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22/8/23, 10:40 Cómo capacitar a empleados remotos: ideas de capacitación para 2023

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2 de diciembre de 2022

Cómo capacitar a empleados remotos:


una guía completa
17 minutos 37137 vistas

helen colman
Todos los artículos de este autor

Desafíos comunes de la
capacitación de empleados
remotos

Tutorial paso a paso del


entrenamiento remoto

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Los mejores consejos para una


capacitación de empleados
remotos más efectiva 

Para resumir

La capacitación remota de empleados es un tema


candente en este momento y eso se debe
principalmente a que se ha convertido en el centro de
atención en respuesta a la crisis de COVID-19. Un
gran número de organizaciones, tanto públicas como
privadas, se han visto obligadas a adoptar un modelo
de formación a distancia, pero sin apenas preparación
ni tiempo de preparación. 

Cerca de una cuarta parte de la fuerza laboral de EE.


UU. ya trabaja desde casa al menos parte del tiempo,
pero este cambio repentino ha dejado a muchas
empresas luchando por poner en línea la capacitación
esencial de los empleados. Estas nuevas políticas
significan que muchos empleados, y sus entrenadores,
trabajan fuera de la oficina y están separados unos de
otros por primera vez. Y este desafío se exacerba
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cuando la capacitación programada debe cambiarse a


la entrega remota de tareas y proyectos relacionados
con el trabajo.

En este artículo, le mostraremos, paso a paso, cómo


iniciar la capacitación remota y compartiremos las
mejores prácticas sobre cómo hacerlo de manera
rápida y efectiva. Entonces, si es nuevo en la
enseñanza en línea, necesita un repaso o está
buscando mejorar el compromiso de sus sesiones de
capacitación virtual, encontrará algunas formas de
obtener capacitación en línea de manera más rápida y
eficiente.

Desafíos comunes de la
capacitación de empleados
remotos
La capacitación remota tiene su propio conjunto de
desafíos, lo que significa que simplemente abrir una
herramienta de reunión en línea y PowerPoint no es
una buena respuesta. Profundicemos un poco en
algunos de los desafíos comunes que puede enfrentar
cuando comienza a capacitar a sus empleados en
línea.

Falta de supervisión presencial. 


La falta de interacción cara a cara es un problema
comúnmente citado relacionado con el trabajo a
distancia en general, pero puede ser un punto débil
para la formación a distancia, especialmente si el
cambio se ha realizado recientemente desde modelos
basados ​en el aula.

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Seamos realistas: la capacitación de los empleados en


muchos casos todavía es vista por el personal como
una casilla obligatoria para marcar y su atención no
puede garantizarse al 100%. A los capacitadores les
preocupa que los alumnos no estudien tan duro sin
supervisión en persona. Muchos estudiantes, por otro
lado, luchan con un acceso reducido al apoyo y la
comunicación del instructor "por encima del
hombro". 

Falta de acceso a la información.


Los nuevos trabajadores remotos a menudo se
sorprenden desagradablemente por el mayor tiempo y
esfuerzo necesarios para localizar información de
compañeros de trabajo y otras personas. Incluso
obtener respuestas a lo que parecen preguntas simples
puede parecer un gran obstáculo para un trabajador
que trabaja desde casa.

Enmarcado en el contexto de la capacitación remota,


esto a menudo se traduce en información sobre cómo
acceder a la capacitación, cómo hacer preguntas y
cómo funciona todo. Esencialmente, los empleados
remotos necesitan saber QUÉ, CUÁNDO, POR QUÉ y
CÓMO de cualquier capacitación remota que desee
que tomen mucho antes de que se lleve a cabo la
sesión programada. También necesitan saber cómo
obtener ayuda si la necesitan, tanto antes como
durante las sesiones de capacitación en línea. La falta
de acceso a esta información está configurando su
entrenamiento para fallar.

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Aislamiento social
Los sentimientos de aislamiento son una de las quejas
más comunes sobre el trabajo remoto, ya que los
empleados se pierden las interacciones sociales
informales de un espacio de trabajo.
Afortunadamente, esta es un área en la que las
sesiones de capacitación virtual en línea pueden
ayudar si se ejecutan correctamente. La participación
en la capacitación grupal puede aliviar estos
sentimientos y una sesión bien organizada
incorporará participación activa, colaboración y
tiempo para preguntas.

Si la capacitación remota no incluye sesiones de


capacitación grupales donde las personas tienen la
capacidad de comunicarse, el aislamiento puede hacer
que cualquier empleado se sienta menos
comprometido y que no "pertenezca" a su
organización. Por lo tanto, debe asegurarse de que sus
sesiones de capacitación remota fomenten la
interacción y la inclusión.

Distracciones
Es triste decirlo, pero el trabajo virtual efectivo está
muy lejos de la forma en que a menudo se presenta en
los medios como alguien que toca su computadora
portátil en la playa mientras toma un cóctel. Esa
podría ser una fantasía divertida, pero los
empleadores generalmente deben asegurarse de que
sus trabajadores remotos tengan un espacio de trabajo
tranquilo y dedicado y cuidado de niños adecuado
antes de permitirles trabajar de forma remota. 

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El entrenamiento a distancia es aún menos indulgente


con las distracciones: puede ser virtual, pero en última
instancia es una sesión de entrenamiento, y el 100%
de concentración no solo es agradable, es una
necesidad. Por lo tanto, es imperativo que, incluso si
el resto del día está abierto a las distracciones, su
espacio de entrenamiento de 1 hora no es negociable.

Desafíos técnicos
Es posible que las sesiones de capacitación se vean
interrumpidas por problemas técnicos, incluso en
aulas especialmente diseñadas con infraestructura
organizacional, así que imagínese cuánto más
probable es que esto suceda cuando intente ejecutar
una sesión remota. Una gran cantidad de cosas
pueden salir mal, desde conexiones inestables de
Internet y VPN hasta problemas de software y
plataforma para acceder al entorno de capacitación.

No hay forma de garantizar que no experimentará


problemas técnicos cuando ejecute una sesión de
capacitación remota, pero puede hacer mucho para
minimizar la probabilidad de que ocurran problemas.
Cubriremos esto más adelante en la sección de
consejos.

Conclusión clave: todos esos desafíos y muchos


otros hacen que sea importante planificar y organizar
correctamente la capacitación remota de los
empleados. ¿Cómo se hace eso? La siguiente sección
lo desglosa paso a paso.

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Tutorial paso a paso del


entrenamiento remoto
Hay diferentes formas de configurar y ejecutar la
capacitación remota, y el proceso que funcione mejor
para usted dependerá de sus necesidades. Estos son
los pasos que creemos que garantizarán una manera
fluida y sin complicaciones de poner en marcha su
capacitación virtual rápidamente. Mire esta guía de
video o continúe leyendo el artículo. 

How to Train Remote Employees

Paso 1. Elija un modelo de entrega


Cuando usamos el término 'capacitación remota', el
primer pensamiento de la mayoría de las personas es
algo similar a una reunión en línea. Definitivamente
es un modelo popular, pero no es el único disponible
para ti. Aquí hay un desglose rápido de sus opciones.

Aprendizaje sincrónico

El aprendizaje sincrónico (/blog/what-is-


synchronous-learning) es cualquier actividad de
formación en la que todos los alumnos participan
simultáneamente. Puede ocurrir en línea o fuera de
línea; por lo tanto, es probable que las clases dirigidas
por un instructor que dirija entren en esta categoría.
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Este tipo de aprendizaje depende del tiempo: hay un


solo intervalo de tiempo en el que puede ocurrir.
Usted, como facilitador, debe planificar
cuidadosamente sus sesiones de enseñanza y
asegurarse de que se anuncien a tiempo. Al mismo
tiempo, es posible que sus alumnos deban reservar un
espacio de tiempo específico en el horario para asistir
virtualmente.

Aprendizaje asincrónico

Este modelo, por el contrario, ocurre cuando los


alumnos acceden a contenido de aprendizaje,
evaluaciones y se comunican y participan en
actividades en su propio tiempo, o 'a su propio ritmo'.
No necesitan estar en el sitio, y para la capacitación
remota, ni siquiera necesitan estar en el mismo
espacio de aprendizaje en línea al mismo tiempo para
estudiar y completar la capacitación. El aprendizaje
asincrónico (/blog/asynchronous-learning) también
se puede ejecutar sin instructor, como ocurre con la
mayoría de los cursos de aprendizaje electrónico y
basados ​en videos, o el instructor puede participar
para revisar las evaluaciones o como un recurso de
contacto para responder preguntas en línea. Este tipo
de modelo a menudo exige que los resultados de la
capacitación, en forma de estado de finalización del
curso, puntaje o evaluación, se proporcionen antes de
un plazo determinado.

Aprendizaje combinado

El aprendizaje combinado (/blog/blended-learning-a-


primer) puede tomar elementos de los modelos
sincrónicos y asincrónicos y mezclarlos para crear una
solución personalizada. Debido a su flexibilidad, una
solución combinada puede ser la mejor manera de

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abordar requisitos de capacitación remota más


complejos. Por ejemplo, podría incorporar un módulo
de aprendizaje electrónico y una sesión de aula
virtual, todo programado a través de un LMS.

Paso 2. Compra las herramientas


necesarias
Si bien es bastante posible ejecutar un programa de
capacitación remota usando Skype como su
plataforma de comunicaciones, una hoja de Excel para
realizar un seguimiento de la asistencia y las
finalizaciones, y PowerPoint para crear la
capacitación, puede que no sea la mejor opción. ¿Por
qué? En primer lugar, se hará la vida extremadamente
difícil para usted y, lo que es más importante,
brindará a sus alumnos una experiencia por debajo de
la media.

Como cualquier otra cosa, una buena capacitación


remota requiere cierta inversión en las herramientas
correctas para realizar el trabajo. Como mínimo,
necesitarás:

Plataforma de conferencias y seminarios web

Probablemente buscará un software diferente al que


haya implementado en sus salas de conferencias para
realizar capacitaciones virtuales a gran escala. Como
conjunto mínimo de funciones, debe buscar una
plataforma que tenga la capacidad de compartir
pantalla, acceder de forma remota a los escritorios de
los demás, chatear por mensaje de texto, intercambiar
archivos e incluso transmitir a grandes grupos de
espectadores pasivos. 

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Hay dos tipos de plataformas que se pueden utilizar


para impartir formación remota en línea. El primer
tipo es una plataforma de conferencias/seminarios
web. El segundo tipo es una plataforma de
capacitación virtual dedicada que tendría muchas más
funciones diseñadas específicamente para ejecutar la
capacitación, como evaluaciones virtuales y aulas para
grupos de trabajo. 

Aquí hay una lista de opciones para ambos tipos de


plataforma:

● Conferencias y seminarios web: Zoom,


Bluejeans, Join.me, Webex, GoToMeeting, Zoho.

● Aula Virtual: GoToTraining, BigBlueButton,


Larksuite.

LMS

Tan importante como cómo se conectará en línea con


sus alumnos remotos es cómo gestionará,
implementará y realizará un seguimiento de sus
esfuerzos de capacitación. Aquí es donde entra en
juego un sistema de gestión del aprendizaje
(/blog/what-is-lms) . Un LMS, como mínimo,
eliminará el arduo trabajo de invitar a los asistentes a
sesiones remotas, asignar materiales de aprendizaje y
realizar un seguimiento de los resultados.

Si está buscando un LMS que sea fácil de usar para


principiantes pero que también ofrezca todas las
funciones necesarias para la capacitación remota,
puede probar iSpring Learn (/ispring-learn) . Esta es
una plataforma basada en la nube que le permite
avanzar rápidamente con programas de capacitación
remota. 

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Tiene una herramienta incorporada que le permite


crear cursos en línea (/blog/how-to-create-online-
course) a partir de su material existente con
ilustraciones, citas y videos, para que pueda recopilar
el contenido de aprendizaje y entregárselo a sus
empleados en cuestión de minutos. iSpring Learn
también está completamente integrado con el kit de
herramientas de creación de iSpring Suite (/ispring-
suite) . Entonces, si desea crear cursos interactivos
asincrónicos más complejos, encontrará que todo el
ecosistema está extremadamente bien integrado para
la impartición de capacitación remota. 

Además, iSpring Learn está integrado con Zoom, una


de las plataformas de conferencias web que
mencionamos anteriormente. Para que pueda
transmitir sus videos y organizar reuniones web
directamente desde su LMS. También incluye un
calendario para programar videoconferencias que te
permitirá gestionar tus esfuerzos de formación. 

iSpring Learn también tiene un potente motor de


informes. Puede realizar un seguimiento de cómo sus
alumnos realizan cursos y cuestionarios y controlar su
asistencia a las reuniones web. 

Herramienta de creación de aprendizaje


electrónico 

Las herramientas de creación (/blog/html5-


authoring-tools) están diseñadas para crear cursos en
línea. Por supuesto, puede cargar manuales en PDF y
documentos de Word al LMS, pero el aprendizaje
electrónico "pasador de páginas" tiene bajos niveles de
participación. Elegir la herramienta adecuada puede
ayudarle a crear una formación asincrónica atractiva
que proporcione valor real a sus empleados. 

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Debe buscar herramientas de creación basadas en


HTML5, que le permitan crear contenido interactivo,
que sean fáciles de usar y admitan una variedad de
formatos de salida. También debe optar por una
herramienta de creación que empaquete
automáticamente sus cursos de aprendizaje
electrónico remoto y los prepare para ejecutarse en
dispositivos móviles, tabletas o cualquier navegador.
Esto contribuirá en gran medida a reducir los
problemas de acceso técnico para los trabajadores
remotos que desean poder simplemente hacer clic en
un enlace y completar una capacitación.

Por ejemplo, iSpring Suite (/ispring-suite) , que


mencionamos anteriormente, cumple con todas estas
demandas. Con iSpring, puedes crear cursos
atractivos con cuestionarios, conversaciones,
simulaciones e interacciones en cuestión de horas, no
de días. Para obtener capacitación remota en línea lo
más rápido posible, le permite reutilizar fácilmente los
activos existentes, como presentaciones PPT,
documentos de Word y archivos PDF. E incluso los
elementos más complejos, como los escenarios de
juego de roles en el aula de ILT, se pueden reconstruir
con el editor de simulación de diálogo rápido, lo que
hace posible obtener cursos de ILT en línea y
entregarlos de forma remota sin comprometer el
contenido.

Paso 3. Prepara tus materiales de


aprendizaje
Este paso del proceso dependerá del tipo de enfoque
que esté utilizando. Primero, pregúntese: ¿Qué
métodos se utilizarán para entregar el contenido? Si se
decidió por una experiencia remota sincrónica, deberá

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preparar o crear algunas presentaciones para sus


clases basadas en la web y crear algunos materiales de
referencia para acompañarlas o videos para insertar
en la capacitación del seminario web.

Si optó por un enfoque asíncrono, es probable que los


cursos y videos de eLearning sean los contenidos
fundamentales que deben prepararse. Si se decide por
un enfoque combinado, entonces, por supuesto, es
posible que tenga todos esos tipos de materiales y más
para preparar.

Para aquellos que quieran realizar parte o toda la


capacitación basada en eLearning, es hora de poner a
trabajar su herramienta de creación. Veamos qué
puedes hacer con iSpring Suite. 

iSpring presenta una amplia biblioteca de contenido


de plantillas de cursos que incluyen elementos
estándar como diapositivas de título, tablas de
contenido y navegación, capítulos, líneas de tiempo y
diapositivas de información. Así que simplemente
puedes elegir una plantilla que te guste, completarla
con toda la información necesaria y poner en marcha
un curso muy rápidamente. 

Así es como se ve un curso creado con iSpring Suite:

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(https://cdn4.ispringsolutions.com/demos/ispring-suite/space-
shuttle-demo/index.html?
_ga=2.140687931.805737632.1586532223-928111504.1586532223)

Una vez que tenga el contenido base en la herramienta


de creación, puede considerar agregar otros tipos de
contenido, como:

● Vídeo: incorporar vídeos en su eLearning es una


forma rápida de presentar un tema, explicar un
proceso o presentar información de expertos a
través de vídeos de dominio público de
organizaciones acreditadas como la OMS, OSHA y
los CDC.

● Encuestas, sondeos, evaluaciones y


comprobaciones de conocimientos: son
excelentes ya que ayudan a evaluar los
conocimientos de los alumnos y comprobar si
participan activamente en una sesión remota. 

● Simulación de diálogo: los simuladores de


juegos de roles son muy efectivos para desarrollar
habilidades de comunicación. Este es un excelente
tipo de contenido si necesita capacitar a sus
equipos de ventas y atención al cliente.

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Paso 4. Impartir formación


Ahora es el momento de impartir su capacitación
remota y la buena noticia es que, debido a que está
utilizando un LMS, debería ser fácil de configurar.
Solo necesita cargar los cursos de aprendizaje
electrónico, establecer fechas límite e invitar a los
empleados. 

Para la capacitación en el aula virtual, cubriremos


algunos consejos sobre cómo ejecutar y administrar la
capacitación virtual en la siguiente sección.

Paso 5. Seguimiento de los resultados


del aprendizaje
El último paso es realizar un seguimiento de los
resultados (/blog/training-metrics-how-to-measure-
elearning-effectiveness) de su formación remota. Lo
que decida realizar un seguimiento dependerá de las
necesidades de su organización: puede ser solo la
finalización de cursos o puede querer comprender
otras métricas, como el tiempo que tardaron los
alumnos en completar un curso de eLearning o sus
puntuaciones en evaluaciones particulares.

Su LMS debería tenerlo cubierto aquí: iSpring Learn,


por ejemplo, tiene un seguimiento de aprendizaje muy
detallado pero de fácil acceso.

También es posible que desees consultar las métricas


del aula virtual, como la tasa de participación, para
ver si los estudiantes participan activamente en la
sesión virtual o si su atención se dirige a otras
ventanas o aplicaciones que tienen abiertas.

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Los mejores consejos para una


capacitación de empleados
remotos más efectiva 
Ahora ya conoce los conceptos básicos de cómo
obtener su capacitación remota en línea y es un gran
comienzo, pero hay algunas cosas realmente
importantes que puede hacer para asegurarse de que
sea bien recibida, efectiva y atractiva. Estos son
nuestros principales consejos para que el aprendizaje
remoto de sus empleados realmente brille.

1.Haz un programa de entrenamiento


efectivo
Cuando las personas tienen un cronograma de
capacitación coherente y transparente, le darán
prioridad y, en general, obtendrá una mayor
asistencia. 

Un programa de capacitación bien pensado


garantizará que cualquier persona que necesite
realizar el aprendizaje tenga acceso a él en el
momento y fecha adecuados. Es fácil gestionar todas
las actividades de formación con el calendario LMS.
En lugar de tener los informes de asistencia a la
formación y otra información importante repartidos
en varios archivos, hojas de cálculo y listas de tareas
pendientes, un calendario integral organiza todo en
una sola pestaña.

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Calendario de eventos en iSpring Learn LMS 

2. Crea una lista de verificación


previa a la clase
Cuando realizas una formación remota en línea,
gestionas el contenido, el entorno y la experiencia, lo
cual es una gran responsabilidad. Crear una lista de
verificación o una agenda lo ayudará y garantizará que
no olvide ningún paso esencial ni ninguno de los
consejos que describimos.

Un ejemplo de lista de verificación previa a la clase para la sesión de


capacitación de servicio al cliente

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3. Definir el proceso de soporte


¿Quién te brindará asistencia cuando no puedas
acceder a esa instancia de capacitación o tu conexión
VPN se caiga y pierdas una clase de veinte
estudiantes?

Estar preparado es fundamental y un aspecto


importante de esto es establecer quién estará
disponible para apoyar su sesión. Como mínimo,
tenga un miembro de su equipo de soporte de TI
preparado, disponible y de guardia, y analice lo que
sucederá en caso de que tenga problemas graves con
ellos de antemano.

4. Asegúrese de que el acceso sea


indoloro
La comunicación es clave, así que no tenga miedo de
'sobrecomunicarse'. Este no es un entorno de oficina,
por lo que aquí se debe ignorar la regla de
"demasiados correos electrónicos" y asegurarse de que
su sesión de capacitación se comunique claramente y
sea de fácil acceso.

Entonces, envíe un correo electrónico unos días antes


con el enlace de la sesión virtual y tal vez una o dos
imágenes de una captura de pantalla del aula virtual.

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Un ejemplo de un recordatorio por correo electrónico

También puede mostrarles a los estudiantes qué


esperar y cómo será el aula virtual; también puede
crear una "hoja de referencia" sobre las funciones
básicas que necesitarán usar, como silenciar su
micrófono, levantar la mano para preguntar pregunta
o usar la función de chat. Envíe un mensaje la noche
anterior a la clase en línea y también unos momentos
antes de que comience la clase para reenviar un correo
electrónico con la URL. 

Comprueba que puedes acceder a todas las


plataformas y sistemas al menos una hora antes de
que comience la formación. Iniciar sesión debe ser
muy sencillo y marcar el tono de su sesión, no debe
ser un obstáculo a superar. Es esencial tener un
facilitador en línea para ayudar con los problemas de
inicio de sesión y conectividad o para ayudar a los
alumnos que no se mantienen al día con el grupo.

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5. Comience con la orientación


Al igual que una sesión ILT, debe establecer algunas
reglas básicas para su capacitación remota y explicar a
sus alumnos qué se espera de ellos para participar en
la capacitación y hacerla efectiva.

Algunas sugerencias de limpieza incluyen:

● Establecer cómo abordar problemas como la


conectividad; por ejemplo: use la función de chat
con el segundo instructor o facilitador si pierde el
acceso al curso

● Mantenga el micrófono en silencio cuando no esté


hablando

● Para hacer una pregunta, solicitar una aclaración o


hacer un comentario, utilice la función de levantar
la mano y espere una respuesta. 

● Poner los teléfonos móviles en silencio

● Cerrar correo electrónico y otras ventanas

Al comienzo de sus sesiones virtuales, proporcione


algunas diapositivas iniciales que describan las
funciones que están disponibles para los estudiantes.

Un ejemplo de la diapositiva de apertura de la sesión virtual 

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6. Manténgase en línea y ofrezca


reuniones o visitas periódicas 
Cuando esté concluyendo la sesión, dígales a los
estudiantes que permanecerá en línea después para
responder preguntas, abordar problemas, revisar,
asignar tareas, etc. También puede programar visitas
para discutir lo mismo y estar disponible en línea en
caso de que algún estudiante desee conectar.

7. Involucrar a los alumnos 


Dado que se trata de capacitación remota, debe
encontrar algunas formas adicionales de crear un
compromiso adicional. Por ejemplo, puede
recompensar los esfuerzos de formación de sus
empleados. A menudo, las plataformas de aprendizaje
en línea (/blog/best-online-learning-platforms) tienen
una función de certificación incorporada que otorga
automáticamente certificados de finalización, una
excelente manera de motivar e involucrar a los
estudiantes.

Un ejemplo de un certificado de finalización del curso. 

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También podría considerar utilizar las funciones de


gamificación de su LMS, como tablas de clasificación,
para mantener alta la participación de los alumnos
(/blog/employee-engagement-strategies) y
proporcionar algunos hitos a medida que avanzan en
la sesión.

Tablas de clasificación en iSpring Learn LMS

Para resumir
Eso concluye esta inmersión profunda en la
capacitación remota de empleados. Cubrimos mucho
material sobre este tema tan actual y esperamos que
hayas encontrado información útil que te ayude a
mejorar tus sesiones remotas.

Nos encantaría saber qué está haciendo para capacitar


a sus empleados remotos y si tiene algún consejo que
ofrecer que nos hayamos perdido en este artículo.

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helen colman
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Le gusta combinar la investigación en profundidad con el conocimiento experto de la
industria. Si tiene ideas de eLearning que le gustaría compartir, por favor
Ponerse en contacto (mailto:pr@ispringsolutions.com).

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