Informe Final Proceso de Recursos Humanos - Uv

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
Proceso: RECURSOS HUMANOS
Líder de Proceso: CARLOS MANUEL PEÑA IRRAGORRI
Objetivo de la Auditoría: Evaluar la gestión del proceso de Recursos Humanos,

incluyendo la identificación de riesgos que impactan el
cumplimiento del objetivo del mismo, para efectos de
establecer acciones que permitan la toma de decisiones,
en pro de su mejoramiento.
Alcance de la Auditoría: Inicia con la identificación de los riesgos, asociados al

proceso a partir del análisis de los factores internos y
externos que inciden en el cumplimiento de su objetivo
misional; tomando en cuenta aspectos tales como su
organización, personal que labora en la dependencia,
distribución de las tareas, tiempos establecidos para cada
uno de los trámites y diligencias a cargo, cumplimiento de
los mismos, al igual que los plazos legales; verificación y
análisis de la información consignada en la anterior
auditoría realizada, seguimiento a las recomendaciones
formuladas, finaliza con la entrega del informe y las
recomendaciones correspondientes.
Criterios de la Auditoría: En el desarrollo de la presente auditoría, se tuvo en

cuenta la base normativa descrita en la caracterización
del proceso de Recursos Humanos. La metodología
definida para la realización de auditorías, las actividades
descritas en el procedimiento de auditoría interna, el
mapa de riesgos y los planes de acciones preventivas y
correctivas.
Equipo Auditor : RITA CECILIA COTES COTES

Jefe Oficina Control Interno
MARIA MERCEDES CABRA DUSSAN

Auditor - Contratista
Tipo de Informe : Informe Final
FUNCIONARIO O ANALISTA NOMBRE FIRMA FECHA

Tramitado y Proyectado por María Mercedes Cabra Dussán 30/10/2015
Revisado para firma por Rita Cecilia Cotes Cotes 30/10/2015
Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales vigentes y por lo
tanto, bajo nuestra responsabilidad, lo presentamos para la firma.
SISTEMA GESTIÓN DE LA CALIDAD Calle 24A No. 59-42 Torre 4 Piso 3 Centro Empresarial Sarmiento Angulo Bogotá D.C., Colombia
Código: : FOR-CI-7400-009 Centro de Información para el Ciudadano CIC Avenida el Dorado No 69-63 OF 509/510 Torre 26
Fecha aprobación: 21/02/2014 PBX: 57 - 1 – 6577565 Línea gratuita nacional: 01 8000 119703
Versión: 3 www.supervigilancia.gov.co
INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
Metodología:
La metodología utilizada fue la descrita en el Manual de Control Interno y el procedimiento de

Auditoría Interna. La documentación que se tuvo en cuenta tiene relación directa con cada uno
de los procedimientos que se auditaron.
Se procedió a estudiar el Proceso de Recursos Humanos, las funciones a cargo del Grupo de
Recursos Humanos, los procedimientos que tienen identificados para su cumplimiento; el
Manual de Funciones, plan de acción, indicadores, entre otros temas para la vigencia 2014. A
partir de estos datos, se realizó una programación con el fin de acercarse a la práctica que se
ejecuta en el día a día.
A la evaluación, se le aplicaron las técnicas y normas de auditoría generalmente aceptadas, bajo

los criterios y principios de independencia, con el fin de evaluar la gestión realizada por la
dependencia; por lo tanto se requirió de planeación y ejecución del trabajo con miras a
fundamentar directamente lo que se consigna en este informe.
La Auditoría se basa en el análisis de pruebas seleccionadas a partir de muestra selectiva; que

permiten obtener evidencias con los debidos soportes documentales que respaldan el actuar de
la gestión del Grupo de Recursos Humanos, como son los “papeles de trabajo” que reposan en
la Oficina de Control Interno de esta Entidad y que incluyen un CD.
La Comisión de Auditoría, conformada por Rita Cecilia Cotes Cotes, en su condición de Jefe de
la Oficina de Control Interno; líder de la auditoría, y María Mercedes Cabra Dussán (contratista
auditora) fue atendida por los funcionarios de la dependencia.
Limitaciones
.- No existe memoria histórica, ni traza documental sobre varios de los temas requeridos al
Grupo de Recursos Humanos.
:- De algunas de las respuestas suministradas por el Grupo de Recursos Humanos, no es
posible hacer claridad sobre los temas preguntados.
.- Hay información solicitada al área auditada, que no fue remitida a la Oficina de Control Interno,
o no se realizó dentro de los plazos programados, lo que hizo necesario ampliar el plazo para la
entrega del informe preliminar y de la Ejecución de la Auditoría.
Reunión de Apertura Ejecución de la Auditoría

PLAZO
Día 03 Mes 07 Año 2015 Desde 06/07/2015 Hasta 30/10/15

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AUDITORIAS INTERNAS
En cumplimiento con lo dispuesto por la Ley 87 de 1993 y demás normas reglamentarias, y en

consideración al Programa de Auditorías vigencia 2015, debidamente aprobado por el Comité de
Coordinación del Sistema de Control Interno, Acta No. 1 del 09 de marzo de 2015, el Equipo
Auditor conformado por RITA CECILIA COTES COTES, Jefe Oficina Control Interno y MARIA
MERCEDES CABRA DUSSAN, contratista auditora se practicó Auditoría Interna al Proceso de
Recursos Humanos, desde el 03 de julio hasta al 30 de octubre de 2015.
DESARROLLO DE LA AUDITORÍA
Una vez revisado el mapa de riesgos del proceso y los factores internos y externos que puedan
llegar a afectar la consecución de su objetivo; y teniendo en cuenta que uno de los aspectos con
porcentaje más significativo en la priorización de los procesos a auditar, es la identificación de
los riesgos, para el enfoque de la presente auditoria, se tuvieron en cuenta los siguientes
riesgos. Se hace la salvedad, que el último, fue identificado por el Equipo Auditor:
 INCUMPLIMIENTO E INOPORTUNIDAD EN EL EJERCICIO DE LAS FUNCIONES Y

EN LAS ACTIVIDADES DESCRITAS EN LA CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
Tenido en cuenta, por cuanto su materialización podría exponer a la Entidad, a fallos en

su contra e incumplimiento de los objetivos y metas institucionales.
 INADECUADA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO POR INAPLICABILIDAD

A LA NORMATIVIDAD LEGAL VIGENTE
Estimado como riesgo, por cuanto la ausencia de carrera administrativa, puede ocasionar
un direccionamiento incorrecto del talento humano, afectando entre otros, la estabilidad
laboral, el clima organizacional y los resultados en el desempeño de los procesos.
Para el desarrollo de la auditoría, se procedió a realizar una revisión normativa y a comparar con
lo encontrado en la realidad en el Grupo de Recursos Humanos y en los documentos soportes
que se suministran. Se procedió a manejarlo en cuatro (4) capítulos a saber:
1.- GESTION ADMINISTRATIVA

2.- APLICACIÓN NORMATIVA
3.- EXPEDIENTES REVISADOS Y TEMAS RECURRENTES EN ELLOS
4.- REVISIÓN MEDIDAS TOMADAS FRENTE A LOS RESULTADOS DE LAS AUDITORIAS
INTERNAS REALIZADAS POR LA OFICINA DE CONTROL

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AUDITORIAS INTERNAS
En cada uno de ellos (capítulos), el Equipo Auditor establece lo que se pretende observar, lo
que se evidencia, las pruebas, las posibles causas y las sugerencias que considera oportuno
realizar.
1.- GESTION ADMINISTRATIVA
Se seleccionaron los temas que se indican a continuación, teniendo en cuenta que conforman la
parte estructural para el desarrollo de las funciones; se establece la norma que lo respalda y se
revisa como se cumple en la realidad y la evidencia documental, así:
1.1. UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DE LA ENTIDAD
1.2.- FUNCIONES, RELACIÓN CON EL PROCESO DE RECURSOS HUMANOS Y SUS

PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS PARA VERIFICAR SU CUMPLIMIENTO.
1.2.1.- Funciones Secretaría General

1.2.2.- Funciones del Grupo de Recursos Humanos
1.3.- CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE RECURSOS HUMANOS, COMPARACIÓN DE

FUNCIONES DEL GRUPO DE RECURSOS HUMANOS CON SUS PROCEDIMIENTOS
ASOCIADOS:
1.3.1. Caracterización del Proceso de Recursos Humanos.

1.3.2.- Comparación de las Funciones del Grupo con los Procedimientos Existentes.
1.4.- VERIFICACIÓN DE LOS AVANCES EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN

DEL EMPLEO PÚBLICO “SIGEP”
1.5.- PERSONAL QUE CUMPLE LOS PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS AL PROCESO DE

RECURSOS HUMANOS.
1.6.- DERECHOS DE PETICIÓN.
1.7. INDICADORES DE GESTIÓN APLICADOS AL PROCESO DE TALENTO HUMANO
1.8.- RESOLUCIÓN POR MEDIO DE LA CUAL SE HACE LA DISTRIBUCIÓN DE CARGOS DE

LA PLANTA GLOBAL.
1.9.- MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS A NIVEL DE CARGO
1.10. – CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES GENERALES

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2. APLICACIÓN NORMATIVA
3.- EXPEDIENTES REVISADOS Y TEMAS RECURRENTES EN ELLOS.
4.- REVISIÓN MEDIDAS TOMADAS FRENTE A LOS RESULTADOS DE LAS AUDITORIAS

INTERNAS REALIZADAS POR LA OFICINA DE CONTROL
DESARROLLO
1.- GESTIÒN ADMINISTRATIVA
1.1.- UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DE LA ENTIDAD
Se parte de lo establecido en el Decreto 2355 de 2006 “Por la cual se modifica la estructura de la

Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y se dictan otras disposiciones”.
Artículo 5°. Estructura. La Superintendencia de Vigilancia Privada tendrá la siguiente estructura:
1. DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE. ...
2. DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE DELEGADO PARA LA OPERACION DE LOS

SERVICIOS DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA
3. DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE DELEGADO PARA EL CONTROL
4. SECRETARIA GENERAL…”
1.2.- FUNCIONES, RELACIÓN CON EL PROCESO DE RECURSOS HUMANOS Y SUS

PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS PARA VERIFICAR SU CUMPLIMIENTO.
1.2.1.- FUNCIONES SECRETARIA GENERAL
Se parte de las funciones que le son asignadas por el Decreto 2355 de 2006, “Por la cual se
modifica la estructura de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y se dictan otras
disposiciones”, a la Secretaría General; pues de ellas se desprenden, las que cumple el Grupo
de Recursos Humanos.
Artículo 13. Funciones de la Secretaría General. Corresponde a la Secretaría General, el

desarrollo de las siguientes funciones:
1. Asesorar al Superintendente en la formulación de políticas, normas y procedimientos

para la administración de recursos humanos, físicos, económicos y financieros de la
Superintendencia.

