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Instituto Tecnolgico de Nuevo Laredo.

Manual para organizar el congreso de la carrera de


Ingeniera en Administracin.
Especialidad: Turismo y Gestin del Servicio al
Cliente.

Aimee Yanira Acosta Cruz.


Valeria Montserrat Gonzlez Castro.
Samuel Eduardo Isidoro Osto.
Raisa Perales Armendriz.
Atala Abisag Ruiz Villezcas.
Jos Alfredo Romo Montes.

Ing. En Administracin.
8 B
PRE-EVENTO (Planificacin y organizacin.)
Nombre del congreso: CICEA (Congreso Internacional de Ciencias Econmico
Administrativas) especialidad Turismo y Gestin del Servicio al Cliente 2016

Objetivo.
Fortalecer la especialidad de Turismo y Gestin del Servicio al Cliente con las
futuras generaciones de alumnos de la institucin logrando que vean dicha
especialidad como una oportunidad de crecimiento y desarrollo en su ambiente
acadmico y laboral.

Que se quiere alcanzar para la realizacin del evento.


Lograr una buena organizacin del presente congreso mediante las instrucciones,
indicaciones y variables presentes en el trabajo evitando contingencias durante el
evento y dejando una buena imagen de la institucin como del rea de Ciencias
Econmico Administrativas.

Ofrecer ms informacin importante y de ayuda para el alumnado que pueda


enriquecer sus materias y le brinde ese plus para desarrollarse mejor en cualquier
ambiento que desee.
Comit coordinador.

Comisiones.
Se deber siempre evaluar objetivamente a los candidatos para obtener el mejor
resultado de cada uno de ellos. Sujetos al tipo de reunin, magnitud, destino,
duracin, tipo de evento y programas que lo integran se determinar el tamao del
comit organizador.
Es un factor primordial para el xito del evento y de su coordinacin depender el
desarrollo de la reunin. Todos los detalles deben planearse con anticipacin y
cada comit deber enfocarse en llevar a cabo su objetivo y en coordinarse con
los otros comits a fin de lograr que la reunin se lleve a cabo sin problemas,
detalles o contratiempos. Los integrantes de las comisiones se encargaran de la
parte acadmica, financiera, logstica, de comunicaciones y protocolo.

Direccin general.- Atala Abisag Ruiz Villezcas

Es la encargada de asignar las tareas al equipo y supervisar su cumplimiento de


acuerdo a cronogramas.

Comisin de servicios generales.- Raisa Perales Armendriz

Se encarga de coordinar lo referente a los siguientes servicios:


Iluminacin.
Agenda de contacto.
Ventilacin.
Electricidad, del auditorio donde tendr lugar el evento.
Sealizacin.
Adecuacin.
Seguridad.
Vigilancia.
Aseo.
Ambientacin.
Provisin o suministro de materiales, en general, necesarios para realizar el
evento, manejo de computadoras, entre otros.

Comisin acadmica.- Jos Alfredo Romo Montes

Las tareas asignadas sern:


Confirmacin de los conferencistas.
Programacin, informacin para divulgacin y labor de promocin en
medios.
Acompaamiento a los conferencistas en la divulgacin, entre otros.
Entre sus responsabilidades se pueden mencionar:
Elaborar las normas para la presentacin de trabajos en el evento.
Revisar el temario a desarrollar.
Seleccionar las ponencias o trabajos segn la normativa establecida.
Determinar la metodologa de trabajo a desarrollar por los participantes en
el evento.
Recopilar, ordenar la reproduccin y distribuir los materiales (ponencias)
presentadas en el mismo.
Coordinar la elaboracin de la memoria o publicacin de los trabajos
presentados en l, entre otras.

Comisin financiera.-Valeria Monserrat Gonzlez Castro

Centra sus esfuerzos en todo lo concerniente a:


Actividades administrativas y financieras del evento: presupuesto, su
elaboracin y ejecucin.
Consigue patrocinios, convenios con hoteles, restaurantes, empresas,
pertinentes para el evento.
Manejo de tiquetes de invitados y conferencistas.
Pago de servicios de conferencias.
Toda la gestin financiera que conlleve el evento.
Propuesta de lista de posibles patrocinadores.

Comisin logstica.-Aimee Yanira Acosta Cruz

Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que realiza y hace


posible la ejecucin del evento. Las tareas a ejecutar son:
Salones.
Transporte y atencin de invitados y conferencistas (Alimentacin -
alojamiento).
Secretara.
Apoyo tcnico-audiovisual.
rea de inscripciones.
Apoyo de servicios generales.

