DIRECCIN DE REUNIONES

INTRODUCCIN
Las reuniones de trabajo son la plasmacin casi diaria del trabajo en equipo. La reunin debe seguir existiendo, es necesaria, pero sometindola a condiciones que pretendan lograr el tiempo adecuado, propsito y resultados para los que fue convocada. Una reunin es una actividad que se realiza por un grupo reducido de personas con el fin de tomar decisiones, debatir problemas, informar, elaborar plan de trabajo y analizar la realidad.
CARACTERISTICAS DE REUNIONES EFECTIVAS La coordinacin

El coordinador, responsable o moderador suele ser el convocante de la reunin, adems de eso, es el que conduce, clarifica, hace reflexionar, motiva y dinamiza la reunin. EL COORDINADOR DE LA REUNION
CUALIDADES Y ACCIONES QUE DEBE POTENCIAR Coordinar o dirigir la reunin Adaptarse al grupo Escuchar a los dems Demostrar que domina la situacin Aceptar criticas y actuar el consecuencia Reaccionar ante situaciones imprevistas Tener claro el objetivo de la reunin Crear buen clima de trabajo Promover la participacin Favorecer la discusin Tratar asuntos por partes Tratar conclusiones y resumirlas para el grupo DEFECTOS Y ACCIONES QUE DEBE EVITAR Falta de adaptacin y afinidad con miembros del grupo Deseo de mostrar superioridad Intento de imponer sus ideas Impedir que los participantes se expresen No escuchar a los miembros que deseen hacerlo Exceso de autoridad Falta de seguridad

La comunicacin durante las reuniones

Para lograr un buen resultado de la reunin, es absolutamente imprescindible que exista comunicacin fluida entre los asistentes.

COMUNICACIN DURANTE LA REUNION

SE FAVORECE Si existe una relacin afectiva o afinidad entre los participantes Si se produce la escucha activa Mostrando inters por la informacin recibida Asumiendo postura activa Manteniendo contacto visual Tomando notas Usando tonos y volumen de voz adecuados Adoptando incentivos verbales o gestuales Parafraseando o utilizando expresiones de resumen SE DIFICULTA Si omos solo lo que nos interesa Si tenemos prejuicios Hacemos caso omiso a todo lo que contradice nuestras ideas No aceptamos la personalidad o apariencia del que nos habla Interpretamos la realidad de forma diferente Si no entendemos el significado de las palabras que utiliza el que nos habla Si interrumpimos al que habla Si contra argumentamos Si actuamos como expertos

El ambiente

El ambiente en el que se va desarrollar una reunin suele ser uno de los aspectos que mas se descuida por considerarlo secundario. Sin embargo tiene una gran importancia ya que condiciona el nimo de los asistentes. Para crear un buen ambiente deben coexistir tres factores: La relacin afectiva entre los participantes, que se potencia con una estrecha comunicacin.

El entorno fsico, por ejemplo, si hace calor, frio, ruido, interrupciones, etc. Tambin se refiere con entorno a la distribucin de las mesas y sillas. El sistema de mesa redonda es el mejor para facilitar el dialogo ya que todos los participantes pueden verse ala cara. La duracin de una reunin estar enfocada ala finalidad de esta, como es una reunin dedicada a repartir tareas no mas de 45minutos, una de carcter decisorio alrededor de 1 hora, o 1:30 hora, si es e tipo formativa o informativa no debe de acceder de 2 horas, pero si excede de 2 horas se har un descanso de 15 minutos. El sistema de mesa redonda es el mejor para facilitar el dialogo, ya que todos los participantes pueden verse ala cara.
TIPOS DE REUNIONES:

Los tipos de reuniones se basan en funcin de su finalidad que se persiga.

a) Reuniones informativas:

Su finalidad es que los Participantes reciban una informacin proporcionada por el convocante de la misma, experto interno o externo. Este resolver las dudas y las solicitudes de informacin complementaria que pueda aparecer. Si esta reunin tiene muchos integrantes ser denominada Asamblea.

b) Reuniones consultivas:

