PLAN DE

TRABAJO TABLAS DE VALORACION

ARCHIVISTICO DOCUMENTAL
INTEGRAL

PLAN DE TRABAJO
ARCHIVISTICO
INTEGRAL

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1. PLAN DE TRABAJO ARCHIVISTICO INTEGRAL

Para la preparación del plan de trabajo se tuvo en cuenta los datos obtenidos en el diagnóstico,
con el fin de establecer las necesidades de personal, materiales, insumos, equipos e
instalaciones y proceder a la elaboración del cronograma que permita determinar los
tiempos de duración del trabajo a desarrollar y el presupuesto correspondiente.

que contenga objetivos claros e incluya información sobre el estado de conservación y nivel de
organización de los documentos, metodología y técnicas archivísticas que se van a aplicar,
cálculos de recursos económicos y humanos, cronograma.

En el plan de trabajo, se plantea “la organización documental del fondo acumulado del
“INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE
INFIBAGUE” en el momento de su aplicación se observarán los principios y actividades
archivísticos.

El plan de trabajo contiene los siguientes ítems:

• Introducción
• Planteamiento del problema
• Objetivos
• Metodología para la organización del fondo acumulado
• Personal idóneo requerido
• Requerimientos operacionales
• Costos
• Cronograma (actividades, personal, tiempos)
• Bibliografía

1.1 INTRODUCCIÓN

El presente plan define los lineamientos y procedimientos para garantizar la adecuada

organización de los archivos que reposan en el Fondo Acumulado del “INSTITUTO DE
FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE INFIBAGUE”, dando
cumplimiento a las normas y técnicas vigentes en archivística establecidas por el AGN. El
personal que sea incorporado al servicio del arreglo de este acervo documental tendrá en

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cuenta la legislación archivística vigente en materia de organización, conservación, consulta y

transferencia de documentos.

Para su definición se realizaron las visitas (diagnostico) a las instalaciones donde reposa el
Fondo Acumulado de la Entidad y se contó con la colaboración de algunos funcionarios
responsables del Grupo de Gestión Humana y Documental de INFIBAGUE.

1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Mediante el diagnostico encontramos las siguientes debilidades:

Al carecer del instrumento archivístico TVD, existe un sobre almacenamiento de documentos

en el archivo central con respecto a su capacidad instalada debido a que existe muchos
documentos que ya perdieron su valor primario y no tienen valores secundarios y estos se
pueden eliminar, lo que permitirá abrir espacios para almacenar debidamente.

La Clasificación a nivel Series - Subseries: Se evidencia que este proceso se basó en la

agrupación de expedientes por contenido homogéneo. Pero se encontró que algunos
expedientes no fueron bien clasificados dentro la respectiva serie-subserie correspondiente.

La Ordenación a nivel de Secciones - Subsecciones: El fondo de INFIBAGUE se halla en dos

depósitos y se pude encontrar Secciones o Subsecciones en varios sitios o partes dificultando
su búsqueda.

La Ordenación a nivel Series - Subseries: La mayoría de series tiene asignados códigos y

fueron ordenados de forma ascendente, encontrando uno que otra serie por fuera de este
sistema de ordenación.

La Ordenación a nivel Expedientes: La mayoría de expedientes fueron ordenados por año de

forma ascendente, encontrando varios expedientes por fuera de este sistema de ordenación.

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La Ordenación a nivel Tipos Documentales: Por tratarse de un fondo acumulado esta actividad
no se ha desarrollado en todo el acervo documental y se encuentra muchas falencias en su:

Ordenación Cronológica
Depuración o expurgo
Limpieza y retiro del material abrasivo
Foliación

La Descripción archivística presenta varios modelos para identificar los expedientes y las cajas
de archivo, se debe unificar y estandarizar en uno solo que permita y facilite la consulta.

