Guía de teletrabajo para líderes

Cómo mantener la productividad y unión del equipo

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 Índice

3 Introducción

4 Los perfiles del jefe en el teletrabajo

9 Cómo gestionar equipos de trabajo remoto

10 Equipo
11 Procesos
21 Herramientas

23 Orientar la transición de forma rápida

2
Introducción
Frente al nuevo panorama que ha
generado el coronavirus COVID-19,
muchas empresas están haciendo
teletrabajo o tuvieron que empe-
zar a implementarlo. Este cambio
repentino ha traído grandes desa-
fíos, pues la transición hacia este
modelo no solo implica que cada
persona labore desde la casa. Por
supuesto que no.
Exige un cambio de mentalidad
por parte de todo el personal,
pero sobre todo de los líderes
que deben estar preparados para
mantener la productividad del
equipo y mantener una colabora-
ción fluida por medios digitales al
tiempo que buscan soluciones in-
novadoras para alcanzar los resul-
tados en medio del ambiente de
incertidumbre.
Sin embargo, es una situación que
nos tomó por sorpresa a todos. Y
para ayudar a los líderes a orientar
el proceso de la mejor manera, en
Acsendo hemos preparado esta
breve guía práctica. Aprenderás a
gestionar tus equipos en el tele-
trabajo manteniendo su desem-
peño y motivación. ¡Sigue leyendo
y descubre cómo!
3
 Los perfiles del jefe en el
teletrabajo

Estamos atravesando una época de cambios que plantea nuevos desafíos

a las empresas. Siendo técnicos, se trata de un ambiente VUCA (Volátil,
Incierto, Complejo y Ambiguo), en el que las personas que ocupen
posiciones de liderazgo deberán ser flexibles y ágiles para desarrollar sus
competencias y estilo de liderazgo en función del trabajo remoto.

Como dijo Alex Turnbull, cofundador de Groove, a Master Me Up: “trabajar

con éxito desde casa es una habilidad, como programar, diseñar o escribir.
Se necesita tiempo y compromiso para desarrollar esa habilidad”. Para
impulsarla de forma integral, hemos identificado que un jefe o gerente debe
trabajar en los siguientes 3 perfiles:

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1. Maestro

Un líder se caracteriza por su habilidad para enseñar

y orientar a los demás sobre la mejor forma de hacer
las cosas y, más importante aún, recalcando la razón
por la que se deben hacer así. Esto solo se logra por
medio del ejemplo.
Como dijo el filósofo Albert Schweitzer: “dar ejemplo
no es lo principal para influir en los demás, es lo úni-
co”. Si quieres que tus empleados sean teletrabajado-
res productivos, primero tendrás que demostrarle tú
cómo hacerlo. Más adelante te damos tips para que
puedas lograrlo.

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 2. Coach

La transparencia y la empatía son necesarias para

crear un ambiente de confianza en el trabajo. Pero
cuando se trabaja de forma remota se hace menos
perceptible la comunicación, la cultura y la organiza-
ción del tiempo.
Lo que puede dar paso a que baje drásticamente el
engagement y el nivel de rendimiento de los emplea-
dos, pues de repente se sienten desconectados de
su realidad habitual, que era ir a la oficina y trabajar
con sus amigos y colegas bajo tu orientación. De ahí
que debas acompañar a tu personal para ayudarlo
a lograr claridad mental y una actitud positiva.

Tip:
Si no tienes idea de cómo ser coach, empieza haciendo alguna de estas cosas:

· Habla a diario con tu equipo y mide el estado de ánimo de cada uno

· Celebra los reconocimientos y pequeños logros
· Organiza espacios virtuales para jugar o conversar de temas no laborales
· Mide tu nivel de inteligencia emocional. Aquí lo puedes hacer.

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3. Líder Digital

No todos tenemos el mismo grado de madurez tec-

nológica, pero dadas las circunstancias debemos
aprender a ser autónomos digitalmente. Los jefes
deben estar al tanto de qué procesos del área se
pueden hacer de forma digital, cuáles no, con cuá-
les herramientas y qué nuevos medios o procesos
serán implementados.
No significa saberlo todo, sino lo esencial que te per-
mitirá hacer bien tu trabajo en línea junto a tu equipo:
hacer una videoconferencia o un tablero de tareas. Si
no tienes idea o sientes que el tema tecnológico es
muy complicado, en este enlace recomendamos al-
gunas herramientas digitales pensadas para los pro-
fesionales de gestión humana. Descárgalo tú también,
de pronto encuentras alguna útil.

7
Lo más importante:
ser auténtico
Pasamos más tiempo en nuestro trabajo que en
nuestra casa. Allí nos relacionamos y creamos lazos
de confianza con personas que terminan conociendo
nuestros valores y opiniones. Así que tu equipo em-
pezará a sospechar si te estás contradiciendo o estás
siendo poco transparente. Y lo más probable es que
no te crean.
Así que ahora que están trabajando de forma remota,
nuestra invitación es que seas maestro, coach y ex-
perto a tu manera. Solo bajo un liderazgo auténtico
podrás tener un equipo proactivo y responsable en
el que se respire autonomía. Así cada colaborador
se sentirá libre de tomar sus propias decisiones al
tiempo que es responsable de sus resultados.

8
 Cómo gestionar equipos de
trabajo remoto

En este momento en que tienes a todo tu equipo trabajando desde

casa, es importante que definas estrategias y metodologías de trabajo
para garantizar que la productividad de tu equipo permanezca e incluso
mejore. Pero, ¿cómo hacerlo?

Esto no puede ser logrado sin procesos definidos, herramientas

digitales y, sobre todo, un equipo preparado y comprometido con los
desafíos del teletrabajo. Así que te vamos a enseñar a desarrollar cada
uno de estos componentes.

9
1. Equipo
La primera tarea del líder será po-
ner al personal al tanto de quién
va a hacer teletrabajo, qué tareas
desarrollar y de qué manera. Aquí
será clave una comunicación
activa con el personal, pero solo
la mitad de los gerentes han pa-
sado tiempo con su equipo para
explicarles las repercusiones de la
actual situación, según la consul-
tora Lukap.
Cuando sepas la realidad de cada
cargo, organiza una reunión con
todos en la que puedas resol-
ver sus dudas. Cuando hables
con ellos ten en cuenta que no
todos trabajan bien en un entor-
no remoto y que algunos pueden
sentirse nerviosos. Inspira con-
fianza y diles que estarás ahí
para ellos. Muéstrales que con
un poco de aprendizaje, en poco
tiempo estarán haciendo teletra-
bajo de forma ordenada y efectiva.
Para orientar el proceso puedes
utilizar nuestra calculadora de
puestos teletrabajables. Puedes
llenarla junto a los empleados y de
paso identificar si hay algún fac- En este enlace puedes
tor tecnológico, personal o de otra descargar la calculadora gratis
índole que pueda ser una distrac- junto a una guía y una plantilla
ción o un problema. de política de home office.
10
2. Procesos

Cuando todos estén al tanto de la en ausencia de supervisión. Estos

importancia de hacer teletrabajo son algunos de los procesos que
de forma responsable y autóno- hemos aplicado en Acsendo y que
ma, es hora de adaptar los pro- te pueden servir a ti también con
cesos. La mayoría pensará que se tu equipo:
trata de algo rígido o aburrido. Pero
no tiene que ser así. Solo se trata
de definir cómo vamos a trabajar
para que sea una experiencia pro-
ductiva, enriquecedora y hasta di-
vertida, ¿por qué no?
Tu tarea será proporcionar es-
tructura y dirección para que to-
dos sepan cómo hacer las cosas.
Los procesos definidos permiten
que tu equipo realice el trabajo

11
Desempeño: cuánto trabajo hacer

Será importante que brindes ins- que puedan trabajar de forma au-
trucciones claras a cada emplea- toorganizada y con conciencia de
do sobre lo que debe hacer, en equipo. Herramientas como Meis-
qué tiempos y cómo funcionará la terTask (gestión de actividades) o
cadena de trabajo. Cuando recién Home Office de Acsendo (herra-
están comenzando, recomenda- mienta para facilitar procesos de
mos que tengas controles diarios teletrabajo) te ayudan con esta
en los que establezcas las activi- documentación y facilitan al equi-
dades a desarrollar y quién debe po saber en qué está cada uno.
terminar qué primero para que el
resto del equipo avance.
Debes convertirte en una especie
de scrum master, que en la me-
todología scrum es quien lleva el
registro de las actividades a rea-
lizar y brinda instrucciones para

12
Recuerda que trabajar de forma re-
mota implica un cambio de mind-
set, que empieza por no castigar
el error y encontrar soluciones
rápido. Pero para que funcione de
verdad debes confiar en las per-
sonas que están al otro lado. Y no
estamos hablando de confiar en
que trabajen de 8 a 6. Es confiar
en que lograrán los resultados. Por
ello es importante medir sus ac-
tividades con métricas de salida
(outputs metrics) para así evaluar
su productividad.
En el caso de un equipo de con-
tenido será el número de artículos
publicados y en el de soporte el
número de tickets contestados,
por ejemplo. El mensaje subya-
cente aquí es que midas métricas
de salida. Crear metas SMART
puede ayudarte a identificarlas. En
cuanto a la medición del desem-
peño, puedes optar por una eva-
luación por actividades, metas o
competencias.
Con Acsendo podrás acceder a un
dashboard en el módulo de Home
Office donde verás el número de
actividades finalizadas para que
detectes incumplimientos y opor-
tunidades de mejora sobre la car-
ga laboral. También puedes hacer
estos seguimientos más esque-
máticos en Metas o si lo prefieres,
podemos ayudarte a realizar una
evaluación de competencias en el
teletrabajo para que sepas cómo
están sus habilidades emergentes.
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Comunicación: cómo hablar entre nosotros
Cuando se está trabajando en una
oficina se tiene por sentado que
la comunicación presencial es el
canal de comunicación primordial.
¿Pero cómo es en el teletrabajo?
Las empresas tienen la falsa con-
cepción que basta con tener Zoom
o Hangouts. Pero de nada sirven si
no hay transparencia, que solo
se logra creando registros claros y
documentando todo.
Es responsabilidad tuya como jefe
dejar en claro cómo esperas que
se comunique el progreso y por
medio de qué herramientas. Crea
normas de uso para cada una. De
lo contrario, tendrás empleados
escribiéndote por diversos cana-
les y sin ningún control. Escoge
Tip:
una herramienta de chat (Slack,
Spike, Fleep) y otra de videolla-
madas (Zoom, Skype). Diles que
WhatsApp es solo para emergen-
cias y asuntos urgentes.
Si tienes que hacer preguntas o
comentarios, no temas hacerlos,
incluso si sientes que estás sien-
do molesto. En el teletrabajo no
puede quedar la información en la
cabeza de nadie.
Es mejor el exceso, que la
ausencia de comunicación.
14
Tip:
La mayor parte del tiempo van a
estar escribiendo por chats. Así
que es clave que les pidas que
respondan rápido y, no menos
importante, de forma clara.
Permite usar GIFS o emojis,
pero con límites o te va a
suceder esto:
Puedes usar Slack, pero recuerda
no tratarlo como si fuera un co-
rreo electrónico. Como lo dijo Mi-
chael Pryor, cofundador de Trello,
a Zapier: “la ventaja de Slack es
que es transparente”. Crea canales
públicos donde puedas informar
cosas importantes con la certeza
de que todos se van a enterar o
donde el equipo puede ir colocan-
do los avances de su trabajo.
Ahora bien, los chats son increí-
bles, pero poder hablar en tiempo
real y ver a alguien sigue sien-
do muy importante. Reserva las
videollamadas para los procesos
donde es importante que todos
participen o puedan hacer pregun-
tas. Por ejemplo, en los controles
diarios donde defines las activida-
des o en las sesiones 1:1 de feed-
back semanal.
Pide a los demás que activen la cá-
mara. Ver a la persona que está del
otro lado tiene un efecto positivo
en nuestro ánimo y también en la
eficacia de la comunicación. Ten
en cuenta que el 93% de la comu-
nicación es no verbal y que cómo
nos vemos cuando hablamos co-
rresponde al 55% del mensaje que
estás emitiendo.
15
 Tip:
Reconoce los límites de las
Ahora bien, para tener videolla-
madas efectivas y cortas puedes reuniones virtuales.
preparar un checklist con los te- Según un estudio de Meetology
mas a discutir y las tareas a rea- Group, en las reuniones virtuales
lizar. También debes ser tú quien se generan en promedio 10,43
oriente la sesión para que le im- ideas, mientras que en las pre-
pongas orden y asegures la partici- senciales 13,36.
pación de todos los miembros: haz
preguntas, asigna tareas durante
la reunión y da paso al siguiente
tema cuando hayan cerrado el an-
terior. Sé específico sobre lo que
cada uno debe hacer. Luego de
que finalice la reunión comparte
a todos los participantes por mail
una breve lista con lo acordado.

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Secreto para videollamadas
más amenas
Nuestra directora de Marketing,
Paula Gómez, lleva años trabajan-
do de forma remota y recomienda
empezar las videollamadas con una
pequeña conversación orgánica:
“En la oficina estamos acostum-
brados a tener esas pequeñas
charlas cuando vamos por café o
estando en el ascensor. Pero en el
teletrabajo, donde todo está tan
programado, eso no existe. Por eso
intento pasar los primeros cinco
minutos de las reuniones hacien-
do preguntas sobre la vida de las
personas. Intento recrear esos
momentos”.
Recuerda las siguientes
pautas de cortesía para las
videollamadas
Si las pones en práctica será cues-
tión de días para que tu equipo
también lo haga:
· Elige un sitio sin ruidos y con
buena iluminación
· Preséntate vestido correctamente
· Saluda a todos al entrar y al des-
pedirte
· Apaga el micrófono mientras no
estés hablando
· Si debes ausentarte, pide permi-
so y apaga tu micro
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Bienestar: mantén el sentido de unión

En el trabajo remoto la construc- gunos como #MemesMarketing o

ción de la cultura no se da de for- #Diversión. También puedes orga-
ma natural, como pasa en un es- nizar sesiones donde pasen algún
pacio físico compartido por varias tiempo conversando de temas
personas a lo largo del tiempo. fuera del trabajo, jugando House-
Debes hacer que ocurra en los Party o practicando pausas virtua-
espacios digitales que compartes les digitales. ¡Sé creativo!
con las personas de tu equipo. Así
que puedes crear canales de Slack
destinados al ocio. La idea es imi-
tar la cultura en la oficina física y
permitir también espacio para la
camaradería.
Esto ayudará a crear momentos
sanos de distensión que les per-
mita conocerse entre sí. Crea al-

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Impulsa la energía del equipo
Nomi Sharan-Gazit, cofundadora
y directora de SpeakUp, recomen-
dó en LinkedIn una actividad para
fomentar “microconversaciones
significativas que rompan el hie-
lo” y queremos compartirla con-
tigo. Se trata de una actividad de
preguntas y respuestas que utiliza
un generador de nombres aleato-
rios. Esto es lo que necesitas:
1. Preguntas de conversación en
una presentación. Cada una en
una diapositiva separada. Prepa-
rar buenas preguntas es clave:
no demasiado profundas, pero
tampoco triviales. (Abajo hay
una lista de preguntas recomen- Nomi Sharan Gazit
dadas por Nomi) . Cofundadora y directora de SpeakUp
2. Una rueda de nombres prepa-
rada fácilmente en este genera-
dor en línea:
www.wheeldecide.com o
https://wheelofnames.com/es/.
Crea una rueda con los nombres
del equipo y muéstrala cuando
vayas a girarla mientras compar-
tes tu pantalla.
19
Cómo jugar
En una videollamada dile a tu equipo: "voy a hacer gi-
rar una rueda de nombres. Cuando veas tu nombre,
te toca responder la pregunta que ves en la diapo-
sitiva". Les compartes pantalla, giras la rueda y usas
ALT + TAB para alternar entre la rueda y la diapositiva
de preguntas.
También puedes obtener comentarios de participan-
tes específicos (tal vez aquellos que hablaron menos),
como: "¿cuál fue una de tus respuestas favoritas?
Lista sugerida de preguntas
• ¿Qué te hizo sonreír en las últimas dos semanas?
• ¿Cuál es uno de tus temas de conversación
favoritos?
• ¿Qué libros en tu estante piden ser leídos?
• ¿Qué es algo que te sorprende?
• ¿Cuál es uno de tus lugares favoritos del mundo?
• ¿Qué te apasiona ahora?
• ¿Qué es algo de lo que te gustaría hacer más?
• ¿Cuál es una de tus cosas favoritas de alguien en
tu familia?
• ¿Qué harías diferente si nadie te juzgara?
• ¿Qué es lo que la vida te está enseñando en este
momento?
20
3. Herramientas

El tercer componente consiste en sos y que al tiempo ayuden a lo-

escoger las herramientas digitales grar una buena transición hacia los
adecuadas a las necesidades del procesos digitales. A continuación
equipo. Debes encontrar las herra- recomendamos algunas que pue-
mientas que soporten los proce- des probar con tu equipo:

Comunicación Videollamadas Tableros

Slack Skype Miro

Spike Google Hangouts Bubbl.us
Fleep Zoom Coggle
Mattermost Join.me GitMind
FreeConferenceCall Gliffy

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Tip:
En Acsendo contamos con un
software de gestión humana
que optimiza el feedback, el
desempeño y el engagement en el
teletrabajo. ¡Descúbrelo aquí!
Claro que estas herramientas cu- Pero ten en cuenta que en estos
bren solo los procesos básicos procesos de transformación, la
de cualquier equipo de traba- cultura es más importante que
jo remoto. Pero siempre puedes la tecnología. Así lo confirmó una
ir más allá. Por ejemplo, puedes investigación de Harvard Business
buscar herramientas para medir Review y RedHat, que encontró
su desempeño por el número de que solo el 10% de las estrategias
actividades finalizadas, evaluar de innovación son exitosas. Estas
sus competencias de teletrabajo se caracterizaron por el compro-
o crear una tabla de clasificación miso del equipo de dirección y el
con los empleados que más com- cambio cultural de la empresa.
parten ideas.
Como en toda adquisición relacio-
nada con tecnología, los aspectos
que debes tener en cuenta son el
precio, la seguridad y las integra-
ciones. En caso de un software en
la nube, estas son las preguntas
más frecuentes que debes hacer
antes de adquirirlo.
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Orientar la transición de forma rápida

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Realizar una transición repenti-
na al trabajo remoto es un gran
reto. Inclusive uno de los más
grandes en tu trayecto como líder.
Será imprescindible que todos den
la milla extra. En especial tú que
ahora tienes la responsabilidad de
reorientar la estrategia, asegurar
la continuidad de los procesos en
digital y crear la cultura necesaria
para hacerlo. Por ello queremos
ayudarte a mantener los buenos
resultados, sin afectar la motiva-
ción del personal.
Esto puede ser posible si cuentas
con un aliado estratégico que te
ayude a orientar el proceso y te
brinde herramientas tecnológicas
adecuadas para:
• Alinear las metas y medir el
desempeño en el teletrabajo
• Mantener ciclos de feedback
que faciliten la comunicación
• Reconocer el mérito para man-
tener alta la energía
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 Solicita una demo gratuita de Feedback o
Home Office y descubre cómo asegurar una
experiencia óptima de teletrabajo con Acsendo

www.acsendo.com
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 Equipo Editorial

Redacción Apoyo académico Apoyo académico Diseño

Francisco Morales Diana Barrera Ma. Alejandra Rodríguez Juliana Sánchez

Head of Content Chief Advisor Officer Human Talent Business Partner Design Leader

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