Tablas de Valoracion Documental Iservi

GESTIÓN DOCUMENTAL
TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA:
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PRESENTACION
Teniendo en cuenta que las Tablas de Valoración Documental, surgen como requerimiento para el
manejo de Fondos Acumulados, se ve la necesidad de explicar el proceso adelantado al interior de
la Entidad, en lo referente a la Organización Técnica del Fondo Acumulado generado en el
funcionamiento de ISERVI.
Con la creación del Archivo General de la Nación mediante la Ley 80 de 1989 y la expedición de los
Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997, el Gobierno Nacional inicia la reglamentación sobre las
transferencias de la documentación histórica de las entidades de orden nacional del sector central de
la rama ejecutiva y ordena su traslado al Archivo General de la Nación. Con la implementación de
estas normas se empieza a conocer la magnitud de los problemas de hacinamiento de los archivos;
las Unidades Técnicas realizan diagnósticos preliminares in situ a los depósitos de archivo de las
diferentes entidades con el fin de identificar y evaluar su situación real, el resultado permitió
establecer que el fenómeno más frecuente encontrado en los Archivos Centrales de las entidades
son los altos niveles de desorganización de los archivos, así como las deficientes condiciones
medioambientales de los depósitos que contribuyen al deterioro físico de la documentación.
Durante mucho tiempo la falta de una política archivística coherente por parte del Estado dio origen
a problemas estructurales en los archivos, que se reflejan básicamente en la falta de control y
regulación de procesos archivísticos sobre producción, recepción, distribución, consulta y
conservación documental. Esta problemática generalizada en la administración pública contribuye a
la ineficiencia en la prestación de los servicios de consulta por parte de las unidades administrativas
de archivo para la toma de decisiones y acceso a la información a los ciudadanos, en detrimento de
las mismas instituciones.
Esta situación de desorden, ha conducido a la eliminación indiscriminada, sustracción o deterioro de

documentos por las inadecuadas condiciones de conservación y seguridad, y definitivamente han
propiciado el detrimento del patrimonio histórico de la Nación. Igualmente se debe mencionar que
además de los señalados inconvenientes intrínsecos de los archivos, también la difícil situación
económica de la administración pública incide fundamentalmente en el abandono de los fondos
acumulados por parte de las instituciones.
Los archivos se fueron convirtiendo en verdaderos depósitos de papeles en donde se arruman

grandes masas de documentos sin ningún criterio archivístico de organización y conservación,
creando los denominados Fondos Acumulados.
Debido a lo anterior la organización archivística de los fondos acumulados requiere compromiso
institucional en materia presupuestal, ya que dicho proceso es costoso, dispendioso y a la vez
requiere de un equipo humano especializado e idóneo. Ante este panorama complejo y crítico de los
archivos se ha venido consolidando una metodología, en un proceso constante de retroalimentación
entre la teoría y la práctica, para enfrentar los problemas encontrados en los diferentes archivos del
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país, diseñada con miras a organizar y rescatar los documentos de los fondos acumulados del sector
público y del sector privado. En esta labor de rescate prima esencialmente la recuperación de la
documentación considerada patrimonio histórico del país, fundamental para la memoria de la
Nación, así como para el desarrollo de la investigación histórica, científica y tecnológica.
El método de organización de los fondos acumulados tiene carácter objetivo, se basa en la

reconstitución del orden originario de los archivos, aquel orden que tuvieron los documentos en el
momento de su producción y que reflejan la gestión administrativa de la institución. El fondo
acumulado entonces, debe tratar de ser reorganizado de acuerdo con las funciones, competencias,
estructura y procedimientos de la institución que los produjo en el transcurso de su evolución.
La metodología para abordar la organización de los fondos acumulados incluye los siguientes pasos:
1.1.1. Diagnóstico: Establecimiento del Nivel de Organización Documental

1.1.2. Reconstrucción De La Historia Institucional
1.1.3. Plan De Trabajo Archivístico Integral
1.1.4. Fase Operativa: Organización Documental Y Procesos Técnicos
1.1.4.1. Organización documental. Definición
1.1.4.2. Identificación, clasificación, depuración, ordenación
1.1.4.3. Descripción: El inventario
1.1.4.4. Valoración
1.1.4.5. Selección documental
1.1.5. Elaboración De Tablas De Valoración
Con la implementación sistemática de los pasos anteriores, se permite adelantar un proceso técnico
adecuado a los requerimientos de calidad establecida para las entidades del orden público.
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INTRODUCCION
Mediante la Ley 594 de 2000 se dictó el Estatuto General de Archivos con el objeto de establecer las
reglas y principios que orientan la función archivística del Estado, cuyo ámbito de aplicación
comprende la Administración Pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen
funciones públicas y los demás organismos señalados en las misma Ley. Así, los servidores
públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos y los
particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.
Por tal motivo, de una parte, los Archivos hacen suyos los fines esenciales del Estado, en particular
los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes
consagrados en la Constitución, y de otra, facilita a la comunidad el control de las decisiones que la
afectan. Los archivos son importantes para la Administración y la Cultura porque resultan
imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes, y pasada su vigencia, dichos
documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.
Se entiende por Fondo Acumulado como los documentos reunidos por una entidad en el transcurso
de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación.
Estos son producto de los cambios constantes en las entidades; reflejados en: liquidaciones,
fusiones y privatizaciones, reestructuraciones. Odas estas suprimen o adicionan funciones al interior
de una entidad. Lo cual conlleva a que la institución concentre en sus depósitos documentación
producida por la o las entidades que la precedieron o de las cuales ha asumido algunas funciones.
El concepto de Tablas de Valoración Documental indica Producto del análisis y organización de un

fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con
anotación de sus fechas extremas, su valoración, su disposición final y los procedimientos a seguir
para aplicar la disposición final.
En la primera parte del presente documento se encuentra la metodología utilizada en el proceso de

Organización del Fondo Acumulado encontrado en la entidad y posteriormente de construcción de
las Tablas de Valoración Documental del INSTITUTO DE SERVIVIOS VARIOS DE IPIALES ISERVI.
en una segunda parte se encuentra la propuesta de TVD para que la entidad avale la misma.
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METODOLOGIA
Para la elaboración de las Tablas de Valoración Documental del INSTITUTO DE SERVICIOS

VARIOS DE IPIALES ISERVI, se realizan los pasos metodológicamente de acuerdo a las
actividades descritas en los manuales que para tal fin han realizado las entidades pertinentes, las
Etapas son:
I. Estudio Cuantitativo y Cualitativo a Nivel Archivístico.

II. Estudios Institucionales.
III. El Cuadro de Clasificación Documental.
IV. Propuesta Tabla de Valoración Documental.
V. Presentación Tabla de Valoración Documental.
Las Etapas que se describirán a continuación definen el proceso metodológico aplicado y al finalizar
se encuentra la propuesta de Tablas de Valoración Documental para el INSTITUTO DE SERVICIOS
VARIOS DE IPIALES.
I. Estudio Cuantitativo y Cualitativo a Nivel Archivístico.
II.1 Estudio Cualitativo.
El archivo se constituye como parte fundamental del ejercicio de funciones dentro de una entidad al
constituirse en el soporte documental y físico de todas las decisiones tomadas frente al cumplimiento
de actividades para el logro de los objetivos misionales de la entidad.
Después de verificar el estado físico de organización y de implementación de la Gestión Documental

en el Archivo Central de la Entidad, se puede establecer que la entidad carece de la implementación
de las actividades para dar cumplimiento a la Ley 594 de 2000 “ Ley General de Archivos”. Y con
esto implementar un proceso técnico de organización.
Frente a lo anterior se concluye que el estado físico de disposición de los documentos, así como de
organización técnica en unidades de conservación presenta buen control frente al manejo técnico
acorde a los manuales de Gestión Documental aceptados por el Archivo General de la Nación o las
entidades de control respectivo.
En la práctica se evidencia como se encentran los documentos de ISERVI, en una habitación que se
encuentra en la parte de abajo de la empresa, así como en la planta principal la oficina de archivo de
la entidad, en donde se encuentran ubicados los documentos por oficina, series y subseries, con
buenas condiciones de almacenamiento. De acuerdo a las condiciones anteriores se puede
determinar el estado físico de disposición final acorde a los siguientes criterios de evaluación:
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Estado General y Fechas Extremas: En el Fondo Acumulado, se encuentran dispuestos documentos

de las diferentes oficinas de la entidad, dispuestas en estantes con sus respectivas cajas con un
buen criterio de organización y descripción que permita cumplir con la finalidad del archivo. Así
mismo se encontró que las fechas extremas se encuentran en 1992 como inicial y 2009 como final,
es decir se encuentra almacenada la documentación inactiva de la entidad.
Organización: Los documentos almacenados en su mayoría son carpetas y evidencian un manejo

adecuado de las diferentes oficinas productoras de documentos. Esto se puede corroborar al
determinar que los responsables de oficinas no tienen conocimiento acerca de la documentación que
se encuentra almacenada en este fondo acumulado y como tal la información que se encuentra
dispuesta en los documentos es información recuperada para los fines e intereses de la entidad.
Inventarios y Sistematización: Partiendo del hecho que la documentación almacenada se constituye

en un fondo acumulado, los procesos de sistematización e inventario de los documentos o se cuenta
con una relación clara de los documentos que debe manejar cada una de las oficinas. A esta
situación se le suma el hecho de que en el funcionamiento de la misma se formularon Tablas de
Retención Documental y como tal si hay claridad y estandarización en la producción y conservación
de los documentos al interior de la empresa.
Infraestructura y Materiales para conservación: Actualmente el fondo acumulado de del INSTITUTO