1.3 OBJETIVOS

1.3.1 OBJETIVO GENERAL

Reorganizar aproximadamente 825 metros lineales aprox. del fondo acumulado del
“INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE -
INFIBAGUE”, con base a las normas y técnica vigentes en archivística

NOTA: Dadas las características de un Fondo Acumulado, es recomendable que su

organización se implemente en dos fases:

PRIMERA FASE

• Elaboración, aprobación y convalidación de las

TVD

SEGUNDA FASE

• Aplicación de las TVD a 825 metros lineales

aproximadamente del fondo acumulado del
Instituto

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1.3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS:

1.3.2 1 Primera fase: Elaboración, aprobación y convalidación de las TVD.

 Compilación de información Institucional

 Diagnóstico
 Verificación y validación de inventarios documentales
 Elaboración Plan Archivístico
 Valoración documental
 Elaboración de cuadros de clasificación documental – CCD.
 Presentación para aprobación de las Tablas de Valoración Documental - TVD al Comité
Institucional de Gestión y Desempeño de la Empresa y remisión al Consejo Departamental de
Archivo para su convalidación.

1.3.2.2 Segunda fase: Aplicación las TVD a 825 metros lineales aproximadamente del fondo
acumulado de la Empresa.

 Efectuar Eliminación Documental

 Realizar Selección Documental

 Ejecutar la Clasificación Documental a nivel de:

- Secciones y Subsecciones
- Series y Subseries

 Efectuar la Ordenación Documental a nivel de:

- Secciones y Subsecciones
- Series y Subseries
- Expedientes
- Tipos documentales

 Aplicar actividades archivísticas

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 Continuar reposición de Unidades Archivísticas

 Continuar con la Actualización de los Inventarios Documentales – FUID (automatizarlos)

 Continuar con la Descripción Documental (rotulación) cajas y carpetas

1.4 METODOLOGÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DEL FONDO ACUMULADO

1.4.1 DESCRIPCIÓN DEL OBJETO:

1.4.1.1 FASE I: ELABORACIÓN, APROBACIÓN Y CONVALIDACIÓN DE LAS TVD

MARCO NORMATIVO:

Acuerdo 02 de 2004 expedido por el Archivo General de la Nación “Por el cual se establecen
los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados”;

Acuerdo 004 de 2013 expedido por el Archivo General de la Nación “Por el cual se reglamentan
parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la
elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de
Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental”;

Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, Ley 1409 de 2010 – Garantía del trabajo
realizado por Archivista profesional.

Ley 1712 de 2014 – Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública.

Decretos 2578 de 2012 – Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos

Decreto 2609 de 2012 - normatividad para generar el Plan de Gestión Documental: Por el cual
se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley
1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas
las Entidades del Estado"

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Acuerdo 004 de 2013 “Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de
2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación
e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración
Documental. Art. 10º,11º, 13º, 14º y 15º”.

1.4.2 METODOLOGÍA

Entre las etapas de la Fase I que se ejecutaran encontramos:

1.4.2.1 PRIMERA ETAPA. COMPILACIÓN DE INFORMACIÓN INSTITUCIONAL

Se requerirá a la EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO IBAL S.A. E.S.P.

OFICIAL LOS DOCUMENTOS que reposan en los depósitos que servirán de Fuentes
Primarias, donde se identificaran los periodos institucionales, los cambios en la estructura
orgánica y las unidades administrativas que produjeron documentos.

De igual manera se requerirá a la Empresa los manuales de funciones y procedimientos que

soportaban el funcionamiento de estas unidades administrativas.

1.4.2.2 SEGUNDA ETAPA. DIAGNÓSTICO

Se procederá a solicitar el diagnóstico ya realizado por esta Empresa a través de un Contrato

de Prestación de Servicios en el año 2016, donde refleje la situación real del fondo acumulado,
explicando en él, todas las circunstancias observadas; tales como, el estado de organización
documental, instrumentos de recuperación de la información (inventarios, relaciones, libros de
control y de registro, entre otros), tipos de soporte ( papel, audiovisuales, fotográficos, fílmicos

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e informáticos,), fechas extremas teniendo en cuenta desde la más antigua hasta la más
reciente y el volumen de la documentación dado en metros lineales, entre otros.

