Las redes sociales (Facebook, Twitter e Instagram, entre otras) son la clave a la hora de

organización y gestión de un evento, ya sea este público o privado; o incluso si se trata de un

evento online en vez de presencial ¿Y por qué?

Favorecen la comunicación de las empresas para transmitir al público objetivo un mensaje

concreto de forma rápida y directa. En la actualidad, son el medio de comunicación más masivo.

Permiten interactuar antes, durante y después del evento a los asistentes comentando aspectos
sobre él, compartiendo el contenido e incluso haciéndolo viral.

El coste de promocionar un evento a través de campañas publicitarias en las redes sociales es muy
bajo y además nos dan la posibilidad de crear segmentos adaptados al público objetivo al que nos
dirigimos.

Sin embargo, como toda acción de marketing digital, si no está bien diseñada de nada sirve. Por
eso, debemos de tener en cuenta:

Escoger bien las redes sociales en las que se comunicará el evento. No todas ellas sirven para lo
mismo y ni mucho menos tienen el mismo tipo de público.

Optimizar los perfiles durante la puesta en marcha del evento. Fijar en la cabecera de los perfiles
de las redes sociales una publicación con la información más relevante del evento facilita que los
usuarios nada más que accedan a nuestros perfiles, obtengan la información que requieren.

Utilizar Social Ads es fundamental. Si se quiere tener mayor alcance y difusión del evento, las
publicaciones orgánicas deben estar apoyadas por campañas publicitarias en las diferentes redes
sociales.

Publicar contenido relevante y de valor además de cuidar la creatividad en los diseños y utilizar
hashtags representativos del evento.

Ventajas del uso de las redes sociales en la organización de eventos

Las redes sociales son hoy en día una de las herramientas de marketing más potentes a la hora de
dar a conocer y difundir información sobre un evento. Un 85% de los usuarios de internet utilizan
las redes sociales, por lo que resulta un canal imprescindible para llegar a nuestro público objetivo.
Actualmente, la comunicación boca a boca ha perdido relevancia y las marcas optan por las
estrategias multicanal, incluyendo medios offline y online. Maximillion Events llegó a la conclusión
de que el 75% de las marcas ven las redes sociales como un elemento muy importante a la hora de
promocionar un evento y sacar provecho de este antes, durante y después. Y es que eso es lo
bueno de las redes sociales, en comparación con otros medios, que son útiles en las 3 fases del
proceso de organización de un evento, desde su planificación hasta la medición de resultados
final.
 ¿Qué papel cumplen en los eventos?

Antes del evento

El objetivo de usar las redes sociales antes del evento es el de dar a conocerlo a la mayor cantidad de
gente posible. Tenemos que elaborar su mejor carta de presentación y mostrarla a través de todos los
canales posibles. En función de nuestro target, elegiremos unas redes sociales u otras, pero deberemos
combinar este contenido promocional con otros meramente informativos. Es decir, durante esos días, no
podemos convertir nuestras redes sociales en un escaparate dedicado únicamente al evento, debemos
seguir siendo fieles a nuestros seguidores y proporcionarles además nuestra información habitual. ¿Qué
hacer antes del evento y qué tipo de contenido puedo usar? 

Lo primero que tenemos que hacer es definir un “hashtag” y utilizarlo no solo en las redes sociales,
sino también en nuestra firma del correo, en artículos del blog, en imágenes… Esto nos
permitirá unificar toda la información relativa al evento, tanto propia como del resto de usuarios y
asistentes interesados.

Podemos incluir en la bio de cada una de las redes sociales un link que redirija a la página del
evento (compra de entradas) y algún post informativo.

Si has celebrado algún evento similar en años anteriores, puedes crear un video resumen que muestre la
experiencia y atraiga, no solo al público de las pasadas ediciones, sino también a nuevas audiencias. Hay
que crear un video dinámico y atractivo, de duración corta y que incluya testimonios de ponentes o
expositores que participaron en años anteriores, de tal manera que esta prueba de satisfacción le dé
mayor credibilidad al contenido.

Se pueden incluir creatividades con citas famosas de los ponentes que irán al evento o con datos
relevantes sobre el mismo (número de asistentes que se esperan, participantes de prestigio, temas a
tratar…)

Una forma de crear mayor expectación y dar a conocer el evento antes de su celebración es organizando
un concurso o sorteo de entradas entre los seguidores de una red social, algo que les motivará y ayudará
a su difusión. Se puede aumentar su alcance, por ejemplo, a través de Facebook Ads, un canal excelente
para la segmentación por edad, ubicación, intereses, trabajo… 

Enviar una newsletter a nuestra base de datos es una acción que parece obvia, pero que muchos
olvidan. De este modo le daremos la oportunidad a nuestros seguidores online de conocernos en
persona. 

Si contamos con una agencia de comunicación, debemos aprovecharlo y difundir una nota de

prensa con los datos clave del evento y las indicaciones para adquirir las entradas.