Comisin de apoyo tcnico-visual.-Samuel Eduardo Isidoro

Osto

Es responsable de coordinar todo lo relacionado con:


Sonido.
Grabacin.
Filmaciones.
Fotografas.
Equipos necesarios para la presentacin de trabajos tales como pantalla
para proyeccin, Video Beam, micrfono inalmbrico, entre otros.
Fecha, Horario.

Se realizar en el mes de octubre ya que el Instituto Tecnolgico de Nuevo Laredo


hace su celebracin de aniversario y es por ello que se aprovecha para dar mayor
auge a dicha celebracin realizndose del 17 al 21 de octubre del presente ao,
en horarios establecidos acordes a las clases de la carrera (14:00 hrs a 20:00 hrs)

Das de la semana en que se har.

Del lunes 17 de octubre al viernes 21 de octubre del presente ao 2016, dejando


el mircoles 19 de octubre solo para la especialidad de Turismo y Gestin del
Servicio al Cliente.

Margen de tiempo.

Sera de una semana contemplndose 1 da para la especialidad de Turismo y


Gestin de Servicio al cliente.

Evitar que coincida con otras fechas.

Se evita que sea a final de semestre e interrumpa actividades finales para el


alumnado, as como viajes acadmicos que se quieran realizar, eventos
deportivos, fiestas de la ciudad etc.
Tipo de asistentes y nmero.
1. Expositores: se contar con 8 personas para toda la semana del evento
CICEA 2016 y 5 especficamente para la especialidad de Turismo y Gestin
de Servicio al Cliente.

2. Participantes: se tendr aproximadamente un total de 30 alumnos de la


especialidad.

3. Acompaantes: se contara con un acompaante extra por cada


participante de la especialidad que asista al evento.

4. Invitados especiales: aqu estar toda persona distinguida de la ciudad


como el presidente municipal u otra persona importante acorde a la
especialidad.

Lugar de realizacin.
1. Hotel Real Inn
2. Colon Plaza
3. City Express

Cronograma de actividades.
1. Taller: Ama de llaves con la seorita Janeth Cortez del hotel Best Western
Plus as como el seor Ivn Gil del hotel Holiday Inn Express.
2. Practica: Montaje de mesas con el seor Oscar Gonzales del restaurante
La Hacienda de Colon.
3. Conferencia: Eventos especiales con la seorita Brissia Santoyo
Granados del hotel Quality Inn
4. Conferencia: Agencias de viajes con la Sra. Diana C. Gonzlez de la
agencia Excel tours
5. Conferencia: Servicio al cliente con el Serviciolog Miguel Uribe.
Estimacin de recursos.

Recurso humano. - Est integrado por el profesional, especializado y obrero que


se requiere para la realizacin del evento.
Meseros
Expositores
Anfitriones
Tcnicos de sonido y video
Chefs
Recurso Material.- implementos necesarios y las instalaciones a utilizar.
Trpticos
Plumas
Cuadernillos
Mesas
Sillas
Plaque

Recurso Tcnico. - El equipamiento que se necesitar:


Fuente de sonido: Una computadora o reproductor de CD / DVD
Consola: Para ecualizar el sonido y regular el volumen que saldr por los parlantes
Micrfonos: Que pueden ser unidireccionales o bidireccionales, almbricos o
inalmbricos, corbateros.
La iluminacin se puede aprovechar en todos los momentos, a travs de los
efectos visuales generando distintas sensaciones.
Iluminacin:
Ocupa un lugar fundamental en la decoracin del evento, pero es importante
considerar que el buen equilibrio entre el tipo y la cantidad de luz que recibe un
espacio permite transformar el modo en que ste se percibe, realzar o atenuar
efectos decorativos y hasta intensificar el valor de muebles y objetos.

Presupuesto.
Promocin.

La promocin que se har para el congreso CICEA 2016 ser a travs de Radio,
ya que es un evento institucional al cual solo pueden asistir los participantes de la
institucin y los invitados especiales.
La transmisin ser para tener en cuenta el itinerario que tiene y los planes que
como institucin se han logrado por medio del TECNOLOGICO DE NUEVO
LAREDO.
Se planea que se empiece a transmitir 1 mes antes para tener amplio
conocimiento a nivel local, as como durante la semana del congreso para tener un
recordatorio a todos los alumnos del instituto en donde y cuando se va a llevar
dicha conferencia de cada da.

Seleccin y capacitacin del personal.