Su objetivo es recoger las opiniones de los participantes en base a lo expuesto por el convocante. La informacin recogida podr tener varias aplicaciones como el analisis de propuestas, bsqueda de alternativas, la resolucin de un problema, etc.

c) Reuniones formativas:

Se trata de formar a los destinarios en una serie de conocimientos, criterios o actitudes. Introduciendo ideas claves y se debatir sobre ellas para ir formando a los participantes.
d) Reuniones decisorias:

Su objetivo es tomar una decisin o definir un camino a seguir de entre todas las propuestas e ideas expuestas por los asistentes. Pero anterior mente se debe asistir a reuniones de carcter informativo y consultivo e incluso formativo.

FASES DE UNA REUNIN:

Estas sern hechas por el coordinador o moderador.

Preparacin.

La reunin siempre se tiene que preparar de esto depender el xito de la misma, los pasos que se tienen que realizar son:
1. Planteamiento de los objetivos:

Hay que plantearse preguntas como Qu se pretende conseguir con esta reunin? La respuesta nos dar a los objetivos, que sern los resultados concretos al final de la reunin. Estos objetivos sern claros y alcanzables, buscando tcnicas de trabajo en grupo, para alcanzar los objetivos.

2. Eleccin de los participantes:

La eficacia de la reunin no depender de la capacidad profesional de los participantes si no de la informacin que ellos aporten en base al tema a tratar. As mismo ver las caractersticas de cada persona su compatibilidad entre ellas, los participantes debern ser entre 8 y 10 no mas, para tener un intercambio de opiniones suficiente, para extraer una conclusin real.

3. Planificacin:

Se refiere el orden del da de la reunin, la distribucin de tiempos para los temas, las preguntas, sin embargo habr personas que propongan que el orden se especifique en el punto concreto por que alguien se tendr que ir antes o cambiando a otro punto por que alguien no llega. Por lo cual ser conveniente que el primer punto sea la lectura, de la carta de la seccin anterior en el caso de que se renan con frecuencia, pero lo mejor es mandar por correo a cada participante este documento para que lo lea y ya el dia de la reunion solo de sus sugerencias y comentarios o su aprobacin.

4. Convocatoria:

Esta debe ser de forma anime para los participantes en ella tendr los datos siguientes: Quien la convoca. Las personas convocadas. Los objetivos o motivos por los cuales se ha organizado la reunin. El orden del da. El lugar. La firma de quien lo convoca. Si es un tema poco conocido se pondr informacin acerca del tema junto con la carta de la convocatoria.

5. Preparacin de la documentacin que se vaya a presentar o a distribuir as como todos los recursos que se necesitan.

Diapositivas, grficos, sala debidamente acondicionada, etc.

En aso de tratarse de un tema poco conocido por los participantes, es conveniente incluir en la carta con la convocatoria, una breve informacin referente al contenido de la reunin.

PRESENTACIN:

a) Presentacin de los participantes:

La reunin comenzar con la presentacin de los participantes en caso de que estos no se conozcan, exceptuando aquellas reuniones numerosas como la asamblea.

b) Presentacin del tema de la reunin.

Cosiste en explicar el objetivo de la reunin y los temas a tratar brevemente, y preguntar a los participantes si toda esta claro y si consideran que los objetivos son alcanzables.

c) Presentacin del mtodo de trabajo:

Antes de empezar el debate se dar a conocer el mtodo a seguir. En una reunin para buscar ideas el mtodo es el siguiente. Presentacin del problema. Lluvia de ideas (tcnica del trabajo en grupo). Seleccin de entre las ideas generales, de las que puedan aportar una solucin al problema.

DESARROLLO DE LA REUNIN:

Una vez iniciada la reunin se trataran uno a uno los temas. Donde las funciones del coordinador o moderador sern las siguientes. Dirigir la reunin para que no nos salgamos de los temas propuestos, o nos extendamos demasiado en un punto determinado. Dinamizar fomentar la participacin de todos, evitar que solo uno participe y encaso de que el ambiente se caliente, calmar los nimos. Aclarara dudas y ofrecer informacin complementaria si se requiere. 5

Sintetizar las ideas que van surgiendo en la reunin, con el fin de acrcanos a una decisin y una definicin de las acciones que hay que realizar posterior mente.