Durante el evento

El objetivo sigue siendo el mismo: que nos conozca la mayor cantidad de gente posible. ¿Y cómo lo
conseguimos durante el evento? Las redes sociales son la mejor herramienta para contar lo que sucede
en el backstage. 

Utiliza Instagram stories y Facebook Live para transmitir videos en directo y dejarlos en destacados

durante un tiempo. A diferencia de los post fijos, las stories (de duración limitada) suelen tener mayor
alcance y mostrarse a una cantidad mayor de seguidores. Se puede utilizar el recurso de “preguntas” e
instar a los usuarios a que lancen las dudas que les surjan sobre el evento. Según el algoritmo de
Facebook se premian y muestran más los videos que otro contenido; son más atractivos, consiguen
mayor participación y son muy rentables, con un coste cero o muy bajo. Facebook Live, la aplicación
para transmitir videos en directo de Facebook, recomienda una duración mínima de 10 minutos, ya que
si es más corta no dará tiempo a los seguidores a conectarse.

Invita a un influencer para que te ayude a promocionar tu evento en sus redes sociales. Antes de ello,
tienes que conocer muy bien el perfil de sus seguidores y el engagement de su cuenta para llegar a quien
realmente te interesa.   
¿Qué está pasando? Twitter es la red social de la inmediatez, de las noticias. Puedes utilizarla para
incluir declaraciones de ponentes, asistentes o expositores, mencionándoles para conseguir mayor
alcance. Presta atención a las anécdotas y detalles diferentes que puedan resultar útiles a los seguidores
virtuales del evento. Y, sobre todo, no olvides utilizar tu hashtag y monitorizarlo para retuitear o dar
like a aquellos tweets que te resulten de interés.

Diseña los eventos pensando en las redes sociales y busca crear experiencias que les motiven a
compartirlo con sus seguidores. Puedes diseñar eventos experienciales que les hagan sentir que forman
parte del propio evento. Debes incluir el hashtag elegido en diferentes espacios, de manera que sea
visible para todos los usuarios. El hecho de crear, por ejemplo, un concurso en el que los asistentes
tengan que subir una foto con el hashtag a sus redes sociales, incrementará el uso del hashtag y su
conocimiento. 

Después del evento

Aunque hayamos estado durante todo el evento, dando información del mismo y transmitiendo en
directo, seguro que hay alguien que se lo ha perdido y que está interesado. Para estas personas, tenemos
que crear una recopilación de los mejores momentos.

Hoy en día los eventos tienen dos objetivos claros, que anteriormente se pasaban por alto, y que se
centran en la comunicación del evento fuera de los participantes directos. Por un lado, vemos como
la visualización del mismo va mucho más allá de la sala en la que se produce y su impacto crece a
través de las redes sociales y los medios digitales. Por otro lado, el evento se considera como un
generador en sí de contenidos, yendo mucho más lejos del día de su celebración y utilizándose para
crear material nuevo. Los participantes no son el público objetivo, sino aquellos que nos ayudan a llegar
más lejos, a alcanzar un público mayor. 
Comparte los resultados del evento: cuál ha sido el número de asistentes, cuántas personas han seguido
el evento en streaming, cuál ha sido la conferencia más seguida…

Elabora un video corto con las reflexiones finales de los ponentes o participantes que mayor interés han
despertado, incluyendo un resumen de sus intervenciones y enlazándolo a un post más completo, con
una entrevista en profundidad.

Crea un álbum en Facebook con las mejores fotografías tomadas durante el evento. Puedes etiquetar a
los patrocinadores, ponentes o asistentes y conseguir así que aparezcan también en sus perfiles.

Utiliza los informes y analíticas de cada red social para ver el impacto que ha tenido el evento en ellas.
De este modo podrás comprobar si has conseguido el objetivo marcado y si el ROI es positivo o
negativo.

Hoy en día, si hay algo que no puede faltar en la organización de un evento, es una buena
estrategia para promocionarlo en las redes sociales y así, no solo sacarle el mayor partido
publicitario, sino mantener un feedback con nuestro target, fidelizar y obtener estadísticas para
conocer aquello que hemos hecho bien y lo que debemos mejorar en próximos eventos. Porque
en un mundo en el que pasamos horas mirando Twitter, Facebook o Instagram (entre otras
muchas), si no estás en las redes sociales… no existes.

Por eso te damos las claves sobre cómo usar las redes sociales en un evento.
"Con el uso de las redes sociales en un evento no
solo sacarás el mayor partido, sino que
mantendrás un feedback con tu público objetivo,
fidelizarás y obtendrás estadísticas que te
ayudarán a mejorar"
Utiliza estrategias de email marketing
Hacer email marketing es una de las opciones más frecuentes de promocionar un evento y que
acuda el mayor número de personas posible o que, aunque no asistan, estén al tanto del evento
y conozcan quienes sois y qué ofrecéis. De hecho, hay estudios que revelan que más del 40%
de los especialistas en marketing consideran el email marketing es el canal más eficaz para
promocionar eventos.

