11 pasos para la organización de

eventos como acción de marketing

Un evento es una gran herramienta de comunicación estratégica. No
solo te permite transmitir los valores de tu marca, sino que también es
una gran oportunidad para fidelizar y captar nuevos clientes. ¿Te has
preguntando alguna vez cómo empezar a organizar un evento? ¿Qué
pasos se deben tener en cuenta? Hoy te presento pautas y consejos a
seguir para organizar un evento de forma exitosa.

1. ¿Qué quiero conseguir? ¿A quién va dirigido el

evento?
Como toda estrategia de marketing lo primero que debes fijar, antes de
empezar con la planificación, son los objetivos:
• ¿Cuál es la razón por la que quiero crear el evento?
• ¿Qué resultados quiero conseguir con él?
• ¿Qué quiero transmitir y cómo lo voy hacer?
• ¿A qué publicó me quiero dirigir?
• ¿Tengo los recursos necesarios para organizarlo?

Los eventos tienen una gran capacidad de comunicación, por ello, hay
que definir muy bien las metas que se quieren alcanzar junto con un
buen programa de seguimiento para garantizar su éxito.
Por ejemplo, Aula organiza cada año una Reunión de Agencias de
Marketing Online, cuyos objetivos son por una parte incrementar la
notoriedad de la escuela y por otra favorecer el
networking entre grandes profesionales del marketing digital y entre
sus propios alumnos.
Otra decisión fundamental es saber quién es tu público objetivo. La
selección de tu target va a influir mucho en la organización de los
contenidos del evento.

2. Selecciona la fecha, el lugar de celebración y ¡el

equipo
El siguiente paso es elegir muy bien el momento oportuno de
celebración y la localización apropiada. Aquí te dejo una serie de
consejos a tener en cuenta a la hora de elegir estos dos aspectos:
• La fecha fijada: es recomendable que no coincida con
festividades. ¡Te aseguras un buen número de asistentes!
• La época estacional: existen estudios que confirman que los
mejores meses de celebración suelen ser mayo y octubre,
seguidos de junio y noviembre.
• Si la asistencia requiere un desplazamiento tendrás que tener en
cuenta los precios de los vuelos y los alojamientos.
• El espacio seleccionado debe transmitir, comunicar y empatizar
con los valores de tu marca.
• El aforo: las dimensiones del espacio y todas sus posibilidades.
• La iluminación y la sonorización. ¡Visita la localización tantas
veces como necesites para asegurarte de que todo se ajusta a tus
necesidades!
• El equipo técnico que ofrece el espacio.
• La accesibilidad y la ubicación: es importante que la zona que
albergue el evento sea accesible (transporte público, buena
localización, parking, etc.) Normalmente, para eventos de esta
temática se suele recurrir a grandes auditorios o centros de
convenciones. Es recomendable que reserves el lugar con seis
meses o incluso un año de antelación. Si lo que buscas es realizar
un evento en la Comunidad de Madrid, te recomiendo esta
selección de los mejores espacios para organizar eventos en
Madrid.
 “Hay que elegir un buen espacio que consiga hacer memorable
el evento”
Lo siguiente es definir muy bien el equipo de producción que va a
respaldar todas las fases del evento. El equipo que forme parte de la
organización será el responsable de que se cumpla el “timing” fijado y
de los posibles problemas que puedan surgir.

3. Establece un calendario de trabajo: Crea

un programa de seguimiento para el antes,
durante y después
Es esencial fijar cómo va a trabajar el equipo y elaborar un timing de
tareas con fechas para cada actividad. Establecer un programa será la
guía para el desarrollo de todo el evento de comunicación. El programa
interno del evento tiene que incluir la siguiente información:
• Un cronograma con las actividades que van a ocurrir el día del evento
• Un plano de cómo se va a distribuir el acto.
• Material gráfico.
• Listado de los invitados, ponentes y medios de comunicación.
• Establecer un plan de necesidades (todo aquello que vayas a
necesitar) • Presupuesto estimado.
• Un calendario de trabajo con sus tiempos y plazos de desarrollo.
¿Y qué hacemos con los invitados? A ellos tienes que enviarles un breve
programa, los días previos al evento, que recopile de forma visual la
agenda, con los nombres de los participantes, la ubicación, horario de
las charlas y de otras actividades existentes.
 4. Sorprende con tu evento y marca la
diferencia

Llega el momento de pensar en la puesta en escena. ¡De sorprender a

los asistentes! Una vez que tengas estudiados los objetivos y tengas la
idea del lugar donde se va celebrar el evento es hora de darle vueltas a
cómo se va desarrollar la puesta en escena de la forma más creativa
posible.
Para marcar la diferencia tienes que conseguir generar una experiencia
única con tu evento y comunicar la filosofía de tu marca. No sólo van a
comunicar las palabras, sino que todo va a influir, desde la iluminación
hasta las invitaciones, pasando por los colores corporativos, el espacio,
la difusión online y la landing page. Todo va a formar parte de la
comunicación de tu evento.
[Tweet «Aprovecha las fortalezas de tu marca y transfórmalas en
oportunidades. Impacta con tu evento»]

Tienes que pensar cómo crear un vínculo con tu público y lograr que
interactúe con tu marca durante todas las fases del evento. En cuanto
tengas cerrado el lugar de celebración asegúrate de lanzar una página
web informativa sobre los detalles del evento que sea lo más atractiva y
clara posible.
 5. Contacta con los ponentes que van a
formar parte del evento y… ¡Consigue
patrocinadores!

Otro paso esencial es invitar a los referentes del mundo del

marketing que van a formar parte de este gran evento de comunicación
y decidir quiénes van a ser los ponentes y cerrar con ellos los temas que
van a exponer.
Una vez que los ponentes acepten tu invitación es importante cuidarlos,
escribirles y agradecerles su asistencia. Te recomiendo que les envíes un
“plan de acción” con algún código de descuento personalizado para sus
seguidores. De esta forma lograrás que difundan el evento en sus redes
sociales y capten más asistentes.
También es importante que consigas patrocinadores, ya que esto no
sólo te va a ayudar en la difusión del evento y añadir más actividades de
participación, sino que también te va a permitir ahorrar ciertos costes.
Aquí te dejo unas pautas clave para captar patrocinadores:
• Tienes que ser breve y convencerles con tu propuesta
• Presentar brevemente tu marca y las características de tu evento
• Exponer las razones por las cuales quieres su patrocinio
• Los espacios con los que va a contar para su “stand” o “presencia de
su marca”
• Transmitirle muy claramente los beneficios que obtendrá
 6. ¿Con qué presupuesto cuento? ¿Cuánto
me va a costar?
Mi recomendación es que desarrolles una estimación inicial del
presupuesto que cubra los gastos más importantes como el alquiler del
espacio de celebración, el equipo de logística, el material gráfico,
contratación de personal, catering, desplazamientos, ponentes, etc.
Te aconsejo que dejes un pequeño margen de “emergencia” por si
surge algún inconveniente con el que no contabas. No existe un
presupuesto fijo para los eventos, puesto que todo va a depender del
nivel de asistentes, el espacio, el equipo y todos los servicios
contratados.
Si lo que quieres impactar, a veces es importante que predomine la
calidad antes que intentar ahorrar en algo que afecte en la imagen de tu
evento.

7. Envía las invitaciones y haz un

seguimiento de ellas
Es hora de enviar las invitaciones a tu público objetivo y puedes hacerlo
de diversas formas, a través de campañas de mailing, apps
como Eventbrite y Ticketea, landing page con inscripciones, etc. Tienes
que hacerte la siguiente pregunta: ¿qué necesito hacer para atraer a las
personas a mi evento?
El diseño de la página web o invitación tiene que reflejar la filosofía que
quieres transmitir y captar la atención de los invitados. Debes darle
todas las facilidades al público con datos concisos del evento.
[Tweet «La invitación de un evento es tu primera toma de contacto, es
tu primera imagen.»]

Es importante fijar una fecha límite para las inscripciones en este tipo
de convocatorias. De este modo, podrás avanzar con el diseño de las
acreditaciones, llevar un control del aforo, el catering, la seguridad del
evento y facilitar a los medios de comunicación la máxima información.

8. Promociona el evento. ¡Aprovecha el

poder de las redes sociales!
¡Ya es hora de darle difusión a tu evento! Prepara anuncios, convoca a
los medios de comunicación y contacta con los patrocinadores y los
ponentes para que te ayuden con la promoción.
Como se trata de un evento de marketing, el alcance en las redes
sociales va a ser mayor gracias a las grandes comunidades existentes en
este sector. Se puede dar a conocer de muchas formas, pero aquí te
dejo unas ideas para aprovechar al máximo la comunicación 2.0:
• Haz campañas de mailing con llamadas de acción a la landing
page de inscripción.
• Sé constante y fija un calendario de publicaciones.
• Crea un hashtag para el evento y consigue que la gente te asocie a
él.
• Campañas de Display o Búsqueda (o ambas).
• FacebookAds y TwitterAds.
• Envía recordatorios con la cuenta atrás del evento para incitar a la
inscripción.
 • Descuentos promocionales: por ejemplo, para los 50 primeros
inscritos antes de una determinada fecha.
• Organiza concursos con el fin de que la gente se involucre desde
un primer momento.
• Sortea entradas, por ejemplo, a través de Periscope para tener
más repercusión social.
• Es recomendable tener un perfil específico para el evento.
• Utiliza fotos de los ponentes con frases célebres de ellos.
• Haz listas, por ejemplo, en Twitter, con los ponentes y los
invitados.
• Fotos y vídeos del día a día de la organización para humanizar tu
marca.
• Capta posibles asistentes y localiza gente relacionada con el
sector.
• Publica información relevante del evento a través de tus posts.
• Elabora vídeos promocionales que generen sorpresa e inciten a
querer saber más a los usuarios. • Benefíciate de las ventajas que
ofrecen todas las redes sociales.
• Explica en qué va a consistir el evento y las razones por las cuáles
no se lo deben perder.
• Proponte ser “trending topic” con tu hashtag el día del evento.

Te recomiendo este post sobre cómo utilizar Twitter en cada fase de un

evento, para que aproveches al máximo esta red social.

9. Los días previos al evento. ¿Qué tengo

que hacer
• Elabora un “check list” con todo lo que tienes que hacer para que no
se te escape.
• Verifica que todo marcha “viento en popa” y elabora un “plan B” por
si surge algún imprevisto • Comprueba con el equipo que todos tienen
claras sus funciones.
• Actualiza las redes sociales y el blog.
• Envía recordatorios para las últimas inscripciones.
• Revisa todas las confirmaciones y registros de la gente que va a
asistir.
• Confirma todo con los patrocinadores.
• Reserva el catering en función del aforo.
• Ten listas todas las acreditaciones y recurre a alguna APP para
agilizarlas.
• Si tienes algún referente todavía sin confirmar contacta con él de
forma personalizada.
• Acude al lugar de celebración para revisar los últimos detalles.
• Realiza pruebas de sonido.
• Prepara “detalles” para los invitados y los ponentes.
• Ten una zona fijada para el “networking”.

10. ¡Llegó el día! Conviértelo en una

experiencia única
¡Por fin! Ha llegado el día, debes centrarte en comprobar que todas las
cosas planificadas se están ejecutando de acuerdo a la planificación
previa y, sobre todo, aunque parezca difícil, mantén la calma y
transmite sensación de organización y serenidad.
Debes comprobar que el público está contento, que todo marcha bien,
que los referentes están bien atendidos y que la zona de registros está
bajo control. Para ello:
• Asegúrate de que todo funciona correctamente como el wifi y los
sistemas de acreditación.
• Ten una lista de todos los asistentes.
• Emite en streaming el evento para aquellos que no han podido asistir.
• Proyecta en las pantallas las redes sociales en directo.
• Ofrece información útil a los usuarios para que la compartan en sus
redes sociales.
• Publica fotos en tiempo real.
• Haz vídeos breves en la zona de exposición para transmitir cómo lo
están viviendo.
• Monitoriza todo el contenido de las redes sociales con herramientas
cómo Hootsuite o Tweetdeck.
• Incita a participar a los usuarios a través de preguntas.
Mi último consejo, el más importante de todos, es que mantengas la
calma durante el directo, que los nervios no se apoderen de ti, que
actúes con profesionalidad y que mantengas una buena comunicación y
coordinación con todo el equipo de manera que todo ¡saldrá tal y como
lo planificaste!

11. Realiza una evaluación y sé agradecido

Aunque haya terminado el evento, tienes que seguir siendo constante.
¡Queda un último esfuerzo! Tienes que medir la repercusión que ha
tenido el evento:
• Evalúa el impacto del hashtag, con herramientas
como Tweetbinder.
• Analiza el comportamiento y feedback por parte de los invitados.
• Haz encuestas en las redes sociales.
• Revisa que todos los temas financieros están cerrados y resueltos.
• Ofrece material a los asistentes, como por ejemplo, las
grabaciones de las ponencias.
• Haz un vídeo de agradecimiento que resuma brevemente el
evento.
• Publica a través de herramientas como Storify una pequeña
historia que resuma la actividad en Twitter.
• Viraliza los artículos que hablen de ti en otros blogs.
• Envía agradecimientos personalizados a los patrocinadores,
prensa, ponentes y al equipo por hacer posible el evento.
• Publica las fotos en tu sitio web y en redes sociales.