 ETAPAS DE UN EVENTO

La realización de un evento se divide en tres etapas que se corresponden con las funciones
básicas del proceso gerencial de la siguiente manera:
• PRE-EVENTO
Investigación
Planificación
Organización

EVENTO
Dirección
POST-EVENTO
Evaluación

FASES DEL EVENTO:

1 ERA ENTREGA INFORME

PRE- EVENTO

1.- Determinar los Objetivos y definir el Tipo de evento y su nombre de acuerdo

a los fines del mismo
Luego de haberse escogido el tema se deberá definir con claridad los objetivos que se
pretenden alcanzar o lograr a través de las actividades que se llevarán a cabo.
Al elegir el nombre del evento se debe considerar la naturaleza del mismo para determinar
su tipo, bien sea un congreso, un seminario, un simposio u otro. Tal nombre debe ser corto
y llamativo, pero sobre todo debe adecuarse al propósito que se busca con la realización
del evento

NOMBRE DEL EVENTO

LOGO
PROPOSITO/JUSTIFICACIÓN

2.- Nombrar el Comité Organizador

Sus miembros son los responsables de la planeación del evento, su número varía de
acuerdo a la magnitud del evento y demás condiciones específicas del mismo
El encargado de coordinar y dirigir a los integrantes de las distintas comisiones de trabajo
es el Coordinador General

COORDINACIONES:
 Coordinador General
Se encarga de coordinar y dirigir a los integrantes de las diferentes comisiones que
comparten el compromiso de planificar, organizar, ejecutar y controlar el evento en
respuesta a las necesidades de la institución y sociedad en general.
Funciones:
• Preparar un cronograma de actividades estableciendo fechas topes.
• Escoger temas a tratar y las actividades a realizar.
• Estructurar el programa técnico.
• Estructurar el programa social.
• Mantener informado al resto de las coordinaciones a través de reuniones periódicas.
• Coordinar todo lo referente a la inscripción.
• Diseñar las planillas de inscripción.
• Entregar el material.
• Suministrar información
• Fijar fechas de reuniones periódicas con el fin de revisar las actividades
ejecutadas y programar acciones pendientes.

Coordinación de RP
Se encarga de lo referente a la promoción, medios de comunicación y coordinación de los
actos de inauguración y clausura del evento.
Funciones:
• Diseño y elaboración del logotipo.
• Diseño y elaboración del afiche, los programas, folletos, papelería especial, invitaciones,
distintivos y todo lo relacionado con impresos.
• Promoción interna y externa.
• Diseño y compra de todo el material promocional.
• Elaboración de las pancartas.
• Planificación y coordinación del protocolo.
• Coordinación de información y entrevistas con los medios de comunicación, pasar cartas
de invitación a los medios.
• Coordinar los programas especiales para el comité organizador, los conferenciantes e
invitados especiales.
• Coordinar los actos de inauguración y clausura.
• Es el responsable de dar la bienvenida a todos los participantes.
• Recibir a los invitados especiales.
• Brindar toda información tanto de las actividades del evento como otra que sea requerida
por los delegados e invitados.
 Escoger el modelo y colores en el uniforme a utilizar el dia del evento.
• Mantener reuniones periódicas con el coordinador general.
Coordinación de Finanzas/ Presupuesto
Para la ejecución de todo evento se requieren recursos económicos y saber cómo
distribuirlos de acuerdo a las prioridades del objetivo escogido.
Funciones:
• Elaborar el presupuesto preliminar y el definitivo.
• Buscar recursos económicos necesarios.
• Establecer las prioridades de gastos.
• Efectuar los pagos.
• Llevar el balance detallado de los gastos efectuados.
• Solicitar obsequios y donaciones.
• Ayudar en la organización del programa social.
• Colaborar en la decoración.
• Solicitar cotizaciones para contratación de agencias de festejos
• Mantener reuniones periódicas con el coordinador general.