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2. Coordinar y programar las actividades de administración de personal, seguridad

industrial y relaciones laborales del personal, de acuerdo con las políticas de la
Superintendencia y las normas legales sobre la materia.
3. Realizar estudios sobre la planta de personal y mantener actualizado el manual de
funciones y de competencias laborales de la Superintendencia.
4. Dirigir y controlar en todos los niveles, los procesos administrativos y financieros de la
institución. …
13. Velar por la debida aplicación del sistema de desarrollo administrativo, relacionado con
las políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo
y organizacional para la gestión y el manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales,
físicos y financieros del organismo, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el
desempeño institucional, de conformidad con las normas legales.
14. Recibir y atender oportunamente las quejas y reclamos que se presenten en relación con la
institución. …
18. Las demás inherentes a la naturaleza de la dependencia y las que le sean asignadas por el
Jefe del Organismo y las normas legales.”
1.2.2 FUNCIONES DEL GRUPO DE RECURSOS HUMANOS
- Resolución No. 3572 del 03/10/2006 “Por el cual se crean y organizan grupos Interno de
Trabajo en la Superintendencia de vigilancia y Seguridad privada y se asignan funciones”
“Artículo 1.- Conformar en la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, los siguientes

Grupos de trabajo, bajo la directa supervisión y coordinación de las siguientes Dependencias:
DEPENDENCIA Y DENOMINACIÒN DEL GRUPO

1.- DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE …
4.- SECRETARIA GENERAL
4.1.-…
4.4.- Grupo Recursos Humanos. …
·Artículo 11º. FUNCIONES DEL GRUPO DE RECURSOS HUMANOS: El Grupo de Recursos

Humanos tendrá a cargo principalmente la coordinación, administración y manejo de todos los
procesos referentes al recurso humano de la Entidad, así como la coordinación y administración
de los procesos de selección, capacitación, calificación, incentivos, carrera administrativa y todas
las novedades de personal que se presenten, de acuerdo con las disposiciones legales y las
directrices señaladas para el efecto, en desarrollo de lo cual adelantará las siguientes funciones:
1.- Asesorar al Superintendente y al Secretario General en el estudio, preparación y ejecución de

los planes y programas de la dependencia identificando necesidades, indicadores, normatividad
y acciones que deben seguirse para la mejor administración del recurso humano de la Entidad.
2.- Adelantar la organización y ejecución de los procesos de carrera administrativa, selección,
clasificación, registro y desarrollo del personal al servicio de las dependencias de la
Superintendencia de conformidad con la ley.

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3.- Orientar el estudio y revisión los actos administrativos referentes a nombramientos,

remociones y demás situaciones administrativas del personal; tramitar novedades y expedir las
certificaciones que corresponda.
4.- Adelantar el estudio, elaboración y ejecución de los programas de bienestar y capacitación
para el personal del organismo para el personal de organismo.
5.- Preparar y elaborar las nóminas del personal de la Entidad, así como los diferentes pagos por
concepto de parafiscales y demás gastos de personal de acuerdo con la normatividad y
procedimientos vigentes.
6.- Planear, ejecutar y controlar la política institucional en las áreas de reclutamiento, selección,
promoción, inducción, capacitación y desvinculación del recurso humano de la Superintendencia.
7.- Coordinar y asesorar la preparación y gestión de las modificaciones de la planta de personal,
según las instrucciones del Superintendente.
8.- Coordinar y administrar programas tendientes a garantizar bienestar social y laboral de los
empleados.
9.- Llevar las hojas de vida de los funcionarios, mantener actualizados sus datos y expedir las
respectivas certificaciones.
10.- Proponer al Superintendente las modificaciones al manual de funciones y requisitos de la
entidad.
11.- Mantener sistemas de control de horarios de trabajo del personal de la Superintendencia .y
velar por su cumplimiento.
12.- Coordinar los trámites necesarios para la liquidación y cancelación de las prestaciones
sociales de los exfuncionarios de la Superintendencia.
13.- Suministrar la información necesaria a la Secretaría General para la elaboración de nóminas
y la cancelación de todo tipo de emolumentos devengados por los funcionarios de la entidad.
14.- Asesorar a las dependencias de la Superintendencia en lo relacionado con la administración
del recurso humano.
15.- Llevar y mantener actualizado el sistema de Información Administrativa.
16.- Adelantar todos los procesos relacionados con los concursos para la provisión de empleos y
la calificación de servicios, de acuerdo con la normatividad legal vigente.
17.- Preparar, para la firma del Superintendente o del Secretario General los actos
administrativos que deciden cualquier situación administrativa a cargo de la Superintendencia y
que corresponde resolver al área bajo su competencia.
18.- Las demás que le sean asignadas por el Superintendente o el Superintendente Delegado y
que correspondan a los objetivos del área. …”
Decreto 091 de 2007 “Por el cual se regula el Sistema Especial de Carrera del Sector Defensa y
se dictan unas disposiciones en materia de administración de personal”. Fijó a los Grupos de
Talento Humano de las entidades Descentralizadas del Sector Defensa, las siguientes funciones:
“ARTÍCULO 65.- FUNCIONES DE LOS GRUPOS TALENTO HUMANO. Los grupos de Talento
Humano o las dependencias que hagan sus veces en el sector defensa, además de las
funciones que tengan fijadas, desarrollaran las siguientes:
a) Elaborar los planes estratégicos del Talento Humano

b) Elaborar el plan anual de vacantes y remitirlo a la Comisión Administradora del Sistema

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Especial de Carrera del Sector Defensa.

c) Elaborar los proyectos de plantas de personal, así como los manuales de funciones y
requisitos.
d) Determinar los perfiles de los empleos que deberán ser provistos mediante proceso de
selección por méritos.
e) Participar en el diseño y administración de los programas de formación, capacitación,
bienestar y estímulos.
f) Organizar y administrar un registro sistematizado del Talento Humano de la entidad o
dependencia, que permita la formulación de programas internos y la toma de decisiones.
g) Implantar el sistema de evaluación del desempeño al interior de cada entidad o dependencia
de acuerdo con las normas vigentes para el sector.
h) Velar por el debido desarrollo del Sistema Especial de Carrera del Sector Defensa. Declarada
inexequible
i) Ponderar la calificación de la evaluación del desempeño durante el periodo de prueba o lapso
evaluable según el caso, cuando el evaluado haya tenido durante el periodo evaluable diferentes
jefes inmediatos.
j) Todas las demás que le sean atribuidas por la ley, el reglamento o el manual de funciones”.
Una vez establecidas las funciones que le compete cumplir al Grupo de Recursos Humanos, se
procede a revisar el PROCESO DE RECURSOS HUMANOS, con el fin de establecer la forma
como se articulan y como se cumplen a través de la ejecución de sus procedimientos asociados.
1.3.- CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE RECURSOS HUMANOS, COMPARACIÓN DE

FUNCIONES DEL GRUPO DE RECURSOS HUMANOS CON LOS PROCEDIMIENTOS DEL
PROCESO
1.3.1. CARACTERIZACIÒN DEL PROCESO DE RECURSOS HUMANOS.
Se encuentra en la SUITE VISION EMPRESARIAL e indica:
“OBJETIVO: Propender por el bienestar e idoneidad del recurso humano de la SuperVigilancia

para que realicen sus funciones con calidad y velar para que tengan la educación, formación,
habilidades y experiencia apropiados para su desarrollo laboral.
ALCANCE: Incluye las actividades correspondientes para la gestión del recurso humano de la
SuperVigilancia, a través de la vinculación de personal, implementación de programas de
Bienestar social, Capacitación y Salud ocupacional, gestión de novedades y liquidación de
nómina, pago de viáticos, gastos de viaje y su desvinculación cuando corresponda.”
“RESPONSABLE DEL PROCESO: Asesor del Grupo de Recursos Humanos.”
PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS AL PROCESO DE RECURSOS HUMANOS

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Para el cumplimiento del objetivo del proceso, se encuentran en la SUITE VISION

EMPRESARIAL los siguientes procedimientos:
.- Procedimiento Bienestar Social.

.- Procedimiento Capacitación
.- Procedimiento Viáticos y Gastos de Viaje
.- Procedimiento Vinculación de Personal
.- Procedimiento Gestión de Novedades de desvinculación, traslados y licencias.
.- Procedimiento Liquidación de Nómina.
.- Procedimiento Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo
De los documentos con los que cuenta el Proceso, se encontraron:
.- Manual de Funciones
.- Manual de Inducción y Reinducción
.- Instructivo situaciones administrativas
1.3.2- COMPARACIÓN DE LAS FUNCIONES DEL GRUPO CON LOS PROCEDIMIENTOS

EXISTENTES:
FUNCIÒN PROCEDIMIENTO OBSERVACIÒN

Asesorar al Superintendente y al No se encuentra No se cuenta con traza
Secretario General en el estudio, definido. de su cumplimiento.
preparación y ejecución de los planes
1. y programas de la dependencia
identificando necesidades,
indicadores, normatividad y acciones
que deben seguirse para la mejor
administración del recurso humano de
la Entidad.
Adelantar la organización y ejecución No se encuentra No se evidencia
de los procesos de carrera definido. cumplimiento con esta
administrativa, selección, clasificación, función
2. registro y desarrollo del personal al
servicio de las dependencias de la
Superintendencia de conformidad con
la ley.
Orientar el estudio y revisión de los .- Vinculación de
actos administrativos referentes a personal, solo
nombramientos, remociones y demás aplicable a
3. situaciones administrativas del empleados
personal; tramitar novedades y públicos de libre
expedir las certificaciones que nombramiento y
corresponda. remoción.

