Presentación Tablas de Retención Documental 08-2021

Tablas de Retención
documental - TRD
Tablas de Retención Documental
BENEFICIOS PARA LA ADMINISTRACIÓN
1 Facilitan el manejo de la
información
2 Contribuyen a la
racionalización y producción
documental
3 Permiten a la administración
proporcionar un servicio
eficaz y eficiente
4 Facilitan el control y acceso a

los documentos a través de
los tiempos de retención en
ellas estipulados
5 Garantizan la selección y
conservación de los
documentos que tienen
carácter permanente
6 Regulan las transferencias de

los documentos en las
diferentes fases del archivo.
7 Sirven de apoyo para la

racionalización de los
procesos administrativos.
8 Responden a las exigencias

legales y así evitar el riesgo de
sanciones
9 Ahorro de gastos de
producción, almacenamiento
y recuperación de la
información
BENEFICIOS DESDE EL PUNTO DE VISTA ARCHIVÍSTICO
1 Permiten el manejo integral

de los documentos
2 Facilitan la organización de los

documentos a partir del
concepto de archivo total.
3 Ayudan a controlar la
producción y trámite
documental
4 Identifican y reflejan las

funciones institucionales
5 Integran los procesos

archivísticos para el manejo
racional de los documentos
6 Permiten identificar los

documentos que sirven de apoyo
a la gestión administrativa y que
por su carácter pueden
eliminarse en el archivo de
gestión
Facilitan la toma de decisiones sobre la retención y disposición final de los
documentos
Facilita la organización de los documentos en su etapa de gestión
Contribuyen a la protección del patrimonio histórico documental
Regulan las transferencias de los documentos
Proporcionan seguridad al momento de aplicar el proceso de eliminación

OBLIGADOS: Tablas de Retención Documental
Circular 2014000000034 de 2014
Ley 594 de 2000
• Empresas vigiladas por Superintendencia de
servicios Públicos
• Administración Pública. Entidades Territoriales.
Empresas del Estado en las diferentes ramas.
Empresas privadas con funciones públicas Resolución 8934 de 2014
• Empresas vigiladas por la Superintendencia de Industria y
Comercio – SIC.
Ley 1712 de 2014
Resoluciones 061583 de 2016 57839 de
2017
• Personas naturales o jurídicas que presten función
pública. servicios públicos desempeñe función • Empresas vigiladas por la Superintendencia de Puertos y
Transporte
pública o autoridad pública – autoridad pública.
Sociedades que tengan participación pública.
Partidos políticos o grupos significativos de Circular Externa 002 de 2017
ciudadanos. Las entidades que administren
instituciones parafiscales. fondos o recursos de • Empresas vigiladas por la Superintendencia de Subsidio
naturaleza pública. Familiar
MARCO NORMATIVO: Tablas de Retención Documental
LEY 594 DE 2000
• LEY GENERAL DE ARCHIVOS
DECRETO 1080 DE 2015

CIRCULAR EXTERNA 03 DE 2015
• DECRETO ÚNICO DEL SECTOR CULTURA
• LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE LAS TRD

ACUERDO 004 DE 2019
• Por el cual se reglamenta el procedimiento
para la elaboración, aprobación, evaluación y
convalidación, implementación, publicación e MINI MANUAL TRD - AGN
inscripción en el Registro único de Series
Documentales – RUSD de las Tablas de
Retención Documental – TRD y Tablas de • Empresas vigiladas por la Superintendencia de Industria y
Valoración Documental – TVD Comercio – SIC.
Personeros, curadores, notarios y liquidadores
Las figuras de personero, curador, notario,

liquidador, entre otras, que cumplen
funciones públicas y que por su naturaleza
carecen de una estructura organizacional
definida, deben elaborar sus Tablas de
Retención Documental — TRD o Tablas de
Valoración Documental — TVD a partir de
las funciones asignadas por ley de acuerdo
a su naturaleza jurídica.
Criterios para la elaboración de las TRD
Proyecto elaboración: TRD
1. INTEGRACIÓN
10. INTERESADOS 2. ALCANCE
Áreas
9. ADQUISICIONES
de 3. TIEMPO
conocimiento
8. RIESGO 4. COSTO
7. COMUNICACIONES 5. CALIDAD
6. RECURSO
HUMANO
REQUISITOS TÉCNICOS: Tablas de Retención Documental
REQUISITOS TÉCNICOS: Tablas de Retención Documental
Deben seguir la estructura Deben respetar el principio Deben partir del Cuadro de
1 orgánico-funcional de la
empresa.
2 archivístico de procedencia y
contemplar el ciclo vital de
3 Clasificación Documental —
CCD
• Fondo
los documentos. • Sección
• Series
• Subseries
Deben reflejar la totalidad Deben registrar los tiempos de

4 de la producción documental
de la entidad a través de la
5 retención y la disposición final
de la totalidad de las series,
6
Las Tablas de Retención
Documental – TRD se elaboran
para los documentos activos
identificación de las series, subseries o asuntos y no a que produce o producirá una
subseries o asuntos (en el tipologías documentales. entidad en desarrollo de las
caso de Tablas de Valoración funciones asignadas a cada
Documental — TVD) que unidad administrativa u oficina
surgen como resultado de productora que la conforma.
las funciones propias que
tiene asignadas la entidad.
REQUISITOS TÉCNICOS: Tablas de Valoración Documental
7 Las Tablas de Valoración Documental –
TVD se elaboran para documentos ya
producidos, que han pasado a su segunda
o tercera etapa del ciclo vital, es decir, a
documentación semiactiva de uso
administrativo y legal ocasional o inactiva
que ha dejado de emplearse con fines
legales o administrativos
Proyectos de gestión documental
• Inventarios documentales
• Organización del fondo acumulado
• Limpieza y desinfección de archivos
• Tablas de Valoración documental
• Eliminación documental
• Digitalización de documentos
P F
PASADO PRESENTE FUTURO

