Organización de Comites para Un Evento Empresarial

CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA
TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA
CAPITULO V
ORGANIZACIÓN DE COMITES PARA UN EVENTO EMPRESARIAL
FICHA: 1132429
PRESENTADO POR:
AURA AVILA
HEIDY BARÓN
LAURA MUÑOZ
JACQUELINE NIETO
PRESENTADO A:
YOLANDA ROSARIO HIDROBO CHAPARRO
INSTRUCTORA CG
BOGOTÁ D.C, 17 DE AGOSTO DE 2017

ORGANIZACIÓN DE COMITES PARA UN EVENTO EMPRESARIAL
¿Qué es? : Es el organismo de trabajo y de acción,

es el que ejecutara y pondrá en movimiento el plan
elaborado con anticipación.
¿Cómo debe constituirse? : El comité de la empresa
debe constituirse en centros de trabajo que tengan 50
o más trabajadores.
Funciones y obligaciones:
Al delegar el proceso de organización del evento en
un comité, se contribuye a que la planificación del
mismo se lleve a cabo en forma fluida.
 El equipo del Emprendimiento debe elegir al presidente del evento por medio de una
votación. El presidente tiene la responsabilidad de crear el Comité de organización
del Evento para el evento en cuestión.
 El Comité de organización del Evento tiene a su cargo la tarea de delegar
responsabilidades y de asegurar que los pasos adecuados se lleven a cabo
puntualmente.
 El comité de organización del Evento debe crear
subcomités; grupos de personas a cargo de la
organización de partes específicas del evento.
 El comité organizador es primordial para la
ejecución del evento de su coordinación y
desarrollo.
Para la organización de un evento empresarial es necesario que se cumplan tres fases:
Bibliografía y cibergrafia
http://www.escolme.edu.co/almacenamiento/oei/tecnicos/organiza_eventos/contenido_u2.pdf
https://es.slideshare.net/crismarla/los-comites-de-un-evento
https://es.slideshare.net/laresal/los-eventos-y-sus-etapas
Por este motivo existen diferentes comités organizacionales los cuales cuentan con una
serie de funciones que les permite poder llegar a un mismo fin determinado para cada
organización, según las necesidades de su evento.
Estos comités se organizan en la etapa del pre-evento (planeación u organización) por el
comité organizador.
CLASIFICACION DE LOS COMITES

Comité organizador: de acuerdo a lo planeado en la organización se designara la
presidencia, vicepresidencia ejecutiva, finanzas, presidente de comité, gerente de
subcomité.
Comité de finanzas:
 Establecer las prioridades del gasto

 Efectuar los pagos
 Llevar el balance o informe detallado de los gastos efectuados.
Comisión de logística: Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que
operativisa y hace posible la ejecución del evento. Entre esta comisión se encuentran:
 Comité de transporte: Se encarga del

traslado e información de los detalles del
viaje.
 Comité de alimentos y bebidas:
 Selecciona los menús del evento
(desayunos, almuerzos, cenas y
refrigerios, entre otros.)
 Organiza los horarios para la
alimentación
 Comité de alojamiento:
 Selecciona las diferentes
alternativas de hospedaje.
 Contrata los servicios de
alojamiento.
 Distribuye las habitaciones
 Asigna la habitación a los invitados especiales.
 Comité de servicios generales: Verificara los detalles de los servicios para llevar
a cabo los eventos como:
 Reproducción del material
 Alquiler de equipo de sónico
 Organización y contratación del personal técnico.
 Comité de lugares para el evento:
 Depende de quién organice el evento, se seleccionaran en conjunto con los
comités de logística y organización, la o las locaciones donde se llevara a
cabo el evento, o localizar alguna entidad que ofrezca sus instalaciones a
manera de patrocinio.
Comisión técnico- académica: Revisa el temario a desarrollar, determina metodología de
trabajo, coordina la reproducción y distribución de las potencias. Entre esta comisión se
encuentra:
 Comité de exposición:
Realizara los trámites para la obtención del espacio
para las exhibiciones y la información de los detalles
a los expositores.
 Comité de competencias:
El comité de competencias es el que estará
encargado de presentar las propuestas de temas
relevantes según sea el giro y dirección del evento,
así como de los talleres que se puedan implementar.
Comisión de promoción, relaciones públicas y protocolo: Atiende las actividades que

