Caso de estudio: auditoria interna para sistema de gestión integrado de sistema

Eje Nº3

 Estefanía Giraldo Ramírez

Andrea Esperanza Leguizamon Rodriguez

Aseguramiento de calidad
202160-6A – 709

Fundación Universitaria del área

Andina Administración de empresas

Notas de autor

  Estefanía Giraldo Ramírez, facultad de ciencias administrativas, Fundación Universitaria

del área Andina, Cl.52 N-16-56

 Introducción

Auditoria es un proceso sistemático, que permite mediante la recolección de evidencias,

determinar la confiabilidad y calidad de la ejecución de las actividades realizadas, en

congruencia a los criterios de auditoria, requisitos, políticas y procedimientos establecidos

en la organización, para la toma de decisiones.

La Auditoria interna se ha convertido en una de las técnicas utilizadas, más importantes

dentro de las organizaciones, gracias a su implementación y desarrollo, la alta dirección

encuentra un mecanismo de control que permite conocer el estado actual del sus procesos y

la veracidad de la información, para determinar la eficacia y eficiencia con la cual se están

ejecutando y así, poder tomar a tiempo las acciones necesarias para su correcto

cumplimiento de objetivos y metas.

Desde sus inicios fue consolidada como una necesidad de control, que promovía minimizar

el riesgo de todas aquellas actividades que se realizaban en bien común y así mismo,

teniendo en cuenta la evolución de la economía fue creando paulatinamente una serie de

procesos o actividades con un único fin “mantener el control”.

 Mapa conceptual

Etapas del proceso de la

auditoria interna

ISO 9001, ISO 14001,

OHSAS 18001

Planificación de Ejecución de Informe de Acciones

Reunión inicial correctivas
la auditoria auditoria auditoria

Se planifica el El equipo editor Al final de la

Se exponen los auditoria el equipo
desarrollo de la emplea diferentes
objetivos de la auditor elabora un
misma en fechas, métodos para la
auditoria, el alcance informe en el que La organización
alcance, áreas, obtención de
del sistema de se recogen los debe establecer
departamentos a evidencias que
gestión de calidad y hallazgos acciones
auditar y la agenda lleven a determinar
se revisa el plan de encontrados correctivas para
de visitas y el grado de
auditoria. durante la eliminar las
reuniones. cumplimiento de los
auditoria, en caso causas que han
requisitos aplicables,
de incumplimiento originado las no
estos métodos
de requisitos se conformidades
pueden ser:
establecen las no detectadas.
 Objetivos, alcance y conformidades
criterios de la auditoría. correspondientes.
 Unidades y áreas que
serán auditadas dentro
Revisión de
de la empresa.
documentación y
 Funcionarios
de registros,
encargados de la
calidad de los procesos. entrevistas
 Aspectos prioritarios. personales con los
 Tiempo y duración de responsables y
las inspecciones: fechas vistas en las
y lugares. instalaciones
 Cronograma de
reuniones.
 Requerimientos
confidenciales.
 Estructura y entrega del
informe final.
 GRUPO SURAMERICANO
PLAN DE AUDITORIA
INTERNA
Código Registro: E-SGI-P001

Version: 2.
Página 1 de
Ciclo: Segundo No. Audit: Uno
Fecha: 10 de Noviembre de 2021.
semestre-2021

OBJETIVO DE LA AUDITORIA.
Realizar el debido seguimiento al Proceso de Apoyo, Gestion Administrativa en cuanto a la aplicación de los lineam
establecidos por el Grupo de Gestion Documental, para subsanar los hallazgos identificados en el Plan de Mejoram
Archivístico - PMA vigencia 2020.

ALCANCE DE LA AUDITORIA.
Validar la aplicación del procedimiento de Organización de Archivos, rótulos normalizados (Carpeta y Caja), Forma
Inventario Documental, validación del Memorando Cronograma de Transferencias Documentales 2021 y seguimien
cada una de las oficinas programadas en el respectivo documento.

Se auditará el periodo comprendido entre el 01 Noviembre de 2020 al 31 de Octubre de 2021.

AUDITOR LÍDER:
Estefania Giraldo Ramirez- Profesional Especializado.

PERSONAL AUDITAR DEPARTAMENTO O ÁREA

Luis Daniel Giraldo Moreno (Jefe). Subdirección Administrativa.

Marcela Jaramillo Hincapie (Profesional
Especializado). Subdirección Administrativa.
Julian Andres Baena Jimenez (Profesional
Especializado). Grupo Gestión Documental.

