CURSO VIRTUAL:

ELABORACIÓN, APROBACIÓN, EVALUACIÓN

Y CONVALIDACIÓN DE TABLAS DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL

Módulo 2: Metodología para la Elaboración

de las Tablas de Retención Documental

Unidad 2: Etapa II - Análisis e interpretación

de la información institucional
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TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Módulo 2: Metodología para la Elaboración de las Tablas de Retención Documental

Unidad 2: Etapa II - Análisis e interpretación de la información institucional

Contenido temático
1 Análisis de funciones
Codificación de series
4 documentales
Conformación de series
2 documentales
Banco Terminológico
5 de Series y Subseries
Denominación de series
3 documentales
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Análisis de las
funciones

Conformación
SERIES
DOCUMENTALES
Denominación

Codificación

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1 Análisis de funciones
FUNCIONES
SERIES
DOCUMENTALES

Representa la función y la
producción documental derivada
de su cumplimiento

Producción Función o
documental actividad
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Agrupación Gestión Humana

Función Serie Documental

• Conservar cronológicamente todos los
documentos de carácter administrativo HISTORIAS
relacionados con el vínculo laboral que LABORALES
Las series y subseries se establece entre el funcionario y la
documentales registradas en entidad
las TRD deben corresponder
con las funciones de la unidad *Ejemplo tomado del Banco Terminológico de AGN
administrativa u oficina
productora
Programa de Salud y Seguridad en el
Trabajo
Producción Función o
Serie Documental
documental actividad
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Conformación series SERIES, SUBSERIES

2 documentales TIPOS DOCUMENTALES
CONFORMACIÓN HISTORIAS LABORALES
EXPEDIENTES
(Tipos Documentales) • Acto administrativo de nombramiento.
• Representar la integridad • Oficio de aceptación del nombramiento
• Documentos de identificación.
de los expedientes.
• Hoja de Vida (Formato Único Función Pública).
• Soportes documentales de estudios y experiencia
• Atender principio de orden • Acta de posesión.
original. • Certificado de Antecedentes Penales.
Inicio de un trámite hasta • Certificado de Antecedentes Fiscales.
• Certificado de Antecedentes Disciplinarios.
su resolución definitiva • Declaración de Bienes y Rentas.
• Certificado de aptitud laboral.
• Evidenciar actividad o • Afiliaciones Salud (EPS), pensión, cesantías, etc.
• Actos administrativos de vacaciones, licencias, etc.
función en razón de la cual
• Acto administrativo de retiro
se producen.
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title="Flaticon">www.flaticon.es</a></div>
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Denominación series Banco Terminológico de Series y

3 documentales Subseries AGN
SERIES
(series transversales a la administración pública)
DOCUMENTALES
• Se podrá contemplar las
• Acorde con la ACTAS denominaciones para series y
función subseries, propuestas en el
CONTRATOS Banco Terminológico de Series
y Subseries del AGN.
HISTORIAS • En los casos en que no se
LABORALES adopte las denominaciones
deberá sustentar la decisión.
INFORMES
http://banter.archivogeneral.gov.co/banter/vocab/in
dex.php
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ERRORES COMUNES
Ejemplo:
• Denominación de Actividades
Consecutivo de • Nombre de Entidades
• Denominación de ciudades,
Comunicaciones Oficiales
• Corresponde con lo Nombres dependencias, etc.
establecido en
normas legales o
técnicas
Acuerdo AGN No.060
del 2001 COMITÉS ACTAS

AUDITORÍAS INFORMES
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La codificación asignada a las series registradas en las

Codificación de series
4 documentales
Tablas de Retención Documental — TRD y en los
Cuadros de Clasificación Documental, debe hacerse en
orden alfabético.

Nombre Serie Código

Código: Identificación numérica Actas 1
EJEMPLO
o alfanumérica que se asigna
tanto a las unidades productoras Acciones constitucionales 2

de documentos y a las series y Anteproyectos de presupuesto 3

subseries respectivas y que debe Banco de proyectos 4
responder al sistema de
clasificación documental Circulares 5

establecido en la entidad. Conceptos 6

Informes 7
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EJEMPLO CUADRO DE CLASIFICACIÓN - CCD

Concordar con el Cuadro de

Clasificación Documental –
CCD que refleja la
jerarquización dada a la
documentación producida.
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Banco Terminológico
5 de Series y Subseries

Normalización de los nombres de las series, subseries y tipos

documentales a través de lenguajes controlados y estructuras
terminológicas

ACUERDO 004 DE 2019 - Artículo 5°. Banco Terminológico de

Series y Subseries. Para la elaboración de las Tablas de
Retención Documental — TRD, se podrá contemplar las
denominaciones, los tiempos de retención documental y la
disposición final para series y subseries, propuestos en el Banco
Terminológico de Series y Subseries del Archivo General de la
Nación Jorge Palacios Preciado.

PARAGRAFO. En los casos en que no se adopte las

denominaciones, tiempos de retención documental o disposición
final para series y subseries, la entidad que elabora las Tablas de
Retención Documental — TRD deberá sustentar su decisión a
partir del proceso de valoración documental.
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Bibliografía

• Ministerio de Cultura de Colombia (2015). Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015

por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura.
Bogotá D.C.: Ministerio de Cultura de Colombia. Disponible
en: http://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Decretos/30019898

• Congreso de la República de Colombia (2015). Ley 1712 por medio de la cual se

crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública
Nacional y se dictan otras disposiciones. Bogotá D.C.: Congreso de la República
de Colombia. Disponible en:
http://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Leyes/1687091

• Colombia. Archivo General de la Nación. Disponible en:

https://normativa.archivogeneral.gov.co

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