GESTIÓN DE EVENTOS

Programación de un evento:
1. Análisis situación
2. SWOT
3. Objetivos generales y específicos:
4. Análisis del público
5. Estrategia de comunicación
6. Calendario
7. Presupuesto
8. Evaluación

El organizador de eventos necesita controlar una serie de aspectos concretos:

• Evaluar y controlar el progreso de los objetivos
• Coordinar las decisiones en todas las áreas y la comunicación entre ellas
• Inspirar y motivar a los responsables de ejecutar el plan

Los objetivos determinan qué conseguir, quién está implicado y cómo y en cuanto
tiempo se van a conseguir. El concepto es una definición precisa del evento, que
determina las posibilidades de tiempo, lugar, equipo y público. Y esto determina la
viabilidad, hay que tener en cuenta para seleccionar las instalaciones, servicios y
equipos; el presupuesto, los colaboradores y fuentes de financiación. Entonces se decide
si se pone en marcha.
En la planificación de la implementación se determinan todas las operaciones
estratégicas: recursos financieros, humanos, proveedores, colaboradores, servicios,
instalaciones y equipamientos. Ahora, si ya entran dentro del presupuesto, se planifican
y contratan. También es importante determinar ahora cómo verificar el éxito del evento.
En la implementación y entrega, se lleva a cabo el evento y se ejecutan las operaciones
estratégicas. Finalmente, queda la evaluación, a corto y largo plazo, el impacto
inmediato y tiempo después de su realización, que incluye un feedback para medir los
elementos exitosos y cosas a mejorar.

1. PLANIFICACIÓN DE ELEMENTOS
Hay que señalar los objetivos, tareas a realizar, recursos y todos cooperantes deben
saber qué hacer y cómo en todo momento.
1. Fase de tanteo. Se valora la necesidad de organizar el evento o no, de acuerdo con
los fines y objetivos marcados.
2. Fase de información. Se investiga y recopila información correspondiente a
experiencias similares.
3. Fase de recopilación. Se recopila toda la información y material necesarios para una
buena planificación Es una buena fase para elegir el nombre del evento
4. Fase de anteproyecto. Esta es una de las fases más creativas En ella se redacta un
borrador, sin exceso de detalles, que incluye un programa general, un cronograma,
un croquis de los espacios elegidos, un primer listado de posibles invitados, ponentes,
participantes, acompañantes…
5. Fase de debate. Se debate el anteproyecto con la organización y con todos los que
intervienen en la misma; se hacen preguntas y sugerencias
6. Fase de proyecto y programación. Se redacta el programa oficial del acto. Debe
incluir:
- un cronograma detallado del evento
- un croquis que permita interpretar el programa
- un croquis en el que se visualicen los espacios, los recorridos, el protocolo para
los asistentes
- libro de ruta en el caso de que haya desplazamientos por parte de los invitados
- un diseño de las invitaciones, los carteles, las credenciales, los diplomas
- una lista de los invitados
- todo el detalle de la promoción del evento
7. Fase de organización. Se llevará a la práctica todo lo elaborado en la fase anterior: el
programa oficial, el envío de invitaciones, los carteles indicadores; montaje y adecuación
de los espacios, preparación del material de sonido e iluminación, pantallas y
proyectores, elementos decorativos; montaje de comedores, adecuación de los
servicios higiénicos, servicio de guardarropía; accesos a las instalaciones, control de
invitaciones, zonas de aparcamiento; regalos, diplomas, medallas; guion de las
intervenciones, elaboración de documentos necesarios; servicios de información y
atención al público, servicios de seguridad integral del acto.
8. Fase de asistencia. Se realizará un control del listado de invitaciones y confirmación
de asistencia
9. Fase de comunicación interna. Se redacta y entrega el guion que deben tener todos
los organizadores para determinar las acciones que deben realizar y de las que son
responsables Técnicos, auxiliares, colaboradores
10. Fase de comunicación externa. Se facilita a los invitados el guion general del evento
11. Fase de ensayos. Se pone en práctica la víspera del evento Consiste en hacer un
ensayo general para comprobar que el montaje sea correcto y dar solución a los
imprevistos
12. Fase de ejecución. Se trata del evento en sí, el momento real en que se lleva a cabo
Es una fase en la que se tiene que mantener un alto nivel de control general de la
situación, haciendo un seguimiento exhaustivo de que todo se desarrolla según lo
programado.
13. Fase de valoración. Una vez finalizado el evento, es el momento de analizarlo,
estudiando todos los errores y aciertos cometidos para tener en cuenta futuros eventos
En ella se valorará si los objetivos del evento se han cumplido.

