Regional Distrito Capital

Centro de Gestión Administrativa

GUÌA DE APRENDIZAJE No. 02

Organizar los fondos acumulados de acuerdo con la normatividad
vigente y las políticas institucionales.

Código:

Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

Centro de Gestión Administrativa
Bogotá, D.C. 2011

1. IDENTIFICACION
 2
Regional Distrito Capital Fecha: julio 2009
Centro de Gestión Administrativa Versión
MODULO DE FORMACIÓN: Página 2 de 6
Sistema de TECNOLOGO EN ADMINISTRACION
Gestión de la DOCUMENTAL
Calidad GUIA DE APRENDIZAJE

MODALIDAD DE FORMACIÓN: Presencial

RESULTADO DE APRENDIZAJE: Elaborar cuadros de clasificación

documental teniendo en cuenta las diferentes estructuras organico-
funcionales, aplicando los principios archivísticos, normas de seguridad
industrial y salud ocupacional, normas y técnicas de preservación y
conservación documental, y la legislación vigente.

CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS: Elaborar cuadros de

clasificación documental teniendo en cuenta las diferentes estructuras
organico-funcionales, aplicando los principios archivísticos, normas de
seguridad industrial y salud ocupacional, normas y técnicas de preservación
y conservación documental, y la legislación vigente.

DURACION GUIA: 12 horas

2. INTRODUCCIÓN:

Respetado Aprendiz (Estudiante): En toda entidad se requiere el

proceso de organizar los fondos acumulados, para lo cual debemos
saber que son cuadros de clasificación y porque su estructura
orgánico-funcional, donde se debe aplicar los procesos archivísticos
normas de seguridad industrial y salud ocupacional, normas técnicas
de preservación y conservación documental, generando el
comportamiento de las organizaciones y la forma de cómo conducirlas
hacia resultados efectivos. Para que usted se empodere en el rol de
estudiante aprendiz por competencias laborales y de acuerdo a su
especialidad es necesario desarrollar las siguientes actividades:
Deberá conservar cada uno de los productos que le dejan las prácticas
de aprendizaje en su portafolio de evidencia

3. PLANTEAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE

APRENDIZAJE

Para iniciar la presente guía usted debe tener presente que hace parte de un
proceso en el cual sus funciones estarán especificadas por su instructor de
este dependerá el desarrollo de cada una de las actividades que aquí se le
presentan.

22
 3
Regional Distrito Capital Fecha: julio 2009
Centro de Gestión Administrativa Versión
MODULO DE FORMACIÓN: Página 3 de 6
Sistema de TECNOLOGO EN ADMINISTRACION
Gestión de la DOCUMENTAL
Calidad GUIA DE APRENDIZAJE

1. Para la organización de fondos acumulados se debe conocer la estructura

orgánico-funcional de la entidad sea pública y/o privada lo cual se hace
necesario conocer y definir:

a. Que son manuales de funciones y cual es su objetivo

c. Que son manuales de procesos y procedimientos
d. Que son manuales de gestión documental
Para esta actividad debe hacer un cuadro comparativo donde explique cada
uno de ellos además debe dar un ejemplo de cómo se aplica

2. Para organizar los fondos acumulados se deben tener en cuenta los

siguientes procesos técnicos los cuales usted debe investigar y explicar

a. Valoración documental.
b. Tablas de valoración documental
c. Normatividad para la aplicación de Tablas de valoración documental
d. Formato de TVD que se debe aplicar según el AGN (graficar)
e. Interpretación y aplicación de las TVD

33
 4
Regional Distrito Capital Fecha: julio 2009
Centro de Gestión Administrativa Versión
MODULO DE FORMACIÓN: Página 4 de 6
Sistema de TECNOLOGO EN ADMINISTRACION
Gestión de la DOCUMENTAL
Calidad GUIA DE APRENDIZAJE

3. Los fondos acumulados requieren de otro proceso técnico el cual usted

debe investigar y responder.

a. Que es cuadro de clasificación documental

b. Que normatividad se aplica para poder elaborar cuadros de clasificación
c. Que formato se aplica según el AGN
d. Como debe ser la metodología para aplicar cuadros de clasificación (aquí
se debe tener en cuenta Fondo, sección, subsección, serie, subseries)
Norma ISAD (G)

4. EVALUACIÓN

Su compromiso en el desarrollo de la presente guía, así como sus evidencias

de conocimiento y desempeño, serán evaluados bajo los siguientes
parámetros.
• Conocimiento el sistema orgánico-funcional de una entidad
• Conocimiento sobre manuales de funciones, procesos,
procedimientos, de gestión documental
• Valoración documental y TVD
• Cuadros de clasificación

4.1 CRITERIOS DE EVALUACIÓN:

• Aplica metódicamente los principios archivísticos para la clasificación
documental, de acuerdo con la estructura orgánico-funcional, las
Tablas de Retención Documental, las normas y la legislación vigente.
• Aplica objetivamente el concepto, marco teórico y normatividad, sobre
fondos acumulados y tablas de valoración documental.

