qué me han pedido? ¿Qué s pretende transmitir? ¿cuáles son los objetivos cuales son los
targets?¿Cómo lo decoro?¿Dónde situó a los invitados?.....

3) servicio

 La supervisión del evento

 Puesta en marcha y desarrollo del evento
 Evaluación del evento
 Imprevisto o improvisado:
Qué diferencia hay entre un OPE y un “improvisado”.
- Tiene en cuenta, planifica y evalúa los recursos humanos, financieros y técnicos.
- Asigna funciones con responsabilidades y realiza pronóstico de tiempo.
- Sabe resolver problemas, minimizando su efecto, por ej si un stand queda vacío
sabe cómo disimular la situación.
- Sabe y conoce sus capacidades y recurre a profesionales de otras áreas para
interconsulta. NO INVENTA.
- Genera actividades de coaching previo a un evento, sea una conferencia, manejo
de crisis o dirigir a un equipo.
- Se anticipa los problemas previendo soluciones.

TIPOS DE IMPROVISO:

 PROPIOS: Surgen por un error interno, son más difíciles de solventar porque sabe lo
que pasa y como solucionarlo.
  AJENOS: Lidiarlos con la mayor profesionalidad posible porque, aunque no sean por
culpa de la organización, como responsable de un evento hay que darle una solución,
siempre que se pueda.

Tenemos que RECORDAR LA LEY de MURPHY cuando planificamos cualquier acto. Hay
prever todo lo que pueda salir mal y tener un plan B.

CLASE 4 – RELACION CON EL CLIENTE

La relación con el cliente es el proceso social y directivo de establecer y cultivar
relación con los clientes, creando vínculos con beneficios para cada una de las partes,
incluyendo vendedores, prescriptores, distribuidores y a cada uno de los
interlocutores. Fundamentales para el mantenimiento y la explotación de la relación.

Existe una dinámica grupal en la organización de eventos que consite en …

El ope debe establecer una buena

relación con el cliente ¿Cómo?
Conociendo al cliente, brindando una atención personalizada, creando vínculos y
estableciendo marketing de servicios para concretar la venta.
El foco esta en el cliente se busca ofrecer 3 componentes:
- CMR: Ofrecer lo mejor
- CEM: Ofrecer experiencias positivas
- CE: Ofrecer emociones
Existen diferentes vías para poder lograr una fidelización con los clientes, desde
regalos y premios, comunicación via emails, tarjetas de membresía, club de referidos,
formulario de sugerencias para próximos eventos y una diversidad infinita de
variantes.
Para conseguir un buen filim, trato con el cliente primero se realiza una entrevis,
segundo se hace un análisis de ideas y creatividad que tiene. Luego de esto se
seleccionan los proveedores. Se toma en cuenta las emociones del cliente y la
creatividad que tiene a la hora de tomar decisones. Por ultimo se evalua la posibilidad
de llevar a cabo el proyecto en base a los recursos.

El primer acercamiento con el cliente suele ser con el gerente de ventas, mkt, o RHH,
que van a dar la cara de la empresa.
Hay que analizar al cliente y saber de que tipo es, puede ser de carácter:
 Particular
 Corporativo/institucional
 Intermediario
 Interno
Debemos analizar que es lo que busca el cliente al contratar al OPE.
Por eso debemos consultar cual es la necesidad del demandante, puede ser
originalidad e impacto, seguridad, calidad y exigencia, experiencia, perfeccionismo,
racionalidad presupuestaria, etc.
El cliente al contratar a un OPE busca:
Propuestas creativas, velocidad de respuesta, flexibilidad y facilidad en ajuste de
costos. Por lo general se busca el OPE sea un aliado estratégico con las propias ideas
de la empresa. Profesionalid+seguridad.
NUESTRO CLIENTE IDEAL ES:
Abierto a propuestas, claro en solicitudes e ideas, razonable al evaluar, tolerante a los
ajustes, cumplidor e inclusive que pague según las condiciones acordadas, debe saber
transmtir sus expectativas en el brief. La escucha debe ser activa y debe cumplir un
activo rol en la toma de decisiones. Debe ser responsable respecto a lo acordado que
utiliza y las herramientas que le brinda a su OPE. Debe tener criterio y confiar en lo que
se le brinda.
Es exigente, tiene conciencia social. Es conciente del precio y busca relación de
calidad/precio. Tiene recursos pero le falta tiempo. Entiende de Marketing, adopta las
mosdas y los nuevos productos rápidamente pero se cansa con facilidad. Esta
habituado a tener acceso a la informacion (Incluidos los servios al cliente durante todo
el día).
Al contratar a un OPE el cliente busca lograr cubrir las necesidades y expectativas en
base a las capacidades y recursos del mismo. Siempre van a valorar el profesionalismo,
experiencia, solides, sinceridad y honestidad.
Es fundamental anticipar las necesidades del cliente, evaluarlas y ser creativo a la hora
de dar expectativas. Buscar siempre la vialidad del proyecto y comprender el motivo y
objetivos del evento, considerando el presupuesto del cliente.
Las expectativas pueden afectar a los niveles de satisfacción:

En una presentación como OPE se debe de evitar, las grandes promesas, el éxito
asegurado y se debe tener la idea clara.
Vuelvo a remarcar que es fundamental noo crear un mal uso de expectativas con
promesas excesivas, sobreventa, manipulación de expectativas y ocultar malas
noticias.
El perfil del cliente introvertido:
Suele ser callado, reservado, serio, calculador, analítico, distante y reflexivo. Pero lo
mas inoportuno es que no toma decisiones rápidamente.
¿Cómo manejo a un introvertido?
Brindando objetividad, otorgando argumentos serios, propuestas puntuales y solicitar
la opinión de él.
El cliente inflexible:
Es terco, levanta la voz, se contradice, usa dureza, soberbia y busca sacar ventaja.
¿Cómo manejar al inflexible?
Muestrese seguro, concentrese enlo importante y no lo enfrente, mas bien ofrézcale
ventajas de contar con su servicio.

El cliente extrovertido:
Es amistoso, simpático, conservado y sociable.
¿Cómo lo manejo?
A través de simpatía, interés, halague, experiencia, foco y contacto visual.
El secreto siempre es ¡Escuchar al cliente!

El brief:

En el brief es fundamental interpretar y sastifacer al cliente. CADA EVENTO ES UNICO E

IRREPETIBLE.
Que es el brief entonces?
Un documento claro y preciso. Es la base
Quien lo elabora? El ope en conjunto con el cliente.
Que contiene? Los objetivos, los públicos y el presupuesto.
Para que sirve? Sirve para elaborar la propuesta profesional en base a objetivos y
requerimientos del cliente. Tambien para definir lo que el cliente quiere para su
evento, es un documento de REFERENCIA.
TODO BRIEF DEBE TENER ALGUNOS PUNTOS BASICOS POR EJEMPLO:
Objetivos generales, objetivos tactivos, nombre, historia, valores e identidad d ela
marca, descripción breve del proyecto, publico al que va dirigido el evento, concepto
del evento, KPI a lograr, alcances deseado, sugerencia de venue, presupuesto con el
que se cuenta, tiempo de entrega, tono de comunicación antes, durante y posterior al
evento.

3 de noviembre.
-
-
-
-
Relacion lavolr
4 circunstacias sin excepción.

 .
 .
 …
 …
Tipo de contratos:
Es un acuerdo de
Certificado de cobertura con clausula de NO repetición
La clausula de no repetición, es una constacia que la aseguradora no repetirá acciones
legales contra el comité frente a un sinistro indeminable mientras exista un acuerdo.
OPE como empleado:
Puede tener dependencia ECONOMICA nos abonan la remunaracion
Dependencia jurídica
Dependencia jerarquica
Pero no dependencia técnica: al ser nosotros especialistas de la organización de
eventos, aportaremos todo nuestro saber para cumplir los objetivos. El empleador
probablemente no puede indicarnos el “como hacerle”, pues esto forma para del
“Know how” que adquirimos en nuestra capacitación previa,

EJES BASICOS.
- Acuerdo de voluntades
- Crea vínculos obligacionales
- Implica la composion de intereses.
- Contrato escrito

Obligaciones contractuales:
Obligaciones civiles (No se modifica unilateralmente).

 Consentimiento de las partes

  Capacidad de las partes para contratar
 QQue la cosa sea cierta, que el objeto de la oblicion sepa.
 Que tenga causa licita.
Contrato de locación o arrendamiento “alquiler”
1. De cosa (Lo tengo que devolver exactamente igual, ej un equipo de audio).
2. De obra. (No lo tengo que devolver posiblemente no este en el mismo esta, las
flores, la construcción de un stand, escenografía)
3. De servicios (Ej creatividad, gas, agua meseros)

Datos: clausas o condiciones, colocarlas en el contrato. Adiccionar y anexar al

contrato , la cancelación por parte de la organización y la asistencia medica

Contrato de seguro.
Formas de extinción de un contrato:
1. Escisión: ambas partes están de acuerdo con cortar el trabajo
2. Rescisión unilateral una sola de las partes por su propia voluntad pone fin al
contrato.
3. Resolución por hecho posterios al evento se va directamente a legales. Puede
ser por ejemplo cuando no se paga o falta e cumplimiento de algo.
RESPONSABILIDAD DEL OPE:
Si me suspenden el contrato pero yo ya había contratado a un proveedor le debo de
pagar yo.

Requisitos de responsabilidad civil

1. Comportamiento dañoso
2. Nexo causal
3. Culpabilidad.