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.- Entrega del
Cargo
Adelantar el estudio, elaboración y .- Bienestar
4.- ejecución de los programas de .- Capacitación
bienestar y capacitación para el
personal del organismo para el
personal de organismo.
Preparar y elaborar las nóminas del .- Liquidación de
personal de la Entidad, así como los nómina
5. diferentes pagos por concepto de
parafiscales y demás gastos de
personal de acuerdo con la
normatividad y procedimientos
vigentes.
Planear, ejecutar y controlar la política No se encuentra No se suministró
institucional en las áreas de definido. documento que
6. reclutamiento, selección, promoción, contenga la política que
inducción, capacitación y vigente para el año 2014
desvinculación del recurso humano de
la Superintendencia.
Coordinar y asesorar la preparación y No se encuentra En los documentos
gestión de las modificaciones de la definido. suministrados no se
7. planta de personal, según las encuentra avance del
instrucciones del Superintendente. tema en el año 2014
Coordinar y administrar programas .- Bienestar Social
8. tendientes a garantizar bienestar
social y laboral de los empleados.
9. Llevar las hojas de vida de los .- Vinculación de
funcionarios, mantener actualizados Personal.
sus datos y expedir las respectivas
certificaciones
Proponer al Superintendente las No se encuentra En el año 2014 se
10. modificaciones al manual de funciones definido. realizó una modificación
y requisitos de la entidad. al Manual de Funciones
Mantener sistemas de control de No se encuentra .- Se indicó que la
11. horarios de trabajo del personal de la definido. cumple para el año
Superintendencia .y velar por su 2015, el técnico que
cumplimiento. tiene a cargo el
Procedimiento de
Viáticos y Gastos de
Viaje.
12. Coordinar los trámites necesarios para .- Procedimiento
la liquidación y cancelación de las de Nómina
prestaciones sociales de los
exfuncionarios de la

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Superintendencia.
13.- Suministrar la información necesaria a No se encuentra El Grupo de Recursos
la Secretaría General para la definido. Humanos liquida la
elaboración de nóminas y la nómina, se sugiere
cancelación de todo tipo de revisar el alcance de
emolumentos devengados por los esta función.
funcionarios de la entidad.
14.- Asesorar a las dependencias de la No se encuentra No se encontró traza de
Superintendencia en lo relacionado definido. la forma como se
con la administración del recurso cumple esta función
humano.
15.- Llevar y mantener actualizado el .- Corresponde al No fue para el año 2014
sistema de Información Administrativa SIGEP y la responsabilidad de una
persona persona que labore en la
responsable debe planta y se tiene
ser la que maneje separada de los
los procedimientos que lo
Procedimientos de alimentan.
Vinculación y
Desvinculación
16.- Adelantar todos los procesos No se encuentra No se suministró
relacionados con los concursos para definido. evidencia de su
la provisión de empleos y la cumplimiento
calificación de servicios, de acuerdo
con la normatividad legal vigente.
Preparar, para la firma del Se sugiere
17.- Superintendente o del Secretario revisarla, en
General los actos administrativos que principio se
deciden cualquier situación encuentra que
administrativa a cargo de la debe forman parte
Superintendencia y que corresponde de las establecidas
resolver al área bajo su competencia. en el numeral 3.
18.- Las demás que le sean asignadas por No se encuentra .- No se hace mención
el Superintendente o el definido. del Secretario General
Superintendente Delegado y que que es el Jefe.
correspondan a los objetivos del área. .- No se entiende por
qué se cita al
Superintendente
Delegado en este tema.

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AUDITORIAS INTERNAS
CONCLUSIONES
CON RELACION A LA FUNCIONES
No se observa en la caracterización del Proceso y dentro de los Procedimientos, la existencia de

actividades encaminadas a dar cumplimiento a los numerales 1, 2, 6, 14, 15 y 16 del artículo 11
de la Resolución No. 3572 del 03/10/2006 “Por el cual se crean y organizan grupos Internos de
Trabajo en la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad privada y se asignan funciones”.
En relación con la funciones establecidas en el Decreto 091 de 2007 “Por el cual se regula el
Sistema Especial de Carrera del Sector Defensa y se dictan unas disposiciones en materia de
administración de personal”. No se suministró traza sobre las establecidas en los literales a y g,
las cuales rezan así:
a) Elaborar los planes estratégicos del Talento Humano

g) Implantar el sistema de evaluación del desempeño al interior de cada entidad o
dependencia de acuerdo con las normas vigentes para el sector.
En cuanto a la función No. 18 “Las demás que le sean asignadas por el Superintendente o el
Superintendente Delegado y que correspondan a los objetivos del área”, descrita en la
Resolución No. 3572 del 03/10/2006, se observa que existe error al citar al Superintendente y
Superintendente Delegado, teniendo en cuenta que el Superior a mencionar es el Secretario
General.
CON RELACIÓN AL PROCESO DE RECURSOS HUMANOS Y SUS PROCEDIMIENTOS

ASOCIADOS
Revisado el objetivo del Proceso, se observó que este no incluye las actividades relacionadas
con la selección, vinculación y evaluación del personal; que complementan los demás aspectos
citados por él.
Se evidencia que a través del Proceso y los Procedimientos existentes, no se abarca la totalidad
de las funciones competencia del Grupo, muchas de las cuales quedan sin traza en su
cumplimiento y varias de ellas no se encuentran asignadas a ningún servidor.
De otra parte, en la SUITE VISION EMPRESARIAL figura el Procedimiento “SISTEMA DE

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO”, sin que se suministrara traza sobre la forma como se
cumplió durante el año 2014 y el servidor público responsable del mismo.
RECOMENDACIÓN
A partir de la revisión de la normatividad vigente y las directrices impartidas por la Alta Dirección,
definir los criterios de actuación frente a los temas de selección, vinculación, evaluación y demás
que sean necesarios para su cumplimiento.

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
Realizar la revisión de los procedimientos asociados al proceso, a fin de establecer su

conformidad con las funciones asignadas y realizar los ajustes necesarios.
Documentar cada uno de los procedimientos, a partir de los registros que se definan en los
mismos, de tal manera que sea de fácil la verificación de su trazabilidad. Asimismo, indicar el
responsable de la ejecución de cada una de las actividades, allí definidas.
1.4.- VERIFICACIÓN AVANCES SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DEL EMPLEO

PÚBLICO “SIGEP”
En relación con la función No. 15 “Llevar y mantener actualizado el sistema de Información

Administrativa”, el cual corresponde en la actualidad al SIGEP, y que se materializa con el
cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 7 del Decreto 2842 de 2010, “Por el cual se dictan
disposiciones relacionadas con la operación del Sistema de Información y Gestión del Empleo
Público (SIGEP) y se deroga el Decreto 1145 de 2004.”, que reza:
“Artículo 7°. Responsabilidades de los representantes legales de las instituciones públicas que
se integren al SIGEP y de los jefes de control interno. Las entidades y organismos a quienes se
aplica el presente decreto son responsables de la operación, registro, actualización y gestión de
la información de cada institución y del recurso humano a su servicio.
Es responsabilidad de los representantes legales de las entidades y organismos del Estado velar
porque la información que se incorpore en el SIGEP se opere, registre, actualice y gestione de
manera oportuna y que esta sea veraz y confiable (...)”
Se procedió a solicitar la trazabilidad de las acciones ejecutadas para dar cumplimiento a esta
obligación, la cual no fue suministrada por el auditado; Sin embargo, se informó sobre la
suscripción de un contrato de prestación de servicios, el cual tenía por objeto dentro de otros, la
actualización de la información en el SIGEP.
Se procedió a confirmar la información y se solicitó al Grupo de Contratos el préstamo del

expediente correspondiente al contrato No. 009 del 10 de enero de 2014, cuyo objeto fue:
“PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA APOYAR LA GESTIÒN EN EL

GRUPO DE RECURSOS HUMANOS DE LA SUPERVIGILANCIA, EN EL SEGUIMIENTO Y
CUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS ESTABLECIDAS Y
EN LA REVISIÒN, ACTUALIZACIÒN Y GESTIÒN DEL SIGEP”
Se revisaron los informes de supervisión que reposan en el expediente, evidenciándose lo

siguiente, en relación con la actualización y gestión del SIGEP:

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
No. MES ACTIVIDADES PRUEB No. DE FOLIO

A DOCUMENTO
REVISADO
1.-. FEBRERO Se encontró bloqueado y se realizó Correos 64 REVERSO
trámite correspondiente enviados
al SIGEP
MAYO Actividades de actualización Hojas de Informaci 82 Reverso
4.- Vida SIGEP: ón
.- Solicitud verbal documentos para SIGEP
adjuntar 7 personas.
.- Revisión 15 hojas de vida , verificando
información y anexando los documentos
.- Revisión y aprobación de la
información en el Sistema junto con los
funcionarios.
5.- JUNIO Actividades de actualización Hojas de Informaci 88 Reverso
Vida SIGEP: ón
.- Solicitud verbal documentos para SIGEP
adjuntar 24 personas.
.- Revisión 35 hojas de vida, verificando
información y anexando los
documentos.
.- Se dio de baja del sistema a 1 hoja de
vida.
.- Se escanearon documentos de 10
personas
JULIO Se reprogramó reunión con Helmy Ninguno 95 Anverso
6.- Enciso, funcionario DAFP para aclarar
dudas frente a la información del
aplicativo.
CONCLUSIÓN
No se suministró por parte del Auditado soporte documental que permita evidenciar trazabilidad
en las acciones ejecutadas para dar cumplimiento a la función en estudio, durante la vigencia
2014; así mismo, no es posible identificar para el cierre de la misma vigencia, cuáles fueron los
resultados finales del trabajo que se cumplió en desarrollo del contrato No. 009 de 2014, toda
vez que revisados los informes de supervisión incluidos en el expediente contractual, se observa
la realización de algunas actividades relacionadas con el tema.