Tablas de Retención y Valoración Documental
1930 2007 2021
Creación de la entidad HOY
Tabla de Tabla de
Valoración Retención
Documental Documental
Tablas de Retención y Valoración Documental
1930 2007 2021
Última
Creación de la entidad HOY
reestructuración
Tabla de Tabla de
Valoración Retención
Documental Documental
ELABORACIÓN
DE LAS
TABLAS DE
RETENCIÓN
DOCUMENTAL
PASOS METODOLÓGICOS PARA LA ELABORACIÓN DE
LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Etapa 1: Compilación de información institucional
Consiste en recopilar las fuentes que ETAPA:
1
permitan identificar:
• La estructura orgánico-funcional
vigente
• Funciones asignadas
• La recolección de datos tendientes
a determinar cuáles documentos
producen cada dependencia de
acuerdo con las funciones
asignadas
1. Recolección de información sobre la organización
1. Disposiciones legales, actos administrativos y otras
normas relativas a la creación y cambios
ETAPA: 1
estructurales que haya tenido la organización
2. Marco organizacional, estructura interna actual de
la organización, manuales de funciones, manuales
de procedimientos, sistemas de gestión.
3. Organigrama vigente, asignación de funciones y
procedimientos administrativos, flujogramas y
mapas de procesos.
4. Todos los actos administrativos que hablen sobre la
producción, utilización y conservación de los
documentos que produce la organización.
1.1. Recolección de información sobre la organización
5. Acto administrativo de creación del Comité de
archivo.
6. Reglamento y funciones del Comité de archivo.
ETAPA: 1
COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO
Funcionario
Jefe del del nivel
sistema directivo más Jefe o
integrado de Jefe de la alto nivel responsable
Jefe del área oficina de del archivo
Gestión
de sistemas o Control interno
TIC Jefe de la Jefe de la
oficina jurídica oficina de
planeación
1.2. Entrevistas con los productores de documentos
1. Elaborar cronograma de
entrevistas documentales
2. Entrevistas con los productores de documentos
2. Aplicación de la
encuesta documental
(Anexo 9 Mini - manual de tablas

de retención documental)
• Identificar y definir unidades
documentales.
• Analizar el trámite que da
origen a las unidades
documentales
• Identificar los valores
3. Modelo básico de encuesta documental
ENCUESTA PARA EL ESTUDIO DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
Fecha:
Oficina:
1. DATOS PERSONALES:
1.1. Nombres y apellidos del entrevistado: 1.2. Cargo:
1.3. Dirección y Teléfono: 1.4. Nombres y Apellidos del Entrevistador.
2. DATOS INSTITUCIONALES:
2.1. Empresa Productora: 2.2. Fecha de creación:
2.3. Ciudad: 2.4. Oficina productora:
2.5. Fecha de creación de la oficina: 2.6 Código de la Dependencia:
2.7. Función Básica de la oficina productora:

3. UNIDADES DOCUMENTALES
3.1. Unidades documentales que se producen:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
4. SERIE DOCUMENTAL:
4.1. Denominación completa de la serie documental: 3.1.1. Código:
4.2. Definición:
4.3. Caracteres Externos:
Clase: Soporte: Formato: Forma:
Textual: Papel Simple Original

Gráfico: Electrónico Expediente Copia
Imagen: Otro
Sonoro:
Legible por máquina:
Audiovisual:
Otro:
4.4. Función específica en cumplimiento de la cual se procede el documento:
4.5. Disposición Legal, Administrativa o norma que ordena esta función:
4.6. Disposición Legal, Administrativa o norma que regula la producción del documento:
4.7. Trámite:
4.8. Documentos básicos que componen el expediente (si es un documento simple con anexos, relacione estos).
4.9. Valores del documento

Primarios: Secundarios:
Administrativo Histórico
Legal Científico
Contable Cultural
Fiscal
Técnico
4.10. Norma que establece la vigencia o plazo de conservación:
4.11. Origen del documento:

4.12. Original y número de copias y donde se conservan:
4.13. Publicaciones que recogen el documento íntegra o parcialmente:
4.14. Documentos o bases de datos que recogen datos de este documento:
4.15. Ordenación de la serie:
4.16. Contenido:
4.17. Ciclo vital del documento:

Archivo de gestión: Tiempo:
Archivo central: Tiempo:
4.18. Frecuencia de producción del documento:
Alta: Media: Baja:

4.19. Cantidad que se produce:
4.20. Consulta del documento.
Por la misma oficina Por otras entidades
Por otras oficinas Por otros ciudadanos

4.21. Hasta cuantos años atrás se consulta.
4.22. Frecuencia de las consultas.
Alta: Media: Baja:

5. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES SOBRE LA SERIE DOCUMENTAL.
Etapa 2: Análisis e interpretación de la información
ETAPA:
2
2.1. Dependencias a las que se le elabora TRD
Determinar a qué
dependencias se les debe
elaborar las Tablas de
retención documental, de
acuerdo con el
organigrama.
2.2. Análisis de funciones para establecer series y
subseries documentales y tipos documentales
• Análisis de las funciones y
documentos producidos por cada
dependencia
• Establecer SERIES, SUBSERIES,
TIPOS DOCUMENTALES
Etapa 3: Valoración documental
ETAPA:
3
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN: TRD
ETAPA:
3 VALORACIÓN DOCUMENTAL:
Consiste en analizar la totalidad de la