Para tener una buena capacitacin para el personal depender de la magnitud del
evento, pero unos puntos importantes a tratar son los siguientes:

1. Recepcin y orientacin de asistentes. Se les informara tanto el comit


organizador como a las personas voluntarias y que ayudaran al comit
cuantos sern los invitados, expositores y dems personas importantes
que asistirn, se les dar un itinerario con las actividades, as como se
repartir dnde, que, cuando y como harn las cosas y roles asignados,
todo previamente visto con el comit das antes del evento resolviendo
cualquier duda que se tenga.

2. Inscripcin y acreditacin. Cada persona del comit, as como


voluntarias o extras que ayuden estarn en el inicio de cada actividad
para verificar la entrada ya sea manual o digital en las conferencias,
practicas o talleres, durante este para cualquier imprevisto y despus de
ello para marcar su salida y guiar al exponente al hotel o lugar de la
siguiente sede, as como dar instrucciones a los asistentes de las
siguientes actividades en el mismo da o en otro.

3. Oradores y participantes dentro de las salas. Se les informara el modo


en que deben de estar sentados o los lugares designados tanto de
invitados como exponentes, as como verificar que todo est en orden y
listo para el inicio.

4. Recepcin y coordinacin de otras actividades. Informar que se debe


hacer en caso de que surjan actividades durante la conferencia, taller o
practica para ayudar y mantener el orden en la reunin.

5. Capacitar al personal tanto individualmente en el puesto de trabajo en el


que se encontrar, como su rol dentro del equipo de trabajo.

Algunos tips:
Reuniones previas al da del evento en las que pueda dejarse bien en
claro las tareas que ocupar cada persona, como para darles
informacin del evento en el que se encontrarn trabajando.
Practicar las tcnicas de varios roles, ya que son muy tiles y permiten
que el personal adquiera experiencia sobre cmo desenvolverse a pesar
de no haber trabajado en alguna de las otras etapas.
Dejar bien en claro cmo es el trato con los asistentes, de acuerdo al
evento que ests organizando y al pblico que asiste.
Fomentar el trabajo en equipo, ya que de esta forma podrn ayudarse
mutuamente en momentos clave.
Aclarar de antemano las cadenas de mando. Que cada uno de los
integrantes del equipo de trabajo sepan a quin deben responder o
consultar cualquier duda.
Contratacin de materiales, equipos y servicios.

Servicios de Seguridad: Se refiere a control de accesos. Estas personas son las


responsables de no permitir el acceso a quienes no tienen derecho a ello y de
evitar la salida de equipos u otros bienes de las reas del congreso. Es importante
contar tambin con una sola empresa de seguridad para que se haga responsable
de todo cuanto ocurre en las reas generales del evento. Sin embargo, se debe
advertir a los congresistas y sobre todo a los expositores que ellos son los
responsables de sus cosas.

Banquetes: El servicio de banquetes de un congreso se contrata habitualmente


en el mismo hotel y su costo debe estar incluido en la cuota de inscripcin ya que
es un grave error pretender cobrar un dinero extra por este servicio.

Sistemas de comunicacin telefnica o de Internet: En la actualidad es


importante ofrecer a los congresistas facilidades para estar en comunicacin con
sus familiares, negocios, amigos, etc.

Mobiliario: Se debe tener en cuenta que los asientos sean los adecuados, si se
dispone de un atril o una mesa de presidencia y comprobar la decoracin
adecuada del lugar.

Servicios tcnicos: Para las conferencias es necesario pasar diapositivas, videos


o proyeccin de datos por lo cual es importante saber si la sala cuenta o no con
estos dispositivos. Tambin necesitaremos una buena iluminacin en el lugar y
excelentes efectos de sonido.

Otros artculos: En todos los congresos es necesario entregar a los congresistas


una serie de objetos como:
Blocks
Plumas
Portafolios
Porta gafetes
Computadoras
Impresoras
Extensiones
Sillas
Mesas para registro
Cartulinas
Rotuladores y plumones
Sujetadores de cartulinas lonas, posters, etctera.
Bateras
Proyectores
Despachadores de agua
Toldos para stands de venta
Manteles para mesas de registro
EVENTO
Recepcin de los participantes y traslado, y alojamiento

Por convenio con el hotel Camino Real, todos los conferencistas forneos tendrn
la posibilidad de hasta dos das de hospedaje, una noche para el da de su
llegada, otra ms para el trmino de la conferencia, mismo que se establecer con
el hotel sobre la importancia de dichos huspedes y que tenga habilitado el
servicio de transporte para cuando este lo solicite, as como los alimentos dentro
de una cantidad de crdito limite que se plantear con el cliente en este caso el
husped.