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
RECOMENDACIÓN
Con el propósito de dar cumplimiento a la normatividad legal vigente, se recomienda documentar

todas las actuaciones adelantadas por la Entidad, así como las limitaciones o inconvenientes
que impidan el cumplimiento de las obligaciones de su competencia.
1.5.- PERSONAL QUE CUMPLE LOS PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS AL PROCESO DE

RECURSOS HUMANOS
De acuerdo con las Entrevistas verbales y escritas, los procedimientos se encontraban

asignados en el año 2014 así:
No. CARGO GRADO RESPONSABILIDAD No.

PROCESO Y procedimien
PROCEDIMIENTOS tos a cargo
1.- ASESOR RECURSO Proceso Recursos Humanos
HUMANOS
2.- PROFESIONAL DE 3-1 08 Este cargo no se encontraba
DEFENSA asignado en el año 2014 al
Grupo de Recursos
Humanos.
3.- TECNICO PARA APOYO DE 5-1 31 Procedimiento Viáticos y 1
SEGURIDAD Y DEFENSA Gastos de Viaje
4.- TECNICO PARA APOYO DE 5-1 31 Procedimiento Liquidación de 1
SEGURIDAD Y DEFENSA Nómina
5.- TECNICO PARA APOYO DE 5-1 26 Procedimientos Bienestar 2
SEGURIDAD Y DEFENSA Social y Capacitación
6.- TECNICO PARA APOYO DE 5-1 26

SEGURIDAD Y DEFENSA No tiene asignado ninguno
7.- AUXILIAR PARA APOYO 6-1- 26 Procedimientos Vinculación 2
DE SEGURIDAD Y de Personal y Gestión de
DEFENSA Novedades de
desvinculación, traslados y
licencias
CONCLUSIONES:
.- No figura ningún servidor como responsable del Procedimiento Sistema de Seguridad y Salud
en el Trabajo.
.- No se suministró evidencia sobre la forma como se planeaba cumplir o se venía dando

cumplimiento del Decreto 1443 de 2014 “Por el cual se dictan disposiciones para la
implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), o como

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
se ejerció esta tarea en desarrollo de la Resolución No. 1016 de 1989 “Por la cual se reglamenta
la organización, funcionamiento y forma de los Programas de Salud Ocupacional que deben
desarrollar los patronos o empleadores en el País.”.
1.6.- DERECHOS DE PETICIÓN
Teniendo en cuenta que en la Auditoría de Gestión a la vigencia 2014 practicada a la Oficina

Jurídica, al realizar la selección de la muestra al Procedimiento de Tutela se observó que la
totalidad de la muestra fue tutelada y que correspondía a respuestas que por competencia
correspondía al Grupo de Recursos Humanos, se transcribe el aparte correspondiente así:
“PROCEDIMIENTO DE TUTELAS
Para realizar el análisis de la información del Procedimiento de Tutelas, se tuvo en cuenta una
muestra de 2 expedientes, la cual representa un porcentaje del 4.76 % de un universo de 42
expedientes; se estimó una proporción de éxito del 1 % y un margen de error de 10 %; la
selección de los 2 expedientes, se realizó a través de una muestra selectiva.
No
No radicaci Autoridad y Peticionario Motivo DECISION
. ón y expediente
fecha
2014- RAUL Un Derecho de Petición Se tuteló el Derecho
330- Tribunal FERNANDO radicado el 13 de agosto de
1.- 003317- Administrativo JARAMILLO 2013, fue contestado por
2 del de ARANGO Recursos Humanos el 27 de
Cundinamarca febrero de 2014, sin verificar
26/02/20 250002341000 que se hubiera realizado la
14 201400237-00 debida notificación.
MARGARITA Expedición de Certificación Tutela el Derecho de la

2.- 2014- Juzgado 28 TORRES donde consten mes a mes Accionante, y ordena
330- Civil del GAONA todos los factores salariales que se proceda a remitir
018345- Circuito de que devengué en los dos "la contestación de la
2 Bogotá últimos años que laboré en la solicitud presentada “…a
110013103028 entidad, derecho de petición la dirección de
201400807 00 con más de un (1) mes de notificación".
radicación sin respuesta.

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
Posibles causas:
- Posibles fallas en el procedimiento que regula la respuesta de los Derechos de Petición en la

Entidad, aspecto que es necesario verificar en Talento Humano.
Consecuencias:
- El no dar respuesta oportuna en otras dependencias a los Derechos de Petición, trae como
consecuencia que se afecte la labor de la Oficina Jurídica, pues la interposición de una Tutela la
conlleva a la priorización de esta respuesta por encima de cualquier otro trámite que se esté
adelantando. (Analizar las causas y formular las acciones y evaluar el impacto del daño
antijurídico)
Recomendaciones:
- Realizar la revisión del procedimiento documentado que incluya este trámite con miras a
realizar los ajustes necesarios para que no se presenten estas situaciones.
- Establecer si existe desconocimiento del personal de la Entidad sobre el trámite de los

Derechos de Petición y proceder a realizar una capacitación sobre el tema y las consecuencias
que trae esta conducta omisiva; en especial en Talento Humano. (Analizar las causas y formular
las acciones y evaluar el impacto del daño antijurídico).”
CONCLUSIONES
.- Los temas de los derechos de petición presentados y que fueron tutelados, eran competencia
del Grupo de Recursos Humanos; sin embargo, no se evidenció gestión oportuna para su
respuesta, en cumplimiento con lo dispuesto en la Ley 1437 de 2011(vigente para la fecha).
.- Si bien es cierto, existía para la época un administrador de PQR, no lo es menos que la

competencia para suministrar la información requerida por el peticionario, se encontraba en
cabeza del Grupo de Recursos Humanos.
Las anteriores situaciones generaron la materialización del riesgo: “Fallos en contra de la

Superintendencia y sanciones administrativas”.
1.7.- INDICADORES DE GESTIÓN APLICADOS AL PROCESO DE TALENTO HUMANO
Se revisaron los indicadores del Proceso de Recursos Humanos que se encuentran reportados
en la SUITE VISION EMPREARIAL, así:

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
1.7.1.- CLIMA ORGANIZACIONAL
Descripción
Este indicador compara las mediciones del clima organizacional de un año a otro, con la finalidad
de medir el grado de satisfacciones de los funcionarios en la entidad
Variables
Medición actual- medición anterior .

---------------------------------------------------------- * 100
Medición anterior .
Fuente de Información
Encuesta y tabulación DAFP

Encuesta y tabulación DAFP
Responsable Toma de Datos
PROFESIONAL RECURSOS HUMANOS
1.7.2.- CUMPLIMIENTO PROGRAMA DE CAPACITACIONES
Descripción
Evalúa el cumplimiento del programa de capacitaciones.
Variables
Suma resultados de las evaluaciones

---------------------------------------------------------
Total evaluaciones .
Evaluación de capacitaciones
Programa de capacitación

INFORME DE
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1.7.3.- ROTACIÓN DE PERSONAL
Descripción
Evalúa el comportamiento de la planta de personal por renuncias presentadas por los

funcionarios
Variables
No de empleados que se retiran .

-------------------------------------------------------- * 100
Personal de planta .
Planta de personal
Planta de personal
1.7.4.- VALOR CALIDAD
Descripción
Evalúa de forma individual cada pregunta de la encuesta de valores de la entidad. Un resultado

superior al 90 % indica un alto nivel de comprensión de los valores, en el análisis se evalúa cual
es el valor menos conocido y/o aplicado en la entidad para establecer los respectivos planes de
acción.
Se califican como respuestas afirmativas las dos escalas más altas de cada pregunta.
Variables
No total de respuestas afirmativas por pregunta .

------------------------------------------------------------ * 100
Puntos posibles .

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
Encuesta de valores
Encuesta de valores
Funcionario Grupo de Recursos Humanos
1.7.5.- VALOR COMPROMISO
Descripción

acción.
Variables

------------------------------------------------------------ * 100
Puntos posibles .
Encuesta de valores
Encuesta de valores

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
1.7.6.- VALOR RESPETO
Descripción

acción.
Variables

------------------------------------------------------------ * 100
Puntos posibles .
Encuesta de valores
Encuesta de valores
1.7.7.- VALOR RESPONSABILIDAD
Descripción

acción.
Variables

------------------------------------------------------------ * 100
Puntos posibles .

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
Encuesta de valores
Encuesta de valores
1.7.8.- VALOR TRANSPARENCIA
Descripción

acción.
Variables

------------------------------------------------------------ * 100
Puntos posibles .
Encuesta de valores
Encuesta de valores
Funcionario Grupo de Recursos Humanos”
CONCLUSIONES:
Al revisar las fichas de los Indicadores que se encuentran en la SUITE VISION EMPRESARIAL,
se observó que el objetivo, las descripciones fijadas y las fórmulas, no permiten llevar a cabo la
medición del tema para el cual fueron planteados y que son su razón de ser.

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
Asimismo, se evidencia que los indicadores fijados, no permiten analizar el desempeño del
Proceso de Recursos Humanos, ni el cumplimiento del objetivo legal que le corresponde; ni
llevar a cabo análisis que sirvan de fuente para la implementación de acciones de mejora, la
prevención de materialización de riesgos, reorientación de las políticas y estrategias respecto de
su gestión.
En cuanto a la revisión de sus resultados, se observó lo siguiente:
- Cumplimiento en el Programa de Capacitaciones, no se realizó la medición del indicador.
- Clima Organizacional, la meta propuesta no fue alcanzada; a pesar de que no se

evidenció un análisis de causa, se justificó su incumplimiento indicando entre otras, que
la meta propuesta en su momento fue muy alta y a que los funcionarios no les gusta
responder las encuestas, consultados los planes de Acciones Correctivas y Preventivas,
no se observó la identificación de acciones, como resultado del análisis del indicador.