producción documental de una organización,
agrupada en series y subseries, de acuerdo
con las dependencias productoras y
funciones que cumplen, teniendo en cuenta
los criterios de valoración con el fin de
determinar sus tiempos de retención
documental y disposición final, en razón de
los valores primarios y valores secundarios
que pueden poseer.
Procesos de Gestión documental
8. Valoración 1. Planeación
7. Preservación 2. Producción
6. Disposición 3. Gestión y trámite
5. Transferencia 4. Organización
Procesos de Gestión documental
INSTRUMENTOS PLANEACIÓN
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS –PINAR-
VALORACIÓN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD)
TABLAS DE VALORACIÓN MODELO DE REQUISITOS PARA LA GESTIÓN DE
DOCUMENTAL (TVD) DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS MOREQ.
TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD) PRODUCCIÓN
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
(TRD)
PRESERVACIÓN
TABLAS DE VALORACIÓN INSTRUMENTOS GESTIÓN Y TRÁMITE
DOCUMENTAL (TVD) ARCHIVÍSTICOS
TABLAS DE CONTROL DE ACCESO
TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD)
ORGANIZACIÓN
DISPOSICIÓN CUADROS DE CLASIFICACIÓN
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
DOCUMENTAL (TVD) TRANSFERENCIA BANCOS TERMINOLÓGICOS DE SERIES
TABLAS DE RETENCIÓN INVENTARIO DOCUMENTAL (ID) INVENTARIO DOCUMENTAL
DOCUMENTAL (TRD)
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)
Valoración
Proceso permanente y continuo,
V que inicia desde la planificación de
los documentos y por medio del
cual se determinan sus valores
primarios y secundarios, con el fin
de establecer su permanencia en
las diferentes fases del archivo y
determinar su destino final
(eliminación o conservación
temporal o definitiva).
¿Qué se valora?
Serie documental:
Las series son definidas como el conjunto de documentos
homogéneos elaborados por uno o varios productores, los cuales
son testimonio continuado de una o diversas actividades o
procesos.
Tipo de
Proceso Productor SERIE
expediente
Legal
Administrativo
Valores primarios:
De gestión y trámite Técnico
Valor documental: Uso- función
Contable
Condición de los
documentos que les Fiscal
confiere características:
Valores secundarios: Histórico
Evidénciales, Científico
testimoniales,
informativos Cultural
Testimonio de sus procedimientos
Valores Primarios Administrativo y actividades (uso de acuerdo a la
función
Legal o jurídico Derechos y obligaciones legales
Utilidad para la administración

Fiscal tributaria
Contable Utilidad para soportar las cuentas
En virtud de su desarrollo
Técnico misional
Valores Secundarios Útiles para la reconstrucción
Histórico de la memoria de una
comunidad
Relacionado con herencia,

Patrimonial costo económico de
producción
Creación de conocimiento
Científico en cualquier saber
Son testimonio de vivencias,

Cultural tradiciones, costumbres,
valores
Criterios de valoración documental
1 2 3 4
NORMAS
DOCUMENTOS INTERNACIONALES FRECUENCIA
DE CONSULTA RIESGO
MISIONALES Y NACIONALES
5 6 7 8
ACONTECIMIENTOS NIVEL
EVOLUCIÓN POLÍTICOS Y JERÁRQUICO DE VOLUMEN DE
TECNOLÓGICA SOCIALES LA SERIE
PRODUCCIÓNhttps://es.worder.cat/buscarpalabras
Análisis
del marco
normativo
Consulta
Frecuencia de
consulta
Organización
Conocimiento
de la
organización
Riesgo
Análisis
del riesgo
Tecnología
Evolución
y desarrollo
Criterios de valoración documental
tecnológico
Acontecimientos
políticos y
sociales
A C O R T A
Etapa 4: Elaboración de las TRD
ETAPA:
4
FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: DIDÁCTICA EMPRESARIAL S.A.

OFICINA PRODUCTORA HOJA No. De
CÓDIGO RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
SERIES, SUBSERIES, TIPOS DOCUMENTALES FORMATO PROCEDIMIENTO
Archivo Archivo
OFICINA SERIE SUBSERIE CT E M S
gestión central
CONVENCIONES: FIRMAS RESPONSABLES:

Conservación Total CT
Eliminación E
Reproducción por medio técnico (microfilmación digitalización, fotografía. M Ciudad y fecha:
Selección S
Escribir el nombre completo o razón social de la
entidad productora de la documentación a
registrar en las TRD.

OFICINA PRODUCTORA HOJA No. De
CÓDIGO RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
Archivo Archivo
gestión central

Eliminación E
Selección S
Consignar el nombre de la unidad
administrativa (Dependencia) que produce la
FORMATO
serie o subserie documental TABLAS
como DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
resultado
del ejercicio de sus funciones.
OFICINA PRODUCTORA DIRECCIÓN JURÍDICA HOJA No. De
CÓDIGO RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
Archivo Archivo
gestión central

Eliminación E
Selección S
Registrar los dígitos con los cuales se identificaron las dependencias, series y subseries
documentales.
OFICINA PRODUCTORA
Este debe responder al sistema de clasificación documental
DIRECCIÓN JURÍDICA HOJA No.
establecido
De
en
la organización (Cuadro de clasificación documental).
CÓDIGO RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
Archivo Archivo
gestión central
PRESTACIÓN DE SERVICIOS
Dirección Jurídica
CONTRATOS
CONTRATOS DE

Eliminación E
Selección S

CÓDIGO RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
Archivo Archivo
gestión central
120 20 10 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
Consignar el nombre asignado al conjunto

de unidades documentales, resultantes de
un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia de sus funciones.

Eliminación E
Selección S

CÓDIGO RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
Archivo Archivo
gestión central
120 20 10 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

Registrar cada uno de los tipos documentales que
• Contrato conforman la serie o subserie.
• Hoja de vida
• Copia documento de identidad
• Certificados laborales
• Certificados de estudio
• Póliza de cumplimiento y calidad
• Acta de liquidación del contrato

Eliminación E
Selección S

CÓDIGO RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
Archivo Archivo
gestión central
120 CONTRATOS SERIES: EN PLURAL, MAYÚSCULA, NEGRILLA

120 20 10 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS SUBSERIES: EN PLURAL, MINÚSCULA, SIN NEGRILLA
• Contrato
• Hoja de vida
• Copia documento de identidad
• Certificados laborales TIPOS DOCUMENTALES: Minúscula
• Certificados de estudio
• Acta de liquidación del contrato

Eliminación E
Selección S

CÓDIGO RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
Archivo Archivo
gestión central
120 20 CONTRATOS
120 20 10 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Indicar frente a cada tipo documental en

• Contrato Papel que en soporte se encuentra (Papel,
• Hoja de vida Papel
Electrónico (PDF, Excel, etc.)
• Copia documento de identidad Elect - PDF
• Certificados laborales Elect – PDF
• Certificados de estudio Elect – PDF
• Póliza de cumplimiento y calidad Papel
• Acta de liquidación del contrato Papel

Eliminación E
Selección S

CÓDIGO RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
Archivo Archivo
gestión central
120 20 CONTRATOS
120 20 10 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS 2

• Contrato Papel

Diligenciar el tiempo que debe permanecer

la serie o subserie en el archivo de gestión,
• Certificados de estudio Elect – PDF expresado en número de años.