Coordinación de Servicios Generales

Se encarga de lo referente a la planificación y logística de las actividades relacionadas con
la celebración del evento.
Funciones:
• Reservación del centro de convenciones.
• Montaje de los salones.
• Alquiler de equipos de sonido.
• Alquiler de todos los equipos audiovisuales.
• Coordinar los servicios de estacionamiento y traslado al lugar del evento.
• Coordinar todo el operativo de seguridad tanto de los invitados especiales como los
delegados y participantes.
• Vigilancia de las instalaciones y de los campos hasta su reintegro a la empresa o a los
prestatarios de servicios.
• Constatar el buen funcionamiento de los sistemas de prevención de incendios.
• Coordinar los servicios de ambulancias y primeros auxilios.
• Organizar los horarios.
• Seleccionar los menúes para las comidas y refrigerios del evento.
• Mantener reuniones periódicas con el coordinador general.

3.- Determinar el número y tipo de Invitados, Participantes, directores de

empresas, Ponentes y Acompañantes

Los invitados especiales le confieren notoriedad al evento debido a su prestigio,

reconocimiento científico, social o político
Los participantes asisten al evento en calidad de público
Los directores de empresa acuden al evento en representación de una empresa, institución
o grupo en particular
Los ponentes o exponentes se encargan de hacer las disertaciones durante el evento
Los acompañantes no están directamente relacionados con el evento. Acompañan a
ponentes, delegados o invitados especiales
4.- Seleccionar la Fecha
Para la selección de la fecha del evento se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
• Si hay suficiente margen de tiempo para la organización requerida
• Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de
público
• Asegurarse de que no haya conflicto con las fechas de celebraciones religiosas, fiestas
nacionales o regionales
• Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales de ésta
• 5.- Seleccionar el Lugar o los Lugares de Realización
En principios se debe elegir la Ciudad Sede y luego se seleccionarán las instalaciones
específicas donde se realizará el evento, tomando en cuenta si cumplen con exigencias
como: capacidad, comodidad, iluminación, equipos, acceso, etc.

5.- Seleccionar el Lugar o los Lugares de Realización

En principios se debe elegir la Ciudad Sede y luego se seleccionarán las instalaciones
específicas donde se realizará el evento, tomando en cuenta si cumplen con exigencias
como: capacidad, comodidad, iluminación, equipos, acceso, etc.

6.- Elaborar el Cronograma General de Actividades

Se refiere a la realización del programa general de actividades a desarrollar en el evento de
acuerdo con el tiempo necesario.
En eventos de gran envergadura pueden elaborarse varios programas , tales como: Técnico
o Científico, Social, para Acompañantes, visitas Técnicas y Turístico.

2da ENTREGA INFORME

7.- Estimar los Recursos Humanos, Materiales y Técnicos

Se deben estimar todos los recursos a utilizar a través de un inventario de éstos.

El Recurso Humano está integrado por el profesional, especializado y obrero que se
requiere para la realización del evento, tales como: anfitriones, técnicos de sonido y video,
agentes de seguridad, etc.
Los Recursos Técnicos lo constituyen equipos de: sonido, grabación, apoyo audiovisual
(pantallas, televisores, proyectores para diapositivas, video Beam)
Los Recursos Materiales se refieren a los implementos necesarios y las instalaciones a
utilizar: lápices, carpetas, libretas, mesas, sillas, etc.

8.- Elaborar el Presupuesto

Para su elaboración se debe tomar como base el inventario de los recursos a utilizar, luego
se procede a realizar solicitudes de cotizaciones a las diferentes empresas o personas que
puedan proveer servicios y recursos a fin de obtener el cálculo total de gastos y costos.
Frecuentemente se le asigna un 10% de la suma total del presupuesto para cubrir los
imprevistos

9.- Promoción del Evento:

• Medios de Comunicación
• Correo directo
• Publicidad impresa
10.- Diseño y Elaboración de Impresos. (Programas, trípticos, señalizaciones, material
de información, etc
11.- Adquisición o Contratación de materiales, equipos o servicios. (Mesones,
manteles, tarimas, mesoneros, pasapalos, etc)