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REUNIONES EFICACES 

La mayoría de profesionales que trabajan en estrecha relación con otras personas dedican 
una parte importante de su tiempo asistiendo a reuniones. 

Cada nueva convocatoria implica dedicar uno de nuestros recursos más escasos y valiosos: 
el tiempo. Si el resultado es satisfactorio lo consideramos una inversión, pero si la reunión 
no resulta productiva, nos replantearemos nuestra participación próximas ocasiones. A 
nadie le sobra el tiempo. 

Entre los errores más frecuentes destacan: 

 Las órdenes del día y los contenidos se envían prácticamente el día anterior a cada 
reunión o no se envían, con lo que resulta imposible preparar dichas reuniones 
adecuadamente. 
 Hay reuniones en los que nunca se decide nada. Tan solo se consultan opiniones. 
Para ello, el correo electrónico ejerce la misma función. 
 No respetar los horarios o alargarse más de la cuenta en cada tema. 
 Las reuniones duran menos de lo previsto porque siempre hay miembros que deben 
salir con antelación.  
 Los objetivos propuestos no justifican una reunión, pudiéndose utilizar otros 
mecanismos más eficientes para alcanzar esos mismos objetivos (circular, teléfono, 
correo electrónico…). 
 No se crea un clima de confianza adecuado para fomentar el debate y el intercambio 
de información, por lo que queda todo en una simple exposición de temas. 
 Anulación de reuniones horas antes de celebrarse con el consiguiente perjuicio para 
los asistentes. 

Reunirse es una sana costumbre. Favorece la relación y mejora la comunicación entre 
personas que comparten inquietudes, cohesiona a los integrantes de equipos profesionales, 
amplia el conocimiento que tenemos de los demás, e incluso de nosotros mismos. Pero las 
reuniones pierden el sentido cuando nos aburrimos, nos resultan repetitivas o nos producen 
la sensación haber perdido el tiempo. 

Claves para garantizar que una reunión sea eficaz y productiva 

El éxito de una reunión depende de que se cumplan los objetivos para los que ha sido 
programada y que los participantes sientan que el tiempo empleado les ha servido para 
enriquecerse. 

Para lograrlo, se recomienda seguir los siguientes 7 pasos: 
 1. Confirmar la necesidad real de reunirse. Muchas veces, reunirse es una 
rutina o un trámite que cumplir. Craso error. Las reuniones sólo deben celebrarse 
cuando existe la necesidad de hacerlo. Si existe un medio de comunicación 
alternativo igualmente eficaz debe utilizarse, y aplazar la celebración de una reunión 
hasta que haya objetivos que la justifiquen. 
Algunos medios de comunicación alternativos son, por ejemplo, el teléfono, el 
correo electrónico o la intranet corporativa. Cualquiera de ellos permite 
intercambiar información entre dos o más personas. Si se necesitan respuestas 
inmediatas, o resolver asuntos menores, pueden utilizarse en sustitución de una 
reunión. 
Sólo hay que convocar reuniones cuando haya que convencer, seducir, debatir, 
aclarar, solucionar, formar o celebrar algo, así como todas aquellas situaciones en las 
que el contacto humano sea imprescindible. 

 2. Definir las coordenadas de la reunión. Una vez que somos conscientes de 
la necesidad de convocar una reunión, se tienen que definir algunos aspectos que 
propiciarán que la reunión sea más productiva:  
o Enumerar por escrito los objetivos de la reunión. 
o Especificar a quiénes se dirige la reunión: públicos internos (profesores, 
claustro, equipo directivo…) o públicos externos (padres, alumnos, otros 
profesionales ajenos al centro,…). 
o Definir la estructura de la reunión: duración, temas a tratar, tiempo que debe 
dedicarse a cada apartado, personas que deben abordar cada asunto, 
tiempos para el debate, salas a utilizar si hay previsto realizar tareas por 
grupos…. En reuniones de larga duración deben planificarse descansos. 
o Seleccionar un enclave que se ajuste a las verdaderas necesidades de la 
reunión, salones, alojamiento, restauración y actividades a realizar. 