DE SERVICIOS VARIOS DE IPIALES ISERVI, la documentación almacenada. Se encuentra En la
parte de abajo y en la planta principal del archivo central de la entidad se encuentran documentos de
las oficinas de la misma, material que cuenta con un buen nivel de organización, al estar
seleccionado por temas y asuntos en cada una de las oficinas productoras, que se encuentran
dispuestos en estantes metálicos.
En suma, las anteriores situaciones evidencian que el fondo acumulado encontrado, requiere de la
implementación de un proceso de organización acorde al plan archivístico integral, en donde se
apliquen cada uno de los procedimientos técnicamente aceptados, para poder salvaguardar el
patrimonio archivístico de la entidad y con esto la finalidad del archivo. Se hizo necesario entonces
implementar los procedimientos de: Identificación, Selección, Ordenación, Depuración y/o selección
natural, Inventario, Rotulación y finalmente la sistematización del inventario documental encontrado
finalmente.
El registro fotográfico mostrado a continuación evidencia la magnitud del fondo acumulado, así como
es el fundamento para el análisis cuantitativo del mismo como punto de partida para la formulación
del plan archivístico integral.
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FONDO ACUMULADO
ANTES AHORA
ARCHIVO CENTRAL
ANTES AHORA
I.2 Estudio Cuantitativo

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Acorde a la valoración inicial realizada en el fondo acumulado, se establece cuantitativamente la

magnitud del mismos, para este punto se desarrollan las encuestan que permiten establecer los
datos precisos para determinar la magnitud del fondo acumulado en mención.
Fondos Acumulados: dentro del manejo que tiene el material de archivo de la entidad se evidencio
un fondo acumulado de aproximadamente 12 mts 2, este fondo está dispuesto en cajas y dentro de
estas hay carpetas, tomos y legajos con documentos de la parte contable con fechas extremas entre
1992 y 2009, este material requiere de un proceso técnico de clasificación, valoración, depuración y
ordenación si es el caso, el cual se dispondrá finalmente en carpetas y cajas de almacenamiento.
Del archivo se puede establecer que al desarrollar el primer paso de identificación y selección se
determina la clasificación de los documentos de archivo y documentos de apoyo. Con lo cual el
volumen de trabajo en metros líneas disminuye, si se tiene en cuenta que los documentos de apoyo
es el primer material que es inventariado para presentar la propuesta de eliminación ante el
respectivo Comité de Archivo de la entidad en liquidación.
De lo anterior se determina que el volumen a organizar es el resultante de la separación del material

de archivo acorde a los criterios ya explicados.
II. Estudios Institucionales.
En esta parte se realiza el análisis correspondiente al funcionamiento de la entidad, es decir como

estuvo y está actualmente funcionando la entidad. Para tal efecto se revisó material secundario
como manual de procedimientos de años anteriores, manual de funciones y organigramas que
indican el funcionamiento y evolución en las competencias de la entidad.
Como resultado de este análisis resulta una síntesis de las series y subseries que debe manejar
cada oficina por competencia y funciones, igualmente se determinó las series que se mantienen en
el funcionamiento de la misma y con esto establecer un cuadro de clasificación documental, primer
paso de las presentes Tablas.
Investigación Preliminar Sobre La Institución
La siguiente información es la que debe ser revisada en la Entidad para dar cuenta de la
organización interna vigente y el funcionamiento de la misma.
 Disposiciones legales, actos administrativos, decretos, resoluciones y demás normas relativas a

la creación y cambios en estructura hasta la fecha actual.
 Estructura Interna vigente de la entidad.
 Manual de funciones y manual de procedimientos de la entidad.
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 Organigrama actual con las últimas modificaciones, acto administrativo de creación de

dependencias y asignación de funciones.
Investigación preliminar sobre las fuentes documentales.
 Identificación y definición de unidades documentales.

 Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta los manuales de funciones y
procedimientos de cada dependencia y cargo.
 Se identifica los valores primarios y secundarios de cada unidad documental para la elaboración
de las Tablas de Valoración y la definición del procedimiento final.
Análisis e Interpretación De La Información Recolectada
Se realizo un análisis a la investigación realizada sobre la entidad y sus fuentes documentales, de tal
manera que se revisa detalladamente toda la información documental de la primera etapa descrita
anteriormente. A continuación, se presentan los organigramas.
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ORGANIGRAMA INSTITUTO DE SERVICIOS VARIOS DE IPIALES 2022

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III. El cuadro de clasificación documental-
En esta parte se hace el trabajo de estructuración de las TVD, debido a que se establecen la
codificación para cada caso y con esto la definición y elaboración del cuadro de clasificación
documental, debido a lo anterior se realizan a continuación los pasos para la construcción del cuadro
de clasificación, partiendo de la codificación de la entidad, series y subseries.
Conformación de las series y subseries con sus respectivos tipos documentales.
Para la definición de las series y subseries documentales, se trabajó la relación entre estas, las
funciones y actividades de las oficinas productoras, es decir que a cada unidad administrativa y
dependencia según sus funciones se le asigno la responsabilidad de custodia, conservación y
disposición final de los documentos de archivo, dejándose así claridad sobre cuáles son los
documentos de archivo para cada oficina, ya que se identificaran en las TVD. A partir de la
conformación de las series y subseries documentales se presenta el cuadro de clasificación general
de todas estas debidamente codificado, el cual refleja la jerarquización y clasificación dada a la
documentación producida por el INSTITUTO DE SERVICIOS VARIOS DE IPIALES.
Codificación
 Codificación de la Entidad
Después de realizar un análisis pormenorizado de la codificación que debe ser manejada durante la
elaboración de las TVD y el manejo archivístico posterior, se llega a concluir que la identificación de
la entidad la cual debe ser tomada, debe responder a una codificación que sea de fácil manejo, por
lo tanto, se acepta una codificación corta pero accesible para cualquier persona que las maneje. Lo
que interesa en este aspecto es permitir que el manejo archivístico en toda la entidad y sus
dependencias sea lo más flexible posible y que sea de fácil comprensión.
 Codificación de Unidades Administrativas
Teniendo como base el código de la entidad, se procede a codificar las Unidades administrativas, las
cuales contienen las diferentes Dependencias, así como los programas manejados por cada una de
estas, lo anterior basándose en la Estructura Organizacional actual, el resultado del análisis anterior
tanto para Unidades Administrativas como Dependencias y programas es el Siguiente:
UNIDAD
ENTIDAD DEPENDENCIA
ADMINISTRATIVA
ISERVI Gerencia Secretaria Ejecutiva
100 110 111
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CODIFICACION GENERAL ISERVI
FONDO SECCION Cod SUBSECCION Cod OFICINAS Cod

Secretaria Ejecutiva 111
Oficina de Control Interno 112
Gerencia 110
Oficina Jurídica 113
Planeación y Proyectos 114
Recursos Físicos 121
Tesorería 122
ISERVI Junta Talento Humano 123
100 Subgerencia Administrativa y Contaduría 124
E.S.P. Directiva 120
Financiera Archivo 125
Coordinación Comercialización
y facturación
126
Oficina de Sistemas 127
Coordinación de Relleno
131
Subgerencia de Aseo 130 Sanitario
Coordinación operativa 132
 Codificación de Series y Subseries
 Codificación Series Documentales: El código para una serie documental, es un número que
consta de dos dígitos, los cuales se asignan teniendo en cuenta un consecutivo numérico
ascendente, dependiendo del orden alfabético y conservando un rango de números para
posteriores inclusiones y/o actualizaciones, de manera que se puedan incluir nuevas series
documentales posteriormente. Ejemplo:
SERIE CODIGO
ACTAS 01
 Codificación Subseries documentales: El código para una subserie corresponde a un número de

dos dígitos, los cuales se asignan teniendo en cuenta las mismas características de las series,
entonces se mira el consecutivo numérico ascendente, dependiendo del orden alfabético e
igualmente conservando un rango numérico entre código y código para posteriores
actualizaciones. Ejemplo:
SUBSERIE CODIGO
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Acta de Entrega 02
Acta de Posesión 05
La codificación de las series y subseries constan de 4 dígitos: Los dos primeros corresponden a la
serie y los dos últimos corresponden a la subserie. Ejemplo:
SERIE SUBSERIE CODIGO

ACTA Actas Binacional 01.02
Actas Comité de Bienestar 01.05
CUADRO DE CLASIFICACION GENERAL DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES DEL

INSTITUTO DE SERVIIOS VARIOS DE IPIALES
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COD SERIE COD SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL

 Citación
01 Actas Binacional  Listado de Asistencia
 Citación
02 Actas comité de Bienestar  Listado de Asistencia
Actas Comité de Compras  Citación
03  Listado de Asistencia
04 Actas Comité de Conciliación
 Citación
05 Actas Comité Interno de Archivo  Listado de Asistencia
 Citación
06 Actas Comité MECI  Listado de Asistencia
 Citación
07 Actas Comité Técnico  Listado de Asistencia
 Citación
01 ACTAS 08 Actas Comité COPASO  Listado de Asistencia
09 Actas Control Disciplinario

