GESTIÓN ADMINISTRATIVA Código

ADQUISICIÓN DE OBRAS, BIENES Y/O SERVICIOS Y TRÁMITES ASOCIADOS A03-AB-02-UACI.POE01

TRÁMITES ASOCIADOS A LAS ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES Versión No. 01
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PROCEDIMIENTO PARA COMPRA POR LIBRE GESTIÓN

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1. OBJETIVOS
1.1 GENERAL
Establecer la ruta a seguir para generar un proceso de compra por medio de Libre Gestión en
la Dirección Nacional de Medicamentos (DNM).

1.2 ESPECÍFICOS
Determinar los pasos operativos que se efectúan desde el momento en que la solicitud es
elaborada, su procesamiento, recepción de ofertas, evaluación, adjudicación, generación del
documento contractual y su distribución.

2. ALCANCE
El procedimiento describe las etapas a seguir para la adquisición de obras, bienes y/o servicios,
es responsabilidad de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional (UACI) cuando
las Unidades Organizativas de la DNM le entreguen la solicitud de compra.

3. REQUISITOS PREVIOS
Las Unidades Organizativas deberán de presentar Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones
del año en curso, para la realización de la Solicitud de Compra.

4. RESPONSABILIDADES
- Comisión Evaluadora de Ofertas: Estará conformada por un miembro de las siguientes
unidades: UACI, Unidad Financiera Institucional (UFI), Técnico Jurídico Especialista en
Adquisiciones y/o Apoyo Legal, unidad solicitante y un especialista en la materia según sea el
caso. Dentro de sus funciones se encuentra la de: Evaluar cada una de las ofertas
presentadas, elaborar actas de recomendación y adjudicación. La Comisión Evaluadora de
Ofertas se conformará en los casos en que de acuerdo al monto o la complejidad técnica de
la compra el Jefe de la UACI considere necesario la formación de un equipo multidisciplinario
para la evaluación de ofertas y posterior autorización por parte del Titular de la Institución o
su designado.
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- Jefe de la UACI: Recibir Solicitud de Compra, verificar disponibilidad presupuestaria, asignar

el número del proceso de compra y delegar en el Técnico UACI para que desarrolle el proceso
de compra, actualizar cuadro de registro, en algunos casos participar en Comisión Evaluadora
de Ofertas y generar proceso de compra completo por libre gestión.
- Jefe de la UFI: Asignar disponibilidad presupuestaria.
- Técnico Jurídico Especialista en Adquisiciones y/o Apoyo Legal: Formar parte de la
Comisión de Evaluación de Ofertas, según el caso. Elaborar resoluciones de adjudicación;
elaborar Contrato de Compra, según el caso; elaborar resoluciones de modificación, cuando
aplique; elaborar resoluciones de prórroga, cuando aplique; revisar garantías; devolver
garantías originales vencidas.
- Técnicos UACI: Ejecutar paso a paso un proceso de compra por cada solicitud que les sea
asignada, participar en las Comisiones de Evaluación de Ofertas; elaborar Orden de Compra
y distribuir documentos contractuales.
- Titular de la Institución o su designado: Aprobar y firmar Solicitud de Compra; firmar
Acuerdo de Comisión Evaluadora de Ofertas; firmar Acta o Informe de adjudicación; firmar
Resolución de Adjudicación; firmar Orden de Compra o Contrato de Compra, según el caso.
- Unidades Organizativas: Elaborar solicitudes de compra; verificar existencia en el almacén,
si procede; proponer al Administrador de Contrato; solicitar a UFI disponibilidad
presupuestaria, entregar solicitud en UACI.

5. DEFINICIONES
- MODDIV COMPRASAL: Módulo de Divulgación COMPRASAL del Ministerio de Hacienda,
sistema mediante el cual se registran todos los procesos de compra que la Institución efectúa
para hacer del conocimiento público, tanto las convocatorias como los resultados.
- OPTIMO|AF: Sistema de Almacén y Activo Fijo. Sistema mediante el cual se controlan los
ingresos y egresos de insumos y activos fijos institucionales.

6. SIGLAS
- AF: Activo Fijo.
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- DNM: Dirección Nacional de Medicamentos.

- LACAP: Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública.
- MODDIV COMPRASAL: Módulo de Divulgación Comprasal.
- RELACAP: Reglamento de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración
Pública.
- UACI: Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional.
- UFI: Unidad Financiera Institucional.
- UNAC: Unidad Normativa de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública.