 3. Motivar a los participantes. Los participantes asisten a las reuniones por 
varias razones, aunque realmente pueden englobarse en dos: porque tienen que ir o 
porque quieren ir. Personalmente prefiero mantener reuniones con personas 
motivadas, porque resulta más agradable y el resultado es siempre más satisfactorio 
para todos. 
Los elementos que deben favorecer un ambiente motivador son:  
o La carta de convocatoria debe despertar interés, bien sea mediante carta, e‐
mail, folleto informativo o cualquier otro medio. Cada tipo de reunión y de 
asistentes requiere un tipo de comunicado diferente, pero todos deben tener 
en común su capacidad para despertar el deseo de asistir a “esa” reunión. 
o Enviar el orden del día o agenda de la reunión, especificando los horarios, los 
temas a tratar, reparto del tiempo por temas, materias que deben prepararse 
previamente, posibles decisiones que van a debatirse y la contribución que se 
espera de cada asistente. 
o En los días previos a la reunión hay que enviar, en una sola vez o en varios 
envíos, la documentación que debe trabajarse previamente. En cada envío 
debe especificarse qué se debe hacer con dicha documentación y qué 
tratamiento se hará en el transcurso de la reunión. 

La convocatoria a la reunión y la agenda de la misma deben enviarse entre 30 y 15 
días antes de la fecha de celebración. El envío de información y documentación debe 
realizarse entre los 15 y 7 días anteriores. Si se envía más tarde, posiblemente no se 
prepare y pierda todo su efecto. 

 4. Preparar el formato de reunión más adecuado al perfil de los 
participantes. Cada situación y cada necesidad precisa una solución diferente. Por 
eso, las reuniones pueden adoptar muchos formatos, dependiendo siempre de los 
objetivos que se persigan en cada caso.  

A veces, una óptima comunicación interna de la empresa requiere que unas 
reuniones provoquen la celebración de otras y así sucesivamente hasta que los 
mensajes llegan desde el Consejo de Administración hasta el último empleado y 
viceversa. Esos flujos de información se denominan “comunicación en cascada”. 

Otro aspecto que debe tenerse en consideración para la preparación de una reunión 
son los diferentes roles que deben darse cita: director de la reunión, organizador, 
moderador, ponentes y participantes. En ocasiones, se puede contar con la 
participación de un especialista en alguna materia concreta que aporte valor a la 
reunión con nuevos puntos de vista. 

En cuanto a aspectos puramente materiales conviene: 

o planificar la disposición de la sala que más favorezca la comunicación (en U, 
en escuela, mesa imperial…). 
o prever la necesidad de utilizar medios audiovisuales 
o habilitar conexiones a internet, 
o proporcionar agua, papel y bolígrafo a cada asistente, 
o acondicionar la temperatura de la sala 
o planificar los descansos y/o algún coffee break 
o elegir la fórmula de almuerzo, cena o ágape más adecuada a las 
características de la reunión y al tiempo disponible. 

 5. Hacer que cada reunión sea un evento especial. El resultado final de la 
reunión depende de que se superen las expectativas de los asistentes. Para ello, 
todos los detalles previos deben estar bajo control y la puesta en escena debe ser 
muy cuidada:  
o Documentación inicial: En el sitio que le corresponde a cada asistente debe 
haber:  
 Orden del día con horarios 
 Hojas en blanco y bolígrafo 
 Vaso y agua 
 Caramelos 
 Nombre (sólo en reuniones muy personalizadas) 
o Presentación y bienvenida: El comienzo de la reunión es un momento en el 
que muchos de los asistentes fijan sus expectativas y su predisposición. Cada 
reunión se fabrica in situ, en el momento y lugar escogidos, y todos los 
participantes son responsables del resultado final. Este mensaje debe 
dejarse muy claro para propiciar una actitud favorable y activa.  

Los aspectos que deben vigilarse en esta fase inicial de la reunión son: 

 Puntualidad 
 Presentar a las personas nuevas (cuando la mayoría de los asistentes 
son habituales) 
 Disculpar a los no asistentes (que hayan manifestado sus motivos a los 
organizadores). 
 Informar acerca de los objetivos que se esperan alcanzar con esta 
reunión 
 Detallar los temas que se van a abordar y explicar brevemente los 
motivos. 
o Apertura: Muchas reuniones se inician con la lectura del acta de la reunión 
anterior. Es un terrible error, ya que todos deberían haberla leído. Repitiendo 
la reunión anterior se pierde tiempo y se aburre a las personas que vienen 
con los deberes hechos. En el caso que se requiera aprobación del acta 
anterior, se debería entregar copia de la misma y verbalmente resumir los 
puntos más relevantes, para proceder posteriormente a su aprobación. 
o Moderador: Es la figura clave para lograr que la reunión sea realmente 
productiva. Su misión es lograr la atención de los asistentes, que exista 
entendimiento en el debate, que se escuchen y se respeten los turnos de 
palabra y que se fomente la participación de todos.  

