CURSO VIRTUAL:

ELABORACIÓN, APROBACIÓN, EVALUACIÓN

Y CONVALIDACIÓN DE TABLAS DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL

Módulo 3: Aprobación, evaluación y

convalidación de las Tablas de
Retención Documental

Unidad 1: Aprobación de las Tablas de

Retención Documental
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DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Módulo 3: Aprobación, evaluación y convalidación de las Tablas de Retención Documental

Unidad 1: Aprobación de las Tablas de Retención Documental

Contenido temático
Comité Interno de Archivo integrado al Comité
1 Institucional de Gestión y Desempeño.
Verificación documentos adjuntos
4 aprobación TRD.
2 Roles de Aprobación

5 Aprobación de actualización de las TRD

3 Verificación de Requisitos
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Comité Interno de Archivo integrado al Comité

1 Institucional de Gestión y Desempeño.

Decreto 1080 de 2015 Artículo 2.8.2.1.14. Del Comité

Interno de Archivo. Las entidades territoriales en los
departamentos, distritos y municipios establecerán
mediante acto administrativo, un Comité Interno de
Archivo cuya función es asesorar a la alta dirección de la
entidad en materia archivística y de gestión documental,
definir las políticas, los programas de trabajo y los planes
relativos a la función archivística institucional, de
conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás normas
reglamentarias.
(...)

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Decreto 1083 de 2015 ARTÍCULO

2.2.22.3.8 Comités Institucionales de
Gestión y Desempeño. En cada una de
las entidades se integrará un Comité
Institucional de Gestión y Desempeño
encargado de orientar la implementación
y operación del Modelo Integrado de
Planeación y Gestión - MIPG, el cual
sustituirá los demás comités que
tengan relación con el Modelo y que
no sean obligatorios por mandato legal.
Acta de comité

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2 Roles de Aprobación
Roles del Comité Institucional
de Gestión y Desempeño

● Solicitar ante la instancia archivística

correspondiente, una asistencia técnica (antes del
proceso de Convalidación)
● Realizar la evaluación y aprobación de las TRD.

Las entidades del orden nacional deben solicitar la

Asistencia Técnica al Archivo General de la Nación.
Las entidades del orden territorial deben solicitarla ante
los Consejos Territoriales de Archivo de cada jurisdicción.

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3 Verificación de Requisitos

Nota: Verificar glosario de

términos de series y
subseries misionales.

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Verificación documentos adjuntos

4 aprobación TRD

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5 Aprobación de actualización de las TRD

Las Tablas de Retención Documental deberán actualizarse y ajustarse
en los siguientes casos:
1. Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad.
2. Cuando se creen, supriman grupos internos de trabajo.
3. Cuando se asignen o supriman funciones a la entidad.
4. Cuando se redistribuyan funciones entre las unidades administrativas
de la entidad.
5. Cuando la entidad sufra procesos fusión o escisión.
6. Cuando se expidan normas que impacten la producción documental
de la entidad.
7. Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos.
8. Cuando se generen nuevas series y subseries documentales.
9. Cuando se generen nuevos tipos documentales.
10. Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración y, por lo
tanto, se modifiquen los tiempos de retención documental y disposición
final de las series y subseries

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Todas las actualizaciones de las Tablas

de Retención Documental – TRD
deberán ser estudiadas y aprobadas por
el Comité de Archivo integrado al Comité
Institucional de Gestión y Desempeño o
quien haga sus veces, cuyo sustento
deberá quedar consignado en el acta del
respectivo comité.

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Unidad 1: Aprobación de las Tablas de Retención Documental

● Cuando existan cambios en la estructura orgánica de

La convalidación de la
actualización de las Tablas de
Retención Documental — TRD se
efectuará por parte de la instancia
competente cuando haya sido
motivada únicamente por las
siguientes situaciones:
la entidad.
● Cuando se asignen o supriman funciones a la entidad.
● Cuando la entidad sufra procesos fusión o escisión.
● Cuando se generen nuevas series y subseries
documentales.
● Cuando se hagan cambios en los criterios de
valoración y, por lo tanto, se reduzcan los tiempos de
retención documental y se modifique la disposición
final de las series y subseries.

Las instancias competentes tendrán un plazo máximo de hasta

noventa (90) días hábiles, para evaluar y emitir concepto técnico
sobre las Tablas de Retención Documental – TRD
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Unidad 1: Aprobación de las Tablas de Retención Documental

Las actualizaciones y modificaciones de las

Tablas de Retención Documental — TRD,
que no requieren evaluación y
convalidación, se implementarán una vez
hayan sido aprobadas por la entidad,
conforme lo establecido en el Artículo 24.
Aprobación de la actualización de las Tablas
de Retención Documental – TRD del
Acuerdo 04 de 2019.

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Bibliografía

• Ministerio de Cultura de Colombia (2015). Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015

por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura.
Bogotá D.C.: Ministerio de Cultura de Colombia. Disponible
en: http://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Decretos/30019898

• Congreso de la República de Colombia (2015). Ley 1712 por medio de la cual se

crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública
Nacional y se dictan otras disposiciones. Bogotá D.C.: Congreso de la República
de Colombia. Disponible en:
http://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Leyes/1687091

• Colombia. Archivo General de la Nación. Disponible en:

https://normativa.archivogeneral.gov.co

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