 Recibos
10 Actas de Arqueo de Caja Menor  Consignaciones
 Relación de caja menor
 Citación
11 Actas de compromiso  Listado de asistencia
12 Actas de Entrega
13 Actas de Recibo
 Citación
14 Actas de Reunión  Listado de Asistencia
15 Actas de Visita
 Citación
16 Actas Junta Directiva  Listado de Asistencia
01 Acuerdos de Pago
02 ACUERDOS 02 Acuerdos de Mejoramiento
 Recibo de Caja
03 ARQUEOS DE CAJA  Consignación
 Relación de Caja
 Afiliaciones a Seguridad Social en
Salud
 Planillas de Pagos
04 AUTOLIQUIDACIONES  Seguridad Social
 Riesgos Profesionales
 Afiliaciones a Parafiscales
Auditorias del Sistema de Control  Instructivos
05 AUDITORIAS 01 interno MECI  Anexos
02 Auditoria ICBF 
 Recibos de Legalización
 Actas de Acuerdo
06 AVANCES  Certificado de Permanencia
 Informes de Avances
 Consignaciones
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07 BOLETINES DIARIOS DE  Facturas

INGRESOS  Reportes
 Recibos de Caja
01 Certificados de Proveedores
Certificado de Retención en la
02
Fuente
03 Certificados de IVA
08 CERTIFICADOS Y
04 Certificados Laborales
CONSTANCIAS
05 Certificados Personales
06 Documento no Existente
07 Paz y Salvo
08 Plan Anual de Adquisiciones
01 Circulares Internas
09 CIRCULARES
02 Circulares Externas
Comprobantes de Compras y
01
Cuentas por Pagar
02 Comprobantes de contabilidad
03 Comprobantes de Egresos  Transferencia Bancaria
10 COMPROBANTES Comprobantes de Entrada a  Copia de Facturas
04
Almacén  Registro de Entrada
Comprobantes de Salida de  Formato de Salida de Elementos
05
Almacén  Registros de Salida
06 Comprobantes de Ingreso  Consignaciones
Comunicaciones Oficiales
01
enviadas
11 COMUNICACIONES OFICIALES
Comunicaciones Oficiales
02
recibidas
12 COTIZACIONES
 Extractos Bancarios
13 CONCILIACIONES BANCARIAS  Movimientos de Cuentas
 Conciliación
14 CONSIGNACIONES 01 Consignaciones Nacionales
 Necesidad del Servicio
 CDP
 RP
 Escritura Bien
 Certificado de Libertad y Tradición
15 CONTRATOS 01 Contrato de Arrendamiento Inmueble
 Minuta contrato
 Fotocopia de cédula
 Cámara de comercio
 Nit
 Anexos
COD SERIES COD SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL

 Fotocopia de Cédula de
Ciudadanía Representante
Contratos de Alquiler del Legal
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02 Relleno Sanitario  Acto de Nombramiento

 Acta de Posesión
 Necesidad del servicio
 CDP
 RP
 Cotizaciones
03 Contratos de Compraventa  Minuta de Contrato
 Fotocopia de Cédula cámara
de Comercio
 Nit
 Anexos
 Acto Administrativo que
justifique la Contratación
 Propuestas
 Evaluaciones Propuestas
 Fotocopia Cédula
 Libreta Militar
 RUT
 Cámara de Comercio
 Antecedentes Disciplinarios
 Antecedentes Fiscales
15 CONTRATOS  Pasado Judicial
04 Contratos de Obra  Solicitud CDP
 CDP
 RP
 Minuta Contrato
 Afiliación a Seguridad Social
 Póliza de Cumplimiento
 Póliza Manejo de Anticipo
(Opcional)
 Resolución Aprobación Póliza
 Acta de Inicio
 Cuenta de Cobro o Factura
 Informes Parciales de Obra
 Informes o Certificación
Interventora
 Actas de Liquidación Parcial
 Informe Final
 Acta de Liquidación
 CDP
05 Contrato de Prestación de  Registro Presupuestal
Servicios  Formato único de hoja de vida
 Fotocopia de Cédula

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 Libreta Militar
 Soportes Estudios y Experiencia
 Copia Actualizada del RUT
 Certificado Contraloría
 Copia del Pasado Judicial vigente
 Aportes a Seguridad Social
 Minuta Contrato
 Póliza de Cumplimiento Opcional
 Acta de Inicio
 Facturas o Cuenta de Cobro
 Informes de Actividades
 Certificado del Supervisor
 Comprobantes de Egreso
 Actas Parciales
 CDP
 Registro Presupuestal
15 CONTRATOS 06 Contrato de Publicidad  Antecedentes Disciplinarios
 Certificado Contraloría
 Copia del Pasado Judicial vigente
 Minuta Contrato
 Anexos
 Estudios Previos o Necesidad
 CDP
 Acta Comité de Compras
 Cámara de Comercio
07 Contrato de Suministros  Certificado de Responsabilidad
Fiscal
 Pasado Judicial Vigente
 Minuta Contrato
 Póliza de Cumplimiento Opcional
 Acta de Inicio
 Facturas o Cuenta de Cobro
 Certificado del Supervisor
 Comprobantes de Egreso

 Fotocopia de Cédula de
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CONSECUTIVO:
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Ciudadanía
08 Contratos Interadministrativos  Representante Legal
 Acto de Nombramiento
 Aviso de Convocatoria
 Prepliego de Condiciones
 Estudios Previos
 CDP
 Acta de Apertura
 Acta de Cierre
 Pliegos Definitivos
 Acta de Intención de Participación
 Acta de Entrega de Propuestas
 Propuestas Técnicas del Oferente
 Propuesta Financiera del
Oferente
Licitaciones y/o Invitaciones  Acta de Evaluación de Propuesta
15 CONTRATOS 09 Técnica
Publicas
 Acta del Comité de Contratación
 Resolución de Adjudicación
 Minuta Contrato
 Pólizas del Contrato
 Resolución de Aprobación de
Póliza
 Estampillas
 Paz y salvo
 Pago de Seguridad Social
 Aportes Parafiscales
 Acta de Inicio
 Informes Parciales
 Certificaciones Interventoría
 Informe Final
16 CONVENIOS 10 Convenios Coopserp
 Formato de Leasing
17 CREDITOS BANCARIOS
 Consignaciones
DECISIONES DE JUNTA
18
DIRECTIVA
 Formularios Declaración
Impuestos
 Formatos Industria y Comercio
19 DECLARACIONES DE  Formularios Declaración de
IMPUESTOS Renta
 Formularios Retención en la
Fuente ICA
 Anexos

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 Solicitud
20 DERECHOS DE PETICION  Respuestas
 Anexos
 Balance General
 Estado de Resultados
 Estado de la Actividad
 Economía Financiera y Social
21 ESTADOS FINANCIEROS  Flujo de Efectivo Financiero
 Estados de Cambios en el
Patrimonio
 Notas a los Estados Financieros
 Libros Auxiliares
01 Estudios Técnicos
22 ESTUDIOS
02 Estudios de Tarifas
01 Facturas del Mes Facturado
23 FACTURAS DE SERVICIOS
02 Subsidios
01 Formato de Aseo
Formatos Anuales de
02
Parafiscales
03 Formato Asignación de Rutas
04 Formato de Cafetería
05 Formato de Capacitaciones Evaluación a Personal Capacitado
Formato de Control de
06
Actividades
07 Formato Control de Asistencia
Formato de Comercialización
08
Para Recicladores
Formato Entrada y Salida de
09
Vehículos
10 Formato de Evaluaciones
Formato de Facturación Aseo
11
SUI
Formato Fumigación Relleno
12
Sanitario
24 FORMATOS
13 Formato de Hoja de Rutas
Formato de Inspección de
14
Calidad
Formato Lista de Chequeo del
15
Parque Automotor
Formato de Mantenimiento y
16
Soporte Técnico
17 Formato de Maquinaria
Formato de Novedades de
18
Ingreso
Formato de Novedades de
19
Personal
20 Formato de Orden de Pedido
21 Formato de Pesaje
Formato de PH y Temperatura
22
de Residuos
Formato de Préstamo y
23
Devolución
Formato Programa Anual de
GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
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24 Caja PAC
25 Formato PQRS SUI
Formato Recibo de
26
Mercancías de Proveedores
Formato Registro Diario de
27
Almacén
COD SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
28 Formato de Regresiones
Formato de Salida de
29
Elementos
30 Formato de Trazabilidad
Formato de Traslados
31
Presupuestales
32 Formato Toma de Caudales
 Suscriptores y Tarifa Aplicada
33 Formatos SUI
 Facturas por Uso y Estrato
Formato de Asistencia y
34
Control del Personal Operativo
Formato de Seguimiento de
35
Rutas
Formato de Entrega al
36
Personal Operativo
Formato de Hoja de Vida de
37
Vehículos
GESTIÓN DOCUMENTAL

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 Acto Administrativo de
Nombramiento o Contrato de
Trabajo
 Oficio de Notificación del
Nombramiento o Contrato de
Trabajo
 Oficio de Aceptación del
Nombramiento en el Cargo o
25 HISTORIAS LABORALES Contrato de Trabajo
 Documentos de Identificación
 Hoja de vida (Formato Único
Función Pública)
 Soportes Documentales de
Estudios y Experiencia que
Acrediten los Requisitos del cargo
 Pasado judicial- Certificado de
Antecedentes Penales
 Certificado de Antecedentes
Fiscales
 Certificado de Antecedentes
Disciplinarios
 Declaración de Bienes y Rentas
 Certificado de aptitud laboral
(examen médico de ingreso)
 Afiliaciones a: régimen de salud
(EPS), pensión, cesantías, caja
de compensación, etc.
 Actos Administrativos que
señalen las situaciones
administrativas del funcionario:
vacaciones, licencias,
comisiones, ascensos, traslados,
encargos, permisos, ausencias
temporales, inscripción en carrera
Administrativa, Suspensiones de
Contrato, Pago de Prestaciones,
entre otros.
 Evaluación del Desempeño
 Acto Administrativo de retiro o
desvinculación del servidor de la
entidad, donde consten las
razones del mismo: supresión del
cargo, insubsistencia destitución,
aceptación de renuncia al cargo,
liquidación del contrato,
incorporación a otra entidad, etc.