abarcan la promoción y difusión del evento, etc. Entre esta comisión se encuentra:
 Comité de publicidad:
Su objetivo es promover la asistencia y difusión del evento tanto en el lugar de origen
como en el destino y otros puntos importantes.
 Comité de patrocinios:
Los patrocinadores suelen ser empresas o entidades gubernamentales que
cooperan económicamente o en especie al evento, a cambio de colocar su imagen
corporativa en la publicidad del evento y muchas veces colocan hasta un “stand”.
 Comité de imagen:
Es el encargado de impactar al público participante, a los ponentes, invitados
especiales y Se encarga de los anuncios, rótulos y decoración de los eventos.
Comisión de festejo y recreación: Planifica y coordina. Entre esta comisión se encuentra:
 Comité de festejo:
Tiene a su cargo la celebración de actividades
artísticas, recreativas o culturales de los eventos
sociales de la convención.
 Comité de programa:
 Prepara el cronograma de las actividades con fechas y toques.
 Escoge la temática a tratar y las actividades a realizar.
 Selecciona coordinadores de actividades.
 Entrega las ponencias y trabajos al comité organizador dentro del plazo
establecido para su reproducción y exposición.
 Estructura el programa social.
 Elabora el programa de visitantes.
 Fija fechas de reuniones
 Programa acciones pendientes.
 Mantiene informado al comité organizador
Comité de registro:
 Coordina todo lo referente a la inscripción.

 Diseña las planillas de inscripción.
 Entrega el material y suministra información.
Comité de damas:
 Coordina el programa de acompañantes.

 Coopera en la recepción y hospedaje de los invitados y participantes.
 Solicita obsequios y donaciones.
 Ayuda en la planificación y organización del programa social
Por último es necesario realizar una lista de chequeo la cual nos permita verificar si
todas la funciones de cada comité se están realizando y cumpliendo, con el fin de
que el evento se desarrolle de la manera planeada u acordada por el comité
organizador.
Formato No. 001
LISTA DE CHEQUEO OFICINA ASESORIA
LOGOTIPO DE RELACIONES
EMPRESA EVENTO PUBLICAS Y
PROTOCOLO
FECHA:
ASPECTOS A CUMPLE OBSERVACIONES

NO. CRITERIO TENER EN CUANTA
SI NO
Es importante
conocerlo para así
poder llegar a un fin
determinado.
1 Objetivo
Es importante conocer
la cantidad de
invitados para
conocer el
presupuesto asignado
Cantidad de para la realización del
2 invitados evento.
Según el sitio que se
escogió,
especificamos con
que cuenta este lugar
Características para la realización del
3 del lugar evento.
Se debe contar con

actividades para la
realización del evento
Actividades a
4 realizar
Se especifica que
debe contener cada
plato.
5 Comida
Hora de inicio y
terminación del
evento.
6 Hora
El día de la realizaron
del evento
7 Fecha
Si se contara con
sonido el evento o no
y su calidad para este.
8 Sonido
Especificar la cantidad
9 Sillas y mesas
De acuerdo a la
temática del evento
10 Decoración
La fecha en las que

se entregan y la
cantidad.
11 Invitaciones
Los invitados deberán
confirmar su
asistencia al evento,
con el fin de saber
con cuantas personas
Listado de se cuenta para el
14 invitados evento.
Se especifica la hora
de salida del
transporte y el lugar
para llevarlos al
evento y lo mismo de
15 Transporte regreso.
Seguridad y Para garantizar la

equipos de tranquilidad de los
16 emergencia invitados
Conclusión:
Todos los detalles deben planearse con anticipación y cada comité deberá enfocarse en
llevar a cabo su objetivo y en coordinarse con los otros comités a fin de lograr que la reunión
se lleve a cabo con éxito.
Evaluación del tema
1. Seleccione la definición correcta para referirnos a la organización de comités para un

evento empresarial:
a. Es el organismo de acción y ejecución, es el que realizara y pondrá en movimiento

el plan elaborado con anticipación.
b. Es el organismo acción y trabajo, el cual ejecutara y pondrá en movimiento el plan

elaborado con anticipación.
c. Es el organismo de trabajo y de acción, es que ejecutara y pondrá en movimiento el

plan elaborado con anticipación.
d. Es el organismo de trabajo y de acción, es que ejecutara y pondrá en movimiento el

plan elaborado.
2. el comité de registro coordina todo lo referente a la inscripción, diseña planillas y entrega

el material y suministra información.
a. falso
b. verdadero
3. seleccione las funciones y obligaciones de los comités.
a. El comité organizador es primordial para la ejecución del evento de su coordinación

y desarrollo.
b. El comité de organización del evento no debe crear subcomités.
c. El comité de organización del evento tiene a su cargo la tarea de delegar

