PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

TALLER DE APRENDIZAJE: TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ( 17 de MARZO)

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

• Denominación del Programa de Formación: TECNICO EN ASISTENCIA

ADMINISTRATIVA
• Código del Programa de Formación: 134101
• Nombre del Proyecto:.
• Fase del Proyecto: EJECUCIÓN
• Actividad de Proyecto:
• Competencia: TRAMITAR CORRESPONDENCIA DE ACUERDO CON PROCESOS
TÉCNICOS Y NORMATIVA.
• Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
➢ 01 Interpretar el proceso de la organización de los documentos de archivo de gestión
acorde con los principios archivísticos y la normativa.
➢ 02 Organizar los documentos de archivo de gestion teniendo en cuenta principios
archivìsticos y normativa.
➢ 03 preservar y conservar los documentos de archivo de gestión de acuerdo con
políticas institucionales, unidades de conservación y normativa.
➢ 04 Preparar las Transferencias Documentales, primarias de acuerdo con las Tablas
de Retención Documental y el cronograma Institucional.
➢ 05 Verificar los procedimientos para la organización de archivos de gestión de
acuerdo normativa y políticas empresariales.
• Duración de la Guía: 6 Horas

2. PRESENTACIÓN
Según el Archivo General de la Nación (AGN), los Cuadros de Clasificación Documental –
CCD, refleja la jerarquización dada a la documentación producida por la Entidad y en el que
se registran las series y subseries documentales con su respectiva codificación, a su vez
las agrupa por las unidades productoras o dependencias.
GFPI-F-019 V03
Serie Documental: Conjunto de Unidades Documentales de estructura y contenidos
homogéneos emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas.

Subserie Documental: Conjunto de Unidades Documentales que forman parte de una

Serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la Seria por los tipos
documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto.

Tipo Documental: Unidad Mínima que reúne todas las características necesarias para ser
considerada documento.

ACTIVIDAD N°1: Leer el acuerdo 004 de 2013, realizar una presentación en PowerPoin,
Prezi o el programa que más se le facilite.

ACTIVIDAD N°2:
Estimad@s Aprendices:
De la siguiente lista seleccione cuáles son SERIES, Cuáles son Subseries Documentales.
Recuerde que las Series se scriben en Mayúscula y las Subseries van las primeras letras
en Mayúscula.

LISTADO SERIE SUBSERIE

Informes
Circulares Informativas
Hojas de vida
Actas
Circulares
GFPI-F-019 V03
Hojas de Vida
Contratos de Materia Prima
Programas de eventos
Contratos de comodato
Comunicaciones
Inventario documental de la
dependencia
Contratos de arrendamiento
Actas de comité
Comunicaciones Oficiales
Programas de mantenimiento
proyectos
Informes de organismos de control
Contratos de prestación de servicio
Informes de eventos
Actas de comité de archivo
manuales
PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN
Informes de auditoría
Planes de mercadeo
Actas de comité directivo
Resoluciones de juntas de socios
Programas de salud ocupacional
Proyectos de reestructuración
Resoluciones de gerencia
Contratos de obra
Resoluciones de confinamiento
Inventarios
planes
MANUALES DE FUNCIONES
GFPI-F-019 V03
 Informe presupuestal
Contrato de suministros
CIRCULARES INFORMATIVAS
Informes de nómina
CONTRATOS
Inventario de transferencia
documental
Programas de eventos
Inventario de bienes muebles
Proyectos de presupuesto
Manuales de gestión documental
programas
Resoluciones de seguridad social
PROYECTOS DE RESPONSABILIDAD
SOCIAL

RESOLUCIONES ADMINSTRATIVAS
INFORMES DE CALIDAD
Inventario de equipos de audio
Informes de gestión
Contratos de compraventa
Informes financieros
Planes de mejoramiento
Inventarios documentales
Manuales de procesos y
procedimientos
Inventario de elementos de consumo
PROGRAMAS DE BIENESTAR
LABORAL
Informe a entidades oficiales
Hojas de vida personal administrativo

ACTIVIDAD : N°3
GFPI-F-019 V03
Luego Organiza por orden Alfabético las SERIES, con su correspondiente Subserie
Documental.
SERIE SUBSERIE o TIPO DOCUMENTAL

ACTIVIDAD: N°4
Elabore el cuadro de Tablas de Retención Documental en Excel y ubique en él cada una de
las Series y Subseries o Tipos Documentales,
Anexo modelo para realizar la TRD. Envían el archivo en Excel, no pasarlo a Word.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Entidad Productora: MINISTERIO DE LA CULTURA

Oficina Productora: Oficina Administrativa

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

Archivo
Subserie o Tipos Archivo
Código SERIE DOCUMENTAL de CT E M S PROCEDIMIENTOS
Documentales Central
Gestión

1 ACTAS
Actas de Comité de Archivo
Actas de Comité de Directivo
2 CIRCULARES
Circulares Informativas
Circulares de Cambio de
Horario

CT: Conservación Total

E: Eliminación
M. Microfilmación
S: Selección

• Ambiente Requerido: Ambientes Virtuales

• Materiales

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos
de Evaluación

Evidencias de
Conocimiento : Reconoce
términos de la Gestión
Archivística y Normatividad
Evidencias de Desempeño
Evidencias de Producto:
Identificación y
conceptualización de las
Tablas de Retención Subir desarrollo de la Guía
Documental. Desarrollo y en el Drive, LMS
presentación del Taller,
subirla en el Drive a más
GFPI-F-019 V03
 tardar el día 19 de
MARZO

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS
FONDO ACUMULADO: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización
archivística.
FONDO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en
desarrollo de sus funciones o actividades.
FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico que
comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
ÍNDICE CRONOLÓGICO: Listado consecutivo de fechas.
MANUSCRITO: Documento elaborado a mano
PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o
cultural.
SECCIÓN: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos..
SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio
de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
SUBSERIE: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de
forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series y subseries, con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital
de los documentos.
UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización
documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja,
cuando la constituyen varios, formando un expediente.

6. CIBERGRAFÍA
www. archivogeneral.gov.co
https://www.uis.edu.co/webUIS/es/administracion/secretariaGeneral/direccionCertificacionGestionDocum
ental/documentos/glosarioArchivistico.pdf

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) MARÍA EDILMA BELTRÁN G. INSTRUCTORA FORMACIÓN TITULADA AÑO 2021
GFPI-F-019 V03