CURSO VIRTUAL:

ELABORACIÓN, APROBACIÓN, EVALUACIÓN

Y CONVALIDACIÓN DE TABLAS DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL

Módulo 2: Metodología para la

Elaboración de las Tablas de Retención
Documental

Unidad 5: Memoria Descriptiva

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TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Módulo 2: Metodología para la Elaboración de las Tablas de Retención Documental

Unidad 5: Memoria Descriptiva

Contenido temático

1 Elementos de la memoria descriptiva

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Unidad 5: Memoria Descriptiva

1 Elementos de la memoria descriptiva

● Identificar el Proceso a Evaluar (Elaboración o

actualización)
● Actualización de TRD (Introducción - Justificación)
● Metodología de Elaboración o Actualización de TRD
(Plan de trabajo, roles grupo interdisciplinario
contratación, comités)
● Análisis normativo (Ejemplo)
acto administrativo de redistribución de funciones
● Análisis estructura organizacional
Nuevas estructura Orgánica
● Análisis de Valoración documental
es importante observar los valores primarios y
<a href='https://www.freepik.es/vectores/abstracto'>Vector de Abstracto creado por vectorjuice -
secundarios de los documentos www.freepik.es</a>
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Unidad 5: Memoria Descriptiva

● Formato de TRD
● Cuadro de Clasificación Documental
● Codificación estructura
● Codificación series documentales
● Análisis Disposición Final
● Selección muestra
se debe validar que se tenga un sistema de análisis
cualitativo y cuantitativo de la documentación
● Medios de Almacenamiento Digital
Sustentar el proceso de conversión a otros medios
digitales con fines a la conservación y puesta al
ciudadano
● Eliminación
El documento debe reseñar una guía para destruir la
documentación en sus diferentes soportes, observar
la reserva de documentos (Ejemplo )
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Artículo 23. Actualización. Las Tablas de Retención

Documental deberán actualizarse y ajustarse en los siguientes
casos:

1. Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la

entidad.
2. Cuando se creen, supriman grupos internos de trabajo.
3. Cuando se asignen o supriman funciones a la entidad.
4. Cuando se redistribuyan funciones entre las unidades
administrativas de la entidad.
5. Cuando la entidad sufra procesos fusión o escisión.
6. Cuando se expidan normas que impacten la producción
documental de la entidad.
7. Cuando se transformen tipos documentales físicos en
electrónicos.
8. Cuando se generen nuevas series y subseries documentales.
9. Cuando se generen nuevos tipos documentales.
10. Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración y, por
lo tanto, se modifiquen los tiempos de retención documental y
disposición final de las series y subseries.

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Ejemplo: Acto Administrativo

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ESTRUCTURA APROBADA ESTRUCTURA ACTUALIZADA

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VALORES DOCUMENTALES
VALORES PRIMARIOS
ARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVO
● Administrativo (contiene trámites o creación de la GESTIÓN CENTRAL HISTÓRICO
empresa)
● Legal (se deriva de derechos u obligaciones
legales regulados por el derecho común)
VALORES VALORES
● Jurídico (documento que da testimonio a la Ley)
PRIMARIOS SECUNDARIOS
● Fiscal (de utilidad para el Tesoro o Hacienda Pública)
● Contable (soporta las cuentas, registros de
ingresos y egresos y movimientos económicos)
ADMINISTRATIVO
VALORES SECUNDARIOS LEGAL CULTURAL
FISCAL HISTÓRICO
● Histórico CONTABLE CIENTÍFICO
● Cultural TÉCNICO
● Científico

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EJEMPLO DE VALOR LEGAL

Es importante observar la caducidad y la
prescripción de las acciones
Resolución 839 de 2017. Artículo 3. Retención y tiempos de conservación
documental del expediente de la historia clínica. La historia clínica debe
retenerse y conservarse por el responsable de su custodia, por un periodo
mínimo de quince (15) años, contados a partir de la fecha de la última
atención. Los cinco (5) primeros años dicha retención y conservación se hará
en el archivo de gestión y los diez (10) años siguientes en el archivo central.
Para las historias clínicas de víctimas de violaciones de derechos humanos o
infracciones graves al Derecho Internacional Humanitario, los términos de
retención y conservación documental se duplicarán. Si al momento de tener en
custodia una historia clínica, está llegare a formar parte de un proceso
relacionado con delitos de lesa humanidad, la conservación será permanente,
lo cual deberá garantizar la entidad a cuyo cargo se encuentre la custodia,
utilizando para tal fin los medios que considere necesarios.

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CODIFICACIÓN ESTRUCTURA

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CODIFICACIÓN SERIES DOCUMENTALES

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CRITERIOS DE DISPOSICIÓN POR SELECCIÓN

CARACTERÍSTICAS CARACTERÍSTICAS
CUALITATIVAS CUANTITATIVAS

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Ejemplo criterios cualitativos

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DIN 66399 – Paso a paso hasta llegar a la

destructora de documentos adecuada

P= PAPEL O=ÓPTICO

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Unidad 5: Memoria Descriptiva

BORRADO SEGURO PARA LOS FORMATOS

ELECTRÓNICOS

Artículo 18°. Eliminación de documentos y expedientes

electrónicos. Los documentos y expedientes electrónicos
de archivo de valor temporal deberán eliminarse mediante
procedimientos de borrado permanente y seguro, una vez
hayan cumplido su tiempo de retención documental, de
conformidad con lo establecido en las Tablas de Retención
Documental, para lo cual se dará cumplimiento a las
normas que sobre esta materia haya establecido el Archivo
General de la Nación; Acuerdo 03 de 2015-AGN

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Unidad 5: Memoria Descriptiva

EJEMPLO:
TABLA DE
CONTENIDO

(TÉRMINO DE SERIES Y SUBSERIES MISIONALES)

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Unidad 5: Memoria Descriptiva

Bibliografía

• Ministerio de Cultura de Colombia (2015). Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015

por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura.
Bogotá D.C.: Ministerio de Cultura de Colombia. Disponible
en: http://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Decretos/30019898

• Congreso de la República de Colombia (2015). Ley 1712 por medio de la cual se

crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública
Nacional y se dictan otras disposiciones. Bogotá D.C.: Congreso de la República
de Colombia. Disponible en:
http://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Leyes/1687091

• Colombia. Archivo General de la Nación. Disponible en:

https://normativa.archivogeneral.gov.co

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