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
- Valor Respeto, la meta propuesta no fue alcanzada; consultados los planes de Acciones
Correctivas y Preventivas, no se observó la identificación de acciones, como resultado
del análisis del indicador:
RECOMENDACIÓN
Bajo la asesoría de la Oficina de Planeación, se recomienda revisar los indicadores del Proceso,
para efectos de verificar si los existentes, permiten su medición real; asimismo, debe procederse
a formular las acciones correspondientes como resultado de su análisis.
El Equipo Auditor sugiere solicitar la asesoría de la Oficina de Planeación, con miras a que el
Proceso y los Procedimientos cuenten con indicadores que posibiliten medir sus avances y
resultados; cumpliendo como debe ser, con el fin esencial que les corresponde.
1.8.- RESOLUCIÓN POR MEDIO DE LA CUAL SE HACE LA DISTRIBUCIÓN DE CARGOS DE

LA PLANTA GLOBAL
Se pretende verificar el cumplimiento del artículo 115 de la Ley 489 de 1998, y de los Decretos
que contienen la Planta de Personal: Artículo 2 del Decreto 4171 del 29 de octubre de 2007 y
1787 del 28 de agosto de 2012, en relación con la obligación fijada en la Ley y en los decretos
de Planta, que indican que es responsabilidad del Superintendente distribuir los cargos de la
planta global.
.- Ley 489 de 1998, artículo 115 “… distribuirá los cargos de acuerdo con la estructura, las
necesidades de la organización y sus planes y programas…”
.- Decreto 4171 de 2007 Artículo 2°. El Superintendente de Seguridad y Vigilancia Privada,

mediante resolución, distribuirá los cargos de la Planta Global y ubicará el personal teniendo en
cuenta la estructura, los planes, los programas y las necesidades del servicio.”

INFORME DE
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Además en la "Guía de Modernización para las entidades públicas" elaborada por el DAFP,
se lee:
“Adicionalmente, para el manejo adecuado de la planta global, se ha de otorgar facultad al

Ministro, Director de Departamento, Gobernador, Alcalde, Director, Gerente o Presidente de
organismo o entidad nacional o territorial, para distribuir los empleos y ubicar el personal, de
acuerdo con los perfiles requeridos para el ejercicio de las funciones, la organización
interna, las necesidades del servicio y los planes, programas y proyectos trazados por la
entidad. (Anexo 16, Anexo 17, Anexo 18)”. Páginas 71 y 72
Solicitada la Resolución mediante cual se distribuyeron los cargos en la SuperVigilancia, no fue

suministrada por el auditado, indicando que este acto correspondía al Manual de Funciones,
situación que no es acorde con lo dispuesto en el 115 de la Ley 489 de 1998, artículo 115 y el
artículo 2 del Decreto 4171 de 2007 .
A manera de ejemplo, se anexa al presente informe copia de las resoluciones de Distribución de

Cargos y del Manual de Funciones vigentes en el INVIMA, para que se observe que
corresponden a dos (2) actos administrativos diferentes en su reglamentación de respaldo y
fines.
Lo anterior, además de dejar en evidencia que la distribución del Recurso Humano, no

corresponde a una planeación acorde con las prioridades del servicio, planes programas y
proyectos; que permitan el cumplimiento oportuno y adecuado de los objetivos y misión de la
Entidad, teniendo en cuenta que las normas corresponden a los años 2006 y 2007, genera
incumplimiento a las normas vigentes, relacionadas con la distribución de cargos.
1.9.- MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS A NIVEL DE CARGO
Se revisó el Manual aprobado por medio de la Resolución No. 20143100099857 del 24 de

noviembre de 2014, con el fin de verificar el cumplimiento de la normatividad legal vigente,
encontrando:
No se evidencia el cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 31 de Decreto 1785 de 2014, en el

cual se establece como obligación tener en cuenta en los manuales, los lineamientos allí
definidos:
Artículo 31. “MANUALES ESPECÍFICOS DE LAS ENTIDADES CON SISTEMAS

ESPECIALES. Los lineamientos señalados serán tenidos en cuenta por las entidades públicas
del orden nacional con sistemas especiales de nomenclatura y clasificación de empleos que no
se rigen por el presente Decreto cuando se trate de elaborar, actualizar, o modificar sus
manuales específicos, sin perjuicio de sus disposiciones específicas sobre la materia.

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
Lo anterior, a pesar de que el Decreto bajo estudio, es aplicable a la Entidad, de acuerdo con lo
dispuesto en el artículo 31 de esta norma, en concordancia con el artículo 35 ibídem, mediante el
cual se establece el plazo para su cumplimiento.
Por otra, se evidenció en el Manual:
.- Transcripción de las competencias comportamentales del Decreto 1666 de 2007 “Por el cual
se determinan las competencias y requisitos generales con la nomenclatura y clasificación para
los diferentes empleos públicos de las entidades que conforman el Sector Defensa y se dictan
otras disposiciones”, al Manual de Funciones de esta Entidad, las cuales no se ajustan a las
características especiales de los empleos de la SuperVigilancia, como se observa en las
descritas para los niveles directivo y asesor.
.- Se consignan requisitos de estudios para el Nivel Técnico, “Título de formación tecnológica

en Derecho, Economía, Administración de Empresas, Administración Pública…”, lo cuales al ser
consultados en el SNIES no se encontraron activos, ni inactivos, es decir, no existen.
.- Se requieren títulos específicos en áreas del conocimiento a saber:
“.- técnico profesional en administración hotelera,

.- licenciada en informática,…”
Se sugiere se consignen de manera general y no específica:
.- Técnico profesional en administración y

.- Licenciado
Teniendo en cuenta que no existe evidencia documental de la Resolución de distribución de

cargos en la Entidad, se procedió a verificar la distribución de cargos en la Oficina de Control
Interno, a través de la aplicación del Manual de Funciones y a revisar los cargos establecidos
con perfil y destinación para ella, encontrando lo siguiente:
La Oficina de Control Interno, cuenta en el Manual con cuatro (4) cargos profesionales Código 3-
1, Grados 19, 16, 10 y 8, además del Jefe, de los cuales solo se había destinado el Profesional
Código 3-1 Grado 8, en la vigencia 2014.
Al revisar los requisitos de experiencia fijados para el ejercicio de este cargo, consignados en el
Manual, se indica:
Catorce (14) meses de experiencia relacionada o,
- Dos (2) años de experiencia técnica relacionada, por un (1) año de experiencia profesional
relacionada o,

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
- Tres (3) años de experiencia laboral relacionada por un (1) año de experiencia profesional
relacionada.
Lo anterior, desconoce lo dispuesto en el artículo 14 del Decreto 1785 de 2014 “Por el cual se
establecen las funciones y los requisitos generales para los empleos públicos de los distintos
niveles jerárquicos de los organismos y entidades del orden nacional y se dictan otras
disposiciones.”, teniendo en cuenta que conforme a la explicación siguiente, en cumplimiento a
la norma de la referencia, la experiencia consignada como equivalente en el cargo Profesional
Código 3-1, Grado 8, no corresponde al nivel jerárquico del cargo que exige que sea profesional.
“ARTíCULO 14. EXPERIENCIA. Se entiende por experiencia los conocimientos, las habilidades
y las destrezas adquiridas o desarrolladas mediante el ejercicio de una profesión, arte u oficio.
Para los efectos del presente decreto, la experiencia se clasifica en profesional, relacionada,
laboral y docente.
Experiencia Profesional: Es la adquirida a partir de la terminación y aprobación del

pénsum académico de la respectiva formación profesional, en el ejercicio de las actividades
propias de la profesión o disciplina académica exigida para el desempeño del empleo.
En el caso de las disciplinas académicas o profesiones relacionadas con el Sistema de

Seguridad Social en Salud, la experiencia profesional se computará a partir de la inscripción o
registro profesional.
La experiencia adquirida con posterioridad a la terminación de estudios en las

modalidades de formación técnica profesional o tecnológica, no se considerará
experiencia profesional.
Experiencia Relacionada. Es la adquirida en el ejercicio de empleos o actividades que

tengan funciones similares a las del cargo a proveer.” Negrilla fuera del texto
1.10.- CONCLUSIONES
No evidencia que el Grupo de Recursos Humanos esté dando cumplimiento a la totalidad de las
funciones fijadas en artículo 11 de la Resolución 3573 del 03 de octubre de 2006, al igual que las
establecidas en el artículo 65 del Decreto 091 de 2007 “Por el cual se regula el Sistema Especial
de Carrera del Sector Defensa y se dictan unas disposiciones en materia de administración de
personal”, lo que lleva a presumir la inobservancia de la Ley relacionada con la materia.
Teniendo en cuenta lo anterior, se sugiere:
- Revisar y ajustar la caracterización del Proceso de Recursos Humanos y sus procedimientos,

con miras a incluir la totalidad de las funciones que se encuentran asignadas y las normas que
las respaldan.

