Presupuesto Maestro o Integrado

“El primer paso del control de Gestión”

Introducción:

Actualmente se habla del Tablero de Control y Cuadro de Mando Integral como el ideal en
lo que refiere a Control de Gestión. Sin embargo, en la actualidad, la mayoría de las
empresas PyMES todavía no cuenta con un sistema de información suficientemente
desarrollado o con los recursos tanto humanos como financieros para diseñar e
implementar estas herramientas de Management.

Una herramienta como el “presupuesto integrado” podría dar un orden necesario tanto
para la planeación de corto plazo como para su posterior control. Ya que muchos autores
lo definen como un “plan anual expresado en números”. Es entonces que quienes no
cuenten con un sistema de control desarrollado opten primero por este presupuesto
maestro o integrado para luego llegar al Cuadro de Mando Integral.

Marco Teórico: Qué es el Presupuesto Integrado

El presupuesto integrado como se mencionó en el párrafo anterior es un plan anual

operativo expresado en números. Esto es porque el mismo está compuesto por los
presupuestos que conforman las actividades principales (Marketing, Producción,
Recursos Humanos y Finanzas).

Ver figura 1 Composición del presupuesto integrado

Estos se deberán desagregar con el fin de llegar en detalle a cada una del las partes que
conforman las actividades principales, por ejemplo: El área de Marketing, proyecta y
establece cuales serán los objetivos de venta para el siguiente año (se traduce en el
presupuesto de ventas). Por otra parte, establece cuál será la estrategia de comunicación
para los productos que vende la empresa y que método utilizará (presupuesto de
promoción y publicidad). De forma que todo lo planeado quede expresado en número, lo
que es mejor en montos monetario. Es así como también las demás áreas de las
empresas deberán desagregar sus planes de forma de poder elaborar sus presupuestos.

Una vez de que está herramienta se asiente en la cultura de trabajo de la organización a

lo largo del tiempo, la gerencia general podrá contar con una organización alineada a un
objetivo en el corto plazo perfectamente medible y solo bastará una llamada al controller
(persona encargada de llevar a cabo el control de gestión, por lo que tarea en esencia es
la analizar los desvíos) para conocer con rapidez la situación de la firma, lo que disminuye
el tiempo que él le puede destinar a las tareas de control y aumenta la flexibilidad para
producir cambios y ajustar planes.

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Figura 1 Composición del Presupuesto Integrado y la interrelación entre los presupuestos de área

Presupuesto de venta
Presupuesto de publicidad
Presupuesto de promociones
Presupuesto de Marketing Presupuesto de Investigación de mercado
Presupuesto de lanzamiento de nuevos
productos
Presupuesto de otros esfuerzos de venta

Flujo de Caja proyectado Presupuesto Materia Prima

Presupuesto capital de trabajo Presupuesto de insumos
Presupuesto de inversiones Presupuesto de mantenimiento
Presupuesto de Exedentas de caja Presupuesto Operaciones Presupuesto de Mano de Obra
Presupuesto de Finanzas Presupuesto gastos de fabricación
Presupuesto de faltantes de caja
Estado de Resulato Proyectado Presupuesto de logística
Estado de Situación Patrimonial Presupuesto de stock
Proyectado

Presupuesto de capacitación
Presupuesto de personal
Presupuesto cargas sociales
Presupuesto RRHH Presupuesto promoción de personal
Presupuesto de indemnización
Presupuesto de selección

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Presupuesto de Marketing

El objetivo de este presupuesto será la traducir en números la composición de la

estrategia del “marketing mix” definido por el director de marketing y sus asistentes. En
este deberá estar compuesto por:
Estrategia de Marketing

Producto y Precio
Producto Presupuesto de venta

Comunicación Presupuesto de publicidad y promoción

Distribución Presupuesto de esfuerzos de venta

Cliente Presupuesto de Investigación de mercado

Presupuesto de Marketing

Es entonces como vemos que la estrategia y los objetivos se tangibilizan a través de

presupuesto de Marketing que a su vez será el input para operaciones, recursos humanos
y finanzas. El área de Operaciones (producción) le interesará conocer las unidades a
vender en cada mercado y de cada producto, de forma de desarrollar sus planes
operativos.

Por otra parte, el área de Recursos Humanos, le interesará conocer cuantos vendedores
desea tener para esta la campaña, entre otras cosas, como dato para definir su
presupuesto.

Y, el área de Finanzas, le interesará conocer cuanto dinero más se necesita para el

desarrollo del nuevo producto o para una investigación de mercado.

A su vez, cada una de las áreas deberá responder al área de Marketing si es o no factible
lo que pide, de no serlo, la estrategia de marketing y de ahí en más deberá reformularse
para adaptarse a los recursos con los que cuenta la firma.

Resumiendo, el presupuesto de Marketing es quien da el puntapié inicial en este proceso,

pues define las demandas primarias de la empresa.

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Presupuesto de Operaciones

Es entonces que en función de lo demandado por marketing (unidades de producto en

tiempo y forma) operaciones deberá analizar si es factible de serlo seguirá con el
desarrollo de los prosupuestos de su área.

El presupuesto de operaciones es uno de los más complejos de desarrollar por la

cantidad de variables (compras, logística, obreros, supervisores y máquinas
especializadas), quizás el más complejo, es por ello que grandes empresas utilizan
herramientas especializado para desarrollar el plan de producción el cual será la base
para desarrollar el presupuesto de operaciones.

