Tema:

Actividades Post Evento

Asignatura:

Organización de Congresos y Convenciones

Catedrático:

Lic. Fany Maribel Suazo

Integrantes de grupo:

Darling Virginia Landaverde Martínez 1190392

Mariela Isabel Echeverry Camacho 1190139

Margie Gabriela Madrid López 1200131

Fecha:

02 de Agosto 2023

Introducción
El objetivo de los eventos es comunicar un mensaje para llegar al objetivo
empresarial, siendo clientes, proveedores o incluso, los propios trabajadores. A nivel
personal, el organizador comparte su felicidad con los invitados, bodas, fiestas,
aniversarios. Por lo tanto, es esencial valorar las fases de un evento para
organizarlo con garantías, buscando la satisfacción de los invitados.

Contenido
Los eventos son una excelente herramienta de comunicación para las empresas,
aportando valor, mejorando la imagen de marca. Organizar un evento demanda un
gran esfuerzo que conlleva desarrollar un plan para lograr el objetivo empresarial o
personal. Esta gestión implica un ciclo de actividades que se realiza durante el
proceso de la celebración: diseño, planificación, organización, ejecución y
evaluación.

Al cumplir o finalizar con tu programación, es ideal realizar una encuesta, esta es

una herramienta que se utiliza para recopilar información de las personas que
asistieron al evento o de los proveedores que participaron en la organización y
planificación.

Existen distintos tipos de encuestas, de acuerdo a la persona u organización que la

desee realizar:

ENCUESTA PARA EVALUAR EL SERVICIO AL CLIENTE: En la presente

encuesta, los asistentes y participantes pueden evaluar tus habilidades de
planificación, dirección, ejecución, comunicación y desempeño que desarrollaste en
el evento. Además de evaluar el trabajo realizado del equipo organizativo.

ENCUESTA PARA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES: Te proporcionará la

evaluación del trabajo de cada uno de los proveedores de tu evento: la calidad de
sus servicios, satisfacción y beneficio.

ENCUESTA DE SATISFACCIÓN: Importante para tu crecimiento, evaluación y

retroalimentación.

El hecho de que su evento haya terminado no significa que usted puede alejarse de
él. Usted debe seguir estas principales quince formas para sobresalir en las
actividades posteriores al evento para solidificar su reputación como un productor de
eventos y proporcionar una sólida introducción a su próximo evento.

1. Solicitar comentarios – Mientras que el evento aún está fresco en la mente

de los presentadores y el público, no dude en pedir información sobre todos
 los aspectos de su evento para que usted pueda resolver rápidamente las
cuestiones pendientes y dejar a todos con una impresión positiva.
2. Siga adelante con las relaciones públicas – El hecho de que su evento
haya terminado, no significa que es el fin de sus actividades de relaciones
públicas y de prensa. Cree un breve relato o artículo y preséntelo con fotos
del evento a la impresión y prensa en línea, esto puede ser de interés
periodístico y así promover sus eventos futuros.
3. Grabe un P & R – (Preguntas y Respuestas) Durante el evento se puede
grabar una sesión específica que se dirija hacia la respuesta a las preguntas
resumiendo las clave planteadas durante las presentaciones. Colóquelo en 4.
4. También pregunte a sus presentadores para resumir – Alentar a sus
presentadores a escribir un blog sobre sus experiencias en el evento no sólo
va a generar contenido adicional que podría atraer a los visitantes de sus
eventos futuros, pero también será beneficioso para su SEO y estrategias en
las redes sociales.
5. Aproveche sus premios del concurso – No importa lo que esté regalando,
un premio, por pequeño o grande que sea, le ayudará a obtener el mayor
apalancamiento de ello por difundir ampliamente el premio y al ganador. Esto
le proporcionará una oportunidad superlativa para compartir una foto del
ganador del concurso con su premio.
6. Difunda las imágenes – Sea cual sea la fotografía que hubiera tomado en
su evento, asegúrese de compartirla tanto como sea posible en las redes
sociales, mencionando y etiquetado a las personas que están en él.
7. Cree una galería de imágenes – Mientras está en el proceso de difusión de
imágenes, crear una galería de todos los momentos interesantes que
sucedieron en su evento será un plus para perpetuar los recuerdos de su
audiencia. Coloque una característica de la galería en su página web con el
fin de atraer más tráfico.
8. Proporcione las presentaciones en línea – Para aquellos que se perdieron
el evento o incluso los asistentes que quieran recordarse a sí mismos las
presentaciones, haga resúmenes de las presentaciones que estarán
disponibles en el sitio del evento.
9. Publique una lista de contactos – La creación de una lista de todos los
patrocinadores, ponentes y asistentes para publicar en sus presencias de
 redes sociales o sitio web va a crear el lugar perfecto para que la gente se
ponga en contacto con otras personas que se han conocido en el evento.
10. Comience la pre-venta de su siguiente evento – Es una característica
clave de los productores profesionales de eventos, que empiezan la
promoción de su próximo evento incluso unos minutos después del final del
evento presente. Ofrecer descuentos tempranos le hará poner esas entradas
en movimiento!
11. De las gracias a través de tweets – Escribir gracias por medio de tweets,
mencionando a todos los que ayudaron a que este evento fuera posible,
incluyendo a sus presentadores y patrocinadores. También puede agradecer
a los asistentes por venir, pero asegúrese de no excederse agradeciendo a
todos individualmente.
12. Siga escuchando – Escuche en las redes sociales después del evento, ya
que por lo general la discusión estará viva unos días más a través de los
blogs, tweets y menciones. Únase a la conversación y comparta las
impresiones de sus visitantes.
13. No se olvide de la encuesta – Es imprescindible la realización de encuestas
al final de su evento, preguntando a sus visitantes lo mucho que les gustó y la
obtención de información crítica que podría ser útil para sus eventos futuros.
14. Llevar a cabo un post-análisis – Esperemos que su evento no muera, y el
post-análisis se centre en lo que hizo bien y lo que puede mejorar la próxima
vez!
15. Celebre – Producir un evento puede ser una rutina larga y ardua, así que por
qué no reúne a su personal clave para mostrar lo mucho que aprecia su
trabajo duro lanzándolos a una fiesta muy divertida

Mantenga la memoria de su evento con vida en la mente de sus presentadores y su

audiencia y usted encontrará que sus siguientes eventos tendrán más éxito y serán
más atractivos y rentables.
Al finalizar la celebración es necesario hacer actividades de cierre, marcando
indicadores de calidad para evaluar el resultado a través de las encuestas de
satisfacción:

1. Recogida del material.

2. Desmontaje de salas y stands.
3. Agradecimientos al equipo de trabajo, ponentes y asistentes.
4. Valoración de la calidad y atención prestada.
5. Evaluación de check list, cronogramas y timings.
6. Revisión de las encuestas.
7. Cierre contable con personal y proveedores.
8. Informe final del evento, cuantificando los resultados e incluyendo
conclusiones.

El informe final debe ser un reflejo del evento, y los datos que no deberían
faltar son:

● Cantidad de invitados especiales, de oradores y de patrocinadores.

● Cantidad de actividades y temáticas.
● Mencionar las actividades sociales si las hubo, coffee break, banquete.
● Cantidad de pre-inscriptos, de inscriptos, y de invitaciones o becas.
● Base de datos completa de inscriptos solo si fue previamente pactado con los
patrocinadores, u otra entidad que reciba el informe.
● DVD con material audiovisual, fotografías de las actividades, video
institucional.
● Un video con los distintos espacios y actividades que se vivieron durante el
evento.
● Una muestra de todo el material que se entregó en el pre evento y durante el
evento anuncios, programas, invitaciones, etc.
● Encuesta, opiniones y evaluación de los participantes.
● El balance contable final, donde quedará plasmado el resultado económico.

Conclusiones
Después de realizar un evento es importante analizar y evaluar las acciones para
definir una conclusión de si se han cumplido los objetivos que se tenían planificados.
Este análisis, permitirá a los organizadores y miembros del evento saber con
exactitud los resultados obtenidos.

La gestión y comunicación al terminar cualquier evento, es igual de importante que

la preparación inicial de este. Cabe destacar que el ritmo de trabajo y la presión
disminuyen considerablemente, pero eso no significa que se terminaron las tareas
referidas a la actividad o evento recientemente finalizado.

Bibliografía

● https://www.benchmarkemail.com/es/blog/las-principales-15-actividades-que-
debe-hacer-en-su-post-evento/
 ● https://salgadoeventos.com/fases-de-un-evento/
● https://www.escueladenegociosydireccion.com/revista/business/importante-
protocolo-en-eventos/
● https://www.ineventos.co/blog/la-importancia-del-post-evento.html

Anexos
https://www.youtube.com/watch?v=k0Ba_S-TR1w