26 HOJA DE VIDA  Certificados médicos
OCUPACIONAL  Registros Ocupacionales
27 INCAPACIDADES 01 Incapacidades Pagadas
GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 21 de 63
28 MATRICULAS 01 Matriculas Nuevas

Informe Ejecutivo Anual de
01
Control Interno
02 Informes a Entes de control
03 Informes a la Junta Directiva
04 Informes Contables
05 Informes de Actividades
06 Informes de Auditoría Externa
 Cronograma de Trabajo
07 Informes de Auditoría Interna
 Listado de Actividades
08 Informes de Caja Menor
 Cuadro de Novedades
09 Informes de Contratación
29 INFORMES  Reportes de contratación
Informes de Ejecución
10
Presupuestal
11 Informes de Gestión
12 Informes de Recaudos
Informes de Resultados de
13
Indicadores
Informes del Parque
14
Automotor
Informes de Proyecciones y
15
Componentes
16 Informes de Plan de Residuos
17 Informes Financieros
18 Informes MECI
19 Informes de Total Facturado
20 Informe de supervisión
Inventarios de Bienes
01
Inmuebles
02 Inventario de Bienes Muebles
Inventario de Elementos de  Ordenes Salida de Elementos de
30 INVENTARIOS 03
Consumo Consumo
Inventario de Elementos  Ordenes Salida de Elementos
04
Devolutivos Devolutivos
Inventarios Documentales  Formato Único de Inventario
05
Documental
01 Libros Auxiliares
31 LIBROS DE CONTABILIDAD 02 Libro Mayor y Balances
03 Libro Diario Oficial
32 LIBROS DE TESORERIA
01 Bitácora de Vigilancia
33 LIBROS RADICADORES
02 Libro de Actas Junta Directiva

01 Manual de Convivencia
34 MANUALES 02 Manual de Funciones
Reglamento Interno de
GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 22 de 63
03 Trabajo
01 Mapa de Procesos
 Caracterización del Proceso
02 Caracterización de Procesos
 Caracterización del Subproceso
 Identificación del Riesgo
 Tabla de Valoración del Riesgo
03 Mapa de Riesgo del proceso  Análisis y valoración del riesgo
35 MECI
 Mapa de Riesgos del Proceso
 Control a los Riesgos
 Indicadores de Gestión
Ficha Técnica de Indicadores
04  Evaluación de Indicadores de
de Gestión
Gestión
Manual de Procesos y  Procesos por cada subproceso
05
Procedimientos
36 MEMORANDOS
MODELO INTEGRADO DE
37 PLANEACION Y GESTION
MIPG
01 Nómina
 Libranzas
 Deducciones por libranza
 Deducciones por Fondo de
Empleados
 Deducciones por Embargos
38 NOMINA DE PERSONAL 02 Judiciales
Novedades de Nómina  Bonificaciones por Servicios
Prestados
 Prima de Servicios
 Prima de Navidad
 Incapacidades
Plan Anual de Adquisiciones
01
PAA
 Cronograma de capacitación
02 Plan Anual de Capacitación  Listados de Asistencia
 Evaluación a las Capacitaciones
03 Plan Anual de Compras  Registro de Proveedores
04 Plan Anualizado de Caja
05 Plan de Acción
Plan Anticorrupción y Atención
06
al Ciudadano
07 Plan de Contingencia
39 PLANES
08 Plan de Gestión
09 Plan de Gestión de Calidad
10 Plan de Manejo Ambiental  Cronograma de Mantenimiento
11 Plan de Mejora
Plan Modelo Integrado de
12
Planeación y Gestión MIPG
13 Plan Estratégico
14 Plan Gerencial
Plan Integral de Gestión
15
Residuos Solidos
16 Plan Operativo Anual POA
GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 23 de 63

Planillas listas de Asistencia
01
del Personal Operativo
Planillas de Registro de
02 Comunicaciones Oficiales
Internas
40 PLANILLAS Planillas de Registro de
03 Comunicaciones Oficiales
Externas
04 Planilla de Seguridad Social
Planillas Transportadoras de
05
Valores
 Formato de PQRS
 Copia Factura de Servicios
41 PQRS  Informe de Inspección
 Respuesta
 Decisión de Aprobación de
Presupuesto
 Ejecución Presupuestal de
42 PRESUPUESTOS DE Ingresos y Gastos
INGRESOS Y GASTOS  Decisión de Adición o
Modificación al Presupuesto
 Formatos de Traslados
Presupuestales
 Demanda
 Contestación
 Documentos- probatorios
 Alegatos de Conclusión
01 Procesos Administrativos  Tutelas
 Sentencia
 Apelación
 Recurso de Reposición
 Sentencia en 2 Instancia
43 PROCESOS  Queja
 Auto de Admisión
 Citación a Indagación Preliminar
 Auto de Indagación Preliminar
 Auto de Investigación
Disciplinaria
 Evaluación
02 Procesos Disciplinarios
 Pliego de Cargos
 Descargos
 Anexos
 Fallo
 Fallo en 2 instancia

Programa de Gestión  Formatos
44 PROGRAMAS 01
Documental  Instructivos
GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 24 de 63
01 Proyectos de Infraestructura
45 PROYECTOS 02 Proyectos de residuos Solidos
03 Proyectos de Reciclaje
46 RECAUDOS 01 Recuperación de Cartera
RECLAMACIONES  Solicitud
47
ADMINISTRATIVAS  Respuesta
01 Registros Diarios de Almacén
Reportes de Accidentes de
02
Trabajo
48 REPORTES Reportes Mensuales de  Boletines de Ingreso
03
Actividades  Recibos de Ingreso
04 Reportes de Residuos Sólidos
05 Relación de Caja Menor
49 RESOLUCIONES
01 Solicitudes de Avance
02 Solicitudes de Crédito
50 SOLICITUDES
03 Solicitudes de Papelería
04 Solicitudes de Pedido
TABLAS DE RETENCION
51
DOCUMENTAL
TABLAS DE VALORACION
52
DOCUMENTAL
53 TITULOS VALORES
IV. Propuesta Tabla de Valoración Documental.

GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 25 de 63
Con el trabajo desarrollado con anterioridad se elaboran la propuesta de Tablas de Valoración para
ser presentadas al respectivo Comité de Archivo de la entidad en liquidación, el cual debe decidir
acerca de los ajustes y mejoramiento del documento presentado. Toda vez que este documento
sirva como la herramienta fundamental para que el proceso de transferencia del material de archivo
al Archivo General del Municipio de Ipiales se pueda adelantar sin dificultad y que bajo la custodia de
esa entidad este archivo se constituya como soporte del funcionamiento de la entidad y como fuente
de consulta de las actividades que requieran la revisión del material organizado.
La propuesta es elaborada acorde a los manuales técnicos aceptados para el caso, además de un
proceso de formulación y ajuste con cada uno de los funcionarios que en su momento tuvieron la
responsabilidad de producción y custodia de los documentos en las oficinas. Este proceso permite
generar un clima de favorabilidad para que el documento formulado responda a los requerimientos
técnicos y prácticos para lo cual fue creado.
Conforme el organigrama manejado y el cuadro de clasificación documental general trabajado, se

inicia con la elaboración de cada una de las Tablas de Valoración Documental para cada una de las
oficinas detectadas en los pasos precedentes.
V. Presentación Tabla de Valoración Documental.
Se presentan los cuadros de Tabla de Valoración Documental, para cada una de las Unidades
administrativas identificadas durante el proceso practico, las cuales están descritas en la Estructura
Organizacional vigente en la Entidad, además de lo anterior estas TVD se presentan teniendo en
cuenta todo el proceso de análisis e interpretación realizado en las Etapas anteriores.
El formato manejado fue tomado de las directrices impartidas por el Archivo General de la Nación
entidad coordinadora del Sistema Nacional de Archivos, quien cuenta con los manuales técnicos
para que el proceso este dentro de lo estipulado según los mismos.
GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 26 de 63
INSTITUTO DE
SERVICIOS VARIOS DE
IPIALES ISERVO E.S.P.
TABLAS DE
VALORACION
DOCUMENTAL
NOVIEMBRE DEL 2022

GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 27 de 63
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE SERVICIOS VARIOS DE IPIALES ISERVI