Otro papel importante en el desarroll de la reunin es el de la secretaria o secretario y sus funciones: Tomar notas de lo que se esta diciendo. Registrar por escrito acuerdos adoptados, opiniones y discrepancias de los asistentes. Hacer observacin al coordinador cuando la discusin se aparte de los temas concretos. Hacer resumen verbal de la discusin cuando los participantes lo pidan. Redactar el acta.

El acata es la relacin escrita del tratado o acordado en una reunin. En ella se escribirn los puntos esenciales de forma clara y precisa, nos sirve para recordar los compromisos individuales y colectivos, as como los plazos marcados.
El acta debe constar:

Fecha de la reunin. Relacin de los asistentes. Nombre de las personas encargadas de la coordinacin, secretaria, etc., y el procedimiento de su eleccin. Resumen de los puntos debatidos en el orden del da, resoluciones adoptadas y responsa bles de su ejecucin. Votaciones efectuadas y procedimientos seguidos.

Firma del secretario o responsables de la reunin, tras la aportacin de los asistentes.

Al archivar el acta de la reunin se debe incluir el orden del da correspondiente. Cuando la situacin lo requiera se mandar una copia del acta a cada uno de los asistentes.
TERMINO.

El trmino de la reunin ser cuando se hayan realizado las siguientes tareas. Fijar acuerdos. Aclarara tareas y actividades que favorecen la puesta en prctica. Designar a participantes para el seguimiento y ejecucin. 6

Asignar recursos para cada tarea y actividad. Establecer fechas para finalizar las tareas. Redactar una carta o borrador, donde se recoge lo ocurrido de la reunin, sirviendo como punto de partida para la siguiente reunin. Recoger informacin de los participantes sobre el desarrollo de la reunin, a travs de un cuestionario.

Despus de concretar estos temas, el responsable realizara una sntesis sobre las ideas expresadas, conclusiones alcanzadas, tareas que se van a realizar. Esto ayudara al equipo a tomar conciencia del trabajo efectuado, avances realizados, cuestiones que han quedado pendientes de solucin y que convendr tratar en la siguiente reunin.
La sntesis debe presentar las siguientes caractersticas:

La brevedad. No excede de 10 minutos. La concisin. Solo incluir los puntos esenciales. La organizacin de la exposicin. La claridad.

Una ves terminada la reunin el coordinador o responsable, analizara los resultados obtenidos, de los mtodos de trabajo utilizados y del comportamiento del grupo. Este anlisis se basara en la observacin o en el estudio de evaluacin que antes realizo el grupo. Todo esto se plasmara en un breve in forme que solo es para hacernos reflexionar sobre nuestro trabajo como coordinador de la reunin. Esta informacin nos ayudara para ir perfeccionando nuestro papel.

EL SEGUIMIENTO DE LOS ACUERDOS, DECISIONES Y TAREAS

Esta es la ltima de las fases, y corre a cargo de los responsables e implicados, ya que si no se lleva a la prctica lo acordado se pondra entredicho la efectividad de la reunin. Las reuniones son la concrecin del trabajo en equipo y donde se manifiesta de una forma ms explcita las normas, los roles y las interacciones grupales. La preparacin de la reunin es una cuestin de primera magnitud para todo aquel que aspire a coordinar de forma efectiva el trabajo en equipo durante la misma.

