Ing.

José Luis González Rugel, MAE, PMP®, PMI-RMP®

10 Claves para reuniones efectivas

Que levante la mano quien no haya asistido nunca a una reunión. No creo que
haya ninguna mano levantada. Ahora que la levante quien no haya asistido
nunca a una reunión de trabajo. Puede que haya alguna, pero muy pocas.
Entre estos últimos, que levante la mano quien no haya asistido nunca a una
reunión totalmente o muy improductiva. Si levantaste la mano, enhorabuena,
eres una persona privilegiada y muy difícil de ver.
Así es, lo más habitual es encontrarnos con reuniones organizadas de forma
precipitada y sin poner atención a su preparación. Frecuentemente, en las
convocatorias se expone poco más que el lugar y la hora de la reunión y, en los
mejores casos, el tema genérico a tratar.
Ejemplo: Reunión el próximo jueves a las 10:00 am en la sala de juntas para
tratar el proyecto del cliente X.
¿Quién convoca? ¿Quién moderará la reunión? ¿Cuánto durará? ¿Qué se
espera como resultado(s) de la reunión? ¿De qué se discutirá exactamente?
¿Cómo se organizará el contenido? ¿Y los tiempos?
Son muchas preguntas. Por esto, he recopilado las que creo son los aspectos
más importantes o las claves para lograr que una reunión sea realmente
efectiva y productiva.

1.- Objetivos de la reunión

Una reunión sin objetivos es una pérdida de tiempo o una sencilla quedada de
amigos. Para que sea efectiva, con carácter previo, se deben definir de forma
clara cuáles son los objetivos de la reunión, qué resultados se esperan obtener.
Estos objetivos los deben conocer todos los asistentes.

2.- Orden del día o agenda de trabajo

Es la guía inquebrantable de asuntos y su orden. Es una planificación previa
que incluye el motivo y los objetivos de la reunión, los asuntos a tratar y su
orden (preferiblemente de mayor a menor importancia), el tiempo que se
dedicará a cada tema y las personas que deberán asistir. Además, se
detallarán los aspectos formales de la convocatoria Debe ser un documento
claro, conciso y coherente.

3.- Convocatoria
Se ha de convocar a todos los implicados con suficiente antelación para que
puedan organizar sus agendas y, muy importante, para que
puedan prepararse la reunión. Se ofrecerá toda la información necesaria para
que puedan prepararla y el resultado sea óptimo. Si es necesario, se
aportará la documentación en forma de anexos, links, etc.
En la convocatoria se debe indicar quién convoca, la fecha, el lugar y la hora de
comienzo y de fin. Se indicará quienes asistirán, los objetivos de la reunión y el
orden del día.
 Ing. José Luis González Rugel, MAE, PMP®, PMI-RMP®

4.- Roles o actores

Se deben identificar a las personas que estarán en la reunión (nombre y cargo
o puesto) y porqué, es decir, qué se espera de su participación en la misma. Es
imprescindible que todos los asistentes sepan con quiénes están reunidos.

5.- Especificar y limitar la duración

Hace muchos años, un consultor nos explicó en una charla sobre gestión del
tiempo que según varios estudios, una persona no es capaz de mantener la
atención más tiempo que lo que aguanta su trasero sentado. Contrastado
empíricamente.
Una reunión debe tener hora de inicio y hora de finalización. Y hay que ser
inflexibles con este aspecto. En la planificación previa debemos organizar el
orden del día asignando tiempos a cada apartado. En la reunión se deben
mantener los tiempos previstos para cada punto del orden del día, respetando,
por supuesto, el tiempo total de reunión.

6.- Moderador (y algo más)

En una reunión, el moderador es alguien más que la persona que asigna los
turnos de palabra. No tiene por qué ser, necesariamente, la persona
convocante ni “el jefe”.
Debe controlar los tiempos y los contenidos, de forma que no se salgan de lo
planificado. Se deben reconducir las intervenciones que no se ajusten al tema
tratado y cortar las que se excedan en el tiempo de exposición. Es una labor
complicada, sobre todo por la tendencia de los participantes a volver a puntos
ya tratados o a alargar sus intervenciones.

7.- Acta de la reunión

El moderador deberá asignar a una persona para que tome notas de lo
discutido durante la reunión y, sobre todo, de los acuerdos adoptados, las
acciones que se llevarán a cabo, sus responsables, etc. El nivel de detalle de
este acta dependerá de la trascendencia de la reunión, debiendo ser firmada
por todos los asistentes en algunos casos o quedando como resumen detallado
en otros. En cualquier caso, el acta será enviado a todos los asistentes.

8.- Objetivos finales, responsables y fechas de acción/cumplimiento

De cada uno de los puntos tratados se desprenderá la fijación de objetivos y
acciones a realizar. Estas acciones quedarán en papel mojado si no se designa
a una persona responsable para cada una de ellas y unas fechas de inicio y
una de finalización o comprobación. Estas personas podrán buscar la
colaboración de otras pero serán ellas las responsables de cada acción.
 Ing. José Luis González Rugel, MAE, PMP®, PMI-RMP®

9.- Revisión y evaluación

Tras cada reunión, los responsables de convocar la reunión deben analizar el
desarrollo y resultados de la misma, con el objeto de corregir posibles errores
para mejorar en futuras convocatorias.

10.- ¿Es necesario reunirse?

La pongo al final pero debe ser la primera pregunta que debemos hacernos.
¿Realmente es necesario convocar una reunión para tratar el tema? ¿Vamos a
lograr mejores resultados que no haciéndolo?. Porque no podemos olvidar que
una reunión implica un coste para la empresa y para los asistentes. Es un
tiempo dedicado a una tarea diferente, por lo que tendrán que dejar sus tareas
momentáneamente, además de los costes de desplazamiento, logística,
material, etc.

Reunirse es muy fácil, de hecho, en muchas empresas y organizaciones es

casi un vicio, convocando hasta tres o cuatro reuniones internas de dos horas a
la semana. Esto supone unas 8 horas de trabajo dedicadas a reuniones
internas, sumadas a las reuniones con clientes, proveedores, etc.
Lo que no es tan sencillo es hacerlo de forma productiva.

Saludos,
Sergio

Fuente:

http://mprende.es/2013/04/30/herramientas-10-claves-para-reuniones-efectivas/