Carolina Henao (Profesional). Grupo Gestión Documental.

Laura Ximena Aristizabal (Profesional). Grupo Gestión Documental.

Cristian Tamayo Santa (Tecnico). Grupo Gestión Documental.

Auri Vanesa Melendez (Auxiliar). Grupo Gestión Documental.

Fecha Apertura: 10 de Noviembre de 2021.

Día en que se llevará a cabo la auditoria
Lugar donde se hará la auditoria
Hora de apertura: 07:30 am
Hora de cierre: 04:00 pm
* Subdirección Administrativa. Cr 50 # 46-22 / Piso 1.
* Grupo de Gestion Documental. Sede Rionegro / Piso 2
* Archivo Central - Sede Medellin.
 Soportes documentales correspondientes a la aplicación de:
* Procedimiento de Organización de Archivos.
* Rótulos normalizados (Carpeta y Caja).
* Formato Único de Inventario Documental.
Qué se auditará * Validación del Memorando Cronograma de Transferencias Documentale
* Matriz de Seguimiento Transferencias Documentales.

Hora de iniciación Apertura de la Auditoria 07:30 am

Requisitos que se auditarán
1. Ley 594 del 2000, en la cual se dicta la Ley General de Archivo y
disposiciones (Art. 4 Lit. d / Art. 15).
2. LEY 80 de 1989 (Crea el Archivo General de la Nación).
3. ACUERDO 027-2006 (Glosario).
4. ACUERDO 060-2001 (Comunicaciones oficiales).
5. ACUERDO 04-2013 (Elaboración, Presentación, Evaluación, Ap
Implementación TRD y TVD).
6. ACUERDO 042-2002 (Organización Archivo de Gestión).
7. ACUERDO 049-2000 (Locales destinados a Archivo).

Adicional los procedimientos asociados al proceso y demás normat

del objeto auditar.

* Caracterización del Proceso Gestión Administrativa.

Documentos solicitados para realizar la
auditoria
* Instructivo de Organización de Archivos de Gestión.
* Formatos Rótulos de Cajas y Carpetas.
* Formato Registro - Referencia Cruzada.
* Formato Único de Inventario Documental - FUID.
* Memorando Vigencia 2020 - Transferencias Documentales.
* Matriz de Seguimiento de posible documentación por Transferenc

Equipo auditor Firma

Ana Maria Jaramillo Giraldo - Profesional
Especializado. (Auditor Líder). Estefania Giraldo Ramirez

Nombre y firma del auditor líder Autorizado por Fecha act

Estefania Giraldo
Ramirez Luis Giraldo Moreno miércoles, 10 de

Jefe Oficina de Control Interno.

 Conclusiones

 Se deberá realizar revisión de la documentación generada en el proceso de auditoría

en cuanto a su legalidad con los formatos establecidos por la entidad, al igual las

respectivas firmas que avalan su ejecución, al igual que las fechas de ejecución

 El Plan de Mejoramiento deberá ser una herramienta de medición al cumplimiento

soportado de los hallazgos encontrados

 Identificadas las Observaciones, Hallazgos y Oportunidades de Mejora, se debe fijar

el plan de mejoramiento y establecer fechas acordes para el cumplimiento

 Se identificó que, en las 5 Etapas de la Auditoría Interna, se establecen documentos

propios para cada una que soportan el ejercicio de la auditoría.

 El equipo auditor debe tener claro el proceso y procedimientos auditar, para

identificar las falencias que se pueden estar presentando y realizar las observaciones

y hallazgos pertinentes.

 Se debe reconocer la normatividad vigente para el ejercicio de la auditoría interna a

ejecutar.
 Bibliografía

 Software de Gestión de Riesgos Empresariales, 13 de octubre de 2020, Etapas y

fases de la auditoría interna, https://www.piranirisk.com/es/blog/etapas-y-fases-de-

la-auditoria-interna

 Cogorno, A., González, N., Lamarque, S., & Quintero, V. (s.f). La evolución de la

auditoría interna en el comienzo. Obtenido de Instituto Uruguayo de Auditoría

Interna:http://www.iuai.org.uy/uploads/presentaciones/jornadas/9/LA%20EVOLUCION

%20DE%20LA%20AUDITORIA%20INTERNA%20EN%20EL%20COMIENZO%20DEL%20SIGLO

%20XXI.pdf

 Software de Gestión de Riesgos Empresariales, 13 de octubre de 2020, Etapas y

fases de la auditoría interna, https://www.piranirisk.com/es/blog/etapas-y-fases-de-

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