2. Los ORGANIZADORES incluyen:

E Coordinador general: Interviene en la confirmación de comités, con sus
coordinadores y los asesora en la definición de las actividades a realizar.
E Comité organizador: Coordinadores de cada comité.
E Comité de administración: Manejan recursos financieros, humanos y físicos.
Controla los medios económicos y materiales. También proporciona apoyo
logístico.
 E Comité de presupuesto y finanzas: Elabora el presupuesto general de gastos.
También se encarga de la consecución de fondos.
E Comité de relaciones públicas: Mantiene la imagen de la organización en
actividades de promoción y divulgación para participantes.
E Comité de divulgación, promoción y publicidad: Divulga el evento a través de
campañas publicitarias.
E Comité académico: Coordina las mesas redondas, reuniones, conferencias,
discursos…

Se crean subcomités:
E Subcomité de programas: Presta apoyo al comité organizador encargándose de
todo lo concerniente a la estructuración del programa general del evento.
– Preparación de un cronograma de actividades
– Seleccionar las actividades a realizar y los temas a tratar
– Estructurar el programa técnico
– Seleccionar a los conferenciantes o ponentes
– Entregar las ponencias y trabajos al comité organizador en los plazos
establecidos para su posterior distribución y reproducción
– Estructurar el programa social
– Estructurar el programa de acompañantes
– Fijar fechas para las reuniones para la revisión de las acciones
ejecutadas y programar acciones pendientes
E Subcomité de finanzas: Para todo evento se requieren recursos económicos y
cómo distribuirlos de acuerdo con los objetivos del evento
– Elaborar el presupuesto definitivo
– Buscar recursos económicos necesarios
– Control de bancos
– Establecer prioridades de gastos
– Efectuar pagos
– Control balance de pagos realizados
E Subcomité de apoyo y servicios generales. Se encarga de todo lo relacionado
con la planificación y logística que gira en torno al evento:
– Reserva del lugar donde se celebrará el evento
– Montaje de salones
– Alquiler de equipos de sonido
– Alquiler de equipos audiovisuales
– Reproducción del material
– Contratación personal técnico
E Subcomité de promoción.
– Diseño y elaboración del logotipo
– Diseño y elaboración de toda la publicidad impresa
– Promoción interna y externa
– Adquisición de todo el material promocional
– Pancartas y carteles
– Elaboración de protocolo
– Coordinación de medios de comunicación
– Actos de inauguración y clausura
 E Subcomité de transporte:
– Transporte de delegados e invitados
– Estacionamientos y traslados
E Subcomité de seguridad:
– Coordinar todo el operativo de seguridad
– Vigilancia de las instalaciones
– Vigilancia de los sistemas de prevención de incendios
– Coordinación de servicios médicos y de ambulancias
E Subcomité de recepción:
– Bienvenida a los participantes
– Recepción de invitados especiales
– Brindar cualquier tipo de información requerida
E Subcomité de registro: Coordina todo lo relativo a la inscripción, incluyendo la
entrega del material necesario
E Subcomité de alojamiento:
– Seleccionar las diferentes alternativas de hospedaje
– Contratar los servicios de alojamiento
– Distribuir el alojamiento
E Subcomité de alimentación:
– Servicios de catering y reservas de hostelería
– Coordinación de reservas de cenas y comidas

3. CREATIVIDAD
A través de la creatividad conseguimos dar coherencia a un evento, y al mismo tiempo
dar una forma sólida a la experiencia, de manera que se perciba como algo único y
original. Cuanto más original y coherente sea con los objetivos el mensaje, mucha mayor
eficacia en la creatividad. Pero es importante que los mensajes siempre sean claros y
directos.
Una vez que tenemos bien definidos los objetivos de un evento, el organizador del
mismo debe utilizar la creatividad para dar forma a los soportes del evento.

Torrens divide la creatividad en cuatro ejes:

1. EJE ARGUMENTAL: Es vital el tema que sea el hilo conductor de todos los
elementos. Favorece la comunicación y mejora la experiencia.
2. RITMO: Hace falta un ritmo constante para mantener la atención del público.
3. NOTORIEDAD: Utilizar el ‘golpe de efecto’, herramientas para destacar un
contenido, dándole al público una experiencia diferente.
4. COHERENCIA: Todo tiene que ir al unísono en una misma dirección.