A su vez, este presupuesto será el input para que las demás áreas puedan desarrollar sus
planes y plasmarlos en presupuestos. Puesto que le demandará a RRHH, personal para
llevar a cabo lo planes de producción y logística. Por otra parte le demandará al área de
finanzas le demandará capital de trabajo (Stocks, sueldos, etc) y montos para realizar
inversiones en maquinaria. Por último le dará a feedback al área de marketing si le es
factible producir y entregar lo pedido, de no ser posible se deberá reformular el plan de
ventas de forma que se ajuste a las restricciones que tiene el área de operaciones de la
firma.
Plan de Producción
Venta
Presupuesto de

Presupuesto Materia Prima

Presupuesto de insumos

Presupuesto de mantenimiento

Presupuesto de Mano de Obra

stocks
Política de

Presupuesto gastos de fabricación

Presupuesto de logística

Presupuesto de stock

Presupuesto Operaciones

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Presupuesto de Recursos Humanos

Este presupuesto tomará la demanda de recursos humanos de cada una de las áreas, y
deberá a analizar la posibilidad de satisfacer esas demandas, además deberá contemplar
los gastos e inversión en recursos humanos. Esto se debe a las necesidades actuales
para el desarrollo de talentos en la organización.

Por lo mencionado en el párrafo anterior, los demás departamentos deberán esperar si el

área de recursos humanos puede satisfacer su demanda de personal y en base a la
respuesta que obtengan es que el presupuesto seguirá su proceso. De otra forma se
deberá reformular aquellas estrategias que demanden más de lo que este departamento
pueda responder.

En otras palabras, si el área de marketing desea cierta cantidad de vendedores con un

determinado perfil y el área de RRHH ve que solo le será posible responder al 80%, la
estrategia de ventas se deberá redefinir, de modo que se deberá ajustar el presupuesto
de ventas. Lo mismo ocurrirá en las demás departamentos.
Plan de Proceso de RRHH

Demanda
de RRHH Presupuesto de capacitación

Presupuesto de personal

Presupuesto cargas sociales

Política de Presupuesto promoción de personal

RRHH
Presupuesto de selección

Presupuesto de indemnización

Presupuesto RRHH

Presupuesto Financiero

Este presupuesto trata principalmente de definir su estrategia para satisfacer la demanda

de fondos para que las demás áreas puedan llevar a cabo sus planes, y por otra parte
como colocar los excedentes si los hubiera.

Este presupuesto no es que ocupe el último lugar, sino más bien va acompañando a la
elaboración de los demás, pues el departamento de finanzas es quien maneja y distribuye
los recursos económicos que la firma posee.

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 áreas
fondos de las
Necesidades de
Presupuesto capital de trabajo

Presupuesto de inversiones Estado de Resultado Proyectado

Flujo de Caja proyectado

Estado de Situación Patrimonial Proyectado

financiamiento
Política de

Presupuesto de Excedentes de caja

Presupuesto de faltantes de caja

Presupuesto de Finanzas

Este es el punto de más crítico del presupuesto, porque generalmente, el único recurso
que es poco flexible y trae más dolores de cabeza a los directivos es el recurso financiero.

Es entonces que si el presupuesto de venta es factible, operaciones puede producir y

entregar los productos como marketing pide

Marco Práctico: Pasos para la formulación del presupuesto integrado

Implementación

Si bien el modelo desarrollado en el marco teórico exige o supone la existencia de

divisiones funcionales en la estructura de la organización. En la práctica muchas PyMES
no poseen esa estructura, lo cual es una ventaja ya que el proceso será más complicado
cuanto más grande sea la organización.

De forma que la implementación en PyMES del presupuesto integrado será más simple
que en una organización grande. Es entonces que la herramienta ha sido ajironada para
la realidad de las primeras.

Quedando un modelo más dinámico y simple de implementar para los gerentes de

pequeñas y medianas empresas.

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I Etapa: Búsqueda del Resultado para el siguiente período

Programa de Ventas

Presupuesto de Ventas

Políticas
Programa de Producción
de Stock

Ppto. Ppto. Ppto.

Cons.MPD MOD GIF

Ppto.
Cpra.MPD

Ppto. de Costo Ppto. de Gastos

de Ventas Comerciales y
Proyectadas Administrativos

Estado de
Resultados
Proyectados

Etapa II: Determinación del déficit o superávit de tesorería

Estado de
Resultados
Proyectados
B
a
l
a Ratios del
Política
n Balance
Financiera
c Proyectado
e

I Déficit
Flujo de Balance
n
Tesorería
i
c Proyectado Proyectado
Superávit
i
a
l Estado de Origen y
Aplicación de
Fondos
Proyectado

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El análisis de los desvíos

El mayor problema que enfrentan los CEOs cuando intentan implementar esta
herramienta, es que la misma está viva, y el éxito o los frutos que ella pueda dar están no
solo rondan en los beneficios de la planeación, sino más bien, en el control que se puede
realizar sobre los planes desarrollados para cada una de las áreas.

En otras palabras, el presupuesto integrado es una excelente herramienta para el control,

pues todo estará perfectamente cuantificado lo que permite que sea susceptible de ser
medido. Por lo que el trabajo del controller de la organización se centrará en determinar
las diferencias de lo real contra lo programado y explicar a qué se debieron.

Este estudio de las diferencias permite realizar ajustes al presupuesto, y un feedback muy
importante a la gerencia general para formular el plan de gestión para el siguiente año.

Requisitos para poder implementar el presupuesto integrado

• Convicción de la alta dirección de llevarlo a cabo

• Compromiso de los directores de áreas de trabajar en conjunto
• Seguir el orden lógico
• Prolijidad en la formulación
• Aprovechamiento de la herramienta

Beneficios de la aplicación del presupuesto integrado

• Permite crear una cultura sujeta a la planeación y el control
• Posibilita determinar los factores críticos de la firma
• Devela los puntos fuertes y débiles de la organización
• Alinea la empresa en un objetivo común desagregado por áreas
• Es la base de sistemas de control de gestión más desarrollados (CMI o T de C)

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