Reglas para coordinar una reunin 1.- Prepararla: La mejor reunin es la que se prepara concienzudamente. 2.- Centrarse en los temas del orden del da: Si se ha convocado la reunin para debatir una serie de temas o tomar decisiones, seguir dichos puntos. 3.- Poner nfasis en los objetivos de la reunin: Se llegara ms lejos. 4.- Dirigir la discusin: Dejar que los dems se expresen y enriquezcan el debate con sus aportaciones e ideas. 5.- Moderar los comentarios que surjan: La labor del moderador debe fijarse ms en l como que el qu. 6.- Dar vos a los silenciosos: Incitar a la participacin. 7.- Proteger a los dbiles: No dejar que se ceden en las personas con menos agilidad mental o rapidez conceptual, y extraer lo positivo de estas intervenciones. 8.- Templar a los exaltados: La excesiva participacin de algunos coarta las ganas de expresarse de los ms tmidos. 9.- Mantener bien enfocada la reunin: Objetivos claros y una buena preparacin evitara que se llegue a otros caminos que no sean los que se han marcado.

LOS PARTICIPANTES EN LA REUNIN

En el trabajo en grupo se desempea, muchas veces sin quererlo, otras veces fruto de las circunstancias, otras de forma plenamente consciente, diversas funciones o actitudes de los miembros del mismo. Si esos papeles son un leit motiv por parte del individuo que los asume, es decir que se desempean con ciertas prioridades o asiduidad, estaremos hablando de roles grupales definidos. Hay tantos tipos de equipos como de personas que los conforman, por lo que siempre que propongamos tipologas incurriremos en el error de hacer simplificaciones esquemticas; por eso, cuando hablemos de tipos en los epgrafes subsiguientes, debemos considerarlos como modelos de anlisis representativos, pero inexistentes en la prctica.

Tipologa
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Por su actividad

Activos: Los activos dinamizan el equipo con sus ideas. Son los que ponen al grupo patas arriba con su forma de trabajar. Pasivos: Aunque reflexivos y observadores, los pasivos son retrados. A veces les cuenta tomar decisiones.

Por su apertura mental

Introvertidos: Conocidos por su frialdad, timidez, cerrazn casi impenetrable. Son tipos de pensamiento corto y conversacin corta. Nunca admitirn que se han equivocado. Extravertidos: Los extravertidos son la alegra de la huerta: amables, amigos rpidos, charla en exceso. Son poco formalistas, saltan de tema en tema, les gusta la flexibilidad y rechazan las previsiones.

Por su comportamiento ante la creatividad

Innovadores: Les gusta probar lo nuevo, despuntar y ser los primeros en conocer y hacer. Rutinarios: Solo admiten lo conocido y practicado, mientras rechazan lo nuevo y desconfan de los cambios.

Por su nivel de confianza

Maniacos: Engrandecen las pequeeces, se dejan enganchar por un embaucador. No se les puede discutir sus detalles, y desean que la gente piense como ellos. Desconfiados: No creen en nada ni en nadie. Ven a todos los dems miembros del grupo o participes en la reunin como deshonesta, poco preparada, confabulados contra ellos.

Por su reaccin ante el trabajo

No perseverantes: Se trata de personas que no terminan lo que empiezan. Dentro de este tipo podemos encontrar a:
o

Primarios: Actan por las primeras impresiones. Son activos pero aportan poca calidad. Secundarios: Profundizan en las cuestiones. Son ms cualitativos que cuantitativos.

Perseverantes: Trata de llevar su trabajo hasta el final.

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o o

Primarios. Ofrecen continuidad a emotividad. Secundarios: Ofrecen continuidad y excelencia.

Po su egocentrismo

Privilegiado: Tienden a exhibirse y distinguirse autoelogindose. Su palabra preferida es yo.

del

resto

Dominadores: Quiere ser obedecidos constantemente. Por tanto, odian obedecer. Pesimistas: Los pesimistas con capaces de inspirar lstima y sufrir, ya que son las dos condiciones que necesitas para ser felices. Resistentes: Primero dispara y luego pregunta (primero dice que no y posteriormente reflexiona).

Roles grupales Los papeles que desempeamos en un equipo suponen la concrecin de nuestra conducta en el mismo; as, distinguimos dos tipos, los que vamos a denominar facilitadores, y los negativos, que obstaculizan el desarrollo del propio grupo y retardar la toma de decisiones. Papeles facilitadores
a) El lder: El lder supone en muchas ocasiones la cabeza del grupo.