HOJA: 1 DE 1
OFICINA PRODUCTORA: JUNTA DIRECTIVA
RETEN DISPOSICIÓN FINAL

CIÓN
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
ARCHIVO CT E M S
CENTRAL
100-01 ACTAS
100-01.14 Actas Junta Directiva Valor Legal y Administrativo
 Citación 2 X Valor Legal y Administrativo
100-03-14  Listado de Asistencia
 Anexos
100-11 COMUNICACIONES OFICIALES
100-13-01 Comunicaciones oficiales Enviadas 10 X X Se Seleccionan por Muestreo Aleatorio
100-13-02 Comunicaciones oficiales Enviadas 10 X X Se Seleccionan por Muestreo Aleatorio
100-18 DECISIONES
 Informes 3 X Valor Administrativo y Legal
 Proyectos
100-33 LIBROS RADICADORES
5 X Valor Administrativo y Legal
100-33.02 Libros de Actas de Junta directiva
Convenciones
T: Conservación Total Firma Responsable: ___________________________
E: Eliminación Encargado de Archivo
M: Microfilmación
S: Selección Fecha: _____________________________________
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE SERVICIOS VARIOS DE IPIALES ISERVI HOJA: 1 DE 3

GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 28 de 63
OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
CIÓN C.T E M S
110-01 ACTAS 5 X X
110-01.07 Actas Comité Técnico
 Citación – Circular
 Listado de Asistencia
 Anexos
110-01.12 Actas de Entrega
110-01.14 Actas de Reuniones
 Citaciones
 Llamados de Asistencia
110-08 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS Termino de Vida útil – informativos
110-08.05 Certificados Personales 2 X
110-09 CIRCULARES
110-09.1 Circulares Internas 8 X X Selección por Muestreo Aleatorio
110-11 COMUNICACIONES OFICIALES 5 X Valor Legal y Administrativo
110-11-01 Comunicaciones Enviadas
110-11.02 Comunicaciones Recibidas
Convenciones
CT: Conservación Total Firma Responsable: ___________________________
M: Microfilmación: Selección Fecha: _____________________________________

GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 29 de 63

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES CIÓN PROCEDIMIENTO
C.T E M S
110-29 INFORMES 5 X Valor Legal y Administrativo
110-29.02  Informes a entes de control
110-29.03  Informes a Junta Directiva
110-29.05  Informes de Actividades
110-29.06  Informes de Auditoría Externa
110-29.11  Informes de Gestión
110-36 MEMORANDOS 5 X Valor Legal y Administrativo
110-38 PLANES 6 X Selección por Muestreo Aleatorio

110-38.7  Planes de Contingencia
110-38.13  Plan Estratégico
110-38.14  Plan Gerencial
110-44 PROYECTOS 6 X X Selección por Muestreo Aleatorio
 Proyecto de Infraestructura
Convenciones
M: Microfilmación
GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 30 de 63

CION C.T E M S
110-48 RESOLUCIONES 6 X
110-49 SOLICITUDES 3 X Valor legal y
 Solicitudes de Avances Administrativo
 Solicitud de crédito
Convenciones
M: Microfilmación
S: Selección
Fecha: _____________________________________

GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 31 de 63
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA EJECUTIVA

CION C.T E M S
111-09 CIRCULARES 5 X Selección por Muestreo Aleatorio
111-09.01 Internas 4 X X Selección por Muestreo Aleatorio
111-09.02 Externas 4 X X Selección por Muestreo Aleatorio
111-11 COMUNICACIONES OFICIALES 10 X X Selección por Muestreo Aleatorio
111-11.01 Comunicaciones Oficiales Enviadas
111-11.02 Comunicaciones Oficiales Recibidas
111-48 RESOLUCIONES 5 X Valor Jurídico y Legal
Convenciones
M: Microfilmación
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTION

GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 32 de 63

CION C.T E M S
112-01 ACTAS 5 X Valor Administrativo y Legal
112-01.06 Actas de Comité MECI
 Citación
112-01.10 ACTA DE ARQUEO DE CAJA MENOR
 Recibos
 Consignaciones
 Relación de Caja Menor
112-05 AUDITORIAS 6 X Valor Administrativo y Legal
112-05.01 Auditorias del Sistema de Control Interno MECI
 Instructivos
 Anexos
112-11 COMUNICACIONES OFICIALES 10 X Valor Jurídico
Convenciones
M: Microfilmación
S: Selección Fecha: ______________________________________

GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 33 de 63
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

CION C.T E M S
112-29 INFORMES 5 X Valor Legal y Administrativo
112-29.02 Informe Ejecutivo anual de Control Interno
Informes a Entes de Control
Informes de Auditoría Interna
Informe de Gestión
112-38 PLANES 4 X Valor Legal y Administrativo
112-38.09 Plan de Gestión de Calidad
112-36.11 Plan de Mejoramiento
 Justificación, Estudios
 Soportes
Convenciones
M: Microfilmación
S: Selección
Fecha: ____________________________________

GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 34 de 63
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO DICIPLINARIO

CION C.T E M S
PROCESOS 4 X Valor Administrativo y Legal
Procesos Disciplinarios
 Procesos Disciplinarios
 Quejas
 Auto de Admisión
 Citación de indagación preliminar
 Auto de indagación preliminar
112-42  Auto de Investigación Disciplinaria
112-42.02  Evaluación
 Pliego de Cargos
 Descargos
 Anexos
 Fallo
 Fallo en 2 Instancia
Convenciones
M: Microfilmación
S: Selección
Fecha: ____________________________________

GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 35 de 63
OFICINA PRODUCTORA: PLANEACION Y PROYECTOS
RETEN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
CION C.T E M S
114-01 ACTAS 6 X X Selección por Muestreo Aleatorio
114-01.14 Acta de Reuniones
 Citación
114-08 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS Son de carácter informativo
114-08.08 Certificado Plan Anual de Adquisición 3 X
114-11 COMUNICACIONES OFICIALES 10 X X Selección por Muestreo Aleatorio
114-12 COTIZACIONES 5 X X Selección por Muestreo Aleatorio
114-29 INFORMES 6 X X Selección por Muestreo Aleatorio
114-29.05 Informes de Actividades
114-29.11 Informe de Gestión
114-29.20 Informes de Supervisión
Convenciones
CT: Conservación Total Firma Responsable: __________________________
M: Microfilmación

GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 36 de 63
OFICINA PRODUCTORA: PLANEACION Y PROYECTOS
RETEN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
CION C.T E M S
114-37 MODELO INTEGRADO DE PLANEACION Y 6 X X Selección por Muestreo Aleatorio
GESTION MIPG
114-38 PLANES
114-38.01 Plan Anual de Adquisición PAA 4 X X Selección por Muestreo Aleatorio
114-38.05 Plan de Acción 4 X X Selección por Muestreo Aleatorio
114-38.06 Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano 4 X X Selección por Muestreo Aleatorio
114-38.11 Plan de Mejora 5 X X Selección por Muestreo Aleatorio
114-38.13 Plan Estratégico 5 X X Selección por Muestreo Aleatorio
114-38.16 Plan Operativo Anual 4 X X Selección por Muestreo Aleatorio
114-45 PROYECTOS 4 X X Selección por Muestreo Aleatorio
Convenciones
CT: Conservación Total Firma Responsable: __________________________
M: Microfilmación

OFICINA PRODUCTORA: JURIDICA
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETEN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 37 de 63
CION C.T E M S
113-01 ACTAS
114-01-03 Actas Comité de Conciliación 5 X Valor Legal y Administrativo
113-01.12 Actas de Reunión 3 X Son de carácter Informativo
113-09 CIRCULARES
113-09.01 Circulares Internas 5 X Son de carácter Informativo
113-11 COMUNICACIONES OFICIALES 10 X Selección por Muestreo Aleatorio
113-11.02 Comunicaciones oficiales Recibidas
113-15 CONTRATOS 20 X La acción civil derivada de las acciones y
113-15.01 Contratos de Arrendamiento omisiones prescribirá en el termino de (20)
 Necesidad del Servicio años contados a partir de la ocurrencia de los
 CDP mismos. La acción disciplinaria prescribirá en
 RP (10) años. La acción penal prescribirá en (20)
 Escritura bien años. Art 55 ley 80 de 1993.
 Certificado de libertad y tradición del Inmueble
 Minuta Contrato
 Cámara de Comercio(opcional)
 Nit
 Anexos
Contratos de Alquiler del Relleno Sanitario
 Fotocopia de cédula de ciudadanía representante legal
Acta de Posesión
Convenciones
M: Microfilmación

GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 38 de 63

CION C.T E M S
CONTRATOS La acción civil derivada de las acciones y omisiones
Contratos de Prestación de Servicios 20 X X prescribirá en el término de (20) años, contados a partir
 Necesidad del servicio de la ocurrencia de los mismos. La acción disciplinaria
 CDP prescribirá en (10) años. La acción penal prescribirá en
(20) años. Art 55 ley 80 de 1993
 Registro presupuestal
 Formato único de hoja de vida
 Libreta militar
 Soportes estudios y experiencia
 Copia actualizada del RUT
 Antecedentes disciplinarios
113-15  Certificado contraloría
113-15.05  Copia del pasado judicial vigente
 Aportes a seguridad social
 Minuta contrato
 Póliza de cumplimiento (opcional)
 Resolución aprobación póliza
 Acta de inicio
 Facturas o cuenta de cobro
 Informes de actividades
 Certificado del supervisor
 Comprobantes de egreso
 Actas parciales
Acta de liquidación
Convenciones
M: Microfilmación
GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 39 de 63
CION C.T E M S
113-15 CONTRATOS La acción civil derivada de las acciones y omisiones
113-15.07 Contratos de Suministro 20 X prescribirá en el término de (20) años, contados a
 Estudios previos o necesidad partir de la ocurrencia de los mismos. La acción
 CDP disciplinaria prescribirá en (10) años. La acción
penal prescribirá en (20) años. Art 55 ley 80 de 1993
 Registro presupuestal
 Acta comité de compras
 Cámara de comercio
 Copia actualizada del RUT
 Antecedentes disciplinarios
 Certificado de responsabilidad fiscal
 Pasado judicial vigente
 Aportes a seguridad social
 Minuta contrato
 Póliza de cumplimiento (opcional)
 Resolución aprobación de póliza
 Acta de inicio
 Facturas o cuenta de cobro
Certificado del supervisor
113-15.08 CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS 20 X X Art 55 ley 80 de 1993
 Fotocopia de Cédula de Ciudadanía Representante
Legal
Acta de Posesión
113-20 DERECHOS DE PETICION 5 X Valor Técnico y Legal
 Solicitud
 Respuesta
Anexos
Convenciones
M: Microfilmación
GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 40 de 63