Eliminación E
Selección S

CÓDIGO RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
Archivo Archivo
gestión central
120 20 CONTRATOS
120 20 10 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS 2 8

• Contrato Papel

Diligenciar el tiempo que debe permanecer

la serie o subserie en el archivo central,
• Certificados de estudio Elect – PDF expresado en número de años.

Eliminación E
Selección S
Indicar el tipo de disposición final
asignado a la serie o subserie
documental, marcar con una X.
CÓDIGO RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
Archivo Archivo
gestión central
120 20 CONTRATOS
120 20 10 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS 2 8 x

• Contrato Papel
Conservación Total
Medio Técnico
Eliminación
Selección

Eliminación E
Selección S
Registrar información relativa al proceso
de valoración documental y actividades
referentes a la implementación de las
ENTIDAD PRODUCTORA: DIDÁCTICA EMPRESARIAL S.A. Tablas de Retención Documental – TRD.
CÓDIGO RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
Archivo Archivo
gestión central
120 20 CONTRATOS
Una vez liquidado el contrato, se conserva 2 años
en el archivo de gestión para posibles consultas,
120 20 10 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS 2 8 X transferir al archivo central y conservar 8 años.
Transcurrido el tiempo de retención se elimina.
• Contrato Papel
Eliminación E
Ciudad y fecha:
Reproducción por medio técnico (microfilmación digitalización, fotografía. M
Selección S
Registrar información relativa al proceso
de valoración documental y actividades
ENTIDAD PRODUCTORA: DIDÁCTICA EMPRESARIAL S.A. referentes a la implementación de las
OFICINA PRODUCTORA DIRECCIÓN JURÍDICA Tablas
HOJA No. de Retención
De Documental – TRD.
CÓDIGO RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
Archivo Archivo
gestión central
120 20 CONTRATOS
120 20 10 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS 2 8 X

• Contrato Papel
1. Registrar el hecho a partir del cual se empiezan a contar los tiempos de retención
documental para lasElect
series y subseries documentales.
• Copia documento de identidad - PDF
• Certificados laborales 2. Para las series y subseries

Elect – PDF documentales con disposición final eliminación a las cuales

se les asignó reproducción por otros medios tecnológicos, indicar en qué momento se
• Póliza de cumplimiento y calidadeliminará la reproducción.
Papel

3. Registrar el sustento de la disposición final asignada a series y subseries
documentales teniendo en cuenta el contenido de los documentos.
4. Para las series y subseries documentales con disposición final selección, indicar el
Conservación Total tamaño de la muestra y el métodoCTde selección.
Eliminación E
Selección S

CÓDIGO RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
Archivo Archivo
gestión central
120 20 CONTRATOS

• Contrato Papel
• Copia documento de identidad Las TRD, deberán

Elect - PDF ser firmadas por el Secretario
• Certificados laborales General o funcionario
Elect – PDF
administrativo de igual o

superior jerarquía,
Papel
y por el responsable del área
• Acta de liquidación del contrato gestión Papel
documental de la organización.

Conservación Total CT Persona con mayor nivel jerárquico
Eliminación E Director de gestión documental
Selección S

CÓDIGO RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
Archivo Archivo
gestión central
120 20 CONTRATOS

• Contrato Papel

Conservación Total CT Persona con mayor nivel jerárquico
Eliminación E Director de gestión documental
Consignar
Selección la ciudad y fecha(s) en que se aprobaron S
y convalidaron las Tablas de Retención Documental

– TRD.
Banco terminológico de series y subseries documentales
Para la elaboración de las Tablas

de Retención Documental — TRD,
se podrá contemplar las
denominaciones, los tiempos de
retención documental y la
disposición final para series y
subseries, propuestos en el Banco
Terminológico de Series y
Subseries del Archivo General de la
Nación Jorge Palacios Preciado.
Banco terminológico de series y subseries documentales
Equipo de trabajo
Documental — TRD
deben ser elaboradas por
un equipo
interdisciplinario,
conformado por personas
de diferentes disciplinas
tales como: Archivística,
Historia, Derecho,
Administración Pública,
Ingeniería Industrial,
entre otras.
Firmas responsables de las TRD
EMPRESAS PÚBLICAS EMPRESAS PRIVADAS
Las Tablas de Retención • Gerente de la empresa
Documental – TRD y las • Responsable del área de
Tablas de Valoración gestión documental
Documental – TVD deberán
ser firmadas por:
• El Secretario General o
funcionario administrativo
de igual o superior
jerarquía, y
• El responsable del área
gestión documental de la
entidad.
Acuerdo 004 de 2019 art. 8

Aprobación de las Tablas de retención documental

Documental – TRD o Tablas de
Valoración Documental – TVD
deberán ser aprobadas por el
Comité Interno de Archivo o el
Comité Institucional de
Gestión y Desempeño, cuyo
sustento deberá quedar
consignado en el acta del
respectivo comité.
Aprobación de las Tablas de retención documental
En los casos en los que la
entidad no cuente con el
Comité que avale las Tablas de
Retención Documental – TRD,
por no contar taxativamente
con los cargos que integran
dicha instancia, la aprobación
se hará por acto
administrativo o documento
equivalente expedido por el
Representante Legal.
Anexos de las TRD
1. Documentos en los que se establece la estructura orgánica vigente de la
entidad, expedidos por los órganos de dirección o administración competentes,
el representante legal o quien haga sus veces.
2. Documentos en los que se establecen las funciones de cada una de las unidades
administrativas u oficinas productoras que conforman la estructura orgánica
vigente de la entidad, expedidos por los órganos de dirección o administración
competentes, el presentante legal o quien haga sus veces.
3. Documentos mediante los cuales se crean órganos consultivos o asesores de la

entidad, expedidos por los órganos de dirección o administración competentes,
el representante legal o quien haga sus veces.
Anexos TRD
4. Organigrama de la entidad, sustentado en los documentos que establecen la
estructura orgánica vigente, expedidos por los órganos de dirección o
administración competentes, el representante legal o quien haga sus veces.
5. Cuadro de Clasificación Documental – CCD que represente las agrupaciones

documentales en las cuales se subdivide el fondo, es decir, subfondos (de ser el
caso), secciones, subsecciones, series y subseries, de forma unificada y
debidamente codificadas y jerarquizadas.
6. Acta de la(s) sesión(es) en las cuales se aprobaron las Tablas de Retención