Representa la personalidad ms fuerte dentro del mismo. Su autoridad es irradiada a todos y consigue, la mayora de las veces, hacerse escuchar y llamar la atencin.
b) El moderador: Es aquel que da y retira los turnos de la palabra, calma

los nimos y, por lo general, es elegido por sus compaeros de entre aquellos que no quieren ser lo.
c) El orientador: El gua del grupo. Ayuda frecuentemente a centrar las

conversaciones en el tema que hay que tratar. Recuerda las directrices y objetivos de vez en cuando.
d) El experto: La persona que aporta conocimientos y que, dado el caso,

informa y aclara. Salvo estos casos, un experto en cada grupo ayuda a aportar soluciones con su ciencia en el momento adecuado. El moderador debe fijar el papel y los lmites del experto, e incentivarlo a dar ideas sin pasarse.
e) El secretario: Hay personas en un equipo con memoria de elefante, que,

adems, anotan todo y apuntan, escriben, sistematizan lo dicho, no se

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vaya a olvidarEstas personas asumen, a veces sin saberlo, el rol de secretario, que acta como memoria del grupo.
f) El aclarador: El aclarador pide explicaciones, se cerciora de que todos le

han entendido bien.

g) El acelerado: Es la persona que imprime ritmo a la reunin. El acelerado

le gusta ir al grano de los puntos del orden del da. Pero a veces, por intentar ganar tiempo, se aceleran decisiones que deberan haberse meditado ms pausadamente.
h) El alentador: Animoso, entusiasta, muy buena persona, encuentra

siempre las palabras precisas para infundir nimo a los componentes del grupo.
i) El lder institucional: Este rol est investido de autoridad formal. Su

propio puesto le hace estar habituado a ejercer de animador en las reuniones. Papeles negativos
El crtico: Censura todo lo que se dice y se hace. El responsable del

equipo de trabajo debe procurar que el grupo le acalle. Es conveniente pedirle propuestas concretas.
El paralizador: Cada vez que interviene, busca bloquear al grupo,

cortarle las alas, dejar morir de inanicin al grupo.

El pesimista: Desde el principio opina que lo que se hace no va a servir

para nada. Ninguna idea le entusiasma.

El gracioso: Su objetivo, confesado muchas veces, es rerse. Cada idea

manifestada le sugiere un chiste.

El dominador sistemtico: El me opongo, considera que solo sus ideas

son vlidas. Se considera un experto y el nico capacitado para opinar.

El dominador agresivo: Pretende que todos hagan su voluntad. Impone

ideas, proyectos.
El indiferente: Nada le interesa, no participa, pero critica al animador.

Aqu el responsable de la reunin debe darle protagonismo en un subgrupo, con unas personas determinadas del equipo.
El presuntuoso: Todo lo sabe, todo lo conoce, se aduea de ideas

ajenas. Tiene experiencia en todo, y la mxima.

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 El manipulador: Se esfuerza en llevar a todos en la direccin que l

desea, pero hacindoles pensar que llegaron por su propio pie. Cuanto ms peligroso resulta. Es preciso ensearle a respetar a los dems.

TCNICAS PARA APLICAR DURANTE UNA REUNIN DE TRABAJO

Para empezar, es preciso apuntar que es necesario que existan unas condiciones para la participacin. Estas condiciones mejoran el trabajo en equipo y actan como lubricantes de la organizacin. Dichas condiciones son: Escuchar antes de decidir. Mantener actualizados a los miembros de forma regular, sobre novedades en el equipo, noticias grupales. Estar disponible y receptivo a los problemas de los dems. Desarrollar un equipo equilibrado controladores y explotadores. de asesores, organizadores,

Distribuir el trabajo basndose en las capacidades personales. Fomentar el respeto y la comprensin entre los miembros del equipo. Delegar trabajos que puedan realizar los dems. Dar ejemplos y determinar conjuntamente con el equipo. estndares y patrones de accin

Establecer objetivos factibles para el equipo, pero insistir siempre en mejorar el rendimiento. Coordinar y representar a los componentes del equipo. Comprometer a los miembros del equipo en la resolucin de problemas en los temas clave.

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