responsabilidades y se asegurar que todo se lleve a cabo.
d. a y c.
e. b y c
f. Ninguna de las anteriores.
4. el comité de alojamiento organiza los horarios para la alimentación, coordina el programa

de acompañantes.
a. Falso
b. Verdadero
5. una según corresponda.
Comité de publicidad ( ) a. suelen ser empresas o entidades gubernamentales

que cooperan económicamente o en especie al evento, a
cambio de colocar su imagen corporativa en la publicidad
del evento.
Comité de exposición ( ) b. Realizara los trámites para la obtención del espacio para
las exhibiciones y la información de los detalles a los
expositores.
Comité de patrocinios ( ) c. Establecer las prioridades del gasto, efectuar los pagos
llevar el balance o informe detallado de los gastos efectuados.
Comité de finanzas ( ) d. Su objetivo es promover la asistencia y difusión del evento

tanto en el lugar de origen como en el destino y otros puntos
importantes.
PREGUNTADOS - Juego Didáctico
Objetivo:
Perfeccionar mediante el juego las explicaciones dadas por los expositores sobre la
organización de comités para un evento empresarial.
Materiales:
 Fichas bibliográficas.
 Marcadores.
Desarrollo:
La ficha 1132429 se dividirá en 5 grupos, a cada grupo se le entregara 4 cartas las cuales
tendrán preguntas, respuestas o comodines. Relacionadas con la exposición, en el centro
del ambiente de formación se encontrará una mesa que también contara con fichas con
posibles respuestas, preguntas o comodines. Los expositores escogerán una de las fichas
que se encuentra en el centro para iniciar el juego, dependiendo lo que salga allí el grupo
numero 1 debe buscar en sus cuatro fichas el contenido que se relaciones con la ficha que
escogieron los expositores, en caso de no tener la respuesta asertiva en las cuatro fichas
se debe tomar una de la mesa y así sucesivamente, el grupo ganador será el que tenga 0
fichas o el que quede con menos fichas.
Cartas especiales o comodines son las que alteraran un poco el juego. Por ejemplo dos
flechas que significa que sede el turno.
RESUMEN
En este texto conoceremos como llevar a cabo

un excelente evento, por medios de los diferentes
comités que están organizados por un grupo de
personas con unas funciones específicas, los
comités son asignados por el comité de
organización, de esta manera se puede hacer
cumplir el paso a paso del evento
satisfactoriamente, hay muchos tipos de comités
que se encargan de hacer labores diferentes.
En este documento también hicimos una lista de

chequeo para llevar el control del evento y así
saber que se esté cumpliendo de una manera
excelente, de esta manera nos damos cuenta
que nos hace falta para este evento.

Organización de Comites para Un Evento Empresarial

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Organización de Comites para Un Evento Empresarial

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA

TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA

BOGOTÁ D.C, 17 DE AGOSTO DE 2017

¿Qué es? : Es el organismo de trabajo y de acción,

Para la organización de un evento empresarial es necesario que se cumplan tres fases:

CLASIFICACION DE LOS COMITES

 Establecer las prioridades del gasto

 Comité de transporte: Se encarga del

Comisión de promoción, relaciones públicas y protocolo: Atiende las actividades que

Comisión de festejo y recreación: Planifica y coordina. Entre esta comisión se encuentra:

 Coordina todo lo referente a la inscripción.

 Coordina el programa de acompañantes.

ASPECTOS A CUMPLE OBSERVACIONES

Se debe contar con

La fecha en las que

Seguridad y Para garantizar la

1. Seleccione la definición correcta para referirnos a la organización de comités para un

a. Es el organismo de acción y ejecución, es el que realizara y pondrá en movimiento

b. Es el organismo acción y trabajo, el cual ejecutara y pondrá en movimiento el plan

c. Es el organismo de trabajo y de acción, es que ejecutara y pondrá en movimiento el

d. Es el organismo de trabajo y de acción, es que ejecutara y pondrá en movimiento el

2. el comité de registro coordina todo lo referente a la inscripción, diseña planillas y entrega

3. seleccione las funciones y obligaciones de los comités.

a. El comité organizador es primordial para la ejecución del evento de su coordinación

b. El comité de organización del evento no debe crear subcomités.

c. El comité de organización del evento tiene a su cargo la tarea de delegar

4. el comité de alojamiento organiza los horarios para la alimentación, coordina el programa

5. una según corresponda.

Comité de publicidad ( ) a. suelen ser empresas o entidades gubernamentales

Comité de finanzas ( ) d. Su objetivo es promover la asistencia y difusión del evento

En este texto conoceremos como llevar a cabo

En este documento también hicimos una lista de

También podría gustarte