1.

1Describa las características de los distintos tipos de reuniones (debe incluir

reuniones formales o informales, internas y de conferencia).

Una reunión formal es un encuentro previamente planificado de dos o más

personas que se han reunido con el propósito de alcanzar un objetivo común
mediante la interacción verbal. Las reuniones formales se caracterizan por sus
temas predeterminados, una serie de objetivos y convocatorias formales. Estas
reuniones se celebran a una hora concreta, en un lugar definido y según un
orden del día acordado. Las reuniones formales suelen estar dirigidas por un
presidente y los debates y acuerdos se registran por escrito en un acta.

El propósito de una reunión formal es debatir la lista de temas predeterminados

y abordar el conjunto de objetivos, así como tomar decisiones relacionadas con
ellos.

Por ejemplo: En nuestra consulta organizamos una vez al mes una reunión con
todo el personal.

Durante los días voy preparando temas sobre lo que tengo que hablar.

Se envía un correo electrónico a todo el personal para informarles de la hora y

el día en que se celebrará la reunión. Estoy esperando a que todo el mundo
confirme entonces .

En el día, todo el mundo habla libremente y si tienen nuevas ideas,

preocupaciones, problemas, etc, vamos a escuchar a todo el mundo y tomar en
consideración y acción.

Una reunión informal es una reunión que está mucho menos planificada y
regulada que una reunión de negocios formal, por lo que carece de muchas de
las características que definen una reunión de negocios formal, como actas, un
presidente y un orden del día establecido. Es mucho más probable que estas
reuniones informales tengan lugar en un entorno informal, como un restaurante
o una cafetería, o en la mesa de uno de los participantes, en lugar de celebrarse
en una sala de juntas.

Las reuniones informales son como una charla rápida y oportuna de un

entrenador con un jugador durante el periodo no liguero sobre temas generales
que pueden o no estar directamente relacionados con el deporte, pero que son
muy relevantes para el jugador o el entrenador.
A veces hablo con una enfermera sobre algún tema, como el autoclave, el
horario o el salario.

1.2Explicar las distintas formas de prestar apoyo administrativo a las reuniones.

En general, suele haber un equipo de asistentes que trabajan juntos para

garantizar que las reuniones y actos administrativos se desarrollen sin
problemas.
Abrir y clasificar el correo, filtrar las llamadas entrantes y los correos
electrónicos y concertar citas con el personal.

Realizar diversas funciones de gestión de datos, incluida la gestión de

registros electrónicos y en papel, la creación y gestión de hojas de cálculo y
bases de datos, la elaboración de informes, la recopilación de información y,
en ocasiones, el análisis de resultados.

Coordinar los horarios de las reuniones, programar las salas de conferencias,

reservar lugares de reunión fuera de las instalaciones, enviar invitaciones,
elaborar y distribuir el orden del día y organizar el servicio de comidas y
bebidas.
La planificación de viajes en nombre de los ejecutivos de una empresa es
una parte importante de muchos trabajos de apoyo administrativo.

1.3 Explicar las etapas de la organización de reuniones

Aclarar la finalidad y los objetivos

Crear una agenda
Programar la reunión
Publicar y enviar el orden del día
Difundir información de apoyo
Organizar la habitación
Preparar la grabadora