4. DISEÑO DE LA EXPERIENCIA
La experiencia del usuario es un elemento diferenciador de la marca y cada una es
subjetiva. Ahora se utiliza mucho la innovación tecnológica para potenciarlo.
Este diseño se divide en:
4.1. DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN DEL EVENTO
El proyecto EMBOK considera el diseño del evento como un gran campo conceptual
junto a la administración/marketing/evaluación/operaciones. El diseño es
importante porque incluye:
 - Diseño de los contenidos
- De los programas
- Del entorno-ambiente
- Del material y producción
- Del catering
El diseño no tiene solo en cuenta las imágenes gráficas y lo visual, sino también la
escenificación, sonido, decoración… e ir más allá y aplicarlo a la experiencia. Torrents
dice que el diseño se tiene que aplicar desde la producción combinando recursos
técnicos y humanos.

4.2. DISEÑO DE LA EXPERIENCIA

Nathan Sandroff tiene un modelo de diseño de experiencias.

Se experimenta a través de los 5 sentidos, por lo que se debe lograr que el público
participe y forme parte de la acción. Y se deben tener en cuenta como conciben las
personas el mundo que les rodea.
Para diseñar una experiencia hay que tener en cuenta:
➝ El mensaje oral: debe estar bien estructurado para que se entienda
➝ Recursos de dinamización: mantener la interactividad
➝ Espacio y decoración: que influya positivamente
➝ Comunicación gráfica: en invitaciones, programas, identificaciones,
señalizaciones, banderolas, etc
➝ Regalos
➝ Producción audiovisual: para hacer info más amena, resumir información,
facilitar la comprensión…
➝ Animación artística y actividades participativas: teatro, pintura, baile…
genera notoriedad
➝ Invitados de prestigio
➝ Restauración y catering
➝ Nuevas tecnologías y recursos digitales: atraer público, difusión, contacto
online…
Se debe generar una interacción asistente-entorno. Hay tres fases:
1) Diseño de la convocatoria: Se tiene que atraer al público con la idea de que
la experiencia es muy interesante y que, además, solo tiene la oportunidad
de tenerla coincidiendo con la celebración de ese evento en concreto Para
ello se recurre a los medios, invitaciones, internet, redes, etc
2) Diseño durante el evento: La experiencia en sí
3) Diseño de la difusión de la experiencia: Se trata de expandir al máximo la
experiencia a otros grupos de interés, mediante herramientas que
proporcionen opiniones, vídeos, resúmenes, reseñas, etc

5. INVESTIGACIÓN DEL MERCADO

Dos definiciones pueden aclararnos el concepto con nitidez:
• La investigación de mercados es una técnica que sirve para recopilar datos de
cualquier aspecto que se desee conocer para después interpretarlos y al final
hacer uso de ellos para una correcta toma de decisiones
 • La investigación de mercados es el proceso mediante el cual las empresas
buscan recopilar información de manera sistemática para tomar mejores
decisiones, pero su verdadero valor reside en la manera en que se usan todos los
datos obtenidos para lograr un mejor conocimiento del consumidor

Tres objetivos:
1) Administrativo: permite una correcta organización de recursos materiales y
humanos para cubrir esas necesidades de mercado
2) Social: se satisfacen las necesidades de un ‘cliente’
3) Económico: determina el grado de éxito económico

Los beneficios de una buena investigación de mercado se resumirían en:

• Obtención de información detallada a la hora de tomar decisiones
• Precisión en la información, que nos permitirá dar solución a futuros problemas
• Conocimiento del tamaño del mercado
• Oportunidad de determinar un sistema adecuado de ventas
• Oportunidad de satisfacer preferencias y hábitos de los usuarios
• Conocimiento de la imagen que tienen los usuarios de nuestra marca o servicio
• Conocimiento de las tendencias para conocer mucho mejor a los usuarios

Las últimas tendencias incluyen el uso de nuevas tecnologías y redes sociales. Vemos
aumento en el uso de QRs, apps, tarjetas de visita electrónicas… Pero también
festivalizaciones de los eventos, Brand spaces, elementos de formación y conocimiento,
eventos más pequeños que favorezcan la comunicación, sostenibilidad y ecología…
Futuras tendencias que se apuntan:
- Cocreación e integración de los teams
- Tematización
- Sostenibilidad
- Promoción de los componentes lúdicos
- Menos ostentación
- Eventos híbridos presenciales y virtuales