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
- Modificar el objetivo del Proceso del Grupo de Recursos Humanos, de tal manera que incluya
la totalidad de aspectos que le compete manejar, reflejando su razón de ser conforme a las
exigencias normativas vigentes.
- Asignar tiempo a las actividades de los procedimientos, que garanticen el cumplimiento

oportuno al plazo fijado por las normas legales vigentes, e incluir los puntos de control
suficientes, que garanticen la calidad del producto final y el cumplimiento del objetivo del
Proceso fijado por la Ley.
- Incluir las actividades que no están descritas en los procedimientos que permitan el
cumplimiento de las funciones exigidas por la normatividad y la interacción de procesos y
procedimientos.
- Estudiar la posibilidad de elaborar Manuales o Instructivos en donde se refleje de manera

detallada, la totalidad de los aspectos que permitan dar cumplimiento inequívoco a las
exigencias legales; teniendo en cuenta que el impacto del Proceso es transversal y tiene
incidencia en el actuar de la Entidad.
- Revisar los indicadores del proceso, para efectos de garantizar que se cuenten con
indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad.
- Revisar el Manual de Funciones de la Entidad y realizar las correcciones correspondientes,

que permitan dar cumplimiento a las normas vigentes.
- Elaborar la Resolución de distribución de cargos, de conformidad con las normas que la

regulan, en la que se consignen las directrices de la Alta Dirección, que contenga las prioridades
sobre las cuales se orienta su gestión y realizar las acciones tendientes a su implementación.
2.- APLICACIÓN NORMATIVA
Con el fin de establecer el cumplimiento de las normas, en relación con los temas que ella regula
para el ejercicio del proceso de Recursos Humanos del orden Nacional, partiendo de las
evidencias encontradas en el desarrollo de la auditoría; información que se consigna a través del
siguiente cuadro:

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
HALLAZGO SITUACIONES NORMTIVIDAD CONCEPTO
1.- Empleados de GENERAL Comisión Nacional del Servicio Civil No.

libre nombramiento .- Constitución art. 125 2014EE6577 del 27 de Febrero de 2014.
y remoción del Nivel .- Ley 909 de 2004
Directivo, Gerencia
Pública. ESPECIFICA
(corresponde a
Secretario General, .- Ley 909 de 2004,
Superintendentes arts. 47, numerales 3 y
Delegados y Jefes 48 numerales 5 y 6 en
FALTA DE de Oficinas) concordancia con el
EVALUACIÓN Decreto 1227, artículo
DE 78 parágrafo.
DESEMPEñO
LABORAL EN 2.-Empleados de .- Decreto 1227, art. Comisión Nacional del Servicio Civil No.
LA libre nombramiento 78, parágrafo: 2014EE6577 del 27 de Febrero de 2014.
VIGENCIA y remoción, que no “ … Los demás
2014 corresponden al empleados de libre
Nivel Directivo. nombramiento y
remoción serán
evaluados con los
criterios y los
instrumentos que se
aplican en la entidad
para los empleados de
carrera.”
3.- Empleados La norma que aplica Comisión Nacional del Servicio Civil No.
públicos para este nivel de 2014EE6577 del 27 de Febrero de 2014:
“provisionales” servidores públicos, es “… esta resulta procedente siempre y cuando
la Ley 909, para se desarrolle a través de instrumentos
servidores de carrera específicos diseñados por la entidad para tal
administrativa fin,… dentro de un marco de apoyo y
seguimiento a la gestión de la entidad, para lo
cual en el instrumento específico deberá
señalarse de manera expresa que la misma no
genera derechos de carrera ni los privilegios
que la ley establece para los servidores que
ostentan esta condición…”
.- Departamento Administrativo de la Función
Pública, concepto No. 29136000047321 del 02
de abril de 2013.
“De acuerdo con la normativa se concluye que
la evaluación del desempeño laboral tiene
como destinarios a los empleados de carrera
administrativa, en período de prueba y a los de
libre nombramiento y remoción, lo cual
significa que no se aplica a los empleados
provisionales. No obstante, la entidad podrá

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
someterlos a la evaluación del desempeño

para efectos de poder establecer la eficiencia
y eficacia de dichos empleados en el
desempeño de sus funciones, pero es
facultativo y no tiene los efectos que se le
atribuyen en relación con el empleado de
carrera administrativa.”
ASIGNACIÓN DE FUNCIONES
HALLAZGO SITUACIONES CONCEPTO

Esta situación se evidencia en el Las “funciones que pueden ser asignadas”, dice la
Grupo de Recursos Humanos en Corte Constitucional en sentencia T-.105 de 2002, al
relación con la Resolución No. dar aplicación a: “Las demás funciones que se le
20157000036617 del 30 de Junio de asignen por el jefe inmediato”, deben ser manejadas
2015 “Por medio de la cual se dentro de los siguientes criterios:
constituye la Caja Menor de la
Superintendencia de Vigilancia y “Se considera del caso precisar, que dicha función de
Seguridad Privada”, en la cual se amplio contenido no puede ser ilimitada, sino que
ASIGNACIÓN asigna la responsabilidad del manejo debe referirse siempre y en todos los casos a un
DE de la caja menor a la “señora LUZ macro funcional y concreto, esto es, que dichas
FUNCIONES JANETH SUAREZ SOSSA, del Grupo funciones deben hacer referencia a la funciones
QUE NO de Recursos Humanos”, situación que propias del cargo que se desempeña por el
CORRESPOND desnaturaliza el propósito del cargo funcionario a quien se asignan. No es procedente
EN CON LAS consignado en el Manual de Funciones su descontextualización, de tal manera que el jefe
PROPIAS DEL “Desarrollar y aplicar planes y inmediato si puede asignar otras funciones diferentes
CARGO. programas de gestión que dirijan, a las expresamente contempladas en el respectivo
controlen y supervisen la ejecución Manual de Funciones y Requisitos de la entidad, de
presupuestal en cuanto a lo acuerdo a las necesidades del servicio, a los fines
relacionado con el procesamiento, y objetivos propios de cada entidad, pero dentro
programación y pago de la nómina a del contexto de las funciones propias del
los funcionarios de la Entidad “. funcionario y acordes al cargo que ejerce y para
el cual ha sido nombrado.
Esta situación se conoció en la
entrevista personal con la servidora
pública al preguntarle las actividades
que cumplía en desempeño de sus
funciones.
ENCARGO
NORMATIVIDAD CONCEPTO
HALLAZGO SITUACIÓN
.- Ley 909 de 2004, Concepto del Departamento Administrativo de la
NOMBRAMIENTOS En la vigencia articulo 26 Función Pública No. 100 -11 - 2014 del 26 de
DE PROFESIONALES 2014, se noviembre de 2014
EN CALIDAD DE evidenció el .- Decreto 1950 de
ENCARGO EN LOS nombramiento 1973, art. 50. ” … en el sentido de que sólo es
NIVELES en calidad de procedente asignar funciones de un

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
DIRECTIVOS SIN EL encargo de dos .- Decreto 770 de empleo de mayor responsabilidad dentro del
LLENO DE LOS profesionales 2005 mismo nivel o uno de superior jerárquico, en
REQUISITOS con atención a que las funciones asignadas a
EXIGIDOS POR LA nombramiento cada empleo en el manual deben corresponder
LEY. provisional a la naturaleza del mismo, al igual que las
como Jefes de funciones adicionales que se les asignen por
las Oficinas de parte de la autoridad competente, a fin de
Planeación y no desvirtuar la naturaleza del empleo.
Jurídica.
Acerca de los niveles y funciones generales de los
empleos, debemos recordar que los mismos se
encuentran consignados en el Decreto 770
de 2005, para los empleos de las entidades del
orden nacional, … en los cuales se contemplan
los siguientes niveles de empleos, en orden
jerárquico:
Nivel Directivo
Nivel Asesor
Nivel Profesional
Nivel Técnico
Nivel Asistencial
GRUPOS DE TRABAJO
NORMATIVIDAD
HALLAZGO SITUACIONES
En la vigencia 2014, de acuerdo con lo .- Artículo 115 de la Ley 489 de 1998 “Por la
INCUMPLIMIENTO verificado, se observó que el Grupo de Trabajo cual se dictan normas sobre la
A LAS NORMAS de Recursos Humanos, se encuentra bajo la organización y funcionamiento de las
QUE responsabilidad de un servidor de Nivel entidades del orden nacional, se expiden
ESTABLECEN Asesor, el cual, de acuerdo con lo dispuesto las disposiciones, principios y reglas
LAS en el artículo 8 del Decreto 2539 de 2005, no generales para el ejercicio de las
COMPETENCIAS, tiene las competencias para el liderazgo de atribuciones previstas en los numerales
POR EL Grupos de Trabajo y Toma de decisiones 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución
NOMBRAMIENTO requeridas para el cabal manejo de personal. Política y se dictan otras disposiciones.”
DE UN SERVIDOR
DE NIVEL .- Artículo 8 del Decreto 2539 de 2005 “Por
ASESOR COMO el cual se establecen las competencias
RESPONSABLE laborales generales para los empleos
DE UN GRUPO públicos de los distintos niveles
DE TRABAJO. jerárquicos de las entidades a las cuales
se aplican los Decretos-ley 770 y 785 de
2005.”

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
PROVISIONALIDAD
HALLAZGO SITUACIÓN NORMATIVIDAD
FALTA DE No se suministró en el desarrollo de la Auditoría información que

DECRETO 1227
IMPLEMENTACIÓN permitiera verificar las acciones ejecutadas para la implementación de la
de 2005, “Por el
DE LA CARRERA carrera administrativa en la Entidad, durante el año 2014.
cual se
ADMINISTRATIVA
reglamenta
EN LA ENTIDAD, La documentación aportada fue:
parcialmente la
DE
Ley 909 de 2004 y
CONFORMIDAD .- Dos (2) carpetas identificadas como “Presentación Estudio Técnico el Decreto-
CON DISPUESTO 2013” y “Actas de Funciones para el Manual Específico 2013” ley 1567 de
EN LA LEY 909 DE
1998.”, artículo 9°
2004
PLANES
OBSERVACIÓN SITUACIÓN NORMATIVIDAD
Con relación a los Planes de Capacitación, de