1.4.2.3 TERCERA ETAPA. VERIFICACION Y VALIDACION DE INVENTARIOS

DOCUMENTALES

Se requerirá a la Empresa los inventarios documentales del archivo central, con el fin de
efectuar la verificación y validación de estos inventarios con relación a las estructuras orgánicas
definidas en cada periodo institucional.

1.4.2.4 CUARTA ETAPA. ELABORACION DE CUADROS DE CLASIFICACION

DOCUMENTAL –CCD.

A partir del análisis de la información compilada, obtenida de las fuentes documentales y del
conocimiento de las funciones y procedimientos de la Entidad se construirá la propuesta del
Cuadro de Clasificación Documental – CCD para cada uno de los periodos institucionales con
el fin de codificar e identificar cada unidad administrativa con sus respectivas series, subseries.
El cual reflejará la conformación orgánico-funcional de este acervo documental.

1.4.2.5 QUINTA ETAPA. VALORACIÓN

Se procederá a identificar los valores primarios (administrativos, contables, fiscales, legales y

técnicos) e identificar los valores secundarios (Históricos, científicos y culturales), que posea la
documentación.
Esta valoración dará como resultado, el establecimiento de los tiempos de retención, su
disposición final y el procedimiento donde se explicará, cuando sea necesario, en forma concisa
y clara la forma en que se aplicarán los procedimientos relacionados con los términos de
retención y la disposición final los cuales quedarán plasmados en la Tabla de Valoración
Documental.
1.4.2.6 SEXTA ETAPA PRESENTACION PARA APROBACION DE LAS TABLAS DE
VALORACIÓN DOCUMENTAL - TVD AL COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y
DESEMPEÑO DE LA EMPRESA

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Una vez que se ha elaborado la propuesta de Tabla de Valoración Documental – TVD para
cada uno de los periodos institucionales del fondo acumulado y sugerido el plazo de retención
para cada serie y/o subserie documental, deberá ser sustentada y presentada ante el Comité
Institucional de Gestión y Desempeño de la Empresa, quienes deberán evaluarla para su
aprobación.

1.4.3 PERSONAL IDONEO REQUERIDO

Dando cumplimiento al artículo 3 del Acuerdo 004 de 2013 expedido por el Archivo General
de la Nación se presenta a continuación el equipo interdisciplinario que estará ejecutando este
proyecto:

CARGO PERFIL PROFESIONAL FUNCION

Director del Profesional en Ciencias de Planear, Diseñar, Dirigir,
Proyecto Administración, con amplia Organizar, Controlar la función
experiencia como Directora y administrativa y archivística de los
Coordinadora en Procesos de procesos técnicos en la ejecución
Gestión Documental. del proyecto.

Con experiencia de 8 o más

años en proyectos de
organización de archivos,
elaboración y aplicación de
tablas de retención
documental - TRD y Tablas
valoración documental - TVD

Coordinador Profesional en Ciencias de Coordinar, implementar,

Administración, con amplia supervisar, velar por los planes de
experiencia en Procesos de producción y controlar su
Gestión Documental. cumplimiento en todas las etapas
de la ejecución del proyecto
Con experiencia de 6 años en
proyectos de organización de Valorar los documentos.
archivos, elaboración y Determinar los tiempos de

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aplicación de tablas de retención a los documentos con

retención documental - TRD y valor primario y secundario
elaboración de Tablas Determinar los tiempos de
valoración documental - TVD retención y disposición final y el
Procedimiento a seguir