7. BASE LEGAL Y/O REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

- Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública- LACAP
- Reglamento de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública –
RELACAP.
- Acuerdo de Delegación conforme al Artículo 18 de la LACAP.
- Manual de Procedimientos para el Ciclo de Gestión de Adquisiciones y Contrataciones de las
Instituciones de la Administración Pública de la UNAC.
- Acuerdo 12.18 de Sesión Ordinaria Número 062018 del día doce de abril de dos mil dieciocho.

8. INDICADORES DE DESEMPEÑO
- Cumplimiento del tiempo establecido de acuerdo al tipo de obra, bien y/o servicio que se va a
contratar.
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9. DESARROLLO
N° RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Unidad Solicitante Elabora Solicitud de Compra conforme a lo establecido en la
Programación Anual de Compras Institucional, el solicitante propondrá a
la persona idónea para Administrador de Contrato u Orden de Compra,
dependiendo de la obra, bien y/o servicio que se desea adquirir,
utilizando la Herramienta A03-AB-02-UACI.HER01 a través del Sistema
OPTIMO|AF. Deberá gestionar ante la UFI la disponibilidad
presupuestaria.
2 Jefe de la UFI Firma y sella en la solicitud de compra la disponibilidad presupuestaria y
devuelve solicitud a la unidad solicitante.
3 Unidad Solicitante Gestiona aprobación del Titular de la Institución o su designado, tanto en
el sistema como en físico.
4 Titular de la Aprueba, firma y sella la Solicitud de Compra.
Institución o su
designado
5 Unidad Solicitante Remite solicitud de compra a Jefe de UACI firmada y sellada por Jefe de
la UFI, por el solicitante y por Titular de la Institución o su designado.
6 Jefe de la UACI Revisa Solicitud de Compra. (Términos de Referencia o
Especificaciones Técnicas). Verifica que la adquisición está en la
Programación Anual de Compras Institucional.
¿Existe deficiencia?
Si la respuesta es “SI” devuelve a la Unidad solicitante regresa a paso
1,
Si la respuesta es “NO” pasa a la actividad 7.
7 Jefe de la UACI Asigna número de proceso de compra que le corresponde, según orden
de ingreso, actualiza listado de control interno y designa personal técnico
de UACI para desarrollar el procedimiento de adquisición.
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N° RESPONSABLE ACTIVIDAD
8 Jefe de la UACI/ Elabora términos de referencia según orden de compra.
Técnico UACI Determina si el monto de la solicitud de compra es mayor a $6,083.40
¿El monto de la solicitud de compra es mayor a $6,083.40?
Si la respuesta es “SI” seguir en paso 9,
Si la respuesta es “NO” seguir en paso 10.
9 Jefe de la UACI/ Publicará en el MODDIV COMPRASAL y se genera competencia
Técnico UACI enviando, a por lo menos tres empresas que suministren lo requerido en
solicitud de compra; cuando el monto de la solicitud de compra es mayor
a $6,083.40. Pasa a actividad 11.
10 Jefe de la UACI/ Si es menor o igual a $6,083.40 publicará únicamente en el MODDIV
Técnico UACI COMPRASAL. No se requiere generar competencia. Pasa a actividad
11.
11 Jefe de la UACI/ Recibe ofertas en físico o vía correo electrónico entregadas por las
Técnico UACI personas naturales y/o jurídicas ofertantes o interesadas.
¿El caso amerita la conformación de la Comisión Evaluadora de Ofertas?
Si la respuesta es “SI” pasa a la actividad 12.
Si la respuesta es “NO” pasa a la actividad 16.
12 Jefe de la UACI En los casos en que se considere necesario la conformación de la
Comisión Evaluadora de Ofertas, elabora Acuerdo de designación de los
miembros que conformaran la Comisión Evaluadora de Ofertas, y remite
a Titular de la Institución o su designado para su firma.
13 Titular de la Firma y sella Acuerdo de designación de los miembros que conformaran
Institución o su la Comisión Evaluadora de Ofertas.
designado
14 Jefe de la UACI/ Convoca por medio de correo electrónico y/o físico a los miembros de la
Técnico UACI Comisión de Evaluación de Ofertas y cita a reunión para evaluar las
ofertas entregadas.
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N° RESPONSABLE ACTIVIDAD
15 Comisión de Evalúa cumplimiento de ofertas conforme a lo establecido en los
Evaluación de Oferta Términos de Referencia o Especificaciones Técnicas. Así mismo elabora
informe y Acta de Evaluación y Recomendación para la adjudicación de
procesos vía Libre Gestión (con comisión evaluadora de ofertas);
remiten expediente completo a Jefe de la UACI. Generalmente el
Técnico Jurídico Especialista en Adquisiciones forma parte de la
Comisión de Evaluación de Ofertas. Pasa a actividad 17.
16 Jefe de la UACI/ Evalúan y Levantan Acta de Evaluación y Recomendación para la
Técnico UACI y adjudicación de procesos vía Libre Gestión (sin comisión evaluadora de
Unidad Solicitante ofertas). Pasa a actividad 17.
17 Jefe de la UACI/ Revisa expediente y envía a Titular de la Institución o su designado para
Técnico UACI su adjudicación.

18 Titular de la Revisa expediente y adjudica la obra, bien y/o servicio.

Institución o su
designado
19 Jefe de la UACI/ Una vez adjudicado la obra, bien y/o servicio se procede a elaborar
Técnico UACI documento contractual (Orden de compra). Si es Contrato lo elabora el
Técnico Jurídico Especialista en Adquisiciones.
Una vez elaborada la Orden de Compra o Contrato se obtiene la firma
de Titular de la Institución o su designado y Representante Legal o
Apoderado de persona adjudicada, en caso de ser contrato; si es Orden
de Compra firma la persona que envíe la empresa.
20 Titular de la Firma Orden de Compra o Contrato.
Institución o su
designado
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21 Jefe de la UACI/ Distribuye documento contractual (Orden de Compra o Contrato) a la
Técnico UACI Unidad Solicitante, Administrador de Contrato, UFI, Tesorería y Activo
Fijo/ Almacén (Si aplica).
22 Administrador de Posterior al cumplimiento de las obligaciones del proveedor o contratista
Contrato u Orden de de la Orden de Compra o Contrato, según el caso, el Administrador del
Compra Contrato u Orden de Compra elabora Acta de Recepción. Entrega
garantías a UACI, Técnico Jurídico Especialista en Adquisiciones y
Contrataciones las revisa y emite opinión, Jefe de la UACI remite a la
UFI para su respectivo resguardo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
30 DÍAS HÁBILES DEPENDIENDO DE LA OBRAS, BIEN Y/O
TIEMPO MÁXIMO
SERVICIO.

10. FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO PARA COMPRA DE BIENES POR LIBRE GESTIÓN
UNIDAD SOLICITANTRE
Inicio
1. Elabora Solicit ud de Compra conforme a lo
establecido en la Programación Anual de Compras
Institucional, el solicitante propondrá a la persona
idónea para Administrador de Contrato u Orden de
1 Compra, dependiendo de la obra, bien y/o servicio
que se desea adquirir, utilizando la Herramienta
A03-AB-02-UACI.HER01 a través del Sistema
OPTIMO|AF. Deberá gestionar ante la UFI la
disponibilidad presupuestaria.
3. Gestiona aprobación del Titular de la
Institución o su designado, tanto en el
sistema como en físico.
5. Remite solicitud de compra a Jefe de
UACI firmada y sellada por Jefe de la
UFI, por el solicitante y por Titular de la
Institución o su designado.
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ADMINISTRADOR DE CONTRATO
Titular de la Institución o su designado JEFE UFI JEFE UACI JEFE UACI / TECNICO UACI COMISIÓN EVALUADORA
U ORDEN DE COMPRA
2. Firma y sella en la solicitud de compra
la disponibilidad presupuestaria y
devuelve solicitud a la unidad solicitante.
4. Aprueba, firma y sella la Solicitud de
Compra.
6. Revisa Solicitud de Compra. (Términos
de Referencia o Especificaciones
Técnicas). Verifica que la adquisición está
en la Programación Anual de Compras
Institucional.
¿Existe deficiencia?
NO
SI
7. Asigna número de proceso de compra
que le corresponde, según orden de
1 ingreso, actualiza listado de control 8. Elabora términos de referencia según
interno y designa personal técnico de orden de compra.
UACI para desarrollar el procedimiento de Determina si el monto de la solicitud de
adquisición. Solicita firma de Titular de la compra es mayor a $6,083.40
Institución o su designado de la Solicitud
de Compra.
¿El monto de la solicitud de
SI NO
compra es mayor a $6,083.40?
9. Publicará en el MODDIV COMPRASAL
y se genera competencia enviando, a por 10. Si es menor o igual a $6,083.40
lo menos tres empresas que suministren publicará únicamente en el MODDIV
lo requerido en solicitud de compra; COMPRASAL. No se requiere generar
cuando el monto de la solicitud de competencia.
compra es mayor a $6,083.40
A

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PROCEDIMIENTO PARA COMPRA DE BIENES POR LIBRE GESTIÓN
UNIDAD SOLICITANTRE Titular de la Institución o su designado
13. Firma y sella Acuerdo de designación
de los miembros que conformaran la
Comisión Evaluadora de Ofertas.
18. Revisa expediente y adjudica la obra,
bien y/o servicio.
20. Firma Orden de Compra o Contrato.
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ADMINISTRADOR DE CONTRATO
JEFE UFI JEFE UACI JEFE UACI / TECNICO UACI COMISIÓN EVALUADORA
U ORDEN DE COMPRA
11. Recibe ofertas en físico o vía correo
electrónico entregadas por las personas
naturales y/o jurídicas ofertantes o
interesadas.
¿El caso amerita la conformación
SI de la Comisión Evaluadora de NO
Ofertas?
12. En los casos en que se considere
necesario la conformación de la Comisión 2
Evaluadora de Ofertas, elabora Acuerdo
de designación de los miembros que
conformaran la Comisión Evaluadora de
Ofertas, y remite a Titular de la Institución
o su designado para su firma.
15. Evalúa cumplimiento de ofertas conforme a lo
14. Convoca por medio de correo establecido en los Términos de Referencia o
Especificaciones Técnicas. Así mismo elabora informe
electrónico y/o físico a los miembros de la y Acta de Evaluación y Recomendación para la
Comisión de Evaluación de Ofertas y cita adjudicación de procesos vía Libre Gestión (con
a reunión para evaluar las ofertas comisión evaluadora de ofertas); remiten expediente
completo a Jefe de la UACI. Generalmente el Técnico
entregadas. Jurídico Especialista en Adquisiciones forma parte de la
Comisión de Evaluación de Ofertas.
16. Evalúan y Levantan Acta de
Evaluación y Recomendación para la
2 adjudicación de procesos vía Libre
Gestión (sin comisión evaluadora de
ofertas).
17. Revisa expediente y envía a Titular de
la Institución o su designado para su
adjudicación
19. Una vez adjudicado la obra, bien y/o servicio se
procede a elaborar documento contractual (Orden
de compra). Si es Contrato lo elabora el Técnico
Jurídico Especialista en Adquisiciones.
Una vez elaborada la Orden de Compra o Contrato
se obtiene la firma de Titular de la Institución o su
designado y Representante Legal o Apoderado de
persona adjudicada, en caso de ser contrato; si es
Orden de Compra firma la persona que envíe la
21. Distribuye documento contractual
empresa. (Orden de Compra o Contrato) a la
Unidad Solicitante, Administrador de
Contrato, UFI, Tesorería y Activo Fijo/
Almacén (Si aplica).
22. Posterior al cumplimiento de las obligaciones
del proveedor o contratista de la Orden de
Compra o Contrato, según el caso, el
Administrador del Contrato u Orden de Compra
elabora Acta de Recepción a satisfacción.
Entrega garantías a UACI, Técnico Especialista
en Adquisiciones y Contrataciones las revisa y
Jefe de la UACI remite a la UFI para su
respectivo resguardo.
Fin
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11. HERRAMIENTAS DE TRABAJO.

Se utilizará la versión vigente de las herramientas, misma que se puede visualizar en el Listado
Maestro de Documentos en la carpeta compartida “SGC”.

HERRAMIENTA CÓDIGO
Solicitud de Compra. A03-AB-02-UACI.HER01
Acta de Evaluación y Recomendación para la adjudicación de procesos vía
A03-AB-02-UACI.HER02
Libre Gestión (sin comisión evaluadora de ofertas).
Acta de Evaluación y Recomendación para la adjudicación de procesos vía
A03-AB-02-UACI.HER03
Libre Gestión (con comisión evaluadora de ofertas).

Orden de Compra. A03-AB-02-UACI.HER04

Contrato de Compra. A03-AB-02-UACI.HER05

Cuadro de distribución de Orden de Compra o Contrato. A03-AB-02-UACI.HER06

Acta de Recepción. A03-AB-02-UACI.HER07

Acuerdo de Nombramiento de Comisión Evaluadora del Proceso de Libre

A03-AB-02-UACI.HER08
Gestión