Documental — TRD por parte del Comité de Archivo integrado al Comité
Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces.
Anexos TRD
7. Acto administrativo o documento equivalente mediante el cual el
Representante Legal aprueba las Tablas de Retención Documental — TRD, en
los casos en los que la entidad no cuente con el Comité que avale las Tablas de
Retención Documental — TRD, por no contar taxativamente con los cargos que
integran dicha instancia.
Confrontación de la estructura orgánica con las TRD
• El número de Tablas de Retención
Documental – TRD debe corresponder con el
número de unidades administrativas u
oficinas productoras de documentos de
archivo que conforman la estructura orgánica
vigente de la organización.
• En los casos en que la entidad no elabore
Tablas de Retención Documental – TRD para
la totalidad de las unidades administrativas
que conforman la estructura orgánica
vigente, en la memoria descriptiva del
proceso de elaboración o actualización del
instrumento archivístico deberá sustentar
dicha situación.
Análisis de las funciones y su relación con las series y subseries
• Las series y subseries
documentales
registradas en cada una
de las Tablas de
Retención Documental
— TRD deben
corresponder con las
funciones de la unidad
administrativa u oficina
productora de
documentos de archivo.
Funciones y documentos que produce Gestión humana
función Documento
Garantizar la conservación, • HISTORIAS LABORALES
seguridad y actualización de
las historias laborales del
personal activo, inactivo y
reemplazos de vacaciones que
tengan relación con la
empresa, según las normas
vigentes.
Funciones y documentos que produce Gestión humana
función Documento
Garantizar y supervisar la HISTORIAS LABORALES
debida afiliación y retiro del
personal al sistema de
seguridad social (Salud,
Pensión, Caja de
Compensación Familiar y
A.R.L), de acuerdo a la
normatividad vigente.
Análisis de los procesos de trabajo:
La norma Identifica dos tipos de análisis denominados:
• La descomposición de
Análisis funcional funciones en procesos
Análisis • El estudio del flujo de

secuencial operaciones
ISO: 26122:2008
Denominación de las series y las subseries documentales
• El nombre asignado a
series y subseries
documentales registradas
en las Tablas de Retención
Documental – TRD debe
corresponder con lo
establecido en normas
legales o técnicas.
Codificación de las SERIES y SUBSERIES documentales
DEPENDENCIA
1 GERENCIA
CÓDIGO 100
SERIE
2 ACTAS
CÓDIGO 1
SUBSERIE
3 CÓDIGO 1
ACTAS ASAMBLEA
Acuerdo 004 de 2019- AGN

HOJA No. De
OFICINA PRODUCTORA DIRECCIÓN JURÍDICA
Establecer el tiempo
DISPOSICIÓN
CÓDIGO de retención de FORMATO RETENCIÓN
SERIES, SUBSERIES, TIPOS FINAL
PROCEDIMIENTO
OFICINA SERIE SUBSERIE cadaDOCUMENTALES
serie y subserie 03
Archivo Archivo
gestión central
CT E M S
120 20 1 CONTRATOS en años. 02

Una vez liquidado el contrato,
01 se conserva 2 años en el
archivo de gestión para
posibles consultas, transferir
al archivo central y conservar
CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE
SERVICIOS
2 8 8 años. Transcurrido el tiempo
de retención se elimina.
Ley 962 de 2005, artículo 28.
Racionalización de la
conservación de los libros y
papeles de comercio.
Series de conservación permanente
4. Procesos de 5. Planes,
1. Documentos 3. Actos reorganización programas y
misionales 2. Actas Administrativos administrativa proyectos
6. Manuales de 8. Contratos y 10. Conceptos

funciones convenios técnicos, peritajes
y procedimientos 7. Estudios técnicos internacionales 9. Informes y dictámenes
13. Tratados,
12. Fenómenos convenios y
11. Procesos sociales, político , contratos 14. Marcas, 15. Muestreo
intelectuales etc. internacionales patentes y diseños estadístico
Documentos de conservación permanente -En su formato original
-
Series documentales de carácter misional (correspondientes a la razón de
1.
ser de la entidad).
2. Actas de comités decisorios y consultivos.
Actos administrativos de carácter dispositivo (decretos, acuerdos,
3.
resoluciones, etc.).
4. Documentos relativos a procesos de reorganización administrativa.
Documentos que describan los planes, programas y proyectos de la entidad
5.
Manuales de funciones y procedimientos.
Estudios técnicos (incluyendo aquellos elaborados como productos de
6.
contratos estatales, asesorías y consultorías).
-
7. Contratos y convenios internacionales.
Informes (de gestión, técnicos, científicos entre otros tipos) presentados a
8. autoridades administrativas, organismos de control, cuerpos colegiados
(consejos y juntas directivas).
9. Conceptos técnicos, peritajes y dictámenes.
Series documentales que den cuenta de procesos intelectuales realizados por
10. sus autores (tales como estudios, estadísticas, análisis y proyecciones,
informes de investigaciones, análisis de encuestas entre otros).
Series que permitan explicar fenómenos de tipo social, político, legal,
11.
económico, histórico entre otros análisis.
-
12. Tratados, contratos y convenios con organismos internacionales.
13. Documentos de marcas y patentes.
14. Diseños y sus documentos de soporte.