Registro de participantes

El mtodo de registro ser manual por la cantidad de asistentes previstos,


nicamente constara de firma individual del asistente ante el responsable de dicha
labor, es as entonces donde solo se requerir papelera y utilidades para llevarla a
cabo; tal lugar donde se llevara este proceso tendr que ser antes de entrar a
saln de la conferencia o taller correspondiente del da, iniciando actividades hasta
una hora antes del arranque de cada conferencia mismo que para el registro
salida ser de inmediato al trmino de cada evento en las sedes correspondientes
y en el horario asignado para entonces.

Realizacin del acto de inauguracin

Dicho evento de inauguracin se realizar en el hotel Coln plaza, alrededor de


las 14 has. De manera general con todos los participantes del congreso, en el que
se llevara a cabo una introduccin por parte de los directivos de la institucin
sobre lo objetivos hacia los que estn orientados dicho congreso, sucesivamente
presentando a la mesa de invitados de honor y algunos participantes clave sobre
la realizacin del evento. Una vez concluido las presentaciones correspondientes
alrededor de las 15 horas. Se pretende dar inicio a la primera conferencia general
y que misma concluya a las 17 horas. Una vez concluida se har el recordatorio
correspondiente a la siguiente conferencia en la sede correspondiente.

Realizacin coctel de bienvenida

Se retomara el concepto sobre el evento de bienvenida del congreso despus de


realizada la inauguracin, dicha bienvenida se llevara a cabo en los terrenos de
Varsovia, con una hora de inicio programada a partir de las 20:00 horas hasta 1
am, donde se presentara la realizacin de la premiacin de diferentes concursos
en el durante el desarrollo del evento, que constara de una pausa para alimentos y
que a lo largo de todo el evento tendr la opcin de solicitar bebidas no
alcohlicas en el momento que los asistentes deseen. Una vez concluida las
premiaciones, los asistentes tendrn un tiempo de convivencia con sistema de
sonido y msica en vivo hasta el cierre del evento.

Implantacin del programa general de actividades

A lo largo de la realizacin de los eventos se anunciaran los diferentes programa


para las carreras y diferentes especialidades, que en el caso de las especialidades
fueron seleccionadas bajo su propia responsabilidad, a lo largo de las
conferencias, todas llevaran el mismo proceso de registro, introduccin a cargo del
maestro de ceremonias, presentacin del conferencista, y si el da amerita un
segundo presentador se habilitara un tiempo de break para los asistentes, y al final
la entrega de reconocimiento a los participantes, las indicaciones sobre los
siguientes eventos y el registro de salida.

Clausura del evento

El da de la clausura constara en una ltima presentacin por parte de


conferencista con inicio de las 14 horas en el saln principal del Centro cultural,
para posteriormente se realice la entrega del reconocimiento por su participacin,
se har mencin de los organizadores del congreso y algunos miembros clave, as
como hacer mencin de directivos y con la posibilidad de que mismos puedan dar
algunas palabras, la hora de cierre de la clausura ser hbil hasta las 15:30 horas.

Realizacin del evento social de despedida

Al final del programa del congreso El da viernes con hora a las 21 horas. Se
llevara a cabo en saln club de leones la actividad de cena baile por cierre del
evento; bajo un estricto control sobre el control del registro de asistentes, en la que
se har presentacin del rey y reyna de dicho ao as como la pasarela de los
candidatos, en el que antes y despus de dicha coronacin se mantendr msica
y sonido a caro de dj en vivo a lo largo del evento para la convivencia de los
asistentes, donde tambin se situara un entre tiempo dedicado para consumir
alimentos con un tiempo estimado de 30 minutos. El evento de en general se dar
por terminado a la 1 am.
Traslado de participantes

Si el conferencista lo solicita, un miembro del comit organizacional del evento se


har cargo de llevarlo a donde mismo solicite, o si bien este desea irse por su
propia cuenta se le har solicitud de un taxi, si la persona es fornea, para el
encargado de dicha tarea al trmino de la conferencia es un buen momento para
manejar algunas recomendaciones y sugerencias que se consideren importantes
sobre su trayecto de viaje.
POST-EVENTO
1. Recopilacin y archivo de la informacin pertinente del
evento
Personas que asistieron al evento
Bitcora de los conferencistas, talleres o prcticas
Facturas de los servicios solicitados
Correos electrnicos o mensajes por parte de los conferencistas
Contratos, datos o informacin acerca de los patrocinadores del evento
Recopilacin de encuestas de evaluacin del evento
Notas de quejas, o situaciones que ocurrieron durante el evento