5. AMBIENTES DE APRENDIZAJE, MEDIOS Y RECURSOS DIDACTICOS

5.1 AMBIENTES
• Entorno empresarial

44
 5
Regional Distrito Capital Fecha: julio 2009
Centro de Gestión Administrativa Versión
MODULO DE FORMACIÓN: Página 5 de 6
Sistema de TECNOLOGO EN ADMINISTRACION
Gestión de la DOCUMENTAL
Calidad GUIA DE APRENDIZAJE

• Aula Abierta
• Biblioteca
• Aula de computo

5.2 MEDIOS Y RECURSOS

• Material textual.
• Guías de aprendizaje.
• Norma ICONTEC.
• Equipos de cómputo.

6. BIBLIOGRAFÌA

•Textos
Álvarez Rodríguez, Mariela. Ordenación y descripción de archivos. Armenia : Universidad del Quindío,
1992
Bibliografía recomendada para el desarrollo del módulo.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Acuerdo No. 039 de Octubre 31 de 2002:
Procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Acuerdo 041 del 31 de octubre 2002. entrega
de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Acuerdos 048 y 050. 5 de mayo de 2000.
Conservación de Documentos.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Fondos Acumulados, Manual de Organización,
Clara Inés Casi limas R, Juan Carlos Ramírez M.
CASTAÑO CHAVERRA, Lucelly. Unidades de Información. Armenia : Universidad del Quindío, 1993.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Acuerdo 02 de 2004. Establece los
lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados.
2002. Superintendencia de Industria y Comercio, Instituto Nacional de Adecuación
de Tierras –INAT–, año 2003.
RHOADS, James B. La función de la gestión de documentos y archivos en
los sistemas nacionales de información. Edición estudios de RAMP. Programa
General de Información y UNISIST, UNESCO. 1995.
SEMINARIO INTERNACIONAL SOBRE VALORACIÓN DOCUMENTAL. Entre
historiadores y archivistas: el dilema de la valoración documental. Secretaría
de la Gobernación. Archivo General de la Nación. México. 1995.
SCHELLEMBERG, Theodor. Principios y técnicas. La Habana. 1957 a 1958.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Acuerdo 047 5 de mayo de 2000: “Acceso a
los documentos de Archivo”.
Decreto 264 de 1963 Reglamenta la ley 163 de 1963, sobre defensa y conservación del patrimonio
histórico, artístico y monumentos.

7. Cibergrafía
http://www.sociedadcolombianadearchivistas.org/txt/TRD.pdf Tablas TRD
http://html.rincondelvago.com/archivistica_1.html Archivística y ciencias afines
http://www.personal.us.es/tallafigo/Archiv%EDstica.pps ciencia o técnica y ciencias auxiliares
http://www.banrep.gov.co/blaavirtual/revanuario/ancolh5/varia/varia1.pdf#search=%22historia%20de
%20los%20archivos%20en%20colombia%22 inventario de algunos archivos en Colombia (historia
de los archivos en Colombia)

55
 6
Regional Distrito Capital Fecha: julio 2009
Centro de Gestión Administrativa Versión
MODULO DE FORMACIÓN: Página 6 de 6
Sistema de TECNOLOGO EN ADMINISTRACION
Gestión de la DOCUMENTAL
Calidad GUIA DE APRENDIZAJE

http://www.sociedadcolombianadearchivistas.org/txt/Asociaciones%20Profesionales.pdf Desarrollo de
la profesión del archivista
http://html.rincondelvago.com/archivistica_3.html historia de la archivística
http://www.gestiopolis.com/recursos3/docs/rh/fordesval.htm valores
http://www.gestiopolis.com/dirgp/adm/etica.htm ética y valores organizacionales

• Procesos archivísticos, AGN

Verificación de la guía

Instructor: Rubén Darío Yaima G.

rdyaimag@misena.edu.co
darioyaima@hotmail.com

66