Series resultantes de procesos de muestreo estadístico (selección
15.
archivística
Lo anterior no exime a las entidades de hacer procesos de valoración
documental para todas las series, conforme a las mejores prácticas archivísticas
y de acuerdo con los lineamientos del Archivo General de la Nación, según
criterios técnicos adecuados, para garantizar la conservación del patrimonio
documental del país.
Tiempo de conservación: A partir de:
La aprobación o
Permanente
convalidación.
Permanente
Series
Normatividad:
documentales:
TABLAS DE Acuerdo 004 de 2019
RETENCIÓN
DOCUMENTAL.
Término que
Retención de 80 a
empieza a contar a
100 años. partir del retiro del
funcionario y/o
trabajador.
80 a 100
años
Series
Normatividad:
documentales:
HISTORIAS Constitución política
LABORALES Colombiana
Código Sustantivo del
Trabajo Artículo 264
Conceptos AGN.
Asunto: Tiempos de retención y digitalización de las Historias Laborales.
A partir de esta normatividad y otras que no fueron citada, el AGN ha

conceptuado que las Historias Laborales y la Nómina se deben conservar por un
tiempo de 80 y 100 años, contados a partir del retiro del funcionario o
trabajador, toda vez que esta documentación se constituye en garante de los
derechos de los trabajadores y sus familiares como son: el derecho al trabajo,
acceso a la información, la seguridad social, entre otros. Además, protege
jurídicamente a la empresa ante eventuales reclamaciones o requerimientos
sobre el cumplimiento de las obligaciones que ha impuesto la ley a los
empleadores.
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/conceptostecnicos/2017/SUBGPD/Radicado_2-2017-01249.pdf
C. DIGITALIZACIÓN DE LAS HISTORIAS LABORALES El artículo 19 de Ley 294 de 2000 establece que las
entidades pueden incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos,
empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan
los requisitos de organización archivística y realizando los estudios técnicos pertinentes para tomar la adecuada
decisión. De esta manera, la digitalización como técnica reprográfica puede ser aplicada a cualquier tipo de
documento, siempre y cuando la aplicación de este procedimiento corresponda a una decisión fundamentada
en la política de Gestión Documental y al Programa de Gestión Documental de la entidad, según lo estipulado
en el Título II del capítulo VI del Decreto 1080 de 2609 de 2012 sobre Gestión de Documentos.
No obstante, la digitalización de documentos no implica la eliminación. En el

caso de las Historias Laborales, el AGN ha conceptuado que estas deben
conservarse debidamente organizadas y en soportes originales, debido a los
plazos precauciónales de reconocimiento y pago de la pensión, al igual, que en
la garantía y salvaguarda de los derechos fundamentales a la seguridad social, a
la información y el trabajo.
El Código Sustantivo del Trabajo en su artículo 264 establece: “ARCHIVOS DE LAS EMPRESAS.
1. Las empresas obligadas al pago de la jubilación deben conservar en sus archivos los datos que permitan
establecer de manera precisa el tiempo de servicio de sus trabajadores y los salarios devengados.
2. Cuando los archivos hayan desaparecido o cuando no sea posible probar con ellos el tiempo de servicio o
el salario, es admisible para aprobarlos cualquiera otra prueba reconocida por la ley, la que debe producirse
ante el juez del Trabajo competente, a solicitud escrita del interesado y con intervención de la empresa
respectiva.”
De lo anterior se deduce que las empresas deberán prever el tiempo de conservación de las historias
laborales, de acuerdo a lo estipulado en el Código Sustantivo del Trabajo. Si bien esta dependencia no
conoce una norma donde se indique taxativamente el tiempo de retención de las historias laborales para el
sector privado, se sugiere que se adopten como buena práctica las regulaciones emanadas por el Archivo
General de la Nación Jorge Palacios Preciado, para la gestión de los documentos de archivo. En este sentido,
por lo general se propone como mínimo un tiempo de retención de las historias laborales de 80 a 100 años,
pues no sólo el trabajador tiene derechos frente a los aportes pensionales, sino también lo pueden llegar a
tener sus sobrevivientes.
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/conceptostecnicos/2017/SUBATPA/Radicado_2-2017-02360.pdf
Término que
Retención 20 años.
empieza a contar a
partir de la
liquidación del
contrato
20 años
Series y subseries
Normatividad:
documentales:
SERIE: CONTRATOS Ley 80 de 1993
SUBSERIE: CONTRATOS
ESTATALES
Asunto: Concepto sobre retención de la serie contratos.
Como se percatará el marco normativo es fundamental a la hora de establecer los

términos de vigencia, reserva legal, prescripción o caducidad de acciones legales y
técnicas que recaen sobre los documentos. Si se trata de contratos suscritos con el
Estado bajo la Ley 80 de 1993 y las normas que la reglamentan, es fundamental
tener en cuenta lo establecido por el artículo 55 de la citada ley, que trata de la
prescripción de las acciones de responsabilidad contractual, y que reza así:
“La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artículos
50, 51, 52 y 53 de esta Ley prescribirá en el término de veinte (20) años, contados a
partir de la ocurrencia de los mismos. La acción disciplinaria prescribirá en diez (10)
años. La acción penal prescribirá en veinte (20) años”.
a partir de la fecha en
20 años.
que se extinga el
derecho a la prestación
por cualquiera de las
causales de ley.
20 años
Series
Normatividad:
documentales:
Expediente
pensional Acuerdo 006 de
2011, AGN.
ACUERDO 6 DE 2011 (octubre 18)
Diario Oficial No. 48.242 de 3 de noviembre de 2011
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Por el cual se reglamenta la organización y manejo de los expedientes