2. Evaluacin.
Aplicacin de encuesta de satisfaccin a los participantes del evento.
Encuesta Final (general).

Buenos das, el motivo de este cuestionario es para conocer el nivel de


satisfaccin acerca del Evento, adems de evaluar la calidad y servicio. De
antemano muchas gracias por su atencin y tiempo.
1. Qu te parecieron las sedes de las conferencias?
A) SATISFACTORIO
B) BUENO
C) REGULAR
D) MALO
2. Cul de las conferencias/taller/practica fue de tu preferencia?
A) Taller de Ama de Llaves
B) Practica: Montaje de mesas.
C) Conferencia: Eventos especiales
D) Conferencia: Agencias de viajes
E) Conferencia: Servicio al cliente
3. La informacin que se proporcion te fue de utilidad?
A) SI B) NO Por qu?______________________
4. Consideras que las sedes del evento estuvieron al nivel de la Institucin?
A) SI B) NO Por qu? ________________
5. El kit que se otorgo fue de gran aportacin?
A) SI B) NO Por qu? _______________

6. El coffee break fue de tu agrado?


A) SI B) NO Por qu? ______________
7. El evento cumpli tus expectativas?
A) SI B) NO Por qu? _______________
8. Qu mejoraras del evento?
____________________________________________________
9. Qu te pareci el evento en general?
___________________________________________________
10. Qu aportaras para el siguiente evento?
____________________________________________________

Matriz de resultados.

Nmero de estudiantes de la Carrera de Ingeniera en Administracin: 330


estudiantes.
Y aproximadamente un total de 30 alumnos de la especialidad de Turismo y
Gestin al Servicio al Cliente.
3. Agradecimientos
Se enviaran cartas o notas agradeciendo su aportacin al evento a los
participantes:
Expositores:
Srta. Janeth Cortez del hotel Best Western Plus as como el seor Ivn Gil
del hotel Holiday Inn Express. Taller de Ama de Llaves
Sr. Oscar Gonzales del restaurante La Hacienda de Colon. Practica:
Montaje de mesas.
Srta. Brissia Santoyo Granados del hotel Quality Inn. Conferencia: Eventos
especiales
Sra. Diana C. Gonzlez de la agencia Excel tours. Conferencia: Agencias
de viajes
Conferencia: Servicio al cliente
Instituto Tecnolgico de Nuevo Laredo.
Av. Reforma 2007 Sur, Col.Fundadores, 88000 Nuevo Laredo, Tamps.Mayo, 2016.
01 867 711 9050

Sr./Sra./Srta.___________________________________

Estimado Sr./Sra./Srta.____________________reciba nuestro agradecimiento por el


extraordinario trabajo que usted y sus colaboradores realizaron en la organizacin,
montaje del evento anual para nuestros estudiantes y por el cual nuestra Institucin
requiri de sus servicios.
El excelente resultado obtenido en dicho evento ha significado una excelente
aportacin para el conocimiento de nuestros estudiantes de la especialidad de
Turismo y Gestin al Servicio al Cliente.
Agradecindole nuevamente por los servicios de primera calidad que nos ha prestado
y esperando poder mantener la relacin laboral, me despido envindole mis ms
cordiales saludos.
Atentamente:
Atalia Abisag Ruz Villezcas
Director General

Participantes y Acompaantes: En este caso en la clausura del evento se


reunirn a todos los participantes que fueron parte, para agradecerles de
forma general por su asistencia y por su aportacin dentro del evento, por
medio de un discurso ofrecido por el Director General/Organizador de este
acontecimiento, donde se expresaran los resultados y beneficios que se
obtuvieron por parte del evento realizado.

Invitados especiales:
Estimado Sr. /Sra. __________

Por medio de la presente el Director General del Evento tiene el agrado de


saludarlo.

En esta oportunidad nos comunicamos con usted para agradecerle su


participacin en la conferencia __________________ realizada el da ___ del
presente mes.

Deseamos reiterarle una vez ms nuestro ms sincero agradecimiento por su


participacin en la conferencia y esperamos contar con su presencia en futuros
eventos que organice la Institucin. Nos despedimos de usted desendole muchos
xitos a nivel personal y profesional.

Atentamente:

Atalia Abisag Ruz Villezcas

Director General

4. Cumplimiento de compromisos.

Cierre de contrato con proveedores.


Devolucin de material a los proveedores con quienes se adquiri el
servicio como el de sonido, iluminacin, inmobiliario.
Pago de Recurso Humano que se haya solicitado para trabajar durante el
evento.
Pago a proveedores del material o equipo que se solicit.