Abogado Abogado con experiencia en Apoyar en la valoración

archivística y administración documental a los documentos con
pública de más de 7 años. valor administrativo y legal.
Determinar los tiempos de
retención y disposición final
Contador Contador Público con más de Apoyar en la valoración
Publico 15 años de experiencia en el documental a los documentos con
sector estatal. valor contables y Fiscales.
Determinar los tiempos de
retención y disposición final

1.4.4 REQUERIMIENTOS OPERACIONALES

LA EMPRESA, suministrará:

1. Acervo Documental para levantar la Reseña Institucional

2. Manuales Organizacionales
3. Manuales de Procedimientos
4. Inventarios Documentales del fondo acumulado
5. Acceso al depósito documental – Archivo Central

1.5 FASE II: APLICACIÓN DE LAS TVD A 825 METROS LINEALES APROXIMADAMENTE
DEL FONDO ACUMULADO DE LA EMPRESA IBAGUEREÑA DE ACUEDUCTO Y
ALCANTARILLADO IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL

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1.5.1 MARCO NORMATIVO:

Acuerdo 02 de 2004 expedido por el Archivo General de la Nación “Por el cual se establecen
los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados”;
Acuerdo 46 de 2000 expedido por el Archivo General de la Nación "Por el cual se establece el
procedimiento para la eliminación documental".
Acuerdo 04 de 2013 expedido por el Archivo General de la Nación " Por el cual se reglamentan
parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la
elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de
Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental
Acuerdo 05 de 2013 expedido por el Archivo General de la Nación “Por el cual se establecen
los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las
entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones".
Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, Ley 1409 de 2010 – Garantía del trabajo realizado
por Archivista profesional, Ley 1712 de 2014 – Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso
a la Información Pública. Decretos 2578 de 2012 – Reglamenta el Sistema Nacional de
Archivos, Decreto 2609 de 2012 y Decreto 1515 de 2013.

1.5.2 METODOLOGÍA

 Efectuar Eliminación Documental:

Con el fin de evacuar rápidamente el sobre-almacenamiento documental al que está expuesto
el archivo central del IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL, esta será la primera actividad a realizar y con
base en las tablas de valoración documental debidamente aprobadas y convalidadas se
eliminarán los documentos que establezca estas TVD, levantando el respectivo inventario
documental y acta de eliminación, no sin antes de ser aprobadas por el Comité Institucional de
Gestión y Desempeño de la Empresa. Para esta actividad se tendrá en cuenta lo establecido

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en el artículo 15. ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS del Acuerdo 04 de 2013 expedido por el

Archivo General de la Nación, donde establece el siguiente procedimiento:

“…La eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos deberá estar
basada en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental, y
deberá ser aprobada por el correspondiente Comité Institucional de Desarrollo Administrativo
o el Comité Interno de Archivo según el caso. Se podrá elevar consulta al Archivo General de
la Nación cuando no existan normas legales que regulen los plazos de retención de ciertos
documentos: a su vez este podrá solicitar concepto al organismo cabeza de sector al que
corresponda la documentación objeto de consulta.

Adicionalmente se deberá cumplir con el siguiente procedimiento:

i) Previamente y por un periodo de treinta (30) días se deberá publicar en la página web de la
respectiva entidad, el inventario de los documentos que han cumplido su tiempo de retención y
que en consecuencia pueden ser eliminados, de forma que los ciudadanos puedan enviar sus
observaciones sobre este proceso a los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos o
al Archivo General de la Nación;
ii) Las observaciones deberán ser revisadas por el respectivo Consejo Departamental y Distrital
de Archivos o el Archivo General de la Nación, para lo cual contarán con sesenta (60) días,
instancia que con base en el fundamento presentado por el o los peticionarios, podrá solicitar
a la entidad suspender el proceso de eliminación y ampliar el plazo de retención de los
documentos. Todo lo anterior se hará público en los sitios web de la entidad;
iii) La aprobación de la eliminación de documentos de archivo, tanto en soporte físico como
electrónico, deberá constar en un Acta de Eliminación de Documentos, la cual suscribirán el
Presidente y Secretario Técnico del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el
Comité Interno de Archivo según el caso, de la respectiva entidad;
iv) Las actas de eliminación y el inventario de los documentos que han sido eliminados, se
conservarán permanentemente y la entidad deberá mantenerlos publicados en su página web
para su consulta;
v) El Archivo General de la Nación será la última instancia en cuanto a las solicitudes de
suspensión de los procesos de eliminación, de acuerdo con la naturaleza de los documentos y
su valor legal, testimonial, informativo, cultural, histórico o científico, cuando a su juicio se pueda
afectar el patrimonio documental del país;
vi) La eliminación de documentos se debe llevar a cabo por series y subseries documentales y
no por tipos documentales. Por ningún motivo se pueden eliminar documentos individuales de
un expediente o una serie, excepto que se trate de copias idénticas, o duplicados….”

NOTA: Esta actividad podrá ser ejecutada operativamente por Técnicos y/o
Tecnológicos en archivística con la debida supervisión de Profesionales en Ciencias de

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la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística o en Ciencias de la

Administración.

 Realizar Selección Documental

Esta actividad podrá realizarse paralelamente con la anterior, dependiendo de recursos

económicos y disposición de área de trabajo. Aquí se aplicará el procedimiento establecido
para la disposición final de los documentos según las TVD. Una vez identificados los dos
grupos de documentos como resultado de la “selección documental”: conservación total y
eliminación, se procederá efectuar la transferencia secundaria para los documentos de CT, y
para los documentos a eliminar se le aplicará el procedimiento del punto anterior, es decir
ejecutar el artículo 15 del Acuerdo 015 de 2013 del AGN

NOTA: Esta actividad solo podrá ser ejecutada por un equipo interdisciplinario
conformados por Profesionales en Ciencias de la Información y la Documentación,
Bibliotecología y Archivística o en Ciencias de la Administración, un abogado, un
historiador y profesionales del área del conocimiento en economía, administración,
contabilidad y afines.

 Ejecutar la Clasificación Documental

Con el espacio disponible para trabajar con mayor facilidad después de haber eliminado
documentos se procederá a realizar la clasificación documental a nivel de secciones,
subsecciones, series y subseries apoyados de los Cuadros de Clasificación Documental CCD
por periodo (siete periodos), siguiendo de manera jerárquica la estructura orgánico-funcional
de la entidad, en virtud del principio de procedencia. Es decir, que se le aplicará el
procedimiento establecido en el Capítulo II – CLASIFICACION DOCUMENTAL del Acuerdo
005 de 2013 del AGN

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NOTA: Esta actividad podrá ser ejecutada operativamente por Técnicos y/o
Tecnológicos en archivística con la debida supervisión de Profesionales en Ciencias de
la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística.

 Efectuar la Ordenación Documental

Esta actividad podrá realizarse paralelamente con la clasificación. Apoyados de los CCD, más
los inventarios documentales en el formato FUID se procederá a Ordenar cada periodo a nivel
de Secciones, Subsecciones, Series, Subseries respetando los códigos asignados a las
dependencias y grupos documentales de forma ascendente. La ordenación a nivel de
Expedientes se realizara de forma cronológica (año) de forma ascendente (o según sea el
caso) dentro de cada serie-subserie; se efectuará excepcionalmente la ordenación a nivel de
tipos documentales. Es decir, que se le aplicará el procedimiento establecido en el Capítulo III
– ORDENACION DOCUMENTAL del Acuerdo 005 de 2013 del AGN

NOTA: Esta actividad podrá ser ejecutada operativamente por Técnicos y/o
Tecnológicos en archivística con la debida supervisión de Profesionales en Ciencias de
la Información y la Documentación, Bibliotecología, Archivística y/o Ciencias
Administrativas.