pensionales.
Artículo 9. TIEMPO DE RETENCIÓN DEL EXPEDIENTE PENSIONAL. El

tiempo de retención documental para el expediente pensional será
mínimo de veinte (20) años, contados a partir de la fecha en que se
extinga el derecho a la prestación por cualquiera de las causales de ley.
Contados a partir del
20 años.
momento en que cese la
relación laboral del
trabajador con la
empresa.
20 años
Series
Normatividad:
documentales:
documentos del DECRETO 1072
Sistema de Gestión
de la Seguridad y de 2015
Salud en el Trabajo
SG-SST
A partir de la fecha de la
15 años.
última atención.
5 Años archivo de
gestión y 10 años
archivo central.
15 años
Deming
Series wheel Normatividad:
documentales:
Resolución 839 de
• Historia clínica 2017
• Historia clínica
ocupacional
MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL
RESOLUCIÓN NÚMERO 00839 DE 2017
( 23 MAR )2017
Por la cual se modifica la Resolución 1995 de 1999 y se dictan otras disposiciones EL MINISTRO DE SALUD Y
PROTECCIÓN SOCIAL Y LA MINISTRA DE CULTURA En ejercicio de sus facultades legales, en especial, de las
conferidas por el numeral 3 del artículo 173 de la Ley 100 de 1993 y el artículo 25 de la Ley 594 de 2000, y
CONSIDERANDO
Artículo 3. Retención y tiempos de conservación documental del expediente de la historia
clínica. La historia clínica debe retenerse y conservarse por el responsable de su custodia, por
un periodo mínimo de quince (15) años, contados a partir de la fecha de la última atención. Los
cinco (5) primeros años dicha retención y conservación se hará en el archivo de gestión y los
diez (10) años siguientes en el archivo central. Para las historias clínicas de víctimas de
violaciones de derechos humanos o infracciones graves al Derecho Internacional Humanitario,
los términos de retención y conservación documental se duplicarán. Si al momento de tener en
custodia una historia clínica, esta llegare a formar parte de un proceso relacionado con delitos
de lesa humanidad, la conservación será permanente, lo cual deberá garantizar la entidad a
cuyo cargo se encuentre la custodia, utilizando para tal fin los medios que considere
necesarios.
Contados a partir de la
Se conservan por lo fecha del último
menos durante 10 asiento,
años. documento o
comprobante
10 años
Deming
Documentos: wheel Normatividad:
Libros y papeles Ley 962 de 2005

de comercio (Artículo 28)
Ley 962 de 2005 “Por la cual se dictan disposiciones sobre
racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los
organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen
funciones públicas o prestan servicios públicos.” Y en el Artículo 28 se
refiere a la racionalización de la conservación de los libros y papeles de
comercio: “Los libros y papeles del comerciante deberán ser
conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la
fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar
para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o
en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su
reproducción exacta.
El liquidador debe A partir de la fecha

conservar los de disolución de la
documentos por 5 sociedad.
años.
5 años
Documentos: Normatividad:
Sociedades Código de
liquidadas. Comercio, Artículo 256.
Prescripción de la acción.
OFICIO 220-087360 DEL 14 DE JUNIO DE 2018
Ref.: Almacenamiento de la información de una persona que inicia

proceso de liquidación voluntaria.
Me remito a su comunicación radicada de manera preliminar ante la

Superintendencia Financiera con el número No. 2018056782-001-000
el 30 de abril de 2018, entidad que por competencia decidió remitirla
a la Superintendencia de Sociedades, el 3 de mayo de 2018, bajo el
radicado No. 2018-01-222021, solicitando concepto sobre quién tiene
el deber de custodia de la información, el tiempo en que ésta se debe
guardar o si se debe transmitir al liquidador de la empresa cliente,
que adquirió los servicios de guarda y custodia de la información.
OFICIO 220-087360 DEL 14 DE JUNIO DE 2018
Artículo 28. Racionalización de la conservación de libros y papeles de

comercio. Los libros y papeles del comerciante deberán ser
conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la
fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo
utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en
papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que
garantice su reproducción exacta.
Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes,

que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta
información.
No obstante lo anterior, dado que una sociedad liquidada pierde su
personería jurídica, por lo cual no puede ser sujeto de derechos y
obligaciones, debe inferirse que, en tal caso, la obligación sobre la
conservación se traslada al liquidador, tal como se observa en la
disposición del artículo 134 del Decreto 2649 de 1993, aún vigente.
Con el principio contenido en el artículo 256 del Código de Comercio,
según el cual las acciones entre los asociados entre sí, por razón de la
sociedad y las de los liquidadores contra los asociados, prescribirán en
cinco años a partir de la fecha de disolución de la sociedad. Y a su vez
que “Las acciones de los asociados y de terceros contra los liquidadores
prescribirán en cinco años a partir de la fecha de la aprobación de la
cuenta final de liquidación”, tal como se expresa en el punto 10 de la
Circular Externa 115-00006 del 23 de diciembre de 2010, la que se
encuentra vigente.(…)¨
Código de Comercio
Artículo 256. Prescripción de la acción. Término
Las acciones de los asociados entre sí, por razón de la sociedad y la de los
liquidadores contra los asociados, prescribirán en cinco años a partir de la
fecha de disolución de la sociedad.
Las acciones de los asociados y de terceros contra los liquidadores

prescribirán en cinco años a partir de la fecha de la aprobación de la cuenta
final de la liquidación.
Fuente: http://leyes.co/codigo_de_comercio/256.htm
5 años. A partir del 1 de

enero del año
siguiente.
5 años
Información Estatuto tributario

fiscal. Artículo 632
DECRETO 624 DE 1989 (30 de marzo de 1989)
"Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los Impuestos Administrados

por la Dirección General de Impuestos Nacionales"
ARTICULO 632. DEBER DE CONSERVAR INFORMACIONES Y PRUEBAS.
...”Para efectos del control de los impuestos administrados por la Dirección

General de Impuestos Nacionales, las personas o entidades, contribuyentes
o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un período
mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1o. de enero del año
siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los siguientes
documentos, informaciones y pruebas, que deberán ponerse a disposición
de la Administración de Impuestos, cuando ésta así lo requiera:...”
"Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los Impuestos Administrados

por la Dirección General de Impuestos Nacionales"
ARTICULO 632. DEBER DE CONSERVAR INFORMACIONES Y PRUEBAS.
...”Para efectos del control de los impuestos administrados por la Dirección

General de Impuestos Nacionales, las personas o entidades, contribuyentes
o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un período
mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1o. de enero del año
siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los siguientes
documentos, informaciones y pruebas, que deberán ponerse a disposición
de la Administración de Impuestos, cuando ésta así lo requiera:...”
5 años. A partir de la fecha

legalización de los
documentos.
5 años
Sociedades de Intermediación
Aduanera la conservación del
original de las declaraciones de Decreto 2685 de 1999
importación, de valor, de exportación o Artículo 26
de tránsito aduanero, de los recibos
oficiales de pago en bancos y demás
documentos soporte.
LEY 795 de 2003
Estatuto Orgánico del Sistema Financiero
Artículo 96. Conservación de archivos y documentos