Uno de los objetivos son los registros, pero requiere de un arduo trabajo los meses previos para
conseguirlos. Por eso es necesario diseñar un correo electrónico bien estructurado con una
fuerte llamada a la acción (call to action), porque, independientemente de tu negocio o empresa,
un buen email debe inspirar a quien lo recibe algún tipo de reacción, ya sea comprar un
producto, solicitar más información o registrarse para el evento.

Pero antes, es importante hacer una buena segmentación de tu base de datos en función del
público objetivo que tienes para poder personalizar el mensaje con un contenido que atraiga.
Dicho contenido del email que envíes debe ser claro y conciso, de tal forma que cuando el
destinatario lo abra, sepa de qué le están hablando y capte su atención.

Por otro lado, es esencial no resultar invasivo con hordas de correos. Más vale un solo email
bien elaborado, que cientos de mala calidad que lo único que van a lograr es que los almacenen
en su carpeta de spam.

Cuando has dado este paso, el siguiente es dar a conocer lo más posible la celebración del acto
en cuestión. Para ello, existen plataformas de promoción de eventos,
como Eventbrite, Ticketea  o MeetUp  con las que puedes dar a conocer la fecha, temática y
el contenido o actividades que realizarás en el evento.
Elige bien las redes sociales con tu equipo
Durante el proceso de promoción del evento ya hemos dicho que no puede olvidarse el uso de
las redes sociales y el poder que éstas tienen para conseguir hacer viral determinadas noticias.
Y es que, mediante el uso de las redes sociales se puede incitar a la asistencia de todas las
formas que se te ocurran, como, por ejemplo, mediante el sorteo de un producto o servicio
concreto de la empresa o un sorteo de entradas gratis al acto. Sin embargo, no todas tienen la
misma efectividad, ya que esto depende del tipo de negocio y de evento que desees organizar.
En definitiva, no te obsesiones creando cuentas en redes única y exclusivamente porque
organices un acto concreto. Piensa a largo plazo si esa herramienta va a darte más servicio o
quedará abandonada con el tiempo.
Viraliza tu evento gracias a Twitter
Se ha convertido en la mejor herramienta para viralizar un evento, siempre y cuando se le dé el
uso adecuado. Tal vez hayas pensado en crear una cuenta específica para el evento, pero no es
lo más recomendable, ya que, aunque pueden facilitar el análisis posterior, al final son cuentas
que acaban abandonadas y quedan inactivas.

Por lo que, lo más recomendable, es trabajarlo dentro de la propia cuenta que ya tengas creada
de tu empresa o negocio. Eso sí, no abuses y realiza la difusión de forma periódica junto con el
resto del contenido que publicas habitualmente.

Para empezar, una de las recomendaciones es crear un hashtag que sea único, corto, fácil de
recordar y de escribir y, sobre todo, que esté relacionado con el evento en cuestión. Puedes
comprobar si ya existe escribiéndolo en el buscador de Twitter. Así podrás comprobar si
alguien más lo usa o no.

Una vez que tengas el hashtag, ya puedes empezar a usarlo y a compartirlo en los tweets
referentes al evento que vayas publicando uno o dos meses antes de su celebración. Debes tener
claro el contenido de los tweets, no solo antes, sino también durante y después del
acontecimiento. Por ejemplo, imágenes que vas a compartir,  el contenido que vas a emitir, el
timing… etc.

Una labor muy importante es monitorizar Twitter para ver si has conseguido tus objetivos.
Algunas herramientas que puedes usar para ello
son HootSuite y TweetDeck , Buffer, ManageFlitter o Social Bro.
Y cuando todo haya pasado, es muy recomendable hacer un resumen dinámico y ameno
usando, por ejemplo, Storify, donde puedes recopilar toda la actividad registrada en Twitter.

A la hora de ver qué impacto ha tenido el hashtag que has empleado, puedes
utilizar Metricool o TweetBinder, entre otras herramientas.

Saca el mayor rendimiento a Facebook

Escoger un título atractivo para darte visibilidad es uno de los principales consejos para crear
un evento en Facebook. Y es clave, porque el título es prácticamente lo que en lo que se van a
fijar las personas cuando las invites, y si no lo haces correctamente, tu evento se puede perder
entre tanta notificación.

Es importante escoger una foto de calidad y que sea llamativa y relevante, que por sí misma
cuente de qué trata el evento.

Por otro lado, asegúrate de darle un nombre con gancho, pero que no sea muy largo, porque
hoy en día hay que tener en cuenta que la mayoría de los usuarios de esta red social la utilizan a
través del móvil, por lo que los títulos muy largos no se ven tan bien como en un pc.

Una vez seguidos estos pasos, es necesario agregar la información y categoría correctas del acto
que ayude a Facebook a compartir el evento, ya que esta herramienta cuenta con algoritmos
para hacer recomendaciones según una serie determinada de factores. Y, para terminar, no te
olvides de las etiquetas. Añade las que consideres que la a la gente le puede interesar buscar
según la temática de la conferencia o evento.