Los Asistentes Administrativos se encargan de asegurar el buen funcionamiento de una

oficina o empresa realizando labores administrativas, tales como archivar, planificar y

coordinar las actividades generales de la oficina, además de redactar los reportes
correspondientes. En ciertos casos, especialmente al tratarse de compañías pequeñas, los
Asistentes Administrativos pueden llegar a hacerse cargo de tareas relacionadas con
Recursos Humanos, tales como encargarse de la nómina, el reclutamiento y la logística.

La diferencia principal entre un Asistente Administrativo y un Asistente Ejecutivo son sus

supervisores. Los segundos son básicamente asistentes personales y se encargan de una
sola persona, en cambio, un Asistente Administrativo trabaja para un equipo,
departamento u oficina. Además, sus responsabilidades y funciones varían
respectivamente; es decir, las tareas de un Asistente Ejecutivo son menos administrativas
y más autónomas, solo afectan a una persona; mientras que las de un Asistente
Administrativo afectan a todas las operaciones de la empresa u organización.

También es importante mencionar que el término “Secretaria” ha sido lentamente

reemplazado por “Asistente” a través de los años, ya que el primero es considerado,
actualmente, como un término inadecuado y anticuado.

Funciones principales
A continuación, las funciones más comunes de un Asistente Administrativo:
 Recibir a los visitantes y guiarlos a sus destinos correspondientes.
 Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes tanto
entrantes como salientes:
o Monitorear, responder y reenviar correos entrantes de manera constante.
o Coordinar los servicios de mensajería y Courier.
o Recibir, filtrar y distribuir la correspondencia entre los miembros del personal.
o Localizar y restituir las propuestas de los clientes (diseños y reportes).

 Redactar, archivar y revisar documentos, tales como recibos, reportes, memos,
hojas de cálculos y otros documentos administrativos:
o Recopilar información de diferentes herramientas con el objetivo de estudiar los
datos y generar los reportes correspondientes.
o Redactar, revisar y distribuir correspondencia.
o Actualizar y mantener al día los procedimientos y guías existentes, las listas de
contactos, entre otros.
 Archivar y organizar documentos, tanto físicos como digitales, incluyendo correos
electrónicos, recibos, reportes y otros documentos administrativos:
o Escanear documentos físicos para respaldarlos de forma digital.
o Brindar asistencia registrando información y realizando el mantenimiento de la
base de datos.
 Coordinar y agendar reuniones de negocios, entrevistas, citas, eventos
corporativos y otras actividades afines:
o Gestionar el calendario y coordinar el trabajo con las reuniones de negocios.
o Generar el orden del día para las reuniones con el objetivo de que se lleven a cabo
de manera eficiente.
o Reservar los salones de conferencia necesarios u otros locales.
o Confirmar la reserva de salones o locales y coordinar la comida, además de
encargarse de la logística del evento corporativo.
o Tomar notas durante las reuniones laborales, generar un resumen y distribuirlo
entre las personas correspondientes.
o Encargarse de los preparativos de viaje de los ejecutivos de la compañía u
organización.
 Interactuar con clientes y terceros, gestionar sus archivos y resolver sus reclamos
o encargarse de sus requerimientos de manera eficaz:
 o Llevar a cabo seguimientos y mantener buenas relaciones con los clientes.
o Redactar y entregar documentos a clientes que soliciten información sobre
proyectos y realizar el debido seguimiento.
o Asegurar que los proyectos en proceso sean finalizados de acuerdo con el tiempo
establecido.
 Encargarse de la coordinación general de la oficina y resolver cualquier problema
o requerimiento administrativo:
o Solicitar y acordar la reparación y mantenimiento de los equipos de oficina.
o Solicitar nuevos suministros y hacerse cargo del inventario, reemplazando
materiales y equipos cuando sea necesario.
o Realizar reportes de gastos.
 Mantener su área de trabajo limpia y ordenada.