Los libros y papeles de las instituciones vigiladas por la
Superintendencia Bancaria deberán conservarse por un
período no menor de cinco años (5) años, desde la fecha del
respectivo asiento, sin perjuicio de los términos establecidos
en normas especiales. Vencido este lapso, podrán ser
destruidos siempre que, por cualquier medio técnico
adecuado, se garantice su reproducción exacta.

del último registro.
5 años
Documentos de LEY 795 de 2003

Instituciones Artículo 96
vigiladas por la
Superfinanciera
DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES DIAN
Concepto 015095 22 Mayo de 2015
"La obligación de custodia y conservación a disposición de la autoridad aduanera, del original

de la Declaración de Importación, Exportación o Tránsito y de sus documentos soporte está en
cabeza de la Sociedad de intermediación Aduanera como declarante, sin perjuicio de que el
importador o exportador puedan conservar copia de la declaración de importación,
exportación o tránsito. De manera que, cuando la Sociedad de Intermediación Aduanera actúe
como declarante, en su calidad de custodio de los originales, deberá expedir copia de la
documentación original que conserva en su archivo, a solicitud del importador o exportador
que lo requiera. "
Lo anterior en armonía con lo dispuesto en el artículo 26 del Decreto 2685 de 1999 que impone
la obligación para las Sociedades de Intermediación Aduanera la conservación del original de
las declaraciones de importación, de valor, de exportación o de tránsito aduanero, de los
recibos oficiales de pago en bancos y demás documentos soporte, por un periodo no inferior a
cinco (5) años a disposición de la autoridad aduanera cuando ésta así lo requiera.

de presentación.
3 años
Deming
Series wheel Normatividad:
documentales:
Declaraciones Estatuto tributario
tributarias. Artículo 714
"Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los Impuestos

Administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales"
Por regla general las declaraciones tributarias pueden ser revisadas y

cuestionadas por la Administración de impuestos dentro de los tres
años siguientes al vencimiento del plazo para declarar o de la fecha en
que se haya presentado en caso de haberse presentado de forma
extemporánea según lo contempla el artículo 714 del estatuto
tributario, modificado por la ley 1819 de 2016.
3 años. Desde la fecha de

expedición.
3 años
Deming
Documentos: wheel Normatividad:
Las guías y Ley 1369 de 2009

documentos soporte Artículo 35
de entrega Retención documental.
LEY 1369 DE 2009
ARTÍCULO 35. RETENCIÓN DOCUMENTAL.
Las guías y documentos soporte de entrega, constancias de recibo

y cualquier otro documento que utilicen los Operadores Postales
para la prestación del servicio y que los mismos estimen
pertinente su conservación, deberán guardarse por un periodo no
menor a tres (3) años desde la fecha de expedición de los mismos,
sin perjuicio de los términos establecidos en normas especiales.
Vencido el plazo anterior estos documentos podrán ser destruidos
siempre que por cualquier medio técnico adecuado se garantice
su reproducción exacta.

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Tablas de Retención

4 Facilitan el control y acceso a

6 Regulan las transferencias de

7 Sirven de apoyo para la

8 Responden a las exigencias

1 Permiten el manejo integral

2 Facilitan la organización de los

4 Identifican y reflejan las

5 Integran los procesos

6 Permiten identificar los

Facilita la organización de los documentos en su etapa de gestión

Contribuyen a la protección del patrimonio histórico documental

Regulan las transferencias de los documentos

Proporcionan seguridad al momento de aplicar el proceso de eliminación

DECRETO 1080 DE 2015

• LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE LAS TRD

Las figuras de personero, curador, notario,

10. INTERESADOS 2. ALCANCE

Deben reflejar la totalidad Deben registrar los tiempos de

PASADO PRESENTE FUTURO

1930 2007 2021

Creación de la entidad HOY

1930 2007 2021

(Anexo 9 Mini - manual de tablas

1.3. Dirección y Teléfono: 1.4. Nombres y Apellidos del Entrevistador.

2.3. Ciudad: 2.4. Oficina productora:

2.5. Fecha de creación de la oficina: 2.6 Código de la Dependencia:

2.7. Función Básica de la oficina productora:

Clase: Soporte: Formato: Forma:

Textual: Papel Simple Original

4.5. Disposición Legal, Administrativa o norma que ordena esta función:

4.9. Valores del documento

4.11. Origen del documento:

4.13. Publicaciones que recogen el documento íntegra o parcialmente:

4.14. Documentos o bases de datos que recogen datos de este documento:

4.15. Ordenación de la serie:

4.17. Ciclo vital del documento:

Alta: Media: Baja:

4.20. Consulta del documento.

Por la misma oficina Por otras entidades

Por otras oficinas Por otros ciudadanos

4.22. Frecuencia de las consultas.

Alta: Media: Baja:

Consiste en analizar la totalidad de la

6. Disposición 3. Gestión y trámite

Legal o jurídico Derechos y obligaciones legales

Utilidad para la administración

Contable Utilidad para soportar las cuentas

Relacionado con herencia,

Son testimonio de vivencias,

ENTIDAD PRODUCTORA: DIDÁCTICA EMPRESARIAL S.A.

CONVENCIONES: FIRMAS RESPONSABLES:

ENTIDAD PRODUCTORA: DIDÁCTICA EMPRESARIAL S.A.

CONVENCIONES: FIRMAS RESPONSABLES:

CONVENCIONES: FIRMAS RESPONSABLES:

CONVENCIONES: FIRMAS RESPONSABLES:

ENTIDAD PRODUCTORA: DIDÁCTICA EMPRESARIAL S.A.

120 20 10 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

Consignar el nombre asignado al conjunto

CONVENCIONES: FIRMAS RESPONSABLES:

ENTIDAD PRODUCTORA: DIDÁCTICA EMPRESARIAL S.A.

120 20 10 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

CONVENCIONES: FIRMAS RESPONSABLES:

ENTIDAD PRODUCTORA: DIDÁCTICA EMPRESARIAL S.A.