 Aplicar actividades archivísticas

Una vez terminada la actividad anterior de ordenación y en especial a nivel de tipos

documentales se realizará:

 Depuración (retiro de copias, duplicados y documentos que no son de archivo).

 Limpieza (retiro del material abrasivo, ganchos metálicos y de cosedora, post-it)
 Foliación

 Realizar reposición de Unidades Archivísticas

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Carpetas: Se realizará la reposición a los expedientes cuyas carpetas que se encuentren

deterioradas o en mal estado (rotas, rasgadas, sucias, con ataques de hongos o esporas) con
tapas legajadoras dobles blancas en propalcote de 320 grs. tamaño oficio y se legajarán con
ganchos plásticos, para las series que NO tengan valores secundarios. Para las series que SI
poseen valores secundarios se conservaran en carpetas de cuatro aletas.
Cajas: Se realizará la reposición a las cajas de archivo inactivo cuyas cajas se encuentren
deterioradas o en mal estado (rotas, rasgado, sucio, con ataques de hongos o esporas)

NOTA: Para las series que NO tengan valores secundarios se conservaran en cajas X-
200, para las que SI poseen valores Secundarios en cajas de archivo INACTIVO X-100.

 Actualizar los Inventarios Documentales – FUID (automatizarlos)

Se realizará la actualización de los inventarios documentales, debido a que los datos de la

ubicación toponímica de los expedientes, el número consecutivo de las cajas, el número
correlativo de la carpeta fueron

 Ejecutar la Descripción Documental (rotulación) cajas y carpetas

Carpetas: Se realizará la descripción documental a los expedientes con base a lo establecido

por la ISAD(G): Nombre del Expediente, No de Tomos, No. de Folios, Fondo, Sección,
Subsección, Serie, Subserie, Fechas Extremas (fecha inicial - fecha final), No de Carpeta, No
de Caja, Observaciones.
Cajas: Se realizará la descripción documental a las cajas de archivo inactivo con base a lo
establecido por la ISAD (G): Fondo, Sección, Subsección, Serie, Subserie, Fechas Extremas
(fecha inicial - fecha final), No de Carpetas, No de Caja.

En todo caso se aplicará el procedimiento establecido en el Capítulo IV – DESCRIPCION

DOCUMENTAL del Acuerdo 005 de 2013 del AGN, especialmente el literal b) del artículo 18.

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1.5.2 PERSONAL IDONEO REQUERIDO

Dando cumplimiento al artículo 3 del Acuerdo 004 de 2013 expedido por el Archivo General
de la Nación se presenta a continuación el equipo interdisciplinario que estará ejecutando este
proyecto:

CARGO PERFIL PROFESIONAL FUNCION

Profesional en Ciencias de
la Información y la
Documentación,
Bibliotecología,
Archivística y/o Ciencias
Administrativas.
Planear, Diseñar, Dirigir, Organizar,
Controlar la función administrativa y
Director del
Con experiencia de 8 años archivística de los procesos
Proyecto
en proyectos de organización técnicos en la ejecución del
de archivos, elaboración y proyecto.
aplicación de tablas de
retención documental - TRD
y Tablas valoración
documental - TVD

Profesional en Ciencias de
Coordinar, implementar, supervisar,
la Información y la
Documentación, velar por los planes de producción y
Bibliotecología, controlar su cumplimiento en todas
Archivística y/o Ciencias las etapas de la ejecución del
Administrativas. proyecto
Profesional
Archivística Valorar los documentos. Determinar
Con experiencia de siete (7)
los tiempos de retención a los
años en proyectos de
documentos con valor primario y
organización de archivos,
secundario Determinar los tiempos
elaboración y aplicación de
de retención y disposición final y el
tablas de retención
Procedimiento a seguir
documental - TRD y Tablas

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Valoración documental -
TVD

Abogado con experiencia en Apoyar en la valoración documental

archivística y administración a los documentos con valor
Abogado pública de más de 7 años. administrativo y legal. Determinar
los tiempos de retención y
disposición final
Contador Público con más de Apoyar en la valoración documental
15 años de experiencia en el a los documentos con valor
Contador
sector estatal. contables y Fiscales. Determinar los
Publico
tiempos de retención y disposición
final
Técnico o Tecnólogo en
Archivística con más de 2 Realizar actividades archivísticas
Auxiliar de años de experiencia en la de clasificación, ordenación,
Archivo ejecución de actividades descripción, expurgo, limpieza,
archivística en el sector foliación.
estatal.

1.5.3 REQUERIMIENTOS OPERACIONALES

El INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE

“INFIBAGUE”, suministrará:

1. La ubicación física, Depósitos Documentales, Área de trabajo, SISTEMA RODANTES O

ESTANTERIA FIJA, con el fin de almacenar adecuadamente los grupos documentales
organizados.
2. Cajas de archivo Inactivo Ref x-100 x-200 X-300
3. Tapas Legajadoras dobles blancas en propalcote de 320 gramos blanca
4. Carpetas blancas en propalcote de 320 gramos blanca cuatro aletas
5. Ganchos plásticos para legajar
6. Software de gestión documental
7. Adhesivos códigos de barras

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8. Impresora de códigos de barras

1.6 COSTOS

EMPRESA IBAGUEREÑA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO IBAL S.A. E.S.P

OFICIAL

Objeto: Aplicación las TVD a 825 metros lineales del fondo acumulado de la Empresa

Lugar: Ibagué
Valor metro
Ítem Descripción Unidad Cantidad Valor Total
lineal

Aplicación las TVD a

825 metros lineales Metros 825 $ 510.000 $ 420.750.000
1
del fondo acumulado Lineales
de la Alcaldía de
Ibagué

Subtotal antes de IVA $ 420.750.000

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

APLICACIÓN DE LAS TVD

MESES
No. ACTIVIDADES
1 2 3 4 5 6

Efectuar Eliminación Documental

Realizar Selección Documental

Ejecutar la Clasificación
Documental
Efectuar la Ordenación Documental

Aplicar actividades archivísticas

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Realizar reposición de Unidades

Archivísticas

Actualizar los Inventarios

Documentales – FUID
(automatizarlos)

Ejecutar la Descripción Documental

(rotulación) cajas y carpetas

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BIBLIOGRAFÍA

NORMA GENERAL PARA LA DESCRIPCION ARCHIVISTICA. . NORMA TÉCNICA

COLOMBIANA, NTC 4095. Bogotá, D.C. ICONTEC, 1997.

MEDICIÓN DE ARCHIVOS. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA, NTC 5029. Bogotá, D.C.

ICONTEC, 2001.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos. Santa Fe de

Bogotá. 1997.

GODOY de LOZANO, Julia; LÓPEZ ÁVILA, María Imelda; HERNÁNDEZ, Guillermo.

Organización de documentos de archivo. Mini/Manual No. 1, Archivo General de la Nación
de Colombia. Bogotá, 1995.

GODOY de LOZANO, Julia; LÓPEZ ÁVILA, María Imelda. Cartilla de Clasificación

Documental. Archivo General de la Nación de Colombia, Bogotá, D.C., 2001.

JIMENEZ, Gladys. Cartilla de Ordenación Documental. Archivo General de la Nación de

Colombia, Bogotá, D.C., 2003.

GODOY, Julia; LÓPEZ, Imelda; CASILIMAS, Clara. Tablas de retención y transferencias

documentales. Directrices básicas e instructivas para su elaboración (Versión actualizada).
Mini/Manual Nº 4. Archivo General de la Nación de Colombia. 2001.

CASILIMAS, Clara; RAMIREZ, Juan. Fondos Acumulados Manual de Organización,

Archivo General de la Nación de Colombia. Bogotá, 2004

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