1.      Atención de visitas

El puesto del auxiliar administrativo está muchas veces en la recepción, lo que conlleva que asuma las
funciones de recibir a las visitas y conducirlas al lugar apropiado o de recoger y gestionar la correspondencia
y paquetes.

2.      Atención telefónica

Además de ser la primera vía de contacto en el espacio físico donde se ubica la oficina, el auxiliar
administrativo es también quien suele atender las llamadas. Puede responder a las consultas más generales o
destinadas a su departamento, o bien desviar la llamada al departamento correspondiente.

3.      Archivo
Independientemente de que cada departamento se haga cargo de su propia documentación, los documentos
generales de la empresa se organizan en un archivo. Entre estos documentos se encuentran desde facturas a
contratos o a declaraciones de impuestos. Para no tener ningún sobresalto, el auxiliar administrativo debe
llevar a cabo una rigurosa organización de este archivo.
Por otro lado, entre las nuevas funciones del auxiliar administrativo se encuentra también la de realizar el
mantenimiento de la base de datos.

4.      Organización de la agenda

La organización tiene que ser una de las mayores virtudes de este tipo de personal. No solo en lo que al
archivo se refiere, sino también en la agenda. Las citas comerciales, los eventos corporativos, las reuniones
con clientes o las fechas límite establecidas por la Administración para llevar a cabo ciertos trámites son parte
de las reuniones de las que tiene que estar pendiente. Además, lo ideal es que comunique correctamente con
las personas implicadas en estas citas y que establezca un método de recordatorio.

5.      Organización de reuniones

Realizar un orden del día para los asistentes a las reuniones, convocar a los invitados y confirmar su
asistencia o encargarse de que el lugar de reunión esté listo forman parte también de las tareas de un auxiliar.

6.      Contabilidad financiera

Finalmente, este cargo administrativo realizará también procesos básicos de contabilidad financiera. Para ello,
aunque el nivel educativo mínimo para obtener un tipo de empleo de estas características son los estudios
secundarios, lo más habitual es que las empresas busquen un perfil formado en Administración y Dirección de
Empresas o Contabilidad.

IMPORTANCIA ASISTENTE ADMINISTRATIVO

El asistente administrativo es uno de los cargos mas importantes en una organización

empresarial ya que en este cargo se desarrollan diversas funciones y estas a su vez son
muy importantes para que una empresa, organización entre otras, funcione de una
manera organizada, ya que este cargo es tan importante en una organización
empresarial es de suma importancia que la persona que se va a desempeñar en esta
área tenga amplios conocimientos en los temas relacionados con el mismo, como en el
área de la informática, puesto que cada día esta mas avanzada y se esta usando mas la
tecnología en el campo empresarial, algo muy importante también es tener al menos
conocimientos medios en ingles, ya que es un idioma importante en este medio.

La labor y la figura del asistente administrativo son cruciales en una oficina. ¿Por qué? La razón es que en la
mayoría de las ocasiones son los responsables del buen funcionamiento de la empresa e incluso son la cara
más visible, ya que suelen gestionar las llamadas, encargarse de la agenda y atender las consultas de los
clientes.
Tanto en la empresa privada como en el ámbito público, a esta figura se la puede denominar también
como auxiliar administrativo. El puesto de un asistente para las tareas administrativas se convierte en
esencial en las pequeñas y medianas empresas, donde a menudo se encarga también de las tareas
relacionadas con los Recursos Humanos, en el caso de que la compañía no disponga de un departamento
propio de estas características. Por ejemplo, se ocupa de las tareas de reclutamiento o de pago de nóminas a
los empleados.
De este modo, las tareas de un asistente o auxiliar administrativo varían mucho dependiendo del tipo de
oficina. No son las mismas en una gran empresa donde estos empleados cuentan con superiores en el
departamento de Administración, que en una pequeña compañía, donde tienen que asumir muchas más
responsabilidades.