Para lograrlo tiene que: 

 manejar los tempos de cada tema y de los debates posteriores. 
 prestar mucha atención a los gestos de los participantes: muecas, 
manos levantadas, muestras de disconformidad y signos de pérdida 
de atención y actuar en consecuencia. 
 formular preguntas a los asistentes 
 conducir las opiniones y comentarios hacia los objetivos perseguidos. 
 utilizar técnicas que fomenten la visualización y el refuerzo de algunos 
conceptos (si procede), como workshop, simulaciones, sesiones 
formativas, role playing o cualquier otro tipo de actividad que 
fomente la participación activa. 
 prever preguntas, inquietudes y reacciones, y si procede llevar 
preparadas sus correspondientes respuestas. 
o Presentaciones: Si en el transcurso de la reunión se van a proyectar videos o 
realizar presentaciones utilizando medios audiovisuales, la información debe 
ser muy gráfica y muy concisa. La presentación sólo es un apoyo para el 
ponente, que es quien debe enriquecer con sus comentarios y con sus 
aportaciones el tema expuesto.  
o Debates: La puesta en común es la fase más caliente de la reunión, la que 
puede derivar en algún tipo de conflicto entre los asistentes. Para evitarlo, el 
moderador debe:  
 exigir a los intervinientes que sean muy concretos en sus exposiciones 
 respetar los turnos de palabra 
 hablar siempre en positivo y plantear todos los asuntos, hasta los más 
negativos, con “mano izquierda”. 
 dirigir el debate hacia los objetivos de la reunión 
 todas las aportaciones deben aportar valor a la reunión (evitar los 
lucimientos personales, las divagaciones, las conversaciones 
cruzadas…) 
 no hay que callar nada, sólo hay que cuidar la forma en la que se 
dicen las cosas. 
 alcanzar acuerdos y definir quién debe ejecutar cada uno de ellos y en 
qué plazo 
o Cierre: La finalización de la reunión debe realizarse con la misma puntualidad 
con la que se ha iniciado. Pero antes, en esta fase procede:  
 Resumir las principales conclusiones 
 Recordar tareas y próximos pasos (qué, quién, cuando…) 
 Fijar una fecha para la próxima reunión 
 Agradecer a todos su asistencia y su participación activa. 

 6. Garantizar que se cumplen los acuerdos alcanzados en la reunión. 
Cuando todo el mundo vuelve a su destino, la reunión todavía no ha finalizado. 
Comienza la post‐reunión. Los aspectos críticos de esta fase son:  
o Acta de la reunión: Es la herramienta que deja constancia de la trayectoria de 
una empresa, una institución, una asociación, una comunidad o simplemente 
de un grupo de personas que resumen por escrito cada una de sus reuniones. 
Pero el acta no sólo es un papel escrito, además debe:  
 reflejar fielmente lo acontecido en la reunión para quienes no han 
podido asistir 
 informar de los asistentes y a los interesados acerca de los acuerdos 
alcanzados, las personas responsables de ejecutar las decisiones y los 
plazos definidos para ello. 
o Gestionar los acuerdos: gestionar significa movilizar los recursos necesarios 
(humanos, materiales y económicos) para lograr unos objetivos. 
o Seguimiento: Es decir, controlar la ejecución de las acciones derivadas de 
cada uno de los acuerdos reflejados en el acta de la reunión. 
o Reporting: Emitir un informe en base a las gestiones realizadas para dar una 
respuesta eficaz y eficiente a los acuerdos recogidos en el acta. 

 7. Repasar y escribir los aspectos de mejora para próximas 
reuniones. Al finalizar la reunión comienza la post‐reunión, pero a su vez se ponen 
en marcha los fuegos para cocinar la próxima reunión. Sirva esta metáfora culinaria 
para resaltar que, en caliente, debe realizarse un balance de los aspectos que 
pueden y deben mejorarse en la próxima reunión. 
Para ampliar nuestra información al respecto, podemos pedir feedback a todos los 
asistentes sobre los temas más trascendentales abordados en la reunión y el 
tratamiento dado. Esta información puede recogerse in situ (cuestionario) o con 
posterioridad a la reunión (e‐mail, teléfono, encuesta…). 
Las opiniones y comentarios hay que tamizarlos, y saber leer entre líneas. Seguro 
que de su correcta interpretación surgen algunos aspectos que contribuyen a que el 
resultado de la siguiente reunión sea todavía mejor. 

Aportar valor 

En resumen, para que las reuniones sean productivas deben: ser necesarias, informar, ser 
comprensibles, fomentar la participación, gestionar acuerdos y si es posible, entretener. 

Si se dan estos factores, los participantes saldrán de la reunión convencidos de que haber 
participado en la misma les ha aportado un valor añadido que les ha enriquecido. 

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