NORMAS GENERALES
Bienestar e Incentivos, se remitió el
No fue posible documento titulado: “Planes de Gestión Ley 909 de 2004
verificar, la Recursos Humanos” para el año 2014,
ejecución de la
totalidad de las CAPACITACIÓN
actividades
planificadas, en Se remitió un Cronograma en el cual se NORMAS ESPECIALES
los Planes de describen las actividades a realizar durante el
Capacitación, primer semestre del año 2014, en donde se DECRETO 1567 DE 1998, “Por el cual se
Bienestar y observan algunas programadas con fechas crean (sic) el sistema nacional de
Recreación de la 31/03/13 y 30/04/13. Las últimas fechas capacitación y el sistema de estímulos
vigencia 2014, por corresponden al mes de julio del año 2014 y para los empleados del Estado.”: Artículo
cuanto no fue de estos datos en adelante el cuadro no se 6º.- Principios Rectores de la
suministrada la encuentra diligenciado Capacitación. Las entidades administrarán la
información por capacitación aplicando estor principios. …
parte del auditado
No se remitieron los resultados obtenidos, el g.- Prelación de los Empleados de
en forma oportuna
número de personas capacitadas, los temas Carrera. Para aquellos casos en los cuales la
y adecuada.
que cada una de ellas recibió, la evaluación capacitación busque adquirir y dejar
que el personal le dio a las capacitaciones instaladas capacidades que la entidad
impartidas y si éstas fueron útiles para el requiera más allá del mediano plazo, tendrá
cumplimiento de las tareas asignadas. prelación los empleados de carrera. Los
. empleados vinculados mediante
nombramiento provisional, dada la
PLAN DE BIENESTAR Y RECREACION
temporalidad de su vinculación, sólo se
2014”, se anexó un documento en el que se
beneficiarán de los programas de inducción y
describen las actividades a cumplir, se indican
de la modalidad de entrenamiento en el
las fechas y en el aparte “SEGUIMIENTO”,
puesto de trabajo
solo se observa diligenciado para cuatro (4)
actividades; no se suministró al respecto

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
ninguna traza para determinar el

cumplimiento; de otra parte, además se
programó una actividad para el mes de Marzo
de 2013.
REUBICACIÒN LABORAL
HALLAZGO SITUACIÓN NORMATIVIDAD CONCEPTOS
Reubicación Se aplica la figura para personal de Ley 909 de 2004 y Cartilla Laboral Empleo, Situaciones
laboral de servidores públicos provisionales, demás normas Administrativas, Jornada Laboral y
servidores cuando la norma la tiene establecida vigentes sobre la Retiro de Empleados del Sector
públicos para el personal de Carrera materia. Público”, página 24 Y 25
provisionales Administrativa y Empleados de Libre
Nombramiento y Remoción. La reubicación de empleos es una
figura utilizada por la administración
que tiene como finalidad ubicar el
personal y distribuir los empleos en las
áreas que se requieran dentro de las
plantas de personal global, de acuerdo
con los perfiles requeridos para el
ejercicio de las funciones, la
organización interna, las necesidades
del servicio y los planes, programas y
proyectos trazados por la entidad. De
tal manera, la administración podrá
distribuir los empleos y ubicar el
personal, de acuerdo con los perfiles
requeridos para el ejercicio de las
funciones, la organización interna, las
necesidades del servicio y los planes,
programas y proyectos trazados por la
entidad. Se debe tener en cuenta la
viabilidad de la reubicación de los
empleos tratándose de planta de
personal global; sobre este aspecto se
precisa que dicha figura no podrá
darse entre entidades, sino que se
trata del manejo de personal de la
entidad. Tomada de la “Cartilla
Laboral Empleo, Situaciones
Administrativas, Jornada Laboral y
Retiro de Empleados del Sector
Público”, página 24 Y 25

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
TRASLADO
HALLAZGO SITUACIÓN NORMATIVIDAD CONCEPTOS
Traslado de Se aplica la figura para personal de Ley 909 de 2004 y Cartilla Laboral Empleo, Situaciones
Personal de servidores públicos provisionales, normas vigentes sobre Administrativas, Jornada Laboral y
Servidores cuando la norma la tiene establecida la materia Retiro de Empleados del Sector
públicos para el personal de Carrera Público”, página 22 a 24
provisionales Administrativa y Empleados de Libre
Nombramiento y Remoción., como una “1.4.3. Traslado
forma definitiva para provisión de
empleos públicos Otra de las formas de provisión
definitiva de los empleos públicos, de
acuerdo con el Decreto 1950 de 1973,
es el traslado, el cual se produce
cuando se provee un cargo en
vacancia definitiva con un empleado
en servicio activo, observando que el
empleo a proveer tenga funciones
afines al que desempeña, de la misma
categoría y para el cual se exijan
requisitos mínimos similares. También
hay traslado cuando la administración
hace permutas entre empleados que
desempeñen cargos de funciones
afines o complementarias, que tengan
la misma categoría y para los cuales
se exijan requisitos mínimos similares.
…
Las normas y la jurisprudencia del
Consejo de Estado coinciden, en
términos generales en que el traslado
del empleado público, ya sea de
libre nombramiento y remoción o
de carrera, es procedente por
necesidades del servicio, siempre y
cuando no se desmejore al empleado
en sus condiciones laborales,
salariales y personales, especialmente
en lo relacionado con la estabilidad de
su núcleo familiar, salud y educación
entre otros. Sin embargo, cada caso
debe ser considerado individualmente
frente a las condiciones que lo rodean.

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
3. EXPEDIENTES REVISADOS Y TEMAS RECURRENTES EN ELLOS
 Los expedientes no se encuentran debidamente foliados y organizados en orden

cronológico, no reposan en ellos la totalidad de los documentos que forman parte de la
actuación.
 No existe en las carpetas revisadas una “Hoja de Ruta” en la que se indiquen las
actuaciones que allí deben reposar, de acuerdo con el trámite al que pertenecen.
 Las carpetas no cumplen la norma sobre su identificación.
 Se encuentran documentos sin firma de las personas a quienes les corresponde en la

carpeta “Actas de Funciones para el Manual Específico 2013”, cuenta con 141 folios
numerados en la parte inferior derecha; los siguientes contienen documentos titulados
“Actas”, sin las firmas completas: 11, 16, 21, 26, 31, 36, 41, 44, 51, 62, 65, 90 y 102
 A las carpetas no es posible llevarles la trazabilidad correspondiente, pues no aplica un

criterio unificado para el archivo de la documentación.
4.- REVISIÓN MEDIDAS TOMADAS FRENTE A LOS RESULTADOS DE LA AUDITORIA

INTERNA REALIZADA POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO, CORRESPONDIENTE A
LA VIGENCIA 2013
ACCIÓN Fecha Max

OBSERVACIONES RECOMENDACIÓN PREVENTIVA O Ejecución SEGUIMIENTO
CORRECTIVA
En la Hoja de Vida de Miguel No obstante, existir un No se observa en la
Mauricio Suarez Ulloa, no obra Manual de Inducción y Re suite las acciones
documento que acredite que al inducción, el cual no ha formuladas frente a
funcionario le fueron dadas a sido actualizado, es la no conformidad
conocer las funciones generales necesario que en el
y especificas relacionadas con el mismo, se definan las
cargo que desempeña, situación obligaciones de los jefes
que además fue posible verificar de las áreas en relación
con el funcionario, en reunión con el personal que
sostenida en la Oficina de ingresa a la Entidad y el
Control Interno, desconociéndose personal que es
así lo dispuesto en los artículos trasladado, definiendo los
54 y 55 del Decreto 1950 de términos para la
1973. realización de las
actividades, en
Asimismo, se evidencia que en cumplimiento con lo
los planes que lidera el Grupo de dispuesto en los artículos
Recursos Humanos, no se 54 y 55 del Decreto 1950
observan actividades de 1973, para efectos de
relacionadas con los programas garantizar la prestación
de inducción y re inducción, con del servicio, bajo

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
las características particulares parámetros de calidad.

que los orientan, de conformidad
con lo dispuesto en el artículo 7 De igual forma, se
del Decreto 1567 de 1998. recomienda diseñar un
programa de Inducción y
Re inducción, como
herramienta del área de
Talento Humano, en favor
de la Entidad, a fin de
lograr que los funcionarios
se adapten y se
identifiquen con ella, para
mantener elevados los
estándares de calidad de
servicios y para formar y
conservar trabajadores
eficientes, altamente
motivados, estimulados y
capacitados, en
cumplimiento con lo
dispuesto en el artículo 7
del Decreto 1567 de 1998.
El Plan de Bienestar, no Definir criterios,
responde a un estudio de parámetros, políticas, Presentar ante el Aunque se realizaron
conformidad con un análisis de la insumos, recursos que se Comité de las actividades
evaluación de resultados de las tendrán en cuenta al Promoción de planificadas, en la
actividades realizadas en la momento de elaborar el Talento Humano las vigencia 2014, y se
vigencia 2012, a fin de propiciar diagnóstico, formular, directrices, políticas 15/may/201 formuló el plan de
la mejora continua, tampoco aprobar, socializar y y disposiciones que 4 bienestar, aún
evidencia la formulación y evaluar periódicamente la se deberán tener en persisten debilidades
aplicación de actividades con ejecución del programa de cuenta para la relacionadas con la
base en las prioridades bienestar social, a fin de formulación del Plan información de los
detectadas como resultado del realizar una planeación de Bienestar. resultados de las
estudio de necesidades de los eficaz, eficiente y efectiva actividades del plan,
empleados y de sus familias, e identificar las cuales no
realizado por Colsubsidio, oportunamente las permiten concluir su
mediante encuesta; de tal modificaciones que sean 03/mar/201 impacto frente al
manera, que dichas actividades, necesarias para el Consignar en un 4 desempeño de los
cumplan con el logro de los fines cumplimiento de los acta las decisiones funcionarios y su
descritos en el artículo 21 del objetivos, estrategias y adoptadas por el bienestar.
Decreto 1567 de 1998; asimismo, metas trazadas. Comité de
no se cuenta con una evaluación Promoción de
y seguimiento, a fin de verificar la Talento Humano
eficacia del mismo y decidir frente al Plan de
sobre su modificación o Bienestar
continuidad.
Todo lo anterior, desconoce lo

dispuesto en el numeral 8.5.1 de
la NTCGP1000:2009, artículo 20
y literal d) del artículo 25 del
Decreto 1567 de 1998,
respectivamente.

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
De conformidad con el No se observa en la

artículo 75 del Decreto suite las acciones
1227 de 2005, se formuladas frente a
En relación con el rediseño, no
recomienda diseñar y la no conformidad
se evidencia evaluación sobre la
ejecutar un programa que
adaptación al cambio
incluya acciones que
organizacional, ni acciones de
permitan evaluar la
preparación frente al cambio, lo
adaptación y preparación
cual desconoce lo dispuesto en
frente al cambio
el numeral 75.2 del artículo 75
organizacional, en
del Decreto 1227 de 2005.
relación con el proceso de
rediseño que se adelanta
en la Entidad.
Las condiciones para acceder a Elaborar un documento en Actualizar el Aunque se
las capacitaciones, los insumos el que se definan los procedimiento 31/jul/2014 ejecutaron las
para la elaboración del criterios, parámetros, conforme a las actividades, según lo
diagnóstico de necesidades de políticas, insumos, decisiones planificado, en el
capacitación, la fecha de recursos que se tendrán adoptadas por el trascurso de la
formulación del Plan, los en cuenta al momento de comité de Promoción auditoria se pudo
términos para su evaluación y elaborar el diagnóstico, de Talento Humano evidenciar que no
seguimiento, no se encuentran formular, aprobar, fueron efectivas,
definidos; no se realiza informe socializar y evaluar toda vez que no fue
periódico sobre la evaluación de periódicamente la Consignar en un posible establecer
la ejecución del respectivo plan, ejecución del Plan de acta las decisiones los insumos que
a fin de establecer si el mismo Capacitación, así como adoptadas por el sirvieron de soporte
requería o no ajustes, lo cual las condiciones para Comité de para la formulación
desconoce lo dispuesto en el acceder al mismo, a fin de Promoción de 01/mar/201 del plan de
literal c) del artículo 11 del alcanzar el cumplimiento Talento Humano 4 capacitación de la
Decreto 1567 de 1998 y el de los objetivos trazados. frente al Plan de vigencia 2014.
numeral 8.5.1 de la NTCGP Capacitación
1000:2009, respectivamente.
Presentar ante el
Comité de
Promoción de
Talento Humano las
directrices, políticas
y disposiciones que
se deberán tener en 20/feb/2014
cuenta para la
formulación del Plan
de Capacitación.
La asignación básica mensual, Ajustar el procedimiento Ajustar el 31/mar/201 Se ejecutaron las

factor para liquidar las de liquidación y pago de procedimiento de 4 actividades
vacaciones de la funcionara nómina, incluyendo liquidación y pago de planificadas, no se
Magda Trillaras, no corresponde actividades y puntos de nómina, incluyendo evidenciaron nuevos
a la asignación con la que la control previos, que actividades y puntos eventos relacionados
misma gozaba al momento de permitan verificar las de control con el hallazgo.
iniciar el disfrute del respectivo novedades originadas que
periodo vacacional, pueden afectar la
desconociéndose así lo liquidación de la nómina.
dispuesto en los artículos 48, 18 Elaborar un
y 16 de los Decretos 1848 de Revisar la liquidación Memorando en el
1969, 1045 de 1978 y 1029 de correspondiente a las que se disponga que
2013, respectivamente. vacaciones de la el pago de las

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
funcionaria Magda vacaciones

Trillaras, formulando y solamente se
ejecutando acciones efectuará frente al
correctivas, tendientes al disfrute total de las
reconocimiento de los mismas, salvo
valores que fueron interrupción o
dejados de cancelar a la aplazamiento por
funcionaria, para efectos estrictas
de darle aplicación a lo necesidades del
dispuesto en los artículos servicio justificada
48, 18 y 16 de los por el
Decretos 1848 de 1969, Superintendente, 31/dic/2013
1045 de 1978 y 1029 de Secretario General,
2013, respectivamente. Superintendentes
Delegados
Según se verificó, el mes de Establecer y aplicar un 28/feb/2014
marzo, fue el único mes en que punto de control en el De acuerdo con lo
la nómina fue allegada a procedimiento de verificado esta
Recursos Financieros de forma Liquidación y pago de función se asignó
oportuna, de acuerdo a las nómina, el cual permita exclusivamente a un
fechas establecidas en el una revisión previa por servidor público del
cronograma, los demás meses parte del área de Grupo de Recursos
(enero, abril, mayo y junio), la Recursos Financieros, Asignar un Humanos.
nómina se allegó el mismo día de para efectos de identificar funcionario exclusivo
pago, a excepción del mes de y solucionar para la actividad de
febrero, pues aunque no se le oportunamente los la elaboración y De otra parte, se
envío en el día programado, se inconvenientes o liquidación de la revisó
envió un día antes del pago. inconsistencias que se nómina. aleatoriamente el
puedan presentar en el Resumen de
Lo anterior, desconoce lo desarrollo del mismo. Reporte de Nómina
dispuesto en el numeral 8.5.1de de los meses de
la NTCGP 1000.2009, por cuanto enero, junio, agosto
se trata de una recomendación y noviembre de
que se ha venido haciendo en los 2014y se evidenció
informes de auditoría de la que la nómina se
Oficina de Control Interno, para entregó dentro de los
efectos de identificar y solucionar plazos fijados en el
los inconvenientes e documento
inconsistencias que se puedan “Programación
presentar de forma oportuna. Liquidación y pago
Nómina. Vigencia
2014”.
Equipo Auditor:
ORIGINAL FIRMADO
____________________________ ___________________________________
RITA CECILIA COTES COTES MARIA MERCEDES CABRA DUSSAN
Jefe Oficina Control Interno Profesional Contratista Auditor


Informe Final Proceso de Recursos Humanos - Uv

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INFORME DE

Proceso: RECURSOS HUMANOS

Líder de Proceso: CARLOS MANUEL PEÑA IRRAGORRI

Objetivo de la Auditoría: Evaluar la gestión del proceso de Recursos Humanos,

Alcance de la Auditoría: Inicia con la identificación de los riesgos, asociados al

Criterios de la Auditoría: En el desarrollo de la presente auditoría, se tuvo en

Equipo Auditor : RITA CECILIA COTES COTES

MARIA MERCEDES CABRA DUSSAN

Tipo de Informe : Informe Final

FUNCIONARIO O ANALISTA NOMBRE FIRMA FECHA

La metodología utilizada fue la descrita en el Manual de Control Interno y el procedimiento de

A la evaluación, se le aplicaron las técnicas y normas de auditoría generalmente aceptadas, bajo

La Auditoría se basa en el análisis de pruebas seleccionadas a partir de muestra selectiva; que

Reunión de Apertura Ejecución de la Auditoría

Día 03 Mes 07 Año 2015 Desde 06/07/2015 Hasta 30/10/15

FUNCIONARIO O ANALISTA NOMBRE FIRMA FECHA

En cumplimiento con lo dispuesto por la Ley 87 de 1993 y demás normas reglamentarias, y en

 INCUMPLIMIENTO E INOPORTUNIDAD EN EL EJERCICIO DE LAS FUNCIONES Y

Tenido en cuenta, por cuanto su materialización podría exponer a la Entidad, a fallos en

 INADECUADA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO POR INAPLICABILIDAD

1.- GESTION ADMINISTRATIVA

FUNCIONARIO O ANALISTA NOMBRE FIRMA FECHA

1.- GESTION ADMINISTRATIVA

1.1. UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DE LA ENTIDAD

1.2.- FUNCIONES, RELACIÓN CON EL PROCESO DE RECURSOS HUMANOS Y SUS

1.2.1.- Funciones Secretaría General

1.3.- CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE RECURSOS HUMANOS, COMPARACIÓN DE

1.3.1. Caracterización del Proceso de Recursos Humanos.

1.4.- VERIFICACIÓN DE LOS AVANCES EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN

1.5.- PERSONAL QUE CUMPLE LOS PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS AL PROCESO DE

1.6.- DERECHOS DE PETICIÓN.

1.7. INDICADORES DE GESTIÓN APLICADOS AL PROCESO DE TALENTO HUMANO

1.8.- RESOLUCIÓN POR MEDIO DE LA CUAL SE HACE LA DISTRIBUCIÓN DE CARGOS DE

1.9.- MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS A NIVEL DE CARGO

1.10. – CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES GENERALES

FUNCIONARIO O ANALISTA NOMBRE FIRMA FECHA

3.- EXPEDIENTES REVISADOS Y TEMAS RECURRENTES EN ELLOS.

4.- REVISIÓN MEDIDAS TOMADAS FRENTE A LOS RESULTADOS DE LAS AUDITORIAS

1.- GESTIÒN ADMINISTRATIVA

1.1.- UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DE LA ENTIDAD

Se parte de lo establecido en el Decreto 2355 de 2006 “Por la cual se modifica la estructura de la

Artículo 5°. Estructura. La Superintendencia de Vigilancia Privada tendrá la siguiente estructura:

1. DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE. ...

2. DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE DELEGADO PARA LA OPERACION DE LOS

1.2.- FUNCIONES, RELACIÓN CON EL PROCESO DE RECURSOS HUMANOS Y SUS

1.2.1.- FUNCIONES SECRETARIA GENERAL

Artículo 13. Funciones de la Secretaría General. Corresponde a la Secretaría General, el

1. Asesorar al Superintendente en la formulación de políticas, normas y procedimientos

FUNCIONARIO O ANALISTA NOMBRE FIRMA FECHA

2. Coordinar y programar las actividades de administración de personal, seguridad

1.2.2 FUNCIONES DEL GRUPO DE RECURSOS HUMANOS

“Artículo 1.- Conformar en la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, los siguientes

DEPENDENCIA Y DENOMINACIÒN DEL GRUPO

·Artículo 11º. FUNCIONES DEL GRUPO DE RECURSOS HUMANOS: El Grupo de Recursos

1.- Asesorar al Superintendente y al Secretario General en el estudio, preparación y ejecución de

FUNCIONARIO O ANALISTA NOMBRE FIRMA FECHA

3.- Orientar el estudio y revisión los actos administrativos referentes a nombramientos,

a) Elaborar los planes estratégicos del Talento Humano

FUNCIONARIO O ANALISTA NOMBRE FIRMA FECHA

Especial de Carrera del Sector Defensa.

1.3.- CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE RECURSOS HUMANOS, COMPARACIÓN DE

1.3.1. CARACTERIZACIÒN DEL PROCESO DE RECURSOS HUMANOS.

Se encuentra en la SUITE VISION EMPRESARIAL e indica: