PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE:

GUIA DOS PROPONER

 Denominación del Programa de Formación: tecnólogo en gestión administrativa

 Código del Programa de Formación:122115
 Nombre del Proyecto: Diagnostico y propuesta de mejora en la Gestión Administrativa en las
MIPYMES del municipio de Villeta y aledaños.
 Fase del Proyecto: Planeación
 Actividad de Proyecto: Elaborar las actividades que pueden ser programadas dentro de la agenda
de un evento de capacitación, de acuerdo con la clase y la magnitud; las actividades a cargo de cada
comité, y actividades.
 Competencia: Proponer programas de capacitación para el personal de la unidad administrativa, de
acuerdo con las políticas de la organización.
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Proponer y promover programas de capacitación de acuerdo
con las necesidades de entrenamiento del personal de la unidad administrativa, y las políticas
institucionales.
 Duración de la Guía 40 HORAS

2. PRESENTACIÓN

Esta guía de aprendizaje propone:

 Establecer un plan de trabajo, estrategias y acciones para elaborar un programa de capacitación, en
escenarios simulados como los ambientes de formación virtuales, para el desarrollo de habilidades,
destrezas, aptitudes y conocimientos en los aprendices.
 Definir la factibilidad de su ejecución.

Debido a la pandemia del coronavirus COVID 19, nos vemos en la necesidad de trabajar en forma virtual,
por tal razón vamos trabajar la guía por herramienta virtual whatsapp, con la finalidad de no presentar
atrazos en la formación por cuestiones de conectividad, se trabajara por la aplicación de celular whatsapp,
donde la dinámica será trabajar y desarrollar los diferentes actividades por escrito, como evidencia se
enviara una foto al Instructor por su whatsapp interno directo por actividad desarrollada, a su vez se
creara un grupo en whatsapp con los los aprendices en formación de la ficha 1834760 del Tecnologo en
Gestion Administrativa, donde cada aprendiz enviara audio sustentando la actividad desarrollada, se debe
tener en cuenta que en cada audio se iniciara con un saludo, seguido de la presentación de cada aprendiz
diciendo su nombre, apellido, numero de ficha y luego la respectiva explicación de la actividad desarrollada

Se hace llamado a lista todos los días de la formación en este caso como la formación comprende desde las
8am y la 6pm entonces en la mañana se hace el llamado a lista en el grupo de whatsapp y se contesta con
un audio diciendo un buenos días seguido del nombre, apellido, y ficha a la cual pertenecen, de igual

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manera se hace un llamado a lista al finalizar la formación a las 5pm cuando el instructor lo solicite será
escrito con un presente y una manita

Quienes por alguna razón no se puedan comunicar a la hora tendremos una espera de máximo 30 minutos
pasados los treinta minutos se debe seguir contestando el llamado a lista para no presentar retardos o
inasistencias pero ya con una justificación del porque no se hace a la hora establecida.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

INTRODUCCIÓN

Cuando los trabajadores de una empresa no crecen,

tampoco crecerá la empresa y muchas veces tanto
empresa, como trabajadores se quedan estancados al
punto de llegar a la quiebra económica debido a la falta
de integración y capacitación. La detección de
necesidades de capacitación - DNC o diagnóstico de
necesidades de capacitación, permite conocer los
déficits de conocimientos, aptitudes o habilidades que
impiden el crecimiento empresarial para dar pie a la
capacitación continua y solucionar dichos
problemas. La capacitación no sólo se refiere a enseñar
los aspectos técnicos de la empresa y a cómo llevar a
cabo los métodos y procedimientos; la capacitación se
refiere también a aspectos culturales y sociales como la
integración a la política de la empresa, el trabajo en
equipo, el desarrollo personal, las habilidades en
comunicación, habilidades gerenciales, negociación,
liderazgo, etc.

Sin embargo, no es solamente capacitar por capacitar, se debe llevar a cabo un diagnóstico (si, como en
terapia para una empresa) que evalúa el desempeño de los directivos y trabajadores de la empresa
poniendo en relevancia las carencias para un óptimo desempeño de su trabajo.
¿Cuándo hacer la DNC?

Es importante hacer una capacitación e integración a la empresa cuando los trabajadores son nuevos en
ella, esto para que se identifiquen con las políticas, y “se pongan la camiseta”; después de ello, se debe
realizar la DNC cuando:
 Existan fallas en la productividad o ventas.
 Las quejas sobre el servicio al cliente y la atención incrementen. Existan nuevas políticas o nuevos
métodos.
 Se presenten cambios en las funciones o puestos. Se busque una mejor integración de los elementos.

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 Se presenten nuevos productos (sobre todo para el personal de ventas), etc.
¿Qué nos dice la DNC?

 ¿Qué? o sobre ¿qué hay que capacitar? Nos habla sobre el “talón de Aquiles” de los trabajadores.
 ¿Cuánto hay que capacitar? No todas las personas son iguales, puede ser que nosotros tengamos
excelentes habilidades de comunicación, mientras que los demás no, es importante conocer al
equipo y los objetivos para saber cuánto esfuerzo es necesario.
 ¿Cuándo? La capacitación es preferible que sea periódica, sin embargo es importante conocer en
qué periodos es mejor llevarla a cabo.
¿Cómo se hace la DNC?

 La Detección de Necesidades de Capacitación se lleva a cabo mediante métodos y técnicas

especializadas como la observación durante las labores, los cuestionarios especializados, sesiones
de grupo y entrevistas.
¿Para qué nos sirve?

 Prevenir problemas futuros que puedan afectar a nuestra empresa Corregir problemas existentes.
 Conocer problemas que no habíamos que existían.
 Preparar a nuestro personal frente a la expansión de la empresa.

Es muy importante tomar en cuenta por que una empresa bien capacitada permitirá y será capaz de
manejar el crecimiento ya que la capacitación es una inversión. Después de tener detectadas las
necesidades de capacitación es necesario que la empresa mantenga un inventario de esas necesidades
de capacitación. El inventario de necesidades de capacitación es un diagnóstico que debe basarse en
información pertinente, gran parte de la cual debe ser agrupada de modo sistemático, en tanto que
otra reposa disponible en manos de ciertos administradores de línea.
El inventario de necesidades de capacitación es una responsabilidad de línea y una función de staff:
corresponde al administrador de línea la responsabilidad de detectar los problemas provocados por la
carencia de capacitación. A él le compete todas las decisiones referentes a la capacitación, bien sea que
utilice o no los servicios de asesoría prestados por especialistas en capacitación.
Los principales medios utilizados para efectuar el inventario de necesidades de capacitación son:
a) Evaluación del desempeño: Mediante ésta, no sólo es posible descubrir a los empleados que
vienen ejecutando sus tareas por debajo de un nivel satisfactorio, sino averiguar también qué
sectores de la empresa reclaman una atención inmediata de los responsables de la capacitación.
b) Observación: Verificar dónde hay evidencia de trabajo ineficiente, como daño de equipo, atraso en
el cronograma, pérdida excesiva de materia prima, número elevado de problemas disciplinario, alto
índice de ausentismo, rotación elevada, etc.
c) Cuestionarios: Investigaciones mediante cuestionarios y listas de verificación (check list) que
evidencien las necesidades de capacitación.

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d) Solicitudes de supervisores y gerentes: Cuando la necesidad de capacitación apunta a un nivel más
alto, los propios gerentes y supervisores son propensos a solicitar la capacitación para su personal.
e) Entrevistas con supervisores y gerentes: Contactos directos con supervisores y gerentes respecto
de problemas solucionables mediante capacitación, que se descubren en las entrevistas con los
responsables de los diversos sectores.
f) Reuniones interdepartamentales: Discusiones acerca de asuntos concernientes a objetivos
Organizacionales, problemas operativos, planes para determinados objetivos y otros asuntos
administrativos.
g) Examen de empleados: Resultados de los exámenes de selección de empleados que ejecutan
determinadas funciones o tareas.
h) Modificación del trabajo: Cuando se introduzcan modificaciones parciales o totales en las rutinas
de Trabajo, es necesario capacitar previamente a los empleados en los nuevos métodos y procesos
de trabajo.
i) Entrevistas de salida: Cuando el empleado va a retirarse de la empresa, es el momento más apropiado
para conocer su opinión sincera acerca de la empresa y las razones que motivaron su salida. Es posible
que salgan a relucir deficiencias de la organización, susceptibles de corrección.

3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL:

Toda empresa necesita para su crecimiento invertir en su recurso humano, ya que es el elemento
fundamental para los logros de los objetivos organizacionales. La Capacitación y desarrollo de personal
se enfoca en las actividades que debe desarrollar una organización con el fin de responder a sus
necesidades, y mejorar el conocimiento, habilidades, actitud y comportamiento de los individuos en sus
puestos de trabajo.

Para iniciar con las actividades de reconocimiento del tema te invitamos a reflexionar sobre el video
¿quién movió mi queso?, visitando el enlace https://www.youtube.com/watch?v=eDLiX_GtHdY; luego
de respuesta a los siguientes interrogantes:

 ¿Qué relación existe entre el caso expuesto en el video y el tema planteado en esta guía?
 ¿Cuál debe ser el papel de la capacitación en la adaptación de las personas en sus ambientes
laborales?
 ¿Qué me llamo más la atención del video? Argumente su respuesta
 ¿Qué opinión tiene acerca de la frase “la capacitación no es un gasto sino una inversión”?
 Concluye realizando una reflexión sobre el mensaje que proyecta el video, a continuación:

LO QUE SE LO QUE QUIERO SABER LO QUE APRENDI

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Nota: Esta sección de la guía como evidencia, debes subir al drive en: Actividad de reflexión inicial Guía
No.2 de la competencia Proponer.
3.2 ACTIVIDADES DE IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS:

Para el desarrollo de esta actividad debes consultar la lectura incluida en la carpeta material de apoyo,
“El diagnóstico de necesidades de capacitación” de Jorge Everardo Aguilar-Morales. Luego desarrolla las
siguientes tareas:

1. Interpreta y analiza la lectura. Toma las ideas principales y las ideas secundarias del texto.
2. A partir de la herramienta para confeccionar esquemas conceptuales cmaptools, elabora un
mapa mental en el cual incluirás el concepto central de DNC (detección o diagnóstico de
necesidades de capacitación) con las ideas principales y secundarias (utilice palabras no
conceptos); para ello utiliza las diferentes herramientas del aplicativo para enlazar y conectar
las diferentes ideas de tal forma que el grafico final sea fácil de interpretar y conceptualizar.
3. Finalmente socializa el material elaborado con tus compañeros y solicita que interpreten y
realicen una síntesis del tema contenido en el mismo. (Para ello solo debes contar con el mapa
conceptual diseñado).
4. Consulta los conceptos de planeación estratégica, políticas, programas, presupuestos todos
bajo el enfoque administrativo. Luego prepara un texto de tipo argumentativo en el cual nos
dará a conocer la importancia de estos elementos para el planteamiento de los programas de
capacitación en las organizaciones.

Nota: Esta sección de la guía como evidencia, debes subir al drive en: Actividades de identificación de
conocimientos Guía No.2 de la competencia Proponer.

3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO (CONCEPTOS Y TEORIA)

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 1 Actividades (didácticas activas)

Análisis de caso: CAPACITACION
LABORATORIOS POMONA
AMBIENTE REQUERIDO:
Ambiente con ventilación, hojas, mesa,
computador, marcadores, lapiz, borrador,
tajalápiz, esfero, colores internet, celular
EN 1. Aprendizaje Autónomo: Habilidades del
pensamiento. Reflexiona frente a su
desempeño en las actividades de
aprendizaje  y el desarrollo de sus
competencias. Consulta, estudia e indaga
individualmente. Presenta informes y
conclusiones frente a su proceso
formativo..
Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:
Presencial Desescolarizada Virtual
0 horas 0 horas 10 horas

Nota: Esta sección de la guía como evidencia, debes subir al drive en: Actividades de apropiación del
conocimiento Guía No.2 de la competencia Proponer.
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Para el desarrollo de esta actividad analiza el caso expuesto a continuación y da respuesta a los
interrogantes planteados al final del texto.

CASO PRÁCTICO

CAPACITACION EN LABORATORIOS POMONA

Laboratorios Pomona ha funcionado durante seis años en la Ciudad de Bilbao, España. Se dedica a la
producción y comercialización de anestésicos en general. La empresa sobresale del área de producción
de fármacos de fenotiacina, el fentanilo y varios más, que se emplean en el campo de la anestesia. El año
pasado la empresa decidió iniciar actividades en el rubro de la anestesia inhalada, que es unan técnica
para suministrar determinados productos por medio de gases que el paciente respira.

La empresa cuenta actualmente con 325 operarios. De ellos, 34 son de ingreso reciente e ignoran
prácticamente todo lo referente a la producción de fármacos. La empresa los clasifica en el nivel “A” de
capacitación.

146 operarios han trabajado en la empresa por un lapso de seis meses a un año y medio, y se les
considera miembros de la categoría “B” de capacitación.

Los 145 operarios restantes han laborado en la empresa durante un año y medio o más tiempo, y se les
considera en el nivel “C” de la capacitación, que incluye las técnicas referentes a la producción de
sustancias para anestesia inhalada.

En general, no se espera que los obreros dominen aspectos profundos de química, farmacología o
fisiología humana. Su capacitación se orienta sobre todo a la operación de equipos diversos pero
relativamente sencillos, lectura e interpretación cuidadosa de instrucciones y almacenes y rotulación de
productos terminados.

Hasta ahora la compañía no cuenta con sistemas de capacitación moderna; los obreros “aprenden
viendo”. Se calcula que el proceso de aprender lo relativo a la elaboración de cada producto anestésico,
sin técnicas de capacitación especiales, requiere de 20 días de práctica laboral. La empresa maneja seis
productos, incluyendo la nueva línea de anestésicos inhalados.

Suponga la compañía acaba de contratarle a usted para que asesore a los ingenieros en la
administración de un programa de capacitación. La empresa cuenta con un aula adecuada y el personal
administrativo que posee los conocimientos técnicos relevantes.

Preguntas:

a. ¿Qué labores de detección de necesidades llevarías a cabo?

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 b. ¿Durante cuánto tiempo?
c. ¿Cómo dividirías sus clases?
d. ¿Cuantos capacitadores necesitas?
e. ¿Qué horarios sugieres y que grupos para deducir al mínimo la interrupción de las labores
normales?
f. ¿Recomendarías enseñar lo mismo a todos los obreros?
g. ¿Recurrirías a la especialización de algunos empleados?
h. ¿Optarías por proponer la elaboración de un video?

Aunque la compañía se interesa por todo el programa de capacitación, le urge contar con personal
capacitado para la producción de anestesia inhalada en un lapso de dos meses. ¿Cuál sería su estrategia?

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 2 Actividades (didácticas activas)

Matriz de competencias generales para la Desarrollo de competencias de exploración,
detección de necesidades de capacitación. observación, análisis y argumentación. Capacidad
para la solución de problemas aplicando
Informe de hallazgos DNC.
conocimientos centrados en la realidad.

1. Instrumento: Lista de chequeo, entrevista.

AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:
Ambiente con ventilación, hojas, mesa, Presencial Desescolarizada Virtual
computador, marcadores, lapiz, borrador, 0horas 0 horas 10 horas
tajalápiz, esfero, colores internet, celular

A través de un ambiente simulado, aplica la matriz propuesta a continuación, teniendo en cuenta los
perfiles ocupacionales de los cargos que componen la estructura organizacional de la empresa
constituida en el marco del proyecto formativo de tu titulada.

Una vez aplicado el instrumento, elabora un informe con los hallazgos, proyecta justificación, objetivos,
diagnóstico, análisis e interpretación de hallazgos en la DNC, sugerencias y conclusiones. Socializa con tus
compañeros en el grupo de whatsapp.

MATRIZ DE COMPETENCIAS GENERALES POR CARGOS

PROFESIONAL UNIVERSITARIO

PROFESIONAL ESPECIALIZADO
ASISTENTES O AUXILIARES

GERENTE UNIDAD ADTIVA

DIRECTORES DE UNIDAD
TECNICO DE SISTEMAS

DIRECTOR ADM/TIVO
TECNICO ADM/TIVO

GERENTE GENERAL

CARGOS
JEFE DE DIVISION
CONDUCTOR

TECNOLOGO
OPERARIO

ASESOR

COMPETENCIAS

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 ADMINISTRATIVOS
COMPETENCIAS REQUERIDAS
Administración Del
Tiempo
Aprendizaje
Continuo
Compromiso
Institucional
Comunicación
Comunicación
Efectiva.
Creatividad E
Innovación
Creatividad En La
Solución De
Problemas
Dirección Y
Desarrollo Personal
Ética Profesional.
Sistema de Gestión
de Calidad
Herramientas
Ofimáticas E
Internet
Liderazgo
“Coaching”
Orientación A
Logros Y Resultados
Relaciones
Interpersonales
Seguridad Y Salud
Ocupacional
Técnicas de Archivo
Técnicas de Oficina
Redacción Y
Ortografía
Trabajo En Equipo
OTRAS COMPETENCIAS REQUERIDAS (FUNCIONALES)
Acción De Tutela
Argumentación:
Construcción,
Reconstrucción Y
Evaluación De Casos
(Capacidad
Argumentativa)
Contratación Estatal
Formulación De
Proyectos.
Gestión Documental
Gestión Financiera
Publica (SIIFF II)
Gestión Financiera
Publica (SUIFP)
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 Interpretación y
Análisis
Manejo Del
Aplicativo De
Nomina
Planeación
Estratégica
Presupuesto Publico
Toma de Decisiones
Gestión De
Seguridad Y Salud
Ocupacional

3.4 TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO

Con el desarrollo de las actividades anteriores los aprendices han apropiado los fundamentos
teóricos requeridos para finalizar esta guía, por ello, te invitamos a realizar de forma práctica esta
actividad, haciendo uso de los diferentes conceptos trabajados en la temática.

Descripción de la actividad:
Tomen como referencia alguno de los titulados del centro que estén en formación (escojan aquellos
que lleven más tiempo en el proceso de formación), a los cuales ustedes van a realizar el proceso de
diagnóstico de capacitación y así poder identificar cuáles son las necesidades de los aprendices. Para
ello deben diseñar, elaborar y aplicar una encuesta, la cuál será analizada y servirá de insumo para el
planteamiento de los programas de capacitación.

Después de realizar la encuesta, tabula e interpreta los resultados obtenidos y da respuesta a los
siguientes interrogantes.
 ¿Cuál es su propuesta de capacitación?
 ¿Qué debe tener en cuenta para plantear un programa de capacitación?
 ¿Qué recursos son necesarios para desarrollar un programa de capacitación?

Nota: Esta sección de la guía como evidencia, debes subir al drive en: Actividades de
transferencia del conocimiento Guía No.2 de la competencia Proponer.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento : Selecciona éticamente las Técnica: Técnica análisis de caso,

Analiza video y responde fuentes de información de formulación de preguntas
cuestionario. acuerdo con las necesidades de Instrumento: Lista de chequeo,
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 información, política cuestionario.
Análisis e interpretación de institucional y tecnología
lectura “El diagnóstico de disponible.
necesidades de capacitación”.
Evidencias de Desempeño: Delimita críticamente el Técnica: Técnica de mapas
Análisis de caso: CAPACITACION programa de capacitación Instrumento: Escala de
EN LABORATORIOS POMONA teniendo en cuenta las áreas, estimación
trabajadores y temas.
Matriz de competencias
generales para la detección de
necesidades de capacitación.

Informe de hallazgos DNC.

Evidencias de Producto: Elabora con responsabilidad el Técnica: Técnica de simulación,
Diseña, elabora, aplicar e instrumento para recolectar la entrevista, valoración de
interpreta los resultados de la información aplicando productos.
Instrumento: Lista de chequeo,
entrevista. metodologías establecidas.
escala de valoración, informe.
Aplica metódicamente al
Presenta informe. procedimiento para identificar
necesidades de capacitación.

5. GLOSARIO DE TERMINOS

DIAGNÓSTICO: Identificación y explicación de las variables directas e indirectas inmersas en un problema,

más sus antecedentes, medición y los efectos que se producen en su medio ambiente.

PROCEDIMIENTO: Ciclo de operaciones que afectan a varios empleados que trabajan en sectores distintos
y que se establece para asegurar el tratamiento uniforme de todas las operaciones respectivas para
producir un determinado bien o servicio.
ENCUESTA: es un procedimiento de investigación, dentro de los diseños de investigación descriptivos (no
experimentales) en el que el investigador busca recopilar datos por medio de un cuestionario previamente
diseñado o una entrevista a alguien, sin modificar el entorno ni el fenómeno donde se recoge la
información.

DIRIGIR: Acto de conducir y motivar grupos humanos hacia el logro de objetivos y resultados,
con determinados recursos.

DIVISIÓN DEL TRABAJO: Acto de segmentar el trabajo total de una organización, por especializaciones y
niveles de dificultad.
EFICACIA: Indicador de mayor logro de objetivos o metas por unidad de tiempo, respecto a lo planeado.

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PLAN: es ante todo la consecuencia de una idea, generalmente y en función de lograr una óptima
organización, adoptará la forma de un documento escrito en el cual se plasmará dicha idea acompañada de
las metas, estrategias, tácticas, directrices y políticas a seguir en tiempo y espacio, así como los
instrumentos, mecanismos y acciones que se usarán para alcanzar los fines propuestos.

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

 Aguilar-Morales, J.E. (2010) El diagnóstico de necesidades de capacitación. Network de Psicología

Organizacional. México: Asociación Oaxaqueña de Psicología A.C.
 González Cornejo A.(2001) Cómo diagnosticar necesidades de capacitación. México: Editorial Pac
S.A. de C.V.
 http: www.emprendepyme.net https://www.youtube.com/watch?v=84DgFh0kk98 Caso práctico
de capacitación
 ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS. Quinta edición -. IDALBERTO CHIAVENATO. Mestre e
Doutor em Administração pela City University of Los Angeles, California. Editorial Mc Graw Hill.
Ciudad España.2003
 Diagnóstico necesidades de capacitación. Cartilla ESAP, 2004
7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) TATIANA LENKE INSTRUCTORA COORDINACIÓN JULIO 14 DE 2017

MATALLANA ROA CONTRATISTA DE FORMACIÓN
TITULADA

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es) TATIANA LENKE Instructor Coordinación Julio Actualización y

MATALLANA ROA contratista formación 14 de cambio formato
2017

Nombre Cargo Dependencia Fech Razón del Cambio

a

Autor (es) GERMAN MUÑETON INSTRUCTOR COORDINACIÓN JULIO Actualización de

HERNADNEZ DE FORMACION 2020 formado y
PROFESIONAL formación virtual
por la pandemia
coronavirus
COVID19

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