UNIDAD 6: EL PLANEAMIENTO EN LA EMPRESA
Los Presupuestos y la organización:
Clases de presupuestos. Componentes
Preparación del Presupuesto Maestro: Pasos.
Presupuesto de operación.
Estado de Resultados Presupuestado.
Presupuesto Financiero: Metodología y
requisitos.
Dificultades del pronóstico de ventas.
El Presupuesto y los empleados de la organización.
Modelos de planeación financiera. Uso de hojas de
cálculo.
Estado de Situación Patrimonial proyectado.
Casos prácticos.
Objetivos de aprendizaje
Explicar las principales características y ventajas del presupuesto
maestro.
Seguir los principales pasos para preparar un presupuesto
maestro.
Usar las ventas y otros causantes del costo para preparar
presupuestos.
Preparar el presupuesto de operación y las cédulas que lo
sustentan.
Preparar el presupuesto financiero.
Entender las dificultades del pronóstico de ventas.
Anticipar posibles problemas de relaciones humanas, ocasionadas
por los presupuestos.
Usar una hoja de cálculo para preparar un presupuesto.
Entender la importancia que reviste para los administradores,
presupuestar.
¿Por qué son tan importantes los
presupuestos?
Principalmente porque sirven como una
carta de navegación para alcanzar las
metas. Los Presupuestos son la
herramienta del administrador para
entender, planear y controlar
operaciones.
Lo primero que debemos hacer es fijas METAS.
Las “cifras metas” ayudan no solo a la planeación, sino
también al control y la evaluación del desempeño de los
empleados.
Los resultados reales se comparan con cifras previamente
presupuestadas, y a los trabajadores se les evalúa con base en
las variaciones o diferencias.
Incluso las mediciones no financieras de desempeño
son importantes. Ejemplo: calidad y satisfacción del cliente.
La planeación es la clave de la buena administración.
En esta unidad veremos los usos y beneficios de los
presupuestos y también la elaboración de un presupuesto
maestro.
LOS PRESUPUESTOS Y LA ORGANIZACIÓN
Un PRESUPUESTO es una herramienta que ayuda a los
administradores tanto en sus funciones de planeación como
de control.
Sirven no solo para mirar hacia adelante, también sirven para
mirar hacia atrás, porque pueden usarse para evaluar lo que
ocurrió en el pasado.
Muchos estudios han mostrado que los presupuestos son la
herramienta más utilizada y más altamente calificada para
reducir y controlar costos.
Muchos negocios, aparentemente sanos, han dejado de existir
porque los administradores no lograron diseñar, vigilar y
ajustar los presupuestos a las condiciones cambiantes.
VENTAJAS DE LOS PRESUPUESTOS
Los PRESUPUESTOS son un PLAN DE NEGOCIOS FORMAL.
Todos los administradores realizan algún tipo de
planeación. A veces los planes son verbales o no escritos,
que funcionan en organizaciones pequeñas, pero a medida
que crece la organización, la planeación informal o
intuitiva es insuficiente. Un plan más formal, un sistema
presupuestario, se convierte en una necesidad.
Planear y presupuestar son especialmente importantes en
condiciones de incertidumbre.
Un presupuesto permite una reacción sistemática en
lugar de una reacción caótica, al cambio.
Tres Beneficios principales de presupuestar:
1. Obliga a los administradores a pensar
anticipadamente al formalizar sus
responsabilidades de planeación.
El proceso de presupuestación convierte a la planeación en
una responsabilidad explícita de la administración. Con
frecuencia los administradores operan dia a dia, apagando
un fuego de negocios tras otro. Simplemente “no tienen
tiempo” para pensar más allá de los problemas del dia
siguiente. La planeación es borrada por las presiones
diarias.
Para preparar un presupuesto, un administrador fija metas
y objetivos y establece políticas para apoyar sus logros.
2. Proporciona expectativas definidas que son el
mejor marco para juzgar el desempeño
subsecuente.
Un desempeño presupuestado es mejor base para juzgar los
resultados reales que el desempeño pasado.
El principal inconveniente de usar resultados históricos, es que
las deficiencias pueden estar ocultas en el desempeño pasado.
Los cambios en las condiciones económicas, de la tecnología,
del personal y de la competencia, entre otros, también limitan
la utilidad de las comparaciones con el pasado.
3. Auxilia a los administradores a coordinar sus
esfuerzos de tal manera que los objetivos de la
organización como un todo, coincidan con los
objetivos de sus partes.
Un buen proceso de presupuestación se transmite tanto de
arriba hacia abajo como de abajo hacia arriba.
La alta administración establece claramente las metas y los
objetivos de la organización. Los empleados y la
administración de nivel bajo informan a los administradores
de alto nivel, como planean lograr las metas y los objetivos.
El proceso de presupuestación obliga a los administradores a
visualizar la relación de las actividades de sus departamentos
con las de otros departamentos y con la organización en su
conjunto.
CLASES DE PRESUPUESTOS
PLAN ESTRATEGICO: Plan que establece las metas y los
objetivos generales de la organización.
Planeación de largo plazo: Producir pronósticos de estados
financieros para períodos de cinco a diez años.
PRESUPUESTO DE CAPITAL: Presupuesto que detalla los
gastos planeados para instalaciones, equipo, productos
nuevos y otras inversiones de largo plazo.
PRESUPUESTO MAESTRO: Presupuesto que resume las
actividades planeadas de todas las unidades de una
organización.
PRESUPUESTO CONTINUO: Forma común de presupuesto
maestro que añade un mes en el futuro al dar de baja el mes
recién terminado.
Presupuesto de ventas
Presupuesto de Presupuesto de compras
inventario final
Presupuesto de costo
de los bienes vendidos
Presupuesto
de operación
Preparación del
presupuesto maestro
para Presupuesto de gastos operativos
Compañía no
manufacturera
Presupuesto del estado
de resultados
Presupuesto Presupuestos Presupuesto
Presupuesto
de capital del balance
de efectivo
financiero general
PASOS EN LA PREPARACION DEL PRESUPUESTO MAESTRO
Presupuesto de operación
1. Prepare las siguientes cédulas detalladas para cada uno de los meses del
horizonte de planeación.
a) Presupuesto de ventas
b) Cobranza en efectivo a los clientes
c) Presupuesto de compras
d) Desembolsos por compras
e) Presupuesto de gastos de operación
f) Desembolsos por gastos de operación
2. Prepare un Estado de Resultados presupuestado para los cuatro meses que
terminan el 31 de Julio de 20X9
Presupuesto financiero
g) Presupuesto de capital
h) Presupuesto de efectivo, incluyendo préstamos, pagos de préstamos e
intereses mensuales
i) Balance general presupuestado
Presupuesto de ventas
El presupuesto de ventas es el punto de partida para
presupuestar, porque los niveles de inventarios, las compras
y los gastos de operación se ajustan al ritmo de actividad de
las ventas. El pronóstico exacto de ventas y actividad del
causante del costo es esencial para presupuestar
efectivamente.
Cobranza en efectivo a los clientes
La cobranza en efectivo a los clientes incluye las ventas en
efectivo del mes en curso, más las ventas a crédito del mes
anterior. Se puede preparar al mismo tiempo que
preparamos el presupuesto de ventas.
Presupuesto de compras
inventario final deseado
+ costo de los bienes vendidos
- inventario inicial
= compras presupuestadas
desembolsos por compras
Los desembolsos por compras se basan en el presupuesto de
compras y se deben tener en cuenta la forma de pago a los
proveedores.
Presupuesto de gastos de operación
Presupuestar los gastos de operación depende de varios
factores. Los cambios mensuales del volumen de ventas y otras
actividades del causante del costo influyen directamente sobre
muchos gastos de operación.
desembolsos por gastos de operación
Los desembolsos por gastos de operación se basan en el
presupuesto de gastos de operación. Se deben tener en
cuenta los respectivos tipos de gastos y la forma de pago.
ESTADO DE RESULTADOS PRESUPUESTADO
Los pasos anteriores proporcionan suficiente información
para elaborar un estado de resultados presupuestado de
operaciones. El Estado de Resultados quedará terminado
después de agregar el gasto de intereses, el cual se calcula
después de que se ha preparado el presupuesto de efectivo.
La utilidad operativa presupuestada, con frecuencia, es el
punto de comparación para juzgar el desempeño de la
administración.
PREPARACION DEL PRESUPUESTO FINANCIERO
La segunda parte principal del presupuesto maestro es el
presupuesto financiero, que consiste del presupuesto de
capital, el presupuesto de efectivo y el balance general. El
presupuesto de capital veremos en la unidad 10 del programa
presupuesto de efectivo
El presupuesto de efectivo es un estado de las entradas y
salidas de efectivo, planeados. Lo afecta fuertemente el nivel
de operaciones resumido en el estado de resultados
presupuestado.
El presupuesto de efectivo tiene cinco secciones principales,
que resumen los efectos de las operaciones, a saber:
a) El efectivo total disponible antes del financiamiento:
Compuesto por: SALDO INICIAL DE EFECTIVO
+ INGRESOS EN EFECTIVO
b) Desembolsos en efectivo: Incluye los pagos por:
1. Compras de mercaderias e insumos
2. Sueldos, cargas sociales, comisiones, etc.
3. Gastos varios (rentas, alquileres, seguros, etc.)
4. Egresos por compra de activos fijos, dividendos, etc.
c) Saldo de efectivo mínimo deseado: Lo determina la
administración, según naturaleza del negocio y demás.
d) Necesidades de financiamiento: surge de comparar el
efectivo disponible con el efectivo total necesario.
e) El saldo final de efectivo: Resulta de la confluencia de los
incisos anteriores.
Los presupuestos de efectivo ayudan a la
administración a evitar tener efectivo ocioso
innecesario por un lado y faltantes innecesarios de
efectivo por el otro.
Un programa de financiamiento bien administrado
evita que los saldos de efectivo sean demasiado
grandes o pequeños.
Balance general presupuestado
El paso final en la preparación del presupuesto
maestro es la elaboración del balance general
presupuestado, que proyecta cada rubro del
balance general de acuerdo con el plan de negocios
plasmado en los pasos anteriores.
DIFICULTADES DEL PRONOSTICO DE VENTAS
• Patrones anteriores de ventas.
• Estimaciones de los vendedores.
• Condiciones económicas generales.
• Acciones de la competencia.
• Cambios en los precios de la empresa.
• Cambios en la mezcla de productos.
• Estudios de investigación de mercado.
• Planes de publicidad y de promoción de ventas.
LOGRAR LA ACEPTACION DEL PRESUPUESTO POR LOS
EMPLEADOS
Si los presupuestos van a beneficiar a una organización, necesitan
el apoyo de los empleados de la empresa. La actitud de la alta
administración influirá fuertemente en las actitudes de los
trabajadores de bajo nivel y de los administradores.
Los administradores, a menudo, comparan los resultados reales
con los presupuestos, al evaluar a subordinados. Los
administradores de bajo nivel suelen juzgar a los presupuestos
como incorporación de actitudes restrictivas o negativas de la alta
administración. Dichas actitudes negativas son mayores cuando el
propósito principal del presupuesto es limitar el gasto. Para evitar
esto, la alta administración debe demostrar la forma en que los
presupuestos pueden ayudar a cada administrador y empleado a
lograr mejores resultados.
Relaciones humanas y presupuesto participativo
Otro problema serio de relaciones humanas que puede anular los beneficios
de presupuestar, surge cuando el presupuesto subraya un conjunto de
metas de desempeño, pero al personal se les recompensa por mediciones
de desempeño diferentes. Ejemplo: Un presupuesto se concentra en los
costos actuales de producción, pero a los administradores y empleados se
les recompensa sobre la base de la calidad de la producción y la entrega
oportuna de productos a los clientes. Estas mediciones de desempeño
pueden estar en conflicto directo.
Los presupuestos creados con la participación activa de todos los
empleados afectados, son generalmente más efectivos que los
presupuestos impuestos a los subordinados.
A este tipo de colaboración en la actividad generalmente se le llama
presupuestación participativa.
MODELOS DE PLANEACION FINANCIERA
Debido a que los presupuestos bien elaborados consideran
todos los aspectos de la compañía ( toda la cadena de valor ),
sirven como un modelo efectivo para la toma de decisiones.
La mayoría de las compañías han desarrollado modelos de
planeación financiera.
Modelos matemáticos del presupuesto maestro que pueden
reaccionar ante cualquier conjunto de supuestos de ventas,
costos o mezcla de productos, etc.
En la práctica, permite evaluar los impactos de supuestos
cambios en alguna variable. Significa responder a la
pregunta: “Que pasa si……”
Finalmente, debemos hacer una ADVERTENCIA!!!
El acceso fácil a modelos poderosos de planeación
financiera, no garantiza resultados plausibles o
confiables.
Los modelos de planeación financiera son solo tan
buenos como los supuestos y las entradas o
insumos utilizados para elaborarlos y manejarlos.
Es lo que los especialistas en informática llaman
BEBS (basura de entrada, basura de salida).
Muchos funcionarios financieros tienen una
historia de horror que contar, por haber prestado
atención a malos consejos emanados de un
modelo de planeación financiera deficiente.
Hasta aquí llegamos con
la teoría de la Unidad 6 !
Ahora debemos ver la parte práctica!
MUCHAS GRACIAS por vuestra
atención!
EXITOS!!
FAEN - UNaF - Contabilidad Gerencial -
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Profesores: Cr. Montenegro - Cr. Velazquez