CION C.T E M S
INFORMES
113-29 Selección Por Muestreo Aleatorio
Informes de Actividades 5 X X
113-29.05 Selección Por Muestreo Aleatorio
Informes de Contratación 5 X X
113-29.09
 Cuadro de Novedades
Reportes de Contratación
113-42 PROCESOS
113-42.01 Procesos Administrativos 8 X Valor Técnico y Administrativo
 Demanda
 Contestación
 Documentos Probatorios
 Tutelas
 Sentencia
 Apelación
Sentencia en 2 Instancia
113-46 RECLAMACIONES ADMINISTRATIVAS 8 X Valor Técnico y Administrativo
 Solicitud
Respuesta
Convenciones
M: Microfilmación
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 41 de 63

CION C.T E M S
120-01 ACTAS
120-01.04 Actas Comité de Conciliación 5 X Valor Técnico y Legal
120-08 CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS
120-08.01 Certificados de Proveedores 3 X Son de Carácter Informativo
120-08.05 Certificados Personales 3 X Son de Carácter Informativo
120-09 CIRCULARES
120-09.01 Circulares Internas 5 X Son de Carácter Informativo
120-11.01 Comunicaciones Oficiales Enviadas 10 X X Selección Por Muestreo Aleatorio
120-11.02 Comunicaciones Oficiales Recibidas 10 X X Selección Por Muestreo Aleatorio
120-15 CONTRATOS
120-15.08 Contratos Interadministrativos
5 X X Selección Por Muestreo Aleatorio
Subsidios
Municipios
120-29 INFORMES Res.222/ 2006 Manual de Contabilidad Pública
120-29.02 Informes a Entes de Control 20 X Selección Por Muestreo Aleatorio
120-29.05 Informes de Actividades 6 X X Valor Administrativo y Financiero
Res.222 /2006 Manual Contabilidad Pública
120-29.10 Informes de Ejecución Presupuestal 7 X
120-29.17 Informes Financieros 20 X
120-41 PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS 20 X Res.222 /2006 Manual Contabilidad Pública
 Decisión de Aprobación de Presupuesto
 Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos
 Decisión de Adición o Modificación al Presupuesto
Formatos de Traslados Presupuestales
Convenciones
M: Microfilmación
OFICINA PRODUCTORA: RECURSOS FISICOS

GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 42 de 63

CION C.T E M S
121-01 ACTAS
121-01.14 Actas de Reunión 3 X Son de Carácter Informativo
 Citación
Listado de Asistencia
121-08 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
121-08.07 Paz y Salvo 3 X Son de Carácter Temporal
121-10 COMPROBANTES
121-10.04 Comprobantes de Entrada Almacén 5 X Valor Administrativo
 Copia de Facturas
 Registro de Entrada Valor administrativo
121-10.05 Comprobantes de Salida de Almacén 5 X
 Formato de Salida de Elementos
Registros de Salida
121-24 FORMATOS
121-24.20 Formatos de Ordenes de Pedido 5 X Son de Carácter Temporal
121-24.36 Formatos Relación de Entrega al Personal 3 X Son de Carácter Temporal
Son de Carácter Temporal
121-24.37 Operativo 3 X
121-24.27 Formatos Hoja de Vida de Vehículos 3 x
Formato Registro diario de Almacén
Convenciones
M: Microfilmación

GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 43 de 63
OFICINA PRODUCTORA: RECURSOS FISICOS

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES CION
PROCEDIMIENTO
C.T E M S
121-29 INFORMES
121-29.05 Informes de Actividades 6 X X Selección Por Muestreo Aleatorio
121-29.11 Informes de Gestión 5 X Valor Administrativo
121-30 INVENTARIOS
121-30.01 Inventarios de Bienes Inmuebles 10 X Valor Técnico y Administrativo
121-30.02 Inventarios de Bienes Muebles 10 X Valor Técnico y Administrativo
Valor Técnico y Administrativo
121-30.04 Inventarios de Elementos Devolutivos 10 X
121-38 PLANES
121-38.04 Plan Anual de Compras 8 X X Selección Por Muestreo Aleatorio
Registro de Proveedores
121-49 SOLICITUDES
121-49.03 Solicitudes de Papelería 1 X Son de Carácter Temporal
121-49.04 Solicitud de Pedidos 3 X Son de Carácter Temporal
Convenciones

M: Microfilmación
ENTALNTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE SERVICIOS VARIOS DE IPIALES ISERVI HOJA: 1 DE 2

GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 44 de 63
OFICINA PRODUCTORA: TESORERIA

CION C.T E M S
122-01 ACTAS
122-01.10 Actas de Arqueo de Caja Menor 4 X Valor Financiero
 Recibos
 Consignaciones
Relación de Caja Menor
122-03 ARQUEOS DE CAJA 10 X X Valor Administrativo y Contable
 Recibos de Caja
 Consignación
Relación de Caja
122-07 BOLETINES DIARIOS DE INGRESOS 6 X Termino de vida de Útil
 Consignaciones
 Facturas Reportes
Recibo de Caja
122-08 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS 3 X Son de Carácter Temporal
122-10 COMPROBANTES
122-10.03 Comprobantes de Egresos 20 X X Res.222/ 2006 Manual Contabilidad Pública
Transferencia Bancaria
Convenciones
M: Microfilmación

GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 45 de 63
OFICINA PRODUCTORA: TESORERIA

CION C.T E M S
122-10 COMPROBANTES
122-10.06 Comprobantes de Ingresos 20 X Res. 222/ 2006 Manual de Contabilidad
Consignaciones
122-11.02 Comunicaciones Oficiales Recibidas 10 X X Selección Por muestreo Aleatorio
122-29 INFORMES
122-29.02 Informes a Entes de Control 5 X Valor Técnico y Administrativo
122-32 LIBROS DE TESORERIA 20 X Res. 222 de 2006 Manual de Contabilidad Pública
Convenciones
M: Microfilmación
OFICINA PRODUCTORA: TALENTO HUMANO

GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 46 de 63

CION C.T E M S
123-01 ACTAS
123-01.02 Actas Comité de Bienestar 3 X Son de Carácter Informativo
123-01.09 Actas de Control Disciplinario 3 X Son de Carácter informativo
Valor Administrativo
123-01.12 Actas de Entrega 5 X
Son de Carácter Informativo
123-01.14 Actas de Reunión 3 X
 Citación
123-04 AUTOLIQUIDACIONES 3 X Valor Administrativo y Legal
 Afiliaciones a Seguridad Social en Salud
 Planillas de Pagos a Seguridad Social
 Riesgos Profesionales
Afiliaciones a Parafiscales
123-08.04 Certificados Laborales 2 X Original en Historias Laborales
123-09 CIRCULARES
123-09.01 Circulare Internas 3 X Son de Carácter Temporal
123-11.02 Comunicaciones Oficiales Recibida 10 X X Selección Por Muestreo Aleatorio
123-16 CONVENIOS
123-16.15  Convenios Coopsep 5 X Valor Administrativo y Legal
Convenciones
M: Microfilmación
GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 47 de 63

CION C.T E M S
123-21 ESTADOS FINANCIEROS Res. 222 de 2006 Manual de Contabilidad Pública
 Balance General
 Estado de la Actividad Económica Financiera y
Social 20 X
 Flujo de Efectivo Financiero
 Estados de Cambios en el Patrimonio
Libros Auxiliares
123-24 FORMATOS
123-24.09 Formato de Préstamo y Devolución 5 X Son de Carácter Temporal
123-25 HISTORIAS LABORALES
 Acto Administrativo de Nombramiento o Contrato de Valor Administrativo y Legal
Trabajo
 Oficio de Notificación de Nombramiento Contrato de
Trabajo
 Oficio de Aceptación del Nombramiento en el Cargo
 Documentos de Identificación
 Hoja de vida (Formato Único Función Pública)
 Soportes Documentales de Estudios y Experiencia
que Acrediten los Requisitos del Cargo
80 X
 Pasado Judicial- Certificado de Antecedentes
Penales
 Certificado de Antecedentes Fiscales
 Certificado de Antecedentes Disciplinarios
 Declaración de Bienes y Rentas
 Certificado de Aptitud Laboral (Examen Médico de
Ingreso)
 Afiliaciones: a: Régimen de Salud (EPS), Pensión,
Cesantías, Caja de Compensación, etc.
 Actos Administrativos que Señalen las Situaciones
Administrativas del funcionario Vacaciones,
Licencias, Comisiones, Ascensos, Traslados,
GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 48 de 63
Encargos, Permisos,
 Ausencias Temporales, Inscripción en Carrera
Administrativa, Suspensiones de Contrato, Pago de
Prestaciones, entre otros
 Evaluación de Desempeño
Acto Administrativo de Retiro o Desvinculación del
servidor de la Entidad, donde Consten las Razones
del mismo: Supresión del Cargo, Insubsistencia,
Destitución Aceptación de Renuncia al Cargo,
Liquidación del Contrato, Incorporación a otra Entidad,
etc.
Convenciones
M: Microfilmación
S: Selección Fecha: _________________________________________

GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 49 de 63
CION C.T E M S
123-26 HOJA DE VIDA OCUPACIONAL 10 X Valor Técnico y Administrativo
 Certificados Médicos
Registros Ocupacionales
123-27 INCAPACIDADES
123-27.01 Incapacidades Pagadas 3 X X Selección Por Muestreo Aleatorio
123-29 INFORMES
123-29.02 Informes a Entes de Control 5 X Valor Administrativo
123-34 MANUALES
123-34.01 Manual de Convivencia 6 X X Selección Por Muestreo Aleatorio
123-34.02 Manual de Funciones 6 X X Selección Por Muestreo Aleatorio
Selección Por Muestreo Aleatorio
123-34.03 Reglamento Interno de Trabajo 6 X X
123-36 MEMORANDOS 5 X Valor Administrativo y legal
123-37 NOMINAS DE PERSONAL Valor Administrativo y Técnico
123-37.01 Nómina 10 X Valor Administrativo y Técnico
123-37.02 Novedades de Nómina 10 X
 Libranzas
 Deducciones por Libranza
 Deducciones por Fondo de Empleados
 Deducciones por Embargos Judiciales
 Bonificaciones por Servicios Prestados
 Prima de Servicios
 Prima de Navidad
Incapacidades
123-38 PLANES
123-38.03 Plan Anual de Capacitaciones 6 X X Selección Por Muestreo Aleatorio
123-38.13 Plan Estratégico 5 X X Selección Por Muestreo Aleatorio
Convenciones
M: Microfilmación
OFICINA PRODUCTORA: CONTABILIDAD
CION C.T E M S
GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 50 de 63
124-01 ACTAS 3 X
124-01.14 Actas Reunión Son de carácter temporal
Son de carácter temporal
124-05 AUDITORIA 3 x Selección Por Muestreo Aleatorio
124-05.02 Auditoria ICBF Selección Por Muestreo Aleatorio
124-08.02 Certificado de retención en la fuente 3 X Son de carácter temporal
124-08.03 Certificados de Ingresos y Retenciones 3 X Son de carácter temporal
124-10 COMPROBANTES
124-10.02 Comprobantes de Contabilidad 10 X Término de Vida útil
124-13 CONCILIACIONES BANCARIAS 20 X Res.222 de 2006 Manual de Contabilidad pública
 Extractos Bancarios
Conciliaciones
124-15 CONTRATOS 10 x x Selección Por Muestreo Aleatorio
124-15.08 Contratos Interadministrativo
124-17 CREDITOS BANCARIOS 5 X Selección Por Muestreo Aleatorio
124-19 DECLARACIONES DE IMPUESTOS 20 X Res.222 de 2006 Manual de Contabilidad Pública

 Cancelación de Impuestos contribución a la CRA
 Declaración de Impuesto Industria y Comercio
 Declaración de Impuesto Rete ICA
 Declaración de Renta
 Facturación Electrónica
Pago de Estampillas
Convenciones
E: Eliminación
Encargado de Archivo
M: Microfilmación
OFICINA PRODUCTORA: CONTABILIDAD

GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 51 de 63

CION C.T E M S
124-21 ESTADOS FINANCIEROS 20 X Res. 222 de 2006 Manual de Contabilidad Pública
 Balance General
 Estado de la Actividad Económica Financiera y
Social
 Flujo de Efectivo Financiero
 Estados de Cambio en el Patrimonio
Libros Auxiliares
124-29 INFORMES
124-29.02 Informes a Entes de Control 5 X Valor Administrativo y Legal
124-29.04 Informes Contables 4 X X Selección por muestreo aleatorio
124-31 LIBROS DE CONTABILIDAD
124-31.01 Libros Auxiliares 20 X
124-31.02 Libro Mayor y Balances 20 X Res.222 de 2006 por Manual de Contabilidad Pública
124-31.03 Libro Diario Oficial 20 X
124-38 NOMINA DE PERSONAL 10 X Selección Por Muestreo Aleatorio
124-38.02 Novedades Nomina Selección Por Muestreo Aleatorio
124-49 RESOLUCIONES 5 X Valor Administrativo y Legal
Convenciones
M: Microfilmación
OFICINA PRODUCTORA: ARCHIVO

GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 52 de 63

CION C.T E M S
125-01 ACTAS
125-01.05 Actas Comité Interno de Archivo 5 X Valor Técnico y Administrativo
 Citación
125-01.12 Actas de Entrega 4 X Termino de Vida Útil
125-01.13 Actas de Recibo 4 X Termino de Vida Útil
125-01.15 4 X Termino de Vida Útil
Actas de Visita
125-08.06 Documento no Existente 2 X Son de Carácter Temporal
125-11.02 Comunicaciones Oficiales Recibidos 10 X X Selección Por Muestreo Aleatorio
125-29 INFORMES
125-30 INVENTARIOS
125-30.05 Inventarios Documentales 10 X Valor Administrativo y Técnico
Formato Único de Inventario Documental
Convenciones

M: Microfilmación
OFICINA PRODUCTORA: ARCHIVO

GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 53 de 63

CION C.T E M S
125-39 PLANILLAS
125-39.01 Planillas de Registro de Comunicaciones Oficiales 4 X Termino de Vida Útil
125-39.02 Enviadas 4 X Termino de Vida Útil
Planillas de Registro de Comunicaciones Oficiales
Recibidas
125-43 PROGRAMAS
125-43.01 Programas de Gestión Documental 6 X X Selección Por Muestreo Aleatorio
 Formatos
(PINAR)
Formato Único inventario Documental
Instructivos
125-51 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL 6 X Valor Técnico y Administrativo
125-52 TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL 6 X Valor Técnico y Administrativo
Convenciones
M: Microfilmación

OFICINA PRODUCTORA: COMERCIALIZACION
CION C.T E M S
126-14 CONSIGNACIONES
GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 54 de 63
126-14.01 Consignaciones Nacionales 10 X

126-11.01 Comunicaciones Oficiales Enviadas 10 X X
126-11.02 Comunicaciones Oficiales Recibidas 10 X X
126-20 DERECHOS DE PETICION 5 X Valor Técnico y Legal
 Solicitud
 Respuesta
Anexos
126-29 INFORMES
126-29-14 Informes de Proyecciones y componentes 6 X Cumplimiento de Vida Útil
126-29-19 Informes de Total Facturado 6 X Cumplimiento de Vida Útil
126-23 FACTURAS DE SERVICIO
126-23.01 Factura del Mes Facturado 10 X Cumplimiento de vida útil
126-23.02 Subsidios 5 X Cumplimiento de vida útil
126-24 FORMATOS
126-24.08 Formato de Comercialización para Recicladores 4 X X Selección Por Muestreo Aleatorio
126-24.11 Formatos de Facturación Aseo SUI 4 X X Selección Por Muestreo Aleatorio
126-24.25 Formato PQRS SUI 4 X X Selección Por Muestreo Aleatorio
126-24.33 Formato SUI 4 X X Selección Por Muestreo Aleatorio
 Suscriptores y Tarifa Aplicada
Facturas Por Uso y Estrato
126-28 MATRICULAS
126-28.01  Matrículas Nuevas 5 X Valor Legal y Administrativo
126-46 RECAUDOS
126-45.01 Recuperación de Cartera 10 Cumplimiento de vida útil
Convenciones
M: Microfilmación

OFICINA PRODUCTORA: SISTEMAS

CION C.T E M S
GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 55 de 63
127-08 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS 3 X Son de carácter temporal

 Entes de Control 10 X X Selección Por Muestreo Aleatorio
Entes de Control
127-24 FORMATOS
127-24.07 Formatos de Mantenimiento y Soporte Técnico 3 X Son de Carácter Temporal
127-29 INFORMES
127-29.02 Informes a Entes de control 5 X X Selección Por Muestreo Aleatorio
127-38 NOMINA DE PERSONAL 10 X Selección Por Muestreo Aleatorio
127-38.02 Novedades Nomina Selección Por Muestreo Aleatorio
127-49 RESOLUCIONES 5 X Valor Administrativo y Legal
Convenciones
M: Microfilmación
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA DE ASEO

GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 56 de 63
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES CION C.T E M S PROCEDIMIENTO

130-01 ACTAS
130-01.11 Actas de Compromiso 6 X X Selección Por Muestreo Aleatorio
130-01.12 Actas de Entrega 4 X X Selección Por Muestreo Aleatorio
Son de Carácter Informativo
130-01.14 Actas de Reuniones 4 X
 Citación
130-08 CERTIFICADOS 3 X Son de carácter temporal
130-09 CIRCULARES
130-09.01 Circulares Internas 5 X Son de carácter informativo
130-24 FORMATOS
130-24.05 Formato de Capacitación 3 X Son de carácter temporal
130-29 INFORMES
130-29.02 Informes a Entes de Control 5 X X Selección Por Muestreo Aleatorio
Convenciones
M: Microfilmación
OFICINA PRODUCTORA: COORDINACION DE RELLENO SANITARIO

GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 57 de 63

CION C.T E M S
131-24 FORMATOS
131-24.06 Formato de Control de Actividades 3 X Son de Carácter Temporal
131-24.12 Formato de Fumigación Relleno Sanitario 3 X Son de Carácter Temporal
131-24.17 Formato de Maquinaria 3 X Son de Carácter Temporal
131-24.21 Formato de Pesaje 3 X Son de Carácter Temporal
131-24.22 Formato de PH y Temperatura 3 X Son de Carácter Temporal
131-24.29 Formato de Trazabilidad 3 X Son de Carácter Temporal
131-24.31 Formato de Toma de Caudales 3 X
Convenciones

M: Microfilmación
OFICINA PRODUCTORA: COORDINACION OPERATIVA

GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 58 de 63
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES CION C.T E M S PROCEDIMIENTO

132-24 FORMATOS
132-24.03 Formatos de Asignación de Rutas 3 X
132-24.09 Formatos de Entrada y Salida de Vehículos 5 X Son de Carácter Temporal
132-24.14 Formatos de Inspección de Calidad 5 X
132-24.15 Formato Lista de Chequeo del Parque Automotor 3 X Son de Carácter Temporal
132-24.34 Formato de Asistencia y Control del Personal Operativo 3 X Son de Carácter Temporal
132-24.35 Formato de Seguimiento de Rutas 3 X Son de Carácter Temporal
Convenciones
M: Microfilmación
GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 59 de 63
1.1 Formula de Selección por Muestreo Aleatorio.
La modalidad de muestreo que se recomienda es el aleatorio, el cual se define a continuación, para

el manejo del archivo del INSTITUTO DE SERVICIOS VARIOS DE IPIALES, el cual puede ser
aplicado sin inconvenientes en el caso de las series y subseries que tiene gran volumen de
producción de lo largo del tiempo, de igual manera se recomienda que en el caso contrario se escoja
una mínima cantidad de estas para aleatoriamente definir cuales se envían para el archivo histórico.
Muestreo aleatorio: Toda unidad tiene igual probabilidad de representar una serie; en este caso es
necesario aplicar una fórmula estadística, como la siguiente.
A pesar de la objetividad de sus resultados el proceso de aplicación de la fórmula resulta costoso

tanto por el tiempo de dedicación como por el equipo humano que se requiere para la evaluación de
la muestra seleccionada.
En este mismo sentido, se advierte que esta fórmula debe aplicarse a fondos acumulados de gran
volumen; en el caso de fondos con poco volumen documental se recomienda seleccionar sólo un
diez por ciento para aplicar el formato: “Identificación de asuntos en fondos y secciones” teniendo en
cuenta fondos y secciones ya identificadas.
Según el resultado de la aplicación de la formula manejada anteriormente, se puede establecer el

Número exacto de piezas documentales a eliminar basándose en la Norma Técnica NTC 2859-1, la
cual brinda la siguiente información:
GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 60 de 63
TAMAÑO DE LA MUESTRA
A 2
B 3
C 6
D 8
E 13
F 20
G 32
H 60
I 80
J 125
K 200
L 315
M 500
N 800
P 1200
Q 2000
R 3200
RECOMENDABLE 95%
El cuadro anterior muestra la relación de piezas documentales que deben eliminarse y

seleccionarse, después de aplicar el proceso de selección estadístico, la norma técnica muestra la
cantidad de piezas que deben ser seleccionadas, teniendo un total de piezas susceptibles de
eliminación.
Debe entonces determinarse la cantidad total de piezas a seleccionarse y tomar el número

correspondiente de la Tabla de la derecha y con esto seleccionar técnicamente las piezas
dispuestas en la misma. El análisis que se hace de los cuadros anteriores es el siguiente: De
acuerdo al nivel de % de confiabilidad y el tamaño del lote a seleccionar, da como resultado una
letra, la cual indica en el cuadro de la derecha el No de piezas que debe seleccionarse y el resto se
procederá a eliminar.
ANEXOS
GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 61 de 63
ANEXO No 1
INSTRUCTIVO DEL FORMATO DE TABLAS DE VALORACION
Entidad Productora: Debe ubicarse el nombre completo o Razón social de la Entidad en donde se
este elaborando las Tablas de Valoración Documental
Oficina Productora: Debe colocarse el nombre e la unidad administrativa que conserva la

documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
Hoja No ___ De ____: En el primer espacio debe consignarse el número que identifica cada hoja,
siguiendo un consecutivo que determinara el total de hojas utilizadas para la elaboración de las
Tablas de Valoración Documental de la entidad y la oficina productora. Y el segundo espacio
corresponde al número de total de hojas diligenciadas por la entidad.
Código: Sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras de documentos como
las respectivas Series y Subseries, este debe responder al sistema de clasificación documental
establecido por la entidad.
Serie: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales emanadas por un
mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas. De
ser pertinente también se listarán las subseries correspondientes.
Retención: Plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el Archivo
Central de la entidad. Este tiempo de permanencia establecido en las Tablas de Valoración
Documental, esta determinado por la valoración derivada del estudio de la documentación producida
en las oficinas.
Disposición Final: Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración lo cual
daría cualquiera de los siguientes resultados: conservación total o permanente, a su eliminación,
selección por muestreo o microfilmación. A continuación, se hará referencia acerca de cada una de
estas posibilidades de disposición final de los documentos:
Conservación Total: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir los que
lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo,
estructura, Procedimiento y políticas de la entidad productora. Convirtiéndose en testimonio de su
actividad y trascendencia, al tiempo que se convierten en patrimonio documental de la sociedad que
los produce, utiliza y conserva para la investigación, ciencia y la cultura.
GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSECUTIVO:
125-52 Página 62 de 63
Eliminación: Proceso mediante el cual se destruye los documentos que han perdido su valor
administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la
investigación, la ciencia y la tecnología.
Selección: Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por

medio de muestreo, entendiéndose este como la operación por la cual se conservan ciertos
documentos de carácter representativo o especial durante la selección con criterios alfabéticos,
numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos, entre otros.
Microfilmación: técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en

película. En esta columna también se utilizan otros soportes electrónicos o magnéticos.
Procedimiento: En esta columna deben consignarse los procesos aplicados a los conceptos técnicos
definidos en las modalidades de muestreo, microfilmación y eliminación, de manera que quede
establecido los motivos (legales, técnicos, económicos, otros) que indujeron a tomar cualquiera de
estas decisiones.

Tablas de Valoracion Documental Iservi

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GESTIÓN DOCUMENTAL

TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

Esta situación de desorden, ha conducido a la eliminación indiscriminada, sustracción o deterioro de

Los archivos se fueron convirtiendo en verdaderos depósitos de papeles en donde se arruman

TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

El método de organización de los fondos acumulados tiene carácter objetivo, se basa en la

1.1.1. Diagnóstico: Establecimiento del Nivel de Organización Documental

TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

El concepto de Tablas de Valoración Documental indica Producto del análisis y organización de un

En la primera parte del presente documento se encuentra la metodología utilizada en el proceso de

TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

Para la elaboración de las Tablas de Valoración Documental del INSTITUTO DE SERVICIOS

I. Estudio Cuantitativo y Cualitativo a Nivel Archivístico.

I. Estudio Cuantitativo y Cualitativo a Nivel Archivístico.

II.1 Estudio Cualitativo.

Después de verificar el estado físico de organización y de implementación de la Gestión Documental

TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

Estado General y Fechas Extremas: En el Fondo Acumulado, se encuentran dispuestos documentos

Organización: Los documentos almacenados en su mayoría son carpetas y evidencian un manejo

Inventarios y Sistematización: Partiendo del hecho que la documentación almacenada se constituye

Infraestructura y Materiales para conservación: Actualmente el fondo acumulado de del INSTITUTO

TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

I.2 Estudio Cuantitativo

TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

Acorde a la valoración inicial realizada en el fondo acumulado, se establece cuantitativamente la

De lo anterior se determina que el volumen a organizar es el resultante de la separación del material

II. Estudios Institucionales.

En esta parte se realiza el análisis correspondiente al funcionamiento de la entidad, es decir como

Investigación Preliminar Sobre La Institución

 Disposiciones legales, actos administrativos, decretos, resoluciones y demás normas relativas a

TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

 Organigrama actual con las últimas modificaciones, acto administrativo de creación de

Investigación preliminar sobre las fuentes documentales.

 Identificación y definición de unidades documentales.

Análisis e Interpretación De La Información Recolectada

TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

ORGANIGRAMA INSTITUTO DE SERVICIOS VARIOS DE IPIALES 2022

TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

III. El cuadro de clasificación documental-

Conformación de las series y subseries con sus respectivos tipos documentales.

 Codificación de Unidades Administrativas

TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

CODIFICACION GENERAL ISERVI

FONDO SECCION Cod SUBSECCION Cod OFICINAS Cod

 Codificación de Series y Subseries

 Codificación Subseries documentales: El código para una subserie corresponde a un número de

TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

SERIE SUBSERIE CODIGO

CUADRO DE CLASIFICACION GENERAL DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES DEL

TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

COD SERIE COD SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL

09 Actas Control Disciplinario

COD SERIE COD SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL

TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

07 BOLETINES DIARIOS DE  Facturas

COD SERIES COD SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL

TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

02 Relleno Sanitario  Acto de Nombramiento

COD SERIE COD SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL

TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

COD SERIE COD SